【2026年10月最新】不動産売買仲介のシステムの選び方と、システムを替えずに決済までの事務をAIに任せる方法
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「不動産の業務システムを入れたいが、物件管理、顧客管理、追客と種類が多く、何から選べばいいのか分からない」——不動産売買仲介の代表者や店長の方から、よく聞かれるご相談です。
結論から言うと、売買仲介のシステムは「物件管理」「反響と顧客の管理」「追客」「連携先」の4つの機能を、自社の業務に当てはめて選ぶのが基本です。ただ、どのシステムを入れても、販売図面の入力、契約から決済までの書類集めと連絡、売主様への販売活動報告のように、営業・事務スタッフの手に残る作業があります。
この記事では、売買仲介のシステムの種類、選び方、導入の進め方、つまずきやすい点を整理します。そのうえで後半では、システムを入れ替えずに、事務の作業そのものをAIに任せる道を、AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）の仕組みと、宅建業法で社内に残る務めとの線引きを含めて解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 TYPES OF SYSTEMS 不動産売買仲介のシステムとは？主な種類と役割 物件管理・顧客管理・追客。それぞれ得意な範囲が違う
📚 用語解説
反響：ポータルサイトや自社のホームページを見たお客様から届く、物件への問い合わせや資料請求のこと。反響への返信の速さが、その後の商談につながるかを左右しやすい。
📚 用語解説
追客：問い合わせをいただいたお客様に、購入や売却の検討が進むまで、物件の紹介や近況の連絡を続けること。売買は検討期間が長いため、連絡が途切れないようにする仕組みが求められる。
1-1. 主なシステムの種類
| 種類 | できること | 主な機能の例 |
|---|---|---|
| 物件管理 | 物件情報の登録・更新、販売図面の作成、自社ホームページやポータルへの掲載の連動 | 物件の登録、図面の作成、価格変更や成約の反映 |
| 顧客管理（CRM） | 反響の取り込み、顧客情報と対応履歴の一元管理、名寄せ | 反響メールの顧客登録、対応履歴、見込み客の管理 |
| 追客・営業支援 | 検討期間の長いお客様への、定期的な連絡の仕組み | メールやLINEの配信、物件の自動紹介、温度感の把握 |
| 一体型 | 物件管理と顧客管理、追客をまとめて提供 | いえらぶCLOUD、いい生活売買クラウド、ITANDI 売買 PropoCloudなど |
製品の機能や連携先、料金は変わることがあるため、詳しくは各製品の公式サイトで確かめてください。
1-2. 賃貸向けと売買向けでは、必要な機能が違う
不動産のシステムには、賃貸仲介向け、売買仲介向け、両方に対応するものがあります。賃貸は物件の回転が速く、募集図面や入居申込の流れが中心になります。売買は、1件あたりの検討期間が長く、契約から決済までに関わる人と書類が多いのが特徴です。売主様への販売活動の報告も、媒介契約を結んだ後は続きます。自社の中心が売買なら、追客と、契約後の段取りを意識して選ぶ必要があります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
02 WHY REVIEW システムを見直したくなる4つのきっかけ 入力の手間・追客のばらつき・連携・引き継ぎ
2-1. きっかけ①：物件の入力に一日が取られる
元付の会社から届いた販売図面を見ながら、物件管理のソフトや自社のホームページに、一件ずつ手で打ち込む。取扱物件が増えるほど、入力は営業の合間では終わらなくなります。
2-2. きっかけ②：反響の返信と追客が担当者まかせ
ポータルからの反響が、案内中や夜間に届き、返信が翌日になる。長期の追客も、担当者ごとにやり方がばらばらで、気づけば何か月も連絡していないお客様がいる。顧客管理や追客のシステムを探す、いちばん多い理由です。
2-3. きっかけ③：ソフト同士がつながっていない
物件管理、顧客管理、メールの配信がそれぞれ別のソフトで、同じ情報を二重に入れている。連携の範囲と、連携が別料金になる場合があるかどうかは、公式情報で確かめる点です。
2-4. きっかけ④：担当者が変わると経緯が分からなくなる
