【2026年11月最新】休職届（休職願）の書き方は？記載項目・休職の種類・診断書・傷病手当金・社会保険料の手続きを社労士事務所向けに整理し、休職者の管理をAIに任せる方法

01 ANSWER FIRST 休職届は、従業員が休職を申し出る書面です。法律で様式は決まっておらず、就業規則の定めに沿って、会社ごとに整えます

休職とは、従業員に就労が難しい事情があるとき、雇用関係を維持したまま、一定の期間、労務の提供を免除する制度です。労働基準法などの法律に休職の制度の定めはなく、会社が就業規則で定めて運用する、法定外の制度です。従業員が休職を申し出る書面を、休職願、または休職届と呼びます。会社が休職を命じる場合は、休職命令書などの書面で通知します。

顧問先から「休職届の書き方を教えてほしい」「休職の手続きを一覧にしてほしい」と相談されたとき、事務所の回答は、書式の提供だけでは終わりません。休職の事由、診断書の取り扱い、傷病手当金や労災保険の給付、社会保険料や住民税の徴収方法、休職中の連絡の方法、復職と休職期間の満了の扱いまで、一緒に確認する必要があります。

本記事は、社労士事務所の所長・管理者・職員の方に向けて書いています。休職届の意味と記載事項、休職の種類、従業員から休職の申し出を受けたときの手続きの流れ、休職中の対応、関連する届出書類を、事務所の確認順に整理します。後半では、顧問先ごとの休職者の管理や書類の下準備といった事務作業を、AI社員AIKATAに任せる分担を説明します。制度は、e-Gov法令検索と厚生労働省の公式ページで確認できる内容を、出典つきで書きます。

出典：e-Gov法令検索「健康保険法」（2026年11月確認）。

02 OFFICE PRACTICE 休職願（休職届）の意味・種類・書き方・手続きの流れを、事務所の確認順に整理します

2-1. 休職とは：法定外の制度で、就業規則の定めによって運用します

休職は、産前産後休業、育児休業、介護休業、年次有給休暇のように、法律で定められた休業・休暇ではありません。そのため、休職の事由、期間、休職中の賃金の扱い、復職の手続きは、会社が就業規則で定めます。顧問先の就業規則に休職の規定があるか、規定の内容が、実態に合っているかを、最初に確認します。

休職の定めがない顧問先で、従業員が長期の病気になった場合、休職の取り扱いを個別に決めることになります。取り扱いが人によって違うと、不公平やトラブルの元になるため、就業規則に休職の規定を整備するよう助言します。

出典：厚生労働省「労働基準」関連の案内（2026年11月確認）。

2-2. 休職届は必須か：書面で提出を受ける理由

休職届の提出は、法律で義務づけられているわけではありません。ただし、就業規則で「休職を希望する場合は、休職届を提出する」と定めている会社が多く、書面で受け取る運用が基本です。書面にしておく理由は、3つあります。

1つ目は、休職の開始日と、休職の事由を、従業員と会社の間で確認できる記録を残すためです。2つ目は、診断書などの添付書類と一緒に管理し、あとから経過を確認できるようにするためです。3つ目は、休職期間の満了や復職の判断のときに、根拠となる資料を揃えるためです。口頭の申し出だけで休職に入ると、開始日や期間の認識が食い違い、あとで争いになるおそれがあります。

2-3. 休職の種類：傷病休職・自己都合・事故欠勤休職・起訴休職・公職就任休職など

休職の種類	内容	事務所が確認する点
傷病休職（疾病休職）	業務外の病気やケガで、働けない場合の休職です。最も多く、メンタルヘルス不調を含みます。	診断書の提出、休職期間の長さ、傷病手当金の申請、復職の判断の流れを確認します。
自己都合の休職	留学、ボランティア活動、家族の事情など、従業員の都合による休職です。	会社が認めるか、期間の上限、休職中の賃金、社会保険料の徴収方法を確認します。
事故欠勤休職	私傷病などで、一定期間欠勤が続いた場合に、そのまま休職へ移る扱いです。	欠勤が何日続いたら休職へ移るか、就業規則の定めを確認します。
起訴休職	刑事事件で起訴された従業員を、一定期間、休職とする扱いです。	休職の要件、期間、賃金の扱い、結果が出た後の処理を確認します。
公職就任休職	議員など、公の職務に就いた従業員を、その期間、休職とする扱いです。	対象となる公職、期間、復職の条件を確認します。
会社都合の休職	出向、組合専従など、会社の都合や事情による休職です。	賃金と社会保険料の取り扱い、期間を確認します。

