マンション管理会社の業務、
マンション管理特化定額格安BPO・AI社員AIKATA
月30万円でまかせ放題。
収支報告も、議事録作成も、
追加費用は0円。
無制限
1業務だけなら月10万円のお試しプランも
※「実質時給625円」は、月480時間分（正社員3名分相当）の業務を委託した場合の試算です。受託範囲は業務内容により異なりますが、料金はどの業務でも月30万円です。
マンション管理会社では、フロント担当が多くの管理組合を受け持ち、収支報告書や総会資料、議事録づくりに追われて、理事会への提案や居住者対応の時間が削られています。このページでは、マンション管理の事務のうちAIに任せられる業務と、マンション管理適正化法の線引き、採用や委託などほかの方法との違いをまとめました。AI社員AIKATAは、フロント担当の方の定型業務を月30万円の定額で引き受ける、マンション管理会社向けの業務代行（BPO）サービスです。
マンション管理会社で人手不足・事務の負担が続く理由
マンション管理の事務は、受託する管理組合の数だけ増えます。組合ごとに管理規約や会計の科目、理事会の開催日が違い、決算後の総会の時期には議案書・決算報告・議事録が重なります。建物の高経年化で長期修繕計画の見直しや大規模修繕の準備も増え、改正区分所有法の施行に合わせて管理規約の見直しが必要になる組合もあります。
一方で、フロント担当は理事会や総会が夜や週末に入る仕事で、経験者の採用は簡単ではありません。担当組合の経緯や理事長とのやり取りが一人の頭の中にあると、異動や退職のたびに組合からの信頼を一から築き直すことになります。人を足して受託組合を増やす方法には限りがあります。
マンション管理会社でよく伺うお悩み
総会前は資料づくりで深夜まで
決算報告・事業計画・予算案・議案書を組合ごとにまとめ、総会が重なる時期は帰れない。
議事録の作成が後回しになる
理事会のメモや録音から議事録を起こす時間が取れず、理事長への確認が遅れてしまう。
未収の確認と督促が手作業
口座振替の結果を組合ごとに見比べ、未収金の一覧づくりと督促状の作成に毎月追われる。
担当組合が多く事務が進まない
一人で多くの組合を受け持ち、居住者からの問い合わせ対応に追われて事務が後回しになる。
その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。
マンション管理会社が採用や外注(BPO)を続けても、利益構造が変わらない理由
人を採用し続ける構造である限り、コスト構造は根本的に変わりません。変動費であり実質的な固定費でもあります。もちろん人を増やせば一時的に業務量はこなせるかもしれませんが、1人が処理できる量には限界があります。
自社で採用するにしても、採用費、研修費、社会保険料、各種管理コスト、さらには精神的コストまでかかります。外注（BPO）にしたところで「人を使う」という本質的な構造は同じなので、人件費に相手の利益や管理費が上乗せされるだけです。つまり、人に依存し続ける限り利益構造は変わりません。
自社で採用
- 精神的コスト
- 管理コスト
- 研修費
- 採用費
- 社会保険料
- 給与
人を増やすほど増える
通常のBPO
- 外注先の利益
- 管理費
- 人件費
人を使う構造は同じ
AI社員AIKATA
- 月30万円の定額
業務が増えても同じ
自社で採用・通常のBPO・AI社員AIKATAの比較
| 自社で採用 | 通常のBPO（外注） | AI社員AIKATA | |
|---|---|---|---|
| 業務を処理するのは | 自社の社員（人） | 外注先の社員（人） | AI（人は確認と承認だけ） |
| かかる費用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費・管理コスト | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 月30万円の定額 |
| 業務が増えたとき | さらに採用が必要 | 外注費が増える | 料金はそのまま |
| 処理できる量 | 1人が処理できる量に限界がある | 外注先の人数が上限 | 人の上限に縛られない |
| 辞めた・替わったとき | 採用と教育をやり直し | 担当の交代で品質が揺れる | 決まりが仕組みに残る |
| 利益構造 | 人に依存し、変わらない | 人に依存し、変わらない | 人への依存から抜け出せる |
だからこそ選択を見直す必要があります。AI社員AIKATAであればその構造から抜け出せます。例えば極端な話、人だと1人で30社しか処理できなかった業務を、AI社員AIKATAであれば300社処理できるようになります。
