マンション管理会社向けClaude Codeセミナー｜長期修繕計画・総会議事録・修繕積立金の書類仕事を自動化
aikanri-admin
弊社GENAIでは、マンション管理会社の方向けに Claude Code・Codex の無料オンラインセミナー（60分）を開催しています。本記事では、長期修繕計画書の作成・修繕積立金の不足試算・理事会総会議事録の作成が、どこまで自動化できるかを、セミナーの内容とあわせて解説します。
マンション管理会社では、長期修繕計画や修繕積立金の試算、理事会・総会議事録の作成、マンション管理計画認定の申請書類など、毎月・毎組合・毎年発生する書類仕事の負担が代表や管理業務主任者に集中しがちです。
本記事では、Claude Code・Codexの基本的な仕組みから、これらの業務が具体的にどう変わるか、導入時につまずきやすいポイントまでを順を追って解説します。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
AI鬼管理山崎
代表菅澤
参加無料・60分・オンライン(Google Meet)・1社1枠
01 AI_DIFF 議事録を「説明する」AIと「作り切る」AI、マンション管理会社での違い Claude CodeとCodex、それぞれ何者で、パソコンが苦手でも使えるのかを整理します
ChatGPTやGeminiのような生成AIは、質問すると答えてくれる「対話するAI」です。使ったことがある方も多いと思います。
「長期修繕計画書の項目を教えて」「議事録の書き方のコツは」といった質問には、丁寧に答えてくれます。ただし、実際の計画書作成や議事録そのものまではやってくれません。
一方、Claude CodeやCodexは、指示した作業を最後まで自分で実行してくれる「仕事をやり切るAI」です。理事会の録音を読み込んで議事録を作る、長期修繕計画書のドラフトを作る、といった一連の作業を任せられます。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
たとえば「今月の理事会の録音から議事録を作って」と頼んだ場合、ChatGPTは一般的な議事録の書き方を説明してくれますが、実際に録音を聞いて文字起こしまではしてくれません。
Claude Codeは、その理事会の録音データを実際に読み込んで文字起こしし、決議事項を抽出した議事録のドラフトをその場で作ってくれます。「説明する」のではなく「やってくれる」のが最大の違いです。
1-1. Claude Codeとは
Claude Codeは、Anthropic社が開発した、ターミナルやエディタの画面から指示を出して動かすAIツールです。長期修繕計画のデータや理事会の録音などの実際のファイルを読み込ませ、対話しながら集計やドラフト作成を進められます。
📚 用語解説
Claude Code：Anthropic社が開発した、ファイルを読み込んで作業を代行してくれるAIツールです。パソコンの画面から日本語で指示を出して使います。
もともとはソフトウェア開発者向けのツールとして作られましたが、「ファイルを読み込んで作業する」という性質そのものは、プログラミングに限らず、議事録作成や長期修繕計画書の下書きにもそのまま応用できます。
1-2. Codexとは
Codexは、OpenAI社が開発した、Claude Codeと似た位置づけのAIツールです。こちらもファイルを読み込ませて作業を任せる使い方が中心で、マンション管理会社での活用事例はClaude Codeのほうが蓄積が進んでいます。
ChatGPTを開発しているOpenAI社の技術がベースになっているため、ChatGPTに慣れている方には、操作の雰囲気が近く感じられるかもしれません。基本的な考え方はClaude Codeと共通しています。
📚 用語解説
Codex：OpenAI社が開発した、Claude Codeと同じく作業を代行してくれるAIツールです。仕組みは似ていますが、開発元と細かな使い勝手が異なります。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
「そもそもどこの会社が作っているのか」という疑問もよく聞きます。Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社がそれぞれ開発しており、どちらもマンション管理会社向けに特化したツールではなく、汎用のAIツールを業務に応用する形で使います。
| Claude Code | Codex | |
|---|---|---|
| 開発元 | Anthropic | OpenAI |
| できること | ファイル読み込み・集計・書類ドラフト作成 | ファイル読み込み・集計・書類ドラフト作成 |
| マンション管理会社での活用事例 | 蓄積が進んでいる | 蓄積は少なめ |
| 非エンジニアの利用 | 日本語の指示文で操作可能 | 日本語の指示文で操作可能 |
| 土台となる技術 | Anthropic独自のAIモデル | ChatGPTと同じOpenAIのAIモデル |
| セミナーでの扱い | 実演の中心として詳しく紹介 | 冒頭で違いを簡単に紹介 |
