退職者から「在職証明書」を求められたら？発行できない理由と正しい対応、退職証明書との違いから、Claude Code／Codexで証明書発行を自動化する方法まで解説
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「転職先から在職証明書を出してほしいと言われた」「前の会社に在職証明書を頼んだら、出せないと断られた」——退職者本人からも、依頼を受けた元勤務先の人事・総務担当者からも、意外と多く寄せられる相談です。
結論から言うと、在職証明書は「現在在籍していること」を証明する書類のため、退職済みの人には本来発行できません。「在職」という言葉が指すのは、あくまで今その会社に籍があることだからです。とはいえ、退職者が困っているのを「発行できません」の一言で終わらせるのは実務としては不十分です。この記事では、退職者から依頼が来たときにどう対応すべきか、混同されやすい退職証明書（労働基準法で発行義務がある書類）との違い、記載してよい内容・してはいけない内容までを、人事・労務の実務目線で整理します。
後半では、こうした証明書発行という定型業務の「作成・チェック・郵送準備」といった手作業部分を、Claude Code／Codex（AIエージェント）に任せて無人で回す方法を、弊社サービス「AI鬼管理」（運営: 株式会社GENAI）の実践ノウハウとともに解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 WHAT IS IT 在職証明書とは？退職者に発行できない理由 「在職」という言葉の意味から、なぜ退職済みの人には使えないのかを理解する
📚 用語解説
在職証明書：労働者が「現在、その会社に在籍していること」を証明する書類。転職先での提出、住宅ローンや賃貸契約の審査、保育園の入園手続きなど、現在の雇用状況を証明する必要がある場面で使われる。発行を義務づける法律はなく、様式も会社ごとに自由。あくまで「今、在籍している」ことの証明であるため、退職済みの人物に対しては性質上発行できない。
在職証明書は文字どおり「在職」、つまりその時点で会社に在籍していることを証明する書類です。退職した人はすでにその会社に在籍していないため、「在職している」という事実そのものが存在せず、証明のしようがありません。これは会社側の対応方針の問題ではなく、書類の性質上の制約です。
1-1. 「在職していた」ことの証明は別の話
一方で、退職者が求めているのは多くの場合「過去にこの会社に在籍していた」という事実の証明です。これは在職証明書とは別の書類で対応できます。実務では、「在籍証明書」または「就労証明書」として、過去の在籍期間・職種などを証明する書類を発行するという対応が一般的です。ここが今回の記事のいちばんの実務ポイントになります。
1-2. 発行を義務づける法律はない
在職証明書（および在籍証明書）は、退職証明書のように法律で発行を義務づけられた書類ではありません。会社が任意で、善意に基づいて対応しているのが実務上の位置づけです。義務ではない以上、様式・記載事項・発行の可否は基本的に会社の裁量に委ねられています。
AI鬼管理山崎
02 HOW TO RESPOND 退職者から依頼が来たときの正しい対応 「発行できません」で終わらせない、実務上の落としどころ
退職者から「在職証明書がほしい」と依頼が来た場合の対応は、次の流れで整理できます。
退職者の依頼の中には、退職後に転居した新しい住所を証明書に記載してほしいというケースもあります。しかし会社が把握しているのは、あくまで在籍当時の情報です。退職後の住所変更を会社側で証明することはできないため、記載するとしても「在籍当時の住所」であることを明記するなど、記載責任の所在を明確にしておく必要があります。
📚 用語解説
在籍証明書：「過去にその会社に在籍していた事実」を証明する書類。在職証明書と異なり、退職者に対しても発行できる。在籍期間・所属部署・職種・雇用形態などを記載するのが一般的で、様式・発行義務ともに法律上の定めはなく、会社が任意の書式で作成する。実務では「在職証明書」を求められた際の代替書類として案内されることが多い。
重要なのは、「出せません」で終わらせず、代替できる書類と条件を提示することです。退職者にとっても会社にとっても、名称にこだわるより実務的な解決を優先したほうが摩擦が少なく済みます。
