【2026年10月最新】出勤簿のテンプレート(Excel・Word)の選び方と作り方|記載項目・保存期間・勤怠の集計を社労士事務所向けに解説|顧問先の勤怠集計をAIに任せる方法
「顧問先に出勤簿のテンプレートを渡したい」「Excelで作るか、Wordで作るか迷っている」「そもそも出勤簿に何を書けばよいのか」——給与計算を請け負う社労士事務所では、顧問先から勤怠の資料が届く形がばらばらで、最初の相談がこの出勤簿のテンプレートになることがよくあります。
結論から言うと、出勤簿には法律で決まった様式はありません。ただし、労働時間を正しく把握し、賃金台帳に必要な労働日数・労働時間数・時間外労働の時間数などを計算できる項目がそろっている必要があります。また、出勤簿は「賃金その他労働関係に関する重要な書類」として、保存期間は5年(当分の間は3年)です。テンプレートは、勤務の形(固定時間制・シフト制)と、集計の方法(手書き・Excel・勤怠システム)に合わせて選びます。
この記事では、社労士事務所の所長・職員の方に向けて、出勤簿のテンプレートの種類と選び方、記載すべき項目、労働時間の把握と保存のルール、Excelで集計するときの注意点、顧問先から回収する勤怠データを標準化する考え方を、厚生労働省の公式資料で確認できる範囲で整理します。後半では、顧問先ごとにばらばらな勤怠データの回収と集計を、弊社(株式会社GENAI)の業務代行サービス「AI社員AIKATA」に任せる方法も説明します。
01 BASIC 出勤簿とは:タイムカード・勤務表との違いと、法律上のルール 様式は自由。ただし労働時間の把握と5年(当面3年)の保存は必須
1-1. 出勤簿とは
出勤簿とは、従業員が、いつ出勤して、いつ退勤したか、休みや遅刻・早退などがあったかを記録する帳簿です。出勤した日を押印や記入で示すだけの簡易な形式から、始業・終業時刻や休憩、時間外労働の時間まで記録する形式まで、さまざまな種類があります。給与計算では、この記録が、賃金の支払額(欠勤の控除や残業代など)を決める元データになります。
📚 用語解説
出勤簿:従業員の出勤・退勤、欠勤、遅刻、早退、休暇などの状況を日ごとに記録する帳簿。法律で決まった様式はなく、会社が自由に作成してよい。給与計算の元データであり、労働時間の把握や賃金台帳の作成にも使われる。
1-2. 出勤簿・タイムカード・勤務表・賃金台帳の違い
| 書類 | 何を記録するか | 主な用途 |
|---|---|---|
| 出勤簿 | 日ごとの出勤の有無、始業・終業時刻、休暇、遅刻・早退など | 勤怠の元データ。給与計算と労働時間の把握に使う |
| タイムカード | 打刻した出勤・退勤の時刻 | 出勤簿の元になる客観的な記録。出勤簿に転記・集計することが多い |
| 勤務表(シフト表) | 勤務の予定(誰がいつ働くか) | 予定を示すもの。実績は出勤簿に記録する |
| 賃金台帳 | 賃金の支払額、労働日数、労働時間数、時間外労働の時間数など | 法定の帳簿。出勤簿の集計結果を転記して作成する |
1-3. 労働時間の把握の義務
使用者には、労働者の労働時間を適正に把握する責務があります。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業・終業の時刻を確認して記録する方法として、使用者が自ら現認して確認するか、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎にして確認することを原則としています。自己申告制は、やむを得ない場合に限られ、実態との乖離がないかを確認する措置が必要です。
また、労働安全衛生法の改正により、長時間労働の面接指導の対象者を把握するために、管理監督者を含む多くの労働者について、労働時間の状況を客観的な方法で把握することが事業者に義務づけられています。出勤簿のテンプレートを選ぶときは、手書きの出勤簿だけで客観的な記録といえるかも、顧問先に確認しておく必要があります。
1-4. 出勤簿の保存期間:5年(当分の間は3年)
労働基準法第109条は、雇い入れ、解雇、退職、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を保存するよう定めています。保存期間は5年で、附則の経過措置により当分の間は3年です。起算日は、書類によって異なりますが、出勤簿やタイムカードでは、その書類を完結した日が目安です。出勤簿やタイムカードは、この「賃金その他労働関係に関する重要な書類」にあたります。電子データで保存する場合も、必要なときに速やかに出力できる状態にしておくことが求められます。
保存期間は、法律上は5年、当分の間は3年という二段構えです。顧問先ごとに「3年で廃棄」「5年で保存」とばらばらだと、監督署の調査や助成金の確認のときに困ることがあります。迷う場合は、5年での保存をすすめる運用にそろえると、後の確認が楽になります。
1-5. 出勤簿から転記される、賃金台帳の記載事項
賃金台帳には、氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数、基本給や手当の種類と額、控除額などを記載します。このうち、労働日数と労働時間数、時間外労働等の時間数は、出勤簿から集計する情報です。つまり、出勤簿の項目が不足していると、賃金台帳の作成もできないことになります。