どちらも専門的なプログラミング知識がなくても、日本語で「この録音から議事録を作って」のように話しかけるだけで使えます。難しい操作を覚える必要はありません。
画面自体は黒い背景に文字が並ぶ、いわゆる「エンジニアっぽい」見た目をしています。ただし操作は日本語のチャットとほぼ同じで、ボタン操作を覚える必要はなく、話しかける言葉の中身のほうが重要です。
Claude CodeもCodexも、専門知識よりも「何を渡して、何を作ってほしいか」を言葉にする力のほうが重要です。セミナーでは実際の画面を動かしながら、この感覚をお見せしています。
1-3. マンション管理会社では、具体的に何に使えるのか
「仕事をやり切るAI」と言われても、まだ抽象的に感じるかもしれません。マンション管理会社の現場で言えば、次のような業務が代表的な使いどころです。
- 長期修繕計画書のドラフト作成と修繕積立金の不足試算
- 理事会・総会議事録の自動文字起こしと決議事項の抽出
- 管理組合からの一次質問メールの回答ドラフト
- マンション管理計画認定の申請書類ドラフト
- 管理員シフト案・清掃/設備点検計画の作成
- 管理委託契約書・重要事項説明書のドラフト作成
この先の章では、これらの業務ひとつひとつについて「何を渡すと、何が出てくるか」を具体的に見ていきます。
逆に、組合員との対面の信頼関係づくりや、大規模修繕の業者選定のように、状況ごとの機微な判断が求められる業務は、これからも人が担う部分として残ります。AIが代われるのは「作業」であって「判断」ではない、という線引きが基本です。
この線引きを最初に理解しておくと、「AIに何でも任せられる」という過度な期待も、「結局は使えない」という過小評価も、どちらも避けやすくなります。
| 向いている業務 | 向いていない業務 |
|---|---|
| 数字の試算・書類のドラフト作成 | 組合員との対面の信頼関係づくり |
| 過去の様式を踏まえた書式変換 | 大規模修繕業者の最終選定判断 |
| 繰り返しの多い定型業務 | そのつど状況が変わる組合内の調整 |
| 複数資料の突合・横断作業 | クレーム対応での人間的な配慮 |
| データに基づく傾向の把握 | 理事会での空気を読んだその場の判断 |
| 用語 | 一言でいうと |
|---|---|
| Claude Code | Anthropic製の「仕事をやり切るAI」 |
| Codex | OpenAI製の「仕事をやり切るAI」 |
| プロンプト | AIへの指示文(日本語の普通の文章でよい) |
| AIエージェント | 複数の作業を自律的に実行し続けるAIの総称 |
| permission mode | AIに許可する操作の範囲を決める設定 |
| 長期修繕計画 | 12年周期を目安に大規模修繕の時期と概算費用をまとめた計画書 |
02 RENOVATION 長期修繕計画と修繕積立金の試算が、Claude Codeでこう変わる マンション管理会社でもっとも時間とお金が動く大規模修繕まわりを、入力と出力で見ます
マンション管理会社でもっとも時間とお金が動くのが、大規模修繕計画の工程です。12年周期を目安に、屋上防水・外壁塗装・給排水管更新などをまとめた長期修繕計画書の精度が、修繕積立金の水準にそのまま直結します。
精度が求められる一方、担当する管理組合数が増えるほど管理業務主任者の負担は膨らみます。専任の技術担当を置けない中小のマンション管理会社ほど、この負担が代表や主任者にのしかかりやすくなります。
長期修繕計画書ドラフト
築年数・劣化診断データを読み込ませると、修繕項目と概算費用のドラフトが出てきます。
修繕積立金の不足試算
計画書ドラフトと積立金残高を渡すと、将来の不足額試算表が出てきます。
複数業者見積比較表
業者ごとの見積を渡すと、工種別・項目別の比較表が出てきます。
劣化診断データ整理
調査報告書を読み込ませると、部位別の劣化状況一覧が出てきます。
2-1. 長期修繕計画書のドラフト作成
築年数・劣化診断データ・過去の工事履歴をClaude Codeに読み込ませると、周期別の修繕項目と概算費用を並べた長期修繕計画書のドラフトが出てきます。屋上防水・外壁塗装・給排水管更新といった項目を、ゼロから手作業で組み立てる必要がなくなります。
これまで管理業務主任者が過去資料を見返しながら組み立てていた作業のうち、項目と概算費用を書き出す部分だけを、AIが下書きとして先に用意しておくイメージです。
もちろん、拾い出した項目や費用が実際の建物状況と合っているかどうかの最終確認は、これまで通り主任者と理事会が行います。
長期修繕計画書のドラフトは、その後の積立金試算・業者見積比較のすべての土台になります。ここを最初に整えることが、以降の工程全体の時間短縮につながります。
| 修繕項目区分 | 含まれる工事の例 |
|---|---|
| 建物外部 | 屋上防水、外壁塗装、シーリング打替え |
| 設備関係 | 給排水管更新、エレベーター改修、機械式駐車場更新 |
| 共用部内部 | 共用廊下・階段の改修、エントランス改修 |
| 外構 | 駐輪場・植栽・フェンスの改修 |
| 長期対応項目 | 耐震補強、給水方式の変更 |
