【2026年10月最新】介護記録アプリとは？選び方と、記録のデータ化・国保連請求の事務をアプリを替えずにAIに任せる方法

「介護記録をアプリにしたいが、種類が多くて何を基準に選べばいいのか分からない」「アプリを入れたのに、事務所の仕事はあまり減っていない」——介護事業所の管理者や事務長の方から、よく聞かれるご相談です。

結論から言うと、介護記録アプリは「記録に特化したタイプか、訪問に特化したタイプか、介護ソフトと一体のタイプか」「使っている介護ソフトや請求との連携」「現場の職員が迷わず使えるか」「サポートと制度改正への対応」の4つで選ぶのが基本です。ただ、どのアプリを選んでも、提供票との突き合わせ、返戻の原因探し、処遇改善加算の書類づくりのように、事務職員や管理者の手に残る作業があります。

この記事では、介護記録アプリのタイプ、選び方、導入の進め方、つまずきやすい点を整理します。そのうえで後半では、アプリや介護ソフトを入れ替えずに、事務作業そのものをAIに任せる道を、AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）の仕組みと、介護保険法のもとで職員とケアマネジャーに残る業務との線引きを含めて解説します。介護ソフトの選び方は、介護ソフトの記事もあわせてご覧ください。

01 WHAT IS A CARE RECORD APP 介護記録アプリとは？できることと3つのタイプ 紙の記録をタブレットやスマホに置き換え、情報共有を速くする道具

1-1. 介護記録アプリでできること

機能	できること
介護記録	サービス提供の内容、バイタル、食事・排せつなどの記録。音声入力に対応する製品もある
スケジュール管理	訪問や通所の予定の管理、職員の配置の確認
帳票の作成	記録をもとにした各種の帳票やモニタリングの資料の作成
家族との共有	記録の一部をご家族と共有する機能を持つ製品もある
請求への連携	記録した実績を、国保連への請求や利用者様への請求につなげる。連携の範囲は製品ごとに違う

1-2. 介護記録アプリの3つのタイプ

比較サイトの整理を見ると、介護記録アプリは、大きく記録に特化したタイプ、訪問介護に特化したタイプ、介護ソフトと一体になったタイプに分けて説明されることが多くあります。どのタイプが良い悪いという話ではなく、事業所のサービスの種類と、いま使っている介護ソフトの状況で、合うタイプが変わります。

02 WHY SWITCH 介護記録アプリを入れたくなる4つのきっかけ 二度手間・読みにくい字・情報共有・請求との連携

2-1. きっかけ①：紙の記録を事務所で打ち直している

現場の職員が紙に書いた記録やバイタルを、事務所で介護ソフトへ入力し直す二度手間が続いている。この状況は、記録アプリの導入の最も多いきっかけです。読みにくい字の確認で手が止まることもあります。

2-2. きっかけ②：職員どうしで情報が共有できない

申し送りが紙やホワイトボードに頼っていると、勤務が違う職員に情報が届きません。訪問介護では、事業所に戻らないと記録が読めないという不便も出ます。

2-3. きっかけ③：記録と請求がつながっていない

記録は別のアプリや紙、請求は介護ソフトと分かれていると、実績の転記が必要になります。連携の範囲は製品ごとに違い、連携できても別料金の場合があるため、公式情報で確かめる点です。

2-4. きっかけ④：制度改正への対応が不安

報酬改定のたびに、加算の要件や様式が変わります。記録の項目や帳票が改正に合わせて更新されるか、更新の費用がかかるかは、サポートの範囲として確かめておきます。

03 HOW TO CHOOSE 介護記録アプリの選び方：4つの基準 タイプ・連携・現場の使いやすさ・サポートと制度改正

基準	確かめること	確かめ方
サービスの種類に合うタイプか	訪問・通所・居宅など、運営するサービスに対応しているか。複数サービスを一つで扱えるか	公式サイトの対応サービスを確かめ、併設の場合は一つで扱えるかを問い合わせる
いまの介護ソフトや請求と連携するか	使っている介護ソフトと連携しているか。連携が別料金になる場合があるか	連携先の一覧と料金体系を、公式情報で確かめる
現場の職員が迷わず使えるか	入力のしやすさ、音声入力の精度、タブレットやスマホでの操作感	無料体験で、現場の職員に自事業所の言葉で試してもらう
サポートと制度改正への対応	問い合わせの窓口、報酬改定時の更新の範囲と費用	導入前に、サポートの範囲と費用を問い合わせる

