【2026年11月最新】賃貸管理のトラブル事例と対処法とは?管理会社が押さえる種類別の初動・防ぎ方と、一次対応や記録の事務をAIに任せる方法

【2026年11月最新】賃貸管理のトラブル事例と対処法とは?管理会社が押さえる種類別の初動・防ぎ方と、一次対応や記録の事務をAIに任せる方法

「夜に入居者から『隣の部屋がうるさい』と電話が入った」「退去立会いのあとに、敷金の精算で入居者とオーナーの意見が割れた」「オーナーが代わったと連絡があったが、何を引き継げばいいのか分からない」——賃貸管理会社(賃貸仲介を兼ねる会社を含む)の社長・管理担当の方なら、毎週のように起きる場面です。

結論から言うと、賃貸管理のトラブルは「設備・建物」「生活マナー・入居者間」「家賃の滞納・契約違反」「退去・原状回復」の4つに大きく分けられ、種類ごとに初動の型を決めておくことが、対応を安定させる一番の近道です。そのうえで、トラブルを未然に防ぐ契約時の説明、定期点検、マニュアルの整備が効きます。

この記事では、賃貸管理会社の実務目線で、種類別の事例と初動、対処の順番、未然に防ぐ対策、外国人入居者や管理委託をめぐる相談の考え方までを整理します。そのうえで、問い合わせの一次対応・対応履歴・オーナー報告といった「トラブル対応の前後の事務」を、いまの管理システムのまま Claude Code/Codex で自動化する方法を、AI社員AIKATA(運営: 株式会社GENAI)の仕組みとあわせて解説します。

⚠️ この記事の読み方(出典と時点について)

法令・ガイドラインの記述は、e-Gov法令検索、国土交通省(原状回復をめぐるトラブルとガイドライン、賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律)などの公表資料を前提にした一般的な整理です。個別のトラブルの結論は、契約書・事実関係によって変わります。法的な判断が必要な案件は、弁護士などの専門家に相談してください。この記事は法的助言ではありません。

✔️賃貸管理の典型的なトラブル事例の4分類と、種類別の初動
✔️トラブル発生時の対処の順番(確認・記録・報告・連携)
✔️未然に防ぐ対策:契約時の説明、定期点検、マニュアル整備、情報共有
✔️外国人入居者・オーナー・管理委託をめぐる相談の考え方
✔️管理会社の手作業の限界と、Claude Code/Codexによる自動化、法令との線引き
代表菅澤 代表菅澤
トラブル対応の評価は、解決の速さだけでなく、「記録が残っていて、次に同じことが起きても同じ水準で対応できるか」で決まります。その型づくりの話でもあります。
AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
まずは、トラブルの種類ごとの事例と初動から整理します。
AI社員AIKATA|賃貸管理会社の社長・管理者の皆さまへ。家賃の入金消込・物件入力から、契約・更新・解約の書類の下準備まで。賃貸管理会社向けの無料相談はこちら
📌 この記事の結論
【2026年11月最新】賃貸管理のトラブル事例と対処法とは?管理会社が押さえる種類別の初動・防ぎ方と、一次対応や記録の事務をAIに任せる方法
賃貸管理のトラブル事例と対処法を賃貸管理会社向けに解説。設備・騒音・ゴミ出し・家賃滞納・無断退去と残置物・退去時の原状回復・外国人入居者・オーナーや管理委託をめぐる相談まで、種類別の初動と防ぎ方、マニュアル整備、問い合わせの一次対応と記録をClaude Code/Codexで自動化するAI社員AIKATAの活用法を整理します。

01 賃貸管理の典型的なトラブル事例と、種類別の初動 設備・生活マナー・家賃・退去の4分類で、最初の一手を決めておく

1-1. 設備・建物に関するトラブル

代表菅澤 代表菅澤
設備の不具合は、入居者の生活に直結するため、連絡が来た瞬間から時間との勝負になります。緊急度の判断基準を先に決めておくことが大切です。

給湯器の故障、水漏れ、エアコンやインターホンの不具合、鍵の紛失、共用部の照明切れなどが代表例です。入居者からの連絡を受けたら、まず安全や生活への影響(水漏れ・ガス・電気・施錠)が出ているかを確認し、緊急性が高ければ、業者の手配を先に進めます。そのうえで、修繕の費用負担をオーナーと入居者のどちらが持つのかを、契約書と原因の確認から整理します。

賃貸人(貸主)は、賃貸物件の使用・収益に必要な修繕を行う義務を負うのが原則ですが(民法第606条)、入居者の責任による損傷は入居者の負担になる場合があります。管理会社は、現状の確認(写真・動画)、原因の聞き取り、費用負担の見立て、オーナーへの報告をセットで進めます。修繕の承認が必要な金額の線引きは、オーナーごとに違うため、一覧にしておきます。

