【2026年10月最新】塾の運営システムとは？種類と選び方、月謝・保護者連絡・講師給与の事務をAIに任せる方法
aikanri-admin
塾の運営システムは、生徒の情報、受講コース、月謝の請求、出欠、保護者への連絡、成績といった教室の事務を、一つの仕組みで管理するためのものです。ただし、システムを入れても、請求の確認、未納のご家庭への連絡、講習の申込集計、講師のコマ給の計算といった事務が、自動で片づくとは限りません。システムの機能を見る前に、月初から月末までの事務の流れを書き出すことが、選び方の出発点になります。
塾のシステムを探している塾長や教室長の方は、いまの管理方法に限界を感じている場合もあれば、導入済みのシステムの使い勝手に不満がある場合、教室が増えて管理が追いつかない場合もあるはずです。同じ「システムの悩み」でも、情報を記録する悩みと、記録したものを使って事務を片づける悩みは、別のものです。
この記事では、学習塾の塾長・教室長・教室スタッフの方に向けて、運営システムの種類と役割の違い、選ぶときの確認点、導入の進め方、システムを入れても残る事務を整理します。そのうえで、いまお使いのシステムを替えずに、月謝の請求と入金の照合、保護者連絡の下書き、講習の申込集計、講師のコマ給の集計をAI社員AIKATAに任せる方法を説明します。授業や進路の相談、ご家庭への契約の説明は、これまでどおり先生方と教室に残ります。
代表菅澤
山崎
01 WHAT IS A JUKU SYSTEM 塾の運営システムとは？役割の違いと、システムの外に残る仕事 記録する仕組みと、記録を使った事務を分けて整理します。
1-1. 「塾のシステム」と呼ばれるものは、役割が複数あります
山崎
📚 用語解説
塾の管理システム：生徒の情報、受講コース、出欠、月謝の請求、保護者への連絡、成績などを、まとめて管理するための仕組みです。扱える範囲や連絡の方法は製品ごとに異なります。
塾の運営に使われるシステムには、いくつかの役割があります。一つ目は、生徒の情報や受講コース、出欠を記録する生徒管理です。二つ目は、月謝の請求や口座振替のデータ作成などを支える請求・集金の仕組みです。三つ目は、保護者へのお知らせや学習報告を届ける連絡の仕組みです。四つ目は、テスト結果や学習の記録をまとめる成績管理です。
これらは、一つの製品にまとまっている場合もあれば、別々の仕組みを組み合わせて使っている場合もあります。たとえば、Comiru、Studyplus for School、コエテコマネージャー、wagacoなどの製品が知られています。この記事では特定の製品を勧めることも優劣をつけることもしません。含まれる機能は製品ごとに異なるため、各社の公式サイトで要確認です。
| 役割 | 主な内容 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| 生徒管理 | 生徒情報・受講コース・出欠の記録 | 兄弟割引や講習の扱い、入退塾の手続き |
| 請求・集金 | 月謝・講習費の請求、口座振替のデータ | 請求額の計算の仕組み、集金方法との連携 |
| 保護者連絡 | お知らせ・学習報告・面談の案内 | 連絡手段（アプリ・LINE・メール）、承認の流れ |
| 成績管理 | テスト結果・学習の記録 | 入力の手間、保護者への見せ方 |
1-2. 月初から月末まで、教室の事務の流れを見ます
山崎
届けと申込
コースと割引
結果の照合
お知らせ・報告
申込と成績の集計
コマ数の集計
図は一般的な流れの例で、教室ごとに順番や使う仕組みは異なります。記録するところはシステムが支えますが、請求の確認、入金の照合、文面づくり、集計は、授業を持つ教室長や教室スタッフが、授業の前後に行っていることが多い作業です。
学習塾の事務は、一年の中で何度も山が来ます。春期・夏期・冬期講習のたびに申込の集計と時間割、追加の請求が発生し、定期テストのあとは成績の集計と面談の案内が続きます。月謝は兄弟割引や受講コースの変更で生徒ごとに金額が違い、保護者への連絡もご家庭ごとに手段が分かれます。
1-3. システムを入れても、決まりを知る人の頭の中が仕組みになります
山崎
請求の決まりや講習の段取りが教室長の頭の中にしかないと、異動や退職のたびに教室の事務が止まりかけます。システムを新しくしても、これらの決まりを知る人が設定を入れ、内容を確かめる役割は残ります。
1-4. システムが得意なこと、人が判断すること
山崎
| 場面 | システムが得意なこと | 人が判断すること |