3-1. 導入前に確かめたい3つのこと

もう1つの視点が、導入そのものの負担です。現場の職員全員が新しい操作を覚え、過去のデータの扱いを決め、紙との並行運用の期間を過ごす。その間も、毎月の請求は止められません。導入の時期は、国保連への請求を終えた後の落ち着いた時期を選ぶのが現実的です。

04 HOW TO INTRODUCE 介護記録アプリを導入するときの進め方 請求を止めずに、小さく確かめながら進める

4-1. よくある失敗と避け方

05 SYSTEMS 記録アプリ・介護ソフト・請求の関係と、手作業が残る場所 システムは入っていても、事務は人の手で残っていることが多い

介護事業所の事務の流れは、一般に次のようにつながっています。現場の職員が記録を残し、ケアマネジャーから届く提供票と実績を突き合わせ、介護ソフトで請求データを作り、国保連へ伝送する。利用者様には負担分の請求書を出します。製品ごとの機能や連携の範囲、料金は、各社の公式サイトで確かめてください。

5-1. 連携があっても、手作業は残る

記録アプリと介護ソフトが連携していても、事務が自動で終わるわけではありません。たとえば次のような作業は、多くの事業所で人の手が残っています。

5-2. ソフトを替えれば、解決するのか

記録から請求まで一体のソフトに替えれば、紙からの打ち直しは減らせます。その代わり、現場の職員全員が新しい操作を覚え、過去のデータの移し替えも必要です。替えた後も、提供票とのずれの確認や返戻の対応、加算の書類づくりは人の手に残ります。ソフトの比較は大切ですが、それだけで事務が片づくとは限りません。

「いま使っているソフトのまま、手作業の部分だけをどうするか」という視点を持つと、選べる道が広がります。

06 LIMITS OF MANUAL WORK 介護事業所の事務が、手作業では回らなくなる瞬間 月初の国保連請求と、処遇改善加算の計画書・実績報告が重なる

介護の事務は、サービスの種類ごとに単位数や加算の決まりが違い、利用者様ごとに要介護度や区分支給限度基準額、負担割合も異なります。毎月の請求は、ケアマネジャーから届く提供票と実績を突き合わせてから作るため、月末から翌月の請求期限までに作業が集中します。報酬改定のたびに加算の要件や様式も変わり、処遇改善加算の計画書と実績報告も毎年続きます。

6-1. 現場の人手不足で、事務の採用が後回しになる

人手不足はまず現場の介護職員で起き、事務の担当の採用は後に回されがちです。請求に慣れた事務職員を採れても、サービスごとの加算や返戻の読み方を覚えるまでに時間がかかります。

6-2. 管理者が現場と事務を兼ねて、休むと止まる

管理者や生活相談員が現場と事務を兼ねている事業所では、その人が休むだけで請求が遅れる形になっています。毎年の加算の書類づくりも、管理者一人に集中します。

6-3. よくある4つの悩み

これらは、事務職員や管理者の努力が足りないから起きるのではありません。サービスと加算の決まりが多く、確認する書類が多い構造の中で、事務の量が人の手を超えているからです。そして、ソフトを替えなくても、この作業そのものを任せる道があります。次の章で、その中身を説明します。

07 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで事務作業を「自動化」する——介護報酬の請求を請求準備まで 効率化ではなく自動化。いまの介護ソフトのまま、ひと続きの流れをAIが進める

7-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎月の作業を自動で回す」は別物

ChatGPTのような対話型のAIに、ご家族へのお知らせの文面を考えてもらうのは効率化です。人が作業の主体で、AIは文章を考える手間を減らしてくれます。ただ、記録を集める、画面を開く、貼り付ける、という作業は人の手に残ります。

Claude Code／Codexで業務の流れを組み立て、必要に応じて画面操作やデータ連携の仕組みを足し、決まったきっかけで動く仕組みと組み合わせて作るのが自動化です。「月末に実績が締まったら、提供票と突き合わせ、記録の抜けを洗い出し、請求データを作り、請求準備までそろえる」という一連の流れを、あらかじめ設計しておきます。あとは決まったきっかけで、集める、照らす、といった作業は人が手を動かさなくても進み、確認と承認は人が行います。人の仕事は、出来上がったものを確認して承認することです。

7-2. 介護報酬の請求を、ひと続きの流れで

たとえば介護報酬の請求は、介護ソフトへ実績を打ち込む所だけを自動にするのではなく、次の流れ全体をAIが進めます。AIが洗い出した結果は、すべて当社の人が確かめてから事業所にお渡しします。

