【2026年10月最新】介護の人手不足はなぜ続く？介護事業所の採用・定着対策と、請求・記録の事務をAIに任せる方法
aikanri-admin
01 FIRST ANSWER 介護の人手不足には、人材の確保と事務の削減を同時に進めます 管理者・事務長・事務の担当の方へ
介護の人手不足への対策は、必要な人員の確保、職員の処遇や働き方、人間関係、記録や請求の負担を分けて検討します。御社が取り組むべきことは、必要な介護職員の採用と定着を進めながら、現場や管理者に戻ってくる定型事務を減らすことです。AI社員AIKATAは、そのうち実績集計、国保連請求データの作成、介護記録のデータ化などを担います。身体介護やケアプランの作成、事業所の判断をAIに置き換える話ではありません。
月末にはサービス提供実績を集め、月初には提供票と照合し、請求データを点検します。その途中で現場の欠勤対応やご家族への説明が入ると、管理者の机には確認待ちの書類が積み上がります。求人を出している間にも請求は続くため、採用の結果を待つだけでは、この事務の集中はなくなりません。人手不足という一つの言葉を、現場の必要人数、職員が働き続けられる環境、繰り返す事務の量に分けて考えます。
菅澤
山崎
02 PRACTICAL GUIDE 介護の人手不足の現状・原因と、事業所が進める対策 統計、職場づくり、採用、制度、業務改善を整理します
2-1. 必要数と不足人数を分けて、長期の採用計画を読みます
山崎
厚生労働省が2024年7月12日に公表した第9期介護保険事業計画に基づく推計では、介護職員の必要数は2026年度に約240万人、2040年度に約272万人です。2022年度の約215万人との比較では、それぞれ約25万人、約57万人多い必要数になります。この増加分を、その年度に確定した不足人数と言い換えないことが重要です。2026年10月時点で参照した厚生労働省の公表資料による数値です。
| 指標 | 示すこと | 事業所での使い方 |
|---|---|---|
| 将来の介護職員の必要数 | サービス見込み量に基づく推計です | 中長期の人材確保を考える背景として使います |
| 実際の介護職員数 | 特定時点の調査で把握した職員数です | 調査対象と集計方法を確認し、推移を見ます |
| 事業所の不足感 | 回答した事業所が感じる従業員の過不足です | 職種やサービスによる違いを読みます |
| 有効求人倍率 | 有効求職者数に対する有効求人数の比率です | 同じ職種・地域・時点で採用環境を確認します |
| 自事業所の勤務体制 | 実際に配置できる職員と勤務帯です | 必要な資格・配置・休暇・教育を確認します |
📚 用語解説
必要数と不足数：必要数はサービスを提供するために必要と推計される人数、不足数は一定の前提で必要数と供給見込みを比較した差です。前提が異なる統計を引き算して、御社の不足人数を決めることはできません。
全国の見通しから御社の計画へ落とすときは、都道府県の資料と事業所の実態を重ねます。高齢者の人数やサービス需要、通勤できる範囲、同じ時間帯で働ける人の状況は地域で異なります。全国平均の求人倍率だけで採用できるまでの期間を決めず、地域のハローワーク等で対象職種の募集状況を確認し、御社の応募数、面接数、入職数を月ごとに残します。都市部と地方のどちらも、地域名だけで一律に採用しやすいとは判断できません。
厚生労働省の公表ページには都道府県別の必要数の資料もあります。御社の所在地の見通しを見る場合も、人数だけを切り取らず、基準年、実人員か常勤換算か、推計に含むサービスの範囲を読みます。たとえば非常勤職員が増えたとき、在籍する人数が増えていても、月初に事務を担える時間や特定の勤務帯の配置が同じとは限りません。経営会議では、人数の表と勤務時間の表を別々に置くと議論を進めやすくなります。
2-2. 離職だけでなく、採用の入口と現場の不足感を見ます
菅澤
介護労働安定センターが2026年7月29日に公表した令和7年度介護労働実態調査では、訪問介護員と介護職員を合わせた離職率は12.4％、採用率は14.6％でした。従業員が不足している事業所の割合は、「大いに不足」「不足」「やや不足」の合計で65.8％です。離職率が横ばいでも不足感は残るため、退職を防ぐだけで必要な人員がそろうとは限りません。出典は同センターの調査結果概要です（2026年10月確認）。
ここでの採用率・離職率は調査回答に基づく指標です。両者の差を全国の介護職員数の増減にそのまま置き換えたり、御社でも同じ割合で人が増えると見込んだりはできません。職種別では訪問介護員の不足感が82.9％と示されていますが、訪問と通所、入所では勤務の組み方や事務の流れが違います。御社では、採用できない職種、欠員が出る曜日や時間帯、教育に入れる職員を具体的に書き出す方が対策につながります。
📚 用語解説
採用率・離職率：この調査では、1年間の採用者数・離職者数を、それぞれ期首の在籍者数で割って算出します。全国統計の数字と比べる前に、御社でも対象職種と期間をそろえる必要があります。
管理者の方が作る現状表には、職員名だけでなく、現場の勤務、記録作成、記録の転記、実績確認、請求準備、職員への指導の欄を設けます。「介護業務をしている時間」と「同じ情報を別の帳票へ写している時間」を分けるためです。現場の人数不足に対しては採用や配置の対応が必要です。一方、管理者が請求の打ち直しに拘束されているなら、事務の受託でその作業を手放す検討ができます。
