【2026年10月最新】年金手帳の廃止後はどうなる?基礎年金番号通知書・確認方法・再発行を社労士事務所向けに整理|入社手続きの確認作業をAIで自動化する方法

【2026年10月最新】年金手帳の廃止後はどうなる?基礎年金番号通知書・確認方法・再発行を社労士事務所向けに整理|入社手続きの確認作業をAIで自動化する方法

「新入社員が年金手帳を持っていないと言っている」「年金手帳は廃止されたと聞いたが、入社手続きで何を預かればいいのか」「紛失した従業員から再発行を頼まれたが、手帳はもう出ないのでは」——年金手帳の廃止後、顧問先の担当者から社労士事務所へ寄せられる質問は、入社手続きのたびに繰り返されます。

結論から言うと、年金手帳は令和4年(2022年)4月以降、新規には交付されなくなり、基礎年金番号通知書に置き換わりました。ただし、すでに持っている年金手帳は、基礎年金番号を確認できる書類として引き続き使えます。入社手続きでは、番号が分からない場合でも、本人確認のうえでマイナンバーを記入すれば手続きできる、というのが日本年金機構の公式の案内です。

この記事では、廃止後の扱い、基礎年金番号の確認方法、紛失した場合の再交付、入社・転職時の実務を事務所の目線で整理します。後半では、入社のたびに発生する番号の確認や、不足書類の依頼といった事務作業を、AIで自動化する方法を、弊社の業務代行サービス「AI社員AIKATA」(運営: 株式会社GENAI)の実践ノウハウとともに解説します。

✔️年金手帳が廃止された時期と、基礎年金番号通知書との違い
✔️手元の年金手帳は使えるのか、紛失しても問題はないのか
✔️年金手帳がない場合に基礎年金番号を確認する5つの方法
✔️年金手帳・基礎年金番号通知書を紛失した場合の再交付の考え方
✔️入社・転職時の実務と、会社が預かる義務はあるのか
✔️番号確認や書類依頼の事務作業をAIで自動化しつつ、届出は先生方が行う——社労士法との線引き
代表菅澤 代表菅澤
年金手帳の話は、一件ずつは小さい相談です。ただ、入社のたびに同じ質問が出るので、事務所の時間を少しずつ削っていく典型的な業務でもあります。
AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
まず制度を正確に整理して、顧問先に一貫した回答ができる状態にしましょう。そのうえで、事務所の手間がどこで膨らむのかを見ていきます。
AI社員AIKATA|社労士事務所の所長・職員の皆さまへ 給与計算・勤怠集計から、入退社・算定基礎届・年度更新の書類の下準備まで 月30万円の定額で、業務まかせ放題。社労士事務所向けの無料相談はこちら
📌 この記事の結論
【2026年10月最新】年金手帳の廃止後はどうなる?基礎年金番号通知書・確認方法・再発行を社労士事務所向けに整理|入社手続きの確認作業をAIで自動化する方法
年金手帳の廃止後の扱いを社労士事務所向けに整理。基礎年金番号通知書との違い、基礎年金番号の確認方法、紛失時の再交付、入社手続きでの扱いを日本年金機構の公式情報で解説し、入社時の番号確認や書類の下準備をAI社員AIKATAで自動化する方法も紹介します。

01 年金手帳とは?廃止の時期と、基礎年金番号通知書との違い 何が廃止され、何が残ったのかを整理する

1-1. 年金手帳とは

年金手帳は、国民年金や厚生年金保険の被保険者資格を取得したときに交付されてきた手帳で、基礎年金番号が記載されています。日本年金機構の公式ページによると、令和4年3月までは、被保険者資格の取得時に青色の年金手帳が交付されていました。

📚 用語解説

基礎年金番号:国民年金・厚生年金保険などの年金の加入記録を管理するための番号。原則として1人に1つで、年金の手続きや加入記録の照会のキーとなる。年金手帳や基礎年金番号通知書、ねんきん定期便などに記載されている。

1-2. 年金手帳は2022年4月に廃止された

日本年金機構は、令和4年4月1日以降に初めて被保険者資格を取得した人には、年金手帳に代わって基礎年金番号通知書を発行するとしています。つまり、年金手帳の新規交付は終わり、通知書に切り替わりました。

