【2026年10月最新】36協定の45時間ルールを社労士事務所が管理する方法｜特別条項・計算・届出と勤怠集計の自動化

01 ANSWER FIRST 36協定の45時間は原則上限です。事務所は「協定・実績・健康確保」を一緒に確認します

36協定の時間外労働は、一般則では月45時間・年360時間以内が原則です。臨時的な特別の事情に対応する特別条項があっても、別の上限をすべて守る必要があります。「月45時間ちょうどなら必ず問題ない」「休日出勤は全部数えなくてよい」という理解では、顧問先の違反を見落とします。事務所が確認するのは、適用される制度、実際に届け出た協定、個人別の労働実績の組み合わせです。

2026年9月からの監督指導の見直しも、法定上限を引き上げる改正ではありません。健康・福祉確保措置の実施状況が重視されるため、時間数の集計だけでなく、顧問先が行った対応を確認できる状態が必要です。この記事では、社労士事務所の所長・管理者・職員の方に向け、顧問先ごとに異なる起算日や休日区分をどう管理するかを整理します。

法令・行政資料の確認時点は2026年10月です。基本の上限は厚生労働省「時間外労働の上限規制」、直近の指導方針は厚生労働省の2026年8月19日発表に基づきます。後半ではAI社員AIKATAが引き受ける勤怠集計などの事務作業と、先生方が担う提出手続き・帳簿書類の作成・最終承認を分けて説明します。

02 PRACTICAL GUIDE 社労士事務所の36協定実務：適用範囲・計算方法・特別条項・届出をそろえます 顧問先への説明と事務所内のチェックに使える実務ガイドです。

2-1. 36協定とは：労使協定と届出の役割を分けます

一般的な労働時間制度では、法定労働時間は原則1日8時間・1週40時間です。36協定は、この枠を超える時間外労働や法定休日労働を行わせるための要件になります。顧問先から「本人が希望しています」「残業代は払っています」と説明されても、協定・届出が不要になるわけではありません。また、36協定だけで個々の労働者に残業を命じる契約上の根拠まで当然に整うわけではないため、就業規則や労働契約との整合も確認します。

協定書は労使の合意内容を確認する書類、協定届は行政への届出書類という役割があります。兼用することはありますが、「電子申請の送信が済んだから労使の合意もできている」とは考えません。事務所の案件管理では、代表者選出の確認、合意の成立、届出、内容の周知を別々の完了項目にすると、どこで作業が止まっているか見つけやすくなります。

基本の根拠は厚生労働省「労働条件・職場環境に関するルール」です。顧問先から届いた前年ファイルは現状確認の入口として使い、今年の対象者や実態まで自動的に同じと扱わないことが大切です。

2-2. 適用範囲と対象者：雇用区分だけで外しません

正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトでも、法定時間外労働を行わせるなら対象の確認が必要です。短時間勤務の方でも、特定の日や週に勤務が集中することがあります。「普段は短いから対象外」という登録は避け、雇用区分、所定労働時間、適用制度、実際の勤務をそろえて先生方が判断します。各事業場の協定に、該当する業務や労働者の範囲が含まれているかも確認します。

管理監督者は、役職名だけで決めません。労働基準法上の管理監督者に該当するかどうかは、権限や待遇など実態に即した判断が必要です。労働時間・休憩・休日の規制の適用関係と、深夜の割増賃金や健康確保のための労働時間の状況の把握は別の論点です。「管理職だから勤怠データを回収しない」とすると、先生方の健康管理上の助言に必要な情報までなくなります。

年少者、請求をした妊産婦、育児・介護に伴う制限の対象者などには、それぞれ別の保護規定があります。36協定があることを理由に一律の残業枠を適用せず、顧問先から該当情報と適用開始・終了の情報を受け取る運用にします。本人の事情に関する情報は閲覧する担当者を絞り、集計用の一覧には必要な制限区分だけを持たせるなど、事務所で情報の粒度を決めます。

2-3. 月45時間ちょうど・年360時間・協定の短い上限を確認します

月45時間以内という一般則では、45時間ちょうどは月の原則限度時間を超えていません。ただし、それだけで適法と結論づけることはできません。協定が有効で、対象者・業務を含み、協定した1日・1か月・1年の時間数などを守り、他の適用される規制にも抵触していないことが必要です。「ちょうど」と「超える」を分けたうえで、ほかの条件も確認します。

例えば、顧問先が1か月の延長時間を35時間と協定している場合、実績が40時間なら、45時間未満であってもその協定の枠を超えます。これは仕組みを説明するための仮定例です。集計表には法律の上限とは別に「この顧問先の協定値」を持たせ、短い方の条件にも照合します。特別条項の有無だけをチェックして、実際の協定値を未入力にしてはいけません。

年360時間も独立した原則上限です。月ごとの実績が45時間以内でも、年間合計が360時間を超える場合があります。月のチェック表だけを顧問先へ返し、年間実績を次の更新時まで見ない運用は避けます。1年間の対象期間と起算日を協定書で確認し、対象期間内の累計と今後の業務見込みを同じ画面で確認できるようにします。

なお、対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制が適用される場合には、原則月42時間・年320時間という限度時間にも注意します。対象期間の一部だけが重なる場合などは適用条件の確認が必要です。すべての顧問先を45時間・360時間で固定せず、先生方が制度を判定した結果を設定に反映します。

