【2026年10月最新】始末書の書き方・活用ポイント｜顛末書との違いと、顧問先対応を社労士事務所がAIで効率化する方法
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「顧問先の従業員が無断欠勤を繰り返している。始末書を書かせたいが、どう指示すればいいのか」「始末書と顛末書、どちらを使えばいいのか」——こうした相談は、顧問先の人事担当者から社労士事務所に繰り返し持ち込まれるテーマです。
結論から言うと、始末書を正しく活用するために重要なのは「始末書・顛末書・反省文の違いを理解し、就業規則に根拠があるかを確認したうえで、事実に基づいた内容を本人に作成してもらう」という手順です。ここで判断を誤ると、パワハラや不当な懲戒処分とみなされるリスクにつながります。
この記事では、始末書の基本的な書き方と、顛末書・反省文との違い、提出や懲戒処分をめぐる考え方を実務目線で整理したうえで、後半では顧問先からの始末書関連の相談対応を、AIで効率化する方法を、弊社の業務代行サービス「AI社員AIKATA」（運営: 株式会社GENAI）の実践ノウハウとともに解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 BASICS 始末書とは——作成が必要になる代表的なシーン まず「始末書は何のための文書か」を正確に押さえる
📚 用語解説
始末書：従業員が自身の過失や規律違反について、事実の経緯・反省の意・再発防止策を記して会社に提出する文書。単なる事実報告ではなく「謝罪・反省の意思表示」を含む点が特徴で、懲戒処分の一環として提出を求められることが多い。
始末書の作成が必要になる代表的なシーンには、次のようなものがあります。
いずれのケースも、就業規則に懲戒事由・懲戒の種類として始末書の提出が明記されているかがまず確認すべき前提になります。就業規則に根拠がない状態で始末書の提出を求めても、後にその有効性が問題になることがあります。
AI鬼管理山崎
1-1. 始末書を求める目的を顧問先と共有する
始末書を求める本来の目的は、従業員を一方的に処罰することではなく、事案の事実関係を整理し、再発防止策を本人の言葉で明確にすることにあります。顧問先の人事担当者の中には「とにかく始末書を書かせて懲らしめたい」という感覚で相談してくる方もいますが、事務所としては、目的を再確認したうえで、適切な手続きに落とし込む助言が求められます。
特に、同じ従業員が繰り返し同様のミスをしている場合、始末書を提出させるだけで終わらせず、業務のやり方や教育体制に問題がないかをあわせて確認するよう促すことが、顧問先にとって本質的な価値のある助言になります。
02 THE DIFFERENCE 始末書・顛末書・反省文の違い——どれを使うべきか 「反省の意思表示を含むか」が判断の分かれ目
始末書と混同されやすい文書に「顛末書」「反省文」があります。3つの違いを整理すると、実務上の使い分けが明確になります。
| 文書 | 位置づけ |
|---|---|
| 始末書 | 事実の経緯に加えて「謝罪・反省の意」を示す文書。懲戒処分の一環として提出を求めるケースが多い |
| 顛末書 | 事案の事実経緯だけを報告する文書。反省の意を示す必要はなく、始末書より軽い位置づけ |
| 反省文 | 個人的な反省を記す文書で、会社への提出が制度として定められていないことも多い |
📚 用語解説
顛末書：事案が発生した経緯・事実関係だけを報告する文書。始末書と異なり「謝罪・反省の意思表示」を必須としないため、事実報告を目的とする業務命令として提出を求めやすいとされる。
始末書は謝罪・反省という本人の内心に関わる意思表示を含むため、本人が反省していない内容を無理に書かせることは、名誉感情や思想・良心の自由との関係で問題になるリスクがあります。事実関係の報告だけを求めたい場合は、始末書ではなく顛末書の提出を求める方が適切な場面もあります。
代表菅澤
03 HOW TO WRITE 始末書の基本構成と、書き方の注意点 事実・反省・再発防止策の3点を、簡潔に記載する
始末書の基本構成と各項目の書き方を紹介します。タイトル（件名）の下に年月日を明確に記述し、本文には事実と反省点を記入します。
3-1. 始末書を書く際の4つの注意点
基本のフォーマットを紹介したうえで、顧問先に案内する際にそのまま使える確認チェックリストとして、書く際の4つの注意点をまとめます。