人手不足が経営に及ぼす影響も、この分け方で確認します。残業や夜勤の偏り、教育時間の不足、連絡の遅れ、記録確認の後回しは、それぞれ別の問題です。受入れを増やす判断をする際は、収入の見込みだけでなく、安全な提供体制、サービスごとの人員基準、急な欠勤への備えを管理者が確認します。請求事務を減らした時間を、資格や配置条件を確認せずに介護職員の代わりとして数えることはできません。
2-3. 処遇、人間関係、休暇、教育のどこで職員が困っているかを調べます
山崎
不足の背景には、人口構造や他の仕事との人材確保の競争といった事業所だけでは変えにくい要因があります。それでも御社が変えられるのは、仕事の説明、役割分担、評価の伝え方、休みを取りやすい運用、相談できる関係です。「介護は大変」という印象だけで求人を語らず、どのようなケアを大切にし、どのように教育し、誰が相談を受けるかを示します。仕事内容に見合う処遇と、専門性が評価される仕組みを合わせて考えます。
前述の令和7年度調査では、直前の介護関係の仕事を辞めた理由として職場の人間関係が最も多く挙げられています。ただし、この結果は「賃金を見直さなくてよい」という意味ではありません。賃金の納得感と相談のしやすさは両方必要です。御社では、基本的な役割と評価項目、資格取得後に任せる仕事、指導する人と相談を受ける人を整理し、職員が自分の将来を説明できる状態を目指します。
定着策は制度を置くだけで終わらせず、使えたかを確かめます。休暇制度があっても、申請のたびに同僚へ個別に頼まなければならない運用では、申出をためらう職員が出ます。教育担当が常に請求作業で席を外していれば、研修計画があっても質問の機会が不足します。月初の管理者の予定を見て、職員との面談や指導が請求準備で消えていないかを確認すると、事務の削減と定着策の接点が見えます。
職員本人にも家族の介護や育児などの事情があります。短時間勤務や勤務日の変更を受け入れる際は、本人の希望だけでなく、他の職員へ負担を集中させない役割分担を管理者が考えます。身体的負担を伴う介助や夜間の見守りは、現場の安全に関する別の検討が必要です。事務を減らす取り組みの成果は、作業時間だけでなく、休憩、相談、教育の時間を確保できたかも合わせて見てください。
2-4. 採用経路と復職支援を、入職後に続けられる体制とつなげます
菅澤
採用経路は、ハローワーク、福祉人材センター、職員の紹介、求人情報サイト、自社サイト、紹介会社などを区別して記録します。応募が集まった経路と、面接や入職につながった経路は同じとは限りません。採用活動で使った費用だけを比べず、問い合わせへの返信、見学の調整、面接、入職後の教育に誰がどれだけ関わったかも残します。外部の調査で効果があった経路が、御社の地域と募集職種にも同じ効果を持つとは限りません。
求人内容では、勤務時間、仕事内容、担当するサービス、教育の流れ、相談先を具体化します。「働きやすい職場です」という説明だけより、予定の変更を誰へ相談するか、新人が一人で担当する前に何を確認するかを伝える方が、入職後の行き違いを減らす設計になります。自社サイトやSNSで発信する際も、職員や利用者様の個人情報を守り、本人の意向と事業所の規程に沿って素材を扱います。
復職を希望する経験者や、短時間で働きたい人を受け入れる場合も、以前の経験だけで即戦力と決めつけません。今の介護方法、記録様式、使用する機器、緊急時の連絡先を確認する機会を設けます。地域の福祉人材センター等が案内する研修や復職支援の有無を調べ、勤務開始前後の支援と結びつけます。貸付や助成などの条件は地域・年度・制度で異なるため、対象や手続きは実施機関の公式案内で確認します。
短期の欠員対応としてスポットワークを検討する場合も、当日の仕事、必要な資格や経験、説明する担当者、利用者様の情報を扱う範囲を事前に整理します。単発で勤務する人を受け入れたことと、継続して働ける人を確保したことは別です。担当する仕事に必要な条件を確認し、御社の配置やサービス提供のルールに沿って運用します。短期の対応だけで、日々の教育や引継ぎの課題がなくなると考えないことが大切です。
国の施策については、厚生労働省の介護人材確保に向けた取組に、参入促進、資質の向上、労働環境・処遇の改善などが整理されています（2026年10月確認）。管理者が確認する順番は、利用できる制度名を集めることからではなく、御社の募集・定着・教育のどこを支援してもらう必要があるかを決めることからです。支援の申込みだけで現場の役割分担が完成するわけではありません。
2-5. 処遇改善加算は、配分の判断と書類の集計を分けます
山崎
処遇改善を考えるときは、賃金の水準だけでなく、どの仕事や成長をどう評価するかを職員へ説明できることが大切です。加算を取得するか、どの要件を満たすか、どのように配分するかは事業所が決めます。書類を作れることと、算定の要件を満たしていることは別です。管理者が判断する資料と、事務職員が集計・転記する資料を分ければ、管理者の時間を方針や説明に使いやすくなります。
2026年10月時点で、厚生労働省の処遇改善加算の申請方法・申請様式には、令和8年度の計画書や実績報告書などが掲載されています。前年度に保存したファイルをそのまま使うのではなく、対象年度、書類の種類、提出先の案内を照合します。本記事では全国共通と断定できない提出期限や加算率を一律に示しません。御社の指定権者等の最新案内と公式様式を確認してください。
📚 用語解説
加算書類の下準備：事業所が判断するために、賃金や勤怠などの元資料を集め、集計し、必要な様式への転記や不足の確認をする作業です。加算の算定可否や配分の決定を代わりに行うこととは異なります。