極端な例です。処理できる量は業務の内容によって変わります。
マンション管理会社向けの業務代行(BPO)「AI社員AIKATA」とは
管理費・修繕積立金の収納確認から、月次の収支報告書、総会・理事会の資料づくりと議事録まで。フロント担当の方が組合ごとに抱えている事務を、AIと人の二重体制で丸ごとお引き受けします。受託する管理組合が増えても、料金は月30万円のままです。
AI社員AIKATAは、人の作業時間ではなく、AIの処理を中心に業務を引き受ける業務代行(BPO)です。処理の中心がAIのため、任せる量が増えても料金は増えません。AIが処理した結果は当社の人が確認し、御社は出来上がった内容を確認して承認するだけです。
マンション管理会社のAI活用：AIに任せられる業務
会計・収納
口座振替の結果と通帳の明細から未収金の一覧を作り、督促状の下書き、支払伝票の入力と照合、月次の収支報告書の作成までを引き受けます。管理組合の口座の管理と支払いの実行は御社に残り、基幹事務を一括してお引き受けする形にはしません。
- 口座振替結果の確認と未収金一覧
- 督促状・催促文の下書き
- 月次の収支報告書の作成
- 支払伝票の入力と照合
総会・理事会
前年の資料と決算をもとに、議案書・招集通知の下書き、決算報告書や予算案の資料づくり、届いた出欠票のデータ化と集計、議事録の作成までを担います。総会の進行と、議案の内容の判断は御社と管理組合が行います。
- 議案書・招集通知の下書き
- 決算報告書・予算案の資料づくり
- 届いた出欠票のデータ化と集計
- 理事会・総会の議事録作成
建物・修繕
点検報告書の取りまとめと修繕履歴の一覧化、業者への見積依頼の連絡と見積の比較表づくりを引き受けます。修繕の要否や業者の選定は、御社のフロント担当と理事会が判断します。
- 点検報告書の取りまとめ・データ化
- 修繕履歴の整理と一覧化
- 業者への見積依頼と比較表の作成
居住者対応
居住者様からのメールの振り分けと一次返信、掲示物やお知らせ文の作成、共用施設の予約や各種申請の受付の管理を引き受けます。電話での受付や、居住者様どうしのトラブルへの対応は御社が行います。
- 問い合わせメールの一次対応・振り分け
- 掲示物・お知らせ文の作成
- 共用施設の予約・申請の受付管理
いまお使いのソフト・システムのままで大丈夫です
上記は一例です。パソコンで操作しているソフトやWebの画面であれば、当社が操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは必要ありません。
ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。
マンション管理会社の事務を外注・効率化する方法の比較
マンション管理会社の事務の負担を減らす方法は、大きく分けて「採用」「外注」「自作」「ソフトの乗り換え」の4つです。それぞれに向き不向きがありますが、業務が増え続ける前提で考えると、どれも負担や費用が後から増えていく形になります。
✕フロント担当を採用して増やす
フロント担当を増やせば一人あたりの担当組合は減らせますが、理事会や総会に対応できる経験者は採用が難しく、育てるにも時間がかかります。組合との関係は担当者に結びつきやすく、辞めた後の引き継ぎで理事会の信頼を損ねることもあります。
✕会計や事務を外部に委託する
管理組合の会計や事務の一部を外部に委託する方法もありますが、基幹事務を一括して再委託することはマンション管理適正化法で禁じられています。任せる範囲を細かく分けるほど、組合ごとの決まりを委託先に伝える手間と、上がってきた内容を確かめる手間が残ります。
✕Excelのマクロで自分たちで作る
ExcelのマクロやRPAで収支報告書や未収金一覧を自動化している会社もあります。ただ、組合ごとに科目や書式が違うため手直しが多く、作った人が異動すると誰も中身が分からなくなります。総会シーズンに止まれば、フロント担当が手作業に戻るしかありません。
✕マンション管理システムを入れ替える
新しい管理システムに入れ替えれば会計や居住者情報の管理はまとまりますが、組合ごとの過去の会計データや修繕履歴の移行に時間がかかります。入れ替えた後も、総会資料の作成や議事録づくり、理事会への報告は人の作業として残ります。
4つの方法とAI社員AIKATAの違い
| 方法 | 費用 | 自動になる範囲 | 業務が増えたとき |
|---|---|---|---|
| 自社で採用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費 | 自動にならない（社員が処理） | さらに採用が必要 |