種類ごとに、休職中の賃金、期間の上限、社会保険料の徴収方法が異なる場合があります。顧問先の就業規則に、どの種類の休職が定められているかを確認し、定めのない種類の休職が発生した場合の対応方針を、あらかじめ決めておくよう助言します。

2-4. 休職届の書き方：記載する項目とポイント

休職の理由に、詳しい病名や症状を書かせると、不要な個人情報を会社が持つことになります。診断書に記載された範囲で足りるように、様式を整えます。休職願のテンプレートは、事務所で、顧問先の就業規則の条文に合わせて、文言を調整して提供します。

2-5. 従業員が休職を希望した際の手続き：5つのステップ

2-6. 診断書の扱い：休職の根拠と、個人情報の管理

傷病休職では、医師の診断書で、休職が必要な理由と期間を確認するのが一般的です。診断書は、本人から会社へ提出してもらい、人事の担当者など、限られた範囲で管理します。診断書は、健康に関する情報であり、個人情報の中でも特に慎重な管理が必要です。

診断書の記載が曖昧な場合や、期間が長期に及ぶ場合は、会社が指定する医師の受診や、産業医の面談を求められるかを、就業規則で定めておきます。求める場合は、本人の同意を得る手順と、費用の負担を決めておきます。事務所は、診断書の提出を求める条文と、診断書の保管のルールを、顧問先の規程に整えるよう助言します。

2-7. 傷病手当金と労災保険の給付：休職中の収入を支える制度

傷病手当金は、業務外の傷病による休職で、賃金が支払われない、または傷病手当金の額より少ない場合に支給されます。支給額は、標準報酬月額を基にした日額の3分の2が目安です。申請書には、本人の記入欄、事業主の記入欄、医師の記入欄があり、事業主の記入は、勤務状況と賃金の支払いの有無について行います。顧問先に、記入の流れを案内します。

業務上の病気やケガ（業務災害）、または通勤災害による休職では、労災保険の休業補償給付（通勤災害は休業給付）の対象になります。休業の4日目から給付され、最初の3日間は、事業主が休業補償を行う必要がある点が、傷病手当金と異なります。業務災害か業務外かの判断は、労働基準監督署が行うため、顧問先から相談を受けたときは、断定せず、請求の手続きを案内します。

出典：e-Gov法令検索「健康保険法」第99条（傷病手当金）（2026年11月確認）。

区分	傷病手当金（業務外の傷病）	労災保険の休業補償給付（業務上・通勤の傷病）
根拠の制度	健康保険	労働者災害補償保険
支給開始	連続3日の待期のあと、4日目から	休業の4日目から（最初の3日間は事業主が補償）
申請の窓口	健康保険組合・協会けんぽ	労働基準監督署
事務所が確認する点	賃金の支払いの有無、事業主記入欄の内容	業務災害・通勤災害にあたるかの事実関係

2-8. 社会保険料と住民税の支払い方法：休職中も発生する負担

休職中は、賃金が支払われない場合でも、健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料（対象者）の被保険者負担分が発生します。産前産後休業や育児休業のように、保険料が免除される制度は、休職には適用されません。給与から控除できない場合は、本人が会社に振り込む、会社が立て替えて復職後に精算する、などの方法を取り決めます。

住民税は、給与から天引きする特別徴収を続けていた場合、給与がなくなると天引きができません。市区町村へ連絡して、普通徴収へ切り替える、または一括徴収を行うなどの方法を、取り決めます。取り決めは、書面で本人に説明し、同意を得ておきます。

2-9. 休職中の連絡方法と、会社として行う対応

休職中の連絡は、会社が本人の状況を把握し、復職の準備を進めるために必要です。一方で、頻繁な連絡は、療養の妨げになることがあります。連絡の窓口を人事の担当者などに一本化し、連絡の頻度（月に1回など）と方法（メール、電話）を、あらかじめ決めておきます。

