【2026年11月最新】不動産CRMとは？賃貸管理会社の機能・選び方・導入後の運用と、入力作業をAIに任せる方法

01 START HERE 不動産CRMとは、お客様との接点と対応履歴を一か所に集め、次の行動につなげる仕組みです

不動産CRMとは、お客様の情報・問合せ・対応の履歴を一か所にまとめ、「次に誰が、いつ、何をするか」を見えるようにする顧客管理の仕組みです。CRMは Customer Relationship Management（顧客関係管理）の略で、名簿を保管する道具ではなく、お客様との関係を続けるための運用を支えるものです。

賃貸管理会社の場合、管理対象は入居希望者だけではありません。管理を任せてくれるオーナー、すでに住んでいる入居者、更新・退去の時期を迎える契約者、保証会社や管理組合、修繕業者といった関係者との連絡も、履歴として残す必要があります。担当者が替わったときに、これまでのやり取りが分からなくなる状態を避けることが、CRMを検討する出発点です。

この記事は、賃貸管理会社（賃貸仲介を兼ねる会社も）の社長・管理者・社員に向けて書いています。特定のCRM製品の優劣を示す記事ではありません。製品の機能や料金は変わるため、導入を検討するときは各社の公式ページとデモで確認してください。

1-1. 結論：CRMは入れるだけでは効果が出ません。入力と運用を決めてから選びます

不動産CRMが解決できることは、反響の一元管理、対応履歴の共有、追客忘れの防止、活動数と歩留まりの把握などです。一方、解決できないことは、入力する人がいない、入力ルールが決まっていない、担当者が使いたがらない、といった運用上の問題です。CRMの機能が優れていても、現場が入力しなければ、中身は空のままです。

そこで、導入の検討では「どの業務を、どの担当が、どの指標で改善するか」を先に決めます。そのうえで、必要な機能と運用条件から製品を選ぶと、導入後に使われる確率が上がります。賃貸管理会社では、入力の手間が繁忙期の1〜3月に重なるため、入力作業をどう減らすかも、選定の条件に入れてください。

02 BASICS CRMの意味と、管理する情報：SFA・MAとの違い、賃貸管理システムとの分担 似た言葉を整理して、自社に必要な範囲を決めます

2-1. CRM・SFA・MAの違い

CRMは、お客様の情報と対応の履歴を管理し、関係を続けるための仕組みです。SFA（営業支援）は、商談の進捗、見込み度、受注までの段階を管理し、営業活動を支えます。MA（マーケティングオートメーション）は、見込み客への情報提供やメール配信を、条件に合わせて自動化します。

実際の製品は、これらの機能を組み合わせています。不動産向けのCRMには、反響の一元管理、自動返信、マッチングメール、データ分析といった機能が含まれることが多くあります。名称が「CRM」でも、MAに近い配信機能が中心の製品もあれば、SFAに近い商談管理が中心の製品もあります。

選ぶときは、自社が最も困っている場面を決めます。反響の取りこぼしならCRMの取り込みと割り当て、商談の進み具合が見えないならSFAの機能、配信の手作業が重いならMAの機能、と考えると、必要な範囲が絞れます。

区分	主な役割	賃貸管理会社での場面（例）
CRM	顧客情報と対応履歴の一元管理	オーナー・入居者・入居希望者への連絡履歴を共有する
SFA	商談の進捗と見込み度の管理	管理受託の相談から契約までの段階を管理する
MA	条件に合わせた情報提供の自動化	更新時期の案内や新着物件のメールを条件別に配信する

2-2. 管理する情報と、物件情報管理・物件提案・賃貸管理との分担

CRMで管理する情報は、氏名・連絡先・属性、問合せの経路と内容、希望条件、対応履歴、次回の連絡予定、担当者、成約状況などです。一方、物件の基本情報や空室状況は物件情報の管理システム、家賃の請求・入金や契約の管理は賃貸管理システム、物件の提案はポータルや提案の仕組み、というように、それぞれの役割があります。

