【2026年10月最新】退職金の計算方法を社労士事務所向けに解説｜規程・税金・確認手順とAIによる事務作業の自動化
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01 ANSWER 退職金の計算方法は「支給額」と「税金」を分けて確認します
退職金の計算方法は、顧問先の退職金規程で支給額を算出し、その後に税務上の区分・勤続年数・退職所得控除を確認する順番です。基本給に勤続年数を掛ければ終わるわけではありません。支給額の根拠は顧問先の制度、税額の根拠は適用年分の法令です。この二つを同じ計算欄で処理しないことが、社労士事務所の確認作業の出発点になります。
所長や職員の方が困るのは、計算式そのものより、古い規程しか届かない、休職期間の扱いが分からない、別の制度からも一時金が出ると後から分かる、といった資料の不一致です。退職する方への説明や税理士との連携まで含めると、最終給与の計算と並行して進めるべき仕事が増えます。そこで本記事では、退職手当の制度と計算の確認事項を整理し、顧問先別の資料回収から承認までの運用に落とし込みます。
後半では、AI社員AIKATAが給与計算・勤怠集計・退職手続きの下準備などの事務作業を受託する仕組みを説明します。個別の退職金の支給判断、税務判断、行政機関への提出や法定帳簿書類の作成までAIに任せる説明ではありません。先生方が担う専門業務と、その前段の整理・入力を分けて読み進めてください。
菅澤
制度・税務の説明は2026年10月に確認した公式資料を基にしています。所得税の説明は原則として2026年分の国内居住者の通常の退職を想定します。個別の税務相談・税務書類の作成等は顧問先の税理士等に確認し、社労士事務所の受託範囲を越えて引き受けない運用にします。記載する計算例は説明のための仮定で、実在の顧問先の事例や退職金の相場ではありません。
02 PRACTICE 退職金制度・計算式・税金・支給実務を、顧問先別に確認します
2-1. 退職金とは何か：制度の有無と退職金規定を確かめます
山崎
退職金・退職手当は、退職に伴って支払われる給付です。制度を設けることがすべての顧問先に一律に義務付けられているわけではありません。一方、就業規則・退職金規程・労働契約などで支給条件を定めている場合は、その内容が支払義務の根拠になります。「規程が見つからないから支払わなくてよい」とは扱わず、個別合意や従来の支給慣行も確認します。広島県の退職金に関する労働相談Q&Aも、規定のほか慣行や個別合意が根拠になり得ると説明しています。
事務所では、就業規則の本則、別規程、別表、改定履歴、労働条件通知書を一組で受け取ります。退職金規定という呼び方で保存されていても、内容は退職金規程と同じ趣旨の場合があります。ファイル名より、施行日・適用対象・経過措置の有無を確認してください。複数の拠点で別の規程を使っている顧問先では、従業員が所属する事業場と適用関係も記録します。
退職手当の制度を設ける場合、適用される労働者の範囲、決定・計算・支払の方法、支払時期は就業規則で確認すべき項目です。根拠は厚生労働省の就業規則の記載事項の解説です。顧問先への依頼文も「退職金の資料をください」で終えず、別表まで必要であることを明記すると、再依頼を減らせます。
📚 用語解説
退職金規程：退職手当の支給対象、計算方法、勤続期間の数え方、支払時期などを定める規程です。税務上の退職所得控除を定める国のルールとは別に管理します。
| 確認する資料 | 読み取る事項 | 未確定のときの対応 |
|---|---|---|
| 退職金規程・別表 | 支給対象、基礎額、係数、経過措置 | 適用する版を顧問先に確認します |
| 人事履歴 | 入社、休職、復職、転籍、再雇用 | 期間と取扱いを分けて問い合わせます |
| 給与・等級資料 | 基準日における基本給、資格等級 | 総支給額を代用しません |
| 退職に関する記録 | 退職日、事由、承認状況 | 退職願だけで係数を確定しません |
| 外部制度の資料 | 共済・企業年金の加入と給付 | 会社の支給額との関係を確認します |
支給主体も最初に整理します。雇用主である顧問先が自社の規程に基づいて支払う金銭と、共済や企業年金から本人へ支給される給付は、支払決定や請求の窓口が異なります。受付票に「支払う主体」「受け取る本人」「給付の名称」を分けて記録すると、会社からの支払予定だけで退職金の全体を把握したつもりになることを防げます。
2-2. 自己都合・会社都合・定年で、同じ係数とは限りません
菅澤
退職事由による支給率の差は、顧問先の規程を確認します。自己都合なら必ず減額、会社都合なら必ず満額という全国共通の計算式はありません。定年、希望退職、契約期間満了、死亡退職など、規程上の区分が細かい場合もあります。退職金の区分と雇用保険の離職理由の判断は目的が違うため、一方の欄をそのまま他方へコピーして完了させないでください。
同じ自己都合退職でも、勤続期間によって別表が分かれることがあります。転籍前の期間を通算するか、再雇用前の退職金を精算済みか、休職期間を算入するかは、計算の出発点を変えます。本人からの申告、顧問先の人事記録、規程の記載が一致しない案件は、計算結果に「確認待ち」と表示して、承認済み案件と分けます。仮の係数で確定額を案内してから直す運用は避けます。
採用時の説明も退職時のトラブル防止につながります。求人票での制度の有無、労働条件通知書の適用条件、入社時の規程説明に食い違いがないかを顧問先と点検します。中途採用者の前職の勤続期間を当然に通算する説明はせず、承継や通算の定めを確認します。パート・アルバイトについても、名称だけで支給対象外と決めず、適用規程と待遇差の説明に必要な事情を先生方が検討します。
