学習塾の業務、
学習塾特化定額格安BPO・AI社員AIKATA
月30万円でまかせ放題。
月謝の請求も、保護者連絡も、
追加費用は0円。
無制限
1業務だけなら月10万円のお試しプランも
※「実質時給625円」は、月480時間分（正社員3名分相当）の業務を委託した場合の試算です。受託範囲は業務内容により異なりますが、料金はどの業務でも月30万円です。
学習塾では、授業の前後に月謝の請求や保護者への連絡、講習の申込集計が重なり、教室長が授業の準備に使える時間が減っています。このページでは、学習塾がAIに任せられる事務と、採用・外注・自作・システムの乗り換えとの違い、特定商取引法など契約まわりの注意点をまとめました。AI社員AIKATAは、教室の裏方の事務を月30万円の定額で丸ごと引き受ける、学習塾向けの業務代行（BPO）サービスです。
学習塾で人手不足・事務の負担が続く理由
学習塾の事務は、一年の中で何度も山が来ます。春期・夏期・冬期講習のたびに申込の集計と時間割、追加の請求が発生し、定期テストの後は成績の集計と面談の案内が続きます。月謝は兄弟割引や受講コースの変更で生徒ごとに金額が違い、保護者への連絡はLINE・アプリ・紙と、ご家庭ごとに手段も分かれます。
授業を担う講師は採れても、教室の事務を回せる人はなかなか採れません。学生講師が中心の教室では、事務は結局、教室長や塾長が授業の合間と終わった後に引き受けています。請求の決まりや講習の段取りが教室長の頭の中にしかなく、異動や退職のたびに教室の事務が止まりかけることも少なくありません。
学習塾でよく伺うお悩み
月謝の未納確認が教室長の仕事に
口座振替の結果と生徒名簿を見比べ、未納のご家庭への連絡を授業の合間に進めている。
講習の申込集計で毎年残業
夏期講習の申込用紙と追加受講の希望を手で集め、時間割と請求額を作るのに何日もかかる。
保護者へのお知らせづくりが重い
月ごとの学習報告や面談の案内を一人ずつ書き、授業の準備に使う時間が削られていく。
講師のコマ給の計算が煩雑
学生講師のシフトと担当コマを月末に数え直し、給与の計算ミスがたびたび起きる。
その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。
学習塾が採用や外注(BPO)を続けても、利益構造が変わらない理由
人を採用し続ける構造である限り、コスト構造は根本的に変わりません。変動費であり実質的な固定費でもあります。もちろん人を増やせば一時的に業務量はこなせるかもしれませんが、1人が処理できる量には限界があります。
自社で採用するにしても、採用費、研修費、社会保険料、各種管理コスト、さらには精神的コストまでかかります。外注（BPO）にしたところで「人を使う」という本質的な構造は同じなので、人件費に相手の利益や管理費が上乗せされるだけです。つまり、人に依存し続ける限り利益構造は変わりません。
自社で採用
- 精神的コスト
- 管理コスト
- 研修費
- 採用費
- 社会保険料
- 給与
人を増やすほど増える
通常のBPO
- 外注先の利益
- 管理費
- 人件費
人を使う構造は同じ
AI社員AIKATA
- 月30万円の定額
業務が増えても同じ
自社で採用・通常のBPO・AI社員AIKATAの比較
| 自社で採用 | 通常のBPO（外注） | AI社員AIKATA | |
|---|---|---|---|
| 業務を処理するのは | 自社の社員（人） | 外注先の社員（人） | AI（人は確認と承認だけ） |
| かかる費用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費・管理コスト | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 月30万円の定額 |
| 業務が増えたとき | さらに採用が必要 | 外注費が増える | 料金はそのまま |
| 処理できる量 | 1人が処理できる量に限界がある | 外注先の人数が上限 | 人の上限に縛られない |
| 辞めた・替わったとき | 採用と教育をやり直し | 担当の交代で品質が揺れる | 決まりが仕組みに残る |
| 利益構造 | 人に依存し、変わらない | 人に依存し、変わらない | 人への依存から抜け出せる |
だからこそ選択を見直す必要があります。AI社員AIKATAであればその構造から抜け出せます。例えば極端な話、人だと1人で30社しか処理できなかった業務を、AI社員AIKATAであれば300社処理できるようになります。