分担を決めないと、同じ情報を複数のシステムへ二重に入力する負担が生まれます。CRMと賃貸管理システムの両方に契約者の連絡先がある場合、どちらを正とするか、変更があればどちらから直すかを決めておきます。連携機能があっても、項目の対応が合わなければ、結局は手入力が残ります。

個人情報は、利用目的の明示、安全管理、アクセス権限の設定、保管期間の管理が欠かせません。CRMを導入する際は、社内の個人情報の規程と照らして、誰がどの情報を見られるか、どれだけ保管するかを確認してください。

2-3. CRMで解決できることと、運用で決めること

CRMで解決できることは、情報の一元化と共有です。社員間で顧客の情報を共有でき、担当者が不在でも、他の社員が対応を引き継げます。反響を自動で取り込み、担当者へ割り当てる機能があれば、受付の漏れを減らせます。データ分析の機能では、活動数と歩留まりを見て、営業の効率化につなげられます。

運用で決めることは、入力する項目、入力の担当と期限、重複登録の扱い、対応履歴の書き方、見直しの頻度です。ここが決まっていないと、人によって書き方が違い、検索しても情報が見つかりません。属人化の解消を目的にCRMを入れても、入力のばらつきが残ると、結局は個人の記憶に頼る状態に戻ります。

メリットとして、顧客満足度の向上も挙げられます。お客様が同じ説明を繰り返さずに済み、担当者が替わっても、対応の質が保たれるためです。ただし、これも日々の入力が前提です。

2-4. Excelで顧客管理を続けられる条件と、見直す兆し

Excelで顧客管理を続けられる条件は、顧客と担当者の数が少なく、同時に編集する人が限られ、履歴を一人が把握できることです。この場合は、CRMを入れるより、列の決まりを作り、更新日と次回の連絡日を必ず書く運用の方が、費用対効果が高いことがあります。

見直すのは、履歴・担当・期限が追えなくなったときです。ファイルが複数に分かれて、どれが最新か分からない、担当者が休むと状況が分からない、追客の漏れが起きる、反響の経路別の集計に時間がかかる、といった兆しがあれば、CRMの検討時期です。

Excelからの移行では、既存のデータの整理が最初の仕事です。重複や古い情報を整理したうえで、新しい仕組みへ移さないと、問題をそのまま持ち込みます。

03 USE CASES CRMの主な使い方：反響・共有・進捗・追客・分析 賃貸仲介と賃貸管理で、使い方が違います

3-1. 反響の取り込みと、担当者への割り当て（自動返信・マッチングメール）

ポータルサイト、自社のホームページ、LINE、電話、来店と、反響の入口は複数あります。CRMの反響の一元管理は、これらを一つの画面に集め、担当者へ割り当てます。割り当てのルールは、物件のエリア、担当店舗、受付時間、順番などで決めます。

自動返信は、問合せを受け付けたことを即座に知らせる機能です。受付の安心感を与えられますが、条件や金額の約束は書かず、確認事項の案内に留めます。マッチングメールは、希望条件に合う新着物件を自動で知らせる機能で、条件の登録内容が正確でないと、的外れな案内になります。

反響の取り込みでは、同じお客様が複数のポータルから問い合わせるケースがあります。重複を統合するルールを決めておかないと、別々の担当者が同時に連絡してしまいます。

3-2. 顧客情報・名刺・対応履歴を共有し、進捗と次回タスクを管理します

顧客情報、名刺、対応履歴を共有する目的は、担当者が替わっても、同じ質の対応を続けることです。オーナーや法人の担当者とは、名刺の情報と、役職や決裁の関係も残しておくと、提案の宛先を間違えません。

案件や商談の進捗と次回タスクを管理するには、段階を決めておきます。たとえば、相談受付、現地確認、提案、見積り、返答待ち、受託、のように、自社の流れに合わせて名前を付けます。それぞれの段階で、次に誰が何をするか、期限はいつかを必ず書きます。

過去の名刺や顧客データは、すべて移すべきとは限りません。最近のやり取りがない、連絡先が古い、利用目的が済んでいる情報は、保管の方針に沿って整理し、必要なものだけを移します。