2-3. 最終給与連動方式・基本給連動型は「どの基本給か」を確定します
山崎
最終給与連動方式は、退職時など所定の基準日の基本給に、勤続年数に対応する支給率や退職事由係数を掛ける設計です。一般的な確認式は基礎額×勤続年数に応じた支給率×退職事由係数です。ただし、この式を全顧問先共通の正解として登録してはいけません。支給率の表に既に自己都合の減額が織り込まれている場合、さらに事由係数を掛けると二重減額になります。
社労士事務所が残すべきなのは、基礎額の出典、使用した支給率表、事由区分、端数処理の順番です。退職直前に昇給や降給があった場合は、退職日現在の額なのか、別の時点の額なのかを確認します。給与制度の変更が過去の勤続期間に対する給付計算へ影響する設計もあるため、給与マスタの更新だけで退職金の試算まで上書きしないようにします。
仮に、規程で確認した基礎額をB、支給率をR、退職事由係数をKと置けば、支給額はB×R×Kです。計算例を作るときは、先にBの内訳とRの別表行を示し、最後にKを適用します。数字だけを入れた計算シートより、どこから値を採ったかが分かるシートの方が確認しやすくなります。この説明は式の構造を示すもので、標準の支給率や相場を提示するものではありません。
2-4. 定額方式・ポイント制・別テーブル方式の計算方法を区別します
菅澤
定額方式は、勤続年数などに対応する支給額を表から選ぶ設計です。計算が簡単に見えても、年数の境界、雇用区分、退職理由の別表を取り違えると結果が変わります。表の「以上」「未満」などの境界条件を確認し、ちょうど区切りの日に退職する場合を検算対象に入れます。勤続年数の端数をどう扱うかは、税務の切上げルールから借りず、支給規程に従います。
ポイント制退職金は、勤続・役職・資格等級・評価などに応じた累積ポイントを、規程の単価や係数に従って換算します。確認式は、たとえば累積ポイント×ポイント単価です。事由係数を追加するかどうかも制度次第です。最終等級だけで過去の全期間を計算せず、昇格・降格・休職の履歴と各期間に適用したポイント表を確認します。評価が未確定なら、確定ポイントと仮置きしたポイントを分けて扱います。
別テーブル方式・別建て型は、給与の基本給そのものとは別に定めた基準額や役割等級の表を使う設計です。呼び方が同じでも、退職時の基準額を使う制度と、期間ごとの額を積み上げる制度では必要な情報が異なります。既存のExcelの列名が「基本給」であっても、実際には退職金用の基準額を入力する場合があるため、表示名と規程上の意味の対応を確かめます。
| 方式 | 主に必要な情報 | 事務所の検算ポイント |
|---|---|---|
| 最終給与連動方式 | 基準日の基本給・支給率・事由係数 | 手当の算入と係数の二重適用を確認します |
| 定額方式 | 適用対象・勤続期間・支給額表 | 表の境界と対象区分を確認します |
| ポイント制 | 期間別の等級・評価・付与履歴 | 途中の異動や未確定期間を確認します |
| 別テーブル方式 | 退職金用基準額・別表・積上げ方法 | 給与の基本給との混同を防ぎます |
📚 用語解説
退職事由係数：自己都合・定年などの退職区分を支給額に反映するため、規程で設ける係数です。法律で一律の数値が決まるものではなく、支給率表に含まれている場合もあります。
2-5. 端数処理と勤続年数は、支給額用と税務用を別に持ちます
山崎
退職金を支給するための勤続年数は、顧問先の規程に従って算定します。一方、退職所得控除に使う勤続年数は税務上の取扱いに従います。国税庁は原則として継続勤務した期間の年数を使い、1年未満の端数を切り上げると説明しています。休職期間、過去の勤務期間、他社の期間の通算などには扱いの定めがあります。国税庁No.2732（令和8年4月1日現在法令等）を参照し、規程上の期間を無条件に税務欄へ転記しないでください。
確認用シートには、入社日・退職日という事実の欄、規程上の算入期間の欄、税務確認用の期間の欄を分けて設けます。日付から年数へ変換する式と、除外期間を差し引く式も分離しておくと、どの条件で差が生じたかが分かります。再入社、出向、転籍、定年後の再雇用がある方は、単純な在籍期間の差だけで処理せず、前回の退職金の支給記録も回収します。
金額の丸め方は、基礎額、ポイント換算、支給額、課税標準、税額で別に確認します。途中で丸めるか最後に丸めるかによって差が出るため、計算シートの表示桁数だけを見て判断しないでください。Excelのセルに見えない小数が残る場合もあります。先生方が確認する資料には、計算前の値・採用した端数処理・処理後の値を残し、前任者の経験則をそのまま継承しないようにします。
端数処理の明確化は、計算担当だけの作業にせず、承認者へ渡す説明にも反映します。規程の条項とシートの式の対応が分からなければ、本人に丁寧な説明をするための根拠も不足します。差額の問い合わせを受けた場合は、基礎額の違い、期間の違い、丸める段階の違いを順に確かめ、どの変更で結果が変わったかを記録します。
2-6. 退職所得控除と2分の1課税：非課税枠の理解から始めます
菅澤
一般退職手当等では、原則として収入金額から退職所得控除額を引き、その残額の2分の1が退職所得になります。退職所得は原則として他の所得と分離して計算します。「非課税枠」という説明だけを覚えると、複数の給付があるときも同じ控除を重ねて使えると誤解しやすいため、誰がいつ何を支払うのかまで確認します。出典は国税庁No.1420（令和8年4月1日現在法令等）です。