2-2. 修繕積立金の不足試算と複数業者見積比較
長期修繕計画書のドラフトと現在の修繕積立金の残高を渡すと、将来時点での不足額を試算した表が出てきます。値上げ幅を複数パターンで並べた比較資料も作らせられます。
📚 用語解説
修繕積立金：将来の大規模修繕に備えて、区分所有者が毎月積み立てておく費用です。積立額が不足すると、一時金の徴収や借入れが必要になる場合があります。
値上げの提案には、現状維持のまま進んだ場合と、複数の値上げパターンを比較した資料があると、総会での合意形成が進めやすくなります。パターンごとの試算をドラフトの時点で用意させることも可能です。
📚 用語解説
長期修繕計画：12年周期を目安に、建物の修繕項目と時期、概算費用をまとめた計画書です。修繕積立金の水準を決める土台になります。
複数業者からの見積を渡せば、そのまま工種別・項目別の比較表が出てきます。最終的にどの業者に発注するかの判断は、理事会と管理組合が行います。
| 業務 | 何を渡すか | 何が出てくるか |
|---|---|---|
| 長期修繕計画書ドラフト | 築年数・劣化診断データ・過去の工事履歴 | 修繕項目・時期・概算費用のドラフト |
| 修繕積立金の不足試算 | 計画書ドラフト・積立金残高 | 将来の不足額試算表(複数パターン) |
| 複数業者見積比較 | 業者ごとの見積書 | 工種別・項目別の単価比較表 |
| 劣化診断データの整理 | 調査報告書・写真 | 部位別の劣化状況一覧 |
| 値上げ案の資料作成 | 不足額試算・値上げパターン | 総会向けの説明資料ドラフト |
| 計画の再試算 | 改訂版の劣化診断データ | 変更箇所を反映した計画の再ドラフト |
たとえば「この劣化診断データから、外壁と給排水管の修繕項目と概算費用をリストにして」と渡すと、部位ごとの項目一覧のドラフトが数分で出てきます。
続けて「このリストと積立金残高から、将来の不足額を試算して」と渡せば、不足額の試算表が出てきます。これを土台に、理事会での説明資料を仕上げます。
毎回イチから条件を説明し直す必要はなく、一度使った指示文をメモしておけば、次の組合でもほぼそのまま使い回せます。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
2-3. 複数業者見積比較(相見積もり)への活用
理事会から複数業者への見積比較を求められる場面でも、同じ劣化診断データを土台に、業者ごとの見積を比較する表を作らせられます。最終的にどの業者に発注するかの判断は、理事会と管理組合が行います。
工種別・項目別に価格差を並べておくと、どこで価格差が生まれているのかが見えやすくなり、業者への確認や理事会での説明にかける時間を短縮できます。
Claude Codeが担うのは項目・費用の下書きと比較表の作成までです。最終的な業者選定や積立金の値上げ判断は、理事会と管理組合が行います。
総会までの準備期間が短い組合ほど、この下書き作成の時間短縮が効いてきます。急ぎで資料をまとめる場面でも、主任者は建物状況との整合性確認と説明資料の調整に集中できます。
結果として、これまでは資料作成の負担を理由に後回しにしていた組合の計画見直しにも、対応しやすくなります。長期修繕計画まわりの負担軽減は、担当できる組合数そのものを広げる効果も持っています。
積立金の値上げは区分所有者にとって負担感の大きい議題です。値上げ幅を複数パターンで示し、根拠となる試算表を添えて説明できると、総会での質疑応答にかかる時間そのものが短くなる傾向があります。
築年数が近い組合をいくつか担当している場合、劣化診断の傾向や修繕費の相場感を横串で比較する使い方もできます。他組合の実績を参考値として示すことで、初めて大規模修繕を経験する理事会にも説明しやすくなります。
03 OPERATIONS 理事会議事録・管理組合対応・認定申請も、同じように変わる 総会議事録の作成、管理組合への一次回答、マンション管理計画認定の申請書類を具体的に見ます
長期修繕計画まわり以外にも、マンション管理会社には年間を通じて負担の大きい書類仕事があります。理事会・総会議事録、管理組合対応、マンション管理計画認定の申請書類などです。
いずれも「毎月・毎組合・毎年」発生する定型業務という共通点があり、Claude Codeの「型」が効きやすい領域でもあります。ひとつずつ、何を渡すと何が出てくるかを見ていきます。
3-1. 理事会・総会議事録の自動文字起こしと構造化
理事会の録音データを読み込ませ、発言を文字起こしし、審議事項・決議事項・報告事項の型に沿って構造化する、という使い方がAIと相性の良い領域です。
理事会・総会議事録の作成は、1組合あたり4〜8時間かかることも珍しくなく、総会シーズン(5〜6月)に10〜20組合の議事録準備が重なると、主任者の負担が一気に膨らみます。
| 議事録の区分 | 含まれる内容 |
|---|---|
| 審議事項 | 議題ごとの発言要旨、賛否の状況 |
| 決議事項 | 可決・否決の結果、決議番号 |
| 報告事項 | 会計報告、管理員からの報告 |
| 次回への申し送り | 継続審議となった項目の整理 |
