【2026年11月最新】マイナンバー制度とは？いつから始まった・スケジュールと事業者の対応（取得・保管・廃棄・委託）を社労士事務所向けに整理し、書類回収の事務をAIに任せる方法

01 ANSWER FIRST マイナンバー制度は、2015年10月の番号通知から始まり、2016年1月に利用が開始されました。社労士事務所は、顧問先の番号の取扱いを支える立場です

マイナンバー制度とは、住民票を持つすべての人に1人1つの12桁の番号（個人番号）を付け、社会保障・税・災害対策の分野で、行政の手続きを効率化するための制度です。2015年10月に個人番号の通知が始まり、2016年1月から社会保障・税・災害対策の手続きで利用が開始されました。法律上の正式名称は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」で、一般に番号法と呼ばれます。

制度の開始から年数がたち、「いつから始まったか」を調べる顧問先の担当者は減りました。それでも、顧問先からは「従業員がマイナンバーを出してくれない」「扶養親族の番号はどう集めるのか」「退職者の番号はいつ廃棄するのか」「委託先に渡してよいのか」といった相談が、入社・退職・年末調整・各種届出のたびに寄せられます。事務所の回答は、制度の知識だけでなく、書類のどこに番号を記載するか、取得から廃棄までの管理をどうするかまで及びます。

本記事は、社労士事務所の所長・管理者・職員の方に向けて書いています。マイナンバー制度の目的と仕組み、これまでのスケジュール、事業者が取り組む準備（基本方針・取扱規程・安全管理措置）、番号の取得・本人確認・保管・廃棄、委託先の扱い、罰則の考え方を、事務所の確認順に整理します。後半では、顧問先ごとの書類回収や一次対応の事務作業を、AI社員AIKATAに任せる分担を説明します。条文や運用は、e-Gov法令検索・個人情報保護委員会・デジタル庁の公式ページで確認できる内容を出典つきで書きます。

出典：e-Gov法令検索「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（2026年11月確認）。

02 OFFICE PRACTICE マイナンバー制度の目的・仕組み・スケジュール・事業者の対応を、事務所の確認順に整理します

2-1. マイナンバー制度とは：個人番号と法人番号、マイナンバーカードの違い

個人番号は12桁、法人番号は13桁です。顧問先の社名や法人番号は誰でも調べられる情報で、従業員の個人番号は特定個人情報として厳格な管理が必要です。この違いを、顧問先の担当者に最初に伝えておくと、番号の扱いに対する意識が揃います。

以前は、個人番号を知らせる「通知カード」が送付されました。通知カードは2020年5月に廃止され、すでに交付済みのカードは、記載内容が最新である間は番号を確認する書類として使えるとされています。現在、事業者が従業員から番号の提供を受けるときは、マイナンバーカード、または番号が記載された住民票の写しなどで確認します。

出典：デジタル庁「マイナンバー（個人番号）制度」（2026年11月確認）。

2-2. マイナンバー制度の目的：公正・公平な社会、利便性の向上、行政の効率化

制度が必要になった理由は、行政機関ごとに別々の番号で情報を管理していたため、同じ人の情報を確認するのに時間と手間がかかっていたからです。番号を共通にすることで、手続きの申請者も、受け付ける行政機関も、事務の負担を減らせます。社労士事務所にとっては、健康保険・厚生年金保険・雇用保険の届出書に番号を記載することで、本人の確認が確実になる、という実務上の利点があります。

2-3. 制度の特徴：利用範囲の限定、情報連携、分散管理

マイナンバーの利用範囲は、番号法で社会保障、税、災害対策の分野に限定されています。事業者が番号を扱えるのは、従業員の源泉徴収票、社会保険や雇用保険の届出など、法令で定められた事務に限られます。法令に定めのない目的で、番号を取得したり、利用したりすることは認められません。

行政機関の間では、情報連携によって、これまで提出が必要だった住民票や課税証明書などの添付書類が不要になる手続きが増えています。一方、個人の情報を1か所に集約する一元管理は行っておらず、分散管理の仕組みで、情報の漏えいや悪用のリスクを抑える設計です。

2-4. 社会保障分野と税分野での利用：事業者が番号を記載する書類

社会保障分野では、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届や被扶養者（異動）届、雇用保険の被保険者資格取得届、国民年金の第3号被保険者の届出などに、番号を記載します。税の分野では、給与所得の源泉徴収票、扶養控除等申告書、報酬・料金等の支払調書、退職所得の源泉徴収票などに記載します。

