【2026年10月最新】介護ソフトの選び方｜種類・機能・比較の基準と、ソフトを替えても残る事務の減らし方
aikanri-admin
「介護ソフトを入れ替えたいが、種類が多くて何を基準に選べばいいのか分からない」「いま使っているソフトのまま、事務の負担だけ減らせないか」——介護事業所の管理者や事務長の方から、よく聞かれるご相談です。
結論から言うと、介護ソフトは「サービスの形態」「必要な機能」「現場の操作のしやすさ」「制度改正への対応」の4つで選ぶのが基本です。ただ、どのソフトを選んでも、提供票との突き合わせ、返戻の対応、加算の書類づくりのように、事務職員の手に残る作業があります。
この記事では、介護ソフトの種類、機能、選び方、導入前に確かめたい点を整理します。そのうえで後半では、ソフトを入れ替えずに、事務の作業そのものをAIに任せる道を、AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）の仕組みと、介護保険法・ケアマネジャーの業務との線引きを含めて解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 WHAT IS CARE SOFTWARE 介護ソフトとは？3つのタイプと主な機能 総合型・業務管理型・請求特化型に分けて考える
📚 用語解説
介護ソフト：利用者様の情報、介護記録、ケアプランの予定、サービス提供の実績、介護報酬の請求、職員のシフトなどを管理するソフト。カイポケ、ほのぼのNEXT、ワイズマンシステムSP、カナミッククラウドサービス、介舟ファミリーなどが知られる。機能や対応するサービスの種類、料金は製品ごとに違うため、詳しくは各製品の公式サイトで確かめる。
介護ソフトは、一般に次の3つのタイプに分けて説明されることが多くあります。分け方は解説する媒体によって少し違うため、ここでは考え方の目安としてご覧ください。
| タイプ | 特徴 | 向く事業所 |
|---|---|---|
| 総合型（オールインワン） | 利用者情報、記録、スケジュール、請求などを1つにまとめて扱える | 訪問・通所・居宅介護支援など、複数のサービスを運営している法人 |
| 業務・スケジュール管理型 | 職員の訪問予定、シフト、サービス提供の予定の管理が中心 | 訪問系など、予定と配置の管理が重い事業所 |
| 請求特化型 | 提供実績から介護給付費の請求データを作る機能が中心 | 請求の作業に時間がかかり、再提出や差し戻しが出ている事業所 |
1-1. 介護ソフトの主な機能
| 機能 | できること |
|---|---|
| 利用者情報の管理 | 氏名、要介護度、認定の有効期間、サービス利用の履歴などを登録・管理する |
| 介護記録 | 日々のサービス内容やバイタルを記録し、過去のデータを検索・閲覧する |
| ケアプラン・予定 | 居宅サービス計画や、サービス提供の予定を管理する |
| 請求 | サービス提供の実績から、介護給付費の請求データや利用者様への請求書を作る |
| 職員の管理 | シフト、勤怠、勤務形態の管理を補助する |
ここまでが、介護ソフトが担う範囲です。ソフトは記録を「保存して計算する」道具で、記録を「集めて、確かめて、写す」作業までは、多くの場合、人の手に残ります。この違いが、後の章の大きなテーマになります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
02 WHY SWITCH 介護ソフトを見直したくなる4つのきっかけ 使いにくさ・制度改正・事業の拡大・サポートへの不満
2-1. きっかけ①：現場の職員が使いこなせない
画面が複雑で、入力に時間がかかる。職員によって使い方に差が出る。こうした状況では、記録が紙に戻り、事務所で入力し直す二度手間が生まれます。
2-2. きっかけ②：制度改正への対応が負担になる
介護報酬の改定のたびに、加算の要件や様式が変わります。ソフトが改定に対応しているか、対応にどのくらいの時間と費用がかかるかは、見直しの大きな理由になります。制度の内容は、厚生労働省や自治体の最新の案内で確かめてください。
📚 用語解説
処遇改善加算：正式名称は介護職員等処遇改善加算。介護職員などの賃金の改善に充てることを目的に、事業所が要件を満たした場合に算定できる介護報酬上の加算。計画書の提出と、年度ごとの実績報告が求められる。区分や要件は報酬改定で変わるため、最新の内容は厚生労働省や自治体の案内で確かめる。
2-3. きっかけ③：サービスを増やす・拠点が増える
訪問介護に加えて通所介護を始める、拠点を増やす、といった変化のときに、いまのソフトが対応できるかを確かめる必要が出ます。複数のサービスや拠点を1つにまとめて扱えるかは、選ぶときの大きな基準です。
2-4. きっかけ④：サポートや費用への不満
問い合わせへの返事が遅い、追加の費用が想定より増える。こうした不満も、見直しの動機になります。契約期間や解約の条件、データを持ち出せるかどうかは、導入の時点で確かめておく点です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
