【2026年10月最新】不動産の契約管理システムとは？賃貸管理会社が押さえる機能・選び方と、契約事務をAIに任せる方法
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不動産の契約管理システムとは、契約書や申込書類、更新・解約の期限、関連する書類を電子データで保管し、検索や通知ができるようにする仕組みです。賃貸管理会社では、賃貸借契約書、管理受託契約書、重要事項説明書、更新の合意書、保証会社の書類など、種類の違う書類が物件とオーナーごとに積み上がります。それらを探す時間と、期限の見落としを減らすことが主な目的です。
ただし、システムに保管したことと、契約事務が終わったことは別です。誰が書類を受け取り、どの項目を台帳に入力し、元の書類と照合し、期限をどう通知し、最後に誰が承認するのか。ここまで決めないと、検索しやすい書類置き場が増えただけになります。
この記事では、契約管理システムの基本、機能と種類、選び方の確認表、電子契約・宅建業法・賃貸住宅管理業法との関係を、管理会社の実務に合わせて整理します。そのうえで、今の管理システムを使ったまま、契約事務そのものをAI社員AIKATAに任せる方法を解説します。制度は2026年10月時点で公式情報を確認した範囲に基づきます。
代表菅澤
01 CONTRACT MANAGEMENT 契約管理システムとは？賃貸管理会社が必要になる場面 紙とExcelの管理で何が起きるかから整理します
1-1. 契約管理システムの定義と、賃貸管理会社が扱う契約の種類
山崎
📚 用語解説
契約管理システム：契約書や関連書類を電子化して保管し、契約の相手・物件・期間・更新時期などの情報とひも付けて検索や通知ができるようにする仕組みです。契約書の作成や電子署名までを含む製品もあれば、保管と期限管理に特化した製品もあります。
賃貸管理会社が扱う契約は一種類ではありません。入居者との賃貸借契約、オーナーとの管理受託契約、サブリースを行う場合のマスターリース契約、保証会社との契約、修繕や清掃など外部業者との業務委託契約があります。それぞれ相手も期間も更新の仕方も違うため、同じ書類棚にまとめても、必要なときに目的の契約へたどり着けるとは限りません。
システムで管理する対象を決める際は、まず「どの契約を、何のために引き出すのか」を書き出します。例えば、入居者からの解約連絡を受けたときに更新条項を確認する、オーナーから管理手数料の条件を聞かれたときに受託契約を確認する、保証会社の契約更新日を確認する、といった場面です。引き出す目的が決まると、必要な検索項目が決まります。
契約書の種類が増えるほど、項目の名前をそろえる作業が重要になります。「契約開始日」「入居開始日」「賃貸借期間の始期」が混在したままでは、システムに入れても検索できません。導入前に社内で共通の項目名を決めておくと、後の移行も楽になります。
ここまでが契約管理システムの基本概念です。重要性は、契約の数が増えるほど高まります。契約ごとの期限や条件を人の記憶に頼って管理する限界が、管理戸数の増加とともに早く来るためです。
1-2. 紙・Excel・メール添付の管理で起きやすい問題
山崎
紙とExcelで管理している会社では、契約書の原本を棚に保管し、契約の期間や更新日をExcelに転記していることが多くあります。この方法では、棚の書類とExcelの記載が食い違っても、すぐには気づけません。担当者が変わった後に、更新の案内が漏れていたと分かる場面もあります。
メール添付で書類のやりとりをしている場合、同じ契約の書類が複数の担当者の受信箱に分散します。修正前の版と修正後の版の区別が付かなくなり、契約書の最新版を探すだけで時間を使います。外出先や在宅で書類を確認したいときも、社内のファイルサーバーに接続できないと対応が止まります。これらが従来の契約書管理の課題と問題点です。
保管スペースの問題もあります。契約書の原本は管理戸数が増えるほど物理的な保管場所が必要になります。紛失や水損のリスクを考えると、電子化は有力な選択肢です。一方で、電子化の目的が「探しやすさ」なのか「期限の見落とし防止」なのか「監査や取引先への説明」なのかによって、必要な機能は変わります。
| 管理方法 | 起きやすい問題 | 会社に残る作業 |
|---|---|---|
| 紙の原本とExcel台帳 | 書類とExcelの記載が食い違っても気づきにくく、検索に時間がかかります | 転記・照合・保管場所の管理です |
| メール添付とフォルダ | 最新版の判別と、担当者ごとの分散が起きやすくなります | 探し直し・版の確認・差戻しです |
| 契約管理システム | 検索・期限通知はしやすくなりますが、登録する作業は残ります | 入力・照合・承認の運用です |
1-3. 電子化の目的を「探す」「見落とさない」「説明できる」に分ける
山崎
目的は大きく三つに分けられます。一つ目は「探す」。契約書や付属書類を、物件名・契約者名・契約番号などで素早く見つけることです。二つ目は「見落とさない」。更新時期、解約の申出期限、保証の更新時期などを通知で知らせることです。三つ目は「説明できる」。いつ誰が承認し、どの版が有効かを、後から確認できることです。
管理会社では、特にオーナーへの説明に関わる三つ目が重要になります。契約条件の変更がなぜ行われたのか、どの書類に基づくのかを説明できる状態にしておくと、入居者やオーナーとの認識違いを減らせます。システムの検索機能だけで解決するのではなく、変更履歴とその承認者の記録まで含めて設計します。