📚 用語解説
就労証明書：保育園の入園・継続利用の審査などで自治体から求められる、勤務状況を証明する書類。在職証明書と似ているが、様式は自治体指定のものを使うのが一般的で、就労時間・雇用形態・勤務先の所在地などより詳細な項目を記載する。在職中の従業員だけでなく、育児休業中の従業員についても発行を求められることがある。
代表菅澤
03 CERTIFICATE OF RETIREMENT 退職証明書との違い（労働基準法22条） 名前は似ているが、法的な扱いはまったく別の書類
在職証明書・在籍証明書と混同されやすいのが「退職証明書」です。この2つは名前が似ているだけで、法的な位置づけはまったく異なります。
| 在職証明書／在籍証明書 | 退職証明書 | |
|---|---|---|
| 発行義務 | 法律上の義務なし（任意対応） | 労働基準法第22条で発行義務あり（退職者からの請求時） |
| 対象者 | 在籍者（在籍証明書は退職者も可） | 退職者のみ |
| 記載事項 | 会社が任意に設定 | 使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由（法定） |
| 請求されていない事項 | 記載してよい（義務書類でないため） | 記載してはならない（法22条3項） |
📚 用語解説
退職証明書：労働基準法第22条に基づき、退職した労働者が請求した場合に会社が発行を義務づけられている書類。記載できる事項は使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由（退職事由が解雇の場合はその理由を含む）に限られ、労働者が請求していない事項を記載してはならない（いわゆるブラックリスト防止規定）。発行を拒否したり、虚偽の内容を記載したりすると罰則の対象となる。
つまり、退職者から「証明書がほしい」と言われたときにまず確認すべきは、本人が求めているのが「在籍していた事実の証明」なのか、「退職の経緯や条件を含む正式な退職証明書」なのかという点です。前者は任意対応で会社の裁量が大きく、後者は法律上の発行義務があり、記載できる内容・記載してはいけない内容が明確に定められています。
退職証明書を求められたら請求されていない事項は書かない
退職証明書で特に注意すべきなのが、労働者が請求していない事項を記載してはならないというルールです。例えば労働者が「使用期間と業務の種類だけ証明してほしい」と請求しているのに、会社側の判断で退職事由まで書き加えることは違法になります。これは退職者が転職活動などで不利益を受けないようにするための規定で、実務では請求内容を書面やメールで明確に確認してから作成することが推奨されます。
AI鬼管理山崎
04 WHAT TO WRITE 証明書に記載してよい内容・してはいけない内容 「良かれと思って」書き加えたことがトラブルの火種になる
在籍証明書・退職証明書のいずれも、記載内容には気をつけるべきポイントがあります。
在籍証明書・退職証明書のいずれも、記載内容で迷った場合は「客観的な事実（期間・職種・地位・賃金など）に限定する」のが最も安全な運用です。主観的な評価や、証明の目的に不要な情報は書かないと決めておくことで、担当者ごとの判断のブレを防げます。
こうした記載ルールは、担当者が変わるたびに「どこまで書いていいんだっけ」と毎回確認し直しているようでは、対応のスピードも品質も安定しません。テンプレートとチェックリストを整備し、誰が対応しても同じ基準で処理できる状態を作っておくことが実務上の理想です。
代表菅澤
05 PRACTICAL POINTS 発行時に押さえておきたい実務ポイント 記録の保存期間・記載責任・書式づくりで迷わないために
5-1. 元従業員の記録はいつまで保存すべきか
退職者から証明書を求められたときに元データが残っていないと対応のしようがありません。労働者名簿・賃金台帳など、雇用に関する重要な記録は労働基準法第109条により保存義務があります。保存期間は法律上5年と定められていますが、経過措置により当分の間は3年とされています。退職後すぐの依頼だけでなく、数年後に転職やローン審査で証明を求められるケースもあるため、この保存期間を下回らない形で記録を残しておく運用が必要です。
📚 用語解説