3-3. 提案履歴を踏まえた、見込み客・既存顧客へのフォロー

提案履歴を踏まえたフォローは、見込み客だけでなく、既存顧客にも必要です。賃貸管理会社では、更新の時期、設備の不具合の対応後、退去後の次の住まいや、オーナーの相続や売却といった節目が接点になります。節目の前に連絡することで、困りごとを早く知り、次の取引へつなげられます。

追客の条件は、お客様の意向に合わせて決めます。配信の頻度や、配信停止の申出への対応は、運用の前に決めておきます。広告や宣伝のメールを送るときは、事前の同意（オプトイン）の取得、送信者情報・配信停止方法の表示など、法令（特定電子メール法など）で必要とされる事項を確認します。

活動数と歩留まりの分析では、連絡の回数、面談の数、成約の数を、担当者別・経路別に見ます。担当者を評価するためだけに使うと、入力が不正確になります。改善点を見つける目的で使うことを、社内で共有してください。

3-4. 業態別：買主・売主・賃貸仲介・賃貸管理で変わる使い方

買主の担当では、希望条件と提案履歴を管理し、次回の対応につなげます。売主の担当では、査定後の相談と売却活動の報告を分けて記録します。賃貸仲介では、反響から来店、内見までの引き継ぎを整えることが中心です。内見の日程、案内した物件、お客様の反応を、次の担当者がすぐ分かるようにします。

賃貸管理会社では、連絡履歴と、家賃・契約の管理を分けて持つことが基本です。入居者からの設備の連絡、オーナーへの報告、更新の案内などの連絡の履歴はCRM、家賃の請求や入金、契約の期間は賃貸管理システム、と分けると、情報の整理がしやすくなります。同じ入居者でも、連絡の内容によって、見るシステムが変わります。

家族や共有名義、法人の担当者は、どう管理するかを先に決めます。契約者と連絡先が違う場合は、誰が契約者で、誰が連絡を受けるのか、誰に重要な連絡をしてよいのかを、項目として分けて記録します。

業態	CRMで管理する主な情報	別のシステムが正となる情報
賃貸仲介	反響・来店・内見・提案物件・次回連絡	物件の空室・募集条件
賃貸管理	入居者・オーナーとの連絡履歴、更新の案内	家賃の請求・入金、契約の期間
売買の買主	希望条件・提案履歴・次回対応	物件の詳細・価格
売買の売主	査定後の相談・売却活動の報告	査定の資料・媒介の契約

3-5. 不動産業界向けCRMの導入メリットと、重要性

不動産業界におけるCRMの重要性は、担当者の記憶に頼る営業から、記録に基づく営業へ移る点にあります。買主担当は希望条件と提案履歴を、売主担当は査定後の相談の経過を、賃貸管理は契約管理と連絡履歴を、それぞれ分けて記録します。顧客管理を専門とした不動産業向けのCRMは、こうした業界特有の流れに沿って項目が用意されています。

メリットの1つ目は、属人化の解消です。担当者の減少や退職があっても、情報収集の手間が少なく、引き継ぎができます。2つ目は、データの数値化によるコスト削減です。活動数や成約率が数字で見えるため、効果の低い施策や、作業負担の大きい手順を見直せます。3つ目は、追客忘れの防止です。次回の連絡日を管理すれば、連絡の漏れが減ります。

メールを使って直接お客様へアプローチする機能もありますが、配信の同意と停止の方法を決めたうえで使います。IT・デジタルの道具を使いこなす前提として、不動産仲介や管理の現場で何を記録するかを、会社で決めておくことが必要です。

CRMで足りない部分は、他のツールで補完します。既存システムとの併用を前提に、データの移行や変換の作業を相談できる事業者を選ぶと、導入の負担が下がります。サポートの内容、評判、導入後の魅力的な機能の追加の有無は、公式の情報やデモで確認し、コストと合わせて比べます。

