【2026年10月最新】年金手帳の廃止後はどうなる?基礎年金番号通知書・確認方法・再発行を社労士事務所向けに整理|入社手続きの確認作業をAIで自動化する方法
「新入社員が年金手帳を持っていないと言っている」「年金手帳は廃止されたと聞いたが、入社手続きで何を預かればいいのか」「紛失した従業員から再発行を頼まれたが、手帳はもう出ないのでは」——年金手帳の廃止後、顧問先の担当者から社労士事務所へ寄せられる質問は、入社手続きのたびに繰り返されます。
結論から言うと、年金手帳は令和4年(2022年)4月以降、新規には交付されなくなり、基礎年金番号通知書に置き換わりました。ただし、すでに持っている年金手帳は、基礎年金番号を確認できる書類として引き続き使えます。入社手続きでは、番号が分からない場合でも、本人確認のうえでマイナンバーを記入すれば手続きできる、というのが日本年金機構の公式の案内です。
この記事では、廃止後の扱い、基礎年金番号の確認方法、紛失した場合の再交付、入社・転職時の実務を事務所の目線で整理します。後半では、入社のたびに発生する番号の確認や、不足書類の依頼といった事務作業を、AIで自動化する方法を、弊社の業務代行サービス「AI社員AIKATA」(運営: 株式会社GENAI)の実践ノウハウとともに解説します。
01 OVERVIEW 年金手帳とは?廃止の時期と、基礎年金番号通知書との違い 何が廃止され、何が残ったのかを整理する
1-1. 年金手帳とは
年金手帳は、国民年金や厚生年金保険の被保険者資格を取得したときに交付されてきた手帳で、基礎年金番号が記載されています。日本年金機構の公式ページによると、令和4年3月までは、被保険者資格の取得時に青色の年金手帳が交付されていました。
📚 用語解説
基礎年金番号:国民年金・厚生年金保険などの年金の加入記録を管理するための番号。原則として1人に1つで、年金の手続きや加入記録の照会のキーとなる。年金手帳や基礎年金番号通知書、ねんきん定期便などに記載されている。
1-2. 年金手帳は2022年4月に廃止された
日本年金機構は、令和4年4月1日以降に初めて被保険者資格を取得した人には、年金手帳に代わって基礎年金番号通知書を発行するとしています。つまり、年金手帳の新規交付は終わり、通知書に切り替わりました。
なお、年金手帳の廃止の背景には、マイナンバーと基礎年金番号の連携が進み、手続きで手帳の提示や提出を求める場面が減ったことがあるとされています。事務所としては、顧問先の担当者に「手帳がないと手続きができない」という誤解がないかを、まず確認すると円滑です。
1-3. 現在は「基礎年金番号通知書」が交付される
令和4年4月以降に発行される基礎年金番号通知書は、年金手帳と違い、原則として被保険者本人あてに送付されます。日本年金機構の事業主向けの案内では、あて先不明などで本人に届けられなかった場合は事業所あてに送付されるので、その場合は事業主を通じて被保険者に交付するよう求められています。
| 項目 | 年金手帳(令和4年3月まで) | 基礎年金番号通知書(令和4年4月以降) |
|---|---|---|
| 交付の対象 | 被保険者資格を取得した人 | 令和4年4月以降に初めて被保険者資格を取得した人など |
| 送付先 | 事業所あてに送付されていた | 原則として被保険者本人あて |
| すでに持っている人 | 引き続き使える | 年金手帳を持つ人には発行されない |
| 役割 | 基礎年金番号の確認書類 | 基礎年金番号の確認書類 |
1-4. 手元の年金手帳は、基礎年金番号の確認に使える
日本年金機構の案内では、年金手帳をお持ちの方には基礎年金番号通知書は発行されず、引き続き年金手帳を保管してくださいとされています。令和4年4月1日以降も、年金手帳は基礎年金番号を確認できる書類として利用できます。「廃止されたから使えなくなる」という誤解は、顧問先でよく見られます。
1-5. 年金手帳を紛失しても、基本的には問題はない
年金手帳を紛失しても、基礎年金番号は年金の記録としてすでに管理されているため、年金の受給権が失われるわけではありません。基礎年金番号が分かれば手続きできます。番号を調べる方法は、次の章で整理します。
02 CHECK NUMBER 年金手帳がない場合に基礎年金番号を確認する5つの方法 入社手続きで番号が分からないときの、確認の順序
入社手続きでは、資格取得届に基礎年金番号またはマイナンバーを記入します。日本年金機構の事業主向けの案内では、基礎年金番号は、基礎年金番号通知書・年金手帳・国民年金保険料の納付書や領収書から確認できます。それでも分からないときの方法を整理します。
2-1. ねんきん定期便・各種通知書で確認する
毎年誕生月に届くねんきん定期便や、年金証書などの各種通知書にも基礎年金番号が記載されています。従業員の手元にこれらの書類があれば、そこで確認できます。
2-2. 会社の書類や人事部で確認する
転職者の場合は、前の勤務先の入社時の書類や、雇用保険・年金関連の控えに記載があることがあります。顧問先の人事部に、過去の届出書類の控えがないかを確認する方法です。