休職中の会社の対応としては、休職期間の管理（満了日の記録）、傷病手当金などの申請書類の事務、社会保険料と住民税の徴収、社内の情報の共有範囲の整理、復職に向けた面談の調整があります。休職の事由がメンタルヘルス不調の場合は、より慎重な対応が必要で、産業医や専門家との連携も検討します。

2-10. 復職の手続きと、休職期間の満了：復職願と判断の流れ

休職の事由がなくなったとき、従業員は復職を希望し、復職願を提出します。傷病休職では、主治医の診断書で、就労できる状態に回復したことを確認します。会社は、産業医の意見や、本人との面談を通じて、復職の可否を判断します。復職の判断は、元の業務に戻れるかだけでなく、配置の工夫や、段階的な復帰の可能性も含めて検討します。

休職期間が満了しても復職できない場合の扱いは、就業規則に定めます。「期間の満了をもって退職とする」と定める会社が多く、これは自然退職と呼ばれます。就業規則の定めが曖昧だと、解雇との区別をめぐって争いになるため、条文の整備が欠かせません。業務上の傷病による休業中とその後30日間は、解雇が制限される点（労働基準法第19条）にも注意します。

出典：厚生労働省「労働基準」関連の案内（2026年11月確認）。

2-11. 休職に関連する届出書類：社会保険・労働保険の手続き

場面	主な書類・手続き	事務所が確認する点
休職の開始	休職届、診断書、休職命令書（会社が命じる場合）	就業規則の条文、休職期間の起算日
休職中（傷病）	傷病手当金支給申請書	事業主記入欄の勤務状況と賃金の支払い
休職中（労災）	休業補償給付支給請求書	災害の事実関係、賃金の支払い状況
休職中（保険料）	保険料の徴収方法の確認書	本人負担分の徴収方法と同意
復職・満了	復職願、診断書、退職の手続き	復職の判断の記録、退職日と手続き

休職の期間が長期に及ぶ場合は、人事・労務の年間業務カレンダーに、休職者の期間の満了日、傷病手当金の支給期間の終了、更新の確認の時期を書き込みます。休職者が複数名いる顧問先では、一覧表で管理する運用が必要です。休職者対応のガイドブックを顧問先へ提供する場合も、顧問先の就業規則に合わせた内容に整えて渡します。

休職届の基本フォーマットを顧問先へ紹介するときは、届出理由（休職理由）の書き方、休職期間、添付書類、連絡先を、1枚で確認できる形にします。復職の際に使う復職願や復職申請書も、エクセルなどの表計算ソフトで様式を整えておくと、休職者が増えたときに管理しやすくなります。休職者が多い顧問先では、Excelの関数で満了日までの残り日数を自動計算する管理表を持つ運用もあります。

傷病手当金や労災保険給付などの給付金の給付対応では、申請書の提出のたびに、賃金の支払いの有無を確認します。連絡頻度や方法も、休職者ごとに記録します。万が一の事態に備えて、休職届と休職制度への理解を、経営者と人事の担当者が共有しておくことが重要です。労務手続きの流れを、適切なフローとして図にして渡すと、担当者が替わっても対応が揃います。給与の明細発行の際は、休職中の賃金の支払いがない月の扱いも、併せて確認します。

2-12. 事務所の確認チェックリスト：顧問先ごとの休職制度の点検項目

2-13. 先生方に残る判断：休職制度の設計と、個別の判断への助言

休職者の一覧化、期間の満了日の管理、書類の回収の依頼、申請書類の下書きは、手順を決められる準備作業です。一方で、休職制度の条文の設計、休職期間の長さの助言、復職の可否や配置に関する助言、メンタルヘルス不調への対応の方針、休職期間満了時の扱いに関する助言は、先生方の判断が必要です。

就業規則の作成や変更の届出、傷病手当金の申請書類の作成と提出は、労働社会保険諸法令に基づく書類の作成にあたる場合があり、社労士法上の独占業務との関係を、事務所で整理しておく必要があります。AI社員AIKATAへ任せる範囲は、後の章で説明するとおり、前段階の事務作業に限ります。

