【2026年10月最新】常勤換算の計算方法とは？週32時間・端数処理・休暇と兼務の扱いと、勤務時間の集計をAIに任せる方法【社労士事務所向け】

01 ANSWER FIRST 常勤換算は、非常勤を含む全員の勤務時間を「常勤職員何人分か」に直す計算です

常勤換算とは、事業所で働く職員の勤務延時間数を、その事業所で常勤の職員が勤務すべき時間数で割って、常勤職員の人数に置き換える計算です。計算式は「常勤職員の人数＋（非常勤職員の勤務時間の合計÷常勤職員が勤務すべき時間数）」で表せます。パートや短時間勤務の職員が多い事業所でも、人員基準を数字で判定できるようにするための考え方です。

介護・障害福祉・保育など、人員配置基準のある顧問先から「常勤換算で2.5人必要と言われたが、今の勤務表で足りているか」と聞かれることは少なくありません。分母にする時間、休暇や出張の扱い、兼務の按分、端数の切り方の4点を間違えると、基準を満たしているつもりで実地指導の場で指摘される結果になります。

本記事は、所長・管理者・職員の方に向けて、顧問先の常勤換算を確認するときの順番で、定義、常勤と非常勤の区分、計算の手順と例、休暇・出張・兼務の扱い、社会保険の加入基準との違い、確認の型までをまとめます。後半では、毎月の勤務時間の集計と勤務表の整理をAI社員AIKATAに任せ、先生方が判断と承認を担う分担を説明します。計算の枠組みは省令の定義で確かめ、サービス種別ごとに異なる運用は「各サービスの基準と指定権者の案内で確認」と明記しています。

出典：e-Gov法令検索「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第2条（常勤換算方法の定義）（2026年10月確認）。

02 OFFICE PRACTICE 常勤換算の定義・区分・計算・休暇・兼務・端数を、事務所の確認順に整理します

2-1. 常勤換算とは何かを押さえます

人員基準では「看護職員を常勤換算で2.5以上」「介護職員を常勤換算で一定数以上」のように、常勤換算で人数を指定していることがあります。短時間勤務の職員が複数いても、勤務時間をすべて足して常勤1人分の時間で割れば、事業所全体で何人分の職員が確保できているかを一つの数字で表せます。

考え方の骨格は省令の定義に書かれており、事務所の側で独自に作る計算ではありません。ただし、常勤の職員が勤務すべき時間数の置き方、端数の切り方、休暇や出張の入れ方、兼務の按分の仕方は、サービス種別ごとの基準、解釈通知、指定権者のQ&Aで示されます。一つの顧問先の中に複数のサービスがあれば、サービスごとに確認する必要があります。

出典：e-Gov法令検索「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第2条（2026年10月確認）。

2-2. 常勤と非常勤の区分は、肩書きではなく勤務時間と契約で決まります

人員基準でいう「常勤」は、一般に、その事業所で定めた常勤の職員が勤務すべき時間数に達して勤務していることを指します。雇用契約書の名称（正社員・パート・契約社員）だけで決まるわけではなく、所定労働時間と実際の勤務実態の両方で見ます。反対に、所定の時間に満たない勤務の職員は非常勤として、勤務時間を換算の対象にします。

事務所が確認する書類は、就業規則の所定労働時間、雇用契約書の労働時間、勤務表（シフト表）、出勤簿・タイムカードの実績です。契約では週40時間なのに実績が毎月それを下回る、といった食い違いがあると、常勤として扱えるのかが問われます。契約と実態の整合は、労務の側から見ても是正の対象になる論点です。

育児・介護のための短時間勤務の職員については、一定の要件のもとで常勤として扱える場合があります。休業中の職員の代替要員を常勤換算で数える扱いも、サービスと時期によって定めが違います。具体的な要件は、各サービスの基準と指定権者の案内（最新の解釈通知とQ&A）で確認し、顧問先に断定して伝えないようにします。

2-3. 常勤職員が勤務すべき時間数（分母）の決め方です

計算の分母は、その事業所で常勤の職員が勤務すべき時間数です。基本は就業規則等で定める所定労働時間で、法定労働時間の週40時間以内で事業所ごとに決まります。週37.5時間の事業所なら、分母は37.5時間です。顧問先が「うちは週40時間」と思い込んでいても、就業規則は週38時間、というずれはよく起きます。