📚 用語解説

管理受託契約:賃貸住宅の管理会社が、オーナーから管理業務を受託する契約。修繕の手配や家賃の集金、入居者対応など、受託する範囲と費用負担、オーナーへの報告の頻度を定める。賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律(賃貸住宅管理業法)では、受託契約の内容と書面の交付に関する定めがある。

✔️緊急度の判断:水漏れ・ガス・電気・施錠は優先。生活に支障がない不具合は日程調整
✔️状況の記録:入居者から写真・動画を送ってもらい、日時と症状を記録
✔️費用負担の見立て:契約書、設備の経過年数、原因を確認し、オーナーに報告
✔️業者の手配と立会い:入室の許可と日程を、入居者に書面またはメールで確認

1-2. 生活マナー・入居者間のトラブル

騒音、ゴミ出しのルール違反、共用部への私物の放置、ペットや喫煙、駐輪・駐車のルール違反などが代表例です。こうしたトラブルでは、当事者の言い分が食い違うことが多く、管理会社が一方の味方になると、問題がこじれます。騒音に特化した対応の流れは、あわせて読みたい記事にまとめています。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
最初の一手は「事実の確認」と「全体への注意喚起」です。特定の入居者を名指しする前に、物件全体へのお知らせで様子を見るのが基本です。
✔️事実の確認:苦情の日時・内容・頻度を、申告者から聞き取り、記録する
✔️全体への注意喚起:掲示板や書面で、ルールの再周知を行う
✔️当事者への個別の連絡:苦情の申告者が特定されないよう配慮し、契約書に沿って注意する
✔️改善の確認:一定期間後に、申告者に状況を確認する
✔️ゴミ出し・共用部のルール:入居時の説明資料に、分別や収集日、共用部の使い方を明記する

1-3. 家賃の滞納・契約違反のトラブル

家賃の滞納は、管理会社の業務の中心にあるトラブルです。まずは入金確認を早く行い、1か月の滞納は連絡で解決することが多い一方、長引くと解除や明渡しの手続きを検討する局面になります。督促の順番、法的な手続きの流れ、してはいけない自力救済については、あわせて読みたい記事にまとめています。契約違反(無断での同居、無断転貸、用法違反)は、契約書の条項と事実の確認から始めます。

無断退去と残置物も、実務で悩ましいトラブルです。入居者の所在が分からなくなり、室内に荷物が残っている場合でも、荷物の所有権は入居者にあり、勝手に処分することはできません。保証人・緊急連絡先・保証会社への連絡、現地での状況の記録、専門家への相談を、段階を決めて進めます。事前に、残置物の処理に関する取り決めを契約に入れておくことが予防になります。国土交通省は、残置物の処理等に関するモデル契約条項を公表しています(最新の内容は国土交通省の公表ページで確認してください)。

1-4. 退去・原状回復をめぐるトラブル

代表菅澤 代表菅澤
退去時のトラブルは、入居時の説明が足りなかったことが原因のことが多いです。契約書の特約と、入居時の状態の記録が、最後に効いてきます。

敷金の精算、原状回復の費用負担、クリーニング費用の扱いをめぐる行き違いが代表例です。国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」は、通常の使用による損耗や経年劣化は貸主負担、入居者の故意・過失や通常の使用を超える使用による損耗は入居者負担、という考え方を整理しており、実務の物差しとして広く使われています。契約書に特約がある場合は、その有効性が問題になることもあるため、判断が難しい場合は専門家に相談します。

敷金については、民法(2020年4月施行)に、賃貸借が終了し、明渡しを受けたときに、未払いの家賃などを差し引いた残額を返還する、という定めがあります。精算書の書式を会社で固定し、入居時と退去時の写真を並べて説明できるようにしておくと、トラブルが減ります。

トラブルの種類最初の一手記録するもの相談先の例
設備・建物緊急度の判断と業者の手配症状の写真・動画、日時オーナー、修繕業者
生活マナー事実の確認と全体への注意喚起苦情の日時・内容・頻度管理組合、弁護士(重い場合)
家賃の滞納入金確認と本人・保証会社への連絡連絡の日時・手段・反応保証会社、弁護士
無断退去・残置物現地の確認と保証人・緊急連絡先への連絡現地の写真、連絡の記録保証会社、警察、弁護士
原状回復・敷金入居時との状態の比較入居時・退去時の写真、精算書消費生活センター、弁護士