2-3. ねんきんネットで確認する
日本年金機構の「ねんきんネット」にログインすると、基礎年金番号を即時に確認できます。マイナンバーカードを使ったログインや、ID・パスワードの利用ができます。従業員が自分で確認できるため、顧問先に案内しやすい方法です。
2-4. 年金事務所への問い合わせ
ねんきん定期便を用意して専用の番号に電話すると、後日、基礎年金番号を記載した書類が郵送される案内があります。また、「ねんきんダイヤル」や年金事務所に相談して、基礎年金番号通知書の再交付を依頼する方法もあります。
2-5. マイナポータルで確認する
マイナンバーカードでマイナポータルにログインし、「年金」から基礎年金番号を表示できます。日本年金機構の公式FAQでも、マイナポータルやねんきんネットで即時に確認できるとされています。
| 確認方法 | 手元に必要なもの | 分かるまでの早さ | 顧問先への案内のしやすさ |
|---|---|---|---|
| ねんきん定期便・各種通知書 | 書類 | 手元にあれば即時 | 従業員に探してもらう |
| 会社の書類・人事部 | 過去の届出控え | 書類があれば即時 | 顧問先の担当者に依頼 |
| ねんきんネット | IDまたはマイナンバーカード | 即時 | 従業員本人が操作 |
| 年金事務所・ねんきんダイヤル | ねんきん定期便など | 郵送のため数日以上 | 従業員本人が電話 |
| マイナポータル | マイナンバーカード | 即時 | 従業員本人が操作 |
日本年金機構の事業主向けの案内によると、基礎年金番号が分からない場合は、本人確認を行ったうえでマイナンバーを記入すれば、厚生年金保険の資格取得の手続きができます。番号の確認に時間がかかっても、資格取得届の5日以内の期限を意識して進めてください。
03 REISSUE 年金手帳や基礎年金番号通知書をなくしたときの再発行(再交付) 再発行できるのは「年金手帳」ではなく「基礎年金番号通知書」
紛失した従業員から「年金手帳を再発行してほしい」と相談されることがありますが、年金手帳そのものの再発行はできなくなりました。令和4年4月以降は、年金手帳の紛失等により再発行を希望する人には、基礎年金番号通知書が発行されます。
3-1. 申請手続き
日本年金機構の案内では、基礎年金番号通知書や年金手帳を紛失またはき損したとき、個人番号または基礎年金番号を記載した再交付の申請書を提出して、基礎年金番号通知書の再交付を申請します。
3-2. 必要な書類と申請先
3-3. 申請から手元に届くまでの期間と受け取り方法
通知書は、原則として日本年金機構に登録されている住所へ郵送されます。窓口で受け取る場合は、本人確認書類を年金事務所に持参します。届くまでの期間は、時期や申請方法で変わるため、最新の目安は年金事務所に確認するよう案内してください。
紛失した人が再交付を受けられるのは基礎年金番号通知書で、年金手帳は再び発行されません。顧問先の担当者が「手帳を再発行してもらってください」と従業員に伝えてしまう場面があります。説明の言葉を統一しておくと、行き違いが減ります。
3-4. 複数の年金手帳がある場合・20歳で通知書が届かない場合
年金手帳が複数冊ある場合は、日本年金機構の案内では、青色の年金手帳があれば、そこに記載された番号が基礎年金番号になります。すべて青色以外の場合は、基礎年金番号通知書の番号を確認します。
また、20歳になったときは、国民年金の加入に伴う通知書が届く時期ですが、届かない場合は確認が必要です。従業員本人が加入記録を持っているか分からないときは、年金事務所に問い合わせる運用になります。
04 PRACTICE 入社・転職時の実務と、年金手続きの変更点 基礎年金番号通知書・年金手帳を提出する場面と、会社の対応
4-1. 基礎年金番号通知書(年金手帳)を提出する場面
日本年金機構の公式ページによると、被保険者資格取得届の事務は、従業員が雇用されたときに、基礎年金番号通知書(年金手帳)またはマイナンバーカード(提示のみ)を事業所の事務担当者に提出する流れが示されています。資格取得届の全体の流れは社会保険の加入手続きとはで整理しています。
4-2. マイナンバーがあれば、年金手帳(基礎年金番号通知書)は不要か
日本年金機構の案内では、資格取得届には、氏名・生年月日・性別・住所とあわせて、マイナンバーまたは基礎年金番号を記載します。番号が未記入の場合は、資格取得届は返戻されます。基礎年金番号が分からなくても、本人確認のうえマイナンバーを記入すれば手続きできるため、手帳そのものがなくても入社手続きは進められます。
ただし、マイナンバーの取扱いには安全管理の義務があります。収集時の本人確認や保管のルールは、顧問先ごとに整える必要があります。雇用保険の被保険者番号との違いは雇用保険被保険者番号とはで整理しています。
📚 用語解説
資格取得届の番号欄:厚生年金保険の被保険者資格取得届には、マイナンバーまたは基礎年金番号を記入する。番号が未記入のまま提出すると返戻される。外国籍の従業員で、マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合は、ローマ字氏名届も提出する。
