建設業特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

建設会社で人手不足・事務の負担が続く理由

建設業の事務は、現場の数と協力会社の数に比例して増えます。元請ごとに安全書類の書式や提出の仕組みが違い、新しい現場に入るたびに作業員名簿や再下請負通知書を作り直します。時間外労働の上限規制が建設業にも適用され、建設業法の改正で見積りや契約の際に確かめる項目も増えたため、現場で抱えていた書類が事務所に集まってきています。

一方で、工事事務の経験者は採りにくく、元請ごとの書式や原価の締め方を覚えるまでには時間がかかります。書類の作り方を知っているのが一人だけという会社も少なくなく、その人が休むと請求も安全書類も止まります。現場代理人が夜に書類を片付ける働き方も、上限規制のもとでは続けられません。

建設会社でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

建設会社の協力会社の請求処理を「点」ではなく「線」で自動化する

世の中にある自動化の多くは部分的な「点」の自動化にとどまっていて、「線」の自動化ができていません。それでは従来のRPAと変わりません。

例えば協力会社の請求処理で言えば、請求書を読み取って入力する所だけを自動にするのではなく、請求書の受け取りと催促、注文書との照合、協力会社への確認、原価管理ソフトへの入力、実行予算との照合、支払の準備までを、ひと続きの流れとしてAIが進めます。

協力会社の請求処理の「線」の流れ

1. 受け取り

   協力会社からメール・ANDPAD などで届く請求書と、御社でスキャンした郵送の請求書を、AIが集めて現場ごと・会社ごとに仕分けます。締め日を過ぎても届かない会社には、決めた文面で催促します。

2. 照合

   請求書を注文書・注文請書と照らし、単価・数量・出来高の違い、二重の請求、注文の無い追加を洗い出します。

3. 差し戻し送る前に承認

   違いのあった請求書は、協力会社への確認の文面をAIが作ります。工事事務の方が承認すると送られ、AIが直しの請求書を読み取って照らし直します。

4. 入力

   照らし終えた請求を、いまお使いの原価管理ソフトの工事台帳に、AIが取り込みや画面の操作で入れます。ソフトの乗り換えは要りません。

5. 予算照合違いだけ判断

   入れた原価を実行予算と照らし、予算を超えた工事や注文の無い追加の請求で止めます。止まった所だけを、現場の担当者が判断します。

6. 支払準備送る前に承認

   支払の一覧と振込のデータをそろえます。支払の可否と金額は御社が決め、承認した分だけが振込のデータになります。

「点」の自動化と「線」の自動化の違い

協力会社の請求処理の自動化デモ

▶ 再生する協力会社の請求処理の自動化デモを見る請求書の受け取りから支払の準備まで、AIが進める流れを自動で再生します（約3分・音は出ません）

建設会社のAI活用：AIに任せられる業務

安全書類・労務

作業員の資格・健康診断・社会保険の情報を一つの台帳にまとめ、元請の書式やグリーンサイト・Buildeeへの転記、期限切れが近い資格の洗い出し、新規入場者の書類の回収までを引き受けます。安全管理の判断と書類の提出は御社が行います。

• 作業員名簿の作成・更新
• 資格・健康診断の期限チェック
• 新規入場者の書類の回収
• 元請指定の書式への転記

請求・支払

元請への出来高請求書の作成、協力会社の請求書と注文書の照合、注文書・注文請書の下書き、支払一覧の作成までを担います。差異があったものは一覧にしてお戻しし、支払の可否と金額は御社が決めます。

• 元請への出来高請求書の作成
• 下請の請求書と注文書の照合
• 注文書・注文請書の下書き
• 協力会社への支払一覧の作成

原価管理

日報や出面の集計、工事台帳への原価の入力、実行予算との差の一覧、工事別の月次収支表づくりを引き受けます。紙の日報は写真やスキャンからデータ化します。原価の見直しや追加の請求をどうするかは御社が判断します。

• 日報・出面の集計
• 工事台帳への原価の入力
• 実行予算との差異の一覧化
• 工事別の月次収支表の作成

工事書類

工事写真の仕分けと写真台帳の作成、打合せ簿の清書、材料の納品書の整理、提出書類の期限の管理を引き受けます。施工計画や工程・品質の管理は、御社の主任技術者・監理技術者が行います。

• 工事写真の仕分け・写真台帳の作成
• 工事打合せ簿の清書
• 材料の納品書の整理・一覧化
• 提出書類の期限の一覧管理

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

建設会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

建設会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと

建設業法・行政書士法との線引き

建設業法では、施工計画や工程・品質の管理、技術上の指導監督を主任技術者・監理技術者の職務と定めています。建設業許可や経営事項審査の申請書類の作成は、行政書士の業務にあたります。当社は書類の転記や集計を補助する立場で、技術上の判断と申請は御社や専門家が行います。

作業員の健康診断や保険の情報

安全書類では、作業員の生年月日や住所、健康診断の結果、社会保険の加入状況、資格の情報など、取り扱いに注意が要る個人情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、当社が見られる台帳やシステムを必要な範囲に限ります。協力会社から預かる情報の扱いも導入前に決めます。

元請指定のシステムの使い方を確かめる

グリーンサイトやBuildeeなど元請が指定するシステムは、利用規約や元請の決まりで、操作できる人やIDの扱いが定められていることがあります。導入前に御社と一緒に確かめ、規約に沿う範囲で当社が作業します。紙で出す現場の書式も、最初に一覧にして登録します。

まとめ：建設会社の事務は、月30万円の定額で任せられます

建設業の人手不足は現場だけでなく、安全書類や請求、原価の集計を担う事務にも及んでいます。AI社員AIKATAなら、作業員名簿などの安全書類、協力会社の請求書の照合、工事原価の集計、工事写真台帳の作成まで、工事事務の方の書類仕事を月30万円の定額で引き受けます。施工管理は技術者の手元に残したまま、いまのソフトで始められます。任せられる業務と費用の目安は、無料相談でお確かめください。