02 トラブルが発生したときの対処の順番 確認・記録・報告・連携の4つを、種類を問わず同じ順番で

2-1. 初動対応の基本の流れ

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
どんなトラブルでも、最初の対応は共通です。順番を決めておけば、担当者が変わっても同じ水準で動けます。
受付
日時・連絡者・内容を記録
→
事実確認
現地・写真・双方の聞き取り
→
緊急度の判断
安全・設備・近隣への影響
→
オーナーへ報告
状況と対応方針を共有
→
連携・解決
業者・保証会社・専門家へ

2-2. 入居者・オーナーとの連絡の型

連絡は、早く、短く、記録に残る形で行います。電話で受けた内容は、その日のうちに文面にして履歴へ入れます。入居者には「受け付けました。〇日までに状況を確認して連絡します」と、次にいつ連絡するかを必ず伝えます。オーナーには、トラブルの内容、緊急度、対応方針、費用の見込みを一枚にまとめて報告します。

💡 「初動の返信」を3行の型にする

①受付した事実と日時、②確認すること、③次に連絡する時期。この3行を、トラブルの種類ごとにひな型にしておくと、担当者の経験に関係なく、一次返信の質がそろいます。

2-3. 専門家・関係先につなぐ基準

✔️弁護士に相談する:解除・明渡し、損害賠償、入居者間の紛争が重い場合、契約条項の有効性が争われる場合
✔️保証会社に連絡する:家賃の滞納、原状回復費用の請求、残置物の処理など、保証の対象になりうる場合
✔️警察・行政に連絡する:身の危険、犯罪の疑い、安否の確認が必要な場合(孤独死への備えは、あわせて読みたい記事を参照)
✔️消費生活センターなどの案内:精算の行き違いで、入居者が第三者の意見を求める場合
⚠️ 自力救済・無断入室はしてはいけません

入居者の同意なく室内に立ち入る、鍵を交換する、荷物を処分するなどの対応は、貸主や管理会社の判断で行うことはできません。緊急時(人命に関わる場合など)は、警察・消防など公的機関に連絡し、その指示に従ってください。

03 トラブルを未然に防ぐ対策 契約時の説明・定期点検・マニュアル・情報共有の4本柱

3-1. 契約時の説明を徹底する(重要事項説明・契約・更新)

代表菅澤 代表菅澤
トラブルの半分は、契約時の説明で防げます。説明したという記録まで含めて、契約の事務だと考えてください。

賃貸借契約の締結では、宅地建物取引業者が、宅地建物取引士による重要事項の説明と、契約書面の交付を行います。重要事項説明は宅地建物取引士が行う独占業務であり、管理会社の側でも、説明に使う資料を整えておくことが前提になります。騒音やゴミ出しのルール、原状回復の特約、緊急時の連絡先、更新の条件を、入居者が理解できる言葉で伝え、説明を受けた記録を残します。

✔️生活ルールの説明資料:ゴミの分別と収集日、騒音の時間帯、共用部の使い方を1枚にまとめる
✔️原状回復と敷金の説明:特約の内容、入居時の状態の記録のしかた
✔️更新の説明:更新料、更新の手続き、更新時の保証会社の手続き
✔️緊急時の連絡先:夜間・休日の窓口、水漏れなどの緊急時の連絡先

3-2. 設備・建物の定期点検

設備の不具合は、定期点検で予兆をつかめることがあります。給湯器・エアコン・消防設備・共用部の照明など、設備ごとの点検周期と、前回の点検日・結果を一覧で管理し、期限が近いものから手配します。点検の記録は、トラブルが起きたときの原因の切り分けにも使えます。

3-3. トラブル対応マニュアルの整備と情報共有

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マニュアルは「作ること」より「使われること」が大事です。種類ごとに1ページ、チェックリスト形式がおすすめです。
✔️種類ごとの1ページ:受付→確認→判断→報告→連携の順で、やることを書く
✔️文面のひな型:入居者への一次返信、注意文、オーナーへの報告の型
✔️物件・オーナーごとの例外:承認が必要な金額、報告の頻度などを別枠で整理
✔️情報共有の場所:履歴を一か所に集め、誰が見ても経緯が分かる状態にする
✔️事例の見直し:実際に起きた事例で、四半期ごとにマニュアルを更新する
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04 外国人入居者・オーナー・管理委託をめぐる相談への備え 入居者対応の外側で増えている、相談の種類

4-1. 外国人入居者とのトラブルを防ぐ

外国人入居者に関するトラブルは、生活習慣の違いからゴミ出しや騒音で起きやすい傾向があります。入居時に、ルールを本人が理解できる言語で説明し、文書でも渡すことが基本です。連絡の窓口や、緊急時の連絡先、家賃の支払い方法も、入居時にていねいに伝えておきます。多言語での問い合わせ対応は、人手で担うと負担が大きいため、翻訳や自動応答の仕組みを使う会社もあります。