04 SELECTION 自社に合うCRMの選び方：デモで確かめる6つのポイント

4-1. 既存システムとの連携と、二重入力が残らないか

1つ目は、既存システムとの連携です。賃貸管理システム、物件情報の管理、ポータルサイト、メール、電話、LINEなど、すでに使っているものとどうつながるかを確認します。連携できるといっても、取り込める項目と、自動で同期する頻度が限られていることがあります。

デモの際は、自社の実際の業務を想定して、二重入力が残る箇所を一つずつ数えます。連携の対象外の項目が多ければ、手入力が残り、導入後に担当者の負担が増えます。

費用対効果が長期的に見合うかどうかも、このポイントと合わせて見ます。連携のための追加費用や、設定の工数も、総費用に含めて比べます。

4-2. 入力・検索・スマートフォン操作のしやすさ

2つ目は、入力・検索・スマートフォンでの操作のしやすさです。物件の現地確認や内見の途中で、スマホから履歴を見たり、メモを入力できるかを確認します。入力の項目が多すぎると、現場の負担になります。

デモでは、導入を担当する人だけでなく、実際に使う現場の担当者にも触ってもらい、現場の声を反映して選びます。管理者が選んだ製品を現場に押し付けると、使われない原因になります。

検索の機能も重要です。名前の一部、電話番号、物件名、日付などで探せるか、探したい履歴にすぐ行けるかを、実際の操作で確かめてください。

4-3. 担当・店舗別の権限と、操作履歴

3つ目は、担当・店舗別の権限と、操作履歴です。担当者は自分の担当の情報だけ、店長は店舗全体、本部は全体、というように、閲覧と編集の範囲を分けられるかを確認します。退職や異動があったときに、権限をすぐ変更できることも大切です。

操作履歴は、誰がいつ情報を見たか、変更したかを残す機能です。情報の漏えいや、誤った変更が起きたときに、原因をたどれます。個人情報の安全管理の面でも、重要な機能です。

権限の設定が複雑だと、設定ミスで必要な人が見られなくなったり、見せたくない人に見えたりします。デモで、自社の組織の形を再現して、設定の手順を確認してください。

4-4. 追客の条件と配信停止

4つ目は、追客の条件と配信停止の仕組みです。どの条件のお客様に、どの内容を、どの頻度で配信するかを設定できるかを確認します。成約したお客様や、連絡を希望しないお客様に配信し続けないよう、条件の除外ができるかも重要です。

配信停止の申出があったときに、すぐ反映され、以後の配信が止まる仕組みが必要です。メールの配信停止は、お客様の権利に関わるため、手作業で対応する運用では、漏れが起きます。

配信するメールアドレスの扱い、データの保持期限、課金形態（登録数、配信数、ユーザー数など）も確認します。課金の仕組みによって、顧客の数が増えたときの費用が変わります。

4-5. データ移行・出力・契約終了時の扱い

5つ目は、データの移行・出力・契約終了時の扱いです。既存のデータをどの形式で取り込めるか、取り込みの作業を誰が行うか、費用はいくらかを確認します。出力については、CRMに溜めたデータを、後から自社で持ち出せる形式で出せるかを確かめます。

契約を終了するときに、対応履歴も持ち出せるかを、契約前に確認します。履歴が出力できないと、製品を変えたいときに、過去のやり取りを失います。出力の形式や、終了後のデータの削除の扱いも、書面で確認してください。

6つ目は、独自の営業プロセスも管理したい場合の汎用CRMとの比較です。不動産向けに作られた製品は、反響や物件に関する機能が整っていますが、自社独自の管理項目を増やしにくいことがあります。汎用CRMは項目を自由に設計できる反面、設定と運用に手間がかかります。自社の営業プロセスが標準的か、独自かで選びます。

確認する点	デモで見ること	見落とすと起きること
既存システムとの連携	取り込める項目と同期の頻度	二重入力が残り、担当者の負担が増える
入力・検索・スマホ	現場の担当者が実際に操作する	入力が止まり、データが空になる
権限と操作履歴	自社の組織を再現して設定する	情報の漏えいや、誤った変更の原因が追えない
追客と配信停止	除外条件と停止の反映	お客様の信頼を損なう
移行・出力・終了時	形式と費用、履歴の持ち出し	製品を変えるときに過去の履歴を失う

