【2026年10月最新】運送のシステムとは？配車・運行管理・請求の種類と選び方、運送会社の事務をAIに任せる方法

運送会社が使うシステムは、大きく「配車」「車両管理」「運行管理」「請求・経理」の4つの役割に分かれます。どれも運送のシステムと呼ばれますが、扱う仕事が違うため、名前が似ていても置き換えられるとは限りません。まず自社で一番時間を取られているのがどの仕事かを決めてから、システムの種類を選ぶのが基本の進め方です。

「運送 システム」で調べている社長や事務責任者の方は、配車の属人化に悩んでいる場合もあれば、月末の運賃計算と請求書づくりに追われている場合もあるはずです。ここで注意したいのは、配車や運行管理のシステムを入れても、紙の運転日報の入力、荷主ごとの運賃計算、傭車先の請求書の照合といった事務が、そのまま残る会社が少なくないことです。

この記事では、運送会社の社長・事務責任者・事務員の方に向けて、運送のシステムの種類、選び方、法改正で増えた記録の確認点、導入の進め方を、公式情報で確かめられる範囲で整理します。そのうえで、いまのソフトを替えずに、日報のデータ化から運賃計算、請求書の作成、傭車費の照合までを、AI社員AIKATAに任せる方法を説明します。点呼や乗務割といった運行管理者の業務と、配車の最終判断は、これまでどおり御社に残ります。

01 SYSTEM TYPES 運送のシステムとは？配車・車両管理・運行管理・請求の役割 システムの種類ごとに、扱う仕事と運送会社が確認したい点を整理します。

1-1. 配車・車両管理・自動配車・運行管理は、別の仕事を支えます

ITmediaのITセレクトは、車両管理・配車管理のシステムを、配車システム、車両管理システム、自動配車システム、運行管理システムの4つに整理しています。配車システムは車両の位置を把握して配車判断につなげ、ドライバーへの指示を伝えます。車両管理システムは車両の運用とメンテナンスを支え、自動配車システムは配車計画の作成から指示までを自動化し、属人化を防ぐことを目的にします。運行管理システムは、広い範囲の車両の運行を総合的に管理し、労働時間の管理にも役立ちます。

システム	主に支える仕事	運送会社が確認する点
配車システム	車両の位置把握、配車の判断、ドライバーへの指示	配車担当が使いやすいか、指示がドライバーに届く方法
車両管理システム	車両の稼働状況、メンテナンスの管理、安全運転の支援	車検・点検の期限管理と運行実績の関係
自動配車システム	配車プランの作成から共有までの自動化	自社の配送条件に配車ロジックが合うか
運行管理システム	運行状況の総合管理、ルート最適化、労働時間の管理	運行管理者が確認する記録をどこまで出せるか
請求・経理の仕組み	運賃計算、請求書、入金・支払いの管理	日報や運行実績から運賃への受け渡し

この表の最下段が、運送会社にとって見落としやすい部分です。配車や運行管理のシステムは、運行を回すことを助けます。一方で、運行が終わった後の運賃計算、荷主別の請求書、傭車先の請求書の照合は、別の仕事として残ります。システムによっては請求機能を備えるものもありますが、荷主ごとの運賃の決め方や締め日の例外まで標準で扱えるかは、製品ごとに確認が必要です。

出典：ITmedia ITセレクト：車両管理・配車管理システム（2026年10月確認）。製品の機能・契約条件は公式サイトによる情報を基準とし、御社の構成での対応範囲は導入前に確認してください。

1-2. 運送の仕事は「運行の前・中・後」の三つの流れで見ます

図は業務を整理するための一般例で、すべての矢印が自動で連携することを示すものではありません。左側の「受注・依頼」と中央の「配車・運行」は、システムが得意とする部分です。右側の「運賃・請求」から「記録の保存」までは、運行の件数が増えるほど事務員の手作業が膨らみます。荷主ごとに運賃表と締め日が違うため、システムに情報を入れる前の整理が必要になることも多くなります。

ITトレンドの解説は、配送管理システムの導入について、機能の充実度だけでなく「自社の運用体制で使いこなせるか」を判断軸に加えることが重要であり、配車担当が少人数の企業ではシステムが運用の負担になる場合もあると整理しています。運送会社の場合、配車担当や運行管理者が事務を兼ねていることも多く、導入後の運用を誰が担うのかを先に決めておく必要があります。