4-3. 基礎年金番号通知書(年金手帳)を会社に預けるのは義務か
従業員から「年金手帳を会社に預けなければならないのか」と聞かれることがあります。資格取得届に必要なのは、基礎年金番号またはマイナンバーの確認です。日本年金機構の案内でも、本人あての通知書は原則本人が保管するもので、事業主が原本を預かり続ける必要があるとは示されていません。事務所としては、顧問先に「確認したら返却する」運用を勧めるのが安全です。
4-4. 会社が年金手帳を返してくれない場合の対応
以前は年金手帳が事業所あてに送付されていたため、退職時に会社が返却しないというトラブルが起こりました。現在も、従業員から相談を受けた場合は、まず顧問先の担当者に返却の依頼をするのが基本です。それでも返却されない場合は、基礎年金番号の確認方法と再交付の手続きで対応できます。年金手帳の原本がなくても、年金の記録は失われません。
4-5. 年金手続きに関する変更点(届書の簡素化・様式の更新)
電子申請での提出はe-Govの電子申請の記事も参考にしてください。
4-6. 変更届が不要になる届出と、住所の記入不要の範囲
マイナンバーと基礎年金番号の連携により、被保険者の住所・氏名の変更届が不要になった場面があります。また、厚生年金の資格取得届にマイナンバーを記入すれば、住所は記入不要になります。ただし、対象になる届出と条件は様式ごとに異なり、外国籍の従業員など例外もあるため、最新の様式の案内を日本年金機構の公式ページで確認してから顧問先に伝えてください。
📚 用語解説
ローマ字氏名届:外国籍などで、年金記録上の氏名がカタカナの従業員について、ローマ字氏名を届け出るもの。マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合などに必要になる。要件は日本年金機構の最新の案内で確認する。
4-7. 発行済みの年金手帳の差し替えと、高齢者・異動時の社保手続き
発行済みの年金手帳を、基礎年金番号通知書に差し替える必要はありません。手元の手帳は引き続き使えるため、顧問先への案内は「持っている人はそのまま保管、ない人は番号を確認」で十分です。社内の異動(事業所の変更)や、高齢者の社保手続き(60歳以降の再雇用、70歳到達など)でも、基礎年金番号の確認が必要な場面があります。手続きごとの要件は、年金事務所の最新の案内に従います。
4-8. よくあるミスと防止策、対処方法
このように、社会保険事務は小さなミスの防止策を積み重ねる仕事です。年間の業務カレンダーに入社・退職の手続きを載せ、番号確認の担当と期限を決めておくと、実務の抜けを減らせます。社会保険・労働保険の実務を体系的に整理するときは、手続きガイドの形で顧問先に配布できる資料を作っておくと、疑問への対応方法が揃います。
05 THE LIMIT 番号確認の小さな作業が、事務所の時間を静かに削る 制度を理解しても、なぜ入社手続きの負荷は減らないのか
年金手帳の廃止後の制度は、整理すれば難しくありません。それでも事務所の負荷が減らないのは、一件ごとの小さな確認と連絡が、顧問先の数だけ積み重なるからです。
これらは制度の知識を増やしても解決しません。情報を集める・確認する・文面を作る・期限を管理する、という定型の事務作業を人が毎回やっていることが根本の原因です。
06 AUTOMATE WITH AI 【核心】入社時の番号確認・書類依頼をAIで自動化する——提出の手前まで 「AIに聞く」効率化ではなく、作業そのものを渡す自動化へ
📚 用語解説
Claude Code/Codex:Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のファイル操作・データ集計・文書作成などの作業そのものを実行できる。日本語の指示だけで業務の仕組みを構築できるため、事務所のバックオフィス業務の自動化にも使われている。
6-1. 「AIに聞く」と「AIが毎回の作業を自動で回す」は別物
Claude Code/Codexに「年金手帳がない場合の確認方法を教えて」と聞くのは効率化です。調べ物は速くなりますが、顧問先への連絡や回収は人間のままです。
本当に効果が出るのは自動化です。「入社の連絡を受けたら、番号の確認に必要な情報の不足を洗い出し、顧問先ごとの定型の案内文を作って依頼し、回収した情報を届書の形式に整え、5日の期限をリスト化して、先生方が確認できる状態にする」という流れを最初に一度設計しておけば、以降は入社の連絡のたびに仕組みが回ります。
6-2. 社労士法との線引きを必ず入れる
最も重要なのが、社労士法上の業務の切り分けです。資格取得届などの届書の作成や、年金事務所への提出手続きの代行は、社会保険労務士である先生方の専権業務(1号・2号業務)であり、AIや事務代行サービスが行うことはできません。