出典（2026年10月確認）：厚生労働省・上限規制の解説、改正労働基準法関係の解釈・問3です。

2-4. 法定内残業・時間外労働・休日出勤を計算で混同しません

通常の労働時間制度で、所定労働時間が1日7時間30分、実労働時間が8時間30分だったと仮定します。日単位でみると、所定を超えた1時間のうち30分は法定内、残り30分が法定時間外です。ただし、その週の実績によって別途週の法定時間外が発生することがあります。日単位の超過分を数えたうえで週単位を確認し、同じ時間を二重に計上しない方法で集計します。

休日出勤についても「全部45時間に含めない」と案内してはいけません。法定休日の労働は月45時間・年360時間の時間外労働とは分けますが、法定外の所定休日に働いた時間は、週の法定労働時間を超える部分などが時間外労働になります。土曜日・日曜日という曜日だけで判定せず、顧問先の就業規則、勤務表、法定休日の特定方法を確認します。

代休と休日の振替も、名称だけを見て同じ処理にしないようにします。どの日がもともとの休日で、いつどの手続きで変更され、実際に何時間働いたのかを記録で追います。職員が「代休を取ったから先月の休日労働を消す」と修正する運用では、過去の上限判定まで変わってしまいます。時間区分を変更する場合は、先生方が根拠を確認してから再集計します。

記録の区分	月45時間・年360時間の確認	事務所が確認する資料
法定内残業	法定時間外と分けます。週の基準も別途確認します。	所定時間、日別・週別実績、賃金規程です。
法定時間外労働	原則上限と協定した上限に照合します。	日週の計算結果、協定書、対象期間です。
法定休日労働	45時間・360時間の集計と分け、休日込みの規制に算入します。	休日区分、休日労働実績、休日に関する協定内容です。
法定外の所定休日の勤務	週の法定時間外になる部分などを確認します。	就業規則、勤務カレンダー、週の実績です。

区分と計算の基礎は厚生労働省「改正労働基準法に関するQ&A」で確認します。上記の勤務時間は当記事の説明用の仮定例であり、実在する事務所の実績ではありません。変形労働時間制やフレックスタイム制では、通常の制度の計算をそのまま使わず、制度に対応した計算方法を確認します。

2-5. 起算日と締め日：1か月・1年の集計期間を固定します

事務所では、顧問先ごとに給与の締め日、支給日、36協定の対象期間、月の集計区切りを一覧化します。給与の締め日と協定の管理期間が一致していれば運用は整理しやすくなりますが、一致しているという前提で処理を始めないことが重要です。月末締めの給与データを受け取っていても、協定上の管理期間が別なら、日別データから集計し直す必要があります。

年の累計は対象期間に合わせて管理し、年末や事務所の会計年度で勝手にゼロへ戻しません。一方、時間外労働と休日労働を合わせた複数月平均は、協定の更新をまたいで確認する必要があります。新しい協定のファイルを作るとき、前の期間の勤怠履歴が参照できなくなる設計は避けます。過去分を保管しているだけでなく、必要な期間を続けて集計できる状態にします。

担当者交代の引継ぎでは、計算結果だけでなく「どの期間を、どの元データから作ったか」を渡します。集計表の表紙に対象期間、取込日時、元ファイル名、修正版の有無、確認済みかどうかを記載すると、同じ顧問先の別月を取り違えにくくなります。所長の確認でも、数字の大小を見る前に期間の取り違えがないか判断できます。

2-6. 特別条項の上限は、時間数と超過月数を同時に確認します

特別条項は、恒常的な人手不足を理由に毎月使うための枠ではありません。顧問先の事業内容と実際に起きる事情を確認し、限度時間を超える必要がある臨時的な事情を具体的に定めます。事務所が前年の文章をそのまま転記すると、現場で発生した事情との対応が説明できないことがあります。協定を作る段階と実際に適用する段階の両方で、先生方の確認が必要です。

一般則の確認項目	上限・条件	集計の注意点
1年間の時間外労働	720時間以内です。	法定休日労働はこの時間外労働の年累計とは分けます。
単月の時間外労働と休日労働の合計	100時間未満です。	100時間ちょうどは範囲内に入りません。
連続する2〜6か月それぞれの平均	いずれも80時間以内です。	法定休日労働を含め、すべての平均を確認します。
原則月45時間を超える月数	1年につき6か月までです。	申請書の枚数ではなく、個人別の超過月を数えます。

数値の出典は厚生労働省・時間外労働の上限規制です（2026年10月確認）。これらは一般則の整理です。協定が法定の最大値より短ければ協定値も守ります。また、単月100時間未満・複数月平均80時間以内の規制は、特別条項を使わない月にも確認が必要です。

複数月平均は、直近の2か月平均だけを確認して終わりにしません。例えば、当月を含めた直近2か月は低くても、少し前の繁忙月が入る3か月平均や4か月平均で基準を超える可能性があります。2・3・4・5・6か月の各期間について、時間外と法定休日労働の合計から平均を作ります。履歴が不足する月は空欄をゼロにせず、未回収として管理します。

45時間を超えた回数も、事務所が受け取った承認メールの数ではありません。同じ月に複数の依頼があっても月数の数え方は変わらず、異なる労働者の超過をまとめて顧問先全体の回数にもしません。個人ごとの月実績と対象期間を対応させ、残りの月数を見ながら顧問先の今後の業務計画を確認します。