出典：ITトレンド：配送管理システムの運用体制を整えるポイントと選び方ガイド（2026年10月確認）。製品の機能・契約条件は公式サイトによる情報を基準とし、御社の構成での対応範囲は導入前に確認してください。

1-3. 法改正で増えた「残す記録」も、システム選びの前に整理します

国土交通省の案内によると、改正貨物自動車運送事業法は令和7年4月1日に施行され、運送契約の書面交付と、実運送体制管理簿の作成・保存が義務化されています。運送契約の書面交付は、真荷主とトラック事業者の双方に求められ、電磁的方法は相手方の承諾がある場合に使えること、交付した書面は1年間保存することが示されています。書式は自由で、要件を満たせば送り状でもよいとされています。

実運送体制管理簿は、真荷主から引き受けた1.5トン以上の貨物を他社に運送させる場合に、元請が作成します。実運送事業者の商号、運送区間、貨物の内容、請負階層などを記載し、運送の完了日から1年間保存するとされています。正確な対象や例外は、国土交通省のQ&Aで確認してください。傭車を使う運送会社にとって、傭車先の情報と運行実績が一致していることが、この記録の土台になります。

労務の面では、厚生労働省の案内によると、トラック運転者の改善基準告示が令和6年4月1日に適用され、年間の拘束時間は原則として3,300時間以内とされています。拘束時間は月ごと、運転者ごとに集計する必要があり、上限に近い運転者を早めに把握する作業が、運行管理者と事務員の双方に加わっています。細かな条件は、厚生労働省の公式資料で確認してください。

出典：国土交通省：改正貨物自動車運送事業法（令和7年4月1日施行）について（2026年10月確認）。製品の機能・契約条件は公式サイトによる情報を基準とし、御社の構成での対応範囲は導入前に確認してください。

1-4. システムの種類を選ぶ前に、困りごとを三つに分けます

困りごと	主な原因	最初に検討する方向
配車の組み方が担当者頼み	経験と記憶で配車している	自動配車・配車システムの検討
運行状況・労働時間の把握が遅い	記録が紙やデジタコ別々に分かれている	運行管理システムの検討
月末の運賃計算・請求・照合に追われる	荷主ごとの運賃表・日報・請求書の手作業	請求の事務の見直し（任せる道を含む）

三つの困りごとは、同時に抱えている会社もあります。ただ、システムで解決できる部分と、事務として残る部分は別です。たとえば配車の属人化が最大の悩みなら、自動配車の検討が出発点になります。一方で、月末の請求が最大の悩みなら、配車のシステムを変えても請求の手作業は減りません。自社の困りごとを最初に分けることで、無駄な導入を避けられます。

02 SELECTION AND SETUP 運送のシステムの選び方・費用の見方・導入手順を実務から確認します 製品の説明を、荷主・運賃表・傭車先・日報という御社の条件に置き換えます。

2-1. 製品の情報は「公式サイトで確かめる質問」に変えて使います

LYNA 自動配車クラウド、Loogia、TUMIX配車計画、トラックメイトPro5、MOVO Vista、MOVO Fleetなど、運送会社向けのソフトには多くの種類があります。この記事では、特定の製品を勧めることも優劣をつけることもしません。機能、料金の仕組み、対応する業務の範囲は製品ごとに異なるため、各社の公式サイトで要確認です。

ITトレンドの解説では、少人数の配車体制では自動化・省力化の機能が、多拠点や協力会社を含む体制では、車両の稼働の一元管理や協力会社の動態管理が選定の観点になると整理されています。自社の体制がどれに近いかで、確認する機能が変わります。専任のIT担当者がいない会社では、機器の取り付けや社内サーバーの構築が不要なクラウド型の方が運用しやすい場合があります。

2-2. デモで見せてもらう、運送会社ならではの質問

たとえば、荷主ごとに締め日が違い、月に何度も請求を分けている会社なら、締め日ごとに日報を自動で振り分けられるかが重要です。燃料サーチャージを運賃に加算する荷主がいるなら、その計算方法を設定できるかも質問します。こうした御社固有の条件を事前に一覧にしてデモに臨むと、機能の説明が請求の事務にどうつながるかが分かります。