通常の退職所得控除は、勤続年数が20年以下なら40万円×勤続年数で、計算額が80万円未満なら80万円です。20年を超える場合は800万円＋70万円×（勤続年数－20年）です。障害者になったことが直接の原因で退職した場合には控除の加算があるため、通常の式だけで確定しません。適用年分と対象者の条件をそろえ、控除の計算根拠を確認資料に残します。
事務所が税理士等へ渡す確認資料では、支給予定の総額と税務上の収入金額を区別します。確定給付企業年金などで本人が掛金を負担した場合、その負担分が税務上の収入金額に影響することがあります。また、死亡退職などは別の税目の検討が必要です。通常の退職所得の式を無条件に使わず、例外に該当するかどうかを専門家へ確認するための欄を設けます。
📚 用語解説
退職所得控除：退職所得を計算する際に収入金額から差し引く控除です。勤続年数などにより決まり、過去や同年の別の退職金がある場合は調整の確認が必要です。会社が支給する退職金そのものを減額する制度ではありません。
2-7. 短期退職手当等・特定役員退職手当等は通常の計算から分けます
山崎
役員等勤続年数が5年以下の期間に対応する特定役員退職手当等は、一般の2分の1計算を適用しません。また、短期勤続年数が5年以下で特定役員退職手当等に該当しない短期退職手当等は、控除後の金額のうち300万円を超える部分に2分の1計算が適用されません。2026年分の確認では、国税庁No.1420の区分説明に戻って判定します。
役員歴がある人をすべて同じ扱いにするのも誤りです。使用人として働いた期間と役員等の期間が混在し、支給する手当がそれぞれの期間に対応している場合は、区分や重複期間の確認が必要になります。職員が名簿の「役職」欄だけで判断せず、就任・退任年月日、支給決定の内訳、過去の支払資料を集め、税理士等へ渡します。肩書の略称から税務区分を推測してはいけません。
同じ年に会社の退職一時金と共済の退職金を受け取る場合や、以前に企業型DC・iDeCoの一時金を受け取った場合も、単独受給とは確認事項が変わります。受給順序と年、対象となる勤務期間を整理し、最新の国税庁の控除調整の説明と照合します。過去年分の計算シートの注意書きを、そのまま今年の結論として使わないことが大切です。
2-8. 退職所得の受給に関する申告書と、所得税・住民税の確認順序
菅澤
退職所得の受給に関する申告書は、支払者が源泉徴収を行う際の重要な資料です。提出がある場合とない場合で所得税等の源泉徴収の計算が異なります。2026年分では、提出がない場合、支給額に20.42％を乗じ、1円未満を切り捨てた額を源泉徴収します。その後、本人が確定申告で精算する扱いです。国税庁No.2732に基づき、回収漏れを「税務確認待ち」の理由として見えるようにします。
提出済みでも、他の退職手当の情報、勤続期間、本人の記載と回収資料の整合性を確認します。職員が本人の回答を推測で埋めてはいけません。申告書の電子提供については国税庁が要件を示していますが、単にメールで画像を受け取ればすべての要件を満たす、と説明しないでください。顧問先の運用が適切かどうかを確認し、税理士等との役割分担の中で扱います。
所得税と復興特別所得税は、2026年分の速算表で計算を確認します。課税退職所得金額の端数と、最後の税額の端数を分けることが必要です。住民税は退職所得に係る特別徴収として別に管理します。横浜市の課税の特例（2026年10月確認）では市民税6％・県民税4％と各税額の100円未満切捨てが示されています。合計率だけを掛けて一度だけ丸める方法と混同しないようにします。
納付先・納入先と期限も別々の管理項目です。所得税等は原則として支払月の翌月10日までという国税庁の説明を基に、納期の特例等の適用を顧問先の税理士等へ確認します。住民税は退職等の日の属する年の1月1日現在の住所地など、自治体の案内に従って確認します。横浜市の特別徴収の案内を参照し、現在の住所欄をそのまま納入先へ転記しないでください。
📚 用語解説
源泉徴収と特別徴収：所得税等を支払者が差し引く仕組みが源泉徴収、住民税を支払者が差し引いて自治体へ納める仕組みが特別徴収です。退職金の確認では税額・納付先・担当者を分けて記録します。
2-9. 税金計算のシミュレーションは、前提条件を先に示します
山崎
以下は2026年分の一般退職手当等を想定した、独自の仮定による計算例です。勤続期間は12年ちょうど、支給額は600万円、退職所得の受給に関する申告書は提出済みで、役員等の期間、他の退職金、控除の調整、障害退職の加算、本人負担掛金はないものとします。退職所得控除は40万円×12年で480万円、控除後は120万円、その2分の1で課税退職所得金額は60万円です。
この仮定では、所得税等は60万円×5％×102.1％で30,630円となります。市民税6％・県民税4％の計算例では、それぞれ36,000円・24,000円で、合計60,000円です。他の控除等を考慮しない差引支給額は5,909,370円です。計算要素は国税庁の2026年分の説明と前項の自治体資料で確認しています。一般式の理解を目的とした例で、個別案件の税額確定には使わないでください。
同じ支給額でも、申告書未提出なら源泉徴収の計算が変わり、短期退職手当等なら課税所得の算式が変わります。また、勤続期間が1日違うだけでも、税務上の切上げによって控除額に差が出ることがあります。だからこそ、シミュレーション用の表には前提条件を固定する欄が必要です。税額セルを上書きして帳尻を合わせるのではなく、どの条件を変更した結果なのかを残します。