事務の整理では、賃金データの対象期間、職員の異動や勤務条件の変更、集計に使う項目、確認する責任者を先に決めます。異なる時点の一覧を混ぜると、同じ職員でも所属や勤務形態が違って見えることがあります。元資料をどこから受け取り、どの版を使ったかを確かめられるようにして、集計後の数字だけを管理者に渡す運用を避けます。専門家の判断が必要な内容は、必要に応じて資格者へ確認します。
2-6. ICT・介護ロボット・記録のデジタル化は、減らす工程から考えます
菅澤
介護テクノロジーは、見守りや身体的負担への支援、記録の入力、情報共有など、用途ごとに分けて考えます。入所での夜間の負担、通所での送迎や日々の実績、訪問での予定変更では、困っている工程が違います。あるサービスでの導入効果を、そのまま別の事業所へ当てはめないことが重要です。機能や利用条件を調べる際は、提供元の公式説明と実際の運用環境を照合し、他社の記事の評価だけで決めないでください。
厚生労働省の介護分野の生産性向上の説明では、業務改善を通じたケアの質や情報共有の向上が重視されています（2026年10月確認）。御社の取り組みでも、記録の転記が減った結果、利用者様と向き合う時間や職員の教育に回せたかを確認します。短くなった作業時間をそのまま削減できる人員数へ置き換える発想では、現場の安全やサービスの条件を見失います。
記録のデジタル化では、入力端末を配る前に、記録する内容、記録する人、修正する人、請求の実績として確定する人を整理します。タブレットで記録しても、別の一覧へ手で写し、紙を見て照合し直す運用なら、途中に事務が残ります。今の仕組みで何を記録し何を承認するかは、介護記録アプリと記録のデータ化を整理した記事でも詳しく扱っています。
補助制度や生産性向上に関する加算を調べる場合は、設備の対象、申請する時期、実施体制、報告の必要性などを自治体や厚生労働省の公式情報で確認します。補助があることと、その機器が御社の問題に合うことは別です。選定時の確認表には、使う場所、入力する職員、通信環境、故障時の業務、導入後の確認方法を書きます。新しいソフトの機能説明は有用ですが、事業所の業務全体で誰が動くかまで見てください。
調査を読むときも、機器が普及している割合と、導入による効果を感じた割合を区別します。記録・情報共有、見守り、移乗、入浴の支援では対象の作業が異なり、ある機器をよく使っているという結果だけで、その機器が最も効果的とは言えません。採用や定着の方策と介護テクノロジーの導入効果も、質問と回答対象が違えば割合だけで順位をつけられません。御社が改善したい仕事を決めてから、その仕事に関係するデータを参照します。
2-7. 外国人介護人材は、受入れ条件と定着の支援を一緒に確認します
山崎
厚生労働省の外国人介護人材の受入れに関する公式ページでは、EPA、在留資格「介護」、技能実習、特定技能の仕組みを案内しています（2026年10月確認）。制度ごとに目的や条件が異なるため、名称だけで比較せず、対象施設、本人に必要な資格・試験等、事業所が行う支援、雇用の条件を確認します。制度移行に関する案内もあるため、採用を確定する時点で最新の公式情報を確認する必要があります。
訪問系サービスについても、在留資格の名称だけで直ちに従事できると判断してはいけません。厚生労働省の訪問系サービスへの従事に関する説明には、研修や実務経験等の条件、受入事業所側の対応が示されています。御社が提供するサービスと本人の状況を照合し、必要な確認を終えてから勤務を組みます。本記事は、個別の在留・雇用の適法性を判定するものではありません。
受入れの検討表には、日本語の学習、介護用語の理解、仕事の説明、相談担当者、住居や生活の支援、文化や宗教への配慮を並べます。外部の支援機関等を利用する場合でも、事業所の指導と外部へ委ねる支援の境目を決めます。手続きが分からないという入口の課題が解消しても、教育する職員の時間や生活支援の費用は残ります。受入れ前の不安と、受入れ後に継続して必要な運用を分けて考えます。
外国人材を受け入れている事業所の不足感が強いという調査結果を見ても、「外国人材の受入れが人手不足の原因」とは言えません。人材確保が難しい事業所ほど採用経路を広げている可能性もあり、比較だけでは因果関係を決められないためです。国全体の受入れ見込数も、御社が採用できる人数の保証ではありません。採用時期を組むときは、制度の対象、手続き、審査や教育に必要な準備を確認し、現場の配置計画と合わせます。
2-8. 国の対策を踏まえ、御社で着手する順番を決めます
菅澤
国の人材確保対策には、処遇改善、多様な人材の確保と育成、離職防止、定着促進、生産性向上、介護の仕事の魅力発信、外国人材の受入環境整備があります。また、出入国在留管理庁の介護分野の運用方針でも、生産性向上や国内人材の確保を踏まえて受入れ見込みを考える枠組みが示されています（2026年10月確認）。国の推計を、御社の採用比率や欠員補充の約束として使うものではありません。
御社の着手順は、まずサービスを安全に提供できる勤務体制を確認し、次に職員が働き続けるうえでの問題を把握し、並行して反復事務を棚卸しする流れです。配置の不足がある場合は管理者が必要な対応を判断します。残業の主因が転記や照合なら、その工程を減らす設計へ進めます。応募が届かない場合と、入職しても続かない場合では、調べる記録も話を聞く相手も異なります。
実行後は、採用の応募数や入職数だけでなく、教育が予定どおり行えたか、相談が後回しになっていないか、請求の確認が特定の人に偏っていないかを確認します。比較する期間には、利用者様の人数やサービス量、職員の休暇などの条件も残します。忙しい月と落ち着いた月の作業時間だけを比べて成果を断定せず、御社が改善したい工程がどう変わったかを見ます。ここから先は、管理者の時間を奪う事務そのものを具体的に整理します。