4-2. オーナーからの相談:重要事項説明・契約・更新・家賃・修繕

代表菅澤 代表菅澤
オーナーからの相談は、入居者とのトラブルより、管理会社の信頼に直結します。回答の速さと、記録の丁寧さが評価されます。

公益財団法人日本賃貸住宅管理協会(ちんたい協会)のオーナー向けQ&Aは、重要事項説明、契約、更新、家賃、修繕・改善、管理委託とのトラブル、賃貸物件の所有権を譲り受けた場合といった項目で相談を整理しています。管理会社の窓口でも、同じ項目で相談が来ると想定して、回答の型をつくっておくと安心です。

相談の種類オーナーの疑問の例管理会社の対応の型
契約・更新更新の条件や更新料はどうなるのか契約書と更新の条件を確認し、手続きの流れと期限を書面で説明
家賃滞納が続いているが、どうなるのか入金状況と督促の経過、保証会社の有無を報告
修繕・改善設備の交換費用は誰が負担するのか契約書と原因の確認結果、見積りを添えて説明
管理委託管理会社の業務の範囲はどこまでか管理受託契約書の範囲を確認し、書面で整理
所有権の移転物件を譲り受けた場合、賃貸借契約や敷金はどうなるのか契約の引継ぎに必要な手続きを確認し、専門家への相談も案内

4-3. 賃貸住宅管理業法を踏まえた管理会社の責任

賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律(賃貸住宅管理業法)は、令和3年(2021年)6月15日に全面施行され、一定規模以上の賃貸住宅管理業者に登録を求めるとともに、管理業務の実施や、オーナーへの定期的な報告に関するルールを定めています。トラブル対応は、この管理業務の一部であり、業務管理者による管理・監督のもとで、記録を残して運用することが求められます。登録の要否や報告の頻度などの要件は、国土交通省の最新の公表資料で確認してください。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
トラブル対応の記録は、オーナーへの報告にも、業務の適正さを示す資料にもなります。記録の書式を会社で1つに固定しておきましょう。

4-4. 保証会社を見直すタイミングと、収益を損なうトラブルの実態

代表菅澤 代表菅澤
トラブルは、件数よりも「収益にどれだけ響くか」で見直す優先順位が変わります。次の4つは、オーナーへの説明でも必ず出てくるテーマです。

保証会社を入れていても、条件によっては想定外の損失が出ます。管理会社が保証会社を見直すタイミングは、トラブルの実態を整理したときに見えてきます。保証の範囲や契約内容を見直す目安として、次の4つの類型を押さえておきましょう。

✔️家賃滞納の長期化:督促が遅れるほど回収困難になり、オーナーの収益悪化につながる。早い段階で保証会社へ連絡し、立替えの時期と範囲を確認する
✔️無断退去と残置物撤去:荷物の処分には手続きが必要で、費用と期間が想定外の損失になりやすい。保証の対象に残置物撤去の費用が含まれるかを、契約内容で確認する
✔️孤独死:原状回復の遅延や、風評被害のリスクが生じる。発見後の連絡先、原状回復の費用負担、次の入居者募集までの流れを、事前に決めておく
✔️外国籍入居者の就労変動:就労状況が変わると収入が不安定になり、督促が難航することがある。入居時に多言語で連絡の窓口を案内し、変化があったときに早めに相談してもらえる関係をつくる

📚 用語解説

残置物:入居者が退去したあと、あるいは所在不明になったあとに、室内に残された家財や荷物。所有権は入居者(または相続人)にあり、貸主や管理会社が勝手に処分することはできない。事前の取り決めと、法的な手続きの確認が必要。

外国人入居者への対応は、問い合わせへの迅速な返信と、多言語によるサポートが、トラブルの芽を早く摘むうえで大事です。人手で外国語に対応するのが難しい会社は、翻訳や自動応答の仕組みを活用し、内容の最終確認を担当者が行う形が現実的です。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
件数ではなく、収益への影響で優先順位をつけると、マニュアルの厚みを置く場所が見えてきます。

05 トラブル対応で膨らむ、管理会社の手作業の限界 毎月・毎日の地味な作業の積み重ねが、一番重い

5-1. トラブル対応は、判断よりも「その前の事務」が時間を食う

代表菅澤 代表菅澤
トラブルの数は、管理戸数に比例して増えます。しかも、同じ種類のトラブルほど、同じ確認と同じ連絡文を何度も作ることになります。

設備の不具合の連絡、騒音の苦情、滞納の確認、退去時の精算の問い合わせ——どれも、受け付けて、状況を確認し、記録して、オーナーに報告するという共通の事務があります。管理戸数が増えるほど、この事務が積み重なります。さらに、1〜3月の繁忙期は、募集・契約・入退去の対応と重なり、トラブルの初動が遅れやすくなります。