分野	主な書類の例	番号を扱う主な場面
社会保障（健康保険・厚生年金）	被保険者資格取得届、被扶養者（異動）届	入社時、扶養家族の追加時
社会保障（雇用保険）	被保険者資格取得届、喪失届	入社時、退職時
税（源泉所得税）	給与所得者の扶養控除等申告書、源泉徴収票	毎年の年末調整、退職時
税（法定調書）	報酬・料金等の支払調書、不動産の使用料等の支払調書	士業や外部の個人への報酬の支払い時

法定調書とは、事業者が税務署に提出する、支払いの内容を記載した書類の総称です。社労士事務所自身も、外部の個人に報酬を支払う場合は、支払調書に相手方の番号を記載することがあります。所得税、法人税、消費税、相続税、贈与税、酒税・間接諸税の各分野で番号の記載が求められる書類の様式は、国税庁の案内で確認します。顧問先の事務の範囲を超える、相続税・贈与税などの書類は、税理士の業務と分担して案内します。

出典：デジタル庁「マイナンバー（個人番号）制度」（2026年11月確認）。

2-5. マイナンバー制度のスケジュール：2015年10月の通知から現在まで

時期	できごと	事務所の実務との関係
2015年10月	個人番号の通知（通知カードの送付）が始まりました。	顧問先が従業員から番号を集め始めました。
2016年1月	社会保障・税・災害対策の手続きで、番号の利用が始まりました。個人番号カードの交付も始まりました。	雇用保険の届出などで番号の記載が始まりました。
2017年1月	マイナポータルの運用が始まりました。	本人が自分の情報や手続きの状況を確認できるようになりました。
2017年11月	行政機関の間の情報連携が本格的に運用されました。	添付書類の省略が進みました。
2020年5月	通知カードが廃止されました。	番号の確認書類は、マイナンバーカードなどが中心になりました。
2024年12月以降	健康保険証が、マイナンバーカードと一体化した「マイナ保険証」を基本とする仕組みへ移行しました。	資格確認の方法が変わり、顧問先からの問い合わせが増えました。

制度設立の経緯を一言でまとめると、行政の事務を効率化し、社会保障と税の負担と給付を公正にするために、番号法が成立し、段階的に運用開始された、という流れです。個人番号の通知方法は、住民票の住所に簡易書留で送られる形でした。制度がもたらす効果として、行政手続きでの添付書類の削減や、本人確認の確実性の向上が挙げられています。今後の予定は、デジタル庁などの公式ページで更新されるため、顧問先への案内の前に確認します。

2-5-2. 人事・労務の年間業務カレンダーに、マイナンバーの事務を組み込みます

顧問先ごとに、人事・労務の年間業務をカレンダーにまとめ、番号が必要になる事務を書き込みます。事務所の手続きガイドも、入社・退職・異動編、妊娠出産・育児・介護編のように、場面で分けると使いやすくなります。入社では資格取得届と扶養控除等申告書、退職では資格喪失届と退職所得の源泉徴収票、妊娠出産・育児・介護では産前産後休業や育児休業、介護休業の届出と給付の申請に、番号の記載や確認が関わります。年末調整の時期には、扶養親族の番号の記載漏れの確認が加わります。

税務関係書類への番号記載時期は、書類ごとに異なります。たとえば、給与所得の源泉徴収票や支払調書は、提出する年の様式から、番号の記載が求められます。具体的な番号記載時期や様式は、国税庁の案内で確認します。所得税の書類を中心に、税務関係書類の分野ごとの様式は変更されることがあるため、年末調整の前に顧問先へ案内します。

制度は開始後も拡充されています。直近の取扱いの変更は、デジタル庁・厚生労働省・個人情報保護委員会の公式ページで日付を確認してから、顧問先に案内してください。時期や経過措置の細部は変更されることがあるため、本記事では大きな流れだけを書いています。

2-6. 事業者に求められる準備：基本方針の策定・周知・取扱規程・安全管理措置

個人情報保護委員会は、事業者向けのガイドラインを公表しています。中小規模の事業者向けには、取扱いの負担を軽くした特例的な考え方が示されており、顧問先の規模に応じた対応を案内できます。事務所は、基本方針や取扱規程の条文案を作る前に、顧問先の従業員数と番号を取り扱う担当者の範囲を確認します。