案件の経緯が、担当者の手元のメモにしか残っていない。退職や異動のたびに、引き継ぎで抜けが出る。顧客管理に履歴を集める目的で、システムを探す会社も多くあります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
03 HOW TO CHOOSE システムの選び方：4つの基準 機能・連携・使いやすさ・サポート
| 基準 | 確かめること | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 売買仲介の業務に合うか | 賃貸向けではなく、売買の流れ（反響→案内→媒介→契約→決済）に対応しているか | 公式サイトの対応業態を確かめ、売買の事例を問い合わせる |
| 連携する範囲は十分か | ポータルの反響の自動取り込み、自社ホームページへの掲載、メールやLINEの配信に対応しているか | 連携先の一覧と、別料金の有無を公式情報で確かめる |
| 現場で使えるか | 営業、事務、店長など、役割の違うスタッフが迷わず使えるか。スマートフォンから使えるか | 無料のデモやトライアルで、役割の違うスタッフに触ってもらう |
| サポートが続くか | 問い合わせの窓口と対応時間、制度や連携先の変更への対応 | 導入前に、サポートの範囲と費用を問い合わせる |
📚 用語解説
元付：売りに出ている物件の売主様から、直接売却の依頼を受けている不動産会社のこと。他の不動産会社は、元付から販売図面などの物件情報を受け取って、お客様に紹介する。図面の形式や届き方は会社ごとに違う。
3-1. 導入前に確かめたい3つのこと
機能の一覧が長くても、実際にどの作業が楽になるかは、会社の運用によって違います。比較表の印の数ではなく、御社で時間を取られている作業が、そのシステムで減るのかを、デモの場面で確かめてください。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
04 HOW TO INTRODUCE システムを導入するときの進め方 現場の作業を書き出し、小さく確かめながら進める
4-1. よくある失敗と避け方
システムを入れても減らない作業があります。販売図面からの物件入力、契約後の書類集め、司法書士や金融機関への連絡、決済時の精算書づくり、売主様への報告などです。導入の検討と並べて、この一覧を作っておくと、システムだけで解決しようとする期待のずれを避けられます。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
05 WHAT REMAINS システムを入れても、手作業が残る場所 物件管理・顧客管理のソフトの「外」にある事務
📚 用語解説
レインズ：宅建業者が使う、不動産流通の情報交換のためのネットワークシステム。物件情報の登録や検索に使われる。利用の条件は運営側の規約で定められており、各社はその規約に従って使う。
物件管理や顧客管理のソフトは、情報を「しまう」「探す」「配信する」ことは得意です。一方で、ソフトに情報を入れるまでの作業と、ソフトの外で進む作業は、人の手に残ります。
5-1. 手作業が残る6つの場面
5-2. 「ソフトを替えれば解決するのか」
ソフトを替えても、これらの作業は消えません。ソフトは「入れた情報の扱い」を助けますが、入れるまでの作業と、関係者との連絡は別の話だからです。ここを見落としたまま入れ替えると、導入の費用をかけたのに、営業の事務の負担は変わらない、という状態になります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
06 THE LIMIT 営業の手元に事務が溜まる構造 一件にかかわる人が多く、経緯が個人に残る
売買仲介の事務は、取引の件数だけでなく、一件にかかわる人の多さで増えていきます。売主様・買主様に加え、元付の会社、金融機関、司法書士、土地家屋調査士など、契約から決済までに連絡する相手が多く、物件ごとに必要な書類も違います。
それなのに、事務は営業担当が案内や商談の合間に抱えていることが多く、事務員を採用しても、登記簿や公図、ローンの書類を読める人はすぐには育ちません。案件の経緯が担当者の手元のメモにしか残っていないと、退職や異動のたびに引き継ぎで抜けが出ます。
6-1. 現場のよくある4つの悩み
こうした悩みは、システムの機能の外にあるものがほとんどです。作業そのものを、誰が・どのように進めるかを考える必要があります。次の章では、AIに作業そのものを任せるという考え方を整理します。そのうえで、不動産売買仲介会社向けのAI社員AIKATAのページ（不動産売買仲介会社向けのAI社員AIKATAのページ）も、あわせてご覧ください。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