契約管理システムは、契約業務を一元管理する仕組みとして、二つの効果が期待されます。一つは業務効率化で、探す時間や転記の手間を減らします。もう一つはリスクマネジメントで、更新や解約の期限の見落とし、版の取り違え、閲覧権限の不備といったトラブルを減らします。ただし、どちらも不動産業務に沿ったシステムであることが前提です。物件・部屋・オーナーという単位で契約を整理できない製品では、効果が出にくくなります。
ここまでを整理した上で、次の章では機能の見方に進みます。製品の名前ではなく、機能の役割で比較する方が、自社に合うかどうかを判断しやすくなります。
出典：SpaceCore「契約書管理システムとは」（一部の見出しのみ確認）（2026年10月24日確認）。
02 FUNCTIONS 契約管理システムの主な機能：基本機能と高度な機能 機能の役割と、導入後に残る作業を一緒に見ます
2-1. 基本機能：一元管理・検索・期限の通知
山崎
一元管理は、紙の契約書をスキャンしてPDF化し、クラウドなどに保存して、契約の情報とひも付ける機能です。保存するだけでなく、契約の相手・物件・期間といった項目を構造化して持てるかを確認します。項目が自由に追加できる製品なら、管理受託契約には「管理手数料の条件」、賃貸借契約には「更新料の有無」といった管理会社独自の項目を持たせられます。
検索機能は、物件や入居者などの条件で絞り込む検索と、文書の本文を対象にした全文検索があります。スキャンした書類を全文検索の対象にするには、画像の文字をデータにする処理が要る製品もあり、その精度が検索結果に影響します。不動産ならではの検索軸、例えば物件名・部屋番号・契約者名・保証会社名で絞れるかを、デモで確認します。
更新期限の通知は、期限が近づいたときに担当者へ知らせる機能です。通知の時期を段階的に設定できるか、通知を受ける担当者を契約ごとに変えられるか、休暇中の担当者の代わりに別の担当者へ回せるかを確認します。通知が届くことと、通知を受けた担当者が対応を完了することは別なので、対応済みの記録を残す欄があるとさらに安心です。
契約番号／物件・部屋／契約種別／期限の種類（更新・解約申出・保証更新など）／通知日／担当者／代理担当者／対応状況／対応日／承認者を並べます。通知が来たことと、対応が済んだことを別の欄で管理します。これは社内運用例であり、法定様式ではありません。
2-2. 高度な機能：AI-OCR・電子契約連携・ワークフロー・バージョン管理
山崎
📚 用語解説
AI-OCR：画像やPDFの文字を読み取り、契約書の主要項目などをデータとして取り出す技術です。読み取り結果に誤りが含まれることがあるため、元の書類と照合して確認する運用が前提になります。
AI-OCRは、契約書から契約期間や賃料などの主要項目を取り出し、手入力を減らす機能です。実務では、手書きの修正や押印で文字が読み取りにくい書類もあるため、誤読の確認方法を決めておきます。導入前に、自社の実際の契約書で読み取りのテストを依頼し、どの項目が正しく取れるかを確かめます。
電子契約との連携は、電子署名サービスで締結した契約書を自動で取り込む機能です。電子契約で締結した後に、契約管理システムへ手動でアップロードする手間が省けます。連携の対象となる契約種別と、締結後の書類に付く証明書類まで取り込めるかを確認します。
ワークフロー機能は、部署や役職に応じた承認ルートを設定する機能です。管理会社なら、契約書の下準備から宅建士の確認、責任者の承認までの順序を設定できます。ここで大切なのは、システムが承認の順序を管理することと、承認者が内容を実際に確認することは別、という点です。承認の画面に「承認」を押すだけの運用にならないよう、確認項目を決めておきます。
バージョン管理は、契約書の修正履歴と変更の理由を記録する機能です。更新時や条件変更時に、変更前の版を見返せることは、オーナーや入居者への説明で役立ちます。どの時点の版を正本とするかを社内で決め、システム上でも明確に区別できるかを確認します。
| 機能 | 使いどころ | 確認すること |
|---|---|---|
| 一元管理 | 契約書と関連書類を、契約の情報とひも付けて保管します | 項目を自社で追加できるか、書類の種類ごとに権限を分けられるかです |
| 検索 | 物件名・契約者名・期限などで目的の契約を探します | 不動産で使う検索軸に対応するか、全文検索の読み取り精度です |
| 期限の通知 | 更新・解約申出・保証更新などの時期を知らせます | 通知の段階、担当者の切替、対応済みの記録です |
| AI-OCR | 契約書から主要項目を取り出して入力を減らします | 自社の契約書での読み取りテスト、誤読の確認方法です |
| 電子契約連携 | 締結後の書類を自動で取り込みます | 対象の契約種別、証明書類の扱いです |
| ワークフロー・版管理 | 承認の順序と修正履歴を残します | 承認時の確認項目、正本の決め方です |
機能を比較するときは、「あれば便利」と「ないと運用が成り立たない」を分けて書き出します。必須機能が決まると、製品説明の多くの項目のうち、本当に比べるべき部分が絞れます。製品の機能や料金は更新されるため、本記事では特定の製品の仕様を断定せず、検討時には各社の公式サイトで最新の内容を確認してください。