2-7. 計算例：休日込みの上限と月45時間は別々に判定します

以下は仕組みを理解するための独自の仮定例です。ある月の法定時間外労働が44時間、法定休日労働が12時間なら、45時間に対する確認に使うのは44時間です。一方、休日込みの単月上限や複数月平均に用いる合計は56時間になります。この月の数字だけで年間累計や前月以前の平均の確認を省略することはできません。

別の仮定例として、時間外労働が58時間、法定休日労働が42時間なら合計は100時間です。一般則の単月上限は100時間「未満」なので、特別条項があっても許容される数字にはなりません。時間外労働だけの58時間を見て「特別条項の範囲です」と回答しないよう、両方の列を必須にします。

複数月平均の仮定例では、前月の休日込み合計が86時間、当月が76時間なら、2か月平均は81時間です。両方の月が100時間未満でも、平均の基準を満たしません。このように単月判定と平均判定は独立しています。実務では時間を小数で扱うか時分形式で扱うかも統一し、30分を0.30時間と誤認するような換算ミスを防ぎます。

顧問先へ返す確認表には、実績、協定値、法律の一般則、確認結果、対応事項を横並びにします。「要確認」とだけ書いて返すと、誰が何を見ればよいか伝わりません。例えば、法定休日の区分未確認、前年期間の履歴不足、特別条項の適用理由未回答など、止まっている理由を具体的に示します。

2-8. 過半数代表者の選出から締結・届出・周知までの流れです

協定の労働者側当事者は、その事業場の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者です。単に労働組合が存在するかだけではなく、過半数組合かどうかを確認します。過半数代表者については、管理監督者ではないこと、36協定を締結する人を選ぶ目的が明らかであること、使用者の意向による選出でないことなどを確かめます。

投票や挙手などの民主的な手続きで選出されたかを確認し、会社が指名した人や親睦会の代表を自動的に流用しないよう案内します。事務所から顧問先へ送る質問票には、選出日、対象となる労働者、方法、結果、目的の周知方法を設けると確認しやすくなります。前年と同じ人でも、選出の適正を確認せずに氏名だけを写す処理にはしません。

代表者の要件は厚生労働省・過半数代表者に関するQ&Aに基づきます。先生方は届出を作る前に、顧問先が行った手続きの説明に矛盾がないか確認します。必要な修正を求める期間も見込み、最終日に資料を回収する運用を避けます。

この流れは顧問先と事務所の役割を示すものです。AIに代表者を選ばせたり、労使合意を成立させたりする話ではありません。事務所の作業管理上は、選出確認、資料回収、合意内容確認、提出、周知確認の担当と期限を分けると、届出直前に不足が集中することを防げます。

2-9. 協定届の様式・提出先・更新時の確認項目です

一般の業務で特別条項を付ける場合には、厚生労働省が案内する様式第9号の2など、適用する制度に合った様式を確認します。特例の事業・業務には別の様式があります。事務所内の共有フォルダに古いファイルがある場合も、最新版の公式案内と照合してから使用します。この記事に様式を丸ごと転載せず、公式の様式・記載例を確認する運用にします。

様式と記載方法の出典は厚生労働省・主要様式ダウンロードコーナーと36協定届の記載例（特別条項）です（2026年10月確認）。届出の押印・署名の扱いと、協定書として労使が合意したことを明らかにする手続きは分けて確認します。押印不要という説明を、合意自体が不要という意味で顧問先に伝えないようにします。

提出先は原則として事業場を管轄する労働基準監督署長です。窓口・郵送・電子申請などの提出方法を確認し、時間外・休日労働を行わせる前に必要な締結と届出を済ませます。電子申請では、送信した事実だけでなく、対象手続き、提出先、処理結果、返戻や補正の有無まで事務所が確認します。受付控えは、どの版の協定内容と対応するか分かる名称で保存します。

更新では、対象期間の終了だけでなく、次の期間の始まりまでに手続きが整うよう逆算します。拠点追加、労働時間制度の変更、対象業務の変化があれば、前年と差がある項目を先に確認します。途中変更の相談では、上限の回避を目的とする起算日の変更と、実態変化に伴う協定内容の見直しを混同せず、公式Q&Aと所轄への確認に基づいて先生方が判断します。過去の超過を後から合法化することはできません。

2-10. 違反のリスクと、上限超過が分かったときの対処方法です

必要な36協定の締結・届出がないまま法定時間外労働を行わせたり、協定や法令の上限を超えたりすると、労働基準法違反となり得ます。残業代や割増賃金を支払っていても、時間の上限違反が解消されるわけではありません。顧問先への説明では「賃金の支払い」と「労働時間の規制」を別々の確認項目にします。

刑事罰の対象になり得ることは、徳島労働局の36協定届出案内などで確認できます。現行の刑名は拘禁刑です。行政の是正指導、送検、公表などの扱いは事案によるため、「最初は必ず指導だけ」「超えたら必ず社名公表」と一律には説明しません。重大・悪質な事案への厳正な対応も公式方針に示されています。

超過が判明したら、元の打刻や勤務表を保全し、対象者・期間・時間区分・協定内容を確定します。集計誤りなのか、実際の勤務が上限を超えたのかを分け、顧問先へ速やかに報告します。そのうえで、今後の勤務の調整、健康状態の確認、必要な是正対応、再発防止を先生方が助言します。記録の削除や丸めで見かけ上の時間を減らしてはいけません。