介護保険の人員基準などでは、常勤の職員が勤務すべき時間数が週32時間を下回る場合に、32時間を基本とする扱いが解釈通知で示されているサービスがあります。この32時間の扱いはサービス種別によって違い、すべてのサービスや保育・医療の基準に共通するものではありません。分母に何時間を置くかは、必ずそのサービスの基準と指定権者の案内で確認し、メモに根拠を残します。

分母は事業所ごと、サービスごとに違い得ます。同じ法人でも、事業所によって就業規則の所定労働時間が違えば、換算の結果は変わります。顧問先ごとに「分母の時間と、その根拠となる規程・通知」を一覧にして持っておくと、毎月の集計が安定します。

2-4. 基本の計算式と、計算の手順です

基本の式は、常勤職員の人数に、非常勤職員の勤務時間の合計を分母で割った値を足すものです。実務では、常勤の職員も勤務時間で数える運用が一般的で、その場合は「全員の勤務延時間数÷分母」と書けます。どちらの書き方でも、同じ事業所・同じ期間で、同じ職種の範囲を数えることが条件です。

手順は次のとおりです。①対象の職種と期間（多くは1か月、または基準に定める期間）を決める。②勤務表から職員ごとの勤務時間を拾う。③数えてよい時間と数えない時間を分ける。④常勤・非常勤を分けて合計する。⑤分母で割る。⑥基準で定める端数の処理をする。⑦基準の人数と比べる。この順に表へ落とすと、計算ミスの原因を後から追えます。

期間の考え方にも注意が必要です。月単位で数える場合は、4週間分の勤務時間を基準にするのか、暦月の実績を使うのかを、基準に沿って決めます。週の時間数を使う基準と、月の勤務延時間数を使う基準とでは、分母の置き方も変わります。顧問先の運営指導で使われる「従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表」の様式がどちらを前提にしているかも、あわせて確認します。

2-5. 計算の具体例（常勤1人＋非常勤2人）です

次の例は、考え方を示すための仮の数字です。顧問先の実際の分母や端数処理は、前節のとおり基準で確認してください。

週40時間を常勤の勤務すべき時間数とする事業所に、常勤職員1人、週30時間勤務の非常勤職員Aさん、週15時間勤務の非常勤職員Bさんがいるとします。非常勤の合計は45時間、これを40時間で割ると1.125です。常勤1人と足すと2.125になります。端数を小数点第2位以下切り捨てで扱う基準なら、2.1です。

区分	職員	週の勤務時間	換算の考え方
常勤	Cさん	40時間	分母と同じ時間なので1.0人です。
非常勤	Aさん	30時間	30÷40＝0.75人分として数えます。
非常勤	Bさん	15時間	15÷40＝0.375人分として数えます。
合計	3人	85時間	85÷40＝2.125。端数処理後は基準に沿って扱います。

個々の職員ごとに換算して小数を丸めてから足すと、全体の結果が合わなくなります。非常勤の勤務時間を合計してから分母で割る、丸めるのは最後に一度だけ、という順序を事務所の標準にしておきます。表計算の式で、丸めを途中に入れていないかを定期的に確認することも有効です。

2-6. 端数処理は、基準とQ&Aで確認して固定します

換算人数には小数が出ます。端数は小数点第2位以下を切り捨てる扱いが、解釈通知や自治体のQ&Aで示されているサービスが多くあります。例にある2.125は、小数点第2位以下を切り捨てれば2.1、小数点第3位を四捨五入して第2位まで残せば2.13です。基準が2.2のように境目に近いときは、この違いが判定を左右します。

大切なのは、顧問先のサービスの基準と指定権者の案内で端数の扱いを確認し、その確認を根拠つきで記録することです。自治体によって運用の説明が詳しく出ていることがあるため、事業所の所在地を所管する窓口の資料も見ます。

端数の扱いを事務所の標準にしないよう注意します。サービス種別が違えば、端数の処理も違うことがあります。顧問先ごとの設定欄に端数ルールを持たせ、計算シートがそれを参照する形にしておくと、誤って他の顧問先のルールを使う事故を防げます。

2-7. 有給休暇・出張・研修の時間は、常勤と非常勤で扱いが分かれます

勤務延時間数にどの時間を入れるかは、サービスごとの基準とQ&Aで示されています。一般的な整理として、常勤の職員の年次有給休暇や出張、研修への参加は、勤務したものとして扱える場合があります。一方、非常勤の職員は、実際に勤務した時間を数える扱いが基本で、有給休暇を取った時間をそのまま換算に入れない運用が多くあります。