03 HOW TO CHOOSE 介護ソフトの選び方：4つの基準 サービス形態・機能・操作性・制度改正への対応
| 基準 | 確かめること | 確かめ方 |
|---|---|---|
| サービス形態に合うか | 訪問・通所・施設・居宅介護支援など、運営しているサービスに対応しているか | 公式サイトの対応サービスを確かめ、併設の場合は複数サービスを1つで扱えるかを問い合わせる |
| 必要な機能があるか | 記録、請求、予定、シフトなど、悩みのある機能が含まれているか | 悩みの作業を書き出し、その作業がソフトで完結するかを確かめる |
| 現場で使えるか | 職員が迷わず入力できる操作か。タブレットなど、使う機器に対応しているか | 無料体験やデモで、実際の職員に触ってもらう |
| 制度改正に対応するか | 報酬改定のたびの更新が、どのような形で行われるか | 更新の方法、対応の時期、費用の扱いを問い合わせる |
3-1. 導入前に確かめたい3つのこと
機能の一覧表で多くの項目に印が付いていても、実際にどの作業が楽になるかは、事業所の運用によって違います。比較表の印の数ではなく、御社で時間を取られている作業が、そのソフトで減るのかを、デモの場面で確かめてください。
もう1つの視点が、入れ替えそのものの負担です。現場の職員全員が新しい操作を覚え、過去のデータを移し、国保連への伝送の手順も確かめ直す。その間も、毎月の請求は止められません。入れ替えの時期は、請求を終えた後の落ち着いたタイミングを選ぶのが現実的です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
04 HOW TO SWITCH 介護ソフトを入れ替えるときの進め方 請求を止めずに、小さく確かめながら進める
4-1. よくある失敗と避け方
ソフトを替えても減らない作業があります。紙の記録の写し、提供票との突き合わせ、返戻の原因探し、加算の書類づくりなどです。入れ替えの検討と並べて、この一覧を作っておくと、ソフトだけで解決しようとする期待のずれを避けられます。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
05 REMAINING WORK どのソフトを入れても、事務職員に手作業が残る場所 ソフトは入っていても、事務は人の手で残っていることが多い
📚 用語解説
国保連請求：介護サービスの事業所が、利用者様に提供したサービスの介護報酬を、国民健康保険団体連合会（国保連）を通じて請求する手続き。毎月、サービスの実績をもとに請求データを作って伝送する。請求の内容に不備や不一致があると、返戻や保留になることがあり、その扱いは国保連の最新の案内で確かめる。
📚 用語解説
提供票：居宅介護支援事業所のケアマネジャーが作成し、サービス事業所へ届ける、月ごとのサービス提供の予定表。事業所は提供票をもとにサービスを提供し、実績を記録する。月末には予定と実績が合っているかを確かめ、請求の根拠にする。
介護事業所の事務の流れは、一般に次のようにつながっています。居宅介護支援事業所から提供票が届き、サービスを提供して実績を記録し、月末に実績を締め、国保連へ請求し、利用者様へ利用料の請求書を出します。ソフトが受け持つのは、この流れの中の「保存と計算」の部分です。
5-1. ソフトがあっても人の手が残る6つの作業
5-2. 入れ替えれば解決するのか
記録から請求まで一体のソフトに替えれば、紙からの打ち直しは減らせます。ただ、現場の職員全員が新しい操作を覚え、過去のデータの移し替えも必要です。そして替えた後も、提供票とのずれの確認、返戻の対応、加算の書類づくりは、人の手に残ります。
ソフトにはそれぞれ得意なことがあり、どれが良い悪いという話ではありません。「いま使っているソフトのまま、手作業の部分をどうするか」という視点を持つと、選べる道が広がります。ソフト名は例として挙げたもので、各社との提携を意味するものではありません。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
06 LIMITS OF MANUAL WORK 介護事業所の事務が、手作業では回らなくなる瞬間 月末の実績締めから請求期限までの短い間に、事務が一気に集中する
介護の事務は、サービスの種類ごとに単位数や加算の決まりが違い、利用者様ごとに要介護度や区分支給限度基準額、負担割合も異なります。毎月の請求は、ケアマネジャーから届く提供票と実績を突き合わせてから作るため、月末から翌月の請求期限までの短い間に作業が集中します。
6-1. 月初に、事務所が手一杯になる
月末に実績が締まってから請求期限まで日がなく、実績の突き合わせと入力に追われます。その間、返戻の対応や、ご家族からの問い合わせ、加算の書類づくりも重なります。月初は事務所が手一杯になり、現場の支えに手が回らなくなりがちです。
