運送会社の業務、
運送業特化定額格安BPO・AI社員AIKATA
月30万円でまかせ放題。
運賃請求も、日報入力も、
追加費用は0円。
無制限
1業務だけなら月10万円のお試しプランも
※「実質時給625円」は、月480時間分（正社員3名分相当）の業務を委託した場合の試算です。受託範囲は業務内容により異なりますが、料金はどの業務でも月30万円です。
運送会社では、紙の運転日報から運賃を計算し、荷主ごとの締め日に合わせて請求書を作る作業が、月末の事務員に集中しています。拘束時間の管理や実運送体制管理簿など、残す記録の決まりも増えました。このページでは、運送会社の事務のうちAIに任せられる業務と、採用・外注・自作・システムの導入との違い、運行管理者の業務との線引きをまとめました。AI社員AIKATAは、日報から請求までの事務を定額で引き受ける、運送会社向けの業務代行（BPO）サービスです。
運送会社で人手不足・事務の負担が続く理由
運送会社の事務は、運行の数だけ増えます。運賃の決め方は荷主ごとに距離制・時間制・個建てと違い、待機料や附帯作業料、燃料サーチャージの扱いも契約ごとに異なります。傭車先からの請求の照合に加え、改善基準告示に沿った拘束時間の管理、運送契約の書面化や実運送体制管理簿の作成と、法改正のたびに残す記録も増えています。
ドライバーの確保が先になり、事務は少人数のまま回している会社が少なくありません。荷主ごとの運賃表や締め日、傭車先との取り決めは担当者の経験に頼りがちで、引き継ぎの資料も残っていないことがあります。事務員を増やしても覚えることが多く、運行管理者や配車担当が事務を兼ねる形から抜け出しにくいのが実情です。
運送会社でよく伺うお悩み
月末は日報の束と請求書づくり
月末締めに紙の運転日報を一枚ずつ見て運賃を計算し、荷主ごとの請求書を作り終えるまで帰れない。
待機料・附帯作業の請求が漏れる
日報に書かれた待ち時間や積み込みの手伝いが請求に反映されず、取れるはずの料金を取りこぼしている。
拘束時間の集計が追いつかない
デジタコのデータを月ごとに拾い出し、改善基準告示の上限に近い運転者を探す作業が、毎月手作業のまま。
請求の段取りを知るのが一人だけ
荷主ごとの締め日や運賃表を知る事務員が一人だけで、休まれると月末の請求が止まってしまう。
その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。
運送会社が採用や外注(BPO)を続けても、利益構造が変わらない理由
人を採用し続ける構造である限り、コスト構造は根本的に変わりません。変動費であり実質的な固定費でもあります。もちろん人を増やせば一時的に業務量はこなせるかもしれませんが、1人が処理できる量には限界があります。
自社で採用するにしても、採用費、研修費、社会保険料、各種管理コスト、さらには精神的コストまでかかります。外注（BPO）にしたところで「人を使う」という本質的な構造は同じなので、人件費に相手の利益や管理費が上乗せされるだけです。つまり、人に依存し続ける限り利益構造は変わりません。
自社で採用
- 精神的コスト
- 管理コスト
- 研修費
- 採用費
- 社会保険料
- 給与
人を増やすほど増える
通常のBPO
- 外注先の利益
- 管理費
- 人件費
人を使う構造は同じ
AI社員AIKATA
- 月30万円の定額
業務が増えても同じ
自社で採用・通常のBPO・AI社員AIKATAの比較
| 自社で採用 | 通常のBPO（外注） | AI社員AIKATA | |
|---|---|---|---|
| 業務を処理するのは | 自社の社員（人） | 外注先の社員（人） | AI（人は確認と承認だけ） |
| かかる費用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費・管理コスト | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 月30万円の定額 |
| 業務が増えたとき | さらに採用が必要 | 外注費が増える | 料金はそのまま |
| 処理できる量 | 1人が処理できる量に限界がある | 外注先の人数が上限 | 人の上限に縛られない |
| 辞めた・替わったとき | 採用と教育をやり直し | 担当の交代で品質が揺れる | 決まりが仕組みに残る |
| 利益構造 | 人に依存し、変わらない | 人に依存し、変わらない | 人への依存から抜け出せる |
だからこそ選択を見直す必要があります。AI社員AIKATAであればその構造から抜け出せます。例えば極端な話、人だと1人で30社しか処理できなかった業務を、AI社員AIKATAであれば300社処理できるようになります。
