【2026年10月最新】35条書面・37条書面の違いは？賃貸管理会社の記載事項・電子交付と契約事務の自動化

35条書面は契約する前に借主が判断するための重要事項説明書、37条書面は成立した契約内容を明確にするための書面です。賃貸仲介も行う管理会社は、両者を「似た内容の契約書類」として一括管理せず、交付の相手、時期、確認者、保存する最終版を分けて管理する必要があります。宅地建物取引士による重要事項説明と書面への記名は、AIに置き換える対象ではありません。

管理担当の方が減らせるのは、物件情報の転記、添付資料の確認、契約条件の突合、送付状況の集計といった説明前後の事務です。AI社員AIKATAは、こうしたパソコン上の業務をAIと人の二重体制で受託し、会社が確認・承認する形に整理します。本記事は、入居者に契約方法を案内する記事ではなく、賃貸管理会社の社長・管理者・社員が社内の契約業務を設計するための実務解説です。

法令と公的資料の確認時点は2026年10月27日です。中心に扱うのは建物賃貸借の代理・媒介です。自社が貸主となるだけの取引、売買、土地の貸借では適用関係が異なります。以下の運用例は社内管理の提案であり、法定様式や一律の法定期限を追加するものではありません。

01 DOCUMENT BASICS 35条書面・37条書面の違いと、賃貸管理会社の記載事項チェック 書面の役割から、物件・取引条件・交付記録までをつなぎます。

1-1. 35条書面は契約判断の材料、37条書面は成立内容の記録です

35条書面の特徴は、物件を借りるかどうかを判断するために必要な情報を、契約成立前に説明することです。37条書面の特徴は、合意して成立した条件を記録し、後から内容を確かめられるようにすることです。重要性は共通していますが、目的も手続きの位置も異なります。35条書面を交付したから37条書面が不要になるわけではありません。

比較項目	35条書面	37条書面
目的	契約前の判断に必要な情報を説明します。	成立した契約内容を明確にします。
基本的なタイミング	契約成立までに書面を交付して説明します。	契約成立後、遅滞なく交付します。
建物賃貸の媒介での相手	借りようとする借主への説明が中心です。	貸主・借主の双方です。
宅建士の関与	書面への記名と重要事項説明を行います。	書面に記名します。35条と同じ法定説明義務があるわけではありません。
社内で残す記録	交付版、説明した内容、説明者、実施状況です。	確定した契約版、各交付先、交付状況です。

根拠はe-Gov法令検索「宅地建物取引業法」第35条・第37条です。37条書面は、契約成立後に確定した内容を各当事者へ交付する書面です。貸借の案件でも成立後遅滞なく交付し、交付待ちを滞留させないようにします。「契約成立前に37条書面を交付しなければならない」と、35条の時期と混同しないことが重要です。

37条書面と賃貸借契約書は、常に別々の紙を用意する関係ではありません。必要事項が記載され、宅建士の記名などの要件を満たす契約書を交付すれば、37条書面を兼ねられます。ただし「契約書」という表題だけでは十分ではありません。御社の書式を項目ごとに点検し、別紙の特約や物件表示が本文から参照できるかまで確認します。

対象となる不動産取引では、両書面は契約前の理解と契約後の確認に必要不可欠な役割を持ちます。管理会社は「説明書を作った」「契約書を保存した」という社内の作業完了と、相手方への説明・交付の完了を区別します。担当店舗が変わっても、誰にどの版を示したかがたどれるようにしておくことで、入居後に条件について問い合わせがあったときにも、交付資料を根拠に対応できます。

1-2. 管理受託・自ら貸主・代理・媒介の立場を最初に分けます

管理会社が日常管理を受託しているだけで、すべての管理業務に35条書面・37条書面が必要になるわけではありません。宅建業法上の賃貸借の代理・媒介として関与する案件かを確かめます。自ら貸主となる貸借は、それだけでは宅建業法上の宅地建物取引業に含まれません。一方、自社所有物件の貸借であっても別の宅建業者が媒介する場合には、その業者側の義務を区別して考えます。

オーナーとの管理委託契約、入居希望者との賃貸借契約、保証委託契約を一つの「契約処理」にまとめると、交付先と説明義務が混ざります。受付台帳には、取引対象が土地か建物か、売買か貸借か、御社が代理か媒介か、契約当事者は誰かを別々に持たせます。管理受託に関する説明・書面は、賃貸住宅管理業法などの適用関係を別に確認します。

法人契約では、担当社員の氏名を当事者欄へそのまま転記しないようにします。当事者である法人の名称・住所と、手続きを進める担当者・代理権限の確認情報を分けます。オーナーの窓口が親族や別会社である場合も、窓口がそのまま契約当事者になるとは限りません。判断が必要な不一致は事務担当が推測で補わず、契約責任者に確認します。