企業・経営者への影響は刑罰だけではありません。健康障害、安全配慮義務をめぐる問題、働く方との信頼関係、採用・定着、取引上の信用などにも関わります。事務所としては、いつ何を把握し、何を顧問先へ伝え、どの対応が未完了なのかを追えるようにします。顧問先が「担当者に伝えたつもり」で止まらないよう、実行する責任者への到達も確認します。

2-11. 健康・福祉確保措置と安全配慮義務は、記録まで確認します

特別条項を設ける場合は、限度時間を超えて働く労働者に対する健康・福祉確保措置を確認します。公式の記載例には、医師による面接指導、深夜業の回数制限、勤務間インターバル、代償休日や特別な休暇、健康診断、相談窓口、配置転換などが示されています。顧問先が選んだ措置について、実施の条件、実行する担当、対象者への案内、記録の保管先を確認します。

事務所が勤怠を受け取る時点で対象者に不調があると分かった場合、通常の集計の順番待ちにしない運用が必要です。先生方から顧問先の責任者や産業保健の担当につなぐ経路を決めます。面接指導の義務が生じる条件は適用制度や対象者によって確認が必要で、「45時間を超えた全員が同じ法定の面接対象」といった単純化は避けます。

安全配慮義務は、36協定の数字以内なら当然に果たしたことになるものではありません。勤務の連続、休息、深夜の負担、実際の健康状態なども含めて顧問先へ確認します。事務所が医療上の診断をするのではなく、必要な情報を適切な担当へつなぎ、顧問先の実施状況を追う役割を整理します。健康に関する詳しい情報の保存や共有は、事務所の権限とルールに沿って扱います。

記録には対象期間、対象者、選択した措置、案内日、実施日、確認できた事実、未実施の理由、次回確認予定を分けて持たせます。「対応済み」という一つの欄だけでは、相談窓口を案内したのか、面接を実施したのかが分かりません。顧問先から実施報告が届かなければ未確認として残し、事務所側で完了と推測しないことが大切です。

健康確保の相談を整理する際は、職場の熱中症対策を社労士事務所が確認するポイントも、顧問先の現場事情を確認する関連テーマです。長時間労働の集計と同じく、ルールの説明だけでなく実施状況まで追う視点を持ちます。

2-12. 2026年9月の一律指導見直しと、2024年以降の適用拡大を区別します

厚生労働省は2026年8月19日の公式発表で、同年9月1日から時間外労働等の相談・支援と監督指導を見直すとしています。時間数だけに着目して一律に月45時間以内への削減を求める指導を見直し、36協定で定めた健康・福祉確保措置の実施状況を重点的に確認する内容です。過重労働による健康障害のおそれが高い場合の必要な指導は続きます。

この発表を根拠に、顧問先の勤怠システムから45時間の確認を削除することはできません。法定上限、協定値、健康確保という管理項目は継続します。事務所から顧問先に伝える要点は「上限がなくなったわけではありません。協定と実績に加え、実施した健康確保措置の記録も確認します」という内容です。ニュースの見出しだけで従来の運用を止めないようにします。

同じ公式発表では、働き方改革推進支援センターの専門相談窓口や、労働基準監督署の労働時間相談・支援班との連携も案内されています。これは公的制度の説明です。先生方が行政運用を確認したい場合は、所轄や公式の相談支援の案内を確認し、事務所が顧問先への回答を整理する際の材料にします。

一方、働き方改革関連法による一般の上限規制は、大企業では2019年4月、中小企業では2020年4月から適用されています。また、2024年4月からの建設業・自動車運転の業務・医師等への規制適用は、厚生労働省の業種別案内で確認します。これらには特例があるため、全業種に同じ45時間の判定表を配ることは避けます。

建設業の災害の復旧・復興の事業、自動車運転の業務、医師、新技術・新商品の研究開発業務などは、一般則との違いを先に確認します。事務所では顧問先名だけでなく、対象となる事業・業務と適用区分を記録します。会社に複数の職種がある場合も、企業単位で全員を一つの区分に決めず、誰にどの規制が適用されるかを先生方が整理します。

制度変更の確認手順を整える際は、社労士事務所向けの労働基準法改正の確認ポイントと合わせ、施行済みの内容と検討中の内容を分けて顧問先へ伝えます。今回の指導見直しも、この区別の中に位置づけます。

2-13. 勤怠の客観的記録・事前承認・残業削減をつなぐ確認の型です

労働時間の把握は、厚生労働省の労働時間適正把握ガイドラインに沿って、使用者による現認やタイムカード・ICカード・パソコンの使用記録などの客観的な記録を基礎に行います。打刻と申告に大きな差がある場合は、その事情を調べる必要があります。事務所が受け取る一覧にも、打刻漏れ、申請未承認、修正履歴、確認中の時間を残します。

顧問先の残業の事前承認は、上司が業務配分を調整する機会になります。ただし、承認されていないという理由だけで実際の労働時間を集計から除外することはできません。事務所では、申請の有無と労働時間の該当性を分けます。職員は申請と実績の差を一覧にし、先生方が必要な事実を確認して顧問先への説明を行います。

残業削減では、顧問先のどの業務に時間がかかっているかを把握し、会議や報告の重複、作業の集中、担当の偏り、取引先対応の時間帯などを確認します。定時退社日や休暇取得の促進も、仕事量を変えず記録だけ短くする施策にならないよう注意します。制度を変える場合は適用要件や就業規則への反映を先生方が判断し、労働時間を帳尻合わせするために扱わないようにします。