最終的な内容の確認と押印・配布は、これまで通り主任者や理事長の仕事のまま残ります。「この録音から、決議事項ごとに要旨をまとめて」と渡せば、構造化された議事録のドラフトが返ってきます。
3-2. 管理組合からの一次問合せ対応
過去の問合せ履歴とFAQを読み込ませておくと、区分所有者からの一次質問メールに対する回答ドラフトを作らせられます。最終的な回答内容の確認と送信は、管理員やフロント担当が行います。
📚 用語解説
IT重説：重要事項説明をオンライン会議で行う制度です。対面での説明が難しい遠方の区分所有者にも対応しやすくなります。
深夜の漏水など緊急性の高い問合せと、通常の問合せを区別して優先順位をつけるスコアリングにも、同じ仕組みを使えます。連絡漏れによるクレームを防ぐ材料になります。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
管理員シフト案や清掃・設備点検計画のドラフト作成にも、同じ考え方が使えます。管理員の勤務可能時間と点検頻度のルールを渡すと、シフト案のドラフトが出てきます。最終的な配置決定は管理員配置担当が行います。
3-3. マンション管理計画認定・管理委託契約書類のドラフト
2022年に始まったマンション管理計画認定制度の申請書類も、自治体ごとの様式を読み込ませておけば、継続要件のチェックリストとあわせてドラフトを作らせやすくなります。
📚 用語解説
マンション管理計画認定制度：管理計画が一定の基準を満たすマンションを自治体が認定する制度です。2022年に始まり、資産価値の維持や融資面でのメリットにつながるとされています。
管理委託契約書や重要事項説明書のドラフトも、過去の様式を土台に、契約条件が変わった部分だけを差し替える形で作らせられます。マンション管理適正化法に基づく国土交通大臣登録や、管理業務主任者の選任義務(30管理組合あたり1人以上)といった要件の確認も、事前にチェックリスト化しておくと漏れを防ぎやすくなります。
| 業務 | 従来の目安時間 | AI活用後の目安 |
|---|---|---|
| 長期修繕計画書・積立金試算 | 1組合あたり10〜20時間 | 1組合あたり3〜5時間程度に圧縮できた例あり |
| 理事会・総会議事録の作成 | 1組合あたり4〜8時間 | 1組合あたり45〜90分程度に圧縮できた例あり |
| 管理組合の一次問合せ対応 | 1件あたり30〜60分 | 1件あたり5〜10分程度に圧縮できた例あり |
| マンション管理計画認定の申請書類 | 組合ごとに手作業で作成 | 自治体様式を読み込ませて自動ドラフト作成 |
| 管理員シフト案の作成 | 毎月手作業で調整 | 勤務可能時間から自動でドラフト作成 |
| 管理委託契約書・重要事項説明書 | 案件ごとに一から作成 | 過去様式を土台に差分だけ反映 |
| 複数業者見積比較表の作成 | 1組合あたり5〜10時間 | 1組合あたり1〜3時間程度に圧縮できた例あり |
3-4. 代表・主任者と、管理員・フロント担当、それぞれの負担
代表・管理業務主任者には、担当組合数の増加にどう対応するかという経営判断があります。1人あたりの担当組合数は20〜30組合が目安とされ、負担が偏るとベテラン主任者の離職リスクにもつながります。
背景にはマンション管理適正化法の要件もあり、選任義務を満たしながら担当組合数を増やすには、書類作成にかかる時間そのものを減らす必要があります。見落とすと組合運営が滞りかねない、地味だが重要な確認項目です。
| 役割 | 日々の悩み | Claude Codeの使いどころ |
|---|---|---|
| 代表・管理業務主任者 | 議事録作成と認定申請の準備が総会シーズンに重なる | 理事会録音・自治体様式を連携した構造化とドラフト作成 |
| 管理員・フロント責任者 | シフト調整と緊急対応24時間体制で疲弊 | シフト案作成、問合せの優先順位スコアリング |
| 経営者・会社役員 | 現場と経理、両方の負担が見えにくい | 業務全体の書類フローを俯瞰した導入判断 |
| エース級の主任者 | 30〜50組合を1人で担当し稼働が限界 | 問合せの自動分類と対応履歴の一覧化 |
管理員がClaude Codeを使う場面は、事務所のパソコンの前とは限りません。巡回の合間にスマートフォンで問合せ内容を確認したり、移動中に翌週のシフト案を見直したりする使い方もできます。
事務所に戻ってからまとめて作業する必要がなくなること自体が、残業削減につながる場面も少なくありません。
総会資料の作成でも同じ考え方が使えます。議案書・前年度決算・修繕積立金の残高をまとめて読み込ませれば、総会資料一式のドラフトを一度に用意させることができます。最終的な体裁と内容の確認は主任者が行います。
議事録の構造化や管理計画認定書類のドラフト作成は、セミナーで実際の画面を動かしながらお見せしています。
AIが担うのはドラフト作成と構造化の下準備までです。承認・押印・提出・組合員への説明は、これまで通り主任者や理事会が行います。
04 MECHANISM なぜAIが長期修繕計画のドラフトまで作り切れるのか Claude Codeの仕組みを、専門用語を使わずに説明します