紙の運転日報が中心の会社では、日報の入力をどう減らすかが大きな論点です。ドライバーの端末入力に切り替えるなら、慣れるまでの期間と、入力が遅れた場合の運用を決めておく必要があります。切り替えが難しい運転者がいる間は、紙とデータが併存する期間が続きます。その期間の事務を誰が担うのかまで、導入計画に含めておきます。

2-3. 費用は金額より、課金の単位と作業の範囲をそろえます

システムの見積もりでは、初期設定、継続利用、車両や運転者の追加、荷主の追加、外部システムとの連携、車載器やタブレットなどの機器、データの移行、研修、保守の各項目を確認します。これらが必ず別料金になるという意味ではありません。どこまでが基本の契約に含まれ、どの条件で追加が必要になるかを質問するための枠組みです。この記事では金額には触れません。

外部へ支払う費用と並べて、御社の社内に残る準備作業も書き出してください。運賃表や荷主情報を整える作業、配車担当や事務員への操作説明、旧台帳との並行運用は、どの製品を選んでも発生します。ドライバーの採用に力を入れたい時期に、事務の準備作業まで抱えられるかどうかも、現実的な判断材料になります。

2-4. 導入は棚卸し・試験・並行運用・定着の順に進めます

棚卸しでは、荷主ごとに、運賃の決め方、締め日、待機料や附帯作業料の扱い、請求書の書式、傭車先との取り決めを書き出します。荷主の数が多い会社ほど、同じ作業に見えて例外が違います。運賃表を知る事務員が一人だけの会社は、その人の記憶を文書にする作業が、導入前の最大の準備になります。

試験では、通常の運行だけでなく、待機が発生した運行、附帯作業が付いた運行、配車と違う届け先になった運行、傭車を使った運行を含めます。結果は「できた」だけでなく、誰が入力し、誰が確認し、どの請求書に反映されたかを記録します。例外の多い荷主を先に試すことで、本稼働後に慌てる場面を減らせます。

並行運用では、システムが出した運賃と請求書を、従来の手計算の結果と一定期間見比べます。差が出たとき、数字を合わせるためだけの修正はせず、どの運行で差が出たのかまで戻って確かめます。月末の締めと年末の繁忙期の直前を避けて日程を組み、最初の締めは、いつもの請求書と見比べてから荷主へ送るようにします。

2-5. 運用が始まったら、システムの中と外の作業を分けて数えます

システムの中の仕事は、配車の入力、運行状況の確認、デジタコのデータの取り込みなどです。一方で、システムの外には、紙の日報やFAXの依頼をデータにする作業、荷主別の運賃計算の確認、待機料の付け漏れの点検、傭車先の請求書の照合、請求書の作成と送付があります。事務員の方が一日の中でどこに時間を使っているかを、システムの中と外に分けて数えてみてください。

月末の数日が請求書づくりでふさがる、荷主ごとの運賃表を知る人が一人だけ、傭車先の請求書の金額違いを探すのに半日かかる、といった状況は、配車や運行管理のシステムを入れ替えても解決しません。次の章で、システムの外側に残る事務に焦点を当てます。

03 MANUAL WORK システムがあっても、事務員に作業が集中する理由 運行を回す仕組みが整っても、運行の後に残る事務は荷主ごとに違います。

3-1. 月末の運賃計算と請求書づくりは、運行の数だけ増えます

運送会社の事務は、運行の数だけ増えます。運賃の決め方は荷主ごとに距離制・時間制・個建てと違い、待機料や附帯作業料、燃料サーチャージの扱いも契約ごとに異なります。紙の運転日報を一枚ずつ見て荷主別の運賃表に当てはめ、請求書を作り終えるまで帰れない、という月末が続く会社も少なくありません。

日報に書かれた待ち時間や積み込みの手伝いが請求に反映されず、取れるはずの料金を取りこぼしていることもあります。運転者が時刻を書き忘れた荷待ちの確認には、運転者への問い合わせと返事を待つ時間がかかります。年末の繁忙期は日報の量が増え、確認の時間が取れないまま請求を急ぐことになります。