| 通常のBPO（外注） | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 自動にならない（外注先の人が処理） | 外注費が増える |
| よくあるAI化・RPA （点の自動化） | 作る人の時間と手直し | 1つの作業だけ。前後は人 | 前後の人の作業が増える |
| ソフトを乗り換える | 新しい月額と移行の手間 | ソフトの中だけ | 人の作業は残る |
| AI社員AIKATA （線の自動化） | 月30万円の定額 | 受け取りから納品まで、流れ全体 | 料金はそのまま |
AI社員AIKATAは、採用も乗り換えも要らず、いまのソフトのまま業務を引き受けます。部分的な「点」ではなく、受け取りから納品までの「線」をAIで自動にするため、前後の受け渡しに人が残りません。料金は月30万円の定額で、業務の量や種類が増えても変わりません。
マンション管理会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由
理由1受託組合が増えても月30万円のまま
料金は組合の数でも業務の種類でも変わりません。受託する管理組合が増えた月も、総会が重なる時期も、追加費用はかかりません。収支報告書の作成だけを先に試すなら、月10万円のお試しプランから始められます。
理由2いまの管理組合会計のシステムのまま
J-OneNEOやFront-INFOなどの管理システムも、Excelで作っている報告書の書式も、画面操作を含めて当社がそのまま扱います。システムの入れ替えも、管理組合への手続きの変更も要りません。
理由3報告書も議事録も人が確かめてから
AIが作った収支報告書や議事録は、当社の人が数字と発言の内容を確かめてからお渡しします。フロント担当の方は内容を確認して承認するだけです。誤った数字のまま理事会に出る心配を抑えられます。
理由4担当が替わっても組合の決まりが残る
組合ごとの会計の科目、報告書の書式、総会資料の形を仕組みに残すため、フロント担当の異動や退職があっても毎月の報告と総会の準備は止まりません。新しい担当者への引き継ぎも短く済みます。
理由5管理業務主任者の仕事は御社に残る
当社が担うのは、集計・資料の下準備・議事録の作成などの事務です。重要事項説明や契約成立時の書面への記名、管理事務の報告は御社の管理業務主任者が行うため、管理会社としての責任の形は変わりません。
マンション管理会社での活用イメージ
月次の収支報告書
収納と支払の集計から、収支報告書の作成まで、まとめてお任せ。
口座振替の結果と支払伝票を、
組合ごとに会計システムへ入力。
報告書の作成と確認に追われる。
収納と支払のデータをAIが集計し、
組合ごとの書式で報告書を作成。
フロントは内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／管理組合への報告は御社から行います。
総会資料と議事録
議案書の下書きから、総会後の議事録まで、まとめてお任せ。
決算書と前年の資料を見ながら、
議案書と招集通知を組合ごとに作成。
総会後は録音から議事録を起こす。
前年の資料と決算をAIが整理し、
議案書の下書きと議事録の作成まで。
担当者は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／議事録への署名は議長などが行います。
未収金の確認と督促
口座振替の結果確認から、督促状の下書きまで、まとめてお任せ。
振替結果を組合ごとに見比べ、
未収の一覧を手で作り直す。
督促状の作成が月末にたまる。
振替結果をAIが照合し未収を抽出、
督促状と理事会報告の下書きまで。
管理部は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／法的手続きの判断は管理組合と御社が行います。
マンション管理会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと
マンション管理適正化法の線引き
マンション管理適正化法では、管理受託契約の重要事項説明や管理事務の報告を管理業務主任者が行うこと、基幹事務を一括して再委託しないこと、管理組合の財産を分けて管理することが定められています。当社は集計や資料づくりを補助する立場で、出納や組合への報告は御社が行います。
区分所有者様の口座や滞納の情報
区分所有者様の氏名や口座、管理費の滞納の状況、居住者様の連絡先など、外に出せない情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、管理システムで当社が見られる範囲を絞ります。管理組合の口座の操作は当社では行わず、データの受け渡しの方法も導入前に決めます。