03 TYPES 契約管理システムの種類：提供形態と機能範囲 自社の規模と運用に合う型を見極めます
3-1. 提供形態による分類：クラウド型・オンプレミス型・ハイブリッド型
山崎
クラウド型は、提供会社のサーバーを使い、インターネット経由で利用する形態です。自社でサーバーを用意しないため初期の負担を抑えやすく、保守や更新は提供会社が行います。外出先やテレワーク時にも書類を確認できる点は、管理会社の現場に向いています。その反面、利用するにはインターネット環境が前提となり、提供会社の障害や仕様変更の影響を受ける場合があります。
オンプレミス型は、自社のサーバーに製品を設置して運用する形態です。社内のルールに合わせて細かく設定でき、データを社内に置けるため、セキュリティの考え方に合わせやすい面があります。一方で、サーバーの購入・保守・更新の担当者が必要になり、初期の費用と運用の負担が大きくなりやすい形態です。
ハイブリッド型は、機密性の高い書類は自社のサーバーに置き、それ以外はクラウドで扱うように使い分ける形態です。柔軟な運用ができますが、データの置き場所が複数になるため、どの書類をどこに置くかのルールを決めておかないと、かえって探しにくくなります。小規模な管理会社が最初から選ぶことは少なく、運用に慣れてから検討することが多い形態です。
3-2. 機能範囲による分類：特化型・ライフサイクル型・文書管理型・電子契約統合型
山崎
📚 用語解説
CLM（契約ライフサイクル管理）：契約の作成・審査・締結・保管・更新・終了までの流れ全体を一つの仕組みで管理する考え方です。契約書の保管だけでなく、各段階の承認や期限管理まで含む製品が該当します。
契約書管理に特化した型は、保管・検索・期限の通知を中心にした製品です。機能が絞られているため、操作が分かりやすく、費用も抑えやすい傾向があります。まず保管と期限の見落とし防止から始めたい会社に向きます。
契約ライフサイクル管理（CLM）型は、作成から終了までの全体を扱う製品です。契約書の雛形管理や審査の流れ、締結後の更新まで一つの画面で管理できます。契約の数が多く、部署をまたいだ審査が必要な会社に向きますが、設定や運用ルールの整備に時間がかかる場合があります。
文書管理統合型は、契約書に加え、図面や権利に関する書類なども含めて管理する製品です。物件に関する書類を一か所で探したい会社に向きます。電子契約統合型は、契約の締結から管理までを一つのプラットフォームで完結させる製品で、電子署名による締結を中心に運用する会社に向きます。
どの型を選ぶ場合も、賃貸管理会社では、物件・部屋・入居者・オーナーという関係で契約を整理する必要があります。一般的な企業向けの契約管理製品は、取引先との契約を前提にしているため、物件単位の管理が自社の業務に合うかを確認します。
| 型 | 向く場面 | 注意して見ること |
|---|---|---|
| 契約書管理特化型 | 保管・検索・期限通知を先に整えたいときです | 物件・部屋単位の管理に対応するかです |
| ライフサイクル管理型 | 作成から終了まで、承認の流れも含めて管理したいときです | 設定と運用ルールの整備に必要な作業です |
| 文書管理統合型 | 契約書以外の物件書類もまとめて探したいときです | 書類の種類ごとの権限と、版の管理です |
| 電子契約統合型 | 締結を電子署名で行う運用が中心のときです | 対象の契約種別と、書面でのやりとりが残る場面です |
04 SELECTION 契約管理システムの選び方：機能・運用・料金・解約時の確認表 比べる項目をそろえて、導入後に残る作業まで確認します
4-1. 機能面の比較ポイント：必須機能・読み取り精度・検索・外部連携
山崎
必須機能の確認では、賃貸・売買・管理の業務ごとに必要な機能が異なることに注意します。賃貸管理が中心の会社は、更新・解約の期限管理と物件単位の検索が重要です。売買仲介も行う会社は、売買契約書や重要事項説明書の保管も対象になります。業態に合わせて、対象とする書類の種類を最初に決めます。
読み取りの精度は、自社の契約書で試して確かめます。標準的な様式の契約書は読み取れても、特約欄に手書きの修正がある書類で誤りが出ることがあります。誤読が起きたときに、どの画面で元書類と見比べるのか、修正の履歴は残るのかも確認します。
外部システム連携は、賃貸管理システムや会計ソフトとの接続です。連携があると、契約の情報を二重に入力せずに済みますが、連携の対象項目と、連携の方向（どちらの情報が正本になるか）によって運用が変わります。「連携できる」という説明だけで判断せず、契約番号・部屋番号・更新日がどの項目に渡るのかを具体的に確認します。
4-2. 運用面の比較ポイント：操作性・導入のしやすさ・サポート
山崎
操作性は、スマートフォンやタブレットからの閲覧しやすさも含めて確認します。物件の現地や外出先で契約内容を確かめる場面があるためです。初期設定やデータ移行のしやすさも重要で、紙の契約書をスキャンして取り込む作業を誰がどのくらいの期間で行うのか、雛形が用意されているのかを聞きます。
サポート体制は、土日祝日の対応や、障害時の連絡先、研修やマニュアルの充実度を確認します。管理会社の業務は土日も動くため、休日の問い合わせに対応できるかは、運用が定着するかを左右します。