07 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで事務作業を「自動化」する——契約から決済までの段取り 効率化ではなく自動化。いまのソフトのまま、ひと続きの流れをAIが進める
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。質問に答えるだけのAIと違い、コードを書き、ファイルやコマンドを操作して、データの照合や文書の作成といった作業そのものを実行するAIエージェント。画面を操作する場合は、そのための仕組みを組み合わせて使う。日本語の指示で業務の流れを組み立てられるが、設計と検証は専門家が行うのが安全。
7-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎日の作業を自動で回す」は別物
ChatGPTのような対話型のAIに、追客メールの文面を考えてもらうのは効率化です。人が作業の主体で、AIは文章を考える手間を減らしてくれます。ただ、送る相手を探す、記録を貼る、送信する、という作業は人の手に残ります。
Claude Code／Codexで業務の流れを組み立て、必要に応じて画面操作やデータ連携の仕組みを足し、決まったきっかけで動く仕組みと組み合わせて作るのが自動化です。「契約後に書類が届いたら、必要書類の一覧と照らし、足りない書類の連絡文を作り、日程と進み具合を記録し、決済の準備までそろえる」という一連の流れを、あらかじめ設計しておきます。あとは決まったきっかけで、書類の仕分けや照合といった作業は人が手を動かさなくても進み、確認と承認は人が行います。
7-2. 決済までの段取りを、ひと続きの流れで
たとえば決済までの段取りは、決済日の連絡を送る所だけを自動にするのではなく、次の流れ全体をAIが進めます。
7-3. これまでの事務 vs AIに任せた後
| これまで営業・事務の方がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 元付の図面を見ながら、物件管理ソフトへ一項目ずつ入力する | 図面の内容をAIが読み取り、登録の下書きを用意する。内容は人が確かめてから登録する |
| ポータルの反響を手で顧客登録し、案内の合間に返信する | 反響を取り込んで顧客登録し、決めた型で一次返信の文面を用意する |
| 担当者ごとのやり方で、長期のお客様に連絡する | 連絡の間隔を記録から一覧にし、追客メールの下書きを用意する |
| 司法書士や金融機関と決済日を電話とメールで調整する | 日程と必要書類を一覧にし、連絡の下書きまで用意する |
| 契約書を見ながら精算書を作り、電卓で検算する | 精算書の下書きを契約書と照らし、合わない所だけを示す |
| 媒介契約ごとの報告の期日を覚えて、報告書を作る | 期日を一覧で管理し、反響や案内の記録から報告の下書きを作る |
ポイントは、いまお使いの物件管理ソフトや顧客管理をそのまま使い続けられることです。ソフトの入れ替えとは違い、営業の方の操作は変わりません。手作業の「受け取り・入力・照合・チェック・下書き」の部分が、AIの仕事に置き換わります。
7-4. 宅建業法との線引きを、先に決めておく
📚 用語解説
重要事項説明：不動産の売買や賃貸の契約を結ぶ前に、物件や取引の条件について、お客様に説明する手続き。説明は宅地建物取引士が行い、説明書面などに記名する。AIや事務スタッフが代わりに行うものではない。
宅建業法では、重要事項説明と、その説明書面や契約書面への記名を宅建士が行うと定められています。媒介契約に基づく売主様への報告や、広告の表示のルールを守ることも宅建業者の責任です。AIが担うのは、図面のデータ化や書類の下準備の補助までです。内容の確認とお客様への説明は、御社が行います。
このほか、物件の価格の査定や、売主様へのご提案、価格や条件の交渉といった判断も、御社の営業の方が行います。AIが担うのは、そのための材料をそろえる作業です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
08 BUILD OR ENTRUST 採用・外注・自作・ソフト導入では、事務作業は片づかない 4つの道のうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ
事務の悩みへの対処は、大きく4つあります。4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけで、事務そのものは片づきません。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①事務員を採用して増やす | 人が増えれば、営業の手が空く | 図面や登記簿、ローンの書類まで分かる人は多くない。会社ごとの登録のルールや決済までの段取りを覚えるまで時間がかかり、辞めると案件の経緯ごと分からなくなる | ✕ |
| ②物件入力の代行会社に外注する | プロに任せれば入力は片づく | 件数に応じて費用が増える形が一般的で、反響対応や決済の段取りは社内に残る。上がってきた登録内容を確かめる手間も、営業の仕事として残りがち | ✕ |
| ③追客の仕組みを自分たちで作る | 自分たちで作れば安く済む | 文面や配信の条件を整える時間を営業の合間に取るのは難しく、作った人が辞めると手直しする人がいない。広告の表示ルールに合うかの確認も続ける必要がある | ✕ |
| ④売買仲介向けのソフトを導入する | ソフトを入れれば事務が減る | 反響の取りこぼしは減らせても、図面の入力や書類集め、決済までの連絡は人の手で進める部分が多く残る。データの移し替えにも時間がかかる | △ |
| ⑤AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | いまのソフトの画面のまま、仕組みの構築と運用をAIKATAが行う。会社は確認と承認が中心 | ◎ |
8-1. ①採用・②外注で片づかない理由
8-2. ③自作の壁
代表菅澤
AI鬼管理山崎
09 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAは、売買仲介の事務を丸ごと引き受ける AIと人の二重体制で、物件登録・反響・決済までの段取りを受託する
AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、不動産売買仲介会社の営業・事務スタッフの定型業務を、AIと人の二重体制で引き受ける業務代行（BPO）サービスです。いまお使いの物件管理ソフトや顧客管理システムの画面をそのまま使い、仕組みの構築から運用までを当社が行います。
9-1. お任せいただける業務の範囲
| 区分 | AIKATAが引き受ける作業 | 御社に残る業務 |
|---|---|---|
| 物件情報 | 販売図面の読み取りとデータ化、物件管理ソフトへの登録、自社ホームページの物件更新、価格変更・成約物件の反映 | 登録内容の確認と承認。レインズやポータルへの掲載は各ソフトの正規の連動機能を利用 |
| 反響・追客 | 反響メールの取り込みと顧客登録、決めた型での一次返信、条件に合う物件の紹介メールや追客メールの下書き | 物件のご提案、価格・条件の交渉、送る文面の承認 |
| 契約・決済の段取り | 契約から決済までの日程調整の連絡、必要書類のチェックリスト管理、司法書士・金融機関への連絡の下書き、精算書の下書き | 重要事項説明、契約書面への記名（宅建士）、連絡と精算書の内容の承認 |
| 売主様・営業資料 | 売主様への販売活動報告の下書き、査定に使う取引事例の集計、売出し物件の価格の動きの記録 | 価格の査定と売主様へのご提案 |
9-2. AIKATAの5つの特長
9-3. できないこと（先にお伝えしておきます）
お客様の本人確認書類や収入、ローンの審査に使う書類、売主様の登記の情報などは、秘密保持契約(NDA)を結び、物件管理ソフトや顧客管理で当社が見られる範囲を限定してお預かりします。犯罪収益移転防止法の取引時確認の記録など、保存が必要な書類の扱いも、導入前に決めます。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
10 SUMMARY 比較まとめ：システム・採用・外注・AIKATA 自社の悩みに合わせて、組み合わせて選ぶ
| 売買向けソフト | 事務員の採用 | 入力の外注 | AI社員AIKATA | |
|---|---|---|---|---|
| 図面の入力 | 人の手が残る | 採用した人が行う | 外注先が行う（件数で費用増） | AIが下書き、人が確認 |