「AIが書類仕事を代わりにやってくれる」と聞くと、仕組みが気になる方も多いと思います。専門用語を使わずに、3つのポイントで説明します。
難しい技術の話ではありません。パソコンが得意な人が、たまたまその得意分野を書類仕事に向けている、というくらいのイメージで読み進めていただければ十分です。
ここまで見てきた長期修繕計画や議事録の例も、すべてこの3つの特徴の組み合わせで成り立っています。仕組みが分かると、自社のどの業務に応用できそうかもイメージしやすくなります。
📚 用語解説
AIエージェント：指示を受けて、複数の作業を自律的に実行し続けるタイプのAIの総称です。Claude CodeやCodexは、このAIエージェントの一種です。
4-1. ファイルを直接読み書きできる
Claude Codeは、劣化診断データのPDFや積立金残高のExcel表、理事会の録音ファイルといった実際のファイルを、パソコンの中でそのまま開いて中身を読み込めます。読んだ内容をもとに、新しい書類を作ったり、既存の書類を書き換えたりできます。
たとえるなら、資料を渡せば黙々と目を通し、指示通りに整理したり文書を作ったりしてくれる事務員のような存在です。
従来の生成AIとの違いも、まさにここにあります。「作り方を教えてくれる」のではなく「実際に作ってくれる」——この一歩の差が、書類仕事の時間を大きく左右します。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
4-2. 手順を覚えて繰り返せる
一度「この形式で議事録を作って」と教えたやり方は、次回以降も同じ手順で再現できます。毎回イチから指示を考える必要はなく、「型」として使い回せます。
理事会議事録の作成や管理員シフト案のように、毎回やることがほぼ決まっている業務ほど、この「型」の効果が出やすくなります。二度目以降は指示の言葉数も減り、確認するだけで済むようになります。
逆に言えば、毎回内容が大きく変わる業務では「型」の恩恵が小さくなります。まずは繰り返しの多い業務から試すのが、効果を実感しやすい進め方です。
最初から完璧な型を作ろうとせず、使いながら少しずつ調整していくほうが、結果的に早く定着します。1つの業務で型ができたら、似た業務にも応用できます。
4-3. 複数の資料を横断できる
長期修繕計画書・積立金残高・過去の見積書など、別々の場所に保存されている資料を、同時に開いて見比べることができます。修繕積立金の不足試算はこの「横断」がまさに効いてくる作業で、計画書・残高台帳・値上げ実績を別々に突き合わせる手間を、まとめて引き受けられます。
議事録作成でも同じことが言えます。理事会の録音・前回議事録・総会資料という、性質の異なる3種類の資料を横断して、構造化と決議事項の抽出を一度に進められます。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
Claude Codeが担うのは、資料を読み込んでドラフトを作る作業までです。数字の最終確認や、提出・送信の判断は、これまで通り人が行います。
| 特徴 | 何ができるか | マンション管理会社での具体例 |
|---|---|---|
| ファイルの直接読み書き | 劣化診断データや録音を開いて、試算やドラフト作成ができる | 築年数データから長期修繕計画書のドラフトを作成 |
| 手順を覚えて繰り返す | 一度教えたやり方を「型」として次回も使える | 毎月の理事会議事録を同じ手順で構造化 |
| 複数資料の横断 | 計画書・残高台帳・見積書などをまとめて参照できる | 修繕積立金の不足試算を横断して一括計算 |
| 対話しながら進められる | 一度で完璧を求めず、やり取りしながら調整できる | 総会説明資料の表現を対話で修正 |
資料が複数の部署やフォルダに散らばっている会社ほど、この横断の効果を実感しやすくなります。逆に資料が整理されていない状態で始めると、AIが読み込む対象を絞りにくく、期待した精度が出にくいこともあります。
ただし、Claude Codeが自分で判断できないこともあります。どこまで任せて、どこから人が確認するか。次の章で、つまずきやすいポイントとあわせて具体的に説明します。
05 PITFALLS マンション管理会社が導入でつまずきやすいポイントと対処 組合員情報の扱い・社内定着・ツール選定でよくあるつまずきを整理します
Claude Codeをマンション管理会社の現場に導入する際、多くの会社が最初につまずくのは、組合員情報の取り扱い範囲の線引きです。
ここまで紹介してきた便利さの裏側で、実際に導入するとなると出てくる現実的な悩みを、順番に整理していきます。
5-1. 組合員情報の取り扱いと操作範囲
permission mode(操作許可の範囲)を適切に設定し、どのデータをAIに渡すか、どこまでの操作を許可するかを事前に線引きしておく必要があります。
📚 用語解説
permission mode：AIにどこまでの操作(読み取り・下書き作成・送信など)を許可するかを制御する設定です。範囲を絞って始め、慣れてから広げる使い方が一般的です。
まず読み取り専用の範囲で運用を始め、慣れてきた段階で許可する操作を広げていく進め方であれば、情報システム担当が不在の会社でも無理なく運用できます。