05 COST 費用の比べ方と、導入の進め方

5-1. 費用はどこまで比較するか：初期費用・月額・運用・移行・研修

費用は、初期費用、月額（ユーザー数や登録数による課金）、運用の費用、データ移行の費用、研修の費用、連携のための追加費用に分けて比べます。複数の製品を比べるときは、同じ条件で見積りを取り、移行と研修を含めた総費用をそろえてください。

効果の見積りは、売上と利益を分けて考えます。反響の取りこぼしが減って売上が増えても、利益が増えるとは限りません。追客の漏れが減る、入力と集計の時間が減る、といった効果は、社内の時間として数えます。効果を過大に見積もらず、少なめの数字で採算を確認します。

数字は、他社の事例ではなく、自社の過去の記録から作ります。現在の反響数、成約数、担当者の入力と集計にかかる時間を、数か月分測っておくと、導入後に比べられます。

5-2. 導入の4ステップ

1つ目は、最初に改善する業務・担当・指標を決めることです。たとえば、「管理受託の相談の追客漏れをなくす」を最初の目的にし、担当者と指標（追客の実施率）を決めます。

2つ目は、顧客の重複・入力項目・権限を整理し、試験移行を行うことです。いきなり全データを移さず、一部で試して、入力項目と権限の設定に問題がないかを見ます。

3つ目は、少人数で試し、日常業務を完了できるか確認することです。実際の問合せと対応を、CRM上で最後まで行い、不便な箇所を洗い出します。

4つ目は、追客と既存顧客のルールを運用し、見直すことです。月に一度、入力の状況と、数字の変化を確認し、ルールを改善します。現場の声を反映して、入力項目を減らすことも検討してください。

5-3. AI搭載CRMで確認したいこと：自動化の範囲と提供状況

AI搭載のCRMでは、要約、文面生成、優先度の判断といった機能が提供されている場合があります。この3つは、働きが違います。要約は対応履歴を短くまとめる、文面生成は返信文のたたき台を作る、優先度判断は連絡すべき顧客に順位をつける、というものです。分けて試し、どれが自社の業務に役立つかを確かめます。

顧客データの扱いと、出力の確認方法も、決めておきます。AIが生成した文面を、そのまま送らず、担当者が内容を確認してから送る運用が基本です。顧客データがAIの学習や外部のサービスにどう使われるかは、製品ごとに条件が違うため、契約前に公式の資料で確認します。

提供状況や機能は変わるため、デモの時点の情報を確認し、書面で残してください。AIの機能は、入力を減らすのではなく、入力された情報を活用する働きが中心である場合が多い点にも注意が必要です。

06 BOTTLENECK CRMを入れても、入力・照合の手作業は残ります

6-1. 入力する人がいなければ、CRMは空のままです

CRMを導入した後、現場で起きやすいのは、入力が後回しになることです。反響の入力、対応履歴の記録、管理システムとの照合、ポータルサイトとの突き合わせは、いずれも担当者が手で行います。繁忙期の1〜3月は、契約・入退去・募集が集中し、入力が真っ先に遅れます。

入力が遅れると、CRMの情報が古くなり、他の担当者が見ても役に立たなくなります。すると、さらに入力する意味が薄れる、という悪循環になります。属人化の解消のために入れたCRMが、入力の属人化を生むこともあります。

人を増やしても、物件やオーナーごとのルールを教える負担が残ります。CRMを替えても、設定と運用を覚える作業が会社に残ります。システムを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。

6-2. 物件・オーナーごとのルールと、二重入力

賃貸管理会社では、物件種別やオーナーの承認条件によって、入力や確認の内容が変わります。管理システム、ポータル、CRMに、同じ入居者や物件の情報を入力する場面があり、どれかの更新が止まると、情報がずれます。

担当者が経験で覚えているルールを、毎回確認しながら入力しているため、入力の速さも精度も、担当者によって変わります。事務員の採用難や退職が重なると、入力の体制そのものが維持できなくなります。

