卸売業特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

卸売会社で人手不足・事務の負担が続く理由

卸売会社の営業事務は、得意先と仕入先の両方を相手にする仕事です。得意先ごとに掛け率・特価・締め日・請求書の書式が違い、受注はEDI、FAX、メールと入り口がばらばらです。仕入先の値上げや取扱品目の追加があるたびに単価マスタの更新も必要になり、出荷の締め時間に追われながら処理する量が増え続けています。

営業事務の仕事は、どの得意先にどの単価で出すか、どの仕入先の請求書がどう届くかといった、担当者の経験に支えられています。人を増やしても、その決まりを覚えるまでは入力の確認に手がかかり、ベテランの手が離れません。担当者が辞めると、得意先ごとの約束ごとが分からなくなり、請求の訂正や値引きの戻しが続くこともあります。

卸売会社でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

卸売会社のAI活用：AIに任せられる業務

受注

EDIの受注データの取り込み、FAXやメールの注文書のデータ化、販売管理システムへの入力までを引き受けます。得意先ごとの単価・品番の決まりと照らしてから登録するため、単価違いのまま請求に進みません。欠品時の代替品の提案や納期の約束は、御社の営業が行います。

• FAX・メール注文書のデータ化
• EDI受注データの取り込みと確認
• 販売管理システムへの受注入力
• 得意先別単価との照合

発注・在庫

仕入先への発注書の作成、入荷予定と入荷実績の照合、帳簿在庫と実棚の差の一覧づくりを引き受けます。発注点を割った商品や欠品の恐れがある商品を洗い出し、発注の数量は御社の仕入担当の方が決めます。

• 仕入先への発注書の作成
• 入荷予定と入荷実績の照合
• 帳簿在庫と実棚の差異の一覧化
• 欠品・発注点割れの洗い出し

請求・入金

得意先ごとの締め日に合わせた請求書の発行、入金の消し込みと差額の一覧、仕入先の請求書と発注記録の照合を行います。売掛金の督促はメールの下書きまでで、送るかどうかと取引の続け方は御社で判断します。

• 得意先別の請求書発行
• 入金消込と差額の一覧化
• 仕入先の請求書と発注の照合
• 売掛金の督促メール下書き

マスタ・報告

仕入先の価格改定に合わせた商品・単価マスタの更新、メーカーからのリベートや販促金の集計、得意先別・商品別の売上レポートを引き受けます。マスタの更新は、変更前と変更後の一覧を御社に確認いただいてから反映します。

• 商品・単価マスタの更新
• リベート・販促金の集計
• 得意先別・商品別の売上レポート

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

卸売会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

卸売会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと

インボイスと電子保存の決まり

得意先への請求書は、インボイス制度の適格請求書として、登録番号や税率ごとの消費税額などを載せる必要があります。EDIやメールで受け取った仕入先の請求書は、電子帳簿保存法により電子のまま保存するのが原則です。当社は御社の書式と保存のルールに沿って作成・整理し、税務の判断は御社と顧問の税理士の先生が行います。

得意先別の単価は社外秘として扱う

卸売会社にとって、得意先ごとの販売単価や仕入先からの仕入価格は、商売の中身そのものです。当社は秘密保持契約(NDA)を結び、販売管理システムでアクセスできる範囲を業務に必要な画面に限定します。メーカーとの取引条件やリベートの契約で、第三者への開示が制限されていないかも先に確かめてください。

FAX注文と出荷の締め時間を合わせる

朝のFAX注文を出荷の締め時間までに入力したい、というように、卸売の事務は時間との勝負です。導入前に、注文が届く時刻と出荷の締め時間、当日中に処理したい範囲を決めておきます。読み取れない手書き文字や見慣れない品番は御社に確認してから入力するため、確認の窓口も決めておくと流れが止まりません。

まとめ：卸売会社の事務は、月30万円の定額で任せられます

卸売会社の営業事務は、得意先と仕入先が増えるほど、受注入力・単価の確認・請求・照合が積み上がり、人を増やすだけでは回りにくくなっています。AI社員AIKATAなら、FAXやEDIの受注入力から、仕入先への発注、請求書の発行と入金の消し込み、仕入請求書の照合まで、営業事務の方の定型業務を月30万円の定額で丸ごと引き受けます。値決めと与信の判断は御社に残したまま、いまの販売管理システムで始められます。無料相談で、どの業務から任せるかを一緒に決めましょう。