総会の時期を見て始める
総会資料の作成から任せる場合は、受託組合の決算期と総会の時期を一覧にし、山が来る前に組合ごとの書式を登録しておくと落ち着いて始められます。改正区分所有法の施行で総会の決議の仕組みが見直されたため、規約を改めた組合の書式も最初にそろえます。
料金プラン
- 任せる業務の数に上限なし
- 業務や件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- 1業務・1自動化で、まず1つの業務から
- その業務の件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- まかせ放題プランへ、いつでも切り替え(違約金なし)
※ 1業務とは、1つの業務(例:請求書の発行、勤怠の集計)を始めから終わりまで、1つの自動化の仕組みでお任せいただく形です。
※ お試しプランからまかせ放題プランへの切り替えは、14日までのお申し出で翌月1日から、15日以降は翌々月1日からです。作った仕組みはそのまま引き継ぎ、初期費用はかかりません。
※ 別途、御社名義でご契約いただくAIツール(Claude Code・Codexなど)の利用料(目安:月15,000円〜30,000円)がかかります。
導入の流れ
- STEP1
無料相談のお申し込み
このページのフォームから、ご都合のよい日時を選んでご予約ください。60分・Google Meetのオンラインで行います。
- STEP2
業務のヒアリング
いまの業務の流れ・件数・お使いのソフトを伺い、任せられる業務を一緒に整理します。
- STEP3
削減できる固定費の算出
任せられる業務の量と、いまかかっている人件費や外注費を比べて試算します。
- STEP4
受託内容と費用のご提案
まかせ放題プラン(月30万円)か、1業務から始めるお試しプラン(月10万円)かを含めてご提案します。
- STEP5
業務の引き継ぎ・運用開始
担当者の方の画面を拝見しながら手順を分解して仕組みにし、運用を始めます。パイロット運用の期間はありません。
よくあるご質問
サービスについて
AI社員AIKATAとはどんなサービスですか?
なぜ「定額」で「格安」なのですか?
マンション管理適正化法との関係で問題はありませんか?
管理組合ごとに会計の科目や書式が違っても対応できますか?
管理組合のお金を当社が預かることはありますか?
マンション管理会社でAIを使うと、どの業務が楽になりますか?
AIに任せて品質は大丈夫ですか?
自社にAIの知識がなくても利用できますか?
通常のBPO・外注と何が違うのですか?
任せられる業務について
どんな業務を任せられますか?
任せられない業務はありますか?
複数の業務をまとめて任せることはできますか?
料金・契約について
料金はどのように決まりますか?
導入前にパイロット運用やテスト期間は必要ですか?
月30万円には、どこまでの業務が含まれますか?
任せられる業務量に上限はありますか?
まったく分野の違う業務も、同じ月30万円で任せられますか?
費用は固定ですか?業務量が増えたら高くなりますか?
初期費用はかかりますか?
最低利用金額や契約期間はありますか?
定額以外に追加費用が発生することはありませんか?
導入の流れについて
導入までどのくらいかかりますか?
業務の引き継ぎが大変そうで不安です。
導入にあたって何を準備すればよいですか?
品質・セキュリティについて
ミスが起きた場合はどうなりますか?
機密情報や個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?
繁忙期や急な業務増にも対応できますか?
担当者が辞めたり休んだりするリスクはありませんか?
運用について
日々のやり取りはどのように行いますか?
業務内容や手順が変わった場合は対応してもらえますか?
解約したい場合はどうなりますか?
「AI鬼管理」とは何ですか?
無料相談について
無料相談では何をしますか?
相談したら営業をかけられませんか?
地方の会社でも利用できますか?
まとめ：マンション管理会社の事務は、月30万円の定額で任せられます
マンション管理会社の事務は、受託組合ごとに規約と会計が違い、総会の時期にはフロント担当の負担が一気に重くなります。AI社員AIKATAなら、収納の確認と未収金の一覧、月次の収支報告書、総会資料と議事録、居住者様へのお知らせまで、フロント担当の方の定型業務を月30万円の定額で引き受けます。管理業務主任者の仕事は御社に残したまま、いまのシステムで始められます。まずは無料相談で、任せられる業務と始める時期をご相談ください。