1-3. 37条書面の絶対的記載事項は賃貸用の項目で確認します

貸借の37条書面で基本となるのは、当事者の氏名・名称と住所、物件を特定する表示、借賃と支払いの時期・方法、引渡しの時期です。住所の似た物件や同じ建物内の別室を扱う管理会社では、建物名だけでなく部屋番号や対象範囲を照合します。契約台帳の物件IDは社内の照合には便利ですが、それだけで当事者が物件を識別できる表示に代わるとは考えません。

確認する項目	管理会社が照合する元資料	差し戻す状態
当事者の氏名・名称、住所	申込情報、本人・法人の確認資料、貸主情報です。	個人名と法人名が混在し、契約主体が確定していません。
物件を特定する表示	所在地、建物の種類・構造、部屋、対象部分を確認できる資料です。	募集図面と契約対象の部屋が一致していません。
借賃、支払い時期、方法	承認済みの条件表と支払先情報です。	前入居者の条件や旧口座が残っています。
引渡しの時期	合意済みの日程と鍵の準備状況です。	契約開始日との関係が整理されていません。

売買・交換では、代金・交換差金、移転登記の申請時期、既存建物の状況について双方が確認した事項などが問題になります。これらを建物賃貸借の37条書面にも一律に必須とする説明は適切ではありません。賃貸仲介と売買仲介を兼ねる会社は、書式の保存場所を共通にしても、適用するチェック項目は分けてください。

支払い方法は「振込」と入力して終えるのではなく、実際に合意した方法と整合しているかを見ます。保証会社の収納方法へ切り替わった案件で、契約書には旧来の支払方法が残ることがあります。ここでは特定サービスの仕様を決めつけず、利用している契約と公式案内に沿って確認します。合意した内容が不明なら、事務担当が都合のよい方法へ書き換えることはしません。

1-4. 相対的記載事項は「定めなし」と「確認未了」を分けます

貸借では、借賃以外の金銭の授受、契約解除、損害賠償額の予定・違約金、天災その他不可抗力による損害負担について、定めがある場合の記載を確認します。相対的記載事項は「重要ではない事項」という意味ではありません。定めがあるのに記載が抜ければ、当事者が合意内容を確認しにくくなります。

事項	賃貸管理の確認内容	実務上の扱い
借賃以外の金銭	敷金などの目的、授受の時期、契約上の扱いです。	請求案内と契約条件の項目名を対応させます。
契約解除	解約予告、解除に関する合意などです。	一般条項と特約の矛盾を責任者へ上げます。
損害賠償額の予定・違約金	定めの有無と、その適用条件です。	記載されていることと条項の有効性を分けて確認します。
不可抗力による損害負担	天災等が起きた場合の合意です。	事務担当が独自に責任分担を作らないようにします。

社内の確認票では「定めあり・反映済み」「定めなし・確認済み」「内容を確認中」を別の状態にします。特約欄に古い違約金条項が残っている場合、AIや事務担当が削除・採用を決めるのではなく、責任者が法律と契約条件に照らして判断します。法定事項として書くことと、その条項が法的に有効であることは別の問題です。

売買で扱うローンのあっせんが成立しない場合の措置、契約不適合責任や保証保険に関する措置、租税公課の負担などは、貸借の37条書面の法定記載事項と同一ではありません。ただし、法定列挙がないことだけを理由に、実際に合意した重要な条件を伝えなくてよいとは判断しません。案件の契約内容と法令上の最低限の記載事項を、別々の確認欄で扱います。

1-5. 35条書面は権利関係・権利制限・物件の属性を根拠資料と結びます

35条書面の物件情報は、権利関係、法令に基づく権利制限内容、設備などの物件の属性に分けて収集します。登記された権利の種類・内容、登記名義人等を確認し、貸主として示された人との関係に疑問があれば責任者へ上げます。登記情報を取得したこと自体をもって、契約を結ぶ権限まで自動的に確認できたとは扱いません。

私道負担、都市計画法・建築基準法上の制限、建ぺい率や容積率などは、宅地か建物か、売買か貸借かで説明の範囲が異なります。たとえば私道に関する負担は、宅建業法第35条第1項第3号では建物貸借を除く契約が対象です。売買用のチェック欄を埋めるために、建物賃貸でもすべて同じ法定事項だと説明しないようにします。

物件の属性では、飲用水・電気・ガスの供給、排水施設の整備状況や、未整備である場合の見通し・特別負担などを確認します。未完成物件では完成時の形状・構造等が論点になります。設備の写真があるだけでは、引渡し時に使えることまで確定しない場合があります。現況、予定、未確認を区別し、予定変更があれば書面作成担当と説明担当の双方へ伝える運用にします。