6-2. 請求に慣れた一人に、仕事が集まる
サービスごとの加算や返戻の読み方は、請求に慣れた職員の経験に頼っていることが多く、その方が休むと請求が遅れます。新しく人を採っても、覚えるまでに時間がかかり、報酬改定のたびに様式や要件も変わるため、教え直しが続きます。
6-3. よくある4つの悩み
これらは、職員の努力が足りないから起きるのではありません。サービスと利用者様ごとの決まりが多く、それを覚えている人が限られる構造の中で、事務の量が人の手を超えているからです。そして、ソフトを替えなくても、この作業そのものを任せる道があります。次の章で、その中身を説明します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
07 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで事務作業を「自動化」する——実績の受け取りから請求データの準備まで 効率化ではなく自動化。いまの介護ソフトのまま、ひと続きの流れをAIが進める
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。質問に答えるだけのAIと違い、コードを書き、ファイルやコマンドを操作して、データの照合や文書の作成といった作業そのものを実行するAIエージェント。画面を操作する場合は、そのための仕組みを組み合わせて使う。日本語の指示で業務の流れを組み立てられるが、設計と検証は専門家が行うのが安全。
7-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎月の作業を自動で回す」は別物
ChatGPTのような対話型のAIに、加算の書類の文面案や、ご家族へのお知らせの下書きを相談するのは効率化です。人が作業の主体で、AIは考える手間を減らしてくれます。ただ、実績を集める、提供票と照らす、介護ソフトに打ち込む、という作業は人の手に残ります。
Claude Code／Codexで業務の流れを組み立て、決まったきっかけで動く仕組み（スケジュール実行など）と組み合わせて作るのが自動化です。「月末の実績締めの後に、記録と予定の変更を集め、提供票と照合し、抜けやずれを洗い出し、介護ソフトに入力し、請求前に点検して、請求データの準備までそろえる」という一連の流れを、あらかじめ設計しておきます。あとは決まったきっかけで、入力や照合といった作業は人が手を動かさなくても進み、確認と承認は人が行います。人の仕事は、出来上がったものを確認して承認することです。
7-2. 介護報酬の請求を、ひと続きの流れで
たとえば介護報酬の請求は、介護ソフトへ実績を打ち込む所だけを自動にするのではなく、次の流れ全体をAIが進めます。
7-3. これまでの事務 vs AIに任せた後
| これまで事務職員の方がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 紙の記録やバイタルを見ながら、介護ソフトに一件ずつ入力し直す | 紙の記録の写真をAIが読み取りデータ化し、介護ソフトへの入力まで進める |
| 提供票と記録を一枚ずつ見比べ、抜けやずれを探す | 予定と実績を利用者様ごとにAIが照らし、ずれの一覧が届く |
| 返戻のたびに、提供票と実績、被保険者の情報を見比べて原因を探す | 原因の候補をAIがそろえてお知らせする |
| 利用者様ごとの請求書と、口座振替のデータを手で作る | 請求書と振替データが、承認待ちの状態で届く |
| 賃金や手当を集めて、加算の様式へ一つずつ転記する | 賃金の集計と様式への転記をAIが行い、不足の確認まで進める |
ポイントは、いまお使いの介護ソフトをそのまま使い続けられることです。現場の職員が操作を覚え直す必要はなく、居宅介護支援事業所とのやり取りの形もそのままです。画面操作で自動化できるかは、ソフトの仕様と利用条件を、導入前に一緒に確かめます。手作業の「受け取り・入力・照合・チェック・書類づくり」の部分が、AIの仕事に置き換わります。
7-4. 介護保険法・ケアマネ業務との線引きを、先に決めておく
ケアプランの作成やアセスメント、サービス担当者会議の運営は、介護保険法の決まりのもとで介護支援専門員が行う業務です。介護給付費の請求も、指定を受けた事業所の名前で行います。AIが担うのは、実績の集計や請求データづくりの補助までです。加算を算定するかどうかの判断と、国保連への伝送は事業所に残ります。この分担は、契約で決めておきましょう。
このほか、利用者様の状態の見立て、介護サービスの内容、記録の中身を書くことは、御社の職員の方が行います。AIが担うのは、そのための記録や資料をそろえる、書かれた内容を写す、といった作業です。また、利用者様の心身の情報を扱うため、秘密保持契約を結び、介護ソフトへのアクセスは業務に必要な範囲に絞ることを、先に確かめてください。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