極端な例です。処理できる量は業務の内容によって変わります。
学習塾向けの業務代行(BPO)「AI社員AIKATA」とは
月謝や講習費の請求と入金の照合から、保護者へのお知らせや面談案内の下書き、テスト結果の集計、講師のコマ給の計算まで。授業の前後に教室スタッフの方がこなしている事務を、AIと人の二重体制でお引き受けします。生徒や教室が増えても、料金は月30万円のままです。
AI社員AIKATAは、人の作業時間ではなく、AIの処理を中心に業務を引き受ける業務代行(BPO)です。処理の中心がAIのため、任せる量が増えても料金は増えません。AIが処理した結果は当社の人が確認し、御社は出来上がった内容を確認して承認するだけです。
学習塾のAI活用：AIに任せられる業務
請求・入金
受講コースや兄弟割引、講習費を反映した請求データの作成から、口座振替の結果との照合、未納のご家庭への案内文の下書きまでを引き受けます。未納の事情の聞き取りや、お支払いの相談への対応は、教室で行います。
- 月謝・講習費の請求データの作成
- 口座振替の結果と入金の照合
- 未納のご家庭への案内文の下書き
保護者連絡
学習報告やお知らせ、面談の案内を、塾の言葉づかいでご家庭ごとに下書きし、欠席・振替の記録を整理します。送信は教室長の承認の後に行い、進路や指導方針についての助言は、先生方が書き加えます。
- 学習報告・お知らせの下書き
- 面談日程の案内と調整の連絡
- 欠席・振替の記録の整理
成績・生徒台帳
テスト結果や内申点の集計、生徒台帳と受講コースの更新、講習の申込集計と時間割の下書きを引き受けます。どの講師がどのコマを受け持つか、どの講座を勧めるかは、塾長や教室長が決めます。
- テスト結果・内申点の集計
- 生徒台帳・受講コースの更新
- 講習の申込集計と時間割の下書き
講師・経理
講師の勤怠と担当コマの集計、コマ給の計算と給与明細の作成、教室別の月次レポートづくりを引き受けます。授業の前後の準備や報告書の時間をどう扱うかは、導入前に御社の決まりを確かめて登録します。
- 講師の勤怠とコマ数の集計
- コマ給の計算・給与明細の作成
- 教室別の月次レポートの作成
いまお使いのソフト・システムのままで大丈夫です
上記は一例です。パソコンで操作しているソフトやWebの画面であれば、当社が操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは必要ありません。
ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。
学習塾の事務を外注・効率化する方法の比較
学習塾の事務の負担を減らす方法は、大きく分けて「採用」「外注」「自作」「ソフトの乗り換え」の4つです。それぞれに向き不向きがありますが、業務が増え続ける前提で考えると、どれも負担や費用が後から増えていく形になります。
✕事務スタッフを採用して増やす
教室ごとに事務の方を採用できれば、教室長は授業に戻れます。ただ、夕方から夜に集中する勤務で、請求や講習の段取りまでこなせる人を採るのは簡単ではありません。生徒数の増減に合わせて人を増やすと、教室の利益が残りにくくなる面もあります。
✕月謝の集金代行などに外注する
月謝の請求や集金を代行する会社に任せる方法もあります。ただ、頼めるのは集金など決まった範囲が中心で、保護者への連絡や講習の集計、講師の給与は教室に残ります。外注先が増えるほど、生徒の情報をあちこちに渡すことにもなります。
✕表計算やAIで自分たちで作る
表計算で請求額を計算したり、生成AIで学習報告を書いたりする工夫もできます。ただ、作るのは授業を持つ教室長で、講習のたびに表を直す手間が続きます。作った人が異動すると、ほかの教室では使えない仕組みが残りがちです。
✕塾の管理システムを乗り換える
請求・連絡・成績をまとめて扱える管理システムに乗り換えると、手作業の一部は減ります。ただ、生徒データの移行やご家庭へのアプリの案内に手間がかかり、講習の時期と重なると負担が大きくなります。乗り換えた後も、集計の確認や文面づくりは人の仕事として残ります。
4つの方法とAI社員AIKATAの違い
| 方法 | 費用 | 自動になる範囲 | 業務が増えたとき |
|---|---|---|---|
| 自社で採用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費 | 自動にならない（社員が処理） | さらに採用が必要 |
| 通常のBPO（外注） | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 自動にならない（外注先の人が処理） | 外注費が増える |