氏名や社員番号などの識別情報、規程と履歴の参照先、計算条件、未解決事項、確認者を分けて配置します。無料テンプレートを使う場合も、ダウンロードできることと、顧問先の制度や当年の税務に適合することは別です。公式ページで要確認の機能や対応範囲を、未確認のまま記載しません。
課税対象となる金額と振込額は、確認資料でも別々の欄にします。退職所得控除は税務上の所得を計算するための控除であり、会社が支払う元の退職手当をその額だけ減らす処理ではありません。税理士等に確認した税額を反映する際も、支給総額、課税計算の基礎、差し引く税額、振込予定額のつながりを確認します。課税対象が少ないことだけを理由に、元の支給額まで小さく変更してはいけません。
2-10. 社外に積み立てる制度：退職金共済制度・DB・企業型DCの違い
菅澤
退職一時金制度は顧問先が定める支給制度で、共済や企業年金と併用していることがあります。中小企業退職金共済（中退共）は外部に掛金を納付する制度で、退職金は中退共から従業員へ直接支払われます。計算は掛金月額と納付月数に基づく基本退職金と付加退職金によるため、単純に納付総額を返す制度だと説明してはいけません。中退共の退職金計算の方法・考え方（2026年10月確認）で確認します。
中退共の照合では、加入開始、掛金の変更、納付履歴、通算や資産移換の有無を集めます。会社規程の支給額に外部給付を含めるのか、上乗せするのかも規程の確認事項です。両者を無条件に合算したり、共済給付を会社からの支給額から当然に差し引いたりしないでください。会社が本人に渡す書類と、本人が共済へ請求する書類を区別し、事務所が担う下準備の範囲を決めます。
確定給付企業年金制度（DB）は、あらかじめ給付の算定方法を定める仕組みです。企業型確定拠出年金制度（企業型DC）は、拠出した掛金と運用成果を基に将来の給付額が決まる仕組みです。厚生労働省の私的年金制度の概要と確定拠出年金制度の概要を2026年10月に確認しています。DBの給付がどの会社でも同じ算式になるわけではなく、規約に戻る必要があります。
企業型DCでは加入者が運用を行い、運用結果が給付に影響します。原則として老齢給付を受ける年齢などの条件があるため、退職した日に自由に現金化できる通常の退職一時金と混同しません。退職・転職時には、転職先の制度や本人の状況に応じて資産移換を検討します。事務所は制度の連絡先、資格喪失の情報、本人へ渡した案内、確認待ち事項を一覧にし、個別の投資判断を代わりに行う説明は避けます。
📚 用語解説
確定給付と確定拠出：確定給付企業年金（DB）は給付の算定方法をあらかじめ定める制度、企業型確定拠出年金（DC）は拠出額と運用成果を基に給付額が決まる制度です。社労士事務所では規約と支払主体、退職時の連絡先を区別して管理します。
2-11. 一時金と年金のメリット・デメリットは、受給者ごとの条件で変わります
山崎
一時金はまとまった資金を受け取れる一方、その後の生活費や資金管理を本人が考える必要があります。年金は定期的な収入として把握しやすい一方、支給期間・保証の仕組み・他の年金との関係を確認する必要があります。選択や併用ができるかどうか自体が制度によるため、顧問先が加入する規約を確認せずに受け取り方を案内しないでください。
税務上、一時金としての退職所得と、公的年金等に係る雑所得では計算の仕組みが違います。国税庁は確定給付企業年金等の年金について、No.1600「公的年金等の課税関係」で説明しています。年金額、他の公的年金、受給年齢、各年の所得などで結果が変わるので、「一時金なら必ず有利」「年金なら必ず節税」といった説明はしません。
豊かなセカンドライフのための説明を求められても、事務所が保証する数字と参考情報を混ぜないことが大切です。顧問先には、制度上選べる受給方法と申出期限を案内し、本人の資金計画や税額比較は必要な専門家へつなぎます。事務所内の案件票には、誰がどの説明を担当したか、本人が選択を返したか、追加の資料が必要かを記録します。相談の内容を給与計算の備考欄だけに埋め込まない運用にします。
2-12. 不利益変更、減額・不支給、懲戒解雇の案件は計算を止めて判断します
菅澤
退職金制度を不利益に変更する場合、単に計算表を新しくすれば済むわけではありません。労働契約法上、合意による変更と、合理的な就業規則変更による変更の要件を確認します。厚生労働省掲載の労働契約法第9条・第10条を踏まえ、不利益の程度、変更の必要性、内容の相当性、交渉の状況、周知等を検討します。原則禁止という説明だけで、例外や要件を省略しないでください。
懲戒解雇を理由とする減額・不支給も自動判定の対象にしません。福島県の懲戒解雇と退職金に関するQ&Aは、規定がある場合でも勤続の功を抹消するほどの重大な背信行為が必要とされ、一定割合の支払が認められる場合があると説明しています。競業避止義務との関係など争いが想定される案件も、資料整理と法的判断を分けて扱います。
中退共の給付を会社の規程だけで止められると考えるのも適切ではありません。中退共は、懲戒解雇の場合の減額について厚生労働大臣等の認定が必要と説明しています。具体的な申請の期限・様式は中退共の減額認定の公式案内で確認します。事務所は顧問先からの「今回はゼロで」という依頼だけで通常の計算処理を確定せず、対応する先生方へ引き継ぎます。
規程の適用に争いがある、減額の根拠が不明、退職理由に相違がある案件は、確認事項を具体的に記録します。AIにも職員にも、その不足を推測で埋めさせない運用にします。
2-13. 会社側の実務：支払時期、説明責任、書類の受け渡しをそろえます
山崎
