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司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ

決済の書類準備は、
ここまで AI が
引き取ります。

書類の受け取りから、登記情報との照合、関係先への確認、司法書士システムへの記録、前日の点検、段取りの準備まで。
補助者の仕事は「集めて見比べる」から「確かめて承認する」に変わります。

株式会社GENAI
AI社員 AIKATA 01 受け取り 02 照合 03 確認 04 記録 05 直前点検 06 段取り 承認 判断 承認
結論

AI社員AIKATAが入ると、決済の書類準備はこう変わります。

30万円
月額は定額。
関係先が増えても同じ
まかせ放題プラン・最低6か月
6工程
受け取りから段取りまで
通しで動きます
一部だけでなく、端から端までつなぎます
3回
人がするのは
確認と承認だけ
確認を送る前・登記が変わった時・段取りの前
0本
新しく覚える
ソフトはありません
いまお使いの司法書士システムのまま動きます

このデモでは「決済の書類準備のどの作業が、どこまで自動になるか」を、実際の流れでお見せします。

AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
いまの決済の書類準備

多くの司法書士事務所では いま、6つの工程を毎月 人の手で回しています。

01
受け取り
不動産会社や金融機関からの書類を、決済ごとのフォルダに分ける
人の手で
02
照合
登記情報と書類を並べ、住所や氏名の違いを目で探す
人の手で
03
確認
関係先に足りない書類を伝え、届くまで連絡を繰り返す
人の手で
04
記録
届いた書類を見ながら、司法書士システムの案件に打ち込む
人の手で
05
直前点検
決済の前日に登記情報を取り直し、前と変わりがないか見比べる
人の手で
06
段取り
見積書と持ち物の一覧を作り、関係先へ決済の段取りを伝える
人の手で
どこか1つで人の手が止まると、そこで流れ全体が止まります。
司法書士事務所でよく伺うお話をもとにした例です。
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
AIKATA が入ると

AIKATA は、6つの工程を1本の線でつなぎます。

01
受け取り
関係先ごとに
集めて仕分け
02
照合
登記情報と
書類を照らす
人が承認
03
確認
確認文を作り
返事を読む
04
記録
いまの
司法書士システムへ
人が判断
05
直前点検
前日に
登記情報を照らす
人が承認
06
段取り
見積書と
段取りの連絡
AI が自動で進める人が確かめて決める所(3か所)
一部だけを自動にすると、前後の受け渡しに人が残ります。
受け取りから段取りまでを1本でつなぐので、担当者が間に入りません。
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
最初にやること

最初に、事務所専用の決済案件データベースを作ります。

決済ごとの物件・関係先・必要書類・決済の日時・やり取りを、1つにまとめた表です。AI は作業のたびに、この表を見て進めます。

決済案件データベース | ○○司法書士事務所さま専用(架空)14件(架空)
🔍 物件・関係先・決済日で探す
今月の決済 14件書類がそろった決済 14/14
物件(架空)登記の種類決済日仲介の窓口(仮名)金融機関必要書類
港区○○ マンション所有権移転・抵当権設定11/14みなと不動産 田中様かもめ銀行12点
世田谷区○○ 戸建て所有権移転・抵当権抹消11/12あおば住宅 林様やまびこ信金10点
大田区○○ 土地所有権移転11/18北斗ハウス 原様(現金)8点
品川区○○ マンション抵当権抹消11/20(売主様のみ)かもめ銀行5点
目黒区○○ 戸建て所有権移転・抵当権設定11/27ひかり不動産 小野様やまびこ信金12点
ほか9件 決済が増えても、1行ずつ足すだけです
作り方(はじめの月)
1
いまお持ちの資料をお預かりします
決済の一覧、関係先からの書類、登記情報、これまでの見積書と持ち物の一覧
2
GENAI が読み込んで登録します
事務所が表に入力する作業はありません
3
担当の方が中身を確かめて完成
資料から読み取れない所は、AI が質問の一覧にしてお渡しします
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
決済案件データベースの中身

1件ごとに、決済の書類準備に要ることをすべて記録します。

決済案件データベース > 港区○○ マンション(架空)
基本
所有権移転・抵当権設定・決済は11月14日 10時
かもめ銀行 ○○支店で
仲介の窓口
先方: みなと不動産 田中様(仮名)
連絡はメール、確認は1通にまとめる
書類の届き方
メールで PDF(決済の7日前まで)
届かなければ、翌朝10時に催促
司法書士システム
司法書士システム「権」
受け取った書類を案件に記録する
この決済の決まり
売主様の住所が登記と違う
住所の移り変わりが分かる書類が要る
先生に聞くもの
登記と書類が違う所
決済に進めるかは先生が決める
やり取りの履歴
10/30田中様「売主様の住所が登記と違うようです」
10/24買主様の本人確認の書類の写しを受け取り
10/20受任。売買契約書の写しを受け取り
正解のデータ
これまでの見積書と持ち物の一覧(照合と段取りの型に使う)
作る意味
決済ごとの書類を、取り違えない
「住所の移り変わりが分かる書類が要る」「証明書は3か月以内」などを、AI が書類を照らすたびにここで確かめます。
担当が替わっても、同じ段取り
必要書類や関係先との約束が補助者の頭ではなく、ここに残ります。
使うほど、確認が減る
関係先の返事(「評価証明書は売主様が取ります」など)を AI が書き足し、次の決済では最初に伺います。
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
たとえば、決済が続く週