安全管理措置の4つの観点を、事務所の言葉で整理すると、次のようになります。組織的は、担当者と責任者を決め、取扱状況を記録する体制です。人的は、担当者の教育と、秘密保持の取り決めです。物理的は、番号を含む書類の保管場所の施錠や、持ち出しの制限です。技術的は、アクセス制限、パスワード、ウイルス対策などのシステム上の対策です。

出典：個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（2026年11月確認）。

2-7. 取得の流れ：利用目的の明示、番号の確認、本人確認

番号を取得するときは、まず利用目的を特定して、従業員に明示します。「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険の届出事務」「雇用保険の届出事務」のように、事務の範囲を示す形です。次に、番号の確認（その番号が本人の正しい番号であること）と、身元の確認（提供している人が本人であること）の2つの確認を行います。

マイナンバーカードの提示を受ければ、1枚で番号の確認と身元の確認ができます。通知カードや番号記載のある住民票の写しの場合は、運転免許証などの身元確認書類を併せて確認します。対面での確認ができない郵送やオンラインの場合も、同等の確認の方法が定められています。具体的な確認の組み合わせは、個人情報保護委員会のガイドラインで確認し、顧問先の運用に落とし込みます。

2-8. 従業員の番号を受け取れない場合の扱い：理由を記録し、提出を続けます

従業員が番号の提供を拒む、または番号が分からない場合でも、事業者は法令上の義務の観点から、提供を求め続ける必要があります。それでも提供を受けられないときは、提供を求めた経過を記録しておき、書類は番号を記載せずに提出して差し支えないとされています。税務署や年金事務所は、事業者が義務を怠っていないことを、記録で確認します。

事務所は、顧問先の担当者に、提供を求めた日付と方法、従業員の返答を、簡単な記録として残すよう助言します。「口頭で聞いたが答えなかった」だけでは、あとから説明できません。メールや書面で依頼した履歴が、そのまま記録になります。

2-9. 保管方法と廃棄：必要がなくなったら、できるだけ速やかに削除します

特定個人情報は、法令で定められた事務に必要な範囲でのみ保管できます。退職した従業員の番号は、所管法令で定められた保存期間が経過した後は、速やかに廃棄または削除する必要があります。保存期間は、書類ごとに法令で異なるため、顧問先ごとに表にして整理します。

紙の書類は、焼却や溶解、シュレッダーの利用など、復元できない方法で廃棄します。電子データは、削除ソフトウェアの利用や、媒体の物理的な破壊などで、復元できないようにします。廃棄の記録（日付、担当者、方法）を残すことも、安全管理措置の一部です。

保管の媒体	廃棄の方法の例	記録に残す内容
紙の書類	シュレッダー、焼却、溶解	廃棄の日付、担当者、対象の書類
電子データ（サーバー・パソコン）	削除ソフトウェアで復元できない形で削除	削除の日付、担当者、対象のデータ
記憶媒体（USBなど）	物理的な破壊、専用の消去	廃棄の日付、媒体の識別、担当者

2-10. 委託先の対応：委託先の選定と監督は、委託する側の責任です

給与計算や社会保険の手続きを外部に委託する場合、委託する側は、委託先が特定個人情報を安全に管理できるかを確認する義務があります（番号法第11条の委託先の監督）。委託先の選定、安全管理措置を含む契約の締結、委託先での取扱状況の把握の3つが、委託する側の責任です。

社労士事務所は、顧問先から委託を受ける立場であり、同時に、事務所が使うクラウドサービスや外部の事業者へ業務を委託する立場でもあります。顧問先との契約書に、特定個人情報の取扱いの範囲、再委託の条件、事故が起きた場合の連絡の流れを書いておくことが大切です。

出典：e-Gov法令検索「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」第11条（2026年11月確認）。

2-11. 罰則と事故時の対応：不正な提供や漏えいには、厳しい罰則があります

番号法には、特定個人情報の不正な提供、不正な利用、偽りその他不正の手段による取得などに対する罰則が、懲役または罰金の形で定められています。法人の従業員が違反した場合は、行為者本人だけでなく、法人が罰せられる両罰規定もあります。罰則の具体的な内容は改正されることがあるため、e-Gov法令検索で最新の条文を確認してから案内してください。