02 TEMPLATE 出勤簿テンプレートの種類と選び方:Excel・Word、1人用・複数人一覧・シフト制 勤務の形と集計の方法に合わせて選ぶ
2-1. ExcelとWordの違い
出勤簿のテンプレートは、Excel(エクセル)形式とWord(ワード)形式が一般的です。どちらを選ぶかは、「集計をどこまで自動化したいか」で決まります。
| 形式 | 向いている使い方 | 長所 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| Excel(エクセル) | パソコンで入力し、時間や日数を自動集計したい | 計算式で労働時間・残業時間・出勤日数を自動で集計できる。複数人の一覧にもしやすい | 計算式が壊れると誤った集計になる。ファイルの上書きや複数人での編集に注意 |
| Word(ワード) | 印刷して、手書きや押印で記録したい | レイアウトを自由に調整できる。パソコンが苦手な従業員にも渡しやすい | 自動計算ができず、集計は手作業。転記のミスが起きやすい |
2-2. 1人用・複数人一覧・シフト制対応の違い
テンプレートは、使い方に合わせていくつかの型があります。顧問先の勤務の形に合わせて選びます。
| 型 | 特徴 | 向いている顧問先 |
|---|---|---|
| 1人用(月別) | 1人が1か月の出勤を記録する。日付と曜日が自動で入るものが多い | 従業員が少ない、個人ごとに管理したい顧問先 |
| 複数人一覧・1か月用 | 1枚のシートで、複数人の1か月の出勤を一覧にする | 店舗や小規模な事業所で、全員の出勤状況をまとめて見たい顧問先 |
| シフト制対応 | 日ごとに始業・終業時刻が違う勤務を記録できる。予定と実績を分けて入力できるものもある | 飲食・小売・介護など、シフトで働く顧問先 |
2-3. 出勤簿に入れる記載項目
様式は自由ですが、給与計算と労働時間の把握のために、次の項目を入れておくことをおすすめします。
休憩の法定のルールは休憩時間のルールの記事、割増賃金の計算は残業代の計算方法の記事で整理しています。
2-4. 有給休暇の管理との関係
使用者は、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者について、年5日を取得させる義務があり、取得の時季・日数・基準日を記録する「年次有給休暇管理簿」を作成し、有給休暇を与えた期間中と満了後3年間保存する必要があります(労働基準法施行規則第24条の7)。出勤簿の休暇の区分に有給休暇の記載があれば、管理簿の元データとして使えます。付与日数の考え方は有給休暇の付与日数の記事、繰り越しは有給休暇の繰り越しの記事にあります。
📚 用語解説
年次有給休暇管理簿:労働者ごとに、有給休暇を取得した時季(日付)、基準日、日数を記録した書類。年10日以上の有給休暇が付与される労働者が対象で、使用者に作成と保存が義務づけられている。出勤簿や勤怠システムのデータから作成できる。
2-5. 顧問先に渡すテンプレートの選び方のポイント
03 EXCEL 出勤簿をExcelで作る・集計するときの実務と注意点 自動計算の式、端数処理、日またぎ、ファイルの管理
3-1. Excelで自動計算するときの基本
Excelの出勤簿では、日付を自動で表示し、始業・終業時刻から実労働時間を計算し、月の合計を出す形にすると便利です。基本的な考え方は、次のとおりです。
📚 用語解説
法定休日:労働基準法で、使用者が労働者に与えなければならない休日。毎週少なくとも1回、または4週間を通じて4日以上の休日を与える必要がある。法定休日に労働させた場合は、休日労働の割増賃金の支払いが必要になる。就業規則で、どの曜日を法定休日とするかを定めておくとよい。
3-2. 時間外労働の集計と端数処理
賃金計算で労働時間を扱うとき、1分単位で計算するのが原則です。1日ごとの労働時間を切り捨てて、集計することは、労働時間を短く計算することになるため認められません。ただし、通達により、1か月の時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理は認められています。
| 処理 | 認められるか | 備考 |
|---|---|---|
| 1日ごとに15分未満を切り捨てる | 認められない | 労働時間を短く計算することになる |
| 1か月の時間外等の合計の30分未満を切り捨て、30分以上を切り上げる | 認められる | 1か月の合計に対して行う処理 |
| 1時間当たりの賃金額・割増賃金の1円未満の端数を四捨五入する | 認められる | 賃金額の端数処理 |
割増賃金の割増率は、時間外労働が25%以上、法定休日の労働が35%以上、深夜労働が25%以上で、月60時間を超える時間外労働は50%以上です。時間外労働の上限や36協定との関係は36協定の特別条項の記事で整理しています。
3-3. Excelの出勤簿でよく起きるトラブル
特に事務所にとって大きいのは、書式の不統一です。顧問先ごとにテンプレートが違うと、給与ソフトに入力するための転記作業が、顧問先の数だけ増えます。