料金の仕組みは、初期費用・月額・利用するユーザー数や契約件数に応じた課金単位・追加機能・データ移行・研修の費用が製品ごとに異なります。本記事では金額を掲載しません。公式ページで確認できない条件は推測で比べず、見積書や公式サイトで確かめます。導入後の費用は、ソフトの利用料に加えて、登録や照合を担う人の時間も含めて考えます。
| 確認項目 | 質問する内容 | 社内に残す記録 |
|---|---|---|
| 対象とする契約 | 賃貸借・管理受託・サブリース・保証など、どの契約を扱いますか | 対象書類の一覧です |
| 項目の追加 | 管理会社独自の項目を追加できますか | 項目名の統一表です |
| 外部連携 | 連携する項目と、正本となる側はどちらですか | データの受渡し表です |
| 権限管理 | 閲覧・編集・出力を役割ごとに分けられますか | 権限表と、退職時の停止手順です |
| 料金の仕組み | 初期・月額・追加・移行・研修はどう分かれますか | 公式案内の確認日と見積条件です |
| 解約時のデータ | 解約後にデータをどの形式で取り出せますか | 出力形式と期限です |
4-3. 個人情報と保管の確認：入居者・オーナーの情報をどう守るか
山崎
契約書を外部のサービスに保管する場合、そのサービスの提供会社は、個人情報の取扱いを委託された立場になることがあります。個人情報保護委員会のガイドラインでは、委託先に対する必要かつ適切な監督が求められると示されています。契約管理システムの導入時には、保管するデータの範囲、閲覧できる人、保管場所、削除の扱い、事故が起きたときの連絡の流れを確認します。
社内の運用では、担当者の個人のアカウントで使う運用にしないことが大切です。退職や異動のときに会社として権限を停止できる形にします。社外へ書類を出力する場合の承認ルールも決めておくと、情報の持ち出しを防げます。
個人情報の取扱いの基本については、管理会社が正しく扱う個人情報の記事もあわせて確認してください。
出典：個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」（2026年10月24日確認）。
05 LAW 電子契約・書面の電子化と、宅建業法・賃貸住宅管理業法の押さえどころ 電子化しても、誰が何を行うかは変わりません
5-1. 宅建業法の書面：35条書面・37条書面と電磁的方法
山崎
📚 用語解説
35条書面・37条書面：宅地建物取引業法第35条の重要事項説明書と、第37条の契約書面の通称です。宅地建物取引士の業務が関わる書面です。電磁的方法による提供には、相手方の承諾などの要件が定められています。
宅地建物取引業法では、重要事項説明書（35条書面）と契約書面（37条書面）について、書面の交付に代えて、電磁的方法で提供することが認められる場合があります。この場合も、宅地建物取引士が関わるという基本は変わりません。電磁的方法で提供するときは、相手方の承諾を得るなど、法令に定められた要件を確認する必要があります。
IT重説については、国土交通省が実施マニュアルを示しており、IT環境の確認、事前の書類送付、説明前の確認、宅建士による説明、機器トラブル時の中止といった点が挙げられています。契約管理システムに電子化した書類を保管することと、法令上の交付を完了することは別の話なので、交付の方法ごとに必要な手続きを会社で確認します。
宅建業法の書面については、37条書面・35条書面の特徴と役割とIT重説の流れと注意点も参考にしてください。
出典：e-Gov法令検索「宅地建物取引業法」第35条・第37条（2026年10月24日確認）。
出典：国土交通省「ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について」（2026年10月24日確認）。
5-2. 賃貸住宅管理業法：管理受託契約と業務管理者
山崎
賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（賃貸住宅管理業法）では、管理業者が管理受託契約を結ぶ前に、オーナーへ書面を交付して重要事項の説明を行うことや、契約成立後に遅滞なく書面を交付することが定められています。説明の方法や電磁的方法の要件については、条文と国土交通省の案内で最新の内容を確認してください。契約管理システムで管理受託契約書を保管する場合は、重要事項の説明をいつ誰が行い、書面をいつ交付したかの記録も残す運用が考えられます。宅建業法の35条書面と、賃貸住宅管理業法の管理受託契約の重要事項説明は別の制度です。後者は宅地建物取引士の独占業務ではありませんが、誰が説明するかは会社が定め、記録を残します。
また、賃貸住宅管理業の登録を受けた管理業者には、業務管理者を置くことが求められます。業務管理者が行う管理・監督の仕事を、システムやAIが代わりに担うことはできません。契約の状況をシステムで見やすくすることは、業務管理者が確認しやすくなるという意味で役立ちますが、確認そのものは人が行います。
出典：e-Gov法令検索「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律」（2026年10月24日確認）。
5-3. 電子取引の保存と印紙税：電子化で変わること・変わらないこと
山崎
📚 用語解説
電子取引：契約書や請求書などの取引情報を、書面ではなく電子データでやりとりすることです。電子契約で締結した契約書もこれに当たり、税務上は電子データのまま保存する取扱いが求められます。要件の適用は税理士などの専門家に確認します。
