ホテル・旅館向け　予約の転記と照合の自動化デモ

予約の転記と照合は、
ここまで AI が
引き取ります。

予約と変更の受け取りから、PMSとの照合、宿泊のお客様への確認、PMSへの転記、到着前の準備まで。
フロントの予約の仕事は「見比べて写す」から「確かめて承認する」に変わります。

株式会社GENAI
AI社員 AIKATA 01 受け取り 02 照合 03 差し戻し 04 転記 05 客室照合 06 到着準備 承認 判断 承認
結論

AI社員AIKATAが入ると、予約の転記と照合はこう変わります。

30万円
月額は定額。
販売先が増えても同じ
まかせ放題プラン・最低6か月
6工程
受け取りから到着準備まで
通しで動きます
一部だけでなく、端から端までつなぎます
3回
人がするのは
確認と承認だけ
お客様に伺う前・料金が合わない時・ご案内を送る前
0本
新しく覚える
ソフトはありません
いまお使いのPMSのまま動きます

このデモでは「予約の転記と照合のどの作業が、どこまで自動になるか」を、実際の流れでお見せします。

AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
いまの予約の転記と照合

多くの施設では いま、6つの工程を毎日 人の手で回しています。

01
受け取り
サイトコントローラーとメールを見回り、新しい予約と変更を拾う
人の手で
02
照合
予約サイトの画面とPMSを並べ、一件ずつ人数と料金を見比べる
人の手で
03
差し戻し
お客様にメールで伺い、返事を待って予約に書き足す
人の手で
04
転記
予約サイトの中身を、PMSに一件ずつ打ち直す
人の手で
05
客室照合
残室と料金を予約サイトごとに確かめ、売り越しを探す
人の手で
06
到着準備
厨房へのお食事の一覧と、到着前のご案内メールを作る
人の手で
どこか1つで人の手が止まると、そこで流れ全体が止まります。
ホテル・旅館でよく伺うお話をもとにした例です。
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
AIKATA が入ると

AIKATA は、6つの工程を1本の線でつなぎます。

01
受け取り
どの予約サイトも
自動で拾う
02
照合
PMSと
一件ずつ照らす
人が承認
03
差し戻し
確認メールを作り
返事を書き足す
04
転記
いまの
PMSへ
人が判断
05
客室照合
残室と料金を
照らす
人が承認
06
到着準備
お食事の一覧と
ご案内メール
AI が自動で進める人が確かめて決める所（3か所）
一部だけを自動にすると、前後の受け渡しに人が残ります。
受け取りから到着準備までを1本でつなぐので、担当者が間に入りません。
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
最初にやること

最初に、施設専用の販売先データベースを作ります。

販売先ごとの予約の届き方・料金の決まり・お食事の扱い・精算・やり取りを、1つにまとめた表です。AI は作業のたびに、この表を見て進めます。

販売先データベース ｜ ○○温泉旅館さま専用（架空）8社（架空）
🔍 販売先・プラン・宿泊日で探す
予約の転記 8社今日の予約 8/8
販売先種類予約の届き方精算今月の予約
じゃらんnet予約サイトサイトコントローラー手数料を月末に精算214件
楽天トラベル予約サイトサイトコントローラー手数料を月末に精算168件
Booking.com海外の予約サイトサイトコントローラー手数料を月ごとに精算96件
自社サイト自社予約エンジン現地払い・カード72件
ひまわり旅行（架空）旅行会社メール（名簿は Excel）クーポンで後日精算12件
ほか3社　販売先が増えても、1行ずつ足すだけです
作り方（はじめの月）
1
いまお持ちの資料をお預かりします
販売先の一覧、プランと料金の表、PMSの予約の記録、旅行会社との取り決め
2
GENAI が読み込んで登録します
施設が表に入力する作業はありません
3
担当の方が中身を確かめて完成
資料から読み取れない所は、AI が質問の一覧にしてお渡しします
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
販売先データベースの中身

1社ごとに、予約の転記と照合に要ることをすべて記録します。

販売先データベース ＞ ひまわり旅行（架空）（架空）
基本
旅行会社・団体と個人の手配
精算はクーポンで、月末にまとめて
担当者
先方: 営業 西村様（仮名）
連絡はメール、名簿は Excel で届く
名簿の届き方
到着の5日前までにメールで
届かなければ、4日前の10時に催促
料金の決まり
取り決めた団体の料金（1泊2食）
子どもの料金は別の表
この会社の決まり
人数の変更は前日の15時まで
アレルギーは名簿の備考欄に書く
支配人に聞くもの
取り決めに無い料金
部屋の格上げなどは支配人へ
やり取りの履歴
10/20西村様「11/8 の団体は人数が1人減るかもしれません」
10/0211月の団体の料金表を受け取り、登録
9/14名簿の部屋割りの誤りを伝え、直した名簿を受け取り
正解のデータ
これまでのPMSの予約と精算の記録（照合と「前月との比較」に使う）
作る意味
販売先ごとの決まりを、取り違えない
「人数の変更は前日の15時まで」などの決まりを、AI が転記のたびにここで確かめます。
フロントが替わっても、同じ転記
販売先の決まりやお食事の扱いが、ベテランの方の頭ではなく、ここに残ります。
使うほど、お客様に伺うことが減る
お客様や旅行会社からの答えを AI が書き足し、次の予約から同じことを先に確かめます。
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
たとえば、団体のお客様が着く前の日

