【2026年10月最新】労働者名簿の作り方と無料テンプレートの選び方を社労士事務所向けに解説｜記載事項・保存期間・Excel管理と入退社情報の更新をAIに任せる方法

01 ANSWER FIRST 労働者名簿は、テンプレートより先に「法定の記載事項を満たすか」を確かめます

労働者名簿は、使用者が事業場ごとに、労働者ごとに調製しなければならない法定の帳簿です。労働基準法107条は、氏名・生年月日・履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入し、変更があれば遅滞なく訂正するよう定めています。無料のテンプレートはたくさん出回っていますが、どれを選んでも、顧問先の名簿が法定の項目を満たしているかを確かめる作業は残ります。

社労士事務所で手間がかかるのは、テンプレートを探すことではありません。顧問先ごとに、社員名簿や従業員名簿として独自の一覧を持っている、事業場が複数ある、パートやアルバイトを名簿に載せていない、退職者の名簿をいつまで残すかが決まっていない、入社や住所変更の情報が名簿へ反映されるまでに時間がかかる、といった実態の差を点検することです。

本記事では、所長・管理者・職員の方に向けて、労働者名簿を顧問先で点検する順番に沿って整理します。条文は e-Gov の法令検索、保存期間や電子保存の考え方は厚生労働省の公開資料で確かめた事実だけを使います。後半では、AI社員AIKATAが入退社情報の回収・転記・更新確認といった事務作業を引き受け、先生方が名簿の法定要件の確認と判断を担う分担を説明します。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」第107条（労働者名簿）（2026年10月確認）。

02 OFFICE PRACTICE 労働者名簿の根拠・記載事項・保存・管理方法を、事務所の点検順に整理します

2-1. そもそも労働者名簿とは、労働基準法が求める法定の帳簿です

労働基準法107条1項は、使用者に、各事業場ごとに労働者名簿を各労働者について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入するよう求めています。2項は、記入事項に変更があった場合は遅滞なく訂正すると定めています。労働基準法第107条による調製義務は、会社の規模や業種を問わず、すべての使用者に生じます。つまり、名簿は作って終わりではなく、情報が変わるたびに直し続ける帳簿です。

法定三帳簿のうち、賃金台帳は108条、出勤簿は労働時間の把握に関わる記録として整備されます。労働者名簿はその前提になる帳簿で、入社の時点で作り、退職や死亡まで更新が続きます。顧問先の点検では、三帳簿のうち名簿だけが後回しになっていないかを、最初に見ます。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」第107条・第108条（2026年10月確認）。

2-2. 名簿の対象者は、日雇いを除くすべての労働者です

107条1項のかっこ書きが示すとおり、調製の対象は各労働者であり、日日雇い入れられる者は除かれます。逆にいえば、正社員のほか、パートタイマー、アルバイト、契約社員、嘱託といった雇用形態の違いを問わず、日雇いではない労働者は名簿の対象です。取締役などの役員は、労働者かどうかの実態で判断が分かれるため、顧問先ごとに先生方が確認します。

名簿の対象になる人を決めるときに、顧問先から出やすい質問は、短期アルバイトや試用期間中の人の扱いです。日日雇い入れられる者に当たらなければ、試用期間中であっても名簿の対象になります。繁忙期だけ数週間雇う人が、日雇いに当たるのか、期間の定めのある労働者に当たるのかは、契約の実態を見て、事務所として判断の基準を決めておきます。

派遣社員や出向者、業務委託の人についても、顧問先が使用者として調製する対象かどうかを確認します。派遣社員の労働者名簿は、雇用主である派遣元が調製する整理が基本です。顧問先が派遣先の場合は、派遣先として管理する台帳が別にあり、労働者名簿とは区別して案内します。業務委託は労働者ではないため対象外ですが、実態が雇用に近い場合の判断は先生方が担います。