3-4. 出勤簿とタイムカード・勤怠システムの使い分け
従業員が増えると、手書きの出勤簿や手入力のExcelでは、集計と確認の負担が大きくなります。タイムカードやICカード、クラウド型の勤怠システムを使えば、打刻が客観的な記録になり、集計も自動化できます。顧問先に勤怠システムの導入を提案する場面でも、事務所がまず確認するのは、現在の出勤簿の項目と、給与計算の締め日、就業規則の定めです。
04 PRACTICE 社労士事務所の実務:顧問先の勤怠データを回収・標準化する テンプレートを配るだけでは、毎月の転記は減らない
4-1. 顧問先から届く勤怠データの形
給与計算を請け負う事務所には、顧問先から次のような形で勤怠のデータが届きます。
4-2. 勤怠データの標準化の進め方
4-3. 受け取った出勤簿のチェックポイント
4-4. 出勤簿のテンプレートの保管と見直し
テンプレートは、配って終わりではなく、顧問先の就業規則の変更や、法改正に合わせて見直します。たとえば、割増賃金の計算ルールの変更、休日の定めの変更、新しい休暇の導入があったときは、出勤簿の項目にも反映が必要です。事務所の側で、顧問先ごとに使っているテンプレートの版を管理しておくと、監督署の調査や助成金の申請のときに、必要な書類をすぐに出せます。
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05 THE LIMIT 勤怠データの回収と集計だけではない——事務所の手作業の限界 ルールを覚えて手順を整えても、繁忙期の負荷が減らない理由
出勤簿のテンプレートを整えても、事務所の負荷は大きくは変わりません。時間を取られているのは、顧問先ごとに違う勤怠データの回収と、給与ソフトへの転記と確認という、判断の前後の事務だからです。
これらは、勤怠データの回収と集計の知識を深めても解決しません。集める・転記する・確認するという定型の事務作業を、人が毎回やっていることが根本の原因だからです。顧問先が増えるほど、この作業は足し算ではなく掛け算で膨らみます。
ここで「ソフトを替えれば楽になる」と考えたくなります。しかし、ソフトを替えれば顧問先ごとの設定のやり直しと、職員への再教育が発生します。入力する主体が人間のままなら、同じ種類のミスと繁忙期の負荷はそのまま残ります。
06 AUTOMATE WITH AI 【核心】勤怠データの回収と集計まわりの事務作業をAIで自動化する 「AIに聞く」効率化ではなく、作業そのものを渡す自動化へ
📚 用語解説
Claude Code/Codex:Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のデータ集計・ファイル操作・文書作成などの作業そのものを実行できる。日本語の指示だけで業務の仕組みを組み立てられるため、事務所のバックオフィス業務の自動化にも使われている。
6-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎回の作業を自動で回す」は別物
Claude Code/Codexに勤怠データの回収と集計について質問するのは効率化です。調べ物は速くなりますが、集計も入力も確認も、作業の主体は人間のままです。担当者が変われば、また同じ調べ物から始まります。
一方で本当に効果が出るのは自動化です。月末の締め日に、顧問先から届いた勤怠データを回収し、顧問先ごとの締め日・休憩・端数のルールで集計して、給与ソフトへの入力と打刻漏れの一覧まで整えるという流れを最初に一度設計しておけば、以降は決まったタイミングで仕組みが回り続けます。人の仕事は、仕上がった結果を確認して承認することだけになります。
今お使いの給与ソフト・勤怠システム・申請ソフトは、そのまま使い続けます。AIが画面操作を含めて、データの回収→集計→ソフトへの入力→チェック→承認待ちまでを回し、事務所は最後の承認だけを行う形です。
6-2. 社労士法との線引きを先に決める
ここで最も大切なのが、社労士法上の業務の切り分けです。行政機関への提出手続きの代行や、帳簿書類の作成(1号・2号業務)は、社会保険労務士である先生方の業務です。AIも、AIを使った事務代行サービスも、ここを引き受けることはできません。
AIが担当するのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応といった事務作業です。勤怠データの回収、形式の統一と集計、給与ソフトへの入力、一次チェック、確認連絡の下書きは、AIが担える事務作業の範囲です。最終確認と承認は事務所が行い、行政機関への提出と帳簿書類の作成は先生方が行います。この線引きを曖昧にしたまま自動化を進めると、社労士法上のリスクになります。
6-3. 職員の作業とAIに任せた後の違い
| これまで職員がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 勤怠データを、顧問先ごとに回収する | 登録した顧問先のルールに沿って、紙・Excel・CSVなど届いた勤怠データを収集し、一覧に整理 |
| 形式を統一して、労働時間を集計する | 顧問先ごとの締め日・休憩・端数のルールを登録し、出勤日数・労働時間・時間外・深夜・休日を集計 |