03 BOTTLENECK 月初に事務が集中する介護事業所では、手作業の受け渡しが限界になります ソフトの間に残る仕事を見える形にします
3-1. 受け取り、照合、確認待ちが重なると管理者へ戻ります
山崎
介護事業所の事務は、月末に実績が締まってから月初の国保連請求へ向かう時期に集中します。提供票の予定と実際のサービスに違いがあれば、元の記録へ戻り、現場へ確認し、回答を待って実績を直します。紙、写真、メール、介護ソフトの中に情報が分かれていると、作業を再開するたびに、どの情報まで確かめたかを思い出す必要があります。忙しさの原因は、入力件数だけとは限りません。
さらに処遇改善加算の計画書・実績報告や運営指導に向けた準備が重なると、普段は現場を支える管理者が集計と書類探しを抱えます。事務職員を採用しても、サービスごとのルールや利用者様ごとの負担割合などを覚える時間が必要です。詳しい人が不在になったとき、他の職員が続きから処理できるかを確かめてください。誰が見ても作業の状態が分かることが、引継ぎの土台になります。
| 事務の場面 | 手作業で詰まりやすい点 | 棚卸しで残す情報 |
|---|---|---|
| 提供票と実績の確認 | 変更の理由と確認先を探し直します | 対象者・対象月・元資料・確認先 |
| 介護記録の転記 | 読めない文字や記録の不足で止まります | 原記録・記録者・確認した内容 |
| 請求データの点検 | 前月との違いや返戻の原因を一から探します | 差異・根拠・管理者が判断する事項 |
| 加算書類の下準備 | 賃金や勤怠の集計元が分かれます | 対象期間・資料の版・配分の判断者 |
| 勤務形態一覧表 | 勤務変更が別々の一覧に残ります | 確定した勤怠・変更内容・確認者 |
この表は、御社で使う棚卸しの例です。新しい帳票を増やすためではなく、事務を引き渡すときに何を受け取り、何を完成品として返すかを決めるために使います。すでに同じ情報を介護ソフトで管理しているなら、別の表へ重ねて入力する必要はありません。今の画面と書類を見ながら、情報がどこで止まり、誰へ戻り、何を確認すれば進むのかを説明できるようにします。
3-2. ソフトはそのままでも、ソフトの前後の作業を任せられます
菅澤
カイポケ、ほのぼのNEXT、ワイズマンシステムSPなど、御社が使っている介護ソフトがあっても、その前後の確認や転記を職員が行っていることがあります。これは各製品の機能の優劣を意味しません。使っている契約、設定、サービス種別、他の事業所との受け渡しにより、御社の作業は変わるからです。本記事では未確認の製品機能や料金を比較せず、ソフトを操作している業務の担当をどう変えるかを扱います。
ソフトの役割と日々の作業を整理したい場合は、介護ソフトと請求・記録の運用を整理した記事も参考になります。AI社員AIKATAは、今のソフトをそのまま使い、画面操作も含めて事務を自動化します。製品の提供会社との提携を示すものではありません。御社の環境で受け渡す資料、使う画面、承認する人を確認したうえで、作業をひと続きに組み立てます。
ただし、紙の原本を受け取る、押印する、現物を渡すといった物理的な工程は自動化しきれません。原記録の内容を職員が書く仕事も残ります。そのため「全部なくなる」と考えるのではなく、物理的な受け渡し、専門的な判断、承認と、反復する事務処理を分けます。この境目が決まっていれば、現場は必要な記録を作り、事務の処理を任せ、管理者は確認が必要な部分に集中できます。
04 AUTOMATION AI社員AIKATAは、今の介護ソフトで受け取りから承認待ちまでを進めます 効率化と自動化の違い、任せる作業と残す判断
4-1. AIに質問する効率化と、毎月の事務を回す自動化は違います
山崎
AIに「この書類を要約してください」と聞き、回答を担当者が使うのは効率化です。作業の一部は速くなりますが、元資料を選ぶ、質問する、結果を確かめる、次の画面に移す、という進行は人が担います。一方、自動化では、受け取る資料、処理する内容、途中で止める条件、承認する人まで決め、毎日・毎月の流れとして動かします。人手不足への事務対策では、どちらを導入するのかを明確にします。
📚 用語解説
ワークフローの自動化：一つの操作を速くするだけでなく、資料の受け取り、入力、照合、例外の確認、承認待ちまでを連続した処理として設計することです。人による判断が必要な地点は、処理を止めて確認する流れに含めます。
Claude Code/CodexのようなAIのツールを使って仕組みを作る場合も、介護ソフトの画面を動かせることと、安全に毎月運用できることは別です。資料が足りないとき、二つの記録が食い違うとき、画面が変わったときにどう扱うかを決める必要があります。AI社員AIKATAでは、仕組みの構築と運用を引き受け、AIが処理した結果を人が品質チェックします。御社がAIの操作方法を学び、毎回指示を出す運用を前提にしません。
4-2. 国保連請求の準備を、受け取りから順番につなぎます
菅澤
最初は、ヘルパーや職員が書いた記録と、ケアマネジャーからの予定の変更などを集めます。次に利用者様ごとに予定と実績を照らし、記録の抜け、時間の違い、読み取れない文字を洗い出します。不明点をAIが想像して埋めるのではなく、確認の対象として分けることが大切です。記録にないサービスを作ったり、状態の評価を補ったりする処理ではありません。
