特許事務所の業務、
弁理士特化定額格安BPO・AI社員AIKATA
月30万円でまかせ放題。
期限管理も、年金管理も、
追加費用は0円。
無制限
1業務だけなら月10万円のお試しプランも
※「実質時給625円」は、月480時間分（正社員3名分相当）の業務を委託した場合の試算です。受託範囲は業務内容により異なりますが、料金はどの業務でも月30万円です。
特許事務所では、特許庁からの通知や外国代理人のレポートが毎日届き、期限の登録と年金の管理を事務スタッフの方が目で確かめ続けています。このページでは、弁理士法の独占業務を踏まえて、特許事務所がAIに任せられる事務と、採用・外注・自作・管理システムの入れ替えを比べます。AI社員AIKATAは、期限管理や外国案件の照合、請求までを月30万円の定額で引き受ける、特許事務所向けの業務代行（BPO）サービスです。
特許事務所で人手不足・事務の負担が続く理由
特許事務所の事務は、一つの出願から何年も続きます。拒絶理由通知への応答期限、審査請求期限、登録後の特許料の納付、商標の更新と、案件ごとに期限が重なり、外国出願があれば国ごとの期限と代理人とのやり取りも加わります。担当する案件が積み上がるほど、管理する期限の数は出願の件数以上に増えていきます。
期限の管理は一つの見落としが権利の喪失につながるため、経験のある事務スタッフに任せたい仕事です。ただ、特許事務の経験者は採用が難しく、国内と外国の手続きを覚えるまでには時間がかかります。二人で読み合わせる体制を続けるほど、事務スタッフの手は期限の確認に取られていきます。
特許事務所でよく伺うお悩み
期限の登録が担当者の目視頼み
特許庁からの通知を一件ずつ開いて期限を手入力し、二人で読み合わせても不安が消えない。
外国代理人の請求書の照合が重い
国ごとに書式も通貨も違う請求書を、指示した内容と一件ずつ突き合わせている。
年金の納付案内が後回しになる
特許料の納付期限が近い案件を台帳から拾い出し、顧客に維持するかを確かめる連絡が遅れがち。
年度末に出願の依頼が重なる
企業の顧客から年度末に出願の依頼が集中し、受付と書類の整理だけで手一杯になる。
その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。
特許事務所が採用や外注(BPO)を続けても、利益構造が変わらない理由
人を採用し続ける構造である限り、コスト構造は根本的に変わりません。変動費であり実質的な固定費でもあります。もちろん人を増やせば一時的に業務量はこなせるかもしれませんが、1人が処理できる量には限界があります。
自社で採用するにしても、採用費、研修費、社会保険料、各種管理コスト、さらには精神的コストまでかかります。外注（BPO）にしたところで「人を使う」という本質的な構造は同じなので、人件費に相手の利益や管理費が上乗せされるだけです。つまり、人に依存し続ける限り利益構造は変わりません。
自社で採用
- 精神的コスト
- 管理コスト
- 研修費
- 採用費
- 社会保険料
- 給与
人を増やすほど増える
通常のBPO
- 外注先の利益
- 管理費
- 人件費
人を使う構造は同じ
AI社員AIKATA
- 月30万円の定額
業務が増えても同じ
自社で採用・通常のBPO・AI社員AIKATAの比較
| 自社で採用 | 通常のBPO（外注） | AI社員AIKATA | |
|---|---|---|---|
| 業務を処理するのは | 自社の社員（人） | 外注先の社員（人） | AI（人は確認と承認だけ） |
| かかる費用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費・管理コスト | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 月30万円の定額 |
| 業務が増えたとき | さらに採用が必要 | 外注費が増える | 料金はそのまま |
| 処理できる量 | 1人が処理できる量に限界がある | 外注先の人数が上限 | 人の上限に縛られない |
| 辞めた・替わったとき | 採用と教育をやり直し | 担当の交代で品質が揺れる | 決まりが仕組みに残る |
| 利益構造 | 人に依存し、変わらない | 人に依存し、変わらない | 人への依存から抜け出せる |
だからこそ選択を見直す必要があります。AI社員AIKATAであればその構造から抜け出せます。例えば極端な話、人だと1人で30社しか処理できなかった業務を、AI社員AIKATAであれば300社処理できるようになります。