電子契約で締結した契約書のうち、税法上保存が必要な書類は、電子取引のデータとして、電子帳簿保存法の要件に沿って保存することが求められます。国税庁は、電子取引のデータ保存について、真実性と可視性を確保する要件を示しています。検索できる状態で保存すること、改ざんを防ぐ措置を取ることなど、運用で満たす必要がある点があるため、契約管理システムを選ぶときは、これらの要件に対応した運用ができるかを確認します。具体的な要件の適用は、税理士などの専門家へご相談ください。
印紙税については、電子契約には課税されない場合がある一方、書面で作成した契約書には課税されることがあります。印紙税のルールと不動産の契約の記事で整理しています。契約の方式を電子に切り替えるときは、その契約が印紙税の対象になるかを確認し、会社の判断で運用を決めます。
本人確認が必要な契約では、犯罪収益移転防止法などで定められた確認を行う義務も別に残ります。契約管理システムに本人確認書類を保管する場合も、取得の目的と保管期間の扱いを決めます。詳しくは宅建業者の本人確認義務の記事を参照してください。
出典：国税庁「電子帳簿保存法関係」（2026年10月24日確認）。
35条書面の説明は、宅地建物取引士が行います。記名は、35条書面と37条書面のそれぞれで宅地建物取引士が行い、37条書面に説明の義務はありません。業務管理者による管理・監督、オーナー・入居者との交渉、契約上の判断も会社が行います。契約管理システムは、その判断を支える記録の置き場であり、判断そのものを代わりに行うものではありません。
06 WORKLOAD 契約管理システムを入れても残る、契約事務の手作業の限界 ソフトの機能の外側に残る毎日の作業を確認します
6-1. 導入後に残る「登録・照合・期限の運用」
代表菅澤
契約管理システムは、書類を保管し、検索し、期限を通知する仕組みを提供します。しかし、契約書の情報をシステムへ登録する作業、登録内容が元の書類と合っているかを確かめる作業、期限の通知を受けて実際の更新手続きや連絡を行う作業は、会社の担当者が行うことになります。
特に、物件やオーナーごとに条件が違う管理会社では、契約書の特約や管理手数料の取り決めを読み取り、台帳へ入力する作業が属人化しがちです。ベテランの担当者は特約の読み方を知っていても、新しい担当者は同じ精度で入力できません。AI-OCRで読み取った結果も、確認する人の力量で精度が変わります。
1〜3月の繁忙期には、新規の賃貸借契約、更新契約、解約の手続きが同時に増えます。契約書類の下準備、システムへの登録、保証会社への書類の送付、オーナーへの報告が重なり、登録が遅れて期限の通知が機能しない、という本末転倒な状況も起きます。事務員の採用や教育を急いでも、繁忙期には間に合わないことが多く、閑散期には人件費が残ります。
6-2. 管理システム・ポータル・契約管理システムの二重入力
山崎
賃貸管理会社では、物件の台帳を持つ賃貸管理システム、募集情報を載せるポータルサイト、契約書を保管する契約管理システムを併用することがあります。契約が成立した後に、同じ契約者名・契約期間・賃料を、それぞれに入力する運用になっていないでしょうか。連携機能があっても、対象の項目が限られていれば、残りは手入力になります。
二重入力が増えると、システム間で情報が食い違います。賃貸管理システムでは更新日が修正されているのに、契約管理システムでは古い更新日のままで、期限の通知が誤って出る、といったことが起きます。どちらが正本かを決めていないと、誤りに気づいたときに修正する先が分かりません。
この問題は、システムをさらに追加しても解決しにくく、システム間の受渡しを誰が回すかを決める必要があります。システムを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。次章では、AIが契約事務を自動で回す仕組みを解説します。
07 AUTOMATE THE WORK AIで契約事務を自動化する：受取りから承認待ちまで 会社の判断は残し、繰り返す事務を仕組みで回します
7-1. AIに聞いて早くする「効率化」と、契約事務を回す「自動化」
山崎
Claude Code/CodexなどのAIツールを使う方法は、大きく二つに分けられます。一つは、担当者が契約書を見ながらAIに質問し、答えを受け取って、自分で入力する使い方です。作業は早くなりますが、毎回の資料集めと入力は担当者が行います。これが「効率化」です。
もう一つは、契約書類が届いたことを起点に、対象の物件と契約を特定し、必要な項目を整理し、管理システムへ入力し、元の書類と照合し、確認が必要な点を一覧にして、承認待ちの状態まで進める使い方です。毎月・毎日の作業をAIが自動で回します。これが「自動化」です。AIツールを入れれば自動的にできるわけではなく、物件・オーナーごとの入力ルール、例外の扱い、品質確認を整えた運用が必要です。
AI社員AIKATA（運営は株式会社GENAI）は、事務員がパソコンで行っている業務を、AIと人の二重体制で受託する業務代行（BPO）サービスです。今の管理システムやポータルをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。契約管理システムを使っている会社でも、使っていない会社でも、契約事務を任せる考え方は同じです。
| これまで事務員がやっていた作業 | AIに任せた後の事務処理 | 会社に残る確認・判断 |