既存建物の建物状況調査、石綿使用調査結果の記録、耐震診断、土砂災害警戒区域などの指定、水害ハザードマップ上の所在地なども、法令上の対象と調査状況を点検します。「資料が見つからない」ことを「該当しない」と書き換えないことが原則です。必要な調査や説明の範囲は宅建士が現行法令と資料を確認して決め、事務担当は取得資料と確認できなかった事項を整理します。

記載対象は宅建業法第35条と同施行規則第16条の2、第16条の4の3などを合わせて確認します。本記事の表は社内の収集作業を整理するための例です。物件ごとの法定説明事項を省略してよいことを示す一覧ではありません。

1-6. 取引条件と宅建業者が講じる措置は、誰が負担するかまで確認します

取引条件は、契約上の権利義務関係を説明する部分です。借賃以外に授受する金銭の目的、契約解除、損害賠償や違約金、賃貸借の期間・更新、用途等の制限、終了時の金銭精算などを確認します。普通借家か定期借家かによっても必要な手続きが異なるため、契約種別が未確定のまま汎用の条項を埋めてはいけません。

たとえば退去時の精算について、管理台帳にはオーナーの希望だけがメモされ、契約書案には別の条件が入っている場合があります。管理会社は合意された条件を確認し、説明資料と契約書で内容がつながっているかを点検します。条項の可否や負担の妥当性は、担当者が文章をきれいに整える作業とは分けて判断します。

取引にあたって宅建業者が講じる措置には、支払金・預り金の保全措置の有無などの確認があります。売買で宅建業者が自ら売主となる場合の手付金等の保全と、建物貸借の説明を一緒にしないようにします。金銭の貸借のあっせんや契約不適合責任の履行を確保する措置についても、契約類型による適用の違いがあります。金銭を預かる実態と法令の要件を宅建士が確認し、事務側は根拠資料を揃えます。

1-7. 区分所有建物は、賃貸と売買の説明項目を分けます

区分所有建物の賃貸では、専有部分の用途その他の利用制限に関する規約と、建物・敷地の管理が委託されている場合の委託先などが説明項目になります。施行規則第16条の2は、建物の貸借では同条第3号・第8号を対象としています。敷地権、共用部分の規約、専用使用権、修繕積立金、管理費用、維持修繕の記録など、売買で確認する事項を、賃貸でも同じ範囲の法定事項だと並べることは避けます。

一方、法定説明項目の分類とは別に、入居後の利用に影響する細則は管理実務上の重要資料です。ペット、事務所使用、楽器、共用部分の使い方などについて、オーナーの募集条件と建物の規約が食い違っていないかを確認します。募集担当の「許可されているはず」という口頭説明だけで契約書案を確定しないことが大切です。

管理規約の改定日、細則の版、資料を受け取った窓口を記録し、書面の作成時に参照できるようにします。区分所有建物を管理する会社と、賃貸借を仲介・管理する御社が異なる場合は、問い合わせ先も分けておきます。資料の不足や解釈の対立がある案件は、通常の書類作成列から外して責任者の確認待ちへ移します。

1-8. 交付漏れ・説明義務違反は、書面を後から埋めて済ませません

37条書面の交付を怠ることや、35条の説明・交付に関する義務に違反することは、宅建業法上の問題になります。違反内容に応じて指示処分、業務停止処分などの監督処分や罰則が問題となり、法定要件に該当する場合には免許取消しもあり得ます。違反したら常に同じ処分になる、単に訂正版を送れば問題が解消する、といった断定はできません。

処分内容の確認先は宅建業法の第65条・第66条や罰則規定です。宅建士証の提示、書面への記名、説明そのもの、重要な事実の告知は、それぞれ根拠と義務の内容を確認します。ここでは罰金等の金額を示す代わりに、御社が不備を把握したときの初動を整理します。

不備の発見日時、該当書面、交付先、既に説明した範囲、契約成立の状況を記録します。過去の日付へ戻した記録を作ったり、相手方に渡した版を社内だけで差し替えたりしないことが基本です。説明の追加や再交付が必要か、取引への影響は何かを会社が判断し、必要に応じて弁護士や免許行政庁などへ相談します。AIに是正の法的結論を決めさせる運用にはしません。

02 ELECTRONIC DELIVERY 35条書面・37条書面の電子交付を、承諾から保管まで設計します 紙を減らすだけでなく、相手方が受け取って確認できる状態を作ります。

2-1. 電子化とIT重説は別の手続きです

国土交通省によると、宅建業法関係の改正規定は2022年5月18日から施行され、重要事項説明書等の電磁的方法による提供が可能になりました。同時に35条書面・37条書面の宅建士による押印義務が廃止されましたが、宅建士の記名は必要です。2026年10月時点で確認した国土交通省の書面電子化案内と、令和6年12月版の実施マニュアルを基に運用します。