極端な例です。処理できる量は業務の内容によって変わります。
特許事務所向けの業務代行(BPO)「AI社員AIKATA」とは
特許庁から届く書類の整理と期限の登録から、年金の納付期限の管理、外国代理人の請求書の照合まで。事務スタッフの方が毎日こなしている定型業務を、AIと人の二重体制でお引き受けします。出願書類の作成や手続きは、これまでどおり先生方が行います。担当案件が増えても、料金は月30万円のままです。
AI社員AIKATAは、人の作業時間ではなく、AIの処理を中心に業務を引き受ける業務代行(BPO)です。処理の中心がAIのため、任せる量が増えても料金は増えません。AIが処理した結果は当社の人が確認し、御社は出来上がった内容を確認して承認するだけです。
特許事務所のAI活用：AIに任せられる業務
期限・中間処理
インターネット出願ソフトで受け取った特許庁からの発送書類を整理し、書類の種類と応答期限・審査請求期限を読み取って管理システムへ登録します。期限が近い案件のリマインドも行います。応答の方針と書類の作成は先生が行います。
- 特許庁からの発送書類の整理
- 応答期限・審査請求期限の登録
- 期限が近い案件のリマインド
- 顧客への受領連絡の下書き
年金・更新
特許料の納付期限と商標の更新期限を一覧にし、顧客へ維持するかを確かめる連絡を下書きします。返事の記録と、納付・更新の結果の台帳への反映までを受け持ちます。維持の判断は顧客と先生が行い、納付の手続きは事務所で行います。
- 特許料の納付期限の一覧化
- 顧客への維持意思の確認連絡の下書き
- 商標の更新期限の管理
- 納付・更新結果の台帳への反映
外国案件
国ごとに書式も通貨も違う外国代理人のレポートと請求書を読み取り、外国での期限の登録と、指示した内容との照合を行います。支払一覧も作ります。外国代理人への指示と送金は、事務所で行います。
- 外国代理人からのレポートの整理
- 外国での期限の登録
- 外国代理人の請求書の照合
- 支払一覧の作成
請求・事務
報酬と特許庁費用を分けた請求書の発行、入金消込、発明者からの資料回収の連絡、公報の収集とウォッチングの一覧づくりまでを引き受けます。公報の内容の分析や鑑定は先生が行います。
- 報酬と特許庁費用の請求書発行
- 入金消込・未入金の一覧化
- 発明者からの資料回収・催促の連絡
- 公報の収集とウォッチング一覧
いまお使いのソフト・システムのままで大丈夫です
上記は一例です。パソコンで操作しているソフトやWebの画面であれば、当社が操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは必要ありません。
ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。
特許事務所の事務を外注・効率化する方法の比較
特許事務所の事務の負担を減らす方法は、大きく分けて「採用」「外注」「自作」「ソフトの乗り換え」の4つです。それぞれに向き不向きがありますが、業務が増え続ける前提で考えると、どれも負担や費用が後から増えていく形になります。
✕特許事務の経験者を採用する
国内と外国の手続きに慣れた事務スタッフを採れれば安心ですが、特許事務の経験者は限られ、採用には時間も費用もかかります。期限管理を任せられるまで育てる間は先生や先輩の確認が欠かせず、辞めれば台帳の癖ごと引き継ぎ直しです。
✕年金管理を専門会社に外注する
特許料の納付を専門の会社に任せる方法もあり、納付の手続きそのものは手放せます。ただ、顧客への維持意思の確認や台帳との突き合わせは事務所に残り、中間処理の期限や外国代理人の請求書の照合は、別に回す必要があります。
✕RPAで期限の登録を自動化する
RPAや生成AIで、通知の読み取りから期限の登録までを自分たちで組む方法もあります。ただ、特許庁の書類の様式や管理システムの画面が変わるたびに手直しが要り、読み取りの誤りを誰が確かめるかという問題も残ります。
✕知財管理システムを入れ替える
新しい知財管理システムに入れ替えれば、期限の計算や通知は楽になります。ただ、過去の案件と期限のデータを移す作業は重く、移した後も、発送書類の取り込みの確認や外国代理人の請求書の照合、顧客への連絡は人の手で続きます。
4つの方法とAI社員AIKATAの違い
| 方法 | 費用 | 自動になる範囲 | 業務が増えたとき |
|---|---|---|---|
| 自社で採用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費 | 自動にならない（社員が処理） | さらに採用が必要 |
