製造業特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

製造会社で人手不足・事務の負担が続く理由

製造会社の事務は、品番と取引先の数に比例して増えます。取引先ごとに注文書の書式や納品書の指定が違い、EDIとFAXとメールが混ざって届きます。さらに、短納期・小ロットの注文が増えるほど、一件あたりの入力や納期の確認、外注先への手配の回数が増え、作業日報や検査記録といった現場の帳票も毎日たまっていきます。

一方で、工場の現場でさえ人が足りず、事務に人を回す余裕はなかなかありません。品番の読み方や取引先ごとの決まりは、長く勤める事務担当の方の経験に頼っていることが多く、その方が休むと受注の入力も請求も止まります。新しく人を採っても、品番と工程を覚えるまでに時間がかかり、増える注文に追いつけないのが実情です。

製造会社でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

製造会社のAI活用：AIに任せられる業務

受注・出荷

取引先から届く注文書やEDIの受注データを生産管理システムへ入力し、受注残と納期の一覧、納品書や出荷案内の作成までを引き受けます。品番の読み替えは取引先ごとに登録します。納期の回答や生産の割り当ては、御社の生産管理の方が判断します。

• 注文書・EDI受注データの入力
• FAXの注文書のデータ化
• 受注残・納期一覧の作成
• 納品書・出荷案内の作成

生産・在庫の事務

紙やExcelの作業日報をデータにして工程別・品番別の工数を集計し、帳簿在庫と棚卸結果の差、発注点を下回った部品を一覧にします。検査記録はデータ化と転記までを行い、合否の判定は御社の品質保証の担当の方が行います。

• 作業日報のデータ化と工数集計
• 帳簿在庫と棚卸結果の差異の一覧化
• 部品・材料の発注点の確認と一覧化
• 検査記録のデータ化と転記

外注・購買

外注先や仕入先への注文書を作り、受入の実績と届いた請求書を照らし合わせて、支払い一覧にまとめます。ミルシートや検査成績書も品番・ロットごとに整理します。外注先への発注内容と代金、支払期日は御社が決めます。

• 外注先・仕入先への注文書作成
• 受入実績と請求書の照合
• 支払い一覧の作成
• ミルシート・検査成績書の整理

請求・原価

取引先ごとの締め日に合わせた請求書の作成と、入金の消し込みを引き受けます。作業日報の工数と材料の仕入れから製品別の原価集計表をつくり、見積との差が分かる形でお渡しします。単価や見積の見直しは御社で判断します。

• 取引先別の請求書作成
• 入金の消込と入金予定との照合
• 製品別の原価集計表の作成

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

製造会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

製造会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと

外注先への発注は取適法を確かめる

外注先に部品の加工などを委託する取引は、取適法（旧下請法）の対象になることがあり、発注の内容・代金・支払期日などを示す書面の交付や、支払期日の決まりがあります。当社は御社の書式に沿って注文書を作成・照合しますが、代金と支払期日を決めるのは御社です。注文書の記載項目は、導入前に御社の書式をもとに整理します。

図面と単価を外に出してよいか

製造会社では、取引先から預かった図面や仕様書、製品ごとの原価や単価を扱います。取引先との秘密保持契約で、図面を第三者に渡すことが制限されている場合もあるため、任せる範囲を先に確かめてください。当社は秘密保持契約(NDA)を結び、アクセスできるフォルダや画面を業務に必要な範囲に限定します。

紙の日報とFAXから順に始める

作業日報や検査記録が紙、注文がFAXという工場も少なくありません。当社が行うのは写真やスキャンからのデータ化までで、紙の回収や保管は御社で行います。最初は受注入力など一つの業務から始め、品番マスタや取引先ごとの決まりを整えてから、日報の集計や原価へ広げると無理がありません。

まとめ：製造会社の事務は、月30万円の定額で任せられます

製造会社の事務の負担は、品番と取引先が増えるほど重くなり、人を採るだけでは追いつきにくくなっています。AI社員AIKATAなら、注文書の受注入力から作業日報の工数集計、外注先への注文書と請求書の照合、取引先ごとの請求まで、事務担当の方の定型業務を月30万円の定額で丸ごと引き受けます。生産計画や品質の判断は現場に残したまま、いまの生産管理システムで始められます。まずは無料相談で、任せられる業務をご確認ください。