労働者名簿・賃金台帳：労働基準法で作成・保存が義務づけられている法定帳簿。労働者名簿には氏名・性別・住所・従事する業務の種類・雇入れ年月日・退職年月日とその事由などを、賃金台帳には賃金計算期間・労働日数・労働時間数・基本給や手当等の内訳を記載する。証明書発行時の記載事項の根拠資料としても使われるため、退職後も一定期間の保存が求められる。
5-2. 記載責任の所在を明確にする
証明書には、発行者（会社名・部署・押印または署名）を明記し、「いつ時点の情報か」を必ず添えることがトラブル回避のポイントです。特に住所や連絡先のように時間の経過で変わりうる情報は、「在籍当時の情報である」ことを明記しておくことで、証明書を受け取った第三者との認識齟齬を防げます。
5-3. 書式は使い回せるテンプレートにしておく
在籍証明書・退職証明書は、記載すべき枠組みがほぼ決まっている書類です。依頼が来るたびにゼロから作文するのではなく、「在籍期間」「所属・職種」「雇用形態」「発行日・発行者」などの項目を持つひな形を用意しておけば、対応時間を大幅に短縮できます。退職証明書については、法定記載事項（使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職事由）ごとに、請求の有無をチェックする欄を設けたテンプレートにしておくと、記載漏れ・過剰記載の両方を防げます。
AI鬼管理山崎
06 LIMITATIONS 証明書発行がメール・エクセル管理で破綻する瞬間 件数が少ないうちは回るが、増えると必ず事故が起きる
証明書発行の実務ルールを理解していても、日々の運用では次のような事故が起きがちです。
件数が少ないうちは、担当者の記憶と注意力でなんとか回ります。しかし退職者数が増え、依頼の頻度が上がってくると、「誰が」「どの案件を」「どこまで対応したか」が属人的な記憶に依存する運用は、必ずどこかで漏れます。
ここで従来の選択肢は「人事労務システムに証明書発行機能を追加する」の一択でした。もちろんそれも有効な解決策です。ただし2026年現在は、もう一つの選択肢があります。既存のメール・エクセル・テンプレートの運用をそのまま使いながら、記載事項のチェックと文面作成という手作業の部分だけをClaude Code／CodexのようなAIエージェントに肩代わりさせる方法です。
代表菅澤
07 AUTOMATE WITH AI 【核心】Claude Code／Codexで証明書発行を「無人で回る仕組み」にする 効率化ではなく自動化。トリガーで勝手に走るワークフローに落とし込む
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のファイル操作・データ集計・文書作成などの作業そのものを実行できる。プログラミング不要で、日本語の指示だけで業務の仕組みを構築できるため、非エンジニアの経営者・バックオフィス担当者の業務自動化ツールとして注目されている。デスクトップアプリで利用可能。
ここからがこの記事の核心です。本記事では以降、操作イメージを弊社が主に使うClaude Codeで説明します（Codexでも同じことができます）。重要なのは、AIに「記載ルールを聞く」のではなく、証明書発行という業務そのものをワークフローごとAIに渡してしまうという発想の転換です。
7-1. 「AIに聞く」と「AIが勝手にやる」は別物
ChatGPTに「退職証明書に書いていい項目を教えて」と聞くのは効率化です。人間が作業の主体で、AIは調べ物を速くしてくれるだけ。この使い方では、依頼メールの見落としも記載事項の取り違えもなくなりません。
一方、Claude Code／Codexで作るのは自動化です。「依頼メールを受け取ったら、種別（在籍証明書か退職証明書か）を判定し、請求事項を確認して、人事記録から必要な情報を取得し、テンプレートに沿った文面を作成する」という一連の流れを最初に一度だけ設計しておけば、あとは決まったトリガーで人間が何もしなくても走り続けます。人間の仕事は、最後に上がってきた文案を確認して送ることだけです。
7-2. Claude Code／Codexに任せられる証明書発行の作業
| これまで人間がやっていた作業 | Claude Code／Codexに任せた後 |
|---|---|
| 依頼メールを読み、在職証明書か退職証明書かを判断 | メール本文から依頼種別・請求事項を自動判定 |
| 過去の人事記録から在籍期間・職種・賃金等を手作業で検索 | 人事データベース・エクセル台帳から該当者の情報を自動抽出 |