03 BOTTLENECK 顧問先ごとの休職者の管理を、職員の手作業だけで回す限界です

3-1. 休職は突然発生し、期間が長く、顧問先ごとに規定が違います

休職は、いつ、どの顧問先で起きるか分かりません。発生すると、診断書の確認、給付の申請、社会保険料と住民税の徴収、連絡の窓口、期間の満了日の管理が、数か月から数年にわたり続きます。顧問先が20件、30件と増えると、休職者の数も増え、事務所の職員が、一人ひとりの状況を把握し続ける負担が大きくなります。

顧問先ごとに、休職の事由、期間の上限、休職中の賃金の扱い、徴収の方法が違うため、前任者の記憶やメモに頼る運用では、引き継ぎで抜けが出ます。傷病手当金の申請は、毎月または一定の期間ごとに繰り返され、顧問先からの書類の回収が遅れると、休職者への支給も遅れます。

課題は、休職の知識が足りないことではなく、顧問先ごとのルールを、長い期間にわたり、正しく適用し続ける事務量です。ソフトを替えても、書類の回収と、期間の管理は残ります。

3-2. 判断と助言は事務所、回収・一覧化・下準備は任せる道があります

休職制度の設計、復職の判断への助言、メンタルヘルス不調への対応方針は、先生方が担います。一方で、顧問先ごとの休職者の一覧化、期間の満了日の管理、書類の提出の依頼と催促、申請書類の下書きの作成、不足の抜き出しは、手順を決められる事務作業です。

AI社員AIKATAは、今のソフトやシステムを使って、職員がパソコンで行う事務作業を、AIと人の二重体制で受託します。ソフトの乗り換えを顧問先へ求める前に、休職者の管理の前工程のどこを任せられるかを整理する道があります。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが事務作業を回し、先生方が判断と承認を担います

4-1. AIに聞く効率化と、毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、休職者の一覧管理と書類回収の式や確認項目の案を聞くことは効率化です。ただ、職員がその都度質問し、資料を選び、結果を転記する運用では、毎月の作業を起動する人が必要です。制度の説明をAIから得る場合も、法令や公的資料に照らして先生方が内容を確認します。

自動化で目指すのは、毎月発生する資料の回収・集計・入力・チェックを、一連の工程として回すことです。AI社員AIKATAはこの事務作業を受託し、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを登録して処理します。顧問先ごとの休職の規定と、休職者の期間の満了日を登録し、診断書や申請書類の提出を依頼して催促し、届いた書類の不足や記載漏れを抜き出して、確認待ちの一覧にする流れを、一連の工程として処理します。診断書など健康に関する情報を受け渡す範囲と方法は、事務所の規程に合わせて、事前に決めます。仕組みの構築と運用は、事務所が自ら持ち続ける必要がありません。

次の図は、AI社員AIKATAが受託する事務作業と、事務所が保持する業務の分担を示します。個別の判断事項は、事務所が確認したルールを前提にします。法定の申請書や帳簿書類の作成、行政機関への提出手続きを、AI社員AIKATAが代行する図ではありません。

これまで職員が行っていた事務作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
顧問先へ書類の提出を依頼し、期限が近い顧問先へ催促します。	資料回収や一次対応を受託します。	必要な資料と照会範囲を確認します。
休職者の状況を表に手で入力し、満了日を目で確認します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って、休職者の一覧化と満了日の管理を行います。	復職の可否や、休職制度の運用に関する判断が必要な事項を確認します。
届いた書類の不足や記載漏れを、目で確認します。	今のソフトを使い、画面操作を含めて自動化します。	作成済みの帳票を最終確認・承認します。
出来上がった集計を見直します。	AIの処理結果を人が品質チェックします。	業務を受任する事務所として最終確認・承認します。
法定の書類作成や行政機関への手続きを行います。	前段階の資料整理・下準備を担います。	1号・2号業務そのものは先生方が行います。

4-2. 社労士法の線引きは、承認ボタンだけで済ませないことです

社労士法上の1号業務に関わる申請書等の作成・行政機関への提出手続きの代行、2号業務に関わる労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、必要書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応など、その前の事務作業です。