08 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作では、事務作業は片づかない 4つの道のうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ
介護事業所の事務の悩みへの対処は、大きく4つあります。4つのうち3つは、事業所の悩みを別の悩みに置き換えるだけで、事務そのものは片づきません。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①事務職員を採用して増やす | 人が増えれば、月初の負担は軽くなる | 介護職員の採用を優先するうちに、事務の採用は先送りになりやすい。採れても加算や返戻の読み方を覚えるまで時間がかかり、辞めれば管理者が請求を抱える形に戻る | ✕ |
| ②請求の代行会社に外注する | プロに任せれば片づく | 料金は利用者様の数やサービスの種類に応じて決まることが多く、事業所や併設サービスを増やすほど費用も上がる。実績や提供票を渡す作業は事業所に残り、記録のデータ化や加算の書類までは頼めない場合もある | ✕ |
| ③RPAや生成AIの仕組みを自分たちで作る | 自分たちで作れば安く済む | 現場と事務を兼ねる職員が作り込む時間を取るのは難しく、報酬改定やソフトの画面が変わるたびに直しが要る。作った職員が異動や退職をすると止まる | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | いまの介護ソフトの画面のまま、仕組みの構築と運用をAIKATAが行う。事業所は仕上がりの承認だけ | ◎ |
8-1. ①増員・②外注で片づかない理由
8-2. ③自作の壁
代表菅澤
AI鬼管理山崎
09 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAは、介護事業所の事務職員の業務を丸ごと引き受ける AIと人の二重体制で、請求・記録・加算書類の事務を受託する
AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページにあるとおり、サービス提供実績の集計、国保連への請求データの作成、介護記録のデータ化、利用者様への請求書の作成、加算書類の下準備といった事務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行（BPO）サービスです。
9-1. 引き受ける事務の中身
| まとまり | 引き受ける業務 | 事業所に残る判断・作業 |
|---|---|---|
| 請求業務 | サービス提供実績の集計と照合、国保連への請求データの作成、返戻・過誤の原因の洗い出し、利用者負担の請求書・領収書の作成、口座振替データの作成 | 請求データの最終確認と伝送 |
| 記録のデータ化 | 手書きの記録・バイタルのデータ化、提供票の予定と実績の突き合わせ、ケアプランデータ連携の取り込み、ヒヤリハット報告の一覧化・集計 | 記録の中身を書くこと |
| 加算・運営の書類 | 処遇改善加算の計画書の下準備、実績報告書の下準備と賃金の集計、運営指導に向けた書類の不足チェック、研修・委員会の記録の整理 | 加算を取るか、どう配分するかの判断と提出 |
| 連絡・職員の事務 | 居宅介護支援事業所への実績の送付準備、ご家族へのお知らせの下書き、勤務形態一覧表の作成、職員の勤怠データの集計 | 人員基準を満たしているかの判断 |
9-2. 仕組みの特徴
AIKATAを使う介護事業所では、国保連請求をお任せいただいたあとから、介護記録のデータ化・処遇改善加算の書類・勤務形態一覧表の作成も追加でご依頼いただく、という形で運用しています。いずれも、管理者や事務職員の方は、出来上がった請求データや入力済みの記録を確認して承認するだけの形になります。
9-3. できないこと・事業所に残ること
利用者様の心身の情報を扱うため、秘密保持契約を結び、介護ソフトへのアクセスはお任せいただく業務に必要な範囲に絞ります。紙の記録をどう受け渡し、どこに保管するかも、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。料金は、月額の定額で、サービスを併設しても、利用者様が増えても変わりません。
月初の請求の最中や、加算の報告の直前に引き継ぐと、確かめる時間が取れません。請求を終えた後に、実績の集計など1つの業務から始め、最初の月は事業所でも請求データを確かめていただくと安心です。その後、記録のデータ化や加算の書類へ広げると無理がありません。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
10 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業のまま／ソフトの追加・入れ替え／AIKATAに任せる の3択