補助者の出勤前に、ここまで進んでいます。

06:00AIメールと共有フォルダから、6件の決済の書類を集める画面で見る →
06:30AI登記情報を取り、書類の住所・氏名・物件の表示と照らす画面で見る →
07:00AI食い違いと足りない書類について、関係先への確認の文面を下書き画面で見る →
09:00人出勤した補助者が、確認の文面を確かめて承認画面で見る →
11:00AI届いた書類の受領を、司法書士システムの案件に記録する画面で見る →
12:00AI明日が決済の分は登記情報を取り直して照らす。変わったのは1件だけ画面で見る →
13:00人変わった1件を、司法書士の先生が判断画面で見る →
15:00人見積書と段取りの連絡を確かめて承認画面で見る →
人がしたこと
3回の確認
AI が通しで進めた工程
6工程
架空の例です。届く時刻や件数は、関係先によって変わります。
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
工程 01受け取り ①

不動産会社のメールが届くと、AI が開いて、登記情報と照らし、決済につなぎます。

司法書士事務所の書類の受付アドレス | 受信
差出人 田中(みなと不動産)
件名 港区○○ 決済の書類をお送りします
受信 11月5日 18:10
お世話になります。
11月14日の決済の書類の写しをお送りします。
売主様の住所が登記と違うようです。
評価証明書は来週お送りします。
📎 売買契約書.pdf📎 売主様の書類.pdf📎 買主様の書類.pdf
会社名・氏名は架空です
1
どの決済の書類かを照らす
物件の表示と決済日を、決済案件データベースと照らします
港区○○ マンションの決済と一致
2
登記情報を取り、書類と照らす
所有者・住所・物件の表示・抵当権が、書類のとおりか
物件の表示は一致売主様の住所が登記と違う
3
本文の連絡を読み取る
「住所が違う」「評価証明書は来週」を、やることに変えます
住所の移り変わりが分かる書類を確認へ評価証明書は来週の受け取りとして記録
4
決済のフォルダにしまい、受け取り表につける
フォルダ「港区○○ / 11月14日の決済 / 書類」に保存します
受け取り表: 港区○○ ✓ 受領
人がすることなしメールを開く・登記情報と照らす・決済ごとに保存する、をすべて AI がします
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
工程 01受け取り ②

関係先ごとにばらばらに届いても、6件分を1つの表にそろえます。

決済の書類の受け取り表 | 今週と来週の決済自動処理中
物件(架空)届き方届いたものAI がしたこと状態
港区○○メール契約書・売主様と買主様の書類登記情報と照らし、決済のフォルダへ受領
大田区○○共有フォルダ契約書・印鑑証明書発行日を読み取り、一覧につける受領
品川区○○メール抵当権の解除証書の写し金融機関の書類を物件につなぐ受領
目黒区○○共有フォルダ契約書・本人確認の写し登記情報と照らし、フォルダへ保存受領
世田谷区○○メール抹消の書類の写し約束の日に届いていないので催促 → 午後に届く催促後に受領
ほか1件も同じように受け取り6件のうち6件 そろいました
届かない時は
AI が送った催促(11月6日 10:00)
やまびこ信金 ローン担当 西様(仮名)あて
お世話になります。11月12日の決済で使う、抵当権の抹消の書類の写しが、まだこちらに届いていないようです。本日中にお送りいただけますと助かります。
催促の文面は、最初に事務所と決めます
決めた文面と時刻で、AI が自動で送ります。担当者が「まだの関係先はどこか」を数える必要はありません。
人がすることなしそろった決済から、次の「照合」へ進みます
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
工程 02・03照合・確認

登記との違いを見つけ、関係先への確認文まで作ります。

登記情報と比べて、気になった書類(物件は架空)
登記と違う
港区○○ 売主様の住所登記は前の住所、印鑑証明書は今の住所
発行日が古い
大田区○○ 印鑑証明書発行から3か月を過ぎている
まだ無い
港区○○ 評価証明書来週届くと連絡あり。決済の前に受け取る
メール | みなと不動産自動処理中
AIKATA が作った下書き
田中様 お世話になります。港区○○の決済の書類で2点確認させてください。
① 売主様の住所が登記と違うため、住所の移り変わりが分かる住民票か戸籍の附票をお願いできますか。
② 評価証明書は、11月11日までにお送りいただけますか。
承認して送る✓ 承認して送りました 9:04
みなと不動産 田中様
売主様に住民票を取っていただきました。添付します。評価証明書は10日にお送りします。
✓ 住民票 受け取り ✓ 住所の移り変わりが登記とつながる ✓ 評価証明書は10日に受け取り予定
人がすること承認 1回質問を送る前に、文面を確かめるだけ。届いた書類の読み取りと照らし直しは AI がします
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
工程 04・05記録・直前点検