管理会社は「説明方法」と「書面の提供方法」を別欄で管理します。対面で説明して書面は電子交付する案件も、書面は紙で送って説明はオンラインで行う案件もあります。電子契約サービスを契約しただけでは、相手方の承諾取得やIT環境の確認が済んだことにはなりません。担当者が何を確認し、誰に引き継ぐかを決めてください。

押印義務の廃止も、契約に関するすべての押印や本人確認が不要になったという意味ではありません。35条・37条書面における宅建士の押印と、当事者が契約意思を確認する方法は区別します。紙で残す工程や現物の受け渡しがある場合は、電子化した工程との境目を明らかにしておきます。

書面交付を電子化する導入手順は、対象書面と交付先の整理から始めます。次に、御社が採用する方法で法令の要件を満たせるかを確認し、承諾文面、書面作成、提供、確認、保存の担当を決めます。最後に社内の確認用データで一連の操作を試し、別紙を開けない場合や電子提供を希望しない場合の切替も確認します。紙の発送担当をなくすことだけを導入の完了条件にしないでください。

IT重説当日の端末・通信・宅建士証の提示方法については、姉妹記事の賃貸管理会社のIT重説の準備と進め方も参照できます。契約事務担当は、説明が実施できる環境かを事前に確かめ、説明を担う宅建士へ結果を引き継ぎます。

2-2. 電子交付の承諾は、提供方法とファイル形式を示して取得します

国土交通省の実施マニュアルでは、使用する電磁的方法の種類・内容を示して承諾を得る手順が整理されています。御社が使う提供方法、ファイルへの記録方式、対象書面を相手方へ示し、書面や電子メール等の記録として残る方法で承諾を取得します。電話で了解を得たという担当者のメモだけで、法定の承諾取得が完了したとしないことが大切です。

貸主と借主の双方へ37条書面を電子提供するなら、それぞれの承諾を確認します。借主の担当者が承諾したことを理由に、オーナーも承諾した扱いにしないでください。提供方法やファイル形式が承諾時から変わる場合には、変更後の内容で改めて承諾を得る必要があります。途中で電子提供を拒否する旨の申出があった場合の受付と、紙への切替手順も定めます。

案内文を送っただけでは承諾済みにしません。送信日、回答日、回答者、対象書面、提供方法、保管した回答の場所を対応させます。法人の担当者から返信があった場合には、御社の本人・権限確認の手順と合わせて扱います。返信が曖昧なときは、担当者が都合よく解釈せず、内容を明確にしてから進めます。

2-3. PDF化だけで終えず、改変確認と到達確認まで点検します

電子書面は、相手方が記録を出力して書面を作成できること、改変の有無を確認できる措置が講じられていることなどの要件を満たす必要があります。35条・37条書面では、交付に係る宅建士が明示されているかも確認します。「別紙参照」として説明事項を置いた添付資料も書面の一部なので、本体だけを処理して別紙を放置する運用にはできません。

電子署名等を使う場合も、サービス名があるから一律に要件を満たすと判断せず、実際の設定、対象ファイル、提供時点の状態を確認します。国土交通省のマニュアルは、提供時点で改変防止措置を含む要件を満たすことを求めています。契約成立後に処理する予定の電子署名で、成立前に交付する35条書面の要件まで満たしたつもりにならないようにしてください。

提供後は、提供した旨の通知と、相手方への到達・閲覧確認を組み合わせます。開封や閲覧を既に確認している場合などの扱いは、提供方法に応じて公式マニュアルを確認します。文字化け、ページ欠け、図面の見切れがないかを相手方にも確認してもらい、改変の有無の確認方法や保存方法を案内します。トラブルが解消しない場合には電子提供を中止し、紙の交付へ切り替える運用を用意します。

IT重説では、重要事項説明書と添付書類を相手方の手元に用意したうえで、宅建士証の視認、映像・音声、書面を見ながら説明を受けられる状態を確認します。音声が途切れた部分を説明済みとして先へ進めないようにします。事務担当は事前案内や接続確認を支援できますが、説明の実施と内容確認は宅建士が担います。

2-4. 電子化のメリットは、印紙税と事務負担を分けて見積もります

電子契約・電子交付への移行には、紙代や印刷作業、郵送費用、封入・発送、保管スペースを減らせるメリットがあります。遠方のオーナーへ送る書類や、別の店舗で作成した契約資料を確認しやすくなる面もあります。ただし、紙を希望する相手方や現物が必要な手続きは残るため、すべての費用と作業がなくなるとは説明しません。

コストを比較するときは、紙・郵送・保管の費用と、電子化の利用契約や運用に要する費用を分けます。特定のソフトについて初期費用、月額、送信単位などの課金があるかは公式サイトで要確認です。御社の現状に即して、再送や差し戻しの回数、問い合わせの内容も記録すると、単に紙が減っただけなのか、事務負担まで減ったのかを見分けられます。