区分	労働者名簿の対象	事務所が確認する点
正社員・契約社員・嘱託	対象です。	雇用契約書と名簿の記載（雇入年月日など）が一致しているかを確認します。
パート・アルバイト	対象です（日雇いを除く）。	名簿から漏れていないか、短時間勤務でも調製しているかを確認します。
日日雇い入れられる者	対象外です。	日雇いの実態があるか、契約の更新で実質的に継続していないかを確認します。
役員・業務委託	労働者かどうかの実態で判断します。	指揮命令や報酬の実態を確認し、判断は先生方が行います。

2-3. 法定の記載事項は、条文の項目と施行規則の項目を合わせて確認します

労働基準法第107条1項に書かれているのは、氏名、生年月日、履歴です。これに加えて、労働基準法施行規則第53条1項が、性別、住所、従事する業務の種類、雇入の年月日、退職の年月日およびその事由（退職の事由が解雇の場合は、その理由を含む）、死亡の年月日およびその原因を、記入すべき事項として定めています。条文と規則を合わせると、実務で確認すべき法定項目は9項目になります。

施行規則53条2項は、常時30人未満の労働者を使用する事業では、従事する業務の種類を記入しなくてよいと定めています。顧問先の規模によって必須項目が変わるため、常時使用する労働者の人数を、顧問先の台帳に載せておきます。人数が30人に近い顧問先では、増員のタイミングで項目が増える点に注意します。

履歴の欄には、入社前の経歴を書くのか、入社後の異動・配置転換・昇格を書くのかで迷う顧問先があります。条文は履歴としか書いていないため、事務所としては、入社前の学歴・職歴と、入社後の異動などの両方を残す運用を提案するのが安全です。ただし、書かせる範囲は、個人情報への配慮と、採用の公正の観点から、顧問先と先生方が相談して決めます。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」第53条（労働者名簿の記載事項）（2026年10月確認）。

項目	根拠	顧問先で見落としやすい点
氏名・生年月日・履歴	労働基準法107条1項	履歴を入社時の1回しか書かず、異動後に更新していない例があります。
性別・住所	施行規則53条1項	転居の連絡があっても、名簿の住所が古いままの例があります。
従事する業務の種類	施行規則53条1項（常時30人未満は不要）	30人未満かどうかの判断を、人数の増減に合わせて見直していない例があります。
雇入の年月日	施行規則53条1項	入社日と雇入日が異なる場合（試用開始日など）の整理が必要です。
退職の年月日・事由（解雇は理由）	施行規則53条1項	退職事由を書かず、日付だけの記録になっている例があります。
死亡の年月日・原因	施行規則53条1項	該当が生じた際に記入する項目で、様式に欄が無い例があります。

2-4. 厚生労働省の様式（様式第19号）は、最低限の形の例です

労働基準法施行規則第53条1項は、労働者名簿を様式第十九号と呼んでおり、厚生労働省はこの様式の例を公開しています。記載事項の見本として最も基本になるのが、この様式第19号です。あくまで法定の項目を並べた最低限の形であり、社員番号、部署、役職、資格、緊急連絡先といった社内の情報は、必要に応じて足すことができます。顧問先が独自の様式を使っている場合でも、法定の項目をすべて含んでいれば、労働者名簿として扱えます。

様式をカスタマイズするときの注意は、法定の項目を削らないことと、後から法定項目が足りないと分かって作り直す事態を避けることです。独自の列を増やしすぎると、更新の手間が増え、入力漏れも起きやすくなります。顧問先には、法定の項目、実務で使う項目、本人から同意を得て扱う項目の3層に分けた設計を勧めます。

2-5. 社員名簿・従業員名簿との違いは、法定の項目を満たすかどうかです

多くの会社には、人事や総務が使う社員名簿、従業員名簿、社員情報管理シートといった一覧があります。これらは社内の連絡や管理のために作る名簿で、名称や形式に決まりはありません。一方、労働者名簿は法定帳簿で、記載すべき項目と、保存の義務が定められています。名称が違っても、法定項目を満たし、調製と保存の義務を果たしていれば、実質的に労働者名簿として扱われます。