特定個人情報の漏えい、滅失、毀損が起きた、またはそのおそれがある事態は、個人情報保護委員会への報告が求められる場合があります。事故が起きたとき誰が何を連絡するかを、取扱規程に書いておきます。連絡の窓口を決めておかないと、初動が遅れます。

2-12. マイナンバー制度のメリットとデメリット：顧問先への説明の整理

観点	メリット	デメリット・注意点
手続きの負担	添付書類が減り、手続きが簡略になります。	導入初期は、番号の収集と管理の事務が増えます。
本人確認	マイナンバーカード1枚で、番号と身元の確認ができます。	カードの紛失や盗難には注意が必要です。
情報の管理	分散管理で、一元的な漏えいのリスクを抑えます。	事業者は、番号を取り扱う責任を負います。
詐欺への注意	行政は、番号だけで手続きできない仕組みを取っています。	番号を聞き出す詐欺には注意が必要です。
有効期限	カードや電子証明書は更新により、継続して利用できます。	カードと電子証明書には有効期限があり、更新の手続きが必要です。

税分野では、公正な税計算が行えるよう、所得の把握に番号が使われ、社会保障分野では、手続きがスムーズになる効果が説明されています。情報管理の面では、個人の情報を一元管理せず、分散管理で保管する設計です。マイナンバーカードは手軽に身分を証明でき、証明書取得を行政窓口に行かずにコンビニなどで行える場合もあります。一方、制度には、番号の漏えいや詐欺、カードの有効期限の更新などの問題点も指摘されています。本人は、情報提供等記録開示システムとして、マイナポータルから、行政機関同士が自分の情報をやり取りした記録を確認できます。

事業者の実務では、委託先対応と罰則等の2点が、見落とされやすい項目です。委託先対応は、前の節で整理した監督の義務を、契約書の条文に落とし込むことです。罰則等は、不正な提供や漏えいがあった場合の刑事上の責任に加えて、取引先の信頼を損なう影響もあります。制度の変更点は、改正のたびに公式ページで更新されるため、事務所は年に一度、顧問先ごとの運用を見直す時期を決めておきます。

詐欺については、行政機関や事務所が、電話やメールで番号を聞き出すことはない、という基本を従業員に伝えることが、顧問先の信頼にもつながります。マイナポータルは、本人が自分の情報の連携状況や、行政からのお知らせを確認できる、オンラインの窓口です。情報提供等記録の開示を、本人が確認できる点が、制度の透明性を支える仕組みになっています。

2-13. 事務所の確認チェックリスト：顧問先ごとのマイナンバーの運用点検

2-14. 先生方に残る判断：取扱いの範囲の線引きと、顧問先への助言

書類の回収の依頼、提出状況の一覧化、不足の抜き出しは、手順を決められる事務作業です。一方で、顧問先の規模に応じた安全管理措置の水準の判断、取扱規程の内容の助言、事故が起きたときの対応方針、委託契約の内容の助言は、先生方の判断が必要です。

健康保険・厚生年金保険・雇用保険の届出書の作成と提出は、社労士法上の独占業務にあたります。AI社員AIKATAへ任せる範囲は、後の章で説明するとおり、前段階の事務作業に限ります。

03 BOTTLENECK 顧問先ごとのマイナンバーの回収と確認を、職員の手作業だけで回す限界です

3-1. 入社・退職・年末調整のたびに、番号の書類が事務所に集まります

顧問先が20件、30件と増えると、入社の手続き、扶養親族の追加、年末調整、退職の手続きのたびに、番号の回収と確認が発生します。顧問先ごとに、番号の受け渡しの方法、保管の場所、廃棄のルールが違うため、職員は顧問先ごとの約束を覚えて対応しなければなりません。

年末調整の時期は、扶養控除等申告書の番号の記載漏れの確認、提出の催促、不足の連絡が重なります。担当者が休むと、誰が、どの顧問先に、何を依頼しているのかが分からなくなる、という属人化も起きます。

課題は、マイナンバーの知識が足りないことではなく、顧問先ごとの約束を毎回守りながら、回収と確認を続ける事務量です。ソフトを替えても、依頼、催促、不足の確認は残ります。