|---|---|---|
| 契約書を読み、台帳へ項目を転記します | 物件・取引ごとのルールに沿って入力を進めます | 特約や例外の最終確認と承認です |
| 入力内容を元の書類と見比べます | 照合の結果と確認が必要な箇所を整理します | 食い違いの原因の判断です |
| 契約書類の下準備を行います | 書類を下準備し、人が品質チェックします | 宅建士による確認・説明・記名です |
| 更新・解約の期限を確認して処理します | 対象契約と受付内容を整理して事務処理します | 更新や解約の方針の決定、入居者・オーナーとの交渉です |
| 問い合わせへの一次対応をします | 一次対応の事務を処理します | 個別条件の約束や、紛争・緊急性の判断です |
7-2. 更新・解約の期限管理を例に、例外を会社へ戻す型を決める
山崎
例えば、更新の時期が近づいた契約の事務を考えます。契約書類から期間と更新条件を整理し、対象の契約の一覧を作り、通知の対象を決め、更新の案内の下準備を行うところまでは、定型の事務作業として整理できます。一方で、家賃の改定を行うか、更新を認めるか、入居者の事情をどう考えるかは、会社が判断します。
運用を設計する際は、承認用の一覧に、対象の物件、契約、更新日、照合した書類、未解決の事項、確認の担当者を残します。単に「エラー」と表示するよりも、「特約の記載が標準と異なるため確認が必要です」と理由が分かる方が、会社は判断しやすくなります。どこまでを受託する範囲に含めるかは、実際の画面や書類を見て整理します。
会社が方針を決めるまでは、AIが更新条件を変更したり、入居者へ約束を伝えたりしません。事務処理が進んだことと、交渉や法的な手続きに進んでよいことは別です。件数が増えても、この線引きを保てることが自動化の前提になります。
7-3. 宅建業法・賃貸住宅管理業法との線引き
山崎
35条書面の説明は、宅地建物取引士が行います。記名は、35条書面と37条書面のそれぞれで宅地建物取引士が行い、37条書面に説明の義務はありません。賃貸住宅管理業法の業務管理者による管理・監督、オーナー・入居者との交渉や判断、法的な手続きは、会社が行います。AI社員AIKATAが受託するのは、その前段の事務作業、すなわち物件情報の入力・更新、書類の下準備、入金消込、問い合わせの一次対応、更新・解約の事務処理などです。
宅建士の氏名が書類に表示されていることだけで、必要な確認や説明が終わったことにはなりません。担当する有資格者が内容を確認し、法令に沿った業務を行います。システムでもAIでも、この責任の所在は変わりません。
08 BUILD OR DELEGATE 自分たちで作るか、任せるか：契約事務を誰が回すのか 増員・外注・自作で会社に残る負担を確認します
8-1. 増員・外注・自作では、繁忙期の契約事務は片づかない
代表菅澤
4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。契約書類の入力・照合・下準備を毎日回す負担を会社から手放したい場合の、四つの進め方を並べます。システムの乗り換えは、第10章の比較で扱います。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①事務員を増やす | 入力を分担すれば繁忙期を越えられると期待します | 採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期の人件費と属人化が残ります | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 作業を外へ出せば社内が空くと期待します | 物件・オーナーごとの条件の説明、例外の確認、差戻しの手直しを会社が回し続けます | ✕ |
| ③社内でAIを自作する | AIツールがあれば自動で処理できると期待します | ルールの言語化、検証、改修が必要で、作った人しか直せない状態が生まれます | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 今のシステムのまま契約事務を手放します | AI社員AIKATAが構築・運用し、人が品質チェックします。会社は最終確認と承認を行います | ◎ |
8-2. ①増員と②外注で残る、教育・説明・手直し
山崎
増員の計画では、採用できる時期に加えて、単独で処理できるようになるまでの確認の負担が問題になります。新しい社員が入力した内容を既存の担当者が全件やり直す状態では、繁忙期の負荷が一時的に増えることもあります。契約書の読み方が個人の記憶だけに残れば、引継ぎのたびに同じ教育が必要です。
従来型の外注でも、作業の手順を会社が詳しく切り出し、変更のたびに説明し直す運用では、担当者は外注先への指示を管理する仕事を続けます。物件ごとの例外が増えると、確認の往復が滞留するため、件数を増やせば処理が進むとは限りません。
8-3. ③自作は、第二の属人化を会社の中につくる
山崎
自作では、物件種別やオーナーごとのルールを文章にし、例外を分類し、処理結果の正しさを確かめる必要があります。画面の表示が変わったとき、契約書の雛形が変わったときには、仕組みを確認して更新します。最初に一度動いたことだけでは、その後の業務を任せ続ける根拠になりません。