フロントの早番が始まる前に、ここまで進んでいます。

05:30AIサイトコントローラー・自社サイト・メールから、夜の間の予約と変更を集める画面で見る →
06:00AIPMSの予約と照らし、人数・お食事・料金の違いを洗い出す画面で見る →
06:30AIアレルギーの中身を、お客様に伺うメールを下書き画面で見る →
08:00人出勤したフロントの方が、メールを確かめて承認画面で見る →
10:00AI返事を読み取り、予約と変更をPMSに写す画面で見る →
11:00AI残室と予約サイトの料金を照らす。料金が違うのは1件画面で見る →
12:00人料金の違う1件を、支配人が判断画面で見る →
14:00人お食事の一覧と到着前のご案内を確かめて承認画面で見る →
人がしたこと
3回の確認
AI が通しで進めた工程
6工程
架空の例です。届く時刻や件数は、販売先によって変わります。
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
工程 01受け取り ①

旅行会社の名簿が届くと、AI が開いて、予約と並べて、しまいます。

施設の予約の受付アドレス ｜ 受信
差出人　西村（ひまわり旅行 営業）
件名　11/8 ご宿泊 団体様の名簿
受信　11月3日 16:20
お世話になります。
11/8 の団体様の名簿をお送りします。
人数は18名から17名になりました。
お一人、そばのアレルギーがあります。
📎 名簿_11月8日.xlsx
会社名・氏名は架空です
1
どの販売先からのメールかを照らす
差出人のアドレスを、販売先データベースの窓口と照らします
ひまわり旅行の西村様と一致
2
添付の名簿を開いて、予約と並べる
人数・部屋割り・お食事を、PMSの予約と並べます
17名・9室を読み取り部屋割りの空き 1か所
3
本文の連絡を読み取る
「17名になった」「そばのアレルギー」を、照らす時の手がかりにします
人数の変更を転記へアレルギーは厨房の一覧へ
4
決まった場所にしまい、受け取り表につける
フォルダ「ひまわり旅行 ／ 11月8日 ／ 名簿」に保存します
受け取り表: ひまわり旅行 ✓ 受領
人がすることなしメールを開く・予約と並べる・名前を付けて保存する、をすべて AI がします
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
工程 01受け取り ②

届き方がばらばらでも、販売先8社の予約を1つの表にそろえます。

予約の受け取り表 ｜ 11月3日自動処理中
販売先届き方届いたものAI がしたこと状態
じゃらんnetサイトコントローラー予約 9件・取消 1件5:30 に読み出し、PMSの予約とつなぐ受領
楽天トラベルサイトコントローラー予約 6件プランの名前から、お食事の有無を拾う受領
Booking.comサイトコントローラー予約 4件英語の備考を読み、到着の時刻を拾う受領
自社サイト予約エンジン予約 3件記念日の備考を、予約の記録に書き足す受領
さくら観光（架空）メール名簿 1件5日前の10時に届いていないので催促 → 13:10 に届く催促後に受領
ほか3社も同じように受け取り8社のうち8社 そろいました
届かない時は
AI が送った催促（11月3日 10:00）
さくら観光 手配係 山下様（仮名）あて
お世話になります。11/8 にご宿泊の団体様の名簿が、まだこちらに届いていないようです。本日中にお送りいただけますと幸いです。
催促の文面は、最初に施設と決めます
決めた文面と時刻で、AI が自動で送ります。担当者が「まだの販売先はどこか」を数える必要はありません。
人がすることなしそろった販売先から、次の「照合」へ進みます
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
工程 02・03照合・差し戻し

PMSとの違いを見つけ、お客様への確認メールまで作ります。

PMSの予約と比べて、気になった所（氏名はすべて仮名）
人数が違う
ひまわり旅行 11/8 の団体名簿は17名、PMSは18名
中身が分からない
佐藤 恵様 11/8 のアレルギー備考に「甲殻類」とだけあり、程度が分からない
二つある
高田 誠様 11/9 の予約楽天トラベルと自社サイトに、同じ名前・同じ日
メール ｜ 施設の予約の窓口自動処理中
AIKATA が作った下書き
佐藤 恵様　このたびはご予約をいただき、ありがとうございます。
備考にいただいた甲殻類のアレルギーについて、エビやカニのだしも控えたほうがよろしいでしょうか。
お料理の支度のため、お知らせいただけますと幸いです。
承認して送る✓ 承認して送りました 8:05
佐藤 恵様
だしも控えていただけると助かります。よろしくお願いします。
✓ 甲殻類はだしも除く ✓ 厨房の一覧に書き足す ✓ 予約の備考を直す
人がすること承認 1回お客様へ送る前に、文面を確かめるだけ。返事の読み取りと予約の直しは AI がします
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
工程 04・05転記・客室照合