3-2. 判断と助言は事務所、回収・一次対応・下準備は任せる道があります

安全管理措置の水準の判断、取扱規程の助言、届出書の作成と提出は、先生方が担います。一方で、顧問先ごとの提出の依頼と催促、提出状況の一覧化、書類の不足や記載漏れの抜き出し、書類の下準備は、手順を決められる事務作業です。

AI社員AIKATAは、今のソフトやシステムを使って、職員がパソコンで行う事務作業を、AIと人の二重体制で受託します。ソフトの乗り換えを顧問先へ求める前に、書類回収と一次対応のどこを任せられるかを整理する道があります。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが事務作業を回し、先生方が判断と承認を担います

4-1. AIに聞く効率化と、毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、書類の回収と提出状況の確認の式や確認項目の案を聞くことは効率化です。ただ、職員がその都度質問し、資料を選び、結果を転記する運用では、毎月の作業を起動する人が必要です。制度の説明をAIから得る場合も、法令や公的資料に照らして先生方が内容を確認します。

自動化で目指すのは、毎月発生する資料の回収・集計・入力・チェックを、一連の工程として回すことです。AI社員AIKATAはこの事務作業を受託し、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを登録して処理します。顧問先ごとの提出期限と依頼の手順を登録し、提出の依頼と催促を行い、届いた書類の不足や記載漏れを抜き出して、確認待ちの一覧にする流れを、一連の工程として処理します。マイナンバーを含む特定個人情報を受け渡す範囲と方法は、事務所の規程に合わせて、事前に決めます。仕組みの構築と運用は、事務所が自ら持ち続ける必要がありません。

次の図は、AI社員AIKATAが受託する事務作業と、事務所が保持する業務の分担を示します。個別の判断事項は、事務所が確認したルールを前提にします。法定の申請書や帳簿書類の作成、行政機関への提出手続きを、AI社員AIKATAが代行する図ではありません。

これまで職員が行っていた事務作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
顧問先へ書類の提出を依頼し、期限が近い顧問先へ催促します。	資料回収や一次対応を受託します。	必要な資料と照会範囲を確認します。
提出状況をExcelや一覧に手で入力します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って、提出状況の集計と一覧化を行います。	番号の取扱いの範囲や、事故時の対応方針など、判断が必要な事項を確認します。
届いた書類の不足や記載漏れを目で確認します。	今のソフトを使い、画面操作を含めて自動化します。	作成済みの帳票を最終確認・承認します。
出来上がった集計を見直します。	AIの処理結果を人が品質チェックします。	業務を受任する事務所として最終確認・承認します。
法定の書類作成や行政機関への手続きを行います。	前段階の資料整理・下準備を担います。	1号・2号業務そのものは先生方が行います。

4-2. 社労士法の線引きは、承認ボタンだけで済ませないことです

社労士法上の1号業務に関わる申請書等の作成・行政機関への提出手続きの代行、2号業務に関わる労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、必要書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応など、その前の事務作業です。

今回のテーマでは、安全管理措置の水準の判断、取扱規程の助言、委託契約の内容の助言、行政機関へ提出する届出書の作成と提出を、AI社員AIKATAの受託対象と明確に分けます。受託するのは、書類回収の依頼と催促、提出状況の一覧化、不足の抜き出し、帳票の下準備までで、判断と届出は先生方の業務です。1号・2号の書類の作成と提出、帳簿書類の作成も、事務所の業務のままです。

日々の定型的な受託業務では、事務所の作業は原則として計算済みの給与データや作成済みの帳票の最終確認・承認です。ただし、独占業務の実施、顧問先のルール変更に伴う判断、例外的な法的検討までなくなるという意味ではありません。専門業務を保持しながら、その前の集計や転記を手放す分担です。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」独占業務の説明（2026年11月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、マイナンバーの書類回収と確認を回す人・仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費と管理が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	工程だけの委託では、例外の説明・受渡し・手直しを事務所が持ち続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人と仕組みが事務所に残ります。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認を担う分担にします。	◎

5-1. 増員と工程単位の外注は、説明する仕事が残ります

増員では、新しい職員に法令と顧問先固有の扱いを覚えてもらう時間が必要です。前任者の表を渡すだけでは、なぜその取扱いを使っているかが伝わりません。顧問先ごとの番号の受け渡しの方法、保管の場所、廃棄の期限は、担当者の頭の中にあることが多く、引き継ぎの資料にも残りにくい部分です。繁忙期に処理を増やすための採用が、新人の確認と教育を担当する熟練職員の仕事を増やす構造になります。