|---|---|---|
| 請求 | コースに応じた請求の記録（製品による） | 割引の付け忘れや、金額の違いの原因の確認 |
| 入金 | 振替結果の取り込み（製品による） | 未納の事情の聞き取り、支払いの相談への対応 |
| 保護者連絡 | お知らせの配信 | 文面の内容、進路や指導方針の助言 |
| 成績 | 成績の記録と表示 | 結果の読み取り、面談での伝え方 |
| 講師の給与 | 勤怠の記録（製品による） | 準備や報告の時間の扱い、給与の決まり |
表のとおり、システムが支えるのは、記録して表示するところまでです。原因の確認や、ご家庭への対応、指導方針の判断は、人の仕事として残ります。次の章で、選び方と導入の進め方を整理します。
02 HOW TO CHOOSE 塾の運営システムの選び方と導入の進め方 製品の機能を、教室の実際の運用に置き換えて確かめます。
2-1. 製品の情報は「公式サイトで確かめる質問」に変えて使います
山崎
連携できる機能、連絡の手段、料金の仕組み、サポートの内容は製品ごとに異なります。この記事では内容を断定せず、各社の公式サイトで要確認とします。すでにシステムを使っている教室の場合、まず確認したいのは、いまの構成のどこに手作業が残っているかです。請求は表計算、連絡は別のアプリ、出欠は紙、というように、つなぎ目で手作業が生まれていることが少なくありません。
📚 用語解説
口座振替のデータ：月謝を保護者の口座から引き落とすために、金融機関や集金の仕組みへ提出する請求のデータです。提出の形式や締めの日は利用する仕組みによって異なるため、各社の案内で要確認です。
2-2. デモで見せてもらう、学習塾ならではの質問
山崎
たとえば、兄弟割引のあるご家庭、休会中の生徒、講習だけ受ける生徒など、教室固有の例を一覧にしてデモに臨むと、機能の説明が毎月の運営にどうつながるかが分かります。
2-3. 費用は金額より、課金の単位と作業の範囲をそろえて確認します
山崎
見積もりでは、初期設定、継続利用、生徒数や教室数に応じた費用、連絡機能、データの移行、研修、保守の各項目を確認します。これらが必ず別料金になるという意味ではなく、どこまでが基本の契約に含まれ、どの条件で追加が必要になるかを質問するための枠組みです。この記事では金額には触れません。
2-4. 導入・乗り換えは棚卸し・設定・試験・並行運用・切り替えの順に進めます
山崎
現在の管理と手作業
必要な機能と連携
請求と連絡
旧方式と見比べる
講習期を避けて実施
棚卸しでは、いまの請求の方法、連絡の手段、出欠の記録、講師の勤怠の集計を書き出します。この情報を知る人が一人だけという教室は、その人の記憶を文書にする作業が、導入前の最大の準備になります。
試験では、通常の請求だけでなく、コース変更、兄弟割引、休会、講習費の追加を含めます。結果は「できた」だけでなく、誰が操作し、誰が確認し、どの画面に反映されたかを記録します。切り替えの時期は、講習や受験の出願の時期を避け、通常授業の月に行うのが安全です。
2-5. 運用が始まったら、システムの中と外の作業を分けて数えます
山崎
システムの中の作業は、情報の記録、請求の記録、連絡の配信、成績の表示などです。一方、システムの外には、請求内容の確認、未納の連絡、講習の申込集計、時間割の下書き、学習報告の文面づくり、講師のコマ給の計算があります。教室長や教室スタッフの方が、毎日どこへ時間を使っているかを、システムの中と外に分けて数えてみてください。
数え方としては、月謝の請求の確認にかかった時間、保護者連絡の文面づくりにかかった時間、講習の集計にかかった時間を、一か月分だけ記録してみるのが有効です。感覚ではなく実際の時間で見ると、どの作業を最初に手放すと効果が大きいかが分かります。
2-6. 複数の教室を運営している場合は、数字の見え方も確認します
山崎
複数の教室を運営している塾では、教室ごとに生徒数、月謝の入金状況、講習の申込数、講師のコマ数を同じ基準で見られるかが重要になります。教室ごとに管理の方法が違うと、月次の集計のたびに数字をそろえる作業が発生し、塾長が全体を把握するまでに時間がかかります。システムを選ぶ際は、教室別の月次の数字をどの形で取り出せるかも、デモで確認してください。
また、教室長が異動したときに、後任の方が引き継ぎやすい状態かどうかも見ておきたい点です。請求の決まり、割引の扱い、保護者への連絡の流れが、システムの設定として残っているか、それとも前任の教室長の頭の中にあるかで、異動後の混乱の大きさが変わります。