| 退職証明書の請求外事項が混入していないか目視チェック | 請求事項リストと文面案を自動照合し、過剰記載を検知 |
| 証明書のテンプレートに手入力で反映 | 取得情報をもとに、テンプレートへ自動で文面を流し込み |
| 対応履歴をエクセルに手入力 | 誰にいつ何を発行したかを台帳へ自動記録 |
ポイントは、既存のメールソフトやテンプレート、人事台帳をそのまま使い続けられることです。人事システムの乗り換えと違って、今使っているツールを変える必要はありません。今の運用の「判定・検索・チェック・文面作成」という手作業部分だけが、AIの仕事に置き換わります。
7-3. 導入は3ステップ（プログラミング不要）
7-4. AI鬼管理（株式会社GENAI）での実践例
AI鬼管理では、この「証明書発行のような定型書類業務をClaude Codeのワークフローに落とす」やり方を、クライアント企業の実業務で数多く構築してきました。証明書発行と同じ構造の定型業務——雇用契約書の作成、社会保険手続き書類の準備、各種申請書のチェックなど——をトリガー起動の自動ワークフローに変え、人は「最終確認と例外対応」だけに絞る運用です。件数が多い月でも対応時間が数分程度に縮む、というのがクライアント企業での典型的な効果です。もちろん、運営元の弊社（株式会社GENAI）自身のバックオフィスも、同じ仕組みで回しています。
そして重要なのは、これが人事・労務担当者や社労士の価値を奪う話ではないことです。「記載事項を確認して転記する」という間違えたら怒られるだけの作業から解放されて、退職者や在籍者からの個別相談対応、制度設計といった、人にしかできない仕事に時間を使えるようになります。顧問先を多く抱える社労士事務所であれば、この仕組みを事務所側に置いて複数社の証明書発行対応を一括で回す、という応用も可能です。
……と、ここまで読むと「明日からできそうだ」と感じるかもしれません。ただし正直にお伝えすると、Claude Codeを検索しながら独学で業務に組み込もうとした会社の多くが、途中で止まります。なぜ止まるのか。次の章で、その「壁」の正体と越え方を説明します。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
08 THE 3 WALLS ただし独学には「3つの壁」がある——最短で越える方法 Claude Codeは強力。だからこそ、最初の設計を間違えると危ない
証明書発行のような労務書類の自動化でつまずくポイントは、ほぼ次の3つに集約されます。
壁1：自社ルールを「正確に言語化」できない
Claude CodeやCodexは指示されたとおりに正確に働きますが、指示が曖昧なら曖昧なまま自動化されます。「退職証明書で記載してよい範囲は？」「請求されていない事項をどう検知する？」「在籍証明書と退職証明書をどう判定させる？」——本記事で見てきたとおり、証明書発行は法的な制約を含む領域です。この言語化を飛ばして作った仕組みは、法違反の証明書を毎回自動で作り続ける装置になりかねません。労働基準法に関わる領域だけに、ここが独学の最初で最大の壁です。
壁2：検証のやり方を知らないまま「AIを信じてしまう」
AIの出力は必ず検証が必要です。過去に発行した証明書と自動生成した文面を突き合わせる、わざと請求範囲を超える依頼を入れて挙動を確かめる——こうしたテストの型を知らないと、「動いているように見えるが正しいかは誰も知らない」状態で本番運用に入ってしまいます。逆に、検証の型さえ身につければ、法改正や社内規定の変更があってもAIへの指示を直して再検証するだけで追従できます。
壁3：作った本人しか触れない「第二の属人化」
紙・エクセル運用の弱点として「担当者しか対応の勘所が分からない」問題がありますが、独学のAI自動化は同じ罠にはまりがちです。担当者が一人で作って一人で運用していると、その人の異動・退職と同時に仕組みが止まる。社内の複数人がAIワークフローを読み書きできる状態まで持っていって、初めて「会社の資産」になります。ここは技術ではなく、教育と運用設計の問題です。
| 独学で導入 | AI鬼管理（伴走支援）で導入 | |
|---|---|---|
| 最初の題材選び | 手探り。難しい業務から始めて挫折しがち | 貴社の業務を棚卸しし、成功しやすい定型業務から着手 |