従来型の工程単位の外注では、資料を整える、例外を説明する、返ってきた結果を確認する、手直しを依頼する仕事が事務所に残ります。入力先と集計元が違い、顧問先のルール変更のたびに仕様を伝え直すなら、外へ出した工程の周囲を事務所がつなぐ状態です。委託件数が増えても、この負担がなくなるわけではありません。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使う場合も、顧問先の締め日、手当、勤怠区分、資料の置き方を言語化する必要があります。法的判断が必要な取扱いと、機械的に処理する条件を区別しなければ、誤った前提をそのまま繰り返す仕組みになります。給与計算の担当者が、その検証と改修まで兼務すると別の管理業務を抱えます。

通常のケースだけでなく、契約変更、申請の取消し、資料不足、退職などの場面を想定して検証します。担当者が異動したときに、処理の根拠と直し方を説明できる状態でなければ、表計算の属人化がAIの仕組みの属人化へ移るだけです。事務所の悩みが「入力する人が足りない」から「直せる人がいない」へ変わります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します

6-1. 勤怠集計から給与計算、資料回収までをAIと人で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託範囲から外し、先生方が行います。

顧問先ごとに番号の書類を回収している事務所では、まず顧問先ごとの提出期限と受け渡しの方法、依頼から確認までの前工程を棚卸しします。どの依頼と一覧化を任せ、どの判断と助言を事務所が行うかを明らかにすることで、書類回収を孤立した作業として抱えず、入社・退職の手続きや年末調整とのつながりで分担を整理できます。特定個人情報の受渡しの範囲は、NDAと事務所の規程に合わせて、無料相談で確認します。具体的な受託範囲は無料相談で確認します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定しません。いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要がないため、事務所の改善のために、顧問先側の運用を一斉に入れ替えることを前提にしなくて済みます。

6-2. 個別ルールを残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。職員の記憶の中にある取扱いを、その職員が休んだときにも残る形にする考え方です。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。判断の責任と事務処理の担当を混同しません。

日々の受託した定型事務では、事務所の作業は原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、社労士法の独占業務に当たる帳簿書類の作成をAI社員AIKATAへ移す意味ではありません。先生方の法定業務は保持し、そのための基礎資料を整える事務を任せます。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談時には、事務所で定めている保存先や受渡し方法を確認し、委託する資料の範囲を整理します。

6-3. 繁忙期の処理量を増やすために、採用と教育を重ねる必要がありません

AI社員AIKATAは、仕組みの構築と運用を行います。事務所にAIの知識は要りません。繁忙期にも人を採用・教育せずに処理量を増やせるため、事務作業のための増員と教育を繰り返す運営から切り替えられます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンラインで、Google Meetを使い全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長だけで作業の細部を思い出そうとするより、実際に回収・入力・確認をしている職員の方の状況を整理すると、対象業務を具体化しやすくなります。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

マイナンバーの書類回収と確認を正しく運用するには、事務所の専門性が欠かせません。その専門性を資料探しや転記に使い続けないために、ここでは「事務作業を回す負担を手放す」という目的で3つの道を比較します。記号はこの目的に対する整理であり、製品の性能や法的適合性の優劣を表すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の回収・入力・照合が増えます。	△ ソフト間の準備や確認を事務所が担います。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別のメモに残ります。	△ 設定と更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 不足資料の照会が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人の確保を抱えます。	△ 運用する職員の教育が残ります。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放す対象は、委託する集計・入力などの事務作業です。法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. マイナンバーの書類回収と確認から、どの作業を任せられるか決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、顧問先ごとに繰り返す作業を棚卸ししてください。「書類の催促を手でしている」「提出状況を一件ずつ表に入力している」「不足の連絡が後回しになる」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

事務所で使うソフト、顧問先ごとの提出期限、職員が毎回行う作業、先生方の承認の流れを確認すれば、最初に任せる業務と事務所に残す専門業務を話し合えます。相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応し、契約の義務はありません。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせてルールを決めます。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. マイナンバー制度は、いつから始まりましたか？