この違いを知らないまま、全員の所定時間をシフト表の時間で足すと、非常勤の有給取得の月に人数が実態より多く出ます。逆に、常勤が休んだ時間を除いてしまうと、少なく出ます。どちらも、月次のチェックでは見つけにくい誤差です。顧問先の勤務表には、勤務、年休、出張、研修、欠勤などの区分を分けて記録してもらうと、事務所の側で基準に沿って集計できます。

休暇の中でも、長期の休業（産前産後休業、育児休業、介護休業、傷病による休職）は、換算から外す、代替の職員で数える、といった特別の扱いが基準に置かれていることがあります。期間の長さによって扱いが変わる定めもあるため、休業の開始と終了の日付を勤怠データで正確に管理します。

2-8. 複数の事業所・職種を兼務する職員は、実際の従事時間で按分します

同じ法人の別の事業所や、同じ事業所内の別の職種を兼務する職員は、それぞれの業務に実際に従事した時間で按分して数えます。一人が同時に二か所で働くことはできないため、合計が所定の勤務時間を超えないように配分します。たとえば管理者と介護職員を兼ねる職員の場合、管理業務の時間と介護の時間を分けて記録します。

サービスによっては、管理者と他の職種の兼務が、同一敷地内などの条件で認められている場合があります。兼務の可否と、兼務した時間を換算に入れられるかどうかは、サービス種別の基準で異なります。顧問先が新しい兼務を始めるときは、実施前に基準を確認する運用にします。

兼務の実態は、辞令、雇用契約書、勤務表、業務日誌で裏づけます。契約書に兼務の記載がなく、勤務表だけで按分していると、運営指導で説明しにくくなります。事務所の立場では、雇用契約や就業規則の側を整える助言が役に立ちます。

兼務のパターン	按分の考え方	事務所の確認点
別の事業所との兼務	各事業所での従事時間で按分します。	合計が所定の勤務時間を超えていないかを見ます。
同じ事業所内の別職種との兼務	職種ごとの従事時間で按分します。	勤務表に職種別の時間があるかを見ます。
管理者と他職種の兼務	基準で認められる範囲で、従事時間を数えます。	兼務を認める条件に当たるかを基準で確認します。

2-9. 常勤換算と、社会保険の加入基準（4分の3）は別の話です

社会保険の加入では、1週間の所定労働時間と1か月の所定労働日数が、同じ事業所で同様の業務をする通常の労働者の4分の3以上かどうかが、被保険者になるかどうかの目安になります（短時間労働者の適用拡大の要件は別に定めがあります）。これは社会保険の資格の話で、人員基準の常勤換算とは根拠となる法令も目的も違います。

顧問先の管理者が「32時間以上だから常勤で、社会保険にも入れる」とまとめて理解していることがあります。常勤の判断は人員基準の側、加入の判断は社会保険の側で、それぞれの基準で確認します。同じ人でも、人員基準では非常勤として数え、社会保険では加入対象、ということは珍しくありません。

労働基準法の労働時間（法定労働時間は1日8時間、1週40時間）とも別です。常勤換算の分母は法定労働時間ではなく、事業所が定める常勤の所定労働時間です。三つの基準を一覧にして、顧問先に説明できるようにします。

基準	何を決める基準か	見る時間・条件
人員基準の常勤換算	事業所の職員数が基準を満たすか	常勤の職員が勤務すべき時間数を分母に、勤務延時間数を数えます。
社会保険の4分の3基準	被保険者になるか	通常の労働者の所定労働時間・所定労働日数の4分の3以上かを見ます。
労働基準法の法定労働時間	時間外労働の割増賃金・36協定の要否	1日8時間・1週40時間を超えるかを見ます。

2-10. 人員基準を満たさないときのリスクと、事務所の確認の型です

人員基準を満たさない期間があると、減算の対象になったり、報酬の返還を求められたり、改善されない場合に指定の効力が停止・取消しになったりする可能性があります。取扱いの詳細はサービス種別と指定権者によるため、個別の事案は先生方が基準と通知に照らして判断します。