07 AUTOMATION AI社員AIKATAで、CRMや管理システムへの入力・照合を自動で回します

7-1. 「AIに聞いて早くする」と「作業を自動で回す」は別のものです

Claude Code/Codexのようなツールで、返信文のたたき台を作り、担当者がコピーして貼り付ける方法は、個々の作業の効率化です。一方、問合せを受け取ったら、決まったルールで管理システムやCRMへ入力し、元の情報と照合し、承認待ちの状態で担当者に渡す仕組みは、繰り返す業務の自動化です。

AI社員AIKATAは、今の管理システム・CRM・ポータルサイトをそのまま使い、画面操作を含めて事務作業を自動化する業務代行（BPO）サービスです。物件情報の入力・更新、募集図面（マイソク）作成の下準備、問い合わせメールの一次対応、家賃管理・入金消込、契約書類の下準備、更新・解約の事務処理などを、AIと人の二重体制で受託します。受託の可否は業務単位で決めます。

CRMを選ぶこと自体は会社の判断です。AI社員AIKATAは、CRMの優劣を決めるものではなく、どのCRMを使っていても、その入力と照合の作業を任せられる点が特徴です。

工程	これまで事務員がやっていた作業	AIに任せた後に会社が確認すること
反響の入力	複数のポータルの問合せをCRMへ転記	入力済みの内容と、重複の統合を承認します
物件情報の更新	管理システムとポータルへ同じ内容を転記	入力済みの情報と変更点を承認します
問い合わせの一次対応	受信内容の整理と返信のたたき台	個別の判断が必要な内容を受け取ります
入金・家賃管理	明細と契約の照合	結果を承認し、未入金の対応を判断します
更新・解約	対象情報の入力と書類の下準備	条件と処理内容を最終確認します

7-2. 個人情報の扱いと、物理的な工程

AI社員AIKATAはNDAを結び、入居者やオーナーの個人情報や契約条件の受け渡しと保管のルールを、会社の規程に合わせて決めます。CRMに入力する情報の範囲や、誰が承認するかも、事前に整理します。

郵送物の受け取りや押印、現物の受け渡しなど、人が物理的に動く工程は、自動化しきれません。パソコンで完結する工程と、現場で行う工程を分け、会社に残す役割を決めておきます。

08 BUILD OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づきません

8-1. 4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです

4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。事務員を増やすと採用と教育が残り、従来型の外注では説明と手直しが残り、社内でAIを自作すると仕組みの保守が残ります。CRMを導入するかどうかとは別に、入力と照合の作業を誰がどう担うかを見ます。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①事務員を増やす	入力する手を増やします	繁忙期に採用・教育が間に合わず、閑散期の人件費が残り、属人化が増えます	✕
②従来型の外注・BPO	作業を外へ移します	物件・オーナーごとの説明と手直しが会社に残ります	✕
③社内でAIを自作する	自社用の自動化を作ります	ルールの言語化、検証、保守が会社に残り、作った人しか直せません	✕
④AI社員AIKATAに任せる	事務と仕組みの構築・運用を任せます	人の品質チェック後、会社が最終確認・承認します	◎

8-2. どれも人か仕組みを会社が抱え続ける道です

不動産業界の道具の全体像は、不動産テックの種類と選び方も参考になります。業務の流れの見直し方は、BPRの目的と手順で整理しています。

09 AIKATA AI社員AIKATAの具体的な使い方と、比較まとめ

9-1. 今のシステムのまま、事務作業を丸ごと受託します

AI社員AIKATAは、賃貸仲介・賃貸管理・売買仲介・分譲など業態を問わず、業務単位で受託の可否を決めます。物件種別や取引形態ごとの入力ルールを仕組みに落とし込むため、担当者の経験や繁忙度で精度が落ちません。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は会社が行います。会社の日々の作業は、原則として入力済みの物件情報や作成済み書類の承認です。

繁忙期（1〜3月）も、人を採用・教育せずに処理量を増やせます。辞めない・休まない・業務が止まらない体制で、月額の定額です。引き継ぎは、事務員の方の操作画面を見ながらAIKATAが業務を分解・整理するため、マニュアルがなくても進められます。