顧問先に勧めるのは、社員名簿と労働者名簿を混ぜて1つにするか、役割を分けて2つにするかを、会社の規模で決める方法です。小規模な会社では、1つのシートに法定項目と社内項目を並べ、法定項目の列に印を付けるのが管理しやすくなります。規模が大きい会社や事業場が複数ある会社では、事業場ごとの労働者名簿と、全社の社員名簿を分けて持ちます。

2-6. 名簿は事業場ごとに調製します

107条1項は、使用者に、各事業場ごとに労働者名簿を調製するよう求めています。支店、営業所、工場、店舗など、場所的に独立した事業場が複数ある顧問先では、事業場ごとに、その事業場で使用する労働者の名簿を調製します。本社で全員分をまとめて管理している場合でも、各事業場の分に分けて、必要なときに取り出せる形にしておきます。

事業場の判断は、場所的に分かれているか、経営として一体かで決まります。同じ建物の中で部門が違うだけであれば、1つの事業場として扱います。逆に、場所が離れていても、実質的に1つの事業場として管理される小さな出張所のような例外があり、判断に迷うときは、所轄の労働基準監督署に確認します。

労働基準監督官が臨検に来る場合は、その事業場で、名簿を直ちに示せる状態が求められます。厚生労働省は、書類をパソコンで保存する場合の要件として、画面に表示して印字できること、臨検時などに直ちに必要事項を明らかにして提出できること、誤って消去されないこと、長期にわたって保存できることを挙げています。事業場ごとにアクセスできる権限と、出力の手順を、顧問先と確認します。

出典：厚生労働省「労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか」（2026年10月確認）。

2-7. 保存期間は法律上5年、当分の間は3年で、起算日は退職・死亡・解雇の日です

労働基準法109条は、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存するよう定めています。ただし、法改正の経過措置として、当分の間は3年間とされています。厚生労働省や労働局の資料にも、この取扱いが示されています。古い資料には3年とだけ書かれたものがあるため、記事や社内マニュアルの更新時に、経過措置の記載を確認します。

起算日は、労働基準法施行規則56条が定めています。労働者名簿については、労働者の死亡、退職または解雇の日から数えます。賃金台帳は最後の記入をした日、雇入れまたは退職に関する書類は労働者の退職または死亡の日が起算日です。名簿は、在職中は更新が続いて保存の期間が始まらず、退職した日から数えて、保存の期間に入ります。

退職者のデータをいつ削除してよいかは、顧問先から多い質問です。保存期間の起算日から必要な期間が過ぎるまでは、削除してはいけません。期間が過ぎた後は、個人情報として不要な保有を続けないという観点から、廃棄や削除を検討します。ただし、社会保険や労災、雇用保険などの別の法令による保存や、離職票の再発行、在職証明書の発行に備える実務上の事情もあるため、顧問先の文書管理規程で、退職者の名簿をいつまで保管するかを定めておきます。

出典：新潟雇用労働相談センター「労働関係書類の「保存期間」は何年？」（労働基準法109条・経過措置の解説）（2026年10月確認）。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」第56条（保存期間の起算日）（2026年10月確認）。

書類	起算日	保存期間の考え方
労働者名簿	労働者の死亡・退職・解雇の日	法律上は5年、当分の間は3年です。
賃金台帳	最後の記入をした日（賃金の支払期日が遅い場合はその支払期日）	同じく法律上は5年、当分の間は3年です。
雇入れ・退職に関する書類	労働者の退職または死亡の日	同じく法律上は5年、当分の間は3年です。

2-8. 変更が生じたら、遅滞なく名簿を訂正します

107条2項は、記入事項に変更があった場合は遅滞なく訂正するよう求めています。名簿を更新するタイミングは、入社、住所や氏名の変更、異動や配置転換、退職、死亡といった場面です。顧問先に、これらの情報がどこから、誰に、どの形式で届き、いつ名簿に反映されるかを、確認します。