5-2. 繁忙期に集中する、物件・オーナーごとに違う条件

✔️受付の窓口がばらばら:電話・メール・LINE・アプリなど、連絡の入口が複数あり、記録が散らばる
✔️物件・オーナーごとに違う対応ルール:修繕の承認金額、報告の頻度、立会いの有無などが違う
✔️同じ文面の作り直し:種類が同じトラブルでも、毎回文面を書き直している
✔️1〜3月の繁忙期への集中:募集・契約・入退去が重なり、日々の確認が後回しになりやすい
✔️管理システムとポータルへの二重入力:同じ情報を複数の画面に入力し直す手間が残る
✔️事務員の採用難と属人化:やり方が特定の担当者に偏り、休まれると止まる
AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
最終的な判断は、会社とオーナーが責任を持つ仕事です。でも、その前の確認・照合・下書き・記録まで、人が手作業で抱え続ける必要はありません。

ここで発想を変えます。システムを替えなくても、作業そのものを任せる道があるということです。次の章で、その考え方を整理します。

06 トラブル対応の事務作業を、AIで自動化する 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎月の作業を回す」は、まったく別のもの

6-1. 「効率化」と「自動化」の違い

代表菅澤 代表菅澤
「AIで効率化」という言葉は、2種類の意味で使われています。ここを分けて考えないと、期待した成果が出ません。
AIに聞いて早くする(効率化)AIが毎日・毎月の作業を回す(自動化)
動かす人担当者が、都度AIに質問・依頼する決めた手順のとおりに、AIが自動で作業する
担当者の負担AIへの依頼と、結果の貼り付けが毎回残る承認の確認だけが残る
繁忙期の効果担当者の手が回らなければ変わらない件数が増えても、同じ手順で処理できる
例入居者への返信文の言い回しをAIに添削してもらう届いた問い合わせの種類分け・対応履歴への記録・オーナー向け報告書類の下書きを、決めた手順どおりに自動で進める

📚 用語解説

Claude Code/Codex:AI(大規模言語モデル)を使って、パソコン上の作業を自動で進められる「AIエージェント」型のツール。日本語の指示をもとに、ファイルの作成・更新や画面の操作、他のシステムとの連携を行える。担当者が一つずつ依頼しなくても、決めた手順に沿って作業を進められる点が、チャット型のAIとの違い。

📚 用語解説

AIエージェント:人が細かく指示しなくても、与えられた目的に向けて必要な手順を自分で組み立て、実行するAI。受け取り→入力→照合→承認待ちまでを連続して処理できる。

6-2. いまのシステムはそのまま、AIが受け取りから承認待ちまでを回す

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
大事なのは、管理システムを替えないことです。AIが、いま使っている画面をそのまま操作します。

弊社のAI社員AIKATAでは、Claude Code/Codex を使い、会社がすでに使っている管理システム・ポータルサイト・書類のひな型を、そのまま使い続けたまま、画面の操作を含めて自動化します。システムの乗り換えや、新しいソフトの導入は要りません。

受け取り
メール・フォームの問い合わせを取り込む
→
種類分け
設備・騒音・家賃・退去などに分類し、緊急度の候補を付ける
→
履歴に記録
物件・号室・連絡の内容を同じ書式で保管
→
一次返信・報告の下書き
入居者への受付連絡とオーナー向け報告を準備
→
担当者が承認
内容を確認して送付・対応方針を決定

トラブル対応に引きつけて言えば、AIが担うのは、判断の前の事務です。たとえば次のような作業が対象になります。

✔️問い合わせメールの一次対応:受付の連絡文の下書きと、種類分けの候補を作る
✔️対応履歴の整理:物件・号室・日時・内容を、毎回同じ書式で記録する
✔️オーナー向け報告の下準備:月次の報告に載せる対応状況を、一覧にまとめる
✔️更新・解約の事務処理:退去連絡を受けた後の書類の下準備と、日程の整理

6-3. 事務員がやっていた作業 vs AIに任せた後

代表菅澤 代表菅澤
「人がやる仕事」と「AIがやる仕事」を分けるのは、会社の責任を守るためでもあります。
作業これまで(事務員の手作業)AIに任せた後
問い合わせの受付電話・メール・チャットを見比べて、一件ずつ記録するAIが取り込んで種類分け。担当者は緊急度を確認
対応履歴の記録担当者ごとの書式で、後から探しにくいAIが同じ書式で整理。検索しやすい形で保管
入居者への一次返信過去の文面を探して書き換えるAIが種類に応じた下書きを作成。担当者が確認して送付
オーナーへの報告月末にまとめて手作業で集計AIが毎月同じ書式で一覧化。担当者は承認だけ
管理システムとの二重入力履歴を複数の画面に入力し直すAIが画面操作で入力し、食い違いを照合