決済の前日に、もう一度照らします。登記が変わっていれば止まります。

司法書士システム「権」サムポローニア
いまお使いの司法書士システムに、取り込みや画面の操作で記録します
6 / 6件 点検
5件 変わりなし1件で停止
登記情報の取り直し | 決済の前日自動処理中
決済(架空)照らした所受任の時前日結果
港区○○甲区所有権のみ所有権のみ同じ
大田区○○乙区抵当権なし抵当権なし同じ
品川区○○乙区抵当権1件抵当権1件同じ
目黒区○○甲区所有権のみ所有権のみ同じ
世田谷区○○甲区所有権のみ差押えあり違う
世田谷区○○: 受任の時には無かった差押えの登記が、前日の登記情報に入っています。
このまま決済に進めるかは、書類だけでは決められません。ここで止めて、司法書士の先生に判断を仰ぎます。
人がすること判断 1回登記が変わった所だけを見て、決済に進めるかを先生が決めます
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工程 06段取り

見積書と段取りの連絡を、送る手前までそろえます。

PDF
見積書
登録免許税などの実費と報酬を分けて
✓
XLS
持ち物の一覧
売主様・買主様・金融機関ごと
✓
PDF
書類の受け取りの記録
受け取った日と発行日つき
✓
PDF
登記情報の照合の結果
受任の時と前日の違い
✓
XLS
司法書士システムの記録
受領と決済の日時を反映
✓
LOG
作業の記録
どの書類をどの決済につないだか
✓
決済の段取りのご連絡(下書き)
宛先 みなと不動産 田中様(仮名)
件名 11月14日 港区○○の決済のご案内
田中様 お世話になります。
11月14日 10時の決済に向けて、書類がそろいました。
当日の持ち物の一覧と、お見積りをお送りします。
持ち物の一覧.pdf見積書.pdf
承認して送る✓ 承認して送りました 15:06
人がすること承認 1回見積書と段取りを確かめて承認するだけ。本人確認と決済の立会い、申請は先生が行います
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人の役割

人に残るのは、3回の判断だけです。

1
確認を送る前
AI が作った関係先への確認文を読み、送ってよいかを決める
2
登記が変わった時
前日に登記が変わった所だけを見て、決済に進めるかを先生が決める
3
段取りの前
見積書と段取りの連絡を確かめ、送ってよいかを決める
AI がしないこと決済に進めるかを決める登記の申請書類を作る承認の前に関係先へ送る
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ここまで広げられます

決済の書類準備のまわりの仕事も、同じ AI 社員が引き取ります。

よくあるご相談
相続の
戸籍の読み取り
集めた戸籍を読み取り、相続人の関係を一覧にして先生へ渡します
よくあるご相談
完了の書類の
送付の準備
完了の書類を関係先ごとに一覧にし、送付状を作ります
実費と報酬の
請求書
決済ごとに、登録免許税と報酬を分けた請求書を作ります
預り金の
精算の一覧
決済で預かったお金と使った実費を照らし、精算の一覧を作ります
役員の任期の
案内
顧問先の役員の任期を洗い出し、変更の時期を知らせる文面を下書きします
郵送の書類の
データ化
郵送で届いた書類をスキャンから読み取り、決済ごとのフォルダへ
本人確認の
記録の整理
本人確認の書類の写しと記録を、決済ごとにそろえます
入金の
確かめ
決済の後の入金を確かめ、まだの関係先を一覧にします
月額は同じ業務を足しても、月額は変わりません。同じ法人の業務であれば、追加の費用はかかりません。
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進め方

決済の書類準備は、この順で自動に切り替えます。

1
決済案件データベースを作る
いまお持ちの資料をお預かりし、GENAI が読み込んで作ります
2
これまでの結果と照らす
これまでの決済の書類準備の結果を正解にして、AI の結果と1件ずつ照らします
3
自動で回す
答えが合ったら切り替えます。人がするのは確認と承認だけになります
4
まわりの業務へ広げる
同じ月額のまま、相続の戸籍の読み取りや完了の書類の送付の準備へ広げます
事務所に
お願いすること
これまでの見積書と持ち物の一覧正解のデータとして、答え合わせに使います
関係先からの書類の届き方どこから・どんな形で届くか
決済ごとの必要書類の決まり登記の種類ごとの一覧
AI に指示を出していただく必要はありません。仕組みは GENAI が作ります。
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いまの道具のまま

いまお使いの道具のまま、始められます。

届く書類
不動産会社からのメール・PDF
金融機関の書類の写し共有フォルダ
登記情報登記情報提供サービス
AIKATA事務所専用の
決済案件データベース
司法書士システム
司法書士システム「権」
サムポローニア
オンライン申請
申請用総合ソフト申請は先生が
新しく入れていただくものなし新しいソフトや画面を、関係先や担当者に覚えていただく必要はありません
AI社員 AIKATA司法書士事務所向け 決済の書類準備の自動化デモ
最後に

補助者は、
「入力する人」から「確かめる人」へ。

決済の書類準備の流れを、御社の関係先といまのソフトに合わせてお見せします。料金は月30万円の定額です。

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