事務所が型にしておくと役に立つのは、月次の確認です。①勤務表の締め後に、職種別・常勤非常勤別の勤務時間を集計する。②分母・端数・休暇の扱いを顧問先の設定どおりに適用する。③基準との差を出し、余裕が小さいときは管理者に知らせる。④契約書・就業規則と実績のずれを、四半期ごとに点検する。この四点です。

余裕が小さい月は、休暇の取得や急な退職で基準割れになる危険があります。採用計画や勤務の組み替えは顧問先の経営判断ですが、事務所が数字を早く出せると、その相談に乗る時間が生まれます。

2-11. サービス種別ごとの違いは、顧問先の台帳に持たせます

常勤換算の考え方は、介護保険サービスのほか、障害福祉サービス、児童福祉施設、保育所などの人員基準でも用いられます。ただし、分母の時間、端数、兼務、休暇、育児・介護休業中の扱いは、サービスごとの基準で違います。介護の説明をそのまま保育や障害福祉に当てはめることはできません。

複数のサービスを運営する顧問先では、事業所ごとに「サービス種別・根拠となる基準・分母・端数・兼務の可否」を一覧にします。基準が改正されたときは、一覧の該当欄だけを更新し、更新日と確認した通知名を残します。この一覧が、毎月の集計の前提になります。

改正の追いかけは、事務所にとって継続的な負担です。報酬改定のたびに人員基準や常勤の扱いが見直されることがあるため、最新の通知とQ&Aを確かめる担当と頻度を決めておきます。確認の結果は、先生方が内容を判断して顧問先に伝えます。

2-12. 勤務時間を集めるときの、顧問先ごとの落とし穴です

勤務表の時間と出勤簿の時間が食い違う、休憩時間を含めた拘束時間で書かれている、職種の区分が空欄、兼務の時間が記録されていない、休暇の区分がまとめて「休」になっている、といった例がよくあります。これらを整えずに計算式だけを精密にしても、結果は安定しません。

顧問先に依頼する記録の形式を統一することが、最初の対策です。職員別・日別に、始業・終業・休憩、勤務の区分（勤務・年休・出張・研修・欠勤）、職種、事業所を記録してもらいます。形式を決めたら、毎月の提出日を決め、遅れる顧問先には事務所から確認します。

提出された記録に抜けがあるときの問い合わせも、毎月発生します。誰に、どの職員のどの日を確認するかを一覧にして送ると、顧問先の手間が減ります。この「集める・確認する・直してもらう」の往復が、事務所の職員の時間を最も使う部分です。

2-13. 算出式とシミュレーションを、基本的な型として顧問先に渡します

基本的な算出式は、「事業所の総勤務時間÷常勤職員が勤務すべき時間数」で、結果の換算数が常勤何人分かを表します。常勤職員を1人、非常勤の合計を別に足す書き方と、全員の時間をまとめて割る書き方は同じ結果になります。顧問先の管理者には、事業所の総勤務時間を常勤職員の人数に見立てる考え方だと伝えると、非常勤の短い時間も無駄なく数えられる理由が分かってもらえます。

説明の際は、前節の例のように実際の勤務時間数を当てはめたシミュレーションを一枚つけます。顧問先の分母と端数のルールを入れた計算シートに、翌月の勤務予定を入れて換算数を出せば、採用や勤務の組み替えの相談にも使えます。シミュレーションの結果は、あくまで予定の数字であり、基準を満たすかどうかは実績で確認します。

常勤と非常勤の定義と区分の明確化も、同じ一枚に載せます。誰を常勤として数えるか、誰の休暇を算入可能とするか、誰を計算対象に含めるかの線引きが書面になっていれば、担当者が替わっても同じ答えが出ます。

2-14. 勤怠管理表・出勤簿の雛形（エクセル・ワード）は、数える項目から逆算して作ります

顧問先に配る勤怠管理表や出勤簿には、エクセル形式とワード形式があります。エクセルは自動集計に向き、ワードは手書きの運用に向きます。どちらの形式でも、必要な項目は同じで、職員名、職種、常勤・非常勤の区分、日ごとの始業・終業・休憩、勤務の区分（勤務・年休・出張・研修・欠勤）、兼務先を入れます。

労働時間管理の基本は、労働基準法が求める始業・終業時刻の把握です。人員基準のための記録は、その把握の上に重ねる形で作るのが自然です。別々の表を二重に作ると、記録の食い違いが生まれます。時間外労働の管理と労基法違反の防止に使う勤怠データを、そのまま常勤換算の元データとしても使える形にしておきます。