7-3. これまでの事務 vs AIに任せた後

これまで事務職員の方がやっていた作業	AIに任せた後
紙の記録・介護ソフト・FAXを見回り、利用者様ごとに実績を集める	紙の写真もメールも、AIが拾って利用者様ごとに仕分ける
提供票と記録を一枚ずつ見比べ、抜けやずれを探す	予定と実績をAIが照らし、違いだけを一覧にする
現場の職員やケアマネジャーに電話で聞き、返事を待って直す	確認文をAIが作り、承認すると送られ、返事を読み取って直す
請求データを出して前月と見比べ、返戻になりそうな所を探す	前月との違い・提供票の限度額の枠・返戻の芽をAIが洗い出して止める
手書きの記録やバイタルを、介護ソフトに打ち直す	紙の記録をAIが読み取り、介護ソフトへの入力まで当社で。職員は確認・承認するだけ
賃金や手当を集め、処遇改善加算の様式へ一つずつ転記する	賃金データの集計と様式への転記、不足の確認までをAIが行う

ポイントは、いまお使いの介護ソフトや記録アプリをそのまま使い続けられることです（画面操作の可否は仕様と利用条件によります）。ソフトの入れ替えとは違い、現場の職員の方が操作を覚え直す必要はありません。手作業の「受け取り・入力・照合・チェック・下書き」の部分が、AIの仕事に置き換わります。

7-4. 介護保険法とケアマネ業務との線引きを、先に決めておく

このほか、介護サービスの提供と記録の中身を書くこと、加算を取るかどうか・どう配分するかの判断、人員基準を満たしているかの判断も、事業所が行います。AIが担うのは、そのための材料をそろえる作業です。

08 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作では、事務作業は片づかない 4つの道のうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ

事務の悩みへの対処は、大きく4つあります。4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけで、事務そのものは片づきません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①事務職員を増やす	人が増えれば、月初の負担が軽くなる	介護職員の採用を優先するうちに事務の採用は先送りになりやすい。採れても、サービスごとの加算や返戻の読み方を覚えるまで時間がかかり、辞めれば管理者が請求を抱える形に戻る	✕
②介護請求の代行会社に外注する	プロに任せれば片づく	利用者様の数やサービスの種類に応じて料金が決まることが多く、併設サービスを増やすほど費用も上がる。実績や提供票を渡す作業は事業所に残り、記録のデータ化や加算の書類までは頼めない場合もある	✕
③介護ソフトの自動化を自作する	自分たちで作れば安く済む	現場と事務を兼ねる職員が作り込む時間を取れない。報酬改定やソフトの画面が変わるたびに直しが要り、作った職員が異動や退職をすると止まる	✕
④AI社員AIKATAに任せる	作業そのものを手放したい	いまの介護ソフトのまま（画面操作の可否は仕様と利用条件による）、仕組みの構築と運用をAIKATAが行う。事業所は仕上がりの承認だけ	◎

8-1. ①増員・②外注で片づかない理由

8-2. ③自作の壁

09 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAは、介護事業所の事務を丸ごと引き受ける AIと人の二重体制で、請求・記録・加算書類の事務を受託する

AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページにあるとおり、国保連の請求データ作成、サービス提供実績の集計、介護記録のデータ化、加算書類の下準備といった事務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行（BPO）サービスです。

9-1. 引き受ける事務の中身

まとまり	引き受ける業務	事業所に残る判断
請求業務	サービス提供実績の集計と照合、国保連への請求データの作成、返戻・過誤の原因の洗い出し、利用者負担の請求書・領収書の作成、口座振替データの作成	請求データの最終確認と伝送
記録のデータ化	手書きの記録・バイタルのデータ化、提供票の予定と実績の突き合わせ、ケアプランデータ連携の取り込み、ヒヤリハット報告の一覧化・集計	記録の中身を書くこと（現場の職員）
加算・運営の書類	処遇改善加算の計画書・実績報告書の下準備と賃金の集計、運営指導に向けた書類の不足チェック、研修・委員会の記録の整理	加算を取るか・どう配分するかの判断と提出
連絡・職員の事務	居宅介護支援事業所への実績の送付準備、ご家族へのお知らせの下書き、勤務形態一覧表の作成、職員の勤怠データの集計	人員基準を満たしているかの判断（管理者）

9-2. 仕組みの特徴

AIKATAを使う介護事業所では、実績の集計から請求データの作成までを当社が用意し、提供票とのずれはAIが洗い出して、事業所は内容を確認・承認するだけ、という形で運用しています。同じ形で、記録のデータ化は職員が確認するだけ、加算の書類は管理者が承認するだけ、になります。