印紙税は契約書の内容で区別します。国税庁の「No.7106 建物の賃貸借契約書」では、建物の賃貸借契約書は原則として課税対象ではありません。したがって、通常の建物賃貸借について「電子化すれば、それまで必要だった印紙税を必ず削減できる」と説明するのは不適切です。土地の賃貸借や、消費貸借に該当する内容を含む文書などは別途判断します。

電磁的記録については、国税庁の電子メール送信した注文請書に関する文書回答でも印紙税の課税関係が整理されています。電子記録と、別途作成する紙の契約書・受取書を混同しないことが大切です。御社の文書の具体的な課税関係は国税庁の案内等で確かめ、売買用の税額例を賃貸へ流用しません。

印紙税を納付する必要がある文書かは、文書の名前ではなく実質的な記載内容に基づいて確認します。電子化の効果を社内へ説明する際も、もともと納付対象でない建物賃貸借契約書を「削減できる税負担」に加えないようにします。金銭の受領を証明する記載などがあるときは、契約部分だけを見ず、文書全体を確認担当へ回してください。

建物賃貸、土地賃貸、領収の記載を含む書面を切り分ける考え方は、姉妹記事の賃貸管理会社が確認する契約書と印紙税でも整理しています。ここでは金額比較より、どの文書を作るかを先に一覧化してください。

保管スペースが不要になることと、保管業務が不要になることも別です。電子化後は、契約ID、物件、当事者、書面の版、交付日時を対応させ、説明に使った版を取り出せるようにします。電子署名・タイムスタンプの有効期間や、その後の確認方法についても利用先の公式案内を確認します。保存期間を一律の数字で決めつけず、関係法令・社内規程・紛争対応の必要性を踏まえて会社が決めます。

2-5. 書式と確認票は、契約単位で一組にします

管理担当の方がその日から使うなら、書類作成チェックを「担当者の記憶」から「案件ごとの確認票」へ移します。確認票は契約書に新たな法定項目を足すものではなく、社内で不足や差分を見つけるための補助資料です。以下の項目を既存システムの案件メモや管理表に持たせ、宅建士が確認する前の状態を揃えます。

確認票の欄	記録する内容	完了の目安
案件・書面の識別	契約ID、物件、部屋、35条/37条、版です。	別室・別案件の資料と混ざっていません。
条件の根拠	条件表、オーナー承認、規約、各調査資料です。	元資料と今回の条件が対応しています。
差分・未確定	前回から変わった項目と、誰に確認中かです。	未確定のまま確定版へ進む項目がありません。
宅建士への引継ぎ	確認してほしい箇所、根拠の場所、説明予定です。	担当宅建士が資料を参照できます。
交付・保管	相手方ごとの方法、承諾、提供・到達の記録です。	各交付先と、実際に交付した版が特定できます。

社内の差し戻し文例は、「〔案件ID〕の〔項目〕について、条件表と書面案で内容が異なります。根拠資料は〔保存先〕です。採用する内容と、必要な再確認先をご指示ください。確認が終わるまで確定版として送付しません」とします。何となく「確認してください」と頼むより、相違点と判断してほしい内容が明確になります。

オーナーへの確認文例は、「今回の契約書類の準備にあたり、〔条件〕の最終内容を確認しています。前回資料と今回のご連絡で差異があるため、今回適用する内容をお知らせください。回答後、当社で書面へ反映し確認します」とします。これは交渉の結論を代行する文章ではありません。条件変更の可否や法的問題は、会社の責任者が判断します。

個人情報を含む申込資料と、外部に交付する書面の保存先・閲覧権限も分けます。共有リンクを作れることと、誰に共有してよいかは別です。具体的な社内管理の考え方は、姉妹記事の賃貸管理会社の個人情報の取り扱いも参照し、御社の規程に合わせて整理してください。

03 MANUAL WORK 物件・オーナーごとに条件が違うため、手作業だけでは確認が滞ります 法令を知っていても、資料の受け渡しが追いつかなければ確認の質は安定しません。

3-1. 繁忙期は「作成済み」と「確認済み」のずれが広がります

1〜3月の繁忙期には、募集、内見後の連絡、契約、入居、退去が同時に動きます。書類作成の担当者は、オーナーへの確認、仲介担当からの条件変更、管理規約の取り寄せ、入金の照合を並行して扱います。その間に管理システムとポータルの更新も発生し、同じ物件情報を別画面へ転記する作業が積み重なります。

35条書面を作成した後に契約開始日や特約が変わると、37条書面を兼ねる契約書、請求案内、管理台帳にも反映が必要になります。更新先を担当者が記憶しているだけでは、一つだけ旧条件が残ります。書類の種類が増えたことよりも、同じ変更を何度も手で反映し、誰かが見比べる仕組みが負担の原因になります。