導入の費用対効果は、システムの月額だけでなく、導入後も残る事務にかかる人の時間と合わせて考えます。システムの利用料が下がっても、請求の確認や文面づくりに教室長の時間が使われ続けるなら、授業や生徒の相談に使える時間は増えません。この見方は、次の章で説明する、システムの外に残る事務を考える土台にもなります。
03 MANUAL WORK システムを入れても、教室の事務が残る理由 記録することと、事務を片づけることは別の仕事です。
3-1. 月初は請求の確認と未納の連絡で時間が消えます
山崎
口座振替の結果と生徒名簿を見比べ、未納のご家庭へ連絡する作業が、授業の合間に積み重なります。割引の付け忘れやコース変更の反映漏れがあると、請求の訂正が必要になります。
3-2. 講習・テストの時期は、集計と連絡が重なります
山崎
夏期講習の申込用紙と追加受講の希望を手で集め、時間割と請求額を作るのに何日もかかる教室もあります。定期テストのあとは、成績の集計と面談の案内、学習報告の作成が続き、授業の準備に使う時間が削られます。
3-3. 授業を担える人は採れても、事務を回せる人は採りにくいです
山崎
授業を担う講師は採れても、教室の事務を回せる人はなかなか採れません。学生講師が中心の教室では、事務は結局、教室長や塾長が授業の合間と終わったあとに引き受けています。システムを新しくしても、システムの外の事務は、引き続き人の時間を使います。
システムを替えなくても、システムの外の事務を任せる道があります。月謝の請求の確認と入金の照合、保護者連絡の下書き、講習の申込集計、講師のコマ数の集計を、AI社員AIKATAが引き受ける方法です。授業や進路の相談、ご家庭への契約の説明は、これまでどおり教室で行います。
3-4. 欠席・振替と面談の調整も、事務を押し上げます
山崎
欠席の連絡を受け、振替の日程を調整し、記録に残す作業は、一件ごとは小さくても、生徒数が増えると大きな負担になります。面談の時期には、ご家庭ごとに希望の日時を聞き取り、教室の空きと講師の予定を見合わせて、案内を送ります。これらは判断よりも整理と連絡の作業が中心で、決まった手順に沿って進めやすい事務です。
一方で、欠席の理由を踏まえた声かけや、面談で何を伝えるかは、先生の仕事です。事務の部分と、先生が行う部分を分けて考えると、手放せる作業が見えてきます。
04 AUTOMATION AIが教室の事務を進め、教室長は確認して承認する運用へ 「AIに聞く」と「毎月の事務を進めてもらう」を分けて考えます。
4-1. 一度の効率化と、毎月の自動化は、別のものです
山崎
📚 用語解説
業務の効率化と自動化：効率化は、担当者が行う作業を短く、進めやすくすることです。ここでいう自動化は、決めた入力・ルール・確認手順に沿って、繰り返す処理を継続して進めることです。例外や最終承認など、人に残す工程もあらかじめ定めます。
AIに「この申込を整理して」と頼むのは、効率化の一例です。作業の主体は教室のスタッフのままで、データを渡し、結果を確かめ、システムに入力するのも人です。忙しい時期は進まず、教室の決まりを毎回説明する手間も残ります。
毎月の自動化では、届けと申込の受け取り、受講内容との照合、システムへの入力、前月との点検、振替データの準備までを、ひと続きの流れとして決めておきます。AI社員AIKATAは、その仕組みの構築と運用を担い、AIの処理結果を当社の人が品質チェックしてから、教室へお渡しします。AIのツールにはClaude Code/Codexなどを使いますが、ツールだけで事務が完成するわけではなく、決まりを整理し、検証し、保つ役割が欠かせません。
教室に残る日々の作業は、原則として、作成済みの請求データや保護者連絡の下書きを確認して承認することです。対応業務は、学習塾向けのAI社員AIKATAのページで確認できます。
4-2. 月謝の請求を例に、受け取りから請求準備までをつなぎます
山崎
届けと申込
コースと出欠
確認文の下書き
いまのシステムへ
前月と比べる
振替データと明細
受け取りの段では、入退塾やコース変更の届け、講習の申込、欠席と振替の記録を、管理システム・Googleフォーム・紙の申込用紙のデータ化から集め、生徒ごとに仕分けます。受講照合の段では、受講コース・兄弟割引・講習のコマ数を、申込と出欠の記録に照らし、届けの出ていないコース変更や割引の付け忘れを洗い出します。