3-2. 傭車費の照合と拘束時間の集計が、同じ時期に重なります

傭車先から届く請求書は、書式がそれぞれ違います。自社の配車記録と一件ずつ突き合わせ、金額違いや二重請求がないかを確かめる作業は、時間がかかります。元請として実運送体制管理簿を作る会社では、傭車先の情報と運行実績が一致していることが前提になるため、照合の精度がより重要になります。

拘束時間の管理では、デジタコのデータを月ごとに出し、運転者ごとに集計して、上限に近い運転者を探します。改善基準告示に沿った管理が求められるなか、この作業を毎月手作業で行っていると、上限に近い人の把握が遅れがちです。運行管理者は、集計表を見て乗務割を見直す仕事に集中したいはずですが、集計そのものに時間を取られています。

事務員を増やせば分担はできますが、荷主ごとの運賃表や取り決めを覚えるまでには時間がかかります。ドライバーの採用に費用を回したい時期に、事務の人件費を増やすのも重い判断です。システムを入れ替えても、データの移行と操作の習得という負担が加わり、日報や請求書の事務は残ります。

ソフトを替えなくても、事務の作業そのものを任せる道があります。日報のデータ化、運賃の計算、請求書の作成、傭車費の照合、拘束時間の集計までを、AI社員AIKATAが引き受ける方法です。いまのソフトとデジタコをそのまま使い、運行の後ろにある事務だけを手放す、という考え方です。

04 AUTOMATION AIが運送会社の事務を回し、御社は承認する運用へ 「AIに聞いて早くする」と「毎月の事務を回してもらう」を分けて考えます。

4-1. 効率化と自動化は、仕事の主体が違います

AIに「この日報の運賃を計算して」と頼むのは、効率化の一例です。作業の主体は事務員のままで、日報を渡し、結果を確かめ、請求ソフトに入力するのも事務員です。事務員が忙しい日には、その作業は進みません。荷主ごとの運賃表を毎回説明する手間も残ります。

毎月の自動化では、日報とデジタコのデータを受け取り、荷主ごとの運賃表に当てはめ、おかしな点があれば止める、という流れをひと続きで決めておきます。AI社員AIKATAは、その仕組みの構築と運用を担い、AIの処理結果を当社の人が品質チェックしてから御社へ渡します。AIのツール名としてはClaude Code/Codexなどを使いますが、ツールの名前だけで御社の業務が完成するわけではなく、荷主ごとの決まりを整理し、検証し、保つ役割が欠かせません。

御社に残る日々の事務は、原則として、作成済みの請求書や集計表を確認して承認することです。点呼、乗務割、配車の最終判断、荷主との運賃の交渉を、AIに渡すという意味ではありません。運送会社の人手不足について経営の視点から整理したい場合は、運送会社向けのAI社員AIKATAのページで、任せられる事務の範囲を確認できます。

4-2. いまのソフトのまま、日報から請求書までをつなぎます

受け取りの段では、運転者が出す運転日報（紙は御社でスキャンした写し）とデジタコのデータ、ETC明細を集め、荷主ごと・運行ごとに分けます。締めの翌朝になっても日報が届かない運転者には、決めた文面で催促します。FAXやメールで届く運送依頼もデータにして、受注一覧を作り、配車担当へ共有します。

運賃計算の段では、日報の運行を、荷主ごとの運賃表（距離制・時間制・個建て）に当てて運賃を出します。配車の記録とも照らし、待機料・附帯作業料の付け漏れ、届け先の食い違い、高速代の荷主の取り違えを洗い出します。時刻の書かれていない荷待ちや、配車と違う届け先は、運転者や配車担当への確認文を下書きし、事務員の方が承認すると送られます。

入力の段では、確かめ終えた運行と運賃を、御社が使っている配車・請求のソフトに、取り込みや画面の操作で入れます。トラックメイトやTUMIX配車計画など、いまお使いのソフトの画面操作を含めて自動化するため、ソフトの乗り換えは要りません。運転者が日報を書く手順も、荷主へ請求書を送る形も変わりません。