確認が必要な場合は、現場やケアマネジャーへ尋ねる文面を準備し、事業所が承認してから送る流れにします。確認が済んだ実績を、今使っている介護ソフトへの取り込みや画面操作で入力します。入力後には、前月との違い、限度額に関する確認、返戻につながりそうな箇所などを点検します。加算の算定や例外の判断は管理者の方が行い、請求データの最終確認と国保連への伝送は事業所に残します。
| これまで事務の人がやっていた作業 | AI社員AIKATAに任せた後 | 御社に残ること |
|---|---|---|
| 複数の資料を探して対象者ごとにまとめる | 受け取った記録・予定を整理します | 元資料を作成し、必要な情報を受け渡します |
| 提供票と実績を一件ずつ見比べる | 照合してずれや不足を洗い出します | 原記録の事実や例外について回答・判断します |
| 確定した実績を介護ソフトへ入力する | 今のソフトへの入力を進めます | 入力済みの内容を確認・承認します |
| 返戻の資料と元の実績を探し直す | 原因の候補を洗い出します | 修正の判断と再度の伝送を行います |
| 利用者負担の請求書や口座振替データを作る | 請求書・領収書・振替データを準備します | 仕上がりを確認し承認します |
この分担で大切なのは、承認する人が何も分からないまま押す状態にしないことです。処理した結果、差があった箇所、確認が必要な内容を見て判断できるようにします。すべてを管理者が最初から打ち直して照合し直すなら、事務を任せた意味が薄れます。一方、内容を見ずに承認しても事業所の責任はなくなりません。御社の承認と、AI社員AIKATA側の品質チェックは、役割の異なる確認です。
4-3. 介護記録と加算書類も、内容を判断する人を変えずに進めます
山崎
介護記録では、手書きの記録やバイタルなどをデータ化し、介護ソフトへ入力する作業を任せられます。予定と実績の照合、ケアプランデータ連携で届いた予定の取り込み、ヒヤリハット報告の一覧化・集計も業務の範囲に含まれます。ただし、利用者様の状態を見立てること、事故の評価や対応を決定すること、現場の観察内容を書き直すことは別です。元の記録を作った職員と管理者が内容を確かめます。
処遇改善加算の書類では、賃金の集計、様式への転記、必要資料の不足チェックが中心です。研修や委員会の記録の整理、運営指導に向けた書類の不足確認も、必要なものをそろえる作業として任せられます。書類がそろったことをもって、法令や加算の要件をすべて満たすという保証にはしません。何を算定し、どう配分し、何を提出するかは、管理者や必要な資格者が判断します。
📚 用語解説
例外処理と承認：事前に決めた通常の処理に当てはまらない場合、勝手に進めず、根拠や差異を確認して判断を受けることです。介護の事務では、原記録の内容、算定、伝送などの責任を持つ人を明確にしておきます。
4-4. 法令、専門職の業務、個人情報の境目を契約に残します
菅澤
以下は、介護事業所向けの業務範囲として定めている注意事項です。ケアマネジャーの仕事や事業所の判断をAIの仕事にせず、請求準備と伝送の境目まで確認します。ここでの「当社」は、AI社員AIKATAを運営する弊社（株式会社GENAI）を指します。
ケアプランの作成やアセスメント、サービス担当者会議の運営は、介護保険法の決まりのもとで介護支援専門員が行う業務です。介護給付費の請求も、指定を受けた事業所の名前で行います。当社は実績の集計や請求データづくりを補助する立場で、加算の算定の判断と国保連への伝送は事業所に残ります。この分担は契約で決めておきましょう。
要介護度や病歴、認知症の状態、ご家族の連絡先など、利用者様の心身とご家庭の情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、介護ソフトへのアクセスはお任せいただく業務に必要な範囲に絞ります。紙の記録をどう受け渡し、どこに保管するかも、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。
記録が紙かタブレットか、提供票が居宅介護支援事業所からどの形で届くかは、事業所ごとに違います。導入前に事務職員の方の画面と書類を拝見しながら、記録の写し方と実績の締め方を整理します。切り替えは国保連請求を終えた後の時期にし、最初の月は事業所でも請求データを確かめていただくと安心です。
要介護度、病歴、認知症の状態、ご家族の連絡先などは、業務に必要な範囲で扱います。NDAを結ぶだけで運用が自動的に決まるわけではありません。どの資料をどう渡すか、介護ソフトのどの範囲へアクセスするか、紙の原記録をどこに置くかを事業所の規程に合わせて整理します。資格者の独占業務や事業所自身が行うべき判断は受託しません。勤務形態一覧表を作成しても、人員基準を満たすかの判断は管理者が行います。
05 BUILD OR DELEGATE 増員・外注・自作では、事務作業は片づかない 事務の運用を社内で抱え続けるかを比較します
4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較するのは、必要な介護職員を確保するための採用ではなく、繰り返す事務の処理と運用を御社が抱え続けるかどうかです。現場の勤務体制を整える採用・教育・定着は、引き続き必要です。事務職員の増員、従来型の外注、社内でのAI自作では、人を管理する仕事や仕組みを維持する仕事が御社に残ります。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①事務の人を増やす | 請求と記録を担当する人が増えます | 採用・教育・欠勤時の代替と引継ぎを御社が抱えます | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 一部の事務を社外へ渡せます | 依頼前の整理、説明、対象外の作業、手直しが残る形では負担が続きます | ✕ |