差し戻しの段では、申込と違う所について、ご家庭への確認の文面をAIが作ります。教室長が承認すると送られ、返事をAIが読み取って受講の内容を直します。入力の段では、確かめ終えた内容を、いまお使いの管理システムの請求データに、AIが取り込みや画面の操作で入れます。システムの乗り換えは要りません。
請求点検の段では、請求データを前月と比べ、金額が大きく動いたご家庭で止めます。止まった所だけを、教室長が判断します。請求準備の段では、振替のデータ、ご家庭ごとの請求明細、お知らせの下書きをそろえます。教室長が中身を確かめて承認してから、ご家庭へ送ります。振替のデータの提出は塾で行います。
| 事務の工程 | これまでの作業 | AI社員AIKATAに任せた後 |
|---|---|---|
| 月謝の請求 | 名簿と申込を見比べ、一人ずつ確かめる | AIが照合して入力まで進めます |
| 入金の照合 | 振替結果と名簿を見比べる | 結果と請求を照合し、未納の一覧と案内文の下書きを用意します |
| 保護者連絡 | ご家庭ごとに文面を書き分ける | 塾の言葉づかいで下書きし、教室長が承認します |
| 講習の申込集計 | 申込用紙を集めて表に写す | 集計と時間割の下書きまで用意します |
| 例外と判断 | 食い違いの原因を自分で調べる | 食い違いを整理して渡し、判断は教室長が行います |
4-3. 契約まわりの決まりと、生徒の情報の扱いを確認します
山崎
📚 用語解説
特定継続的役務提供：特定商取引法で定められた取引の類型の一つで、学習塾などの契約が、法律で定める期間や金額などの条件を満たす場合に対象になります。条件は公的な情報で要確認です。書面の交付やクーリング・オフなどの決まりが関わるため、対象になるかどうかは、消費者庁などの公式情報や専門家に確認してください。
契約に関する決まりの細部は、制度の改正や契約の内容によって変わることがあります。自塾の契約が対象になるかは、最新の公的な情報で確かめたうえで、教室の判断で進めてください。当社は、契約内容の一覧化や精算額の計算といった事務の下準備を受け持つにとどまります。
AI社員AIKATAのこの業界向けの注意事項を、以下にそのまま示します。ここでいう「当社」は、AI社員AIKATAを運営する株式会社GENAIです。
期間と金額が一定を超える学習塾の契約は、特定商取引法の特定継続的役務提供にあたる場合があります。契約前の概要書面と契約書面の交付、クーリング・オフ、中途解約の精算に決まりがあります。当社は契約内容の一覧化や精算額の計算の下準備までを行い、ご家庭への説明と契約の締結は御社で行います。
成績や内申点、ご家庭の連絡先や口座の情報など、未成年の生徒にかかわる情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、管理システムの権限は作業に要る範囲だけにします。学習報告に書いてよい内容や、兄弟姉妹の情報の扱いも、導入前に教室と取り決めます。
学生講師のコマ給は、授業の時間だけでなく、授業前後の準備や報告書づくりの時間をどう扱うかで計算が変わります。こうした時間も労働時間にあたる場合があるため、いまの給与の決まりを導入前に確かめて登録します。講習の時期を避け、通常授業の月から引き継ぐと安全です。
成績や内申点、ご家庭の連絡先や口座の情報は、外に出せない情報です。秘密保持契約（NDA）を結び、管理システムの権限は作業に必要な範囲だけにします。保護者への文面は、送信の前に教室長が内容を確認します。
05 FOUR OPTIONS 増員・外注・自作・システムの乗り換えでは、事務は片づかない 教室の事務を手放すという目的で、選択肢を比べます。
多くの選択肢は、悩みを別の悩みに置き換えるだけです。人を増やせば採用と教育が、外注では範囲の限定と情報の分散が、自作では保守が、システムの乗り換えでは移行と案内が、教室に残ります。ここでは、請求の確認、保護者連絡、集計という事務を、教室が抱え続けずに済むかという目的で比べます。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ① 事務スタッフを採用する | 教室長が授業に戻れる | 夕方から夜に集中する勤務で、請求や講習の段取りまでこなせる人は採りにくく、生徒数の増減に合わせると利益が残りにくくなります | ✕ |
| ② 集金代行などに外注する | 請求や集金を外に出せる | 頼めるのは集金など決まった範囲が中心で、連絡や集計、講師の給与は教室に残ります | ✕ |