写したら残室と料金を照らします。合わない所で止まります。

TL-リンカーンTEMAIRAZUねっぱん！サイトコントローラー++
いまお使いのPMSとサイトコントローラーを、画面の操作でそのまま使います
24 / 24件 照合
23件 一致1件で停止
残室と料金の照合 ｜ 11月3日自動処理中
宿泊日・予約照らしたことPMS予約サイト結果
11/8 和室残りの部屋2室2室一致
11/8 洋室残りの部屋0室0室一致
11/9 和室残りの部屋5室5室一致
11/8 佐藤 恵様料金32,000円32,000円一致
11/9 高田 誠様料金28,600円31,900円違う
高田 誠様 11/9: PMSの料金と、予約サイトの料金が 3,300円違います。
楽天トラベルと自社サイトに二つある予約の、どちらを残すかも決まっていません。ここで止めて、支配人に判断を仰ぎます。
人がすること判断 1回料金の違う1件だけを見て、どうするか決めます
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工程 06到着準備

お食事の一覧と到着前のご案内を、承認の手前までそろえます。

PDF
お食事とアレルギーの一覧
11/8 着・厨房へ
✓
XLS
到着の時刻の一覧
部屋割りつき
✓
PDF
到着前のご案内
お客様ごとのメール
✓
XLS
予約の変更の一覧
人数・料金・取消
✓
PDF
団体様の部屋割り
ひまわり旅行 17名
✓
LOG
作業の記録
どの予約をどう写したか
✓
到着前のご案内のメール（下書き）
宛先　佐藤 恵様（仮名）
件名　11月8日のご到着のご案内
佐藤様　このたびはご予約をありがとうございます。
チェックインは15時からです。ご到着をお待ちしております。
お知らせいただいたアレルギーは、お料理に反映しております。
館内のご案内.pdf
承認して送る✓ 承認して送りました 14:05
人がすること承認 1回送る前に中身を確かめるだけ。承認したご案内だけが、お客様に届きます
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人の役割

人に残るのは、3回の判断だけです。

1
お客様に伺う前
AI が作った確認のメールを読み、送ってよいかを決める
2
料金が合わない時
残室や料金の合わない所だけを見て、支配人が決める
3
ご案内を送る前
お食事の一覧とご案内を確かめ、送ってよいかを決める
AI がしないことお電話やフロントでの応対をする料金や部屋の格上げを自分で決める承認の前にお客様へ送る
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
ここまで広げられます

予約の転記と照合のまわりの仕事も、同じ AI 社員が引き取ります。

よくあるご相談
料金と残室の
一斉の更新
施設で決めた料金と残室を、各予約サイトの画面へ反映します
よくあるご相談
予約サイトの
手数料の照合
月末の手数料の請求を、泊まった予約と照らします
クーポンの
精算の下書き
旅行会社のクーポンを集計し、精算の書類を作ります
口コミの一覧と
返信の下書き
予約サイトの口コミを集め、返信の下書きを作ります。載せるのは施設で
清掃する部屋の
一覧
到着と出発の予定から、清掃する部屋の一覧を作ります。清掃は施設の方が行います
日報と
売上の締め
PMSの売上と入金を照らし、毎日の日報にまとめます
入湯税・宿泊税の
集計
泊まった人数から、納める税の集計表を作ります。申告は施設で
シフト表の
集計
フロントと調理場の希望を集め、シフトの下書きを作ります
月額は同じ業務を足しても、月額は変わりません。同じ法人の業務であれば、追加の費用はかかりません。
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進め方

予約の転記と照合は、この順で自動に切り替えます。

1
販売先データベースを作る
いまお持ちの資料をお預かりし、GENAI が読み込んで作ります
2
これまでの結果と照らす
これまでの予約の転記と照合の結果を正解にして、AI の結果と1件ずつ照らします
3
自動で回す
答えが合ったら切り替えます。人がするのは確認と承認だけになります
4
まわりの業務へ広げる
同じ月額のまま、予約サイトの手数料の照合や日報の締めへ広げます
施設に
お願いすること
これまでのPMSの予約の記録正解のデータとして、答え合わせに使います
販売先ごとの料金と取り決め照らす元になります
お客様や旅行会社とのやり取りの仕方確認や案内をどう送っているか
AI に指示を出していただく必要はありません。仕組みは GENAI が作ります。
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いまの道具のまま

いまお使いの道具のまま、始められます。

届く予約
サイトコントローラー予約サイトの予約・変更
自社サイトの予約
旅行会社のメール名簿・Excel
AIKATA施設専用の
販売先データベース
サイトコントローラー
TL-リンカーン
TEMAIRAZU
ねっぱん！サイトコントローラー++
PMS
いまお使いのPMS画面の操作で
新しく入れていただくものなし新しいソフトや画面を、販売先や担当者に覚えていただく必要はありません
AI社員 AIKATAホテル・旅館向け 予約の転記と照合の自動化デモ
最後に

フロントの方は、
「入力する人」から「確かめる人」へ。

予約の転記と照合の流れを、御社の販売先といまのソフトに合わせてお見せします。料金は月30万円の定額です。

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