雛形は事務所が一度作って終わりではなく、顧問先の運用に合わせて更新します。使われていない欄や、誤記の多い欄を点検し、記入の例を添えると定着しやすくなります。

2-15. 監査・運営指導に備える整合性確認と、人員基準欠如のリスクの把握です

監査や運営指導で見られるのは、計算結果だけではありません。雇用契約書の内容と実際の勤務実態の整合性確認が、特に重視されます。契約では常勤でも、勤務表の実績が常に下回っていれば、常勤として扱えるのかが問われます。契約書、勤務表、出勤簿、賃金台帳の時間が一致しているかを、定期的に確認します。

人員基準欠如の状態が見つかった場合、減算や報酬返還、悪質な場合や改善が見られない場合の指定の効力停止・指定取り消しといった行政上の対応が行われることがあります。具体的な取扱いは、サービスの基準と指定権者の判断によるため、事務所は一律に断定せず、先生方が個別に確認して助言します。このリスクの把握を日頃から顧問先と共有しておくことが、適切な人員配置と計算管理につながります。

計算管理が適切に行われている顧問先は、いつ指導が入っても説明できる体制があり、管理者の精神的な負担も減ります。職員の定着やサービスの質への信頼にもつながるため、事務所の支援は、単なる法令遵守の確認以上の価値を持ちます。

常勤換算は、式の理解より、毎月の元データを同じ基準で集め続けることが難所です。分母・端数・休暇・兼務の根拠を顧問先ごとに残し、計算の順序を固定し、基準との差を早く出す。この型を事務所が持てば、実地指導や運営指導への備えが安定します。

03 BOTTLENECK 顧問先ごとに違う基準と勤務表を、職員の手作業だけで毎月回す限界です

3-1. 顧問先の数だけ、分母も端数も勤務表の形も違います

顧問先が10社あれば、分母の時間、端数の扱い、休暇の入れ方、兼務のルールが、10通りの形で存在します。勤務表はExcel、紙、勤怠システムの出力と、形式もばらばらです。毎月の締め後に、これらを集めて、同じ基準で数え直す作業が発生します。

加えて、算定基礎届や労働保険の年度更新、年末調整といった繁忙期には、同じ職員が手続きの確認にも追われます。常勤換算の確認は後回しにされやすく、気づいたときには基準との差が小さくなっている、という事態が起きます。

特定の職員だけが顧問先ごとの例外を覚えている状態も、危うい点です。その職員が休めば集計が止まり、退職すれば前提が失われます。採用難の中で、経験のある職員を増やすことも容易ではありません。

3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

常勤換算の確認で、先生方が担うのは、基準に照らした扱いの判断、顧問先への助言、行政機関への手続きや法定の帳簿書類にあたる業務です。一方で、勤務表の回収、職員別・職種別の勤務時間の集計、顧問先ごとの設定に沿った計算の下準備、基準との差の一覧づくりは、手順を決められる事務作業です。

AI社員AIKATAは、いまの事務所のシステムを使って、職員がパソコンで行う事務作業をAIと人の二重体制で受託します。ソフトの乗り換えを求める前に、勤務表が届いてから集計表ができるまでの工程のうち、どこを任せられるかを整理する道があります。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが事務作業を回し、先生方が判断と承認を担います

4-1. AIに聞く効率化と、毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、常勤換算のための勤務表の回収・勤務時間の集計・基準との差の一覧づくりの式や確認項目の案を聞くことは効率化です。ただ、職員がその都度質問し、資料を選び、結果を転記する運用では、毎月の作業を起動する人が必要です。制度の説明をAIから得る場合も、法令や公的資料に照らして先生方が内容を確認します。

自動化で目指すのは、毎月発生する資料の回収・集計・入力・チェックを、一連の工程として回すことです。AI社員AIKATAはこの事務作業を受託し、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを登録して処理します。顧問先から届く勤務表について、提出状況を顧問先ごとに管理し、受け取った時間を職員別・職種別に整理して、登録した分母や端数のルールで計算の下準備を行い、基準との差を一覧にする流れを、一連の工程として処理します。仕組みの構築と運用は、事務所が自ら持ち続ける必要がありません。

次の図は、AI社員AIKATAが受託する事務作業と、事務所が保持する業務の分担を示します。個別の判断事項は、事務所が確認したルールを前提にします。法定の申請書や帳簿書類の作成、行政機関への提出手続きを、AI社員AIKATAが代行する図ではありません。