| ③ 表計算やAIで自作する | 請求や報告を自動にできる | 作るのは授業を持つ教室長で、講習のたびに表を直す手間が続き、作った人が異動すると止まります | ✕ |
| ④ 管理システムを乗り換える | 手作業の一部が減る | データの移行とご家庭への案内に手間がかかり、乗り換えたあとも、集計の確認や文面づくりは残ります | △ |
| ⑤ AI社員AIKATAに任せる | 今のシステムのまま事務を任せられる | AIと人の品質確認のあと、教室は確認と承認を行います | ◎ |
この判定は、個別の事業者や製品の品質を評価するものではありません。教室が採用・教育・保守・移行を抱え続けるかという、この記事の目的に対する比較です。授業や進路の相談、契約の説明は、どの選択肢でも教室に残ります。
5-1. 採用と外注は、教育と範囲の限定が残る道です
山崎
教室ごとに事務の方を採用できれば、教室長は授業に戻れます。ただ、夕方から夜に集中する勤務で、請求や講習の段取りまでこなせる人を採るのは簡単ではありません。月謝の請求や集金を代行する会社に任せる方法もありますが、頼めるのは決まった範囲が中心で、外注先が増えるほど、生徒の情報をあちこちに渡すことにもなります。
5-2. 自作と乗り換えは、保守と移行が残ります
山崎
表計算で請求額を計算したり、生成AIで学習報告を書いたりする工夫もできます。ただ、講習のたびに表を直す手間が続き、作った人が異動するとほかの教室では使えない仕組みが残りがちです。請求・連絡・成績をまとめて扱える管理システムに乗り換えれば手作業の一部は減りますが、生徒データの移行やご家庭へのアプリの案内に手間がかかり、乗り換えたあとも文面づくりは人の仕事として残ります。
どの道を選ぶ場合でも、最初に確かめたいのは、教室長や教室スタッフが一か月に事務へ使っている時間です。請求の確認、保護者連絡、講習の集計、講師の給与の計算を合計すると、授業の準備や生徒の相談に回せるはずの時間が、どれだけ事務に使われているかが見えてきます。その時間を取り戻す方法として、人を増やすのか、仕組みを入れるのか、事務そのものを任せるのかを比べると、判断がしやすくなります。
代表菅澤
06 AIKATA FOR JUKU AI社員AIKATAが学習塾で引き受ける具体的な事務 請求・入金、保護者連絡、成績・生徒台帳、講師・経理を、いまのシステムのまま任せます。
6-1. 四つのまとまりで、事務を受託します
山崎
AI社員AIKATAは、学習塾の事務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行（BPO）サービスです。月謝・講習費の請求データの作成、入金の照合、保護者連絡の下書き、成績データの集計、講師の給与計算などを引き受けます。対応業務の詳細は、学習塾向けのAI社員AIKATAのページで確認できます。
📚 用語解説
BPO（業務代行）：業務の運用を外部へ委託することです。AI社員AIKATAでは、転記・照合・下書き・集計といった事務を、AIの処理と人の品質チェックを組み合わせて引き受けます。授業や進路の相談は含めません。
| 業務のまとまり | AI社員AIKATAが用意するもの | 教室に残る確認・判断 |
|---|---|---|
| 請求・入金 | 請求データの作成、口座振替の結果との照合、未納のご家庭への案内文の下書き | 未納の事情の聞き取り、支払いの相談への対応 |
| 保護者連絡 | 学習報告・お知らせの下書き、面談日程の案内、欠席・振替の記録の整理 | 送信の承認、進路や指導方針の助言 |
| 成績・生徒台帳 | テスト結果の集計、生徒台帳・受講コースの更新、講習の申込集計と時間割の下書き | 講師の割り当て、講座の提案 |
| 講師・経理 | 講師の勤怠とコマ数の集計、コマ給の計算・給与明細の作成、教室別の月次レポート | 準備や報告の時間の扱いの決定 |
Comiruやコエテコマネージャー、wagacoなど、いまお使いのシステムの画面操作も含めて、当社が自動化します。各製品の機能は、それぞれの公式サイトで確認してください。ご家庭にアプリの入れ替えをお願いする必要はなく、教室の連絡の流れも変わりません。
6-2. 請求の決まりや講習の段取りを、教室長の記憶から仕組みへ移します
山崎
AI社員AIKATAは、請求の決まりや講習の段取りを、仕組みとして登録します。教室長の異動や退職があっても、月謝の請求や学習報告の下書きは同じ手順で続き、新しい教室長も確認から始められます。請求データや文面は、AIが作ったあと当社の人が確かめてからお渡しします。