照合の段では、入れた後の請求を、受注の一覧と前月の請求に照らし、請求のない運行や、取り決めと違う運賃の荷主で止めます。止まった所だけを、配車担当や事務責任者の方が判断します。最後に、荷主ごとの請求書と、運行の明細・待機料の内訳をそろえ、事務員の方が中身を確かめて承認してから、荷主の締め日に合わせて送ります。

事務の工程	これまで事務員がやっていた作業	AI社員AIKATAに任せた後
日報のデータ化	紙の日報を見て運行を一件ずつ入力する	AIがデータ化し、荷主・運行ごとに分けます
運賃計算・請求書	荷主ごとの運賃表で手計算し、請求書を作る	運賃を計算し、付け漏れも確認して請求書を準備します
傭車費の照合	傭車先の請求書を配車記録と突き合わせる	AIが照合し、金額違い・二重請求を洗い出します
拘束時間の集計	デジタコのデータを運転者ごとに集計する	運転者ごとに集計し、上限に近い人を一覧にします
例外と判断	書き漏れを聞き、運賃の例外を判断する	差異を整理して渡し、判断は御社が行います

4-3. 運行管理者の業務と、データの扱いの線引きを確認します

AI社員AIKATAのこの業界向けの注意事項を、以下にそのまま示します。ここでいう「当社」は、AI社員AIKATAを運営する弊社（株式会社GENAI）です。拘束時間の集計は、運行管理者が判断するための材料であり、集計の結果から乗務を決める判断や点呼は、運行管理者が行います。

荷主の運賃や取引量、運転者の勤務時間や免許の情報は、外に出せない情報です。秘密保持契約（NDA）を結び、システムへのアクセス権限は、お任せいただく業務の範囲に絞ります。荷主との契約で、事務の再委託や情報の扱いが制限されていないかも、導入前に御社で確認してください。

郵送物の受け取りや押印、現物の受け渡しなど、人が物理的に動く工程は自動化しきれません。支払いの承認と振込、管理簿の確定も、御社で行います。何を任せ、どの時点で御社へ戻すのかを最初に決めてから、運用を始めます。

05 FOUR OPTIONS 増員・外注・自作では、事務作業は片づかない 事務を手放す、という目的で四つの選択肢を比べます。

4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。人を増やせば採用と教育が、外注では説明と手直しが、自作では仕組みの保守が、会社に残ります。ここでは、日報のデータ化、運賃計算、請求、傭車費の照合という事務を、御社が抱え続けずに済むかという目的で比べます。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
① 事務員を増やす	月末の請求を分担できる	荷主ごとの運賃表を教える手間と、辞めたときの再教育が残ります	✕
② 従来型の外注・BPO	請求書の作成を外に出せる	日報やデジタコのデータを毎月まとめて渡す作業と、条件の説明が御社に残ります	✕
③ 社内でAIやマクロを自作する	日報の集計を自動にできる	荷主や運賃条件の変更のたびの修正と、作った人しか直せない状態が残ります	✕
④ AI社員AIKATAに任せる	今のソフトのまま事務を任せられる	AIと人の品質確認の後、御社は最終確認と承認を行います	◎

この判定は、個別の事業者や製品の品質を評価するものではありません。御社が採用・教育・つなぎ直し・保守を抱え続けるかという、この記事の目的に対する比較です。貨物自動車運送事業法上の責任や、荷主との契約に関する判断は、どの選択肢でも御社に残ります。

5-1. ①増員と②外注は、荷主ごとの決まりを教え続ける道です

事務員を増やせば月末の請求は分担できますが、荷主ごとの運賃表や締め日、傭車先との取り決めを覚えるまでには時間がかかります。覚えた頃に辞められると、請求の段取りがまた一人に戻ります。繁忙期に合わせて増やすと、落ち着いた時期にも人件費が残ります。

請求書の作成や記帳を代行に出す方法もあります。ただ、紙の日報やデジタコのデータ、荷主ごとの運賃の条件を毎月まとめて渡す作業は、社内に残ります。運行の件数に応じて料金が増える契約だと、荷主や車両を増やすほど外注費も大きくなります。担当が替わるたびに条件を説明し直す手間も続きます。