| 業務ルールの言語化 | 自力で仕様を書き起こす（数十時間規模） | 実際の書類・依頼対応フローを見ながら一緒に言語化 |
| 検証 | テストの型を知らず「動いたら本番」になりがち | 過去データ突合・異常系テストまで型として提供 |
| 社内定着 | 担当者1人に依存（第二の属人化） | 研修形式で複数人が扱える状態まで育成 |
| 証明書発行の先への展開 | 1業務で力尽きるケースが多い | 契約書・社会保険手続き等へ同じ型で横展開 |
「AI鬼管理」とは——3〜6ヶ月で自動化を叩き込む伴走型トレーニング
この3つの壁を越えるために弊社（株式会社GENAI）が提供しているのが、AI鬼管理です。Claude Code／Codexをはじめとした最新AIによる業務自動化を、3〜6ヶ月間・オンラインセッション形式で伴走するトレーニングプログラムで、ツールの一般論を教える座学ではありません。受講者が自社の実業務——例えば今の証明書発行フローそのもの——を教材に、実際に動く自動化ワークフローを自分の手で作り切るところまでやります。
対象は従業員1名以上の会社の経営層・バックオフィス責任者で、プログラミング経験は問いません。「人事担当が証明書対応に追われて他の業務が止まる」「記載ミスで退職者とのトラブルを起こしたくない」という会社ほど効果が出やすい設計です。作って終わりではなく、検証の型と社内定着までを支援範囲に含めているのは、上の3つの壁がツールの知識だけでは越えられないことを、自社と支援先の両方で嫌というほど見てきたからです。
証明書発行のように「ルールが明確」「毎回同じ手順」「ミスが法令違反やトラブルに直結する」業務は、AI自動化との相性が最も良い領域です。逆に、判断基準が曖昧な業務からAI化を始めると失敗しやすい。自社の業務を「ルールが明確な定型作業」から順に並べて、上から自動化していく——この優先順位付けも、AI鬼管理の初回で必ず一緒に行います。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
09 COMPARISON & SUMMARY メール・エクセル手作業 vs 人事システム vs Claude Code／Codex 徹底比較・まとめ 自社の規模と体制に合った証明書発行業務の「正解」を選ぶ
| メール・エクセル手作業 | 人事労務システム | Claude Code／Codex自動化 | |
|---|---|---|---|
| 初期コスト | ほぼゼロ | 初期設定＋運用移行が必要 | ワークフロー設計のみ（既存様式流用可） |
| 月額コスト | ゼロ（ただし人件費が隠れコスト） | 利用料が発生 | AI利用料のみ（他業務の自動化と共用） |
| 対応スピード | 担当者の手が空くまで待ち | 機能があれば早い | トリガーで即座に文案生成 |
| 記載事項ミスの防止 | 目視チェックのみ（見落としリスク大） | 製品仕様の範囲内でチェック | 請求事項との自動照合で過剰記載を検知 |
| 自社ルールへの柔軟性 | 高い（ただし属人化） | 製品仕様の範囲内 | 高い（日本語で仕様変更を指示できる） |
| 証明書発行以外への展開 | できない | 対象業務の範囲内 | 契約書・社会保険手続き等あらゆる定型業務に展開可能 |
まとめると、判断基準は次のとおりです。
在職証明書は「退職者には発行できない」書類ですが、退職者の依頼にどう応えるかは、会社の対応力が問われる実務です。そして退職証明書には明確な発行義務と記載ルールがあり、問われているのは「発行するかどうか」ではなく「正しい書類を、正しい範囲で、漏れなく発行できているか」です。人間の記憶と注意力に依存した仕組みは、対応件数が増えるとともに必ず限界が来ます。今の運用を捨てるのではなく、判定とチェックの手をAIに置き換える——それが2026年時点での現実的な最適解だと、弊社は考えています。
代表菅澤
最初の自動化ワークフローを、貴社の実業務で一緒に作りませんか
「うちの証明書発行・労務書類対応、Claude CodeやCodexでどこまで自動化できる？」「独学で試したが止まってしまった」というご相談、お気軽にどうぞ。
AI鬼管理は、貴社の実際の書類・業務フローを題材に、設計・検証・社内定着まで伴走します。3つの壁を、最短距離で越えましょう。
AI鬼管理山崎
ここから先の進め方は、大きく2つあります。