4つの注意点のうち「提出はなるべく早く」とあわせて決めておきたいのが提出方法です。誰に出すのか（直属の上司か、人事担当か）、手書きかWordか、紙で手渡すのかメールや社内のチャットで送るのか、署名や押印を求めるのか——これらが顧問先の中で決まっていないと、本人が迷っている間に提出が遅れ、受け取った側も保管の場所が定まりません。始末書の提出を求める場面が出てきた顧問先には、提出方法と保管先（人事記録のどこに綴じるか）を一度決めて、次回からも同じ扱いにするよう案内しておくと、事案ごとの扱いのぶれを防げます。
AI鬼管理山崎
3-2. 始末書の例文（ケース別のイメージ）
始末書の本文は、ケースによって記載する事実の内容が変わりますが、基本的な構成（経緯・反省・再発防止策）は共通しています。顧問先に案内する際のイメージとして、代表的なケースの構成例を示します。
| ケース | 本文に記載する内容のイメージ |
|---|---|
| 遅刻・無断欠勤 | 遅刻・欠勤した日時と事実、連絡が遅れた・なかった理由、今後の出勤管理の改善策（アラーム設定・体調管理の徹底など） |
| 備品・貸与物の紛失 | 紛失した物品名と発生状況、発見・報告の経緯、再発防止策（保管場所の見直し・チェック体制の導入など） |
| 社用車での交通事故 | 事故発生の日時・場所・状況、相手方や会社への報告状況、今後の安全運転への取り組み |
ケース別の例文は、あくまで本文の構成（どの順番で何を書くか）を示す参考です。実際の文面は、事案の事実関係に即して本人が記載する必要があり、他の事案の文面をそのまま流用することは避けるべきです。
顧問先からは「例文付きのひな形がほしい」「ケース別例文をまとめて社内に置いておきたい」と頼まれることもあります。ケース別始末書の例文を用意する場合は、上の表の構成に沿って、日時・事実・反省・再発防止策を入れる場所だけを示した骨組みにとどめ、本人が自分の言葉で埋める形にしておくのが安全です。たとえば遅刻であれば、次のような流れになります。
なお、業務上のミスによって会社に損害が生じた場合の始末書では、損害の内容・程度と、今後どのように同種のミスを防ぐかという具体的な改善策まで記載してもらうと、再発防止につながりやすくなります。抽象的な「気をつけます」という記載だけでは、再発防止策として不十分だと顧問先に案内するとよいでしょう。
04 DISCIPLINE 始末書の提出拒否と、懲戒処分との関係 提出させること自体が目的ではなく、再発防止と適正な処分運用が目的
顧問先からよく受ける相談に、「始末書の提出を拒否されたらどうするか」「始末書を書かせた後に懲戒処分をしてもいいか」があります。
4-1. 始末書の提出を拒否された場合
始末書は前述のとおり反省の意思表示を含む文書のため、提出を拒否されたことだけを理由に、さらに重い懲戒処分（懲戒解雇など）を行うのは慎重に判断すべきとされています。事実関係の報告自体を求めたい場合は、顛末書の提出を業務命令として求める方法も検討できます。
4-2. 二重処分禁止の原則
📚 用語解説
二重処分禁止の原則：同一の非違行為（規律違反・ミスなど）について、重ねて懲戒処分を行うことはできないとする考え方。始末書の提出を懲戒処分の一環として求めた場合、その後に同じ事案を理由として別途、重い懲戒処分を行うことは、この原則との関係で問題になることがある。
始末書の提出後、再発防止策が実行されているか、同様の問題が繰り返されていないかをフォローし、人事評価等に適切に反映することが、懲戒処分としての一貫性を保つうえで重要です。
4-3. 始末書を繰り返し提出させないための対応
同じ従業員が何度も始末書を提出することになっている場合、始末書を書かせること自体が目的化してしまっているケースがあります。始末書はあくまで再発防止のための手段であり、繰り返し発生している背景（業務量・教育体制・本人の適性など）を見直すことが本来の対応です。顧問先への助言では、始末書の提出回数だけでなく、その背景にある業務上の課題にも目を向けるよう伝えることが、事務所としての価値になります。
4-4. 始末書は何回書いたらクビになるのか
顧問先からは「始末書は何回書いたらクビ（解雇）になりますか」という質問を受けることもありますが、提出回数だけで解雇の可否が決まるわけではありません。始末書提出の必要性や、処分の重さは、就業規則への事前明記の有無、事案の内容、過去の処分歴など複数の要素で判断されます。提出時の本人の対応に誠意が感じられるかどうかも、会社側の評価に影響する要素の一つです。始末書提出後も同様の問題が繰り返される場合は、提出させること自体を目的にせず、背景にある業務上の課題を見直す視点が欠かせません。