区分所有者の氏名や連絡先、修繕積立金の残高など、機微な情報を扱う場合ほど、この設計を丁寧に行うことが導入の前提になります。何を渡して、何を渡さないかを、あらかじめ決めておくということです。
| 段階 | 許可する操作 | 目安の期間 | 関わる担当者 |
|---|---|---|---|
| 導入初期 | 読み取り・試算・下書き作成のみ | 最初の1〜2ヶ月 | 主任者・情報システム担当 |
| 慣れてきた段階 | 社内フォーマットへの自動保存を追加 | 3〜6ヶ月目以降 | 業務担当者本人 |
| 定着後 | 業務ごとに必要な操作範囲を個別に調整 | 運用が安定してから | 各業務の責任者 |
5-2. 社内での定着
最初から全業務をAI化しようとせず、理事会議事録の構造化や長期修繕計画書のドラフト作成など、負担の大きい一部の業務から試し、効果を実感してから範囲を広げていくほうが定着しやすくなります。
「便利そうだから」と全社に一斉導入するよりも、まず一人か二人が使いこなせるようになってから、周りに広げていくほうが、結果的に定着のスピードは早くなります。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
5-3. ツール選定で押さえておきたいこと
Claude CodeとCodex、どちらが自社に合うかは、実際に画面を見ながら判断するのが早いです。まず自社が最初に試したい業務を決めてから、その業務での使いやすさを比較する順番がおすすめです。
月額料金や課金プランの違いも選定時のポイントですが、機能一覧を比較するよりも、自社の業務で実際に動かしてみたほうが、判断材料としては早く確実です。
「どちらのツールが優れているか」ではなく「自社のどの業務に使いたいか」を先に決めることが、ツール選定で遠回りしないコツです。
| 観点 | 確認しておきたいこと |
|---|---|
| 組合員情報の扱い | どのデータをどこまで渡すか、操作許可の範囲 |
| 社内定着 | 最初に試す業務を1〜2個に絞れているか |
| ツール選定 | 自社の業務で実際に動かして比較したか |
| 記録の残し方 | 元データとドラフトを組合フォルダに保存しているか |
| 教育・サポート | 最初の数回、誰が一緒に操作をサポートするか |
5-4. 現場でよくあるつまずきの実例
ひとつは、理事会議事録の構造化と長期修繕計画書のドラフト、管理組合の一次対応を、初日からすべて一気に試そうとして途中で止まってしまうケースです。担当者ごとに温度差が生まれ、どの業務も中途半端になりがちです。
📚 用語解説
プロンプト：AIに対して、何をしてほしいかを伝える指示文のことです。難しいコマンドではなく、日本語の普通の文章で構いません。
もうひとつは、フロント担当がプロンプトの書き方に戸惑い、結局誰も使わなくなってしまうケースです。「この録音を議事録の形式に整えて」といった業務の言葉をそのまま入力すれば十分ですが、この点が伝わっていないと、ツールを開かないまま放置されがちです。
三つ目は、自治体ごとの認定申請様式の違いを考慮せずに申請書類のドラフトをそのまま使い、様式不備で差し戻されるケースです。過去の様式との違いを事前に読み込ませておかないと、ドラフトの精度は上がりません。
多くのつまずきに共通するのは、準備段階を飛ばして一気に始めてしまう点です。1つの業務に絞って慣れてから広げるほうが、結果的に早く定着します。
| つまずきポイント | 現実的な対処 |
|---|---|
| 全業務を一度にAI化しようとして頓挫 | 議事録や計画書など、負担の大きい業務を1〜2個に絞って試行 |
| 自治体ごとの申請様式の違いを考慮せず差し戻される | 過去の様式を事前に読み込ませ、書式変換の下書きから始める |
| フロント担当がプロンプトの書き方に戸惑う | 最初の数回は主任者や情報システム担当が一緒に操作する |
| 読み込ませるデータの範囲を決めずに始める | permission modeで読み取り専用の範囲から着手する |
| 元データとドラフトの保存ルールがない | 組合フォルダにやり取りを保存する運用を決めておく |
AIに読み込ませた元データと、生成されたドラフトを、いつ・どの組合で使ったか分かる形で残しておくことも大切な運用ルールです。組合フォルダにやり取りを保存しておくだけで、最低限の記録になります。
特別なシステムを新たに導入する必要はありません。今使っているフォルダ構成やファイル管理のルールに、AIとのやり取りの保存を一項目加えるだけで十分です。
議事録や認定申請書類は、後から区分所有者や自治体への説明を求められることもあります。元データとドラフトの保存履歴が、そのまま簡易的な確認記録として役立ちます。
ここまで見てきたように、つまずきの多くは技術的な難しさではなく、始め方の設計に起因します。業務を絞る、型を作る、記録を残す——この3つを押さえておけば、大きな失敗にはつながりにくくなります。
複数の管理組合を担当している会社では、組合ごとに扱う書式や慣習が微妙に異なることも珍しくありません。最初に試す組合を1つ選び、その組合で型が固まってから他の組合に展開するほうが、遠回りに見えて結果的に早く定着します。