日々の確認では、確定実績だけでなく、未承認や未回収のデータが残っているかを把握します。例えば顧問先から一部の拠点だけ届いた時点で全社完了としないよう、事業場別の受領状況を管理します。アラートを出す場合は、誰が受け取り、誰が実際の勤務調整を行い、いつ事務所へ結果を返すかまで決めます。通知を送っただけで改善が完了した扱いにしません。

給与計算に渡す時も、時間外・休日・深夜の区分と、上限判定の集計を混同しないようにします。割増賃金の計算は適用される法令と賃金規程を確認する別の工程です。事務所では、時間の区分が確定したか、計算に使う条件が承認されたか、給与データに反映したかという順番で確認すると、同じ数字を別々の担当者が独自に修正することを防げます。

2-14. 罰則と協定違反の整理を、残業時間の確認結果に添えます

労基法違反の可能性を報告する際は、必要な協定・届出が存在しない場合、協定した時間を超えた場合、休日込みの法定上限を超えた場合を分けます。例えば、協定の月上限を超えたという事実と、複数月平均が上限を超えたという事実では、確認する資料も該当する規定も異なります。罰則の説明を一文で済ませず、どの違反の可能性について先生方が判断するのかを明らかにします。

労働基準法第36条第6項については、厚生労働省の違反例に関するQ&Aが、協定の時間数とは別に実際の時間外・休日労働の合計を確認することを説明しています。事務所の報告様式にも、協定の枠と法律の上限措置を別欄に設けると、特別条項があるという回答だけで確認が止まることを防げます。

1日についても、月の数字だけから「今日はまだ残業できます」と答えないようにします。一般の制度では協定した1日の延長時間を確認し、対象業務や対象者に別の制限がないか、休憩や健康確保の面で問題がないかを先生方が見ます。月次の残業時間が少なくても、特定の日に極端な負担が集中している事実を見落とさない確認が必要です。

給与の確認では、深夜労働の時間を時間外労働や休日労働と重なる形で把握する場面にも注意します。上限判定で実労働を二重に数えることと、賃金計算で適用される割増の区分を確認することは別です。事務所では、日別の時間区分、給与ソフトに渡した項目、賃金規程と計算結果を対応させ、労働時間の管理と割増賃金の支払いの両方が確認できる資料を作ります。

2-15. 残業上限を守る社内体制を、顧問先の労務担当と確認します

顧問先の残業管理では、労務担当が時間を集め、現場の管理者が残業を承認し、経営者が業務量の調整を決めるなど、役割が分かれることがあります。事務所が一覧を送っただけでは、現場の判断につながらない場合があります。顧問先の社内体制として、誰が実績を確認し、どの条件で誰に相談し、どの担当が勤務調整を行うかを確認します。

労務担当から「現場に伝えました」と回答が来たときも、確認したいのは伝達の有無だけではありません。対象者の今後の勤務予定、業務の引継ぎ、健康確保措置の実施予定など、具体的な対応が決まったかを区別します。事務所の職員は回答の有無と内容を整理し、対応の妥当性は先生方が判断します。この役割分担を決めると、職員が専門的な回答を推測して埋めることを防げます。

残業管理の運用を始める際は、架空の時間データを使い、月の協定値に近づいた場合、休日込み合計が増えた場合、複数月平均で確認が必要な場合を順に確認します。これは実績を書き換える作業ではなく、連絡と確認の手順がつながっているか確かめるための練習です。事務所から送る表が顧問先の管理者に伝わるかを、導入時点で確かめます。

2-16. 締結方法・新様式・法改正の動向は、更新時に差分を確認します

特別条項付き36協定の更新では、締結方法の確認から始め、代表者選出、臨時的な事情、健康確保措置、事業場の情報を前年と照合します。新様式が案内されている場合は公式の様式へ切り替え、チェック欄の追加や記載例の変更が顧問先への質問事項に影響するかを確かめます。ファイル名だけを新年度にして、記載内容の確認を省略しないようにします。

法改正の動向を扱うときも、成立・施行した制度と、行政の指導運用、検討中の話題を分けます。2024年以降の規制適用拡大では対象業務ごとの特例を確認し、2026年の労基署の対応見直しでは健康確保措置の記録を点検します。指導対象から外れたと決めつけず、重大・悪質な事案や健康障害のおそれに関する公式の説明も一緒に読みます。

事務所の確認体制を強化するには、確認した資料のURL、確認日、影響する顧問先、変更する設定、変更しない理由を短い記録にまとめます。例えば、今回の指導見直しについては、上限値の設定を変更せず、健康・福祉確保措置の実施状況を確認する項目を点検する、と整理できます。記事やニュースに疑問があるときは元の公式発表へ戻り、先生方が回答を確定してから顧問先へ伝えます。

03 OFFICE WORKLOAD 36協定の知識があっても、顧問先ごとの手作業が事務所に集中します

3-1. 締め日・休日・手当が違う顧問先のデータを、毎回そろえる負担です

月次の勤怠集計では、顧問先ごとにデータの形式が違い、同じ顧問先でも拠点や担当者によって受け渡し方が変わることがあります。締め日や支給日、手当の条件、休日区分、修正を受け付けるタイミングも同一ではありません。職員がそれぞれを覚え、ファイルを開き、項目を並べ直し、給与ソフトに入力する方法では、件数の増加がそのまま作業の増加になります。