6-4. 法令との線引き(AIが担う範囲/会社・専門家が担う範囲)

⚠️ AIに任せてはいけない範囲(宅建業法・賃貸住宅管理業法)

重要事項説明と、契約書面(35条書面・37条書面)への記名は、宅地建物取引士が行います。賃貸住宅管理業法の業務管理者による管理・監督、オーナー・入居者との交渉や判断、法的な手続きは会社が行います。AIが担うのは、その前の事務作業(物件情報の入力・更新、書類の下準備、入金消込、問い合わせの一次対応、更新・解約の事務処理)だけです。入居者間の紛争の裁定、オーナー・入居者との交渉、契約解除や明渡しなど法的な判断を伴う対応は、AIには任せません。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
AIが最終的な判断を下すわけではありません。決めるのは、これまでどおりオーナーと会社、そして資格を持つ担当者や専門家です。
✔️宅建士が行う:重要事項説明、35条書面・37条書面への記名
✔️会社・専門家が行う:交渉と判断、業務管理者による管理・監督、法的な手続き、最終確認と承認
✔️AIが行う:書類の下準備、情報の入力・更新、照合、一覧の整理、連絡文の下書き、記録の整理

なお、現地訪問、郵送物の受け取り、押印、現物の受け渡しなど、人が物理的に動く工程は、自動化しきれません。AIKATAは、画面の中で完結する事務作業が主な対象です。

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07 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけ

トラブル対応の事務を片づけようとするとき、管理会社が取れる道は大きく4つあります。4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。

選択肢よくある期待実際に行き詰まる所判定
①事務員を増やす人を増やせば、確認と連絡が回る採用・教育が繁忙期に間に合わない。閑散期に人件費が残る。担当者ごとのやり方が増え、属人化が進む✕
②従来型の外注・BPO外に出せば、会社の手間が減る物件・オーナーごとの運用を外注先に説明し、納品物の手直しをする作業が会社に残る。繁忙期の増量に追従しにくい✕
③社内でAIを自作する自社で作れば、安く自由に使える物件・オーナーごとのルールを言語化できない。検証の型がない。作った人しか直せず、第二の属人化が生まれる✕
④AI社員AIKATAに任せる作業そのものを手放したい現地訪問や郵送・押印など、人が動く工程は自動化しきれない(その部分は会社が担当)◎

7-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由

代表菅澤 代表菅澤
増員も外注も、「人が抱える作業を、別の人に移す」だけです。繁忙期の波そのものには、対応できません。
✔️繁忙期に間に合わない:1〜3月の波に向けて採用しても、教育が終わるころには繁忙期が過ぎてしまう
✔️閑散期に人件費が残る:繁忙期に合わせて増員すると、閑散期には作業が足りなくなる
✔️属人化が増える:担当者が増えるほど、書式や記録のしかたがばらつく
✔️外注先への説明と手直しが会社に残る:物件・オーナーごとの運用を説明し、納品物を確認・修正する作業が、結局会社の担当者に戻ってくる

7-2. 「③自作」の壁

✔️物件・オーナーごとのルールの言語化:担当者の頭の中にある運用を、AIが読める形に書き出す作業が、想像以上に重い
✔️検証の型:AIの出力を過去の実績と突き合わせて確かめる方法がないと、間違いに気づけない
✔️作った人しか直せない:作った担当者が異動・退職すると、仕組みを直せる人がいなくなり、第二の属人化になる
AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
どれも「会社が人か仕組みを抱え続ける道」なんです。抱える対象が、事務員から外注先に、そして社内のAIに変わっただけで、会社の負担は残ります。
代表菅澤 代表菅澤
弊社のAI社員AIKATAは、仕組みの構築も運用もAIKATA側が行います。会社が抱えるのは、承認だけです。

08 AI社員AIKATAとは?賃貸管理会社の事務作業を丸ごと受託する 業務代行(BPO)としての受託の範囲と、会社の役割

AI社員AIKATA(運営: 株式会社GENAI)は、事務員の方がパソコンで行っている業務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行(BPO)サービスです。不動産会社向けには、専用のご案内ページを用意しています。

📚 用語解説

BPO(業務代行):Business Process Outsourcing の略。会社の業務の一部または全部を、外部の事業者に委託して任せること。人材の採用や教育の負担を抱えずに、処理量を増減できる点が特徴。

8-1. 受託できる業務の例

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
賃貸仲介・賃貸管理・売買仲介・分譲など、業態は問いません。業務単位で受託できるかを決めます。
✔️家賃管理・入金消込
✔️物件情報の入力・更新、募集図面(マイソク)作成の下準備
✔️契約書類の下準備
✔️問い合わせメールの一次対応
✔️更新・解約の事務処理