| 通常のBPO（外注） | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 自動にならない（外注先の人が処理） | 外注費が増える |
| よくあるAI化・RPA （点の自動化） | 作る人の時間と手直し | 1つの作業だけ。前後は人 | 前後の人の作業が増える |
| ソフトを乗り換える | 新しい月額と移行の手間 | ソフトの中だけ | 人の作業は残る |
| AI社員AIKATA （線の自動化） | 月30万円の定額 | 受け取りから納品まで、流れ全体 | 料金はそのまま |
AI社員AIKATAは、採用も乗り換えも要らず、いまのソフトのまま業務を引き受けます。部分的な「点」ではなく、受け取りから納品までの「線」をAIで自動にするため、前後の受け渡しに人が残りません。料金は月30万円の定額で、業務の量や種類が増えても変わりません。
特許事務所がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由
理由1担当案件が増えても月30万円
料金は出願の件数や期限の数では変わりません。年度末に出願の依頼が集中する時期も、外国案件のレポートが重なる月も、追加費用はかかりません。まず年金管理だけを任せるなら、月10万円のお試しプランもあります。
理由2いまの管理システムのまま任せられる
知財管理システムやExcelの台帳など、事務所でお使いの道具に合わせて画面操作ごと当社が自動化します。発送書類の受け取りもインターネット出願ソフトのままで、システムの入れ替えや顧客への手順の変更のお願いは要りません。
理由3期限は読み取りと照合の二重で確認
AIが通知から読み取った期限は、当社の担当者が元の書類と一件ずつ照らし合わせてから登録します。外国代理人の請求書も、指示した内容との食い違いを人が見直したうえでお渡しするため、先生は確認して承認するだけです。
理由4事務スタッフが替わっても期限を追える
期限の登録手順や顧客ごとの連絡の決まりを仕組みとして残すため、特定の事務スタッフの台帳の癖に頼りません。担当者が休んだ日も、発送書類の整理と期限の登録、年金の案内は止まりません。
理由5出願書類と代理は先生の手元に
当社は明細書などの出願書類を作らず、特許庁への手続きの代理も、権利についての鑑定も行いません。引き受けるのは書類の整理・期限の登録・照合・請求の事務だけです。弁理士法の独占業務は先生に残り、事務所の役割分担はそのままです。
特許事務所での活用イメージ
中間処理の期限管理
特許庁からの書類の整理から、期限の登録まで、まとめてお任せ。
受け取った通知を一件ずつ開き、
応答期限を数えて台帳へ手入力。
読み合わせても、見落としが怖い。
書類の種類と期限をAIが読み取り、
管理システムへ登録し、当社が確認。
事務所は登録内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／応答の方針と書類の作成は弁理士の先生が行います。
年金の納付管理
納付期限の拾い出しから、顧客への確認連絡まで、まとめてお任せ。
納付期限が近い案件を台帳から探し、
顧客ごとに案内文を作って連絡。
返事の管理まで手が回らない。
期限が近い案件をAIが一覧にし、
案内文の下書きと返事の記録まで。
事務所は内容を確認して送るだけ。
活用イメージ／特許料の納付の手続きは事務所で行います。
外国代理人の請求書照合
外国代理人の請求書の照合から、支払一覧まで、まとめてお任せ。
国ごとに書式も通貨も違う請求書を、
指示した内容と一件ずつ突き合わせ。
顧客への請求書にも手で書き写す。
請求書の中身をAIが読み取り照合。
支払一覧と顧客への請求書まで用意。
事務所は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／外国への送金などの支払いは事務所で行います。
特許事務所が外注・AI活用の前に確かめたいこと
弁理士法75条の範囲に触れない
特許・実用新案・意匠・商標に関する特許庁への手続きの代理や、その鑑定、書類の作成は、弁理士法75条で、弁理士でない者が業として行うことを禁じられています。外注先に任せるのは書類の整理や期限の登録などの事務に限り、応答書類や明細書の作成に関わらないことを契約で確かめてください。
出願前の発明の秘密を守る
出願前の発明の内容や顧客の技術資料は、外に漏れれば新規性を失うおそれがある情報です。秘密保持契約(NDA)を結び、当社が見られる案件と資料を限定します。外国代理人とのやり取りや請求書にも顧客名と案件が載るため、受け渡しと保管の方法を事前に決めます。