| ③社内でAIを自作する | 転記や集計を自動化できます | ルールの整理、検証、画面変更への修正を社内で担います | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 対象の事務と仕組みの構築・運用を任せます | 御社は必要な判断と仕上がりの承認を担います | ◎ |
この判定は、定型事務の運用を社内から手放すという目的に対する整理です。特定の外注会社やソフトの品質を比較した評価ではありません。外注契約の範囲はサービスによって異なるため、御社が確認するのは、処理の前後に残る作業と、運用を維持する責任です。AI社員AIKATAも業務代行（BPO）ですが、対象とする定型業務をAIと人の二重体制で受託し、その仕組みの構築・運用まで引き受ける点をここで比較しています。
5-1. 増員と部分的な外注では、採用・説明・手直しが残ります
山崎
事務職員の採用には、募集してから入職するまでの時間に加え、御社のサービスや介護ソフト、利用者様ごとの扱いを覚える時間が必要です。次の請求時期に間に合う保証はありません。忙しい時期に合わせて配置しても、落ち着いた時期の人件費や教育の負担は残ります。担当者の頭の中だけにルールが増えていけば、以前の担当者への依存を、新しい担当者への依存に置き換えることになります。
部分的な外注では、処理を頼む前に社内で資料を整え、不足を確認し、結果を受け取って再入力する流れが残ることがあります。外注先に説明するための一覧を別に作るようになれば、その作業も担当者に加わります。大切なのは依頼件数ではなく、受け取りから完成品までどこを引き受けてもらうかです。請求データだけを依頼しても、紙の記録、加算の書類、勤務形態一覧表が管理者に戻るなら、事務全体の負荷は続きます。
5-2. 社内のAI自作は、ルールと検証を維持する仕事になります
菅澤
Claude Code/Codexを使えば、事務の処理を組み立てるための支援を受けられます。しかし、御社の業務ルールは、ツールが最初から知っているものではありません。どの提供票を使うのか、予定変更をどう確認するのか、入力後に何を照合するのかを説明する必要があります。実績が欠けた場合や同じ情報が重なった場合にも、誤って進めないことを確かめる検証が欠かせません。
作った職員が異動したとき、どこを直せばよいかが分からなければ、第二の属人化が生まれます。報酬や様式、介護ソフトの画面が変わったときに誰が影響を確認するか、止まった処理をどう戻すかも必要です。画面で一度動いたことと、毎月の請求を安定して支えることは同じではありません。管理者が現場、採用、職員の教育に加えて仕組みの保守まで抱えることが、自作の壁になります。
06 AIKATA FOR CARE AI社員AIKATAが介護事業所で引き受ける事務と導入の進め方 請求、記録、加算書類、職員の事務を対象にします
6-1. 対象は、毎月繰り返す請求と記録の事務です
山崎
AI社員AIKATAは、介護事業所の国保連請求データの作成、サービス提供実績の集計、介護記録のデータ化、利用料の請求書作成、加算書類の下準備などを、AIと人の二重体制で引き受ける業務代行サービスです。対象の詳細は介護事業所向けのAI社員AIKATAのページで確認できます。ここからも、無料相談へ進めます。
| 業務のまとまり | AI社員AIKATAが担う作業 | 御社・専門職に残す役割 |
|---|---|---|
| 請求業務 | 実績の集計・照合、請求データ、利用者負担の請求書・領収書、口座振替データの作成 | 算定の判断、請求の最終確認、国保連への伝送 |
| 記録のデータ化 | 手書き記録やバイタルのデータ化、予定と実績の照合、ヒヤリハット報告の集計 | 現場の観察、記録内容の作成、ケアの判断 |
| 加算・運営の書類 | 賃金の集計、計画書・実績報告の下準備、書類の不足確認、研修・委員会記録の整理 | 加算取得・配分・提出の判断と実行 |
| 連絡・職員の事務 | 実績の送付準備、ご家族へのお知らせの下書き、勤務形態一覧表、勤怠の集計 | 内容の承認、人員基準の判断、ご家族への対応方針 |
国保連請求を任せた後に、介護記録のデータ化、処遇改善加算の書類、勤務形態一覧表の作成などへ対象を広げる場合も、業務ごとの入口と完成品、御社が承認する部分を確認します。対象を増やすことは、法令上の判断まで移すことではありません。ケアプランやアセスメント、サービス提供と記録の中身は、介護支援専門員や現場の職員の役割として残ります。
料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。月初の請求と処遇改善加算の計画書・実績報告が重なる時期も、人を新たに採用・教育して処理する形ではなく、受託した業務を進めます。ただし、これは介護職員の配置や物理的な仕事を代替する意味ではありません。御社が確保する必要のある人員と、定型事務の処理体制は分けて考えます。
6-2. マニュアルがなくても、事務職員の画面から引き継ぎます
菅澤
導入では、事務職員の方が普段使う介護ソフトや請求の伝送ソフトの画面と、紙の記録や提供票の流れを確認します。どの情報を受け取ってから入力するのか、どの違いを見つけたら現場に聞くのかを整理します。担当者が経験で判断していた順番や利用者様ごとのルールを、仕組みで参照する形へ落とし込みます。御社にAIの専門知識や、完成したマニュアルを求めるものではありません。