| 給与ソフトへ、勤怠の集計結果を入力する | 今お使いの給与ソフトの画面操作を含めて、集計結果を入力し、計算済みの給与データを作成 |
| 打刻漏れや極端な時間外労働を、チェックする | 休憩の未入力、36協定の上限に近い時間などを検知し、確認が必要な項目を一覧に出す |
| 顧問先向けの確認連絡を、一社ずつ書く | 記入漏れの確認や不明点の問い合わせ文の下書きを自動で作成 |
Claude Code/Codexという名前を出しましたが、事務所の側でこのツールを触る必要はありません。仕組みを組むのも動かすのも、あとで説明するAI社員AIKATA側の仕事です。事務所に必要なのは、顧問先ごとのルールを教えていただくことと、上がってきた結果を承認することだけです。
07 BUILD OR OUTSOURCE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ
勤怠データの回収と集計に限らず、繁忙期の事務作業を軽くする方法は、大きく4つに整理できます。先に結論を言うと、4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 人が増えれば繁忙期を乗り切れる | 採用と教育に時間がかかり、繁忙期に間に合わない。閑散期は人件費が残り、顧問先ごとのルールが個人の頭に溜まる | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 作業を外に出せば手が空く | 依頼内容の説明と仕上がりの手直しが事務所に残る。顧問先ごとの細かい例外に追従しにくい | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | Claude Code/Codexで自分たちで組める | 顧問先ルールの言語化・検証の型・作った人しか直せない状態という壁があり、本業の合間では止まりやすい | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | 事務所に残るのは最終確認・承認と、1号・2号業務のみ | ◎ |
7-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由
7-2. 「③自作」の3つの壁
Claude Code/Codexは、非エンジニアでも扱えるツールです。ただし、事務所の本番業務に載せるには、ツールの操作とは別の壁があります。
08 WHAT IS AIKATA 「AI社員AIKATA」とは——事務所の定型事務作業を丸ごと代行 提出手続きと最終確認は先生方のまま、その手前の作業を預ける仕組み
増員・外注・自作のどれも選ばずに、事務作業そのものを預ける道があります。それが、弊社(株式会社GENAI)が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」です。
📚 用語解説
AI社員AIKATA:株式会社GENAIが運営する業務代行サービス。社労士事務所などのバックオフィス業務のうち、パソコン上で行う定型的な事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する。特定の給与ソフト・勤怠システムに縛られず、事務所が使っている既存の環境をそのまま使って自動化する点が特徴。
8-1. AIKATAが引き受ける事務作業
8-2. 勤怠データの回収と集計まわりで、どう運用されるか
AIKATAを使う社労士事務所では、顧問先ごとの勤怠データの置き場所や集計のルールを仕組みに登録し、データの回収、形式の統一、集計、給与ソフトへの入力、打刻漏れの一覧化まで進め、事務所は仕上がった結果を確認して承認するという形で運用しています。事務所名や顧問先名、数字を示せる段階の話ではなく、仕組みの説明としてお読みください。
8-3. 先生方に残る仕事と、AIKATAが引き受けない仕事
無料相談(60分・オンライン/Google Meet)では、事務所の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを一緒に整理します。契約の義務はありません。ご契約後は、NDAを結んだうえで、給与・人事のデータの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。
09 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ——3つの道の比較 手作業のまま/ソフトの追加・乗り換え/AIKATAに任せる
| 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 件数に比例して増える | △ 一部は軽くなるが入力する人は変わらない | ◎ 処理量が増えても事務所側の作業は変わらない |
| 顧問先ごとのルール | ✕ 担当者の記憶に依存する | △ 製品の仕様の範囲内で設定し直しが必要 | ◎ 仕組みに登録され、担当者が変わっても残る |
| 顧問先への負担 | △ 資料の催促が毎回発生する | ✕ 乗り換えの説明と移行作業をお願いすることになる | ◎ 今のソフトのまま。乗り換えを頼まない |