極端な例です。処理できる量は業務の内容によって変わります。
運送会社向けの業務代行(BPO)「AI社員AIKATA」とは
運転日報の入力から、荷主ごとの運賃計算と請求書の作成、傭車先への支払いの集計、改善基準告示に沿った拘束時間の集計まで。事務員の方が毎月こなしている定型業務を、AIと人の二重体制で丸ごとお引き受けします。荷主や車両が増えても、料金は月30万円のままです。
AI社員AIKATAは、人の作業時間ではなく、AIの処理を中心に業務を引き受ける業務代行(BPO)です。処理の中心がAIのため、任せる量が増えても料金は増えません。AIが処理した結果は当社の人が確認し、御社は出来上がった内容を確認して承認するだけです。
運送会社のAI活用：AIに任せられる業務
日報・運賃・請求
運転日報や作業報告をデータにし、荷主ごとの運賃表に沿って運賃を計算して請求書を作ります。待機料・附帯作業料の請求漏れの確認や、ETC明細の荷主別の振り分けも行います。運賃の決め方は、荷主との契約のとおりに登録します。
- 運転日報・作業報告のデータ化
- 荷主別の運賃計算と請求書作成
- 待機料・附帯作業料の請求漏れ確認
- ETC明細の荷主別の振り分け
傭車・支払い
傭車先から届く請求書を自社の運行実績と照合し、支払いの一覧を作ります。燃料カードの明細の車両別の集計や、元請として作る実運送体制管理簿の記入の下準備も引き受けます。支払いの承認と管理簿の確定は、御社で行います。
- 傭車先からの請求書と運行実績の照合
- 傭車費の支払い一覧の作成
- 燃料カード明細の車両別の集計
- 実運送体制管理簿の記入の下準備
労務・車両の事務
デジタコのデータから運転者ごとの拘束時間を集計し、上限に近い運転者を一覧にします。乗務手当など給与に使う集計や、車検・免許・保険の期限の一覧も更新します。乗務割の作成と点呼、運転者への指導は、運行管理者が行います。
- デジタコのデータから拘束時間を集計
- 上限に近い運転者の洗い出し
- 乗務手当など給与用の集計
- 車検・免許・保険の期限一覧の更新
受注・入金
FAXやメールで届く運送依頼をデータにして受注一覧を作り、配車担当へ共有します。入金の消込と未入金の荷主の一覧化、督促メールの下書きも行います。配車の決定と荷主との運賃の交渉は、御社で行います。
- FAX・メールの運送依頼のデータ化
- 受注一覧の作成と配車担当への共有
- 入金消込と未入金の荷主の一覧化
- 未入金の荷主への督促メール下書き
いまお使いのソフト・システムのままで大丈夫です
上記は一例です。パソコンで操作しているソフトやWebの画面であれば、当社が操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは必要ありません。
ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。
運送会社の事務を外注・効率化する方法の比較
運送会社の事務の負担を減らす方法は、大きく分けて「採用」「外注」「自作」「ソフトの乗り換え」の4つです。それぞれに向き不向きがありますが、業務が増え続ける前提で考えると、どれも負担や費用が後から増えていく形になります。
✕事務員を採用して増やす
事務員を増やせば月末の請求は分担できますが、荷主ごとの運賃表や締め日、傭車先との取り決めを覚えるまでには時間がかかります。ドライバーの採用に費用を回したい時期に、事務の人件費を増やすのも重い判断です。覚えた頃に辞められると、請求の段取りがまた一人に戻ります。
✕運送業向けの事務代行に外注する
請求書の作成や記帳を代行に出す方法もあります。ただ、紙の日報やデジタコのデータ、荷主ごとの運賃の条件を毎月まとめて渡す作業は社内に残ります。運行の件数に応じて料金が増える契約だと、荷主や車両を増やすほど外注費もかさみます。
✕日報の集計をRPAやAIで自作する
表計算のマクロや生成AIで日報の集計を自動化する会社もあります。ただ、荷主が増えて運賃の条件が変わるたびに直しが要り、作った人が辞めると誰も手を入れられなくなります。配車や運行管理の合間に作り込む時間を確保するのも、簡単ではありません。
✕配車・運行管理システムを導入する
配車や請求まで一体のシステムを入れれば、手計算は減らせます。その代わり、過去の運賃表や荷主の情報を移し、配車担当や事務員が操作を覚える期間が要ります。紙の日報やFAXの依頼をシステムへ入れる作業、傭車先の請求書との照合は、導入後も人の手に残ります。
4つの方法とAI社員AIKATAの違い
| 方法 | 費用 | 自動になる範囲 | 業務が増えたとき |
|---|---|---|---|
| 自社で採用 | 給与・社会保険料・採用費・研修費 | 自動にならない（社員が処理） | さらに採用が必要 |