5-2. ③自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

表計算のマクロや生成AIで日報の集計を自動化する会社もあります。ただ、荷主が増えて運賃の条件が変わるたびに直しが要ります。「いつもどおりに計算する」という指示を、時刻が空欄のとき、配車と届け先が違うとき、運賃表にない附帯作業のときといった具体的な条件に直す作業が必要で、これを言葉にできていないと、動いていても正しいか分かりません。

正常な例だけでなく、止めるべき例を含めた検証も欠かせません。配車や運行管理の合間に作り込む時間を確保するのは簡単ではなく、作った担当者が辞めれば、誰も手を入れられなくなります。事務の属人化を解消するつもりが、自動化の属人化という第二の問題を作ることになります。

06 AIKATA FOR TRUCKING AI社員AIKATAが運送会社で引き受ける具体的な事務 日報から請求・支払い・集計まで、いまのソフトのまま任せます。

6-1. 日報・運賃・傭車費・拘束時間を、AIと人の二重体制で受託します

AI社員AIKATAは、運送会社の事務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行（BPO）サービスです。運転日報のデータ化、荷主別の運賃計算と請求書の作成、傭車費の照合、拘束時間の集計、運送依頼のデータ化などを引き受けます。対応する業務と御社に残す役割は、運送会社向けのAI社員AIKATAのページで確認できます。

業務のまとまり	AI社員AIKATAが用意するもの	御社に残る確認・判断
日報・運賃・請求	運転日報のデータ化、荷主別の運賃計算と請求書、待機料・附帯作業料の請求漏れ確認、ETC明細の振り分け	請求書の承認、運賃の取り決め
傭車・支払い	傭車先の請求書と運行実績の照合、支払い一覧、燃料カード明細の車両別集計、実運送体制管理簿の記入の下準備	支払いの承認と振込、管理簿の確定
労務・車両の事務	デジタコのデータからの拘束時間の集計、上限に近い運転者の一覧、給与用の集計、車検・免許・保険の期限一覧	乗務割の作成、点呼、運転者への指導
受注・入金	FAX・メールの運送依頼のデータ化、受注一覧の作成と共有、入金消込、未入金の一覧と督促メールの下書き	配車の決定、荷主との運賃の交渉

特定の機器やソフトに限定せず、トラックメイトPro5、TUMIX配車計画、MOVO Vistaなど、いま御社がお使いの環境をそのまま使います。デジタコの解析ソフトから書き出せるデータも、そのまま集計に使います。画面操作を含めて自動化するため、ソフトの乗り換えは要りません。

6-2. 荷主ごとの運賃条件を、事務員の記憶から仕組みへ移します

AI社員AIKATAは、荷主ごと・傭車先ごとのルールを仕組みに落とし込みます。距離制・時間制・個建て、待機料や附帯作業料の加算、燃料サーチャージの有無など、荷主ごとの契約の条件を登録してから計算します。条件に当てはまらない運行はAIが洗い出し、当社の人が確かめます。担当者が休んでも辞めても、月末の請求と傭車費の照合は続きます。

引き継ぎは、完成したマニュアルを一から用意していただく必要はありません。事務員の方の操作画面を見ながら、AI社員AIKATAが業務を分解・整理します。普段どの帳票を使い、何を確認し、どの画面に反映しているかを、その場で棚卸しします。御社にAIの専門知識は要りません。仕組みの構築と運用は、AI社員AIKATAが担います。

運用のイメージとして、日報を受け取って運賃を計算し、配車の記録と照らして、荷主別の請求書を準備し、事務員が承認する形を考えると分かりやすくなります。これは仕組みの説明であり、特定の運送会社の削減時間や導入実績の数字を示すものではありません。

6-3. 定額で繁忙期に備え、承認する場所を決めます

AI社員AIKATAの料金は月額の定額で、運行の件数や荷主の数、車両が増えても料金は変わりません。新しい荷主を取った月も、年末の繁忙期に日報が増えても、追加の費用はかかりません。繁忙期に事務が増えても、事務員を採用・教育せずに処理量を増やせます。仕組みの構築と運用はAI社員AIKATAが担い、AIの処理結果を当社の人が品質チェックします。

御社が行うのは、作成済みの請求書や集計表を確認して承認することです。運賃の決め方は荷主との契約のとおりに登録し、請求書は御社の承認を経てから荷主へ送ります。運賃の交渉、配車の最終判断、運行管理者の業務は、引き続き御社が担います。