| よくあるAI化・RPA （点の自動化） | 作る人の時間と手直し | 1つの作業だけ。前後は人 | 前後の人の作業が増える |
| ソフトを乗り換える | 新しい月額と移行の手間 | ソフトの中だけ | 人の作業は残る |
| AI社員AIKATA （線の自動化） | 月30万円の定額 | 受け取りから納品まで、流れ全体 | 料金はそのまま |
AI社員AIKATAは、採用も乗り換えも要らず、いまのソフトのまま業務を引き受けます。部分的な「点」ではなく、受け取りから納品までの「線」をAIで自動にするため、前後の受け渡しに人が残りません。料金は月30万円の定額で、業務の量や種類が増えても変わりません。
学習塾がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由
理由1生徒や教室が増えても月30万円
料金は、生徒の数や教室の数で変わらない定額です。夏期講習で申込が重なる月も、新しい教室を開いた後も、追加費用はかかりません。まず月謝の請求から試したいときは、1業務・1自動化で月10万円のお試しプランがあります。
理由2Comiruなどの管理システムのまま
Comiruやコエテコマネージャー、wagacoなど、いま教室でお使いのシステムの画面を当社が操作して自動化します。ご家庭にアプリの入れ替えをお願いする必要はなく、教室の連絡の流れも変わりません。
理由3ご家庭に届く前に人が確かめる
請求データや保護者への文面は、AIが作った後に当社の人が確かめ、教室長が承認してから送ります。生徒の名前や金額の取り違えが、そのままご家庭に届かない流れにしています。
理由4教室長が異動しても事務が回る
請求の決まりや講習の段取りを、教室長の記憶ではなく仕組みに残します。教室長の異動や退職があっても、月謝の請求や学習報告の下書きは同じ手順で続き、新しい教室長も確認から始められます。
理由5授業と進路の相談は先生に残る
当社が引き受けるのは、請求・集計・文面の下書きといった教室の裏方の事務です。授業や進路の面談、保護者からのお電話への対応は、これまでどおり先生方が行うため、塾の指導の中身は変わりません。
学習塾での活用イメージ
月謝の請求と入金照合
請求データの作成から、未納のご家庭への案内文まで、まとめてお任せ。
受講コースと割引を一人ずつ確かめ、
口座振替の結果と名簿を見比べる。
未納の連絡が授業の合間に残る。
請求額と振替の結果をAIが照合し、
未納の一覧と案内文の下書きまで。
教室長は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／未納の事情の聞き取りは、御社で行います。
保護者への学習報告
授業の記録の整理から、保護者向けの報告文の下書きまで、まとめてお任せ。
講師の授業メモとテスト結果を集め、
ご家庭ごとに報告文を書き分ける。
月末は報告づくりで夜まで残る。
授業メモと成績をAIが生徒ごとに整理し、
ご家庭向けの報告文を下書き。
講師は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／指導方針や進路の助言は、先生が書き加えます。
講習の申込集計
申込の取りまとめから、時間割と請求額の下書きまで、まとめてお任せ。
申込用紙とフォームの回答を集め、
科目とコマ数を表に書き写す。
請求額の計算に何日もかかる。
申込の内容をAIが生徒ごとに集計し、
時間割と請求額の下書きまで用意。
塾長は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／講師の割り当ては、御社で決めていただきます。
学習塾が外注・AI活用の前に確かめたいこと
特定商取引法の契約の決まりを確かめる
期間と金額が一定を超える学習塾の契約は、特定商取引法の特定継続的役務提供にあたります。契約前の概要書面と契約書面の交付、クーリング・オフ、中途解約の精算に決まりがあります。当社は契約内容の一覧化や精算額の計算の下準備までを行い、ご家庭への説明と契約の締結は御社で行います。
生徒の成績とご家庭の情報の扱い
成績や内申点、ご家庭の連絡先や口座の情報など、未成年の生徒にかかわる情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、管理システムの権限は作業に要る範囲だけにします。学習報告に書いてよい内容や、兄弟姉妹の情報の扱いも、導入前に教室と取り決めます。