始末書の提出拒否や懲戒処分の有効性は、事案の内容・就業規則の規定・過去の対応実績によって判断が分かれます。この記事の内容は一般的な整理であり、個別の事案については、必ず社労士・弁護士など専門家に相談のうえで判断してください。
代表菅澤
こうした相談は、始末書そのものの書き方よりも、顧問先の就業規則の規定内容や、過去に同様の事案でどう対応したかという積み重ねによって、適切な助言の内容が変わります。事務所が過去の対応履歴を顧問先ごとに整理しておくことが、次に同じような相談を受けたときの判断の精度を上げることにつながります。
4-5. 評価制度への反映時の注意点と、提出後のケア
代表菅澤
始末書の提出を伴う譴責は、懲戒処分の中でも軽い部類に入ります。1回の不始末で始末書を出させたことを理由に、人事評価や賞与・昇給を大きく下げると、本人にとっての不利益が処分の重さに見合わなくなりがちです。評価制度への反映時は、何をどの程度評価に反映するのかを評価規程や就業規則の定めに沿って判断し、同じ事案で懲戒処分と評価の両方から重い不利益を重ねていないかを確認するよう、顧問先に伝えます。
同じ行為が繰り返され、評価に反映せざるを得ない場合でも、評価内容とその理由は本人に必ず説明します。説明のないまま評価だけが下がると、本人の納得が得られず、後の労務トラブルの火種になります。面談で何を伝えたかを記録に残しておくことも、顧問先に勧めたい点です。
提出後のケアも欠かせません。始末書を書いた本人は気持ちが落ち込みやすく、その後の仕事ぶりに影響することがあります。上司が面談などでフォローし、再発防止策を一緒に実行していく姿勢を示すことが大切です。遅刻や欠勤が続く背景に体調の問題がうかがえる場合は、処分を重ねるより先に、医療機関の受診を勧めるなどの対応を検討してもらいます。
始末書に書かれた再発防止策は、本人だけでなく職場全体の業務改善のヒントになります。同じ種類のミスが複数の従業員で起きているなら、個人の問題ではなく手順やチェック体制の問題かもしれません。顧問先には、始末書を保管して終わりにせず、内容を業務の見直しにつなげるよう案内すると、助言の価値が上がります。
05 THE LIMIT 始末書関連の相談対応が、事務所の負荷になる理由 顧問先ごとに就業規則・事案の内容・過去の対応が違うことが、確認を難しくする
始末書の考え方そのものは、一度理解すれば難しくありません。しかし、複数の顧問先を抱える事務所でこうした相談に対応し続けると、次のような負荷が積み重なります。
これらは「始末書の制度を知っているか」では解決しません。顧問先ごとの就業規則・事案の内容を踏まえて、相談対応と文書作成を繰り返す事務作業そのものが負荷の根本原因だからです。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
06 AUTOMATE WITH AI 【核心】始末書関連の下準備をAIで自動化する 「AIに聞く」効率化ではなく、確認作業そのものを渡す自動化へ
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のデータ集計・ファイル操作・文書作成などの作業そのものを実行できる。日本語の指示だけで業務の仕組みを構築できるため、事務所のバックオフィス業務の自動化にも使われている。
6-1. 「AIに聞く」と「AIが相談対応の下準備を自動で回す」は別物
Claude CodeやCodexに「始末書の書き方を教えて」と聞くのは効率化です。調べ物が速くなるだけで、顧問先ごとの就業規則確認やテンプレート作成は人間がやる必要があります。
一方で本当に効果が出るのは自動化です。「顧問先から始末書関連の相談が来たら、その顧問先の就業規則データを参照し、事案の内容から始末書・顛末書のどちらが適切かを整理し、就業規則の根拠条文とあわせてテンプレート案を作成する」という一連の流れを最初に一度設計しておけば、相談が来るたびに仕組みが下準備を済ませます。人の仕事は、最後に内容を確認し、顧問先への助言を仕上げることだけになります。
6-2. 社労士法との線引きを必ず入れる
ここで重要なのが、社労士法上の業務の切り分けです。就業規則の作成・変更やこれに関する助言（社労士法の3号業務）は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AIが行うことはできません。