引き継ぎのための完成したマニュアルを、一から用意していただく必要はありません。スタッフの方の操作画面を見ながら、AI社員AIKATAが業務を分解して整理します。御社にAIの専門知識は要りません。
6-3. 定額で、生徒や教室が増えても料金は変わりません
山崎
AI社員AIKATAの料金は月額の定額で、生徒の数や教室の数が増えても変わりません。夏期講習で申込が重なる月も、新しい教室を開いたあとも、追加の費用はかかりません。まず月謝の請求だけ任せたい場合に、1業務から始められるお試しプランもあります。
教室が行うのは、作成済みの請求データや保護者連絡の下書きを確認して承認することです。講習の直前に引き継ぐと、確かめる時間が取れません。通常授業の月に始め、請求の手順を整えてから講習期を迎えるのが安全です。
6-4. 始める前に、教室と決めておくこと
山崎
始める前に、次の点を教室と取り決めます。一つ目は、最初に任せる事務の範囲です。月謝の請求から始める教室が多いですが、講習の申込集計から始めても構いません。二つ目は、承認の流れです。誰が、どの画面で、いつまでに、請求データや文面を確認するかを決めます。三つ目は、情報の扱いです。成績、兄弟姉妹の情報、口座の情報について、どこまでを作業に使うかを書面で確認します。
これらは、完璧な準備ではなく、最初の一歩を安全に踏み出すための確認です。進めながら範囲を広げ、手順が固まったところから次の事務を追加していきます。
07 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけ システムの機能を活かしながら、事務を抱える状態を変えます。
運営システムは、教室の大切な土台です。その機能を使うことと、請求の確認、保護者連絡、集計という事務を教室が抱え続けることは、別の話です。ここでは、事務の負担を減らすという観点で、手作業のまま・システムの追加や乗り換え・AI社員AIKATAに任せる、の三つを比べます。
| 比較する項目 | 手作業のまま | システムの追加や乗り換え | AI社員AIKATAに任せる |
|---|---|---|---|
| 月初の請求・入金 | ✕ 教室長の時間が消えます | △ 確認作業は人に残ります | ◎ 照合と入力を任せ、確認と承認に集中できます |
| 請求の決まり | △ 教室長に集まります | ○ 設定できる範囲を確認し、教室が管理します | ◎ 決まりを仕組みに登録します |
| 保護者連絡・集計 | ✕ 講習やテストの時期に溜まります | △ 配信は楽でも、文面づくりは残ります | ◎ 下書きと集計まで用意します |
| 人の採用と教育 | ✕ 継続して負担になります | △ 移行と案内が残ります | ◎ 受託する事務の構築と運用を任せられます |
| 授業・進路の相談 | ○ 先生が担います | ○ 機能の利用後も役割は残ります | ◎ 受託する事務と指導を明確に分けます |
記号は、事務の受託範囲と運用負担を比べるためのものです。製品の優劣や、法令の遵守を保証する評価ではありません。どの方法でも、授業や進路の相談、ご家庭への契約の説明は教室に残ります。
7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
代表菅澤
システムを探すことを機に、教室で一番手間のかかっている事務を一つ挙げてください。月初の請求の確認なのか、保護者連絡なのか、講習の集計なのかで、最初に整理する資料は変わります。完成した手順書がなくても、普段の画面を見ながら、受け取り・処理・確認・承認のどこに時間がかかっているかを確かめられます。
採用・外注・自作・乗り換えは、どれも教室が人か仕組みを抱え続ける。作業を手放せる道は AIKATA に任せることだけ、というのが、この記事の結論です。手放すのは受託する事務であり、授業や進路の相談、契約の説明まで手放すことではありません。
代表菅澤
08 NEXT ACTION 次の講習期に向けて、任せる事務を具体的に決めます 人を増やす・システムを替えると決める前に、いまの事務を整理します。
次の講習期を、事務に追われずに迎える準備を始めませんか
山崎