AI社員AIKATAを使う不動産会社では、事務の下準備を受け取り、会社が最終確認する形で運用しています。ここでは仕組みを説明しており、特定の会社の実績や削減時間を示すものではありません。

9-2. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

手作業のままでは、担当者が入力と確認を続けます。CRMやシステムを追加・乗り換えた場合も、設定と運用を覚える役割が会社に残ります。AI社員AIKATAは、今のシステムを使う事務と、その仕組みの構築・運用を受託する点が異なります。比較表の記号は、事務作業を会社から手放すという目的に対する整理で、特定のソフトの優劣を示すものではありません。

比較する点	手作業のまま	システムの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 担当者の処理が積み上がります	△ 移行後も入力と運用を会社が担います	◎ 受託した事務の処理量を増やせます
物件やオーナーごとのルール	✕ 担当者の記憶に依存します	△ 設定と運用を会社が維持します	◎ 入力ルールを仕組みに落とし込みます
入居者とオーナーへの対応の速さ	△ 準備と転記に時間を使います	○ 整理後の実行は会社に残ります	◎ 一次対応と下準備を任せ、会社が判断します
事務員の採用と教育	✕ 会社が続けます	△ 操作教育と運用担当が必要です	◎ 受託業務は採用・教育なしで処理します
宅建業法の線引き	○ 会社が独占業務を担います	○ 会社が独占業務を担います	◎ 独占業務を受託せず、役割を分けます

9-3. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由（まとめ）

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放すのは、受託範囲に定めた入力・下準備・照合などの事務と仕組みの運用です。顧客との関係づくりの判断、交渉、宅建士の業務を手放すことではありません。

9-4. CRMの入力から、更新・入金の事務へ広げます

10 NEXT ACTION 次の繁忙期を、事務員を増やさずに越える準備を始めます

10-1. 人を増やす・システムを替えると決める前に、入力と照合の作業を棚卸しします

人を増やす・システムを替えると決める前に、事務員や担当者が、毎日どの入力と照合に時間を使っているかを整理してください。反響の入力、物件情報の更新、問い合わせメールの一次対応、入金の照合など、今ある仕事から始められます。最初から業務全体のマニュアルを作り直す必要はありません。

AI社員AIKATAの無料相談では、60分のオンライン（Google Meet）で業務を棚卸しし、どの業務から任せられるか、会社にどの確認と承認を残すかをその場で整理します。受託の可否は業務単位で確認します。宅建士が行う業務、交渉や法的判断を会社に残したまま、入力と下準備を任せる範囲を明確にしましょう。契約の義務はなく、全国から相談できます。

事務員を増やす・外注する・AIを自作する・管理システムを替える——どの道を選んでも、入力・書類づくり・入金の照合・問い合わせの一次対応か、それを回す人と仕組みが会社に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの管理システム・ポータルサイトはそのまま、物件や取引ごとのルールも登録して処理し、会社に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 不動産CRMとは何ですか。