最初に見せる資料は、業務を理解するために必要な範囲で用意します。相談前から個人情報を含む大量の記録を送る必要はありません。資料を受け渡す段階で、NDAやアクセス範囲、紙の保管の決め方を確認します。処理の開始時期は国保連請求を終えた後など、通常の請求に影響しにくい時期を検討し、最初の月は御社でも請求データを確かめます。
引継ぎで確認したいのは、普段どおりに処理できる場合だけではありません。予定が変わったとき、記録が遅れたとき、提供票との内容が一致しないときに、誰がどの資料を見て決めるかも確認します。こうした違いを最初に整理しておくことで、通常の事務を任せながら、御社が必要な判断を行う形を作れます。AI社員AIKATAは、その仕組みの構築と運用を担います。
6-3. 日々は仕上がりの承認を中心に、判断が必要な内容へ時間を使います
山崎
AI社員AIKATAが処理した結果は人が品質チェックし、御社が最終確認と承認を行います。事業所のルールを仕組みに残すため、詳しい事務職員の方が休んだり、担当が変わったりしても、毎月の事務をその人の記憶だけに依存させない形にできます。承認者の不在に備える場合も、誰が確認を引き継ぐかは御社で決めます。処理を任せることと、承認する人を不要にすることは異なります。
ご家族へのお知らせや居宅介護支援事業所へ送る実績については、下書きや送付準備を任せ、内容を御社が承認する形です。相談の内容を理解して方針を決める仕事まで自動化するわけではありません。空いた時間を利用者様やご家族への対応、現場との調整へ回すために、連絡の裏側で繰り返している資料づくりを引き受けます。速さだけでなく、誰が内容を判断したかが分かる運用を重視します。
07 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけです 定型事務を抱え続けないための比較です
介護事業所の人手不足全体には、現場の人員、処遇、定着、教育、地域との連携といった課題があります。そのすべてを一つのサービスで解決できると考えてはいけません。ここでの比較は、その中の請求・記録・書類づくりという定型事務の運用を手放す目的に絞ります。手作業を続ける、ソフトを増やす、作業そのものをAI社員AIKATAに任せるときに、御社に何が残るかを見ます。
| 比較する点 | 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる |
|---|---|---|---|
| 忙しい時期の負荷 | ✕ 担当者の作業量に集中します | △ 操作や確認を担う人は必要です | ◎ 受託した事務の処理量を増やせます |
| 事業所・利用者様ごとのルール | △ 担当者の記憶に依存しがちです | △ 設定と運用の維持を社内で担います | ◎ ルールを仕組みに落とし込みます |
| 利用者様・ご家族への対応の速さ | ✕ 事務が重なると資料準備が後回しになります | △ 作業の進行と内容確認は社内に残ります | ○ お知らせの下書きや実績の送付準備を任せられます |
| 事務の人の採用と教育 | ✕ 欠員への備えと教育が続きます | △ 操作と運用の教育が必要です | ◎ 対象事務のための増員・教育を避けられます |
| 法令との線引き | ○ 事業所が役割を定めて運用します | ○ 事業所が役割を定めて運用します | ◎ 受託事務と資格者・事業所の判断を契約で区別します |
表の記号は、御社が定型事務の処理と運用を手放せるかという観点です。製品間の機能比較でも、法令を守る水準の順位でもありません。どの方法でも、介護サービスの提供、人員基準、ケアマネジャーの業務、算定や伝送の責任は適切に保つ必要があります。AI社員AIKATAに任せる場合は、事業所が使い慣れたソフトを残しながら、そこへ入力し、集計し、点検する工程を受託範囲として整理します。
7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
菅澤
対象の定型事務について、増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続けます。この比較で作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。御社は必要な原記録と判断を担い、仕上がりを承認します。現場の採用や教育を進めるためにも、管理者が請求の準備や集計を抱え続ける状態から、仕事の分担を変えることが出発点になります。
菅澤
08 NEXT ACTION 次の忙しい時期を、人を増やさずに越える準備を始めませんか 御社が任せられる定型事務を無料相談で整理します
次の月初にも、サービス提供実績の確認と国保連請求の準備は発生します。人を増やす・ソフトを替えると決める前に、いま管理者と事務職員の時間を使っている仕事を一度並べてみてください。「誰が休むと止まるか」「どの情報を何度も入力しているか」「何がそろえば承認できるか」を話せるだけでも、相談の出発点になります。完成したマニュアルは不要です。
8-1. 月初の請求から、任せられる業務をその場で整理します
山崎
AI社員AIKATAの無料相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応します。業務を棚卸しし、どの業務から任せられるか、どこまで受託し、どの判断を御社に残すかをその場で整理します。契約の義務はありません。請求、記録のデータ化、加算書類の下準備など、御社がいま抱えている作業から確認します。