管理会社には、入居者とオーナーの間に立ち、双方に説明する役割があります。判断材料の不足をそのまま相手へ投げると、確認の往復が増えます。一方、事務担当が不足を推測で埋めれば、合意していない内容が書面に混じります。だからこそ、通常処理と、会社が判断する例外を分ける必要があります。

事務員の採用難や退職時の引継ぎも、こうした運用の弱さを表面化させます。詳しい社員がいる間だけ回る作業は、その社員の不在時に止まります。システムを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。御社の判断を残しながら、入力・照合・下準備を切り出すことが次の段階です。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAに契約事務を任せ、宅建士は確認と説明に集中します AIに質問する効率化から、毎日の事務を回す自動化へ進めます。

4-1. 効率化と自動化は、毎回の入力作業が残るかで違います

「このメールをわかりやすくしてください」とAIに聞き、人が結果をコピーするのは効率化です。一方、決めた手順で資料を受け取り、必要項目を整え、管理システムへ入力し、書類案と元資料を照合して、会社の承認待ちまで進めるのが自動化の考え方です。毎日の作業が、人の都度の質問から始まる状態を変えます。

Claude Code/Codexなどを用いて社内で仕組みを作る場合も、入力する元資料、対象システム、照合項目、停止条件、承認者を設計する必要があります。AIに法令の解釈や契約条件の採否を自由に決めさせる設計にはしません。ここで示す流れは業務設計例であり、すべての会社やシステムで設定なしに動くという意味ではありません。

AI社員AIKATAは、いま使っている管理システムやポータルをそのまま使い、画面操作を含めた事務作業を受託するサービスです。物件情報の入力・更新、契約書類の下準備、問い合わせメールの一次対応などを、業務単位で受託できるか確認します。書類が出来上がったことと、法定の説明・交付が終わったことは分けて管理します。

これまで事務員がやっていた作業	AIに任せた後の業務設計	会社に残ること
物件情報を各画面に転記します。	AI社員AIKATAが入力・更新を担い、人が品質チェックします。	今回の物件情報の最終確認と承認です。
契約条件を資料から拾って書類案を作ります。	AI社員AIKATAが承認された条件に沿って下準備します。	条件の決定、宅建士の内容確認・記名です。
問い合わせを読み、案内文を作ります。	AI社員AIKATAが問い合わせメールの一次対応を担います。	交渉や法律判断を含む回答です。
入金データを照合します。	AI社員AIKATAが家賃管理・入金消込の事務を担います。	未入金への対応方針や個別の判断です。

自動化の受入確認には、通常案件だけでなく、資料不足、同じ姓の別人、別室の資料混入、承認後の条件変更といった例を含めます。これは御社が業務範囲を整理する際の確認観点です。AI社員AIKATAの受託範囲や個別の運用方法は、実際の画面と作業を確認して決めます。処理できない案件を勝手に完成扱いにせず、人へ戻す境界を共有することが大切です。

4-2. 重要事項説明・記名・交渉・法的判断は会社が担います

AIが担うのは、説明や承認の前の物件情報の入力・更新、書類の下準備、入金消込、問い合わせの一次対応、更新・解約の事務処理です。たとえば契約書案と条件表の違いを整理することは事務支援ですが、どちらの条件を採用するか、特約が有効か、どこまで相手方へ譲歩するかは会社が決めます。

会社が確認するときに、完成した書面だけを眺めるのではなく、根拠となる条件と変更点も一緒に確かめられるようにします。日常の定型事務については承認を中心にできても、説明、記名、交渉、経営判断は別の仕事として残ります。この区別を先に決めれば、AIの導入で担当者や宅建士の役割が曖昧になることを防げます。

05 BUILD OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 人や仕組みを御社が抱え続けるか、日々の作業を任せるかを比べます。

4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここでは「繁忙期の入力・書類の下準備を、会社が人や仕組みを抱えずに手放す」という目的で比較します。特定の会社や製品の性能評価ではありません。人を増やす、従来型の外注へ出す、社内でAIを自作する方法は、採用・説明・保守という仕事を御社に残します。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①事務員を増やします。	契約件数が増えても手分けできます。	採用と教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOへ出します。	入力を社外に移せます。	案件ごとの説明、指示、手直しの調整が御社に残ります。	✕
③社内でAIを自作します。	自社の細かなルールを反映できます。	ルールの言語化、検証、変更時の保守を抱え続けます。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	今のシステムで事務の実行を任せられます。	受託範囲を整理し、会社は最終確認・承認と判断を担います。	◎