外国案件の指示の記録をそろえる
外国代理人の請求書を照合するには、事務所がいつ何を指示したかの記録が欠かせません。導入前に、指示のメールや管理システムの記録の置き場所、通貨や為替の扱い、顧客への請求に載せる項目を、事務スタッフの方の画面を拝見しながら決めます。決めた型は先生の確認を経てから使い始めます。
料金プラン
- 任せる業務の数に上限なし
- 業務や件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- 1業務・1自動化で、まず1つの業務から
- その業務の件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- まかせ放題プランへ、いつでも切り替え(違約金なし)
※ 1業務とは、1つの業務(例:請求書の発行、勤怠の集計)を始めから終わりまで、1つの自動化の仕組みでお任せいただく形です。
※ お試しプランからまかせ放題プランへの切り替えは、14日までのお申し出で翌月1日から、15日以降は翌々月1日からです。作った仕組みはそのまま引き継ぎ、初期費用はかかりません。
※ 別途、御社名義でご契約いただくAIツール(Claude Code・Codexなど)の利用料(目安:月15,000円〜30,000円)がかかります。
導入の流れ
- STEP1
無料相談のお申し込み
このページのフォームから、ご都合のよい日時を選んでご予約ください。60分・Google Meetのオンラインで行います。
- STEP2
業務のヒアリング
いまの業務の流れ・件数・お使いのソフトを伺い、任せられる業務を一緒に整理します。
- STEP3
削減できる固定費の算出
任せられる業務の量と、いまかかっている人件費や外注費を比べて試算します。
- STEP4
受託内容と費用のご提案
まかせ放題プラン(月30万円)か、1業務から始めるお試しプラン(月10万円)かを含めてご提案します。
- STEP5
業務の引き継ぎ・運用開始
担当者の方の画面を拝見しながら手順を分解して仕組みにし、運用を始めます。パイロット運用の期間はありません。
よくあるご質問
サービスについて
AI社員AIKATAとはどんなサービスですか?
なぜ「定額」で「格安」なのですか?
弁理士法との関係で問題はありませんか?
管理システムは何に対応していますか?
期限の最終確認はどうなりますか?
特許事務所でAIを使うと、どの業務が楽になりますか?
AIに任せて品質は大丈夫ですか?
自社にAIの知識がなくても利用できますか?
通常のBPO・外注と何が違うのですか?
任せられる業務について
どんな業務を任せられますか?
任せられない業務はありますか?
複数の業務をまとめて任せることはできますか?
料金・契約について
料金はどのように決まりますか?
導入前にパイロット運用やテスト期間は必要ですか?
月30万円には、どこまでの業務が含まれますか?
任せられる業務量に上限はありますか?
まったく分野の違う業務も、同じ月30万円で任せられますか?
費用は固定ですか?業務量が増えたら高くなりますか?
初期費用はかかりますか?
最低利用金額や契約期間はありますか?
定額以外に追加費用が発生することはありませんか?
導入の流れについて
導入までどのくらいかかりますか?
業務の引き継ぎが大変そうで不安です。
導入にあたって何を準備すればよいですか?
品質・セキュリティについて
ミスが起きた場合はどうなりますか?
機密情報や個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?
繁忙期や急な業務増にも対応できますか?
担当者が辞めたり休んだりするリスクはありませんか?
運用について
日々のやり取りはどのように行いますか?
業務内容や手順が変わった場合は対応してもらえますか?
解約したい場合はどうなりますか?
「AI鬼管理」とは何ですか?
無料相談について
無料相談では何をしますか?
相談したら営業をかけられませんか?
地方の会社でも利用できますか?
まとめ：特許事務所の事務は、月30万円の定額で任せられます
特許事務所の事務は、期限の数が案件とともに増え続けます。経験者の採用や年金管理の外注、システムの入れ替えだけでは、期限の登録や外国代理人の請求書の照合が残ります。AI社員AIKATAは、発送書類の整理から期限の登録、年金の案内、請求までを月30万円の定額で引き受け、出願書類の作成と手続きの代理は先生の手元に残します。期限管理のどこから任せられるかは、無料相談でご確認ください。