身上変更の手続きは、よくあるミスやトラブルの原因になります。たとえば、引っ越しの連絡を受けても、社会保険の住所変更と、給与の振込先、通勤手当、名簿の住所が、別々の担当者の別々の書類で処理され、一部だけ更新される例があります。入社手続き、身上の収集・変更届、退職手続きを、名簿の更新の起点として整理し、1つの流れにまとめます。

入社時の情報収集は、名簿だけでなく、雇用保険や社会保険の資格取得届、給与の登録にも使うため、収集の段階で漏れなく集めると、後工程が楽になります。事務所が顧問先に配る入社時の情報収集シートの項目に、労働者名簿の法定項目をすべて含めておくと、名簿の整備が自然に進みます。

2-9. Excelやクラウド、電子データで管理するときの注意点です

労働者名簿は、パソコン上で作成して保存することができます。厚生労働省が示す要件は、法令で定められた要件を満たし、画面に表示して印字できること、臨検などの際に直ちに必要事項を明らかにして提出できること、誤って消去されないこと、長期にわたって保存できることです。Excelで作成する場合も、クラウドやスプレッドシートで管理する場合も、この要件が基準です。

Excelでの管理は、導入のしやすさが利点ですが、1つのファイルに複数の担当者が書き込むと、上書きや版の取り違えが起きます。ファイルの保管場所とアクセス権限を決め、定期的にバックアップを取り、更新した人と日付を残す運用が必要です。顧問先がGoogleスプレッドシートなどのクラウドで管理している場合は、共有の範囲、閲覧者の権限、退職した従業員のアカウントの扱いを、情報の持ち出しの観点で確認します。

名簿に載る情報は、氏名・住所・生年月日などの個人情報です。アクセスできる人を必要な範囲に限り、持ち出しの記録や、メールで送る際の保護の方法を決めておきます。マイナンバーは、労働者名簿には記載せず、別の台帳で厳格に管理するのが基本的な考え方です。プライバシーへの配慮は、法定の項目だけでなく、家族構成のような法定外の情報を集めるときにも必要です。

一覧形式の名簿は、人数が多い顧問先では管理しやすい反面、1行に載せる項目が多くなり、横に長くなって見づらくなる課題があります。1人1枚の様式と、一覧形式のどちらが適するかは、顧問先の規模と、更新の頻度で決めます。名簿の形式にかかわらず、各労働者について調製されていることを、確認のポイントにします。

2-10. 家族構成や各種の情報は、法定の記載事項ではありません

家族構成は、労働者名簿の法定の記載事項ではありません。扶養手当の支給、社会保険や税の扶養の手続き、年末調整などの別の手続きで必要になる情報で、それぞれの手続きの書類で集めて管理します。名簿に家族構成を載せると、更新の手間と個人情報のリスクが増えるため、法定外の項目は、必要な目的があるものに絞って載せます。

実務では、緊急連絡先、社員番号、所属部署、役職、保有資格、入社経路など、名簿に付け加えられる項目があります。これらは、顧問先の管理上の目的がはっきりしているものに限り、本人への利用目的の通知や同意を前提にして、扱います。顧問先から、どこまで載せてよいかの相談を受けたら、法定の項目、業務上必要な項目、載せない項目の3つに分ける基準を示します。

2-11. 作成や保存を怠ったときは、行政指導や罰則の対象になります

作成や保存を怠った場合のペナルティは、次のとおりです。労働者名簿の調製や保存の義務に違反すると、労働基準法120条1号により、罰金に処される定めがあります。罰金の額は、条文で確認できます。実際には、労働基準監督署の臨検や、申告を受けた調査の際に、名簿が整備されていないことが指摘され、是正の指導を受ける例が多く、すぐに罰則が科されるとは限りません。ただし、是正に応じない場合や、悪質な場合は、書類送検などの措置もあり得ます。

名簿の不備が思わぬ場面で問題になることもあります。助成金の申請、補助金の審査、社会保険の調査、取引先の監査などで、労働者名簿や出勤簿、賃金台帳の提示を求められることがあります。このとき、法定の項目が欠けていたり、パートが載っていなかったりすると、顧問先の信用に影響します。日頃から、名簿を点検する習慣を、顧問先の年間の事務に組み込みます。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」第120条（罰則）（2026年10月確認）。