AIが担当できるのは、顧問先への資料回収と一次対応、情報の整理、案内文の下書き、期限のリスト化といった、届書の作成・提出手続きそのものより前の事務作業です。届書の作成、内容の最終確認と承認、行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行います。
6-3. Claude Code/Codexに任せられる事務作業
| これまで職員がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 入社のたびに、番号の確認方法を顧問先へ案内 | 顧問先ごとの定型の案内文をAIが作成し、依頼を整理 |
| メール・LINE・紙で届く入社者情報を様式に写す | 形式の違う情報を読み込み、整った一覧に自動整形 |
| 番号の未記入・矛盾を目視で確認 | 未記入・矛盾をAIが一覧にして提示 |
| 5日の期限を顧問先ごとに表で管理 | 入社日から期限を自動計算し、近い順に通知 |
| 番号が分からない従業員への対応を個別に調べる | 登録済みの案内(ねんきんネット・マイナポータルなど)を状況別に提示 |
ポイントは、届書の作成・提出と最終判断は先生方のまま、その手前の「集める・整える・洗い出す」部分だけをAIに渡すことです。事務所が使っている給与ソフトや届書作成の方法を変える必要はありません。
07 BUILD OR OUTSOURCE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけ
年金手帳・基礎年金番号の確認と入社手続きを含む事務所の事務作業を楽にする方法は、大きく4つの選択肢があります。先に結論を言うと、4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 人手が増えれば期限に間に合う | 採用難・教育コスト・閑散期にも残る人件費。辞めれば顧問先ごとのルールごと失われる | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 事務を外に出せば事務所は楽になる | 外注先への説明と手直しが事務所に残り、顧問先ごとの細かい運用に対応しきれない | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | Claude Code/Codexで自分たちでも作れる | 顧問先ルールの言語化、検証の型、作った人しか直せない第二の属人化という3つの壁 | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを預けて、先生方は判断に集中したい | 事務所に残るのは最終確認・承認と1号・2号業務のみ | ◎ |
7-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由
7-2. 「③自作」の壁
Claude Code/Codexは非エンジニアでも扱えるツールですが、期限と正確性が問われる業務に使うには、3つの壁があります。
08 WHAT IS AIKATA 「AI社員AIKATA」とは——事務所の定型事務作業を丸ごと代行 届書の作成・提出と最終判断は先生方のまま、その手前の作業を預ける仕組み
3つの壁を事務所自身で越えなくても、事務作業そのものを丸ごと預ける道があります。それが弊社(株式会社GENAI)が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」です。
📚 用語解説
AI社員AIKATA:株式会社GENAIが運営する業務代行サービス。社労士事務所などのバックオフィス業務のうち、パソコン上で行う定型的な事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する。特定の給与ソフト・勤怠システムに縛られず、事務所が使っている既存の環境をそのまま使って自動化する点が特徴。
入社手続きの書類の下準備は、AIKATAがそのまま受託する業務の一つです。AI社員AIKATAを使う社労士事務所では、入社の連絡を受けた後の資料回収と一次対応、情報の整理をAIが行い、事務所が確認・承認する形で運用しています。
無料相談(60分・オンライン/Google Meet)では、事務所の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを一緒に整理します。契約の義務はありません。利用にあたってはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。料金は、業務量が増えても変わらない月額の定額制です。
09 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ——比較とまとめ 手作業のまま/ソフトの追加・乗り換え/AIKATAに任せるを比べる
| 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 件数に比例して増大 | △ 一部の入力が軽くなる程度 | ◎ 処理量が増えても事務所側の作業は変わらない |