講師のコマ給の決まりを整理する
学生講師のコマ給は、授業の時間だけでなく、授業前後の準備や報告書づくりの時間をどう扱うかで計算が変わります。こうした時間も労働時間にあたる場合があるため、いまの給与の決まりを導入前に確かめて登録します。講習の時期を避け、通常授業の月から引き継ぐと安全です。
料金プラン
- 任せる業務の数に上限なし
- 業務や件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- 1業務・1自動化で、まず1つの業務から
- その業務の件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- まかせ放題プランへ、いつでも切り替え(違約金なし)
※ 1業務とは、1つの業務(例:請求書の発行、勤怠の集計)を始めから終わりまで、1つの自動化の仕組みでお任せいただく形です。
※ お試しプランからまかせ放題プランへの切り替えは、14日までのお申し出で翌月1日から、15日以降は翌々月1日からです。作った仕組みはそのまま引き継ぎ、初期費用はかかりません。
※ 別途、御社名義でご契約いただくAIツール(Claude Code・Codexなど)の利用料(目安:月15,000円〜30,000円)がかかります。
導入の流れ
- STEP1
無料相談のお申し込み
このページのフォームから、ご都合のよい日時を選んでご予約ください。60分・Google Meetのオンラインで行います。
- STEP2
業務のヒアリング
いまの業務の流れ・件数・お使いのソフトを伺い、任せられる業務を一緒に整理します。
- STEP3
削減できる固定費の算出
任せられる業務の量と、いまかかっている人件費や外注費を比べて試算します。
- STEP4
受託内容と費用のご提案
まかせ放題プラン(月30万円)か、1業務から始めるお試しプラン(月10万円)かを含めてご提案します。
- STEP5
業務の引き継ぎ・運用開始
担当者の方の画面を拝見しながら手順を分解して仕組みにし、運用を始めます。パイロット運用の期間はありません。
よくあるご質問
サービスについて
AI社員AIKATAとはどんなサービスですか?
なぜ「定額」で「格安」なのですか?
特定商取引法との関係で問題はありませんか?
保護者へのメッセージは、塾の名前で届きますか?
Comiruなど、いまの管理システムのままで頼めますか?
学習塾でAIを使うと、どの業務が楽になりますか?
AIに任せて品質は大丈夫ですか?
自社にAIの知識がなくても利用できますか?
通常のBPO・外注と何が違うのですか?
任せられる業務について
どんな業務を任せられますか?
任せられない業務はありますか?
複数の業務をまとめて任せることはできますか?
料金・契約について
料金はどのように決まりますか?
導入前にパイロット運用やテスト期間は必要ですか?
月30万円には、どこまでの業務が含まれますか?
任せられる業務量に上限はありますか?
まったく分野の違う業務も、同じ月30万円で任せられますか?
費用は固定ですか?業務量が増えたら高くなりますか?
初期費用はかかりますか?
最低利用金額や契約期間はありますか?
定額以外に追加費用が発生することはありませんか?
導入の流れについて
導入までどのくらいかかりますか?
業務の引き継ぎが大変そうで不安です。
導入にあたって何を準備すればよいですか?
品質・セキュリティについて
ミスが起きた場合はどうなりますか?
機密情報や個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?
繁忙期や急な業務増にも対応できますか?
担当者が辞めたり休んだりするリスクはありませんか?
運用について
日々のやり取りはどのように行いますか?
業務内容や手順が変わった場合は対応してもらえますか?
解約したい場合はどうなりますか?
「AI鬼管理」とは何ですか?
無料相談について
無料相談では何をしますか?
相談したら営業をかけられませんか?
地方の会社でも利用できますか?
まとめ：学習塾の事務は、月30万円の定額で任せられます
学習塾の事務は、講習や定期テストのたびに山が来て、授業を持つ教室長が抱え込みやすい仕事です。AI社員AIKATAなら、月謝の請求と入金の照合、保護者への連絡の下書き、成績の集計、講師の給与計算まで、教室スタッフの方の事務を月30万円の定額で丸ごと引き受けます。授業と進路の相談は先生方に残したまま、いまの管理システムで始められます。無料相談では、教室の事務のどこまでを任せられるかをその場で整理します。