2-12. 事務所の点検は、年1回の棚卸しと、入退社時の確認の2本立てです

事務所が顧問先に提案できる点検の型は、年に1回の棚卸しと、入退社が生じたときの確認の2本立てです。年1回の棚卸しでは、名簿の人数と給与支払人数、社会保険の被保険者数を突き合わせ、住所や氏名の変更漏れ、退職者の記載漏れを洗い出します。入退社時の確認では、入社の際に集めた情報が名簿の全項目に反映されているか、退職の際に事由と日付が記入されているかを確かめます。

突き合わせの作業は、顧問先ごとの名簿の形式がばらばらなため、手作業で行うと時間がかかります。名簿、給与の台帳、社会保険の資格情報という3つの資料を、同じ観点で比べる作業は、手順を決めやすい反復の事務作業です。この種の作業を、事務所の職員が毎年、顧問先の数だけ行っているところに、人手の限界が現れます。

2-13. エクセルテンプレートの入手と活用、名簿の作成方法を整理します

エクセル以外の方法として、クラウド人材管理ツールで従業員情報を一元管理し、名簿を出力する方法もあります。導入の負担と、顧問先の人数、更新の頻度を見て、顧問先が選びます。

エクセルテンプレートは、インターネットで入手しやすく、顧問先が手元のパソコンですぐ活用できる利点があります。厚生労働省の様式や、社会保険労務士が監修したひな形、ソフト会社が提供する無料のワードやエクセルの様式など、選択肢は多くあります。どれを選ぶかより、顧問先の運用に合うかどうかを、事務所の基準で判断します。判断の基準は、法定の記載必須の9項目が入っているか、一覧形式にも1人1枚形式にも使えるか、列を足しても法定の列が壊れないかの3つです。

名簿の作成方法は、顧問先ごとに次の4段階で案内します。1つ目はフォーマット（ひな形）を用意すること、2つ目は法定の項目を正確に記入すること、3つ目は保管場所とバックアップの体制を決めること、4つ目は定期的な更新と見直しを行うことです。作成方法の説明は、紙1枚の手順書にまとめ、顧問先の担当者が交代しても同じ手順で運用できるようにします。

社員名簿の作成を始める際の注意事項として、名簿作成の対象となるのは日雇いを除くすべての従業員であること、事業場ごとに作ること、個人情報の取扱いに配慮することの3点を、最初に顧問先へ伝えます。その他必要項目として、社員番号、所属部署、緊急連絡先などの社内項目を足す場合も、法定項目の列と区別して管理します。

2-14. 保管方法・保存方法・更新頻度の決め方と、各種名簿の整理です

保管方法と保存方法は、紙とデータで分けて決めます。紙の場合は、施錠できる棚に事業場ごとに保管し、閲覧できる人を限ります。データの場合は、保存先の場所、アクセス権限、バックアップの頻度、退職した人の閲覧権限の削除を決めます。保管期間は、前述のとおり、起算日から法定の期間が過ぎるまでです。保存義務は、紙でもデータでも同じように生じるため、保存義務に違反しないように、保管場所と廃棄の基準を文書管理規程に書きます。

更新頻度は、変更があるたびに遅滞なくが原則で、迅速に対応します。ただし、実務では、人事担当者が毎日名簿を開くわけではないため、月次の給与計算の前に、その月の入社・変更・退職を名簿へ反映する運用が現実的です。年に1回の棚卸しと、月次の反映の2段階で、更新頻度の基準を決めます。

社員情報管理表や各種名簿は、労働者名簿以外にも、顧問先に複数あります。たとえば、有給休暇の管理簿、健康診断の対象者の一覧、社会保険の被保険者の台帳、資格者の一覧などです。それぞれが別の目的の名簿でも、基になる従業員情報は共通です。従業員情報を一元管理し、ひとつの情報源から各種名簿を作る形にすると、更新漏れとミスの防止につながります。この一元管理の実現を、ソフトの導入で行うのか、運用の工夫で行うのか、事務所の人手で補うのかは、顧問先の規模と予算によって決まります。