退職手当の支払時期は規程を確認します。群馬労働局の賃金支払いの解説（2026年10月確認）では、あらかじめ支払時期を定めている場合はその時期、定めていない場合は請求日から7日以内と説明しています。「退職したら必ず7日以内」とも「給与支払日でよい」とも一括して案内しないでください。
従業員への説明は、支給の対象となった期間、採用した計算方式、適用条項、税務確認の状況、支払予定を切り分けると伝わりやすくなります。本人のセカンドライフに関わる金額だからこそ、見込額と確定額の区別を明示します。顧問先が説明する資料と、事務所が内部で確認する資料を分け、未解決のメモや他の従業員の情報が本人向け資料に混入しないようにします。
退職所得の源泉徴収票など税務書類は、顧問先・税理士等の担当範囲を確認します。社会保険・雇用保険の資格喪失、離職証明書などの提出や法定書類の作成は先生方が行います。退職金の金額が決まったことをもって電子申請まで承認済みとみなさず、手続きごとに必要資料と承認を確認します。退職後の連絡先、本人への書類交付、顧問先への完了報告も別項目にします。
退職時の一時金と在職中に給与へ上乗せする前払退職金では、社会保険の扱いを同じと決めつけないでください。制度名ではなく実際の支給の性質を確認し、根拠の資料に基づいて先生方が判断します。最終給与の保険料や住民税の残額の処理も退職金とは別の確認です。「退職金にかかわる税額を確認したから、退職月の控除はすべて完了」と誤認しない管理が必要になります。
2-14. 中小企業の退職金の相場と、計算テンプレートを使う際の注意点
菅澤
顧問先から相場を聞かれたときは、東京都「中小企業の賃金・退職金事情（令和6年版）」など公式調査を確認します。実際の退職者の平均とモデル退職金、自己都合と会社都合、学歴、勤続期間、事業所規模は比較条件が違います。古い調査の数字に最新という見出しだけを付けず、年度・対象・集計の定義を添えて説明します。
本記事では相場の金額表を転載しません。事務所が行うのは、顧問先が何を比較したいのかを整理することです。採用の場面で制度の競争力を説明したいのか、規程改定の参考にしたいのか、個別の支給額に疑問があるのかで、必要な資料は変わります。個別の支給額に対し、平均より高いから減額できる、平均より低いから直ちに追加支給が必要、といった結論にはつなげません。
退職金かんたん計算シートなどのテンプレートを使う場合も、顧問先の規程と計算式の対応を確認します。入力項目が足りるか、役員・短期勤続・複数給付の区分に対応しているか、端数処理が合っているかを検証します。配布元が提供するソフトとの互換性や対応機能は公式サイトで要確認です。表の見た目が整っていることを根拠に、確認責任まで任せたつもりにならないことが大切です。
03 BOTTLENECK 退職金の式を整えても、事務所の手作業は残ります
3-1. 顧問先ごとの締め日・規程・連絡経路が職員の記憶に集まります
山崎
退職金の計算が単発でも、顧問先とのやり取りは毎月の給与計算とつながっています。勤怠の締め日、最終給与の支給日、手当の扱い、退職金の支払予定が異なると、職員は複数の予定を行き来することになります。規程は共有フォルダ、人事履歴は給与ソフト、退職理由の確認はメールという状態では、同じ確認を担当者の交代ごとに繰り返しやすくなります。
特に繁忙期は、算定基礎届や労働保険の年度更新、年末調整の準備が通常の給与業務と重なります。退職案件の資料が一つ欠けるだけでも、担当者は顧問先へ連絡し、回答を待ち、届いた資料を保存し、計算担当へ知らせる必要があります。ソフトに入力する前後の手間は、計算機能を導入しただけでは自動的になくなりません。
この段階での改善対象は、先生方の専門判断を省くことではありません。職員が判断に必要な材料をそろえるまでの往復、入力後に原本へ戻る照合、承認者へ説明するためのまとめ直しです。採用難の中で経験のある職員にすべてを集めると、その方が不在の日に案件が進まなくなります。判断の根拠と事務作業の手順を分けて持つことが必要です。
3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります
菅澤
ソフトの機能を正しく使うことは大切ですが、運用担当者が毎回資料を探し、必要な値を選んで入力する状態では、職員の負担が残ります。新しいシステムを検討する前に、どの作業に時間を使っているかを分けてみてください。計算処理そのもの、顧問先への確認、転記、承認資料の作成では、負担が生まれる理由が違います。
AI社員AIKATAは、いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含む事務作業を受託するサービスです。退職金に関わるすべての判断を代行するという意味ではなく、最終給与の計算、勤怠集計、入退社手続きの書類の下準備、資料回収など、明確に分けた事務作業から対象を整理します。ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。
04 AUTOMATION AIに聞く効率化から、毎月の事務作業を回す自動化へ
4-1. Claude Code/Codexを使う場合も、判断と実行の境界を先に決めます
山崎
「この規程の確認点は何ですか」とAIに聞いて作業を早くするのが効率化です。一方、決めた手順に従って勤怠の回収・集計、ソフトへの入力、チェック、承認待ちへの整理を毎月回すのが自動化です。Claude Code/CodexなどのAIツールを利用する場合も、回答が出ることと、顧問先ごとの業務を安定して続けられることを同じに扱わないでください。