準備の段階で、誰が請求書を承認するか、誰が傭車費の支払いを承認するか、拘束時間の集計は誰が確認するかを決めておきます。月末や年末の繁忙期に承認先が曖昧だと、仕事が止まります。担当者の不在時に誰が代わりに確認するかも含めて、役割を事前にそろえておくことが、任せた後の運用を安定させます。

07 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけ システムの機能を活かしながら、事務の運用を御社が抱える状態を変えます。

配車や運行管理のシステムは、運行を回すための大切な土台です。その機能を使うことと、日報の入力、運賃計算、請求書の作成、傭車費の照合という事務を御社が抱え続けることは別です。ここでは、事務の負担を減らすという観点で、手作業のまま・ソフトの追加や乗り換え・AI社員AIKATAに任せる、の三つを比べます。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
忙しい時期の負荷	✕ 少ない人数の事務員に集中します	△ 機能の活用と運用は御社に残ります	◎ 人を採用・教育せず処理量を増やせます
荷主ごとの運賃条件	△ 担当者の経験に集まります	○ 設定できる範囲を確認し、御社が管理します	◎ ルールを仕組みに落とし込みます
荷主への対応の速さ	△ 事務と荷主対応が同じ人に集中します	○ 情報共有を支えますが、入力と確認は残ります	◎ 計算・下書きを任せ、荷主対応と入金管理に集中できます
事務員の採用と教育	✕ 継続して御社が担います	△ 操作教育と運用の引き継ぎが残ります	◎ 受託する事務の構築と運用を任せられます
法令の線引き	○ 運行管理者などが判断します	○ 機能の利用後も、御社の役割は残ります	◎ 受託する事務と御社の判断を明確に分けます

記号は、事務の受託範囲と運用負担を比べるためのものです。製品の優劣や、法令の遵守を保証する評価ではありません。どの方法でも、運行管理は御社の責任であり、AI社員AIKATAの◎は、その線引きをしたうえで事務を任せる設計を示しています。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

システム探しを機に、御社でいちばん手間のかかっている事務を一つ挙げてください。月末の請求書づくりなのか、傭車先の請求書の照合なのか、拘束時間の集計なのかで、最初に整理する資料は変わります。完成した手順書がなくても、普段の画面を見ながら、受け取り・処理・確認・承認のどこに時間がかかっているかを確かめられます。

その工程だけでなく、前後までつなげて考えることも大切です。運賃計算を任せても、その前の日報の確認や、その後の請求書の送付を御社が行っていては、負担が残ります。AI社員AIKATAは、御社の業務の流れを分解して整理し、任せる範囲と承認する場所を明確にします。

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続ける。作業を手放せる道は AIKATA に任せることだけ、というのが、この記事の結論です。手放すのは受託する事務であり、運行の安全管理、荷主への責任、御社の判断までを手放すことではありません。

08 NEXT ACTION 次の月末と繁忙期に向けて、任せる業務を具体的に決めます 人を増やす・システムを替えると決める前に、御社に残っている事務を整理します。

次の繁忙期を、人を増やさずに越える準備を始めませんか

人を増やす・システムを替えると決める前に、日報のデータ化、運賃計算、請求書の作成、傭車費の照合など、御社が抱えている事務を一度整理してください。AI社員AIKATAの無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、全国から利用できます。業務を棚卸しし、どの業務から任せられるか、どこに御社の承認が必要かをその場で整理します。契約の義務はありません。

相談前に完璧な資料を作る必要はありません。普段使う配車・請求のソフト、荷主ごとの運賃表の例、月末に使う請求書のひな形など、仕事の入口と出口が分かるものを起点にします。荷主の取引情報や運転者の勤務データは、秘密保持契約（NDA）を結び、受け渡しと保管のルールを御社の規程に合わせて決めます。

月末の締めや年末の繁忙期の直前は、手順を確かめる時間が取りにくくなります。引き継ぎは月末の締めを避けて始め、最初の締めはいつもの請求書と見比べてから荷主へ送ると安心です。運送会社向けのページで対応業務を確認し、御社の最初の対象を具体化してください。