文章だけでは伝わらない部分は、実際の画面をご覧いただくのが早いです。セミナーでは、議事録の構造化や長期修繕計画書のドラフト作成を実際に動かしながらお見せしています。
06 SEMINAR_CONTENT マンション管理会社向けセミナー当日、実際に何を話すのか 60分の時間割・実演する業務・よくある質問・参加対象を具体的に紹介します
「結局セミナーで何をするのか」が分からないと、参加を決めにくいと思います。60分の中身を具体的に紹介します。
6-1. 60分の時間割
| 時間帯 | 内容 |
|---|---|
| 最初の10分 | マンション管理会社の業務棚卸しと、Claude Code・Codexの全体像整理 |
| 次の25分 | 長期修繕計画書ドラフト、修繕積立金試算、議事録構造化の実演デモ |
| 次の15分 | 参加者の悩みを募集し、その場で「うちならこう試すか」を設計 |
| 最後の10分 | 質疑応答と、来週何を試すかの言語化 |
この時間割が基本の流れです。実演デモで扱う具体的な資料例は、参加企業の規模や担当組合数に応じて多少調整することもあります。
6-2. 実演する業務
実演の中心は、25分間のノーカットデモです。マンション管理会社の具体的な業務を、画面を動かしながらお見せします。
理事会議事録の構造化では、録音データを読み込ませるところから、文字起こし・決議事項の抽出までを実際に動かします。
管理組合の一次問合せ対応では、過去の回答履歴を読み込ませて、回答ドラフトができるまでの流れをお見せします。
業務ごとに入力と出力がどう変わるかを比較しながら見ていただくことで、自社ではどの業務から試すのが現実的かを判断しやすくしています。
6-3. その場で答える、こんな質問
| よくある質問 | 当日の回答の方向性 |
|---|---|
| 修繕積立金の試算はどこまで任せられるか | 試算の下書きまでで、最終確認と総会説明は人が行う前提です |
| 自治体の認定申請様式が変わったときはどうするか | 過去の様式を読み込ませ、新様式への変換ドラフトを作ります |
| 組合員情報の扱いはどこまで許容されるか | permission modeでの操作許可範囲の考え方を説明します |
AI鬼管理山崎
代表菅澤
6-4. 参加対象
参加対象は代表・管理業務主任者・経営者・会社役員としていますが、管理員シフトや問合せ対応を担当するフロント責任者の方にも参考にしていただける内容です。パソコン操作に不慣れな方でも、専門知識は前提としていません。
一方、書類仕事を人に任せる想定がなく、代表お一人で全ての業務を完結されている場合は、効果を実感しにくいかもしれません。複数人で業務を分担している会社ほど、持ち帰れる材料は多くなります。
07 SEMINAR_BOOKING 管理組合対応の合間でも予約できる、参加までの流れ 無料・60分・オンラインの参加方法と、予約から当日までの流れを紹介します
ここまで紹介した内容を、実際の画面を動かしながら確認できる場として、60分の無料オンラインセミナーを開いています。
- 参加費は無料
- 60分・オンライン(Google Meet)開催
- 1社1枠の貸切で、実演を中心に進めます
- 空いている日程からそのまま予約できます
このページ下部の予約フォームで、空き日程を選ぶだけで予約が完了します(日程調整のメール往復はありません)。こちらの予約フォームからお進みください。
日程や内容の詳細はClaude Code セミナーの詳細ページでもご確認いただけます。
| この記事で分かったこと | セミナーで確認できること |
|---|---|
| Claude Code・Codexが何者か | 実際の画面での操作感 |
| 何を渡すと何が出てくるか(理屈) | 自社の業務に置き換えた場合の具体例 |
| 導入時のつまずきポイント | 自社ならどこから試すべきかの判断材料 |
| なぜそれが可能なのか(仕組み) | 実際に動いている様子を見て納得できるか |
| 長期修繕計画・議事録・認定申請の変わり方 | 自社の劣化診断データや録音を例にした質疑応答 |
| 組合員情報の扱い・社内定着の考え方 | 自社の運用ルールに落とし込む相談 |
この記事を読んで、Claude Code・Codexが何者かはお分かりいただけたと思います。あとは、自社の業務にどこまで使えそうか、実際の画面で確かめていただくだけです。
Claude CodeやCodexが自社に合うかどうかは、実際の画面を見るのが一番早い判断材料になります。押し売りはしませんので、まずは60分、実際の動きを確認してみてください。
参加無料・60分・オンライン(Google Meet)・1社1枠
よくある質問
Q. 自治体の認定申請書類は形式が厳格ですが、AIに任せて大丈夫でしょうか。
A. 過去の申請書類や自治体別の様式を土台にドラフトを作成する使い方が中心です。自治体ごとに書式が異なる点もあらかじめ読み込ませておけば反映されます。最終的な確認と提出はこれまで通り主任者が行うため、書類の信頼性を保ったまま作成時間を圧縮できます。過去の様式との違いが大きい自治体ほど、事前に読み込ませておく資料の準備が重要になります。