たとえば、退職の情報が届いたとき、最終給与に必要な勤怠がそろっているかを確認し、不足資料を一覧化し、確定した条件で集計し、入力後の結果を確認資料としてまとめる流れを考えます。規程の適用に迷う案件、支給理由に争いがある案件、本人の申告と資料が一致しない案件は、通常処理を止めて先生方へ返します。この図は運用を設計するための考え方で、個別の退職金税務判定機能を約束するものではありません。
| これまで職員がやっていた作業 | AI社員AIKATAに任せた後 | 事務所に残る確認 |
|---|---|---|
| 勤怠資料を集めて集計します | 資料回収・勤怠集計を受託します | 不足情報と個別事情を確認します |
| 給与ソフトに入力します | 今のソフトを使う事務処理を受託します | 計算済みデータを確認・承認します |
| 退職手続きの資料をまとめます | 書類の下準備を受託します | 法定書類の作成・提出は先生方が行います |
| 担当者の記憶で個別ルールを補います | 締め日・支給日・手当等を登録して処理します | 変更した条件を確認します |
| 結果を確認する材料をそろえます | AIと人の二重体制で品質チェックします | 最終確認と承認を行います |
自動化の対象を整理するときは、作業名だけでなく、開始条件、必要資料、出力、確認者を一組にします。退職日が未確定ならどこで止めるか、資料が差し替わったら何をやり直すかを決めておくと、処理結果を見た先生方が判断しやすくなります。早く処理することより、確定していない情報が承認済みの結果に混ざらないことが優先です。
4-2. 社労士法の1号・2号業務と最終承認は、先生方に残します
菅澤
AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、書類の下準備、資料回収の一次対応などです。社労士法の1号・2号業務に当たる申請書等や法定帳簿書類の作成、提出手続きの代行などは先生方が行い、最終確認と承認も事務所が行います。一般的な確認用帳票と、法令に基づく帳簿書類を同じものとして説明しないことが必要です。根拠となる範囲は社会保険労務士法で確認します。
退職金の文脈では、支給条件の法的な適用、減額や不支給の判断、税務上の個別判断を、資料整理と混同しないようにします。AI社員AIKATAへ任せられる範囲は、給与計算や入退社手続きの下準備という公表された業務を基に整理します。退職所得の申告を自動で確定する、独占業務を無人で完結する、といった約束はしません。税務書類や税務相談は税理士等の範囲も確認します。
事務所が承認するときは、計算結果だけでなく、元資料と例外事項が一致しているかを確かめます。日々の作業を原則として計算済みの給与データや作成済み帳票の承認へ寄せることと、先生方の専門家としての責任をなくすことは違います。顧問先へ説明するときも、「定型事務を任せ、法定業務と最終確認は事務所が担う」という同じ境界を使います。
📚 用語解説
承認待ち：処理結果がそろい、確認すべき資料や例外事項を事務所へ渡した状態です。支払や行政機関への提出が完了した状態とは区別します。
05 OPTIONS 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づきません
5-1. 作業を手放すという目的で、四つの選択肢を比較します
菅澤
四つのうち三つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、退職案件と給与業務が重なる繁忙期に、事務所が定型作業とその運営を抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価するものではありません。採用人数やツールの数ではなく、回収・入力・確認を誰が回すのかに注目します。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 処理できる人を確保したい | 募集・教育が必要で、閑散期にも人件費と管理が残ります | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 事務所の外へ処理を出したい | 説明や手直しを事務所が担う運用では、その往復が残ります | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | 自分たちのルールに合わせたい | ルールの言語化・検証・保守を事務所が抱えます | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 今の環境のまま事務作業を手放したい | 仕組みの構築・運用をAI社員AIKATAが担い、事務所は最終確認と承認を行います | ◎ |
増員は、募集が終わればすぐに顧問先の規程を理解して処理できるわけではありません。退職案件の例外や給与の個別ルールを教える時間は既存職員から出ます。繁忙期に間に合わせようと急ぐほど、確認を一人の経験者へ集中させることになりがちです。仕事の波が落ち着いた後も、人員配置や育成を所長が考え続ける構造は残ります。
外注も、事務所が毎回資料を整え、相手に説明し、戻った結果を手直しする運用のままでは、往復作業を別の場所へ移しただけになります。どの項目が未確定か、誰が顧問先へ聞くか、変更の連絡をどう反映するかが決まっていないと、先生方が確認する前の整理を事務所が担い続けます。単に作業の受け渡し先を増やすだけでは解決しない部分です。
5-2. AIの自作は、顧問先ルールと検証の保守を事務所に残します
山崎