この保守を担当する社員が限られると、従来の「ベテラン事務員しか分からない」に加えて、「自動化を作った人しか直せない」という第二の属人化が生まれます。エラーのときに何が処理済みかも分からなければ、会社は二重処理を避けるために、元の書類から確認し直すことになります。
代表菅澤
09 AIKATA FOR REAL ESTATE AI社員AIKATAが、今のシステムで契約事務を丸ごと受託する AIと人の二重体制で処理し、最終確認と承認は会社が行います
9-1. 業態を問わず、業務単位で任せる範囲を決める
山崎
AI社員AIKATAは、物件情報の入力・更新、募集図面（マイソク）作成の下準備、契約書類の下準備、家賃管理・入金消込、問い合わせメールの一次対応、更新・解約の事務処理などを受託する業務代行（BPO）サービスです。事務員がパソコンで行っている業務を、AIと人の二重体制で丸ごと引き受けます。
賃貸仲介、賃貸管理、売買仲介、分譲など業態を問わず、業務単位で受託の可否を決めます。特定のシステムに限定せず、今の管理システムやポータルサイトをそのまま使い、画面操作を含めて自動化するため、システムの乗り換えは要りません。特定のソフト会社との提携や、あらゆる機能の無条件な利用を意味するものではありません。
9-2. 操作画面から業務を分解し、AIと人で品質を確認する
山崎
AI社員AIKATAは、引継ぎの際に事務員の方の操作画面を見ながら業務を分解・整理します。物件種別や取引形態ごとの入力ルールを仕組みに落とし込み、担当者の経験や繁忙度に左右されない処理を進めます。仕組みの構築・運用はAI社員AIKATAが行うため、会社にAIの知識は要りません。
AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認を会社が行います。会社の日々の作業は、原則として入力済みの物件情報や作成済みの書類を確認・承認する形になります。AI社員AIKATAを使う不動産会社では、物件・取引ごとのルールを仕組みに落とし込み、AIの結果を人が品質チェックしてから、会社が最終承認する形で運用しています。
9-3. 繁忙期・個人情報・物理的な工程の扱い
山崎
AI社員AIKATAは、繁忙期の1〜3月も、人を採用・教育せずに処理量を増やせる体制です。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。辞めない・休まない・業務が止まらない点も、属人化を避けたい管理会社には要点になります。
個人情報や契約条件については、NDAを結び、入居者・オーナーの情報の受渡しと保管のルールを会社の規程に合わせて決めます。一方、郵送物の受取り、押印、現物の受渡しなど、人が物理的に動く工程は自動化しきれません。宅建士による重要事項説明・契約書面への記名、経営判断や交渉は、会社が行います。
出典：AI社員AIKATA「不動産会社向け業務代行」（2026年10月24日確認）。
10 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 会社が事務の実行と仕組みの維持を手放すという目的で比べます
契約管理システムは、契約の保管と期限の管理に役立ちます。そのうえで、管理会社が向き合っている課題が「契約書類の入力・照合・下準備を回す人が足りない」ことなら、機能を追加するだけでなく、作業を引き受ける体制まで決める必要があります。
次の比較は、手作業のまま続ける方法、システムの追加・乗り換え、AI社員AIKATAに任せる方法を、契約事務の実行負担という観点で整理したものです。記号は個別製品の性能や法令対応の優劣を採点するものではありません。
| 比較項目 | 手作業のまま | システムの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 入力・照合が担当者へ集中します | △ 操作・設定・確認を会社が回します | ◎ 採用・教育せずに処理量を増やせます |
| 物件やオーナーごとのルール | ✕ 記憶や個別メモに依存します | △ ルールの登録と運用を会社が抱えます | ◎ 物件・取引ごとのルールを仕組みに落とし込みます |
| 入居者とオーナーへの対応の速さ | ✕ 資料整理と転記が回答前に残ります | △ 操作する人と承認者の進行に左右されます | ○ 一次対応や下準備を任せ、会社が判断します |
| 事務員の採用と教育 | ✕ 業務量に応じて人の確保が必要です | △ 操作教育と運用担当が会社に残ります | ◎ 受託事務の構築・運用をAI社員AIKATAが担います |
| 宅建業法の線引き | △ 事務と独占業務を会社が分けます | △ 導入後も会社が役割を設計します | ○ 独占業務は受託せず、会社の宅建士が行います |
10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
代表菅澤
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続けます。ここで挙げた選択肢のうち、会社が抱え続けずに作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。外注も作業を外へ出す手段ですが、説明と手直しが会社に残る点が違います。ここでいう作業は、受託対象となる日々の事務です。会社は、入居者とオーナーに向き合う判断・交渉、宅建士の専門業務、最終確認と承認に集中します。
代表菅澤