8-2. いまのシステムのまま、画面操作を含めて自動化

AIKATAは、特定のシステムに限定しません。会社がいま使っている管理システム・ポータルサイトをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。システムの乗り換えは要りません。物件種別や取引形態ごとの入力ルールを仕組みに落とし込むため、担当者の経験や繁忙度で精度が落ちません。

8-3. 会社の作業は「承認」だけ

AIの処理結果は、人が品質チェックしたうえで会社に渡されます。最終確認と承認は会社が行います。会社の日々の作業は、原則として「入力済みの物件情報や、作成済みの書類の承認」だけです。

業務の棚卸し
事務員の操作画面を見ながら、AIKATAが業務を分解・整理
→
仕組みの構築
AIKATAがルールを仕組みに落とし込む
→
AIが処理
画面操作を含めて自動で作業
→
人が品質チェック
AIKATA側で確認
→
会社が承認
最終確認と承認

8-4. 繁忙期も人を増やさずに処理量を増やせる

代表菅澤 代表菅澤
1〜3月の繁忙期に、人を採用・教育せずに処理量を増やせるのは、AIKATAの大きな特徴です。辞めない・休まない・業務が止まらない、という点も、事務の属人化への対策になります。

料金は、月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。仕組みの構築・運用はAIKATAが行うため、会社にAIの知識は要りません。引き継ぎは、事務員の方の操作画面を見ながら、AIKATAが業務を分解・整理します(マニュアルが無くてもかまいません)。

8-5. 守ること・できないこと

✔️宅地建物取引士の独占業務は引き受けません:重要事項説明・契約書面への記名は、会社の有資格者が行う。経営判断や交渉も会社が行う
✔️人が物理的に動く工程は自動化しきれません:現地訪問、郵送物の受け取り・押印・現物の受け渡しなど
✔️NDAを結びます:入居者・オーナーの個人情報や契約条件は、受け渡しと保管のルールを、会社の規程に合わせて決める

AIKATAを使う不動産会社では、事務員の方が行っていた照合や書類の下準備を、AIKATAの仕組みで処理し、会社の担当者が承認する、という形で運用しています。

09 残る道は「作業そのものを任せる」だけ——手作業・システム追加・AIKATAの比較 トラブル対応の毎月の事務を、どう片づけるか

手作業のままシステムの追加・乗り換えAI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷✕ 件数に比例して増える△ 入力の一部は減るが、運用の手間が残る◎ 人を増やさず処理量を増やせる
物件・オーナーごとのルール△ 担当者の経験に依存△ 製品の仕様の範囲内◎ 仕組みに落とし込み、残る
入居者・オーナーへの対応の速さ✕ 繁忙期に遅れる○ 一部は自動化◎ 一次対応・下準備が早い
事務員の採用と教育✕ 採用難・教育が必要△ 新しい操作の教育が必要◎ 採用・教育が不要
宅建業法の線引き○ 会社が管理○ 会社が管理◎ 宅建士・会社の業務と、AIの業務が明確に分かれる

9-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

代表菅澤 代表菅澤
ここまで読んでいただいたとおり、トラブル対応の「前後の事務」は、増員でもシステムの追加でも、根本的には片づきません。
✔️今のシステムのまま:管理システム・ポータルの乗り換えが要らない
✔️物件・取引ごとのルールが残る:担当者の頭の中にあるルールが、仕組みとして残る
✔️会社は承認だけ:日々の作業は、入力済みの情報や作成済みの書類の承認に限られる
✔️繁忙期も人を増やさない・定額:1〜3月も、採用・教育なしで処理量を増やせる。月額の定額で、業務量が増えても料金は変わらない
✔️AIの知識は不要・宅建士の業務との線引きが明確:仕組みの構築・運用はAIKATAが行い、重要事項説明などは会社の宅建士が行う

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
問い合わせの一次対応と記録の次は、更新・解約の事務や、オーナー向けの月次報告へと、自動化の対象を広げていけます。まずは、いちばん手間がかかっている事務を1つ教えてください。

次の繁忙期を、事務員を増やさずに越える準備を始めませんか

AI社員AIKATAの無料相談(60分・オンライン・Google Meet)では、御社の入居者対応・問い合わせまわりの業務を棚卸しし、どの業務から任せられるかをその場で整理します。人を増やす・システムを替えると決める前に、一度、作業そのものを手放す選択肢を確かめてください。契約の義務はなく、全国から対応しています。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
問い合わせの受付、対応履歴の記録、オーナー向け報告の下書きなど、いま一番時間を取られている事務を教えてください。AIKATAに任せられる範囲を、一緒に整理します。

事務員を増やす・外注する・AIを自作する・管理システムを替える——どの道を選んでも、入力・書類づくり・入金の照合・問い合わせの一次対応か、それを回す人と仕組みが会社に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの管理システム・ポータルサイトはそのまま、物件や取引ごとのルールも登録して処理し、会社に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談(60分・オンライン)でその場で整理します。

NEXT STEP

管理業務の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか?