AIが担当できるのは、顧問先の就業規則データの参照・整理、始末書・顛末書どちらが適切かの論点整理、テンプレート案の下書き作成など、最終判断より前の事務作業です。実際に顧問先へどう助言するか、就業規則をどう運用するかの最終判断・助言は、必ず事務所の先生方・職員が行います。
6-3. Claude Code／Codexに任せられる事務作業
| これまで職員がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 相談が来るたびに顧問先の就業規則を手作業で確認 | データを参照して関連条文を自動抽出 |
| 始末書・顛末書どちらが適切かをその都度検討 | 事案の内容から論点を整理した案を自動作成 |
| 事案に応じたテンプレートを都度作り直す | 事案の内容に応じたテンプレート案を自動生成 |
| パワハラリスクのある表現を目視で確認 | 不適切な表現の可能性を自動でチェック |
| 提出後のフォロー状況を個別に管理 | 対応履歴をまとめたレポートを自動作成 |
代表菅澤
07 BUILD OR OUTSOURCE 増員・外注・自作では、相談対応の負荷は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけ
始末書関連の相談対応のような「発生が不規則で、顧問先ごとに確認内容が変わる」事務作業を楽にする方法は、4つの選択肢に整理できます。ただしそのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 人を増やせば相談に対応しきれる | 相談の発生は不規則で、常時人員を確保するのは非効率 | ✗ |
| ②従来型の外注・BPO | 外に出せば事務所の手間がなくなる | 顧問先ごとの就業規則の個別事情は、外注先への説明コストとして残る | ✗ |
| ③事務所でAIを自作する | Claude Code／Codexなら自分たちで作れる | 顧問先ルールの言語化・検証の型・作った人しか直せない属人化という壁がある | ✗ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 整理と下準備を丸ごと渡せる | 事務所に残る業務は最終確認・顧問先への助言のみ | ★ |
7-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由
7-2. 「③自作」の壁
代表菅澤
08 WHAT IS AIKATA 「AI社員AIKATA」とは——事務所の定型事務作業を丸ごと代行 整理・下準備は預ける、最終判断と3号業務は先生方のまま
この3つの壁を事務所自身で越えなくても、こうした確認作業そのものを丸ごと預ける道があります。それが弊社（株式会社GENAI）が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」です。
📚 用語解説
AI社員AIKATA：株式会社GENAIが運営する業務代行サービス。社労士事務所などのバックオフィス業務のうち、パソコン上で行う定型的な事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する。特定のソフトに縛られず、事務所が使っている既存の環境をそのまま使って自動化する点が特徴。
無料相談（60分・オンライン／Google Meet）では、事務所の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを一緒に整理します。契約の義務はありません。利用にあたってはNDAを結び、就業規則・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。料金は、業務量が増えても変わらない月額の定額制です。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
09 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業のまま／ソフトの追加・乗り換え／AIKATAに任せる 比較とまとめ
| 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 相談対応の負荷 | 発生の都度、個別に対応 | ソフト次第で一部軽減 | 論点整理・テンプレート案は仕組みが先に用意する |