A. お客様の情報、問合せ、対応の履歴を一か所にまとめ、次に誰が何をするかを見えるようにする顧客管理の仕組みです。賃貸管理会社では、入居希望者に加え、オーナー、入居者、更新・退去の時期の契約者との連絡の履歴も対象になります。

Q. CRM・SFA・MAの違いは何ですか。

A. CRMは顧客情報と対応履歴の管理、SFAは商談の進捗と見込み度の管理、MAは条件に合わせた情報提供の自動化です。実際の製品は複数の機能を組み合わせているため、名称ではなく、自社が困っている場面から必要な機能を決めます。

Q. Excelで顧客管理を続けてもよいですか。

A. 顧客と担当者の数が少なく、履歴を一人が把握できる間は続けられます。履歴・担当・期限が追えない、ファイルが複数に分かれて最新が分からない、追客の漏れが出るといった兆しがあれば、見直す時期です。

Q. 家族・共有名義・法人の担当者は、どう管理すればよいですか。

A. 契約者と連絡先が違う場合に備え、契約者、連絡を受ける人、重要な連絡をしてよい人を項目として分けて記録します。運用のルールは会社で決め、個人情報の規程に沿って、見られる人を限定します。

Q. 過去の名刺や顧客データは、すべて移すべきですか。

A. すべてを移す必要はありません。重複や古い情報、利用目的が済んだ情報は、保管の方針に沿って整理し、必要なものだけを移します。最初は一部で試験移行を行い、入力項目と権限の設定に問題がないかを確認します。

Q. 契約終了時に、対応履歴も持ち出せますか。

A. 製品ごとに条件が違います。契約前に、出力できるデータの種類と形式、終了後のデータの削除の扱いを、公式の資料や書面で確認してください。出力できないと、製品を変えるときに過去の履歴を失います。

Q. AI搭載のCRMは、入力の手間を減らしてくれますか。

A. 要約、文面生成、優先度の判断など、機能ごとに働きが違います。入力された情報を活用する機能が中心の場合もあるため、入力そのものがどれだけ減るかは、デモで自社の業務を使って確認します。AIが作った文面は、担当者が確認してから送る運用が基本です。

Q. 宅建業法上、AIに任せて問題ないですか。

A. 任せる業務を分けることが前提です。AI社員AIKATAは、物件情報の入力・更新、書類の下準備、入金消込、問い合わせの一次対応などの事務を受託します。法令で宅地建物取引士が行うこととされている業務は宅建士が行い、交渉や法的な手続き、経営判断も会社が担います。

Q. 今のCRMや管理システムのままで使えますか。

A. AI社員AIKATAは特定のシステムに限定せず、今の管理システム・CRM・ポータルサイトをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。システムの乗り換えは要りません。受託の可否は業務単位で整理するため、無料相談で確認してください。

Q. AI社員AIKATAに任せるには、AIの知識やマニュアルが必要ですか。

A. 会社にAIの知識は必要ありません。AI社員AIKATAが仕組みを構築・運用し、事務員の方の操作画面を見ながら業務を分解・整理します。マニュアルがなくても引継ぎを進められます。

あわせて読みたい：同じテーマの記事

AIAI社員AIKATA

AI社員AIKATAへのお問い合わせ

この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。

ご希望のサービス

お問い合わせ対象のサービス*必須 AI社員AIKATA（業務の丸ごと代行）

サービスを選択してください

---

お客様情報

会社名・屋号*必須

会社名を入力してください

業種*必須 選択してください IT・ソフトウェア 製造業 建設・不動産 小売・EC 飲食・宿泊 医療・介護 教育・研修 士業・コンサル 人材・BPO その他

業種を選択してください

お名前*必須

お名前を入力してください

メールアドレス*必須

※法人・事業用のメールアドレスでお願いします（Gmail等の個人用フリーメールは受付できません）

正しいメールアドレスを入力してください

電話番号任意

---

現在の課題について

現在感じている課題*必須

人手不足で業務が回らない 社長・経営者が現場を離れられない 定型業務に時間を取られている AIを導入したいが何から始めればいいかわからない 外注・人件費コストが高い 業務フローが属人化している 社員のITリテラシーにばらつきがある

1つ以上選択してください

効率化・自動化したい業務*必須

営業・顧客対応（CRM・メール等） 経理・請求書・入金管理 採用・人事・労務管理 マーケティング・SNS・広告運用 カスタマーサポート・問い合わせ対応 資料作成・レポート・議事録 データ入力・集計・分析 社内の情報共有・ナレッジ管理

1つ以上選択してください

上記業務に現在かけている月額コスト*必須 選択してください まだかけていない（これから検討） 〜10万円 10〜30万円 30〜50万円 50〜100万円 100万円以上 その他（自由入力）

月額コストを選択してください

その他、ご相談内容任意

---

面談日時の選択

ご希望の日時*必須

約1時間のオンライン面談（Google Meet）です

空き枠を取得中...

面談日時を選択してください

この内容で面談を予約する

予約確定後、Google Calendarの招待メールをお届けします。
しつこい営業は一切ございません。