5-1. ①増員・②外注・③自作は、別の管理負担を生みます

①増員は、物件ごとのルールを覚える人を新たに増やす方法です。新しい担当者が慣れるまでは、既存社員が説明と確認を担います。書式を知っていても、オーナーごとの連絡先、条件変更の決裁者、区分所有建物の資料の取り寄せ先まではすぐに覚えられません。詳しい社員への依存を減らさないまま人数だけを増やすと、確認依頼がその社員に集中します。

②従来型の外注・BPOでも、渡す資料を社内で整え、例外を説明し、戻った成果物の手直しを指示する運用では負担が残ります。③社内でClaude Code/Codexを使ってAIを自作する場合は、物件やオーナーごとの入力ルール、法令との境界、検証方法、変更時の修正手順を自社で保有することになります。作った人だけが直せる状態になれば、第二の属人化です。

06 AIKATA AI社員AIKATAは、今の管理システムで行う事務をAIと人で受託します 契約書類の下準備から、入金消込・更新・解約事務へつなげます。

6-1. 対象はパソコン上の事務で、受託可否は業務単位で決めます

AI社員AIKATAは、事務員がパソコンで行っている仕事を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行サービスです。物件情報の入力・更新、募集図面（マイソク）作成の下準備、契約書類の下準備、家賃管理・入金消込、問い合わせメールの一次対応、更新・解約の事務処理などが対象です。賃貸仲介・賃貸管理・売買仲介・分譲などの業態を問わず、業務単位で受託の可否を決めます。

AI社員AIKATAは特定の管理システムに限定せず、御社の管理システムやポータルサイトをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。システムの乗り換えを前提にしません。物件種別や取引形態ごとの入力ルールを仕組みに落とし込み、担当者の経験や繁忙度に左右されない運用を目指す形です。具体的な対象範囲は御社の作業を確認して整理します。

AI社員AIKATAは、AIの処理結果を人が品質チェックし、会社が最終確認と承認を行う体制を取ります。会社の日々の定型事務は原則として入力済みの物件情報や作成済み書類の承認が中心になります。ただし、重要事項説明、書面への記名、経営判断、交渉まで承認ボタンだけに置き換わるものではありません。有資格者と責任者が担う仕事は御社に残ります。

郵送物の受け取り、押印、鍵や書類など現物の受け渡しは、人が物理的に動く工程です。AI社員AIKATAがすべてを自動化しきれるわけではありません。パソコン上の下準備を任せ、現物を扱う工程と判断する工程は社内担当へつなぐ形で整理します。実績社数や削減時間を仮定して効果を約束するのではなく、まず任せられる作業を特定します。

6-2. マニュアルがなくても、操作画面から業務を分解します

AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を担うため、御社にAIの知識は必要ありません。引継ぎでは事務員の方の操作画面を見ながら、AI社員AIKATAが業務を分解・整理します。マニュアルがないことだけを理由に相談を先送りする必要はありません。会社側は、何をもって正しい入力とするか、どこから責任者の判断が必要かを共有します。

AI社員AIKATAは、繁忙期も御社が人を採用・教育せずに処理量を増やせる仕組みです。月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。本記事では料金の金額を記載しません。業務の対象と、会社が最終確認する範囲を相談で整理し、契約事務だけでなく関連する入力や入金消込へどうつなぐかを検討します。

AI社員AIKATAはNDAを結び、入居者・オーナーの個人情報や契約条件の受け渡しと保管を、御社の規程に合わせて決めます。相談段階から実在の個人情報を無制限に渡す必要はありません。どの資料と画面を確認するか、何を伏せて示すかを整理し、実際の受託に必要な情報の扱いを決めます。

サービスの説明はAI社員AIKATAの不動産会社向けページに基づきます。無料相談は60分、オンラインのGoogle Meetで、全国対応です。業務の棚卸しと任せられる範囲を整理し、相談によって契約の義務が生じることはありません。

07 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけです 契約書を作る仕組みより、毎日の作業を誰が回すかに目を向けます。

手作業を続ける、システムを追加・乗り換える、AI社員AIKATAに任せるという選択を、日々の事務を手放す観点で比べます。次の記号は特定製品の順位ではなく、御社に残る作業の違いを示すものです。どの方法でも法令上の会社と宅建士の責任は残り、AIを入れたことだけで適法性が保証されるわけではありません。

比較項目	手作業のまま	システムの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 担当者の処理時間に集中します。	△ 運用や入力の担い手が必要です。	◎ 採用・教育せず事務の処理量を増やせます。
物件やオーナーごとのルール	✕ 記憶や個人のメモに依存します。	△ ルール整理と運用を会社が抱えます。	◎ 物件種別や取引形態ごとの入力ルールを仕組みにします。
入居者・オーナーへの対応の速さ	✕ 資料を探す時間が回答に影響します。	△ 入力と確認の運用が必要です。	○ 一次対応等の事務を任せ、判断は会社が行います。
事務員の採用と教育	✕ 社内で継続して担います。	△ 操作を覚え、運用する人が必要です。	◎ 仕組みの構築・運用をAI社員AIKATAが担います。
宅建業法の線引き	△ 作業と独占業務を社内で分けます。	△ システム導入後も役割分担が必要です。	◎ 下準備を受託し、説明・記名・判断は会社に残します。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続けます。ここで比べた選択肢の中で、作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。35条書面・37条書面の確認責任を残したまま、転記や書類の下準備を会社が毎回実行する状態から抜け出します。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、事務員を増やさずに越える準備を始めませんか 人を増やす・システムを替えると決める前に、任せる業務を具体化します。