AI社員AIKATA — 不動産会社の物件入力・書類の下準備・入金消込・問い合わせ対応を丸ごと代行

賃貸管理会社・不動産会社の経営者・管理者の方へ

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物件情報の入力・更新、契約書類の下準備、家賃の入金消込、更新・解約の事務、問い合わせの一次対応を、AIと人の二重チェックで丸ごと代行。いまのシステムのまま、会社は承認するだけです。

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よくある質問

Q. 賃貸管理で多いトラブルにはどんなものがありますか?

A. 設備・建物の不具合、騒音やゴミ出しなどの生活マナー、家賃の滞納、無断退去と残置物、退去時の原状回復や敷金精算をめぐる行き違いが代表的です。このほか、オーナーとの間では修繕の費用負担や管理委託の内容、オーナーの交代(所有権の移転)に伴う手続きの相談もあります。種類ごとに初動の型を決めておくと、担当者が変わっても対応がぶれません。

Q. トラブルが起きたとき、管理会社はまず何をすべきですか?

A. 最初にすることは、事実の確認と記録です。いつ・誰から・どのような連絡があったかを同じ書式で残し、緊急性(安全・設備・近隣への影響)を見て、一次対応を決めます。そのうえで、オーナーへ報告し、必要に応じて保証会社・専門業者・弁護士などへつなぎます。当事者に有利不利の判断を伝える前に、事実を整理する順番が大切です。

Q. 入居者同士のトラブルで、管理会社はどこまで対応するのですか?

A. 管理会社は、当事者の間に立って事実を確認し、注意文の配布や掲示、契約書に定めた範囲での注意など、契約と管理規約に沿って対応します。ただし、当事者に法的な判断を押しつけたり、一方の言い分だけで結論を出したりすることは避けます。個別の事情が重い場合や、法的な手続きが必要な場合は、専門家への相談につなげます。

Q. 外国人入居者とのトラブルを防ぐために、管理会社ができることは?

A. 入居時に、ゴミの分別、騒音、共用部の使い方、緊急時の連絡先といった生活ルールを、本人が理解できる言語で説明し、文書でも渡しておくことが基本です。連絡のしかたや担当窓口も、入居時に伝えておきます。国土交通省は、外国人の入居を円滑にするための資料も公表しているため、最新の内容を確認してください。

Q. トラブル対応のマニュアルには何を書けばよいですか?

A. トラブルの種類ごとに、受付の書式、緊急度の判断基準、初動の手順、報告先(オーナー・保証会社・専門業者)、記録の残し方、専門家へ相談する基準を書きます。物件やオーナーごとの例外ルールも別枠で整理しておくと、引き継ぎに強くなります。作った後は、実際の事例で定期的に見直してください。

Q. 宅建業法上、トラブル対応の事務作業をAIに任せて問題ありませんか?

A. 重要事項説明と、35条書面・37条書面への記名は、宅地建物取引士が行います。オーナー・入居者との交渉や最終的な判断、法的な手続きも、AIには任せず、会社や専門家が行います。一方、問い合わせの一次対応の下書き、対応履歴の整理、オーナーへの報告書類の下準備、更新・解約の事務処理といった事務作業は、AIに任せることができます。AI社員AIKATAは、宅建士の独占業務は引き受けず、AIの処理結果を人が品質チェックし、最終確認と承認は会社が行う体制です。

Q. 今使っている管理システムのまま、AI社員AIKATAを使えますか?

A. 使えます。AI社員AIKATAは特定のシステムに限定せず、会社が今使っている管理システム・ポータルサイトを、そのまま使い、画面操作を含めて自動化します。システムの乗り換えは要りません。無料相談(60分・オンライン・Google Meet)で、御社の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。

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監修 最終更新日: 2026年11月9日
菅澤孝平
菅澤 孝平 株式会社GENAI 代表取締役
  • AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
  • Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
  • 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社(2021年設立・鬼管理専門塾運営)にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
  • 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
  • メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
  • 明治大学政治経済学部卒
現在は AI鬼管理(Claude Code活用の伴走型パーソナルトレーニング)を主事業とし、経営者と二人三脚で「AIに業務を任せる仕組み」を実装。「実行を強制する環境」を AI で構築する手法を、自社の実運用知見をもとに発信している。