これまで職員が行っていた事務作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
顧問先へ勤務表の提出を依頼し、催促します。	勤怠の回収や一次対応を受託します。	提出の範囲と確認の窓口を決めます。
勤務表から職員別・職種別の勤務時間を、一件ずつ表に書き写します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って整理・集計します。	分母・端数・休暇の扱いの判断と助言を行います。
基準との差を計算し、一覧を整えます。	今のシステムを使い、画面操作を含めて下準備まで進めます。	結果を確認し、顧問先への助言を承認します。
出来上がった集計を見直します。	AIの処理結果を人が品質チェックします。	業務を受任する事務所として最終確認・承認します。
法定の書類作成や行政機関への手続きを行います。	前段階の資料整理・下準備を担います。	1号・2号業務そのものは先生方が行います。

4-2. 社労士法の線引きは、承認ボタンだけで済ませないことです

社労士法上の1号業務に関わる申請書等の作成・行政機関への提出手続きの代行、2号業務に関わる労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、必要書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応など、その前の事務作業です。

今回のテーマでは、人員基準に照らした扱いの判断、顧問先への助言、行政機関への届出や法定の帳簿書類の作成にあたる業務を、AI社員AIKATAの受託対象と明確に分けます。受託するのは、勤務表の回収と集計、基準との差の一覧づくりまでで、判断と手続きは先生方の業務です。

日々の定型的な受託業務では、事務所の作業は原則として計算済みの給与データや作成済みの帳票の最終確認・承認です。ただし、独占業務の実施、顧問先のルール変更に伴う判断、例外的な法的検討までなくなるという意味ではありません。専門業務を保持しながら、その前の集計や転記を手放す分担です。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」独占業務の説明（2026年10月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、勤務表の回収・勤務時間の集計・基準との差の一覧づくりを回す人・仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費と管理が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	工程だけの委託では、例外の説明・受渡し・手直しを事務所が持ち続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人と仕組みが事務所に残ります。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認を担う分担にします。	◎

5-1. 増員と工程単位の外注は、説明する仕事が残ります

増員では、新しい職員に法令と顧問先固有の扱いを覚えてもらう時間が必要です。前任者の表を渡すだけでは、なぜその取扱いを使っているかが伝わりません。顧問先ごとの分母の時間や端数の扱い、休暇・兼務のルール、勤務表の形式は、担当者の頭やメモに残っていることが多く、引き継ぎの資料にも残りにくい部分です。繁忙期に処理を増やすための採用が、新人の確認と教育を担当する熟練職員の仕事を増やす構造になります。

従来型の工程単位の外注では、資料を整える、例外を説明する、返ってきた結果を確認する、手直しを依頼する仕事が事務所に残ります。入力先と集計元が違い、顧問先のルール変更のたびに仕様を伝え直すなら、外へ出した工程の周囲を事務所がつなぐ状態です。委託件数が増えても、この負担がなくなるわけではありません。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使う場合も、顧問先の締め日、手当、勤怠区分、資料の置き方を言語化する必要があります。法的判断が必要な取扱いと、機械的に処理する条件を区別しなければ、誤った前提をそのまま繰り返す仕組みになります。給与計算の担当者が、その検証と改修まで兼務すると別の管理業務を抱えます。

通常のケースだけでなく、契約変更、申請の取消し、資料不足、退職などの場面を想定して検証します。担当者が異動したときに、処理の根拠と直し方を説明できる状態でなければ、表計算の属人化がAIの仕組みの属人化へ移るだけです。事務所の悩みが「入力する人が足りない」から「直せる人がいない」へ変わります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します

6-1. 勤怠集計から給与計算、資料回収までをAIと人で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託範囲から外し、先生方が行います。

常勤換算の確認を入口に考えるなら、まず顧問先ごとの勤務表の集まり方と、集計表の作り方を棚卸しします。どの回収・集計を任せ、どの判断を事務所が行うかを明らかにすることで、毎月の勤務時間の集計を孤立した作業にせず、給与計算や勤怠管理とのつながりで分担を整理できます。具体的な受託範囲は無料相談で確認します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定しません。いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要がないため、事務所の改善のために、顧問先側の運用を一斉に入れ替えることを前提にしなくて済みます。