| 顧問先ごとのルール | 担当者の記憶に依存（属人化） | 製品仕様の範囲内 | 仕組みに登録し、担当者が変わっても残る |
| 顧問先への負担 | 確認・案内のたびに個別対応 | 乗り換え時の周知コストが発生 | 既存のやり方のまま、顧問先側の負担は増えない |
| 職員の採用・教育 | 不規則な相談への対応が難しい | ソフト操作の教育が必要 | 増員・教育なしで処理量を増やせる |
| 社労士法の線引き | 問題なし（全て職員が実施） | 問題なし | 1号・2号・3号業務は先生方のまま。AIはその手前のみ |
9-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業そのものを手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。始末書関連の相談対応は、ハラスメント対応・退職手続き・労働基準法改正対応といった事務所の他の労務相談業務とも同じ構造を持っています。一つの業務で仕組みを作る感覚をつかめば、同じ考え方で他の業務にも広げられます。
代表菅澤
不規則に発生する顧問先からの相談を、仕組みで支える準備を始めませんか
「始末書関連の相談対応、毎回就業規則を確認し直すのに時間がかかっている」「増やす・替えると決める前に、何から任せられるか知りたい」というご相談、お気軽にどうぞ。
無料相談（60分）では、今のやり方を変えずに、どの作業から任せられるかをその場で整理します。
AI鬼管理山崎
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
事務所の定型業務を、
AI社員に任せてみませんか？
よくある質問
Q. 始末書と顛末書はどう違いますか？
A. 始末書は事実の経緯に加えて「謝罪・反省の意」を示す文書で、懲戒処分の一環として提出を求めるケースが多くあります。顛末書は事案の事実経緯だけを報告する文書で、反省の意を示す必要がなく、始末書より軽い位置づけとされています。
Q. 始末書の提出を拒否されたら、解雇できますか？
A. 始末書は反省の意思表示を含む文書のため、提出を拒否されたことだけを理由に懲戒解雇などの重い処分を行うのは慎重に判断すべきとされています。事実関係の報告だけを求めたい場合は、顛末書の提出を業務命令として求める方法も検討できます。個別の判断は社労士・弁護士に相談してください。
Q. 始末書を書かせた後、さらに別の懲戒処分をすることはできますか？
A. 同一の非違行為について重ねて懲戒処分を行うことは、二重処分禁止の原則との関係で問題になることがあります。始末書の提出を懲戒処分の一環として求めた場合、その事案を理由に別途重い処分を追加することには注意が必要です。
Q. 始末書を書く際に注意すべき点は何ですか？
A. 虚偽や言い訳を書かないこと、手書き・Wordなど形式を事前に確認すること、提出はなるべく早く行うこと、わかりやすく簡潔に書くことの4点が基本的な注意点です。タイトル・提出先・日付・氏名・本文（経緯・反省・再発防止策）の構成で作成します。
Q. 始末書に関する相談対応をAIに任せても、社労士法上問題ありませんか？
A. 就業規則の作成・変更やこれに関する助言（社労士法の3号業務）は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AIが代わりに行うことはできません。AI社員AIKATAが担うのは、顧問先の就業規則データの参照・整理、始末書・顛末書どちらが適切かの論点整理、テンプレート案の下書き作成など、最終判断より前の事務作業に限られます。顧問先への最終的な助言は、必ず事務所の先生方・職員が行う設計です。
Q. 今使っている文書管理の仕組みのままでAIに下準備を任せられますか？
A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が現在使っている給与ソフト・文書管理の仕組みをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先ごとの就業規則や過去の対応履歴も仕組みに登録して処理するため、担当者が変わっても引き継がれます。
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- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