9-3. できないこと・事業所に残ること

要介護度や病歴、認知症の状態、ご家族の連絡先など、利用者様の心身とご家庭の情報は、秘密保持契約（NDA）を結んだうえで、介護ソフトへのアクセスを任せる業務に必要な範囲に絞ってお預かりします。紙の記録の受け渡しと保管場所は、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。料金は、月額の定額で、サービスを併設しても、利用者様が増えても変わりません。

10 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業のまま／ソフトの追加・乗り換え／AIKATAに任せる の3択

	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
忙しい時期の負荷	✕ 月初に事務所が手一杯になる	△ 記録の打ち直しは減るが、突き合わせと点検は残る	◎ 人を増やさず、処理量だけ増やせる
事業所ごとのルール	△ 経験者の頭の中にある	△ 製品の仕様の範囲になる	◎ 手順として仕組みに残る
返戻・確認への対応の速さ	✕ 原因探しに時間がかかる	△ 返戻の一覧が出る範囲まで	◎ 原因の候補をそろえて知らせる
事務の人の採用と教育	✕ 採用難と教育のくり返し	△ 新しい操作の教育が増える	◎ 採用も教育も要らない
法令の線引き	○ 事業所ですべて行う	○ 事業所ですべて行う	◎ ケアプランと加算の判断は事業所、事務だけを任せる形で明確

10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・ソフトの乗り換えは、どれも事業所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。

次の月初の請求と加算の書類を、人を増やさずに越える準備を始めませんか

事務職員を増やす、ソフトを入れ替えると決める前に、まず無料相談で、国保連請求・記録のデータ化・処遇改善加算の書類のうち、どの事務から任せられるかを整理しましょう。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行います。契約の義務はありません。
詳しくは、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページをご覧ください。

人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いのカイポケ・ほのぼのNEXTなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 介護記録アプリは何を基準に選べばよいですか？

A. 運営するサービスに合うタイプか、いま使っている介護ソフトや請求と連携するか、現場の職員が迷わず使えるか、サポートと制度改正への対応が続くか、の4つが基本です。比較表の印の数よりも、事業所で時間を取られている作業がそのアプリで減るのかを、無料体験で確かめてください。料金や機能は、各製品の公式サイトで最新の内容を確かめてください。

Q. 記録アプリを入れれば、事務所の仕事は減りますか？

A. 紙の記録の打ち直しなど、減る作業はあります。一方で、提供票との突き合わせ、返戻の原因探し、処遇改善加算の書類づくりのように、記録アプリを入れても人の手に残る作業もあります。検討するときは、アプリで解決する作業と、アプリの外に残る作業を分けて考えると、期待とのずれが小さくなります。

Q. 介護保険法との関係で問題はありませんか？

A. 当社がお引き受けするのは、実績の集計・請求データの作成とチェック・記録のデータ化・書類の下準備など、事業所の事務作業です。ケアプランの作成やアセスメントはケアマネジャー、介護サービスの提供と記録の内容は御社の職員の方が行います。請求データの最終確認と国保連への送信も御社で行っていただく運用のため、事業所としての責任の所在が曖昧になることはありません。

Q. 今使っている介護ソフトや記録アプリのままで使えますか？

A. 使えます。AI社員AIKATAは、特定のソフトに限定せず、カイポケ・ほのぼのNEXT・ワイズマンシステムSPなど、いま御社がお使いの介護ソフトをそのまま使います。乗り換えは要りません。画面操作で自動化できるかは、ソフトの仕様と利用条件によります。できない場合はデータの受け渡しなど別の方法を、導入前に一緒に確かめて決めます。

Q. 訪問と通所など、複数のサービスをまとめて任せられますか？

A. 任せられます。訪問介護・通所介護・居宅介護支援など、サービスごとに違う加算や請求のルールを仕組みに登録し、それを参照して処理します。サービスや事業所が増えても、料金は月額の定額のままです。

Q. 利用者様の情報を外部に預けても大丈夫ですか？

A. 要介護度や病歴、認知症の状態、ご家族の連絡先など、利用者様の心身とご家庭の情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、介護ソフトへのアクセスはお任せいただく業務に必要な範囲に絞ります。紙の記録をどう受け渡し、どこに保管するかも、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。

Q. いつから始めるのがよいですか？

A. 記録が紙かタブレットか、提供票がどの形で届くかは事業所ごとに違います。導入前に事務職員の方の画面と書類を拝見しながら、記録の写し方と実績の締め方を整理します。切り替えは国保連請求を終えた後の時期にし、最初の月は事業所でも請求データを確かめていただくと安心です。まず無料相談で、時期と任せる範囲を整理できます。

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