入社手続きや雇用関連の書類は、名簿登録の起点です。雇用契約書、労働条件通知書、雇用保険や社会保険の資格取得届、扶養の届出書といった入社時の書類に、名簿に必要な情報がそろっています。入社時の書類から名簿へ情報を移す手順を決め、名簿登録を入社手続きの1つに含めておくと、登録の漏れを防げます。労務管理業務のガイドとして、身上変更編のようなチェックリストを、事務所の標準手順書に入れておくと、職員が迷いません。

03 BOTTLENECK 名簿の更新と突き合わせを、職員の手作業だけで回す限界です

3-1. 顧問先ごとの名簿の形式と更新ルールの違いが、確認の手間を増やします

名簿の更新が遅れる原因は、制度を知らないことではありません。顧問先からの入社・住所変更の連絡が、メール、LINE、電話、紙とばらばらに届き、職員がそれを探して名簿や給与の台帳に転記します。転記した後で、社会保険の資格取得届や、雇用保険の手続きの書類にも、同じ情報を入力します。同じ情報を、複数の場所に、手で入力する仕組みが、間違いの原因です。

年に1回の棚卸しでも、顧問先ごとに名簿の列の並びが違い、突き合わせの前に、並べ替えと整形が必要です。算定基礎届、労働保険の年度更新、年末調整といった繁忙期の作業と重なると、名簿の確認は後回しになります。担当者が異動したり、退職したりすると、顧問先ごとの癖や例外が、引き継げずに失われます。

3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

名簿の法定要件を満たしているかの判断、履歴の書き方の方針、不備があった場合の対応は、先生方が担います。一方で、入社・変更の情報の回収、名簿への転記、給与や社会保険の資料との照合といった作業は、手順と分担を整理できる事務作業です。改善の対象を「名簿の管理のすべて」と大きく捉えるより、どの情報を受け取り、どの状態で事務所へ戻すかまで具体化するほうが進めやすくなります。

AI社員AIKATAは、今の給与ソフト・勤怠システムを使って、職員がパソコンで行う事務作業をAIと人の二重体制で受託します。ソフトの乗り換えを顧問先へ求める前に、入退社情報の回収と照合の前工程からどこを任せられるかを整理する道があります。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが事務作業を回し、先生方が判断と承認を担います

4-1. AIに聞く効率化と、毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、入退社・身上変更情報の回収と名簿の更新に関わる事務の式や確認項目の案を聞くことは効率化です。ただ、職員がその都度質問し、資料を選び、結果を転記する運用では、毎月の作業を起動する人が必要です。制度の説明をAIから得る場合も、法令や公的資料に照らして先生方が内容を確認します。

自動化で目指すのは、毎月発生する資料の回収・集計・入力・チェックを、一連の工程として回すことです。AI社員AIKATAはこの事務作業を受託し、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを登録して処理します。顧問先から届く入社・住所変更・退職の情報を回収し、顧問先ごとの名簿の形式に沿って整え、給与や勤怠の資料と照合する流れを、一連の工程として処理します。仕組みの構築と運用は、事務所が自ら持ち続ける必要がありません。

次の図は、AI社員AIKATAが受託する事務作業と、事務所が保持する業務の分担を示します。個別の判断事項は、事務所が確認したルールを前提にします。法定の申請書や帳簿書類の作成、行政機関への提出手続きを、AI社員AIKATAが代行する図ではありません。

これまで職員が行っていた事務作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
顧問先へ入社・変更の情報を求め、集めます。	資料回収や一次対応を受託します。	必要な資料と照会範囲を確認します。
名簿や給与の台帳へ、同じ情報を手で転記します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って、前工程のデータを整えます。	法定項目を満たしているかの判断を行います。
名簿・給与・社会保険の資料を見比べて突き合わせます。	今のソフトを使い、画面操作を含めて照合の下準備を自動化します。	照合結果を最終確認・承認します。
出来上がった集計を見直します。	AIの処理結果を人が品質チェックします。	業務を受任する事務所として最終確認・承認します。
法定の書類作成や行政機関への手続きを行います。	前段階の資料整理・下準備を担います。	1号・2号業務そのものは先生方が行います。