| 通常のBPO（外注） | 人件費＋外注先の利益・管理費 | 自動にならない（外注先の人が処理） | 外注費が増える |
| よくあるAI化・RPA （点の自動化） | 作る人の時間と手直し | 1つの作業だけ。前後は人 | 前後の人の作業が増える |
| ソフトを乗り換える | 新しい月額と移行の手間 | ソフトの中だけ | 人の作業は残る |
| AI社員AIKATA （線の自動化） | 月30万円の定額 | 受け取りから納品まで、流れ全体 | 料金はそのまま |
AI社員AIKATAは、採用も乗り換えも要らず、いまのソフトのまま業務を引き受けます。部分的な「点」ではなく、受け取りから納品までの「線」をAIで自動にするため、前後の受け渡しに人が残りません。料金は月30万円の定額で、業務の量や種類が増えても変わりません。
運送会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由
理由1車両や荷主が増えても月30万円
料金は運行の件数でも荷主の数でも変わらない定額です。新しい荷主を取った月も、年末の繁忙期に日報が増えても、追加費用はかかりません。運賃計算と請求書づくりだけ先に試したい場合は、月10万円のお試しプランがあります。
理由2いまの運送ソフトとデジタコのまま
トラックメイトやTUMIX配車計画、デジタコの解析ソフトなど、御社でお使いのソフトの画面操作も含めて当社が自動化します。運転者が日報を書く手順も、荷主へ請求書を送る形も変わりません。
理由3運賃と請求はAIと人で二重に確認
運賃表に当てはまらない運行や、待機料・附帯作業料の付け忘れ、傭車先の二重請求をAIが洗い出し、当社の人が確かめてからお渡しします。事務員の方は、出来上がった請求書と集計表を確認して承認するだけです。
理由4運賃表を知る人が休んでも止まらない
荷主ごとの運賃の条件や締め日、傭車先との取り決めを仕組みとして残すため、一人の事務員の記憶に頼りません。担当者が休んでも辞めても、月末の請求と傭車費の照合は続きます。
理由5運行管理は運行管理者の手元に残る
当社が引き受けるのは、日報のデータ化・運賃計算・請求・集計などの事務です。点呼、乗務割の作成、運転者への指導・監督といった運行管理者の業務と、配車の最終判断は御社に残るため、安全管理の体制は変わりません。
運送会社での活用イメージ
運賃計算と請求書作成
運転日報のデータ化から、荷主ごとの請求書まで、まとめてお任せ。
紙の運転日報を一枚ずつ見て、
荷主ごとの運賃表で手計算。
月末は請求書づくりで残業続き。
日報をデータ化し、運賃を自動で計算。
待機料・附帯料の漏れも洗い出し。
事務員は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／運賃の決め方は荷主ごとに導入前に確認します。
拘束時間の集計
デジタコのデータから、上限に近い運転者の洗い出しまで、まとめてお任せ。
デジタコのデータを月ごとに出し、
運転者ごとに拘束時間を手で集計。
上限に近い人の把握が遅れがち。
運転者ごとの拘束時間を自動で集計。
上限に近い運転者をAIが一覧に。
運行管理者は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／乗務割の作成と点呼は運行管理者が行います。
傭車費の支払い照合
傭車先からの請求書と運行実績の照合から、支払い一覧まで、まとめてお任せ。
傭車先ごとに書式の違う請求書を、
自社の配車記録と一件ずつ突き合わせ。
金額違いの確認で月末が終わる。
請求書をデータ化し、運行実績と照合。
金額違い・二重請求はAIが洗い出し。
経理担当は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／支払いの承認と振込は御社で行います。
運送会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと
貨物自動車運送事業法との線引き
点呼や乗務割の作成、運転者への指導・監督は、貨物自動車運送事業法と輸送安全規則により、運行管理者などが行う業務と定められています。当社が作る拘束時間の集計は、運行管理者が判断するための材料です。点呼の記録や運転者台帳の内容を確定させるのも御社で、外注先とこの分担を契約で明らかにしておきましょう。
荷主の取引情報と運転者のデータを守る
荷主ごとの運賃や取引量、届け先、運転者の勤務時間や免許の情報など、外に出せない情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、配車システムや請求ソフトへのアクセスはお任せいただく業務の範囲に絞ります。荷主との契約で、事務の再委託や情報の扱いが制限されていないかも、導入前に確かめておきましょう。