36協定の確認が加わると、給与計算用の月次データだけでは不足する場合があります。協定の集計期間に合わせた日別データ、前の期間の実績、法定休日の扱い、特別条項の適用に関する記録などを追加で確かめる必要があります。先生方が判断を始めたい時に資料がそろっていなければ、判断の質以前に、確認の着手が遅れてしまいます。

この負担を見える化するときは「勤怠集計」という一つの作業名でまとめず、回収、受領確認、形式整理、入力、差分確認、再回収、承認待ちに分けます。先生方の専門判断が必要な時間と、その前に資料をそろえる時間を分けることで、事務所がどの部分を手放せるか具体的になります。顧問先の勤務調整を行う責任と、事務所の前処理を減らす取り組みも区別します。

3-2. 繁忙期と担当者への依存が、二重の確認作業を増やします

算定基礎届、年度更新、年末調整などの繁忙期にも、毎月の給与計算や勤怠回収は止まりません。普段なら翌日に確認できる不足資料が、複数の締切に挟まれて後回しになることがあります。そうした時に限って、顧問先から修正版が届き、先に入力した数字の差し替えが必要になります。入力と確認を別の人が行う場合には、何がどこまで直ったかの共有も作業になります。

担当者の記憶に依存した運用では、休暇や退職の際に別の職員が過去メールを探すところから始まります。「この顧問先は毎月この列を読み替える」「この手当は別表を確認する」という知識が仕組みに残っていなければ、同じ問い合わせや見直しが続きます。ソフトに転記した後で元の資料を見直す二度手間は、単に入力を速くするだけでは解消しません。

事務所の仕事を減らすために必要なのは、法律の確認を省くことではありません。資料が集まり、顧問先のルールに沿って処理され、確認すべき結果がそろうまでの作業を安定して回すことです。ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。次章では、AIに質問する使い方と、事務作業を継続して任せる使い方の違いを整理します。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが担う事務作業と、先生方が担う判断を分けます

4-1. AIに聞いて早くする効率化と、毎月の作業を回す自動化の違いです

Claude Code/CodexなどのAIツールに、集計方法やチェック項目を質問し、職員が回答を参考に作業する使い方は効率化です。資料を読んだり式を考えたりする補助にはなりますが、毎月の受領確認、ファイルの整理、ソフトへの入力、結果の照合まで自動で整うとは限りません。法令の解釈や適用対象の判定は、回答をそのまま採用せず先生方が確認します。

自動化は、入力となる資料、顧問先の処理ルール、完了条件、途中で止める条件、人が確認する場所を定め、その手順に沿って繰り返す考え方です。AI社員AIKATAは、職員がパソコンで行っている給与計算・勤怠集計・資料回収などの事務作業を、AIと人の二重体制で引き受けるサービスです。事務所が毎回AIへ質問を作る前提ではなく、仕組みの構築・運用をAI社員AIKATAが担います。

ここで自動化する対象は、勤怠の回収・集計や給与計算など、先生方が判断する前の事務作業です。36協定の適法性、特別条項を適用できるか、顧問先にどのような助言をするかまで外へ渡す意味ではありません。勤怠データがそろったことと、労働時間管理が適法であることを区別したまま、判断材料を整える負担を減らします。

4-2. 今のソフトで、回収・集計・入力・チェック・承認待ちまで進めます

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、現在の給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先ごとの締め日、支給日、手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが残ります。顧問先へソフトの乗り換えをお願いすることを、利用の前提にする必要はありません。

上の図は、受託する事務作業と承認の役割を示しています。36協定の提出や法的判断まで自動で行う図ではありません。現在の資料の受け渡し、使用しているソフト、顧問先別のルールを確認したうえで、どの作業を任せるか整理します。記事に書いていない特定の監視機能や通知機能が、すべての環境で標準提供されると約束するものでもありません。

所長が相談時に説明すると役立つのは、製品名だけではありません。月次の流れ、誰からどの資料が届くか、職員が手で補っている箇所、先生方の承認が必要な地点です。例えば、勤務データの並べ直しと給与入力の間で何度も確認が発生しているなら、その前後を一つの仕事として整理します。工程を細切れに渡す前に、事務所に残す判断と引き受ける事務作業の境界を決めます。

これまで職員がやっていた作業	AIに任せた後の事務作業	事務所に残る役割
顧問先へ資料を依頼し、届いた内容を整理します。	AI社員AIKATAが資料回収や一次対応を担います。	専門的な回答・判断が必要な内容を先生方が扱います。
締め日や手当の決まりを見ながら集計します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って処理します。	適用するルールと変更内容を確認します。
給与ソフトへ入力し、結果を照合します。	今のソフトを使い、AIの結果を人が品質チェックします。	計算済みデータを最終確認・承認します。
申請に必要な情報を探して整理します。	入退社や算定・年度更新の下準備を担います。	提出手続きの代行・法定帳簿書類の作成を先生方が行います。

4-3. 社労士法の線引き：1号・2号業務と最終確認は先生方が行います

AI社員AIKATAは、社労士法の独占業務である行政機関への提出手続きの代行・帳簿書類の作成などの1号・2号業務を引き受けません。それらと最終確認・承認は先生方が行います。AIが担うのは、その前の給与計算、勤怠集計、書類の下準備、資料回収の一次対応です。特に36協定では、適用関係の判断、協定届の作成・提出、顧問先への専門的な助言を事務所の仕事として明確に残します。