4-2. 社労士法の線引きは、承認ボタンだけで済ませないことです

社労士法上の1号業務に関わる申請書等の作成・行政機関への提出手続きの代行、2号業務に関わる労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、必要書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応など、その前の事務作業です。

今回のテーマでは、法定帳簿としての労働者名簿そのものの作成と、法定要件を満たすかの判断、不備があった場合の対応方針を、AI社員AIKATAの受託対象と明確に分けます。受託するのは、情報の回収と、名簿に載せるデータの下準備・照合の下準備までで、名簿の作成・確認と顧問先への助言は、先生方の業務です。

日々の定型的な受託業務では、事務所の作業は原則として計算済みの給与データや作成済みの帳票の最終確認・承認です。ただし、独占業務の実施、顧問先のルール変更に伴う判断、例外的な法的検討までなくなるという意味ではありません。専門業務を保持しながら、その前の集計や転記を手放す分担です。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」独占業務の説明（2026年10月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、入退社情報の回収と名簿・給与データの更新を回す人・仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費と管理が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	工程だけの委託では、例外の説明・受渡し・手直しを事務所が持ち続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人と仕組みが事務所に残ります。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認を担う分担にします。	◎

5-1. 増員と工程単位の外注は、説明する仕事が残ります

増員では、新しい職員に法令と顧問先固有の扱いを覚えてもらう時間が必要です。前任者の表を渡すだけでは、なぜその取扱いを使っているかが伝わりません。顧問先ごとに違う名簿の形式や更新ルールは、前任者の頭の中にあることが多く、引き継ぎの資料にも残りにくい部分です。繁忙期に処理を増やすための採用が、新人の確認と教育を担当する熟練職員の仕事を増やす構造になります。

従来型の工程単位の外注では、資料を整える、例外を説明する、返ってきた結果を確認する、手直しを依頼する仕事が事務所に残ります。入力先と集計元が違い、顧問先のルール変更のたびに仕様を伝え直すなら、外へ出した工程の周囲を事務所がつなぐ状態です。委託件数が増えても、この負担がなくなるわけではありません。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使う場合も、顧問先の締め日、手当、勤怠区分、資料の置き方を言語化する必要があります。法的判断が必要な取扱いと、機械的に処理する条件を区別しなければ、誤った前提をそのまま繰り返す仕組みになります。給与計算の担当者が、その検証と改修まで兼務すると別の管理業務を抱えます。

通常のケースだけでなく、契約変更、申請の取消し、資料不足、退職などの場面を想定して検証します。担当者が異動したときに、処理の根拠と直し方を説明できる状態でなければ、表計算の属人化がAIの仕組みの属人化へ移るだけです。事務所の悩みが「入力する人が足りない」から「直せる人がいない」へ変わります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します

6-1. 勤怠集計から給与計算、資料回収までをAIと人で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託範囲から外し、先生方が行います。

労働者名簿の管理を入口に考えるなら、まず入社・変更・退職の情報の回収、給与や社会保険の資料との照合の下準備を棚卸しします。どの資料の整理を任せ、どの判断を事務所が行うかを明らかにすることで、名簿の管理だけを孤立した作業として抱えず、入社手続きや給与処理とのつながりで分担を整理できます。具体的な受託範囲は無料相談で確認します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定しません。いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要がないため、事務所の改善のために、顧問先側の運用を一斉に入れ替えることを前提にしなくて済みます。

6-2. 個別ルールを残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。職員の記憶の中にある取扱いを、その職員が休んだときにも残る形にする考え方です。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。判断の責任と事務処理の担当を混同しません。