| 反響の返信 | 取り込みは自動、返信は人 | 人が行う | 社内に残る | 定型の一次返信を用意 |
| 決済までの段取り | 人の手が残る | 人が行う | 社内に残る | 日程・書類の一覧と連絡の下書き |
| 担当者が辞めた時 | 履歴は残る | 経緯ごと分からなくなる | 外注先に依存 | 段取りの記録が残る |
| ソフトの入れ替え | 必要 | 不要 | 不要 | 不要（いまのソフトのまま） |
システムの導入と、事務を任せることは、どちらか一方を選ぶものではありません。顧客管理や物件管理のソフトは、情報を扱う土台として使い続け、その土台に入れるまでの作業と、関係者との連絡をAIKATAに任せるという組み合わせが、現実的です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
営業が案内と商談に集中できる体制を、いまのソフトのまま始めませんか
ソフトを入れ替えると決める前に、まず無料相談で、販売図面の登録・反響の一次返信・決済までの段取りのうち、どの事務から任せられるかを整理しましょう。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行います。契約の義務はありません。
詳しくは、不動産売買仲介会社向けのAI社員AIKATAのページをご覧ください。
AI鬼管理山崎
人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いのいえらぶCLOUD・いい生活売買クラウドなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
不動産売買仲介会社の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
よくある質問
Q. 不動産売買仲介のシステムは、何を基準に選べばよいですか？
A. 売買の流れに対応しているか、ポータルや自社サイトとの連携が十分か、現場のスタッフが迷わず使えるか、サポートが続くか、の4つが基本です。機能の数よりも、御社で時間を取られている作業がそのシステムで減るのかを、デモで確かめてください。料金や機能は、各製品の公式サイトで最新の内容を確かめてください。
Q. システムを入れれば、営業の事務は減りますか？
A. 反響の取り込みや顧客の履歴管理など、減る作業はあります。一方で、販売図面からの物件登録、契約後の書類集め、決済までの連絡、売主様への報告のように、ソフトを入れても人の手に残る作業もあります。導入を検討するときは、ソフトが引き受ける作業と、ソフトの外に残る作業を分けて考えると、期待とのずれが小さくなります。
Q. 宅建業法との関係で問題はありませんか？
A. 当社がお引き受けするのは、図面のデータ化・物件登録・連絡の下書き・書類の管理といった事務作業です。重要事項説明と契約書面への記名、物件のご案内や価格・条件の交渉は、引き続き御社の宅建士・営業の方に行っていただきます。お客様へ送る文面も御社が確認・承認したものを使うため、責任の所在が曖昧になることはありません。
Q. 今使っている物件管理ソフトのままで使えますか？
A. 使えます。AI社員AIKATAは、特定のソフトに限定せず、いま御社が使っている物件管理ソフトや顧客管理システムの画面を使って自動化します。ソフトの乗り換えは要りません。画面操作で自動化できるかは、ソフトの仕様と利用条件を、導入前に一緒に確かめます。レインズやポータルサイトの画面は、各サービスの利用規約に従い、当社が自動で操作することはありません。
Q. お客様の本人確認書類やローンの情報は安全に扱えますか？
A. お客様の本人確認書類や収入、ローンの審査に使う書類、売主様の登記の情報など、取り扱いに注意が要る情報を預かります。秘密保持契約(NDA)を結び、物件管理ソフトや顧客管理で当社が見られる範囲を限定します。保存が必要な書類の扱いも、導入前に決めます。
Q. いつから始めるのがよいですか？
A. 春の住み替えシーズンや期末の決済が集中する時期の直前に引き継ぐと、確かめる時間が取れません。比較的落ち着いた時期に始め、手順を整えてから忙しい時期を迎えるのが安全です。まず無料相談で、時期と任せる範囲を整理できます。
AI社員AIKATAへのお問い合わせ
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- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