| 職員の採用・教育 | ✕ 繁忙期ほど人が足りなくなる | △ 新しいソフトの操作教育が必要 | ◎ 増員も教育も不要。AIの知識も要らない |
| 社労士法の線引き | ○ 全て職員が行う | ○ 変わらない | ◎ 1号・2号業務は先生方のまま。AIはその手前のみ |
9-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
勤怠データの回収と集計の知識を整え、手順を整理するところまでは、事務所の力で十分に進められます。しかし、増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業そのものを手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。
勤怠の次は、有給休暇の管理、36協定の上限の確認、算定基礎届や年度更新の集計など、同じ顧問先の別の手続きにも、同じ考え方を広げられます。型がそろっている作業ほど、任せやすい領域です。
次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか
無料相談(60分・オンライン)では、勤怠データの回収と集計をはじめ、いま職員が時間を取られている作業のうちどれから任せられるかを、その場で整理します。顧問先ごとの勤怠の形式や、締め日・休憩・端数のルールなど、事務所の実際のやり方を伺いながら進めます。
人を増やす、ソフトを替えると決める前に、一度、作業そのものを手放す道を確かめてみてください。契約の義務はなく、全国から参加できます。
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談(60分・オンライン)でその場で整理します。
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よくある質問
Q. 出勤簿には法律で決まった様式がありますか?
A. 出勤簿に法律で決まった様式はありません。会社が自由に作成してよいものです。ただし、労働時間を適正に把握し、賃金台帳に必要な労働日数・労働時間数・時間外労働の時間数などを集計できる項目を入れておく必要があります。
Q. 出勤簿の保存期間は何年ですか?
A. 出勤簿は「賃金その他労働関係に関する重要な書類」にあたり、労働基準法第109条により、保存期間は5年です。ただし、経過措置により、当分の間は3年とされています。起算日は、その書類を完結した日です。迷う場合は、5年での保存をおすすめします。
Q. 出勤簿はExcelとWordのどちらで作るのがよいですか?
A. 労働時間や残業時間を自動で集計したい場合は、計算式を入れられるExcelが向いています。印刷して手書きや押印で記録したい場合は、レイアウトを調整しやすいWordが向いています。顧問先の規模や勤務の形に合わせて選びます。
Q. 出勤簿の労働時間は、1日ごとに端数を切り捨ててもよいですか?
A. 1日ごとに15分未満などを切り捨てる処理は、労働時間を短く計算することになるため認められません。ただし、1か月の時間外労働・休日労働・深夜労働の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理は、通達で認められています。
Q. 顧問先ごとに違う出勤簿の形式を、事務所で統一できますか?
A. 標準の項目を決めて、顧問先にテンプレートまたはCSVの形式を案内することで、統一を進められます。ただし、顧問先ごとの締め日、休憩の扱い、端数処理などの個別のルールは残るため、それを記録して、毎月の集計に反映する仕組みが必要です。
Q. 勤怠データの回収と集計に関する事務作業をAIに任せても、社労士法上問題ありませんか?
A. 行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成(社労士法の1号・2号業務)は、社会保険労務士の業務であり、AIやAIを使った事務代行サービスが代わりに行うことはできません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応など、提出や作成より前の事務作業です。最終確認と承認、行政機関への提出、帳簿書類の作成は、事務所の先生方が行う設計です。個別のケースで判断に迷う場合は、所属の社会保険労務士会などにも確認してください。
Q. 今使っている給与ソフト・勤怠システムのままで、AIに事務作業を任せられますか?
A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所がいま使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えをお願いする必要はありません。顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールも仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが残ります。
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