自社で回せるようになりたい方は、AI鬼管理でClaude Code／Codexの使い方から業務設計・社内定着まで伴走を受けながら、社内に仕組みを作る道があります。
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よくある質問
Q. 退職者に「在職証明書」を発行することはできますか？
A. 在職証明書は「現在、その会社に在籍していること」を証明する書類のため、退職済みの人には性質上発行できません。多くの場合、退職者が本当に求めているのは「過去に在籍していた事実」の証明なので、実務では「在籍証明書」として過去の在籍期間・職種などを証明する書類を発行するのが一般的な対応です。
Q. 在籍証明書と退職証明書はどう違いますか？
A. 在籍証明書は法律上の発行義務がなく、記載内容も会社の任意です。一方、退職証明書は労働基準法第22条により、退職者から請求があれば発行が義務づけられており、記載できる事項も使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由に限定されています。さらに、労働者が請求していない事項を記載してはならないという制約もあり、法的な扱いがまったく異なります。
Q. 退職証明書に、退職者が求めていない退職理由まで書いてもよいですか？
A. 書いてはいけません。労働基準法第22条3項により、退職者が請求していない事項を退職証明書に記載することは禁止されています。これは退職者が転職活動などで不利益を受けないようにするための規定（いわゆるブラックリスト防止規定）で、会社側の善意であっても請求範囲を超えた記載は避ける必要があります。
Q. 退職した社員の在籍期間や職種を確認するための記録は、いつまで保存すればよいですか？
A. 労働者名簿・賃金台帳などの重要な記録は、労働基準法第109条により保存義務があります。法律上の保存期間は5年ですが、経過措置により当分の間は3年とされています。退職から数年後に転職やローン審査で証明を求められるケースもあるため、この期間を下回らない形で記録を保管しておく必要があります。
Q. 在籍証明書に、退職者の希望する内容をそのまま書いてもよいですか？
A. 事実と異なる内容を書いてはいけません。在籍期間の水増しや、実際とは異なる職種・地位を記載することは、証明書としての信頼性を損なうだけでなく、後日発覚した際に会社の責任問題に発展するリスクがあります。依頼者の希望する目的は確認しつつ、記載する内容はあくまで客観的な事実に限定するのが安全な運用です。
Q. 証明書発行の依頼メールが多く、対応漏れが心配です。どう防げばよいですか？
A. 担当者の記憶に頼った運用では、依頼件数が増えるほど対応漏れや記載ミスのリスクが高まります。テンプレートとチェックリストを整備したうえで、「誰に・いつ・何を発行したか」を記録する台帳を運用することが基本対策です。さらに、依頼の受付から文面作成・履歴記録までをClaude Code／CodexのようなAIエージェントに任せれば、対応漏れそのものを構造的に防ぐことができます。
Q. Claude CodeやCodexで証明書発行業務を自動化するのに、プログラミングの知識は必要ですか？
A. 不要です。Claude CodeやCodexは日本語の指示だけで動くAIエージェントで、既存のテンプレートと記載ルールを見せて説明すれば、依頼種別の判定・記録の検索・記載事項のチェック・文面作成といったワークフローをAI側が組み立てます。AI鬼管理のクライアント企業でも、非エンジニアの人事・総務担当者が同様の仕組みを運用しています。
Q. Claude CodeやCodexの導入は独学でも可能ですか？
A. 可能ですが、業務で確実に成果を出すまでには「自社ルールの言語化」「出力の検証」「社内定着」という3つの壁があり、特に退職証明書のように労働基準法上の制約がある領域では、誤った証明書を自動で作り続けてしまうリスクに注意が必要です。独学で進める場合は、必ず過去の発行実績との突合検証を挟んでください。最短で確実に立ち上げたい場合は、貴社の実業務を題材に設計から検証・定着まで伴走するAI鬼管理のような支援サービスの活用が近道です。
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- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