8-1. 無料相談で、契約事務のどこから任せられるかを整理します

35条書面と37条書面の違いを理解していても、毎回の転記や差分確認が担当者に集中していれば、繁忙期の負荷は残ります。人を増やす・システムを替えると決める前に、AI社員AIKATAの無料相談で、物件情報の入力、契約書類の下準備、入金消込のうち、どの業務から任せられるかを確認してください。

相談では普段の操作の流れ、使用している資料、物件やオーナーごとの違い、宅建士へ渡すタイミングを整理します。60分のオンライン相談で、御社が判断・承認する範囲と、受託できる事務を具体化します。マニュアルがなくても相談でき、契約の義務はありません。

事務員を増やす・外注する・AIを自作する・管理システムを替える——どの道を選んでも、入力・書類づくり・入金の照合・問い合わせの一次対応か、それを回す人と仕組みが会社に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの管理システム・ポータルサイトはそのまま、物件や取引ごとのルールも登録して処理し、会社に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 35条書面と37条書面は、同じ書類として管理してよいですか？

A. 役割と交付時期を分けて管理します。35条書面は契約成立前の判断に必要な説明の書面、37条書面は成立した契約内容を明確にする書面です。内容が重なる部分があっても、一方を交付すれば他方が不要になるわけではありません。管理台帳では書面の種類と交付した版を区別します。

Q. 賃貸借契約書があれば37条書面は別に作らなくてもよいですか？

A. 法定記載事項と宅建士の記名などの要件を満たした契約書を交付する場合は、37条書面を兼ねることがあります。表題が契約書であるだけでは判断できません。別紙・特約を含めて必要事項を点検し、各当事者へ交付した記録を残します。

Q. 35条書面と37条書面は、誰に交付しますか？

A. 通常の建物賃貸借の媒介では、35条書面は借りようとする借主への重要事項説明に用い、37条書面は貸主・借主の各当事者に交付します。代理として関与する場合などは御社の立場を確認して交付先を整理します。連絡窓口と契約当事者を混同しないことが大切です。

Q. 宅建士の押印が不要なら、記名も不要ですか？

A. 記名は必要です。押印義務の廃止を、宅建士の確認・記名が不要になったものと扱わないでください。電子書面でも交付に係る宅建士を明示する必要があります。重要事項説明は宅建士が行い、説明時には宅建士証を提示します。

Q. PDFをメールで送れば電子交付が完了しますか？

A. ファイル送信だけで完了とは判断しません。事前の承諾、提供方法と形式、出力可能性、改変確認の措置、宅建士の明示等を確認します。提供の通知、到達・閲覧確認、保存や改変確認の方法の説明も含め、国土交通省の実施マニュアルに沿って運用します。

Q. 建物賃貸でも、電子契約にすれば必ず印紙税を削減できますか？

A. いいえ。建物の賃貸借契約書は原則として印紙税の課税対象ではありません。土地の賃貸借や別の課税事項を含む文書は個別に確認します。管理会社では紙代・郵送費用・保管スペース・転記や発送の作業と、印紙税の課税関係を分けて整理します。

Q. 宅建業法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 任せる範囲を事務作業に限定し、会社と宅建士の役割を明確にします。AI社員AIKATAは物件情報の入力・更新や契約書類の下準備などを担います。重要事項説明と35条書面・37条書面への記名は宅建士が行い、交渉、経営判断、法的手続きは会社が担います。

Q. 今の管理システムのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは、いま使っている管理システムやポータルをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。システムの乗り換えは前提にしません。実際の作業を確認し、業務単位で受託できる範囲を決めます。

Q. マニュアルがなく、担当者しかわからない業務も相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAは事務員の方の操作画面を見ながら業務を分解・整理します。会社側は、条件を決める責任者や、宅建士が確認するタイミングなどを共有します。AIの知識を身につけてから相談する必要はありません。

Q. 書類の郵送や鍵の受け渡しまで自動になりますか？

A. 郵送物の受け取り、押印、現物の受け渡しなど、物理的に人が動く工程は自動化しきれません。AI社員AIKATAに任せるパソコン上の事務と、社内の人が行う現物対応を分けて設計します。無料相談ではその境目も整理します。

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