Claude Code/Codexを使って自作する場合も、顧問先の例外を言葉にする作業は消えません。退職金規程の改定、給与項目の変更、入力画面の変更に合わせて、どの処理を直すのかを判断する人が必要です。正常な案件だけで動作確認を済ませると、申告書未回収や休職履歴のある案件で、確認待ちへ戻す設計が抜けることがあります。
事務所が自作した仕組みの結果を信頼するには、規程と税務を混同していないか、データが欠けたときに止まるか、再実行して二重入力しないかなどを確認する必要があります。これらの運用を誰が担当するのかが曖昧なままでは、AIを導入しても所長や経験者の仕事が別の形で増えます。作業を引き受けてもらう判断では、構築後の運用まで含めて比較することが大切です。
菅澤
06 AIKATA AI社員AIKATAは、今のソフトのまま事務作業を受託します
6-1. 給与計算・資料回収・入退社手続きの下準備をAIと人で担います
山崎
AI社員AIKATAは、職員がパソコンで行っている事務作業をAIと人の二重体制で受託する業務代行サービスです。給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応を扱います。法定帳簿書類の作成や行政機関への提出手続きの代行は引き受けず、先生方が行います。
退職金の相談が増えた事務所でも、最初に整理するのは、定型事務として任せられる仕事がどこにあるかです。最終給与の勤怠を集計する、計算済みの給与データを確認するための材料をそろえる、退職手続きに必要な資料を回収する、といった前段があります。AI社員AIKATAが退職金規程の解釈や税務判断まで代行するとは説明せず、業務の棚卸しで範囲を明確にします。
AI社員AIKATAは特定のソフトだけに限定せず、いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。既存の操作環境を前提に、どの作業を受託するかを整理するため、相談時にはソフト名だけでなく、実際の資料の受け渡し方と承認までの流れを伝えます。
6-2. 顧問先別ルール、品質チェック、情報の受け渡しを整理します
菅澤
AI社員AIKATAは顧問先ごとの締め日、支給日、手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。担当者が替わってもルールが残ります。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。受託した日々の事務作業では、事務所は原則として計算済みの給与データや作成済み帳票を承認する形になります。
算定基礎・年度更新・年末調整の繁忙期にも、事務所が人を採用・教育せずに処理量を増やせます。仕組みの構築と運用はAI社員AIKATAが行うため、事務所にAIの知識は要りません。月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。事務所が新たな仕組みの担当者を採用する前に、現在の作業を任せる範囲から整理できます。
給与・人事のデータについてはNDAを結び、受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談に向けた棚卸しでは、誰が資料を持ち、どこで受け取り、何を確認した後に承認するかを整理すると、任せる範囲を話しやすくなります。事務所の規程で必要とする確認事項は、受け渡し方法を決める段階で共有します。サービスの説明はAI社員AIKATAの社労士事務所向けページの範囲に基づきます。
07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです
退職金の計算方法を理解することと、毎月の回収・入力・確認を誰が回すかは別の課題です。ここでは、事務所が定型作業を手放すという目的に対し、手作業の継続、ソフトの追加・乗り換え、AI社員AIKATAへの委託を比較します。ソフトの性能を否定する評価ではなく、事務所に残る運用負担の比較です。
| 確認する軸 | 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 職員が作業量を吸収します | △ 入力前後の運用は事務所に残ります | ◎ 採用・教育せず処理量を増やせます |
| 顧問先ごとのルール | ✕ 担当者の確認と引継ぎが続きます | △ 設定と変更時の確認が必要です | ◎ 個別ルールを登録して処理します |
| 顧問先への負担 | △ 資料確認の往復が残ります | △ 変更する運用の説明が必要です | ◎ ソフトの乗り換えを頼む必要がありません |
| 職員の採用・教育 | ✕ 事務所が担い続けます | △ 操作と業務の教育が残ります | ◎ 仕組みの構築・運用を担います |
| 社労士法の線引き | ○ 先生方の業務です | ○ ツールが変わっても責任は残ります | ◎ 1号・2号業務と最終確認は先生方に残します |
7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
山崎
退職案件では、一つの支給額を出す前に多くの事務作業が発生します。その作業のために、所長や経験のある職員の時間を毎回確保する状態を見直します。AI社員AIKATAに任せる範囲と、先生方・税理士等が担う範囲を整理すれば、どこから着手するかが明確になります。退職金だけを切り離さず、最終給与や入退社資料の回収まで視野に入れることが大切です。
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。ここで比較した選択肢の中で、作業とその構築・運用を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。先生方の専門判断や独占業務を手放すのではなく、その前に積み上がる定型事務を任せるという判断です。