今回のテーマでは、休職制度の設計、復職の可否への助言、メンタルヘルス不調への対応方針、就業規則の変更届や傷病手当金の申請書類など、行政機関へ提出する書類の作成と提出を、AI社員AIKATAの受託対象と明確に分けます。受託するのは、書類回収の依頼と催促、休職者の一覧化、期間の管理、不足の抜き出し、帳票の下準備までで、判断と届出は先生方の業務です。1号・2号の書類の作成と提出、帳簿書類の作成も、事務所の業務のままです。

日々の定型的な受託業務では、事務所の作業は原則として計算済みの給与データや作成済みの帳票の最終確認・承認です。ただし、独占業務の実施、顧問先のルール変更に伴う判断、例外的な法的検討までなくなるという意味ではありません。専門業務を保持しながら、その前の集計や転記を手放す分担です。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」独占業務の説明（2026年11月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、休職者の管理と書類回収を回す人・仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費と管理が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	工程だけの委託では、例外の説明・受渡し・手直しを事務所が持ち続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人と仕組みが事務所に残ります。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認を担う分担にします。	◎

5-1. 増員と工程単位の外注は、説明する仕事が残ります

増員では、新しい職員に法令と顧問先固有の扱いを覚えてもらう時間が必要です。前任者の表を渡すだけでは、なぜその取扱いを使っているかが伝わりません。顧問先ごとの休職の規定、徴収の方法、連絡の頻度は、前任者の頭の中にあることが多く、引き継ぎの資料にも残りにくい部分です。繁忙期に処理を増やすための採用が、新人の確認と教育を担当する熟練職員の仕事を増やす構造になります。

従来型の工程単位の外注では、資料を整える、例外を説明する、返ってきた結果を確認する、手直しを依頼する仕事が事務所に残ります。入力先と集計元が違い、顧問先のルール変更のたびに仕様を伝え直すなら、外へ出した工程の周囲を事務所がつなぐ状態です。委託件数が増えても、この負担がなくなるわけではありません。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使う場合も、顧問先の締め日、手当、勤怠区分、資料の置き方を言語化する必要があります。法的判断が必要な取扱いと、機械的に処理する条件を区別しなければ、誤った前提をそのまま繰り返す仕組みになります。給与計算の担当者が、その検証と改修まで兼務すると別の管理業務を抱えます。

通常のケースだけでなく、契約変更、申請の取消し、資料不足、退職などの場面を想定して検証します。担当者が異動したときに、処理の根拠と直し方を説明できる状態でなければ、表計算の属人化がAIの仕組みの属人化へ移るだけです。事務所の悩みが「入力する人が足りない」から「直せる人がいない」へ変わります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します

6-1. 勤怠集計から給与計算、資料回収までをAIと人で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託範囲から外し、先生方が行います。

休職者の管理を顧問先ごとに行っている事務所では、まず顧問先ごとの休職の規定と、書類回収から一覧化までの前工程を棚卸しします。どの依頼と一覧化を任せ、どの判断と助言を事務所が行うかを明らかにすることで、休職者の管理を孤立した作業として抱えず、傷病手当金の申請や社会保険料の確認とのつながりで分担を整理できます。診断書など健康に関する情報の受渡しの範囲は、NDAと事務所の規程に合わせて、無料相談で確認します。具体的な受託範囲は無料相談で確認します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定しません。いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要がないため、事務所の改善のために、顧問先側の運用を一斉に入れ替えることを前提にしなくて済みます。

6-2. 個別ルールを残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。職員の記憶の中にある取扱いを、その職員が休んだときにも残る形にする考え方です。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。判断の責任と事務処理の担当を混同しません。

日々の受託した定型事務では、事務所の作業は原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、社労士法の独占業務に当たる帳簿書類の作成をAI社員AIKATAへ移す意味ではありません。先生方の法定業務は保持し、そのための基礎資料を整える事務を任せます。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談時には、事務所で定めている保存先や受渡し方法を確認し、委託する資料の範囲を整理します。

