葬儀社特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

葬儀社で人手不足・事務の負担が続く理由

葬儀社の事務は、施行の件数と同じ波で増えます。打ち合わせのたびにプランや返礼品、料理の数が変わって見積を作り直し、式の後は請求、立替金や供花の精算、入金の確認が続きます。四十九日や一周忌、仏壇やお墓のご相談と、ご遺族とのお付き合いは葬儀の後も長く続き、その期日の管理も社内の事務として積み上がっていきます。

葬儀の現場は夜間の待機や急な施行が多く、事務のために人を採っても続きにくい仕事です。見積の作り方や法要のご案内の時期は、ベテランの担当者が手帳や記憶で管理していることが多く、その人が休むと止まります。施行担当が事務を兼ねる形のままでは、施行が増えるほど社員の負担が重くなります。

葬儀社でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

葬儀社のAI活用：AIに任せられる業務

見積・請求

打ち合わせのメモからプランと追加品目を整理し、見積書と請求書の下書き、入金の照合、立替金や供花の代金の精算までを引き受けます。金額のご説明とご契約、お支払いのご相談への対応は、担当の社員の方が行います。

• 打ち合わせメモからの見積書の下書き
• 請求書の作成・送付
• 入金の照合と未入金の一覧
• 立替金・供花の代金の精算

施行台帳・記録

施行台帳の入力と更新、供花・供物の注文の一覧化、仕入れ先への発注書の下書きを引き受けます。役所への届出や火葬場・寺院との調整、式場での段取りは、これまでどおり御社の社員の方が行います。

• 施行台帳の入力・更新
• 供花・供物の注文の一覧化
• 仕入れ先への発注書の下書き

アフターフォロー

施行日から四十九日や一周忌などの期日を割り出し、法要や仏壇・お墓のご案内文を下書きします。事前相談の記録も整理し、次の打ち合わせに使える形にまとめます。ご案内を送るかどうかは、ご遺族のご意向に沿って御社が決めます。

• 法要のご案内の下書き
• 仏壇・お墓のご案内文の下書き
• 事前相談の記録の整理

社内事務

社員の勤怠と夜間待機の集計、口コミへの返信の下書き、会館別の施行件数と売上をまとめた月次レポートを引き受けます。施行の波があっても、締めの作業を毎月同じ手順で進めます。

• 社員の勤怠・夜間待機の集計
• 口コミへの返信の下書き
• 会館別の月次レポートの作成

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

葬儀社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

葬儀社が外注・AI活用の前に確かめたいこと

見積と請求の説明は担当者が行う

葬儀の費用は打ち合わせの後に追加の品目で変わりやすく、見積と請求の差がご遺族とのトラブルの元になりがちです。当社は打ち合わせの内容から見積と請求の下書きを作り、差が出た品目を一覧にします。金額のご説明と、追加の品目についてご遺族の了承をいただくのは、担当の社員の方です。

故人様とご遺族の情報の扱い

個人情報保護法の対象は生きている方の情報のため、故人様の情報は法律上の個人情報にあたらない場合があります。ただ、喪主様やご遺族の連絡先、宗派などと結びつくため、同じ水準で扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、施行台帳の権限は作業に要る範囲だけにします。

役所の手続きと現場は社内に残す

死亡届の提出や火葬の手配、寺院や火葬場との日程の調整、供花の受け取りなど、人が動き、その場で決める仕事は当社の作業に含みません。どこからを当社に渡すかは、打ち合わせのメモや施行台帳の形を拝見しながら導入前に決めます。手書きの申込書は、写真やスキャンからデータ化します。

まとめ：葬儀社の事務は、月30万円の定額で任せられます

葬儀社の事務は、施行の波に合わせて見積・請求・台帳の仕事が押し寄せ、式の後も法要のご案内まで長く続きます。AI社員AIKATAなら、見積書と請求書の下書き、入金の照合、施行台帳の整理、法要のご案内文まで、社員の方の事務を月30万円の定額で丸ごと引き受けます。ご遺族への対応と式の進行は社員の方に残したまま、いまの葬儀管理システムで始められます。無料相談で、社内の事務のどこまでを任せられるかを一緒に整理しましょう。