菅澤
08 CONSULTATION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めます
8-1. 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、任せる作業を決めます
菅澤
人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの無料相談で業務を棚卸ししてください。退職金の確認に伴う資料回収、最終給与の計算、入退社手続きの下準備など、どの作業から任せられるかをその場で整理します。判断を要する案件と定型事務を分け、事務所に残す役割を明確にします。
無料相談は60分、Google Meetを使ったオンライン形式で、全国に対応しています。契約の義務はありません。普段使う給与ソフト・勤怠システム、資料の届き方、職員が繰り返し行っている作業、最終承認をする方を整理すると、相談を具体的に進められます。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせて決めます。
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
事務所の定型業務を、
AI社員に任せてみませんか？
よくある質問
Q. 退職金の計算方法は法律で一律に決まっていますか。
山崎
A. 支給額の計算は、顧問先の退職金規程や契約などに基づきます。基本給連動型、定額方式、ポイント制、別テーブル方式などを区別し、適用する別表や退職理由を確認します。税金の計算は別の法令上のルールです。支給額用と税務用の計算を分けて管理してください。
Q. 退職金制度は必ず作らないといけませんか。
山崎
A. すべての企業に一律に制度の導入が義務付けられているわけではありません。ただし、就業規則や契約等で支給が定められている場合はその内容を確認します。規程が見つからない場合も、個別合意や従来の支給慣行を調べ、直ちに不支給とは扱わないことが必要です。
Q. パート・アルバイトにも支給しますか。
山崎
A. 適用する規程と契約、実際の待遇を確認します。雇用形態の名前だけで対象外と判断するのではなく、どの労働者を対象とする制度なのか、待遇差の説明に必要な事情は何かを先生方が検討します。採用時の説明と退職時の運用が食い違わないように確認します。
Q. 勤続年数はどう数えますか。
山崎
A. 支給額の計算では顧問先の規程を確認し、税務上の退職所得控除では国税庁の取扱いを確認します。税務上は原則として1年未満の端数を切り上げますが、通算や過去の給付などの事情も確認が必要です。休職・転籍・再入社等の履歴を回収し、二つの年数を同じ欄にしない運用にします。
Q. 退職金を減らす制度変更や懲戒解雇による不支給はできますか。
山崎
A. 規程に記載すれば常に有効になるわけではありません。制度変更は労働条件の不利益変更の要件を、懲戒解雇による不支給は規定と具体的事情を確認します。事務所の定型処理から外し、先生方が検討します。必要に応じて弁護士等とも連携し、AIに法的な結論を確定させないでください。
Q. 退職金の税金は、どの案件でも2分の1にすればよいですか。
山崎
A. いいえ。特定役員退職手当等や短期退職手当等には例外があり、他の退職金の受給状況によって控除の調整も必要です。退職所得の受給に関する申告書、役員歴、受給履歴などをそろえ、個別の税務は税理士等に確認します。通常計算のシートをすべての退職者へ共通で適用しないでください。
Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか。
山崎
A. AI社員AIKATAが受託するのは給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などの事務作業です。1号・2号業務に当たる申請書等や法定帳簿書類の作成、提出手続きの代行と最終確認・承認は先生方が行います。受託する定型事務と独占業務を分け、専門判断をAIへ委ねる説明はしません。
Q. 今のソフトのままで使えますか。
山崎
A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先に乗り換えを頼む必要はありません。無料相談で実際の業務を棚卸しし、どの事務作業から任せられるかを整理します。
Q. 退職金の計算や税務申告をすべてAI社員AIKATAに任せられますか。
山崎
A. 退職金の法的判断や税務申告を丸ごと代行する約束はしていません。給与計算、勤怠集計、入退社手続きの下準備、資料回収など、公表された事務作業の範囲から相談します。先生方の独占業務と最終承認、税理士等の業務を区別し、個別の退職金案件に必要な判断は適切な専門家が行います。
Q. AIの知識がない事務所でも相談できますか。
山崎
A. AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで、契約の義務はありません。退職案件で止まりやすい作業や、毎月の給与処理の流れを基に、任せる範囲を整理します。
AI社員AIKATAへのお問い合わせ
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- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