6-3. 繁忙期の処理量を増やすために、採用と教育を重ねる必要がありません

AI社員AIKATAは、仕組みの構築と運用を行います。事務所にAIの知識は要りません。繁忙期にも人を採用・教育せずに処理量を増やせるため、事務作業のための増員と教育を繰り返す運営から切り替えられます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンラインで、Google Meetを使い全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長だけで作業の細部を思い出そうとするより、実際に回収・入力・確認をしている職員の方の状況を整理すると、対象業務を具体化しやすくなります。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

休職者の管理と書類回収を正しく運用するには、事務所の専門性が欠かせません。その専門性を資料探しや転記に使い続けないために、ここでは「事務作業を回す負担を手放す」という目的で3つの道を比較します。記号はこの目的に対する整理であり、製品の性能や法的適合性の優劣を表すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の回収・入力・照合が増えます。	△ ソフト間の準備や確認を事務所が担います。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別のメモに残ります。	△ 設定と更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 不足資料の照会が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人の確保を抱えます。	△ 運用する職員の教育が残ります。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放す対象は、委託する集計・入力などの事務作業です。法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 休職者の管理と書類回収から、どの作業を任せられるか決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、顧問先ごとに繰り返す作業を棚卸ししてください。「休職者の満了日を表で目視している」「書類の催促を手でしている」「不足の連絡が後回しになる」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

事務所で使うソフト、顧問先ごとの休職の規定、職員が毎回行う作業、先生方の承認の流れを確認すれば、最初に任せる業務と事務所に残す専門業務を話し合えます。相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応し、契約の義務はありません。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせてルールを決めます。

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よくある質問

Q. 休職届とは何ですか？

A. 従業員が、休職を希望する旨を会社へ伝える書面です。休職願と呼ぶ会社もあります。法律で様式は決まっておらず、就業規則の定めに沿って、休職の期間、理由、連絡先、添付書類などを記載します。

Q. 休職届の提出は、法律上の義務ですか？

A. 法律上の義務ではありません。休職は法定外の制度で、就業規則に定めて運用します。ただし、開始日や事由の記録を残すため、就業規則で休職届の提出を定め、書面で受け取る運用が基本です。

Q. 休職の種類には、どのようなものがありますか？

A. 業務外の病気やケガによる傷病休職、留学などの自己都合の休職、欠勤が続いた場合の事故欠勤休職、起訴休職、公職就任休職、出向などの会社都合の休職があります。会社が就業規則で定めた種類が対象になります。

Q. 傷病休職では、診断書は必要ですか？

A. 一般的に、休職の必要性と期間を確認するため、医師の診断書の提出を求めます。診断書は健康に関する情報であり、保管する範囲を限定し、慎重に管理します。診断書の提出を求める条文を、就業規則に定めておきます。

Q. 休職中の社会保険料は、どうなりますか？

A. 休職中も、健康保険料・厚生年金保険料の被保険者負担分が発生します。産前産後休業や育児休業のような免除はありません。給与から控除できないため、本人が振り込む、会社が立て替えて復職後に精算するなど、徴収の方法を取り決めます。

Q. 休職中の住民税は、どう支払いますか？

A. 給与から天引きする特別徴収は、給与がなくなると続けられません。市区町村へ連絡して、普通徴収への切り替えや一括徴収などを取り決めます。方法は書面で本人に説明し、同意を得ておきます。

Q. 休職期間が満了しても復職できない場合は、どうなりますか？

A. 就業規則の定めに従います。「満了をもって退職とする」と定める会社が多く、自然退職と呼ばれます。定めが曖昧だと解雇との区別で争いになるため、条文を整備します。業務上の傷病による休業中とその後30日間は、解雇が制限されます。

Q. 休職者の管理や書類回収を、社労士事務所が任せる場合、どこまで任せられますか？

A. 顧問先ごとの休職者の一覧化、期間の満了日の管理、書類の提出の依頼と催促、不足や記載漏れの抜き出し、書類の下準備などの事務作業は、AI社員AIKATAに任せられます。健康に関する情報の受渡しの範囲は、NDAと事務所の規程に合わせて決めます。休職制度の設計や復職の助言、書類の作成と提出は、事務所の業務のままです。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は引き受けません。最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、今の給与ソフト・勤怠システムを使って画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの資料回収・集計・入力から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで全国に対応します。業務の棚卸しと受託範囲を整理し、契約の義務はありません。

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