「下準備」という名前を付ければどんな作業でも外へ出せるわけではありません。提出書類や法定の帳簿書類そのものを外部が作成する業務と、事実資料を回収・集計する工程を区別します。相談では成果物が何か、誰が判断して完成させるかを確認し、委託対象の言葉だけで判断しないようにします。計算用の中間データや確認用一覧を整理することと、法定書類を作成することは同じ扱いにしません。

業務の制限については、東京労働局の非社労士による提出代行等に関する案内にも社会保険労務士法第27条の注意事項が示されています。事務所は利用開始時だけでなく、受託範囲を広げる際にも境界を確認します。勤怠集計を任せたからといって、36協定の届出まで自動的に対象に加えることはしません。

05 BUILD OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

5-1. 4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです

職員を増やす、従来型の外注・BPOを使う、事務所でAIを自作する、AI社員AIKATAに任せる。この4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで解決したいのは、36協定の専門判断を外へ移すことではなく、その前にある回収・集計・入力を事務所が毎月抱え続ける状態です。この目的に沿って、何が残るのかを比較します。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	繁忙期の処理を分担できます。	採用・教育・引継ぎを事務所が担い、人への依存が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOへ出します。	作業の一部を事務所の外へ出せます。	個別ルールの説明や、受け渡し後の手直しが事務所に残る構図です。	✕
③事務所でAIを自作します。	事務所の処理に合う仕組みを作れます。	顧問先ルールの整理、検証、変更対応、保守を抱えます。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せられます。	最終確認・承認と社労士の独占業務は先生方が担います。	◎

この判定は、事務作業とそれを回す仕組みを手放すという本記事の目的に対する整理です。個別の会社や製品の品質を評価した表ではありません。事務所の悩みは単純な入力人数だけではなく、顧問先ごとの例外を誰が理解し、毎月の変更を誰が反映するかにあります。その責任を所長や一部の職員が持ち続ける方法では、繁忙期の構造が変わりません。

5-2. 増員・外注で残る調整と、自作で生まれる第二の属人化です

例えば、顧問先が締め日を変えたとき、入力担当が変わっただけでは、集計期間、過去との比較、給与への反映を誰が直すかという問題は残ります。自作した処理でも、旧設定と新設定のどちらを適用するか、どこまで再計算するか、結果が正しいかを確認しなければなりません。所長が変更のたびに仕組みの担当者を探すなら、作業の形が変わっても管理の負担は残ります。

AI社員AIKATAは、顧問先の個別ルールを仕組みに登録し、その構築と運用を担います。事務所にAIの知識を求めず、処理結果を人が品質チェックしたうえで、先生方の最終確認・承認へつなぎます。採用や自作を始める前に、どの事務作業を任せるかを整理することが、事務所の仕事を抱え直さないための出発点です。

06 AIKATA FOR OFFICES AI社員AIKATAは、社労士事務所の事務作業をAIと人の二重体制で引き受けます

6-1. 勤怠・給与・手続きの下準備を、今のソフトと個別ルールで進めます

AI社員AIKATAの対象は、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票作成に関する事務作業、顧問先への資料回収や一次対応などです。ここでの帳票や下準備は、独占業務である法定帳簿書類の作成をAI社員AIKATAが引き受ける意味ではありません。先生方が担う法定業務の前段を整理します。

給与計算・勤怠システムは現在使っているものを継続し、画面操作を含めて自動化します。顧問先ごとの締め日、支給日、手当の決まりなどを仕組みに登録するため、担当者の記憶だけに頼る状態を変えられます。AIの処理結果は人が品質チェックし、事務所が最終確認と承認を行います。日々の受託事務については、原則として計算済みの給与データなどの承認が中心になります。

36協定を扱うこの記事で任せる対象として整理するのは、判断材料になる勤怠の回収・集計などです。顧問先が特別条項を使えるかどうか、どの様式で届け出るか、労務相談にどう答えるかは先生方が担います。AI社員AIKATAの事務作業の結果を受け取り、専門判断につなげることで、役割を混ぜずに事務所の負担を減らします。

6-2. 繁忙期の処理量、月額定額、データの受け渡しを整理します

AI社員AIKATAは、算定基礎・年度更新・年末調整などの繁忙期にも、人を採用・教育せずに処理量を増やせるサービスです。月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。料金の金額や、何時間減るといった未確認の効果はこの記事では提示しません。事務所の現在の業務を棚卸しして、どこまで任せられるかを整理します。

給与・人事の情報を扱うため、NDAを結び、データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。現在の資料に不要な情報が含まれていないか、誰が受け渡しを行うか、事務所での確認担当は誰かも整理します。特定の保存場所、認証制度、完全な事故防止など、案内にない保証を付け加えることはしません。

無料相談は60分、Google Meetによるオンラインで、全国に対応しています。相談では業務の棚卸しと、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長がソフトの細かい技術仕様を説明できなくても、職員が毎月どの順番で作業し、どこに手間がかかっているかを共有するところから進められます。

継続して任せたい仕事を整理する際には、通常月の処理だけでなく、資料の遅れ、顧問先からの修正版、担当者交代時の引継ぎなど、職員が都度対応している場面も一覧にします。これは新たな機能を約束するためではなく、現在の仕事の範囲を正確に共有するためです。無料相談で受託できる工程と、先生方に残る工程を確認します。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