| 手作業のまま | ソフトの追加・入れ替え | AI社員AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 月初の負荷 | ✕ 事務所が手一杯で、現場の支えに手が回らない | △ 一部の入力は減るが、突き合わせと返戻の対応は残る | ◎ 人を増やさず、処理量だけ増やせる |
| サービスごとのルール | △ 慣れた人の頭の中にある | △ 製品の仕様の範囲になる | ◎ 手順として仕組みに残る |
| 記録の打ち直し | ✕ 紙から事務所で入力し直す | △ 入力する端末と操作の教育が増える | ◎ 写真から入力まで進む |
| 事務職員の採用と教育 | ✕ 採用難と教育のくり返し | △ 新しい操作の教育が増える | ◎ 採用も教育も要らない |
| 判断・法令との線引き | ○ 事業所ですべて行う | ○ 事業所ですべて行う | ◎ ケアプラン・加算の判断・伝送は事業所、事務だけを任せる形で明確 |
10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
増員・外注・自作・ソフトの入れ替えは、どれも事業所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。
代表菅澤
次の月初の請求を、人を増やさずに越える準備を始めませんか
事務職員を増やす、介護ソフトを入れ替えると決める前に、まず無料相談で、実績の集計・国保連請求の準備・記録のデータ化・加算の書類のうち、どの事務から任せられるかを整理しましょう。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行います。契約の義務はありません。
詳しくは、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページをご覧ください。
AI鬼管理山崎
人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いのカイポケ・ほのぼのNEXTなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
介護事業所の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
よくある質問
Q. 介護ソフトは何を基準に選べばよいですか？
A. 運営しているサービスに対応しているか、悩みのある作業の機能があるか、現場の職員が迷わず操作できるか、制度改正への対応の方法、の4つが基本です。比較表の印の数よりも、御社で時間を取られている作業がそのソフトで減るのかを、デモで確かめてください。料金や機能は、各製品の公式サイトで最新の内容を確かめてください。
Q. 介護ソフトを入れ替えれば、事務の負担は減りますか？
A. 紙からの打ち直しなど、減る作業はあります。一方で、提供票とのずれの確認、返戻の対応、加算の書類づくりのように、ソフトを替えても人の手に残る作業もあります。入れ替えを検討するときは、ソフトで解決する作業と、ソフトの外に残る作業を分けて考えると、期待とのずれが小さくなります。
Q. 介護保険法との関係で問題はありませんか？
A. 当社がお引き受けするのは、実績の集計・請求データの作成とチェック・記録のデータ化・書類の下準備など、事業所の事務作業です。ケアプランの作成やアセスメントはケアマネジャー、介護サービスの提供と記録の内容は御社の職員の方が行います。自動化の対象は請求データの準備までで、最終確認と国保連への伝送は御社で行っていただきます。事業所としての責任の所在が曖昧になることはありません。
Q. 今使っている介護ソフトのままで使えますか？
A. 使えます。AI社員AIKATAは、特定のソフトに限定せず、いま御社が使っている介護ソフトの画面をそのまま使って、請求データの準備までを自動化します。国保連への伝送は御社で行っていただきます。ソフトの乗り換えや、職員の方が操作を覚え直す必要はありません。画面操作で自動化できるかは、ソフトの仕様と利用条件を、導入前に一緒に確かめます。
Q. 利用者様の個人情報を預けて大丈夫ですか？
A. 秘密保持契約を結び、介護ソフトへのアクセスは、お任せいただく業務に必要な範囲に絞ります。紙の記録の受け渡しと保管の方法も、御社の個人情報の規程に合わせて決めます。お預かりするデータの取扱範囲は、契約書で明文化します。
Q. 訪問と通所など、複数のサービスをまとめて任せられますか？
A. 任せられます。訪問介護・通所介護・居宅介護支援など、サービスごとに違う加算や請求のルールを仕組みに登録し、それを参照して処理します。併設サービスや利用者様が増えても、月額の定額は変わりません。
AI社員AIKATAへのお問い合わせ
この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。
- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