A. 2015年10月に個人番号の通知が始まり、2016年1月から社会保障・税・災害対策の手続きで、番号の利用が始まりました。2017年1月にマイナポータルの運用が始まるなど、その後も拡充されています。

Q. マイナンバー制度の目的は何ですか？

A. 公平・公正な社会の実現、国民の利便性の向上、行政の効率化の3つです。行政機関ごとに別々に管理していた情報を、共通の番号で確認できるようにして、手続きの負担を減らします。

Q. 個人番号と法人番号は、どう違いますか？

A. 個人番号は住民票を持つ人に付く12桁の番号で、特定個人情報として厳格な管理が必要です。法人番号は法人などに付く13桁の番号で、原則として誰でも公表サイトで確認できます。

Q. 事業者は、従業員のマイナンバーを、どの書類に記載しますか？

A. 健康保険・厚生年金保険・雇用保険の届出書、給与所得の源泉徴収票、扶養控除等申告書、報酬・料金等の支払調書などに記載します。法令で定められた事務に限って、取得して利用します。

Q. 従業員がマイナンバーを提供してくれない場合は、どうしますか？

A. 提供を求め続け、依頼した経過を記録しておきます。それでも提供を受けられない場合は、番号を記載せずに書類を提出して差し支えないとされています。具体的な取扱いは、個人情報保護委員会のガイドラインと所管機関の案内で確認します。

Q. 退職した従業員のマイナンバーは、いつまで保管できますか？

A. 法令で定められた事務に必要な範囲でのみ保管できます。保存期間が経過した後は、できるだけ速やかに廃棄または削除します。書類ごとの保存期間は異なるため、顧問先ごとに表で整理します。

Q. マイナンバーを含む事務を外部に委託してもよいですか？

A. 委託は可能ですが、委託する側が、委託先の選定、契約、取扱状況の把握を行う責任を負います（番号法第11条）。委託契約には、特定個人情報の取扱いの範囲、再委託の条件、事故時の連絡を書いておきます。

Q. 書類回収や一次対応を、社労士事務所が任せる場合、どこまで任せられますか？

A. 顧問先ごとの書類提出の依頼と催促、提出状況の一覧化、不足や記載漏れの抜き出し、書類の下準備などの事務作業は、AI社員AIKATAに任せられます。特定個人情報の受渡しの範囲は、NDAと事務所の規程に合わせて決めます。取扱いの助言や届出書の作成と提出は、事務所の業務のままです。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は引き受けません。最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、今の給与ソフト・勤怠システムを使って画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの資料回収・集計・入力から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで全国に対応します。業務の棚卸しと受託範囲を整理し、契約の義務はありません。

あわせて読みたい：同じテーマの記事

AIAI社員AIKATA

AI社員AIKATAへのお問い合わせ

この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。

ご希望のサービス

お問い合わせ対象のサービス*必須 AI社員AIKATA（業務の丸ごと代行）

サービスを選択してください

---

お客様情報

会社名・屋号*必須

会社名を入力してください

業種*必須 選択してください IT・ソフトウェア 製造業 建設・不動産 小売・EC 飲食・宿泊 医療・介護 教育・研修 士業・コンサル 人材・BPO その他

業種を選択してください

お名前*必須

お名前を入力してください

メールアドレス*必須

※法人・事業用のメールアドレスでお願いします（Gmail等の個人用フリーメールは受付できません）

正しいメールアドレスを入力してください

電話番号任意

---

現在の課題について

現在感じている課題*必須

人手不足で業務が回らない 社長・経営者が現場を離れられない 定型業務に時間を取られている AIを導入したいが何から始めればいいかわからない 外注・人件費コストが高い 業務フローが属人化している 社員のITリテラシーにばらつきがある

1つ以上選択してください

効率化・自動化したい業務*必須

営業・顧客対応（CRM・メール等） 経理・請求書・入金管理 採用・人事・労務管理 マーケティング・SNS・広告運用 カスタマーサポート・問い合わせ対応 資料作成・レポート・議事録 データ入力・集計・分析 社内の情報共有・ナレッジ管理

1つ以上選択してください

上記業務に現在かけている月額コスト*必須 選択してください まだかけていない（これから検討） 〜10万円 10〜30万円 30〜50万円 50〜100万円 100万円以上 その他（自由入力）

月額コストを選択してください

その他、ご相談内容任意

---

面談日時の選択

ご希望の日時*必須

約1時間のオンライン面談（Google Meet）です

空き枠を取得中...

面談日時を選択してください

この内容で面談を予約する

予約確定後、Google Calendarの招待メールをお届けします。
しつこい営業は一切ございません。