7-1. 手作業・ソフトの追加や乗り換え・AI社員AIKATAを比べます

勤怠の計算機能と、事務所が毎月行う作業は別です。ソフトに必要な機能があることを否定するのではなく、資料をそろえ、設定を維持し、処理を実行する役割が誰に残るかで比較します。次の表は、事務所から定型の事務作業を手放す目的に沿った整理です。個別の製品の機能や品質の優劣を示すものではありません。

比較する点	手作業のままです	ソフトを追加・乗り換えます	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 件数に応じて職員の作業が増えます。	△ 処理を動かす担当と準備は残ります。	◎ 採用・教育せずに事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別資料に依存します。	△ ルールの整理と設定を事務所が担います。	◎ ルールを仕組みに登録して処理します。
顧問先への負担	△ 毎月の確認と資料のやり取りが残ります。	△ 移行や運用変更の調整が必要になります。	◎ ソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 増えた作業を回す人の確保が残ります。	△ 新しい操作や運用の習得が必要です。	◎ 仕組みの構築・運用をAI社員AIKATAが担います。
社労士法の線引き	○ 法定業務と承認は先生方が担います。	○ ソフトがあっても先生方の法定業務は残ります。	◎ 前段の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が担います。

36協定のために集めた勤怠の情報は、毎月の給与計算や繁忙期の資料整理ともつながります。労働保険の年度更新を社労士事務所で進める手順も合わせて、どの場面で同じ資料を取り直しているか確認すると、任せたい事務作業のまとまりが見えてきます。届出そのものは先生方が担い、その前の回収・集計を整理します。

7-2. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。本記事で目指す、定型の事務作業とそれを回す仕組みをまとめて手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。勤怠の回収から給与データの準備までを任せ、先生方は36協定の判断や顧問先への助言に集中する役割分担へ進めます。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期に備え、勤怠の回収と集計から任せる準備を始めます

8-1. 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

36協定の確認で時間がかかっているのは、法的判断そのものなのか、その前に勤怠を集めて並べ直す作業なのかを分けます。AI社員AIKATAの無料相談では、現在のソフト、顧問先ごとの締め日、回収から承認までの流れを棚卸しし、どの作業から任せられるか、その場で整理します。

相談は60分・オンラインのGoogle Meetで、全国に対応し、契約の義務はありません。人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAに任せる事務作業と、先生方が行う提出手続き・帳簿書類の作成・最終確認を明確にします。日々の受託事務では承認が中心になりますが、独占業務と専門判断は引き続き事務所が担います。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

9. よくある質問

Q. 36協定の残業が月45時間ちょうどなら違反になりませんか？

A. 一般則の月45時間という限度だけをみれば超過していません。ただし、協定で短い時間を定めている場合や、年累計、休日込みの単月・複数月平均、対象者の制限などは別途確認が必要です。事務所は実際の協定と個人別実績を照合します。

Q. 特別条項があれば毎月45時間を超えてよいですか？

A. 一般則では、原則の月45時間を超えることができるのは年6か月までで、臨時的な特別の事情などの条件があります。年720時間以内、休日労働込みの単月100時間未満、2〜6か月の各平均80時間以内なども同時に確認します。協定した時間数が短ければ、その値も守ります。

Q. 休日出勤は45時間に含めませんか？

A. 法定休日労働は月45時間の時間外労働とは分けます。一方、法定外の所定休日の勤務は、週の法定時間を超える部分などが時間外労働になることがあります。曜日や「休日出勤」という呼び名だけで決めず、勤務表と就業規則で休日区分を確認します。

Q. 2026年9月の一律指導見直しで、残業の上限は緩和されましたか？

A. 公式発表は監督指導の見直しであり、法定上限を引き上げる内容ではありません。協定で定める健康・福祉確保措置の実施状況を重点的に確認し、過重労働による健康障害のおそれが高い場合の必要な指導も継続されます。事務所は時間の確認と実施記録の確認を続けます。

Q. 上限を超えてから特別条項を届け出れば解消できますか？

A. 後からの締結・届出で、過去の超過を合法化することはできません。実績と協定を確認して事実を残し、先生方が顧問先へ今後の勤務調整、健康確保、是正対応を助言します。協定の見直しは今後の適用を適切に整えるために行います。

Q. 給与の締め日と36協定の起算日は同じとしてよいですか？

A. 同じと決めつけず、協定の記載と実際の集計期間を確認します。異なる場合は日別データから必要な期間の実績を作ります。年累計の対象期間と、協定更新をまたぐ複数月平均も分けて管理します。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 任せる範囲の区分が必要です。AI社員AIKATAは給与計算・勤怠集計・資料回収・書類の下準備などの事務を担い、独占業務である提出手続きの代行・帳簿書類の作成などの1号・2号業務は引き受けません。それらと専門判断、最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、現在の給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先に乗り換えを頼む必要はありません。現在の作業の流れを無料相談で確認し、どの事務作業を任せられるか整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. はい。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を担うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談では60分のGoogle Meetで業務の棚卸しと受託範囲を整理します。契約の義務はなく、全国に対応しています。

Q. 給与や人事のデータは、どのように扱いますか？

A. AI社員AIKATAはNDAを結び、受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。事務所は現在の規程と資料の流れを整理し、委託する事務に必要な情報や確認担当を明確にします。

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