Q. 理事会の録音の質があまり良くないのですが、対応できますか。
A. 音声の聞き取りにくい部分があっても、前回議事録や総会資料とあわせて読み込ませることで、文脈から補いながら文字起こしする使い方が可能です。決議事項の抽出やヒヤリハット的な申し送り事項の整理にも同じ仕組みを使えます。録音状態が悪い場合は、要点メモと組み合わせる運用が安定します。
Q. 区分所有者の氏名や修繕積立金残高のデータをAIに読み込ませても問題ないですか。
A. 社内のどのデータをどこまでAIに渡すか、扱う範囲の線引きも含めてセミナー内で説明しています。permission modeの設定で、最初は読み取り専用の試算・下書き作成のみに限定する運用も可能です。慣れてきた段階で、許可する操作の範囲を少しずつ広げていく進め方が現実的です。導入するかどうかの判断材料としてお持ち帰りいただけます。
Q. パソコン操作に不慣れな社員が多い会社でも導入できますか。
A. セミナーではターミナルやエディタの画面を実際に動かしながら説明します。専門知識がなくても、まずは何ができるかを知ることを目的にした内容です。最初の数回は主任者や情報システム担当が一緒に操作するところから始める会社が多いです。ボタン操作より、日本語で何を伝えるかのほうが重要になります。
Q. Claude CodeとCodex、どちらを選べばよいですか。
A. どちらも生成AIを使った業務自動化ツールですが、マンション管理会社の現場業務での活用事例の蓄積が進んでいるのはClaude Codeです。開発元(Anthropic/OpenAI)が異なるだけで、基本的な使い方や非エンジニアでも扱える点は共通しています。まず自社が最初に試したい業務を決めてから、使いやすさを比較するのがおすすめです。
Q. 長期修繕計画書の精度は、経験の浅い主任者でも保てますか。
A. AIが作るのはあくまで修繕項目と概算費用のドラフトで、建物状況との整合性の最終確認は主任者や理事会が行う前提です。ベテランが最終チェックに集中できるようになるため、経験の浅い主任者の育成期間中でも、下書き作成の負担を軽くする使い方ができます。ベテランによる確認そのものは残るため、育成の機会が失われるわけではありません。
Q. Claude Codeを使うと、管理員やフロント担当の仕事が奪われるのではないですか。
A. いいえ。AIが担うのは書類の下書き作成や試算までで、組合員との対面対応や理事会での説明、緊急対応の現場判断といった人にしかできない業務はそのまま残ります。書類仕事の時間を減らし、組合員対応に集中する時間を増やすための道具です。むしろ現場に出られる時間が増えたという声もあります。
Q. セミナーは代表本人が参加しないといけませんか。
A. 代表・管理業務主任者・会社役員向けを基本としていますが、フロント責任者や事務担当の方が実務目線で参加されることも歓迎しています。参加人数や役職については、お申し込み時にご相談ください。複数名での参加もご相談に応じます。
空き日程を選んで、そのまま予約
Claude Code セミナー(参加無料・60分・オンライン)の予約フォームです。
日程調整のメール往復はありません。実際の空き日程が下に表示されています。
下の空き日程から選ぶだけで予約完了。
予約確定と同時に Google Meet の招待をお送りします。
【参加無料・1社1枠】マンション管理会社向け Claude Code セミナーを予約する
オンライン(Google Meet) / 60分
空き日程から選ぶだけで予約が確定します
マンション管理会社の書類仕事は、長期修繕計画・修繕積立金の試算から、理事会・総会議事録のように毎月積み重なる業務、マンション管理計画認定のように制度で決まった申請業務まで、次々と積み重なっていきます。Claude CodeやCodexが何者かという基本から、実際に何ができて何ができないかまで、文章だけではどうしても掴みにくい部分があります。自社の劣化診断データや理事会録音を例に、実際の画面を見ながら自社に合う業務を見極められる場として、60分の無料セミナーを用意しています。
ここから先の進め方は、大きく2つあります。
自社で回せるようになりたい方は、AI鬼管理でClaude Code／Codexの使い方から業務設計・社内定着まで伴走を受けながら、社内に仕組みを作る道があります。
覚えるより任せたい方は、AI社員AIKATAでこの記事のような定型業務を丸ごと預ける道があります。料金は月30万円の月額定額、追加費用は0円です。
どちらが合うかは、業務量と社内体制次第です。無料相談・無料適合診断で、貴社の場合はどちらが向くかからご相談いただけます。
NEXT STEP
この記事の内容を、あなたのビジネスで
実践してみませんか？
Claude Codeで業務自動化を90日で叩き込む
経営者向けの伴走型パーソナルトレーニング
AI鬼管理／AI社員AIKATAへのお問い合わせ
この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。
- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