人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いのカイポケ・ほのぼのNEXTなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
介護事業所の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
受託するのは事務の処理です。介護サービスの提供、ケアプラン・アセスメント、加算や人員基準の判断、請求データの最終確認と国保連への伝送は、事業所と担当する専門職に残ります。無料相談でも、この分担と個人情報の受け渡しを確認したうえで、開始する業務を整理します。
9. 介護事業所の人手不足と事務の自動化でよくある質問
Q. 介護の人手不足は、職員の離職だけが原因ですか？
山崎
A. 離職だけが原因ではありません。介護需要と働き手の供給、採用競争、処遇や働き方、事務の負担などを分けて見る必要があります。御社では応募から入職までの状況と、職員が続けにくい理由を確認し、月初に集中する請求や記録の事務も棚卸しします。
Q. 小さな介護事業所は、最初に何から取り組めばよいですか？
山崎
A. まず管理者が勤務体制と安全を確認し、職員の負担と反復事務を整理します。事務については、実績を集め、提供票と比べ、入力して請求データを作る一連の流れを書き出すと、任せられる範囲が見えます。規模だけで判断せず、誰が何を確認しているかを整理してください。
Q. 給与の見直しが難しい場合、定着のために何ができますか？
山崎
A. 休暇や勤務変更の相談、指導と相談の担当、評価の説明、教育の時間、仕事の偏りを確認します。処遇の課題を放置してよいという意味ではありません。管理者が請求準備に追われて面談できない状態なら、事務の分担を変え、職員と話す時間を確保することも検討できます。
Q. 採用募集をしても応募がない場合は、何を見直しますか？
山崎
A. 募集する仕事内容と勤務条件、教育の流れ、相談先を具体的に説明できているかを確認します。経路ごとに応募・面接・入職を分けて記録し、地域の募集状況とも照合します。現場の採用を続ける一方で、採用が決まるまで管理者が抱える請求・記録の事務は、別に任せる範囲を整理できます。
Q. 外国人介護人材を採用すれば、人手不足は解決しますか？
山崎
A. 採用だけで教育や定着、事務の課題まで解決するとは限りません。在留資格等の条件、対象サービス、必要な支援を公式情報で確認し、日本語、仕事の説明、生活面の相談を支える体制を準備します。受入れ人数の見込みを、自事業所で確保できる人数の保証として扱わないでください。
Q. 法令上、介護の事務をAI社員AIKATAに任せて問題ありませんか？
山崎
A. AI社員AIKATAが受託するのは、実績集計、請求データの作成と点検、記録のデータ化、書類の下準備などです。ケアプランの作成やアセスメント等は介護支援専門員、サービス提供と記録の中身は現場の職員に残します。加算の判断、請求の最終確認、国保連への伝送も御社が行います。個別の受託範囲と責任分担は契約で確認します。
Q. 今の介護ソフトのままで使えますか？
山崎
A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、カイポケ、ほのぼのNEXT、ワイズマンシステムSPなど、今お使いのソフトをそのまま使います。画面操作も含めて自動化するため、乗り換えを前提にしません。導入時に御社の画面、記録や提供票の受け渡し、承認の流れを確認します。
Q. 訪問介護と通所介護など、複数のサービスをまとめて任せられますか？
山崎
A. 任せられます。AI社員AIKATAは、訪問介護・通所介護・居宅介護支援など、サービスごとに異なるルールを仕組みに登録して処理します。対象の事務を整理し、事業所が判断する内容を確認します。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。
Q. 紙の記録や、読みにくい手書きがあっても相談できますか？
山崎
A. 相談できます。AI社員AIKATAは手書きの記録やバイタルのデータ化を引き受けます。読めない箇所や内容の不足は、元の記録を書いた職員などへ確認する必要があります。観察していない内容をAIが創作することはせず、原記録の作成と内容の確認は御社に残します。
Q. 処遇改善加算の計画書や実績報告も任せられますか？
山崎
A. AI社員AIKATAは、賃金データの集計、様式への転記、不足確認などの下準備を引き受けます。加算を取得するか、算定の要件を満たすか、どう配分するかは御社が判断します。必要に応じて資格者へ確認し、提出も事業所で行います。
Q. 導入時の引継ぎ資料やAIの知識は必要ですか？
山崎
A. 完成したマニュアルやAIの専門知識は必要ありません。AI社員AIKATAが事務職員の操作画面と書類を見ながら、作業を分解して整理します。個人情報の受け渡しとアクセス範囲はNDAと事業所の規程に沿って決め、請求後の時期などで切替えを検討します。
Q. 無料相談では、何を決められますか？
山崎
A. 60分のオンライン相談で、御社の事務を棚卸しし、どの業務から任せられるかと受託範囲を整理します。人を増やす・ソフトを替えると決める前に、請求や記録の流れを共有してください。契約の義務はなく、全国に対応します。
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山崎
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- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