人を増やす・システムを替えると決める前に、月謝の請求の確認、保護者連絡、講習の申込集計など、教室が抱えている事務を一度整理してください。AI社員AIKATAの無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、全国から利用できます。業務を棚卸しし、どの業務から任せられるか、どこに教室の承認が必要かをその場で整理します。契約の義務はありません。
相談前に完璧な資料を作る必要はありません。普段使う管理システムの画面、請求の確認に使う名簿、講習の申込用紙の例など、仕事の入口と出口が分かるものを起点にします。成績やご家庭の連絡先は、秘密保持契約（NDA）を結び、受け渡しと保管のルールを教室の規程に合わせて決めます。
引き継ぎは、講習や受験の出願時期の直前を避けて始めると安心です。最初は月謝の請求の一つから始め、手順が固まってから広げる進め方をおすすめします。学習塾向けのページで対応業務を確認し、最初の対象を具体化してください。
人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いのComiru・Studyplus for Schoolなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
学習塾の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
9. 塾の運営システムと事務についてよくある質問
Q. 塾の運営システムとは何ですか？
山崎
A. 生徒の情報、受講コース、出欠、月謝の請求、保護者への連絡、成績などをまとめて管理するための仕組みの総称です。含まれる機能や連絡の手段は製品ごとに異なるため、各社の公式サイトで要確認です。
Q. システムを入れれば、請求の事務はなくなりますか？
山崎
A. 請求の記録や連絡の配信は楽になる場合があります。ただ、請求内容の確認、未納のご家庭への連絡、講習の申込集計、学習報告の文面づくりは、人の作業として残ることが少なくありません。
Q. 特定商取引法との関係で問題はありませんか？
山崎
A. 当社がお引き受けするのは、請求データの作成、契約内容の一覧化、中途解約のときの精算額の計算の下準備などの事務です。概要書面や契約書面の交付、ご家庭への説明、クーリング・オフや解約のお申し出への対応は、引き続き御社で行っていただきます。
Q. Comiruなど、いまの管理システムのままで頼めますか？
山崎
A. 頼めます。Comiru・Studyplus for School・コエテコマネージャーなど、いま教室でお使いのシステムの画面をそのまま使います。当社が画面操作を含めて自動化するため、生徒やご家庭にアプリの入れ替えをお願いすることもありません。
Q. 保護者へのメッセージは、塾の名前で届きますか？
山崎
A. 届きます。当社は御社の管理システムやLINE公式アカウントの画面を使い、文面の下書きをお作りします。送信は教室長などの承認を経てから行うため、塾の方針と違う文面がご家庭に届くことはありません。
Q. 成績や生徒の情報を預けても大丈夫ですか？
山崎
A. 成績や内申点、ご家庭の連絡先や口座の情報を扱います。秘密保持契約（NDA）を結び、管理システムの権限は作業に要る範囲だけにします。学習報告に書いてよい内容や、兄弟姉妹の情報の扱いも、導入前に教室と取り決めます。
Q. 講師のコマ給の計算も任せられますか？
山崎
A. 任せられます。講師の勤怠と担当コマを集計し、コマ給の計算と給与明細の作成を行います。準備や報告の時間をどう扱うかは、導入前に御社の給与の決まりを確かめて登録します。
Q. 生徒や教室が増えたら、料金は変わりますか？
山崎
A. 月額の定額で、生徒の数や教室の数が増えても料金は変わりません。夏期講習で申込が重なる月も、新しい教室を開いたあとも、追加の費用はかかりません。
Q. 講習の直前に始めても大丈夫ですか？
山崎
A. おすすめしません。講習の直前に引き継ぐと、確かめる時間が取れません。通常授業の月に始め、請求の手順を整えてから講習期を迎えるのが安全です。
Q. 最初の無料相談では何が決まりますか？
山崎
A. 60分のオンライン相談で、教室の業務を棚卸しし、月謝の請求、保護者連絡、講習の集計のうち、どの業務から任せられるかと受託範囲を整理します。承認する場所や、教室に残す仕事も確認します。契約の義務はありません。
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- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