| 顧問先ごとのルール | ✕ 担当者の記憶に依存 | △ 製品仕様の範囲内 | ◎ 仕組みに登録し、担当者が変わっても残る |
| 顧問先への負担 | ○ 変更なし | ✕ 乗り換えや再設定の依頼が発生 | ◎ 今のソフトのまま、依頼の増加なし |
| 職員の採用・教育 | ✕ 繁忙期ほど必要 | △ 操作教育が必要 | ◎ 増員・教育なしで処理量を増やせる |
| 社労士法の線引き | ○ 全て職員が実施 | ○ 問題なし | ◎ 1号・2号業務は先生方のまま。AIはその手前のみ |
9-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。年金手帳・基礎年金番号の確認に限らず、算定基礎届や年度更新、給与計算の下準備まで、同じ仕組みで広げられます。
次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか
人を増やす・ソフトを替えると決める前に、60分の無料相談で、入社手続きの番号確認や資料回収の資料回収や期限管理、算定基礎届・年度更新の下準備のうち、どの作業から任せられるかを一緒に整理します。
AI社員AIKATAは、今お使いのソフト・やり方を変えずに、事務作業の下準備から人の確認・承認までの流れを整理し、丸ごとお預かりします。
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談(60分・オンライン)でその場で整理します。
NEXT STEP
事務所の定型業務を、
AI社員に任せてみませんか?
よくある質問
Q. 年金手帳はいつから廃止になりましたか?
A. 日本年金機構の案内では、令和4年(2022年)4月1日以降に初めて被保険者資格を取得する人には、年金手帳に代わって基礎年金番号通知書が発行されます。すでに年金手帳を持っている人には通知書は発行されず、年金手帳は引き続き基礎年金番号を確認できる書類として使えます。
Q. 年金手帳がない場合、入社手続きはできませんか?
A. できます。厚生年金保険の資格取得届には、基礎年金番号またはマイナンバーを記入します。日本年金機構の事業主向けの案内によると、基礎年金番号が分からない場合は、本人確認を行ったうえでマイナンバーを記入すれば手続きできます。番号が未記入のまま提出すると返戻されるため、どちらかの番号は必ず確認してください。
Q. 年金手帳を紛失した場合、再発行はできますか?
A. 年金手帳そのものは再発行されなくなりました。紛失した場合は、個人番号または基礎年金番号を記載した再交付申請書と本人確認書類を提出して、基礎年金番号通知書の再交付を申請します。通知書は原則として登録されている住所へ郵送されます。申請の方法や所要期間は、年金事務所で最新の案内を確認してください。
Q. 基礎年金番号が分からないときは、どうやって確認しますか?
A. 基礎年金番号通知書、年金手帳、国民年金保険料の納付書・領収書、ねんきん定期便、年金証書のほか、ねんきんネットやマイナポータルで即時に確認できます。どれもない場合は、ねんきん定期便を用意して専用の番号に電話するか、ねんきんダイヤル・年金事務所に相談して書類の送付や再交付を依頼する方法があります。
Q. 年金手帳(基礎年金番号通知書)を会社に預けるのは義務ですか?
A. 資格取得届に必要なのは、基礎年金番号またはマイナンバーの確認です。通知書は原則として本人あてに送付されるもので、事業主が原本を預かり続ける必要があるとは示されていません。顧問先には、番号を確認したら本人に返却する運用を案内するのが安全です。
Q. 提出手続きや書類の作成を、AIや事務代行サービスに任せても社労士法上問題ありませんか?
A. 行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類・届書の作成(社労士法の1号・2号業務)は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AIが代わりに行うことはできません。AI社員AIKATAが担うのは、顧問先への資料回収や一次対応、情報の整理、期限のリスト化、書類の下準備など、提出手続きより前の事務作業に限られます。最終確認・承認と行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行う設計です。
Q. 今使っている給与ソフト・勤怠システムのままでAIに事務作業を任せられますか?
A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が現在使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを依頼する必要はなく、顧問先ごとの締め日・手当などの個別ルールも仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが引き継がれます。
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