日報とFAXの受け渡しを決めておく
運転日報が紙かデジタコか、運送依頼がFAXかメールかで、データにする手順が変わります。紙やFAXは、御社でスキャンした写しをもとにデータ化までを当社が行います。引き継ぎは月末の締めを避けて始め、最初の締めはいつもの請求書と見比べてから荷主へ送ると安心です。
料金プラン
- 任せる業務の数に上限なし
- 業務や件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- 1業務・1自動化で、まず1つの業務から
- その業務の件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- まかせ放題プランへ、いつでも切り替え(違約金なし)
※ 1業務とは、1つの業務(例:請求書の発行、勤怠の集計)を始めから終わりまで、1つの自動化の仕組みでお任せいただく形です。
※ お試しプランからまかせ放題プランへの切り替えは、14日までのお申し出で翌月1日から、15日以降は翌々月1日からです。作った仕組みはそのまま引き継ぎ、初期費用はかかりません。
※ 別途、御社名義でご契約いただくAIツール(Claude Code・Codexなど)の利用料(目安:月15,000円〜30,000円)がかかります。
導入の流れ
- STEP1
無料相談のお申し込み
このページのフォームから、ご都合のよい日時を選んでご予約ください。60分・Google Meetのオンラインで行います。
- STEP2
業務のヒアリング
いまの業務の流れ・件数・お使いのソフトを伺い、任せられる業務を一緒に整理します。
- STEP3
削減できる固定費の算出
任せられる業務の量と、いまかかっている人件費や外注費を比べて試算します。
- STEP4
受託内容と費用のご提案
まかせ放題プラン(月30万円)か、1業務から始めるお試しプラン(月10万円)かを含めてご提案します。
- STEP5
業務の引き継ぎ・運用開始
担当者の方の画面を拝見しながら手順を分解して仕組みにし、運用を始めます。パイロット運用の期間はありません。
よくあるご質問
サービスについて
AI社員AIKATAとはどんなサービスですか?
なぜ「定額」で「格安」なのですか?
貨物自動車運送事業法との関係で問題はありませんか?
デジタコや配車システムは何に対応していますか?
荷主ごとに運賃の決め方が違っても対応できますか?
運送会社でAIを使うと、どの業務が楽になりますか?
AIに任せて品質は大丈夫ですか?
自社にAIの知識がなくても利用できますか?
通常のBPO・外注と何が違うのですか?
任せられる業務について
どんな業務を任せられますか?
任せられない業務はありますか?
複数の業務をまとめて任せることはできますか?
料金・契約について
料金はどのように決まりますか?
導入前にパイロット運用やテスト期間は必要ですか?
月30万円には、どこまでの業務が含まれますか?
任せられる業務量に上限はありますか?
まったく分野の違う業務も、同じ月30万円で任せられますか?
費用は固定ですか?業務量が増えたら高くなりますか?
初期費用はかかりますか?
最低利用金額や契約期間はありますか?
定額以外に追加費用が発生することはありませんか?
導入の流れについて
導入までどのくらいかかりますか?
業務の引き継ぎが大変そうで不安です。
導入にあたって何を準備すればよいですか?
品質・セキュリティについて
ミスが起きた場合はどうなりますか?
機密情報や個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?
繁忙期や急な業務増にも対応できますか?
担当者が辞めたり休んだりするリスクはありませんか?
運用について
日々のやり取りはどのように行いますか?
業務内容や手順が変わった場合は対応してもらえますか?
解約したい場合はどうなりますか?
「AI鬼管理」とは何ですか?
無料相談について
無料相談では何をしますか?
相談したら営業をかけられませんか?
地方の会社でも利用できますか?
まとめ：運送会社の事務は、月30万円の定額で任せられます
運送会社の事務は、荷主ごとの運賃計算と請求、傭車費の照合、拘束時間の管理と、運行と法改正のたびに増え続けます。ドライバーの確保を優先するほど、事務は少ない人数に偏ります。AI社員AIKATAなら、運転日報のデータ化から請求書の作成、傭車費の照合、拘束時間の集計まで、荷主や車両が増えても月30万円の定額でお引き受けします。運行管理は運行管理者の手元に残したまま、いまのソフトで始められます。任せられる事務の範囲は、無料相談で確かめられます。