6-2. 個別ルールを残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。職員の記憶の中にある取扱いを、その職員が休んだときにも残る形にする考え方です。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。判断の責任と事務処理の担当を混同しません。

日々の受託した定型事務では、事務所の作業は原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、社労士法の独占業務に当たる帳簿書類の作成をAI社員AIKATAへ移す意味ではありません。先生方の法定業務は保持し、そのための基礎資料を整える事務を任せます。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談時には、事務所で定めている保存先や受渡し方法を確認し、委託する資料の範囲を整理します。

6-3. 繁忙期の処理量を増やすために、採用と教育を重ねる必要がありません

AI社員AIKATAは、仕組みの構築と運用を行います。事務所にAIの知識は要りません。繁忙期にも人を採用・教育せずに処理量を増やせるため、事務作業のための増員と教育を繰り返す運営から切り替えられます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンラインで、Google Meetを使い全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長だけで作業の細部を思い出そうとするより、実際に回収・入力・確認をしている職員の方の状況を整理すると、対象業務を具体化しやすくなります。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

勤務表の回収と勤務時間の集計を正しく運用するには、事務所の専門性が欠かせません。その専門性を資料探しや転記に使い続けないために、ここでは「事務作業を回す負担を手放す」という目的で3つの道を比較します。記号はこの目的に対する整理であり、製品の性能や法的適合性の優劣を表すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の回収・入力・照合が増えます。	△ ソフト間の準備や確認を事務所が担います。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別のメモに残ります。	△ 設定と更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 不足資料の照会が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人の確保を抱えます。	△ 運用する職員の教育が残ります。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放す対象は、委託する集計・入力などの事務作業です。法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 勤務表の回収と集計から、どの作業を任せられるか決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、毎月繰り返す作業を棚卸ししてください。「勤務表の催促に時間がかかる」「顧問先ごとの分母や端数を職員の記憶に頼っている」「基準との差を出すのが毎月ぎりぎり」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

事務所で使うシステム、顧問先ごとの分母と端数のルール、職員が毎月行う作業、先生方の承認の流れを確認すれば、最初に任せる業務と事務所に残す専門業務を話し合えます。相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応し、契約の義務はありません。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせてルールを決めます。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 常勤換算とは何ですか？

A. 事業所の職員の勤務延時間数を、常勤の職員が勤務すべき時間数で割り、常勤職員の人数に置き換える計算です。介護保険サービスなどの人員基準で、短時間勤務の職員を含めて人数を数えるために使われます。

Q. 常勤換算の計算式を教えてください。

A. 常勤職員の人数に、非常勤職員の勤務時間の合計を、常勤の職員が勤務すべき時間数で割った値を足します。非常勤の時間は合計してから割り、端数の処理は最後に一度だけ行います。

Q. 分母は週40時間でよいですか？

A. 分母は、事業所が就業規則等で定める常勤の職員の所定労働時間です。サービスによっては、常勤の勤務すべき時間数が週32時間を下回る場合に32時間を基本とする扱いが示されています。サービス種別の基準と指定権者の案内で確認してください。

Q. 端数は切り捨てですか、四捨五入ですか？

A. 小数点第2位以下を切り捨てる扱いが示されているサービスが多くありますが、サービス種別によって異なります。基準と指定権者のQ&Aで確認し、確認した根拠を記録しておくと安全です。

Q. 有給休暇や出張の時間は換算に含めますか？

A. 常勤の職員は、年休や出張を勤務したものとして扱える場合があります。非常勤の職員は、実際に勤務した時間を数える扱いが基本です。扱いはサービスごとの基準とQ&Aで定められているため、根拠を確認して適用します。

Q. 複数の事業所を兼務する職員はどう数えますか？

A. 各事業所・各職種に実際に従事した時間で按分して数えます。合計が所定の勤務時間を超えないように配分し、辞令、雇用契約書、勤務表で兼務の実態を裏づけます。兼務の可否はサービス種別の基準で確認します。

Q. 社会保険の4分の3基準と常勤換算は同じですか？

A. 別の基準です。社会保険の4分の3基準は被保険者になるかどうかの目安で、常勤換算は人員基準を満たすかどうかを数える方法です。同じ職員でも、人員基準では非常勤、社会保険では加入対象ということがあります。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は引き受けません。最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、今の給与ソフト・勤怠システムを使って画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの資料回収・集計・入力から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで全国に対応します。業務の棚卸しと受託範囲を整理し、契約の義務はありません。

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