日々の受託した定型事務では、事務所の作業は原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、社労士法の独占業務に当たる帳簿書類の作成をAI社員AIKATAへ移す意味ではありません。先生方の法定業務は保持し、そのための基礎資料を整える事務を任せます。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談時には、事務所で定めている保存先や受渡し方法を確認し、委託する資料の範囲を整理します。

6-3. 繁忙期の処理量を増やすために、採用と教育を重ねる必要がありません

AI社員AIKATAは、仕組みの構築と運用を行います。事務所にAIの知識は要りません。繁忙期にも人を採用・教育せずに処理量を増やせるため、事務作業のための増員と教育を繰り返す運営から切り替えられます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンラインで、Google Meetを使い全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長だけで作業の細部を思い出そうとするより、実際に回収・入力・確認をしている職員の方の状況を整理すると、対象業務を具体化しやすくなります。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

労働者名簿の管理を正しく運用するには、事務所の専門性が欠かせません。その専門性を資料探しや転記に使い続けないために、ここでは「事務作業を回す負担を手放す」という目的で3つの道を比較します。記号はこの目的に対する整理であり、製品の性能や法的適合性の優劣を表すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の回収・入力・照合が増えます。	△ ソフト間の準備や確認を事務所が担います。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別のメモに残ります。	△ 設定と更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 不足資料の照会が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人の確保を抱えます。	△ 運用する職員の教育が残ります。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放す対象は、委託する集計・入力などの事務作業です。法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 名簿の更新と照合から、どの作業を任せられるか決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、毎月繰り返す作業を棚卸ししてください。「入社・変更の連絡の回収に時間がかかる」「名簿と給与の台帳へ同じ情報を転記している」「繁忙期に確認待ちがたまる」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

事務所で使うソフト、顧問先ごとの名簿の形式、職員が毎月行う作業、先生方の承認の流れを確認すれば、最初に任せる業務と事務所に残す専門業務を話し合えます。相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応し、契約の義務はありません。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせてルールを決めます。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 労働者名簿は、パートやアルバイトも作成が必要ですか？

A. 必要です。労働基準法107条は、各労働者について調製するよう求めており、日日雇い入れられる者を除きます。正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトも、日雇いに当たらなければ名簿の対象です。実態の判断が分かれる場合は、先生方が契約の実態を確認します。

Q. 労働者名簿に必ず書く項目は何ですか？

A. 労働基準法107条の氏名・生年月日・履歴に加え、施行規則53条の性別、住所、従事する業務の種類、雇入の年月日、退職の年月日と事由、死亡の年月日と原因です。常時30人未満の労働者を使用する事業では、従事する業務の種類は記入しなくてよいとされています。

Q. 労働者名簿の保存期間は何年ですか？

A. 労働基準法109条では5年間ですが、経過措置により、当分の間は3年間とされています。起算日は、施行規則56条により、労働者の死亡、退職または解雇の日です。古い資料に3年とだけ書かれている場合があるため、経過措置の記載を確認します。

Q. 労働者名簿をExcelやクラウドで管理してもよいですか？

A. 管理できます。厚生労働省は、画面に表示して印字できること、臨検などで直ちに提出できること、誤って消去されないこと、長期にわたって保存できることなどを要件として示しています。アクセス権限、バックアップ、個人情報の扱いも、顧問先と決めておきます。

Q. 社員名簿があれば、労働者名簿は作らなくてよいですか？

A. 名称ではなく中身で判断します。社員名簿が法定の項目をすべて満たし、各労働者について事業場ごとに調製されていれば、労働者名簿の役割を果たせます。項目が足りない場合は、不足する項目を追加します。

Q. 労働者名簿を作成しない場合、罰則はありますか？

A. 労働基準法120条1号に、107条や109条の違反に対する罰金の定めがあります。実際には、臨検などで是正の指導を受ける例が多く、すぐに罰則が科されるとは限りません。罰金の額は条文で確認し、不備への対応方針は先生方が判断します。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は引き受けません。最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、今の給与ソフト・勤怠システムを使って画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの資料回収・集計・入力から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで全国に対応します。業務の棚卸しと受託範囲を整理し、契約の義務はありません。

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