人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いのLYNA 自動配車クラウド・Loogiaなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

9. 運送のシステムと運送会社の事務代行についてよくある質問

Q. 運送のシステムには、どんな種類がありますか？

A. 配車システム、車両管理システム、自動配車システム、運行管理システムなどに分けて整理されることが多く、それぞれ扱う仕事が異なります。配車の判断、車両の稼働やメンテナンス、配車プランの自動作成、運行状況や労働時間の管理といった役割です。運賃計算や請求書づくりは別の仕組みで扱う場合もあるため、機能の範囲は各社の公式サイトで要確認です。

Q. 配車や運行管理のシステムを入れれば、請求の事務もなくなりますか？

A. 製品によって、請求機能の有無や範囲は異なります。荷主ごとの運賃の決め方、待機料や附帯作業料、締め日の例外まで標準で扱えるかは、導入前に御社の実際の運賃表と日報で確かめてください。紙の日報の入力や、傭車先の請求書の照合など、システムの外に事務が残ることも少なくありません。

Q. 実運送体制管理簿とは何ですか？

A. 改正貨物自動車運送事業法により、元請の事業者が、他の運送事業者に運送を委託する場合などに作成する管理簿です。国土交通省の案内では、令和7年4月1日に施行され、実運送事業者の名称や運送区間、請負の階層などを記載して保存するとされています。対象となる貨物や例外は、国土交通省の案内とQ&Aで確認してください。

Q. 今のソフトのままでAI社員AIKATAを使えますか？

A. 使えます。AI社員AIKATAは、トラックメイトPro5、TUMIX配車計画、MOVO Vistaなど、いま御社がお使いの配車・請求のソフトや、デジタコの解析ソフトから書き出したデータをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは要りません。運転者が日報を書く手順も、荷主へ請求書を送る形も変わりません。

Q. 法令上、運送会社の事務をAIに任せて問題ありませんか？

A. 任せる事務と、運行管理者の業務を分ける必要があります。AI社員AIKATAは、運転日報のデータ化、運賃計算、請求書の作成、拘束時間の集計など、運行管理者の業務にあたらない事務を引き受けます。点呼の実施、乗務割の作成、運転者への指導・監督、配車の最終判断は、引き続き御社で行っていただきます。

Q. 荷主ごとに運賃の決め方が違っても対応できますか？

A. 対応できます。距離制、時間制、個建て、待機料や附帯作業料の加算、燃料サーチャージの有無など、荷主ごとの契約の条件を仕組みへ登録してから計算します。運賃の決め方は荷主との契約のとおりに登録し、条件に当てはまらない運行はAIが洗い出して当社が確認します。請求書は御社の承認を経て送ります。

Q. 紙の運転日報やFAXの運送依頼も任せられますか？

A. 御社でスキャンした写しをもとに、データ化までを当社が行います。紙やFAXの原本の受け取りや保管といった物理的な工程は、御社で行っていただきます。データ化の結果は、AIと当社の人が確かめた後、御社が内容を承認します。

Q. 荷主の運賃や運転者のデータを預けて、情報は大丈夫ですか？

A. 荷主ごとの運賃や取引量、届け先、運転者の勤務時間や免許の情報は、外に出せない情報です。秘密保持契約（NDA）を結び、システムへのアクセスは、お任せいただく業務の範囲に絞ります。荷主との契約で、事務の再委託や情報の扱いが制限されていないかは、導入前に御社で確認してください。

Q. 荷主や車両が増えたら、AI社員AIKATAの料金は変わりますか？

A. 月額の定額で、運行の件数や荷主の数、車両が増えても料金は変わりません。年末の繁忙期に日報が増えても、追加の費用はかかりません。ただし、郵送物の受け取りや押印、現物の受け渡しなど物理的な工程は自動化しきれないため、御社の担当を残します。

Q. 最初の無料相談では何が決まりますか？

A. 60分のオンライン相談で御社の業務を棚卸しし、日報のデータ化、運賃計算、傭車費の照合、拘束時間の集計のうち、どの業務から任せられるかと受託範囲を整理します。承認する場所や、御社に残す仕事も確認します。Google Meetを使い、全国に対応しています。契約の義務はありません。

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