11 NEXT ACTION 次の繁忙期を、事務員を増やさずに越える準備を始めませんか 人を増やす・システムを替えると決める前に、任せる業務を整理します
11-1. 無料相談で、どの契約事務から任せられるかを決める
代表菅澤
人を増やす・システムを替えると決める前に、契約書類の入力・照合・下準備のどこから任せられるかを確認しませんか。AI社員AIKATAの無料相談は60分、オンラインのGoogle Meetで行います。全国に対応し、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかをその場で整理します。相談による契約の義務はありません。
契約書類の登録や更新・解約の処理で繰り返している操作、物件やオーナーごとの違い、繁忙期に集中する仕事が分かると、相談を具体的に進められます。受託の可否は業務単位で確認し、会社が承認する内容と、宅建士・管理者が担う仕事を分けます。
事務員を増やす・外注する・AIを自作する・管理システムを替える——どの道を選んでも、入力・書類づくり・入金の照合・問い合わせの一次対応か、それを回す人と仕組みが会社に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いの管理システム・ポータルサイトはそのまま、物件や取引ごとのルールも登録して処理し、会社に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
管理業務の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
12 FAQ 契約管理システムと契約事務の自動化でよくある質問 導入の意味、既存システム、法令、受託の範囲を確認します
Q. 契約管理システムとは何ですか？
A. 契約書や関連書類を電子化して保管し、契約の相手・物件・期間などの情報とひも付けて、検索や期限の通知ができるようにする仕組みです。保管と期限管理に特化した製品や、作成から締結・更新までを扱う製品があります。
Q. 賃貸管理会社は、どんな契約を管理すればよいですか？
A. 入居者との賃貸借契約、オーナーとの管理受託契約、サブリースのマスターリース契約、保証会社や修繕業者との契約などがあります。何のために引き出すかを決めてから、システムで管理する対象と検索項目を決めます。
Q. 契約書を電子化すれば、紙の原本は不要になりますか？
A. 一概には言えません。書面の種類や、電磁的方法で提供する場合の要件、税務上の保存の扱いによって異なります。法令や税務の判断は、国土交通省や国税庁の公式情報を確認し、必要に応じて専門家に相談してください。
Q. 宅建業法上、AIに任せて問題ありませんか？
A. AIに任せる事務と、宅建士が行う業務を分ける必要があります。AI社員AIKATAは重要事項説明や35条・37条書面への記名などの独占業務を引き受けません。書類の下準備などを受託し、会社の宅建士が必要な確認と業務を行います。会社の交渉・判断、業務管理者の管理・監督も残ります。
Q. 今の管理システムのままで使えますか？
A. AI社員AIKATAは特定のシステムに限定せず、今の管理システムやポータルを使い、画面操作を含めて事務を自動化します。乗り換えは不要です。受託できる範囲は実際の業務単位で決めるため、無料相談で普段の作業と使用するシステムを整理します。
Q. AI-OCRで読み取った内容は、そのまま信用してよいですか？
A. 読み取りの結果に誤りが含まれることがあるため、元の書類との照合が必要です。AI社員AIKATAではAIの処理結果を人が品質チェックし、会社が最終確認と承認を行います。
Q. 契約管理システムを入れれば、事務員は不要になりますか？
A. いいえ。システムは保管・検索・通知を支えますが、情報を登録して照合し、通知を受けて対応する作業は残ります。その作業を任せる選択肢として、AI社員AIKATAのような業務代行があります。
Q. 小規模な管理会社でも検討できますか？
A. 人数や管理戸数だけで決めるのではなく、どの事務が繰り返され、誰に集中しているかを整理します。AI社員AIKATAは業態を問わず業務単位で受託の可否を決めます。小規模でも、書類の入力や更新・解約の事務など、任せたい作業を具体的に相談できます。
Q. マニュアルがなく、AIにも詳しくありません。相談できますか？
A. はい。AI社員AIKATAは事務員の方の操作画面を見ながら業務を分解・整理します。マニュアルがなくてもよく、仕組みの構築・運用はAI社員AIKATAが行います。会社にAIの知識は不要です。
Q. 入居者やオーナーの個人情報はどう扱いますか？
A. AI社員AIKATAはNDAを結び、個人情報や契約条件の受渡し・保管のルールを会社の規程に合わせて決めます。会社側も共有範囲や担当者を整理します。個人データを取り扱う委託では、会社に必要な安全管理や委託先の監督がなくなるわけではありません。
Q. 無料相談では何を整理でき、契約は必要ですか？
A. 60分のオンライン相談で、業務を棚卸しし、どの業務からどこまで任せられるかを整理します。Google Meetを使い、全国に対応します。相談による契約の義務はありません。
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- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