なお、年金手帳の廃止の背景には、マイナンバーと基礎年金番号の連携が進み、手続きで手帳の提示や提出を求める場面が減ったことがあるとされています。事務所としては、顧問先の担当者に「手帳がないと手続きができない」という誤解がないかを、まず確認すると円滑です。

1-3. 現在は「基礎年金番号通知書」が交付される

令和4年4月以降に発行される基礎年金番号通知書は、年金手帳と違い、原則として被保険者本人あてに送付されます。日本年金機構の事業主向けの案内では、あて先不明などで本人に届けられなかった場合は事業所あてに送付されるので、その場合は事業主を通じて被保険者に交付するよう求められています。

項目年金手帳(令和4年3月まで)基礎年金番号通知書(令和4年4月以降)
交付の対象被保険者資格を取得した人令和4年4月以降に初めて被保険者資格を取得した人など
送付先事業所あてに送付されていた原則として被保険者本人あて
すでに持っている人引き続き使える年金手帳を持つ人には発行されない
役割基礎年金番号の確認書類基礎年金番号の確認書類

1-4. 手元の年金手帳は、基礎年金番号の確認に使える

日本年金機構の案内では、年金手帳をお持ちの方には基礎年金番号通知書は発行されず、引き続き年金手帳を保管してくださいとされています。令和4年4月1日以降も、年金手帳は基礎年金番号を確認できる書類として利用できます。「廃止されたから使えなくなる」という誤解は、顧問先でよく見られます。

1-5. 年金手帳を紛失しても、基本的には問題はない

年金手帳を紛失しても、基礎年金番号は年金の記録としてすでに管理されているため、年金の受給権が失われるわけではありません。基礎年金番号が分かれば手続きできます。番号を調べる方法は、次の章で整理します。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
年金手帳をなくしてしまうと、従業員本人はとても不安になります。「記録は消えません」と最初に伝えるだけで、相談のトーンがずいぶん落ち着きます。

02 年金手帳がない場合に基礎年金番号を確認する5つの方法 入社手続きで番号が分からないときの、確認の順序

入社手続きでは、資格取得届に基礎年金番号またはマイナンバーを記入します。日本年金機構の事業主向けの案内では、基礎年金番号は、基礎年金番号通知書・年金手帳・国民年金保険料の納付書や領収書から確認できます。それでも分からないときの方法を整理します。

2-1. ねんきん定期便・各種通知書で確認する

毎年誕生月に届くねんきん定期便や、年金証書などの各種通知書にも基礎年金番号が記載されています。従業員の手元にこれらの書類があれば、そこで確認できます。

2-2. 会社の書類や人事部で確認する

転職者の場合は、前の勤務先の入社時の書類や、雇用保険・年金関連の控えに記載があることがあります。顧問先の人事部に、過去の届出書類の控えがないかを確認する方法です。

2-3. ねんきんネットで確認する

日本年金機構の「ねんきんネット」にログインすると、基礎年金番号を即時に確認できます。マイナンバーカードを使ったログインや、ID・パスワードの利用ができます。従業員が自分で確認できるため、顧問先に案内しやすい方法です。

2-4. 年金事務所への問い合わせ

ねんきん定期便を用意して専用の番号に電話すると、後日、基礎年金番号を記載した書類が郵送される案内があります。また、「ねんきんダイヤル」や年金事務所に相談して、基礎年金番号通知書の再交付を依頼する方法もあります。

2-5. マイナポータルで確認する

マイナンバーカードでマイナポータルにログインし、「年金」から基礎年金番号を表示できます。日本年金機構の公式FAQでも、マイナポータルやねんきんネットで即時に確認できるとされています。

確認方法手元に必要なもの分かるまでの早さ顧問先への案内のしやすさ
ねんきん定期便・各種通知書書類手元にあれば即時従業員に探してもらう
会社の書類・人事部過去の届出控え書類があれば即時顧問先の担当者に依頼
ねんきんネットIDまたはマイナンバーカード即時従業員本人が操作
年金事務所・ねんきんダイヤルねんきん定期便など郵送のため数日以上従業員本人が電話
マイナポータルマイナンバーカード即時従業員本人が操作
💡 番号が分からなくても、入社手続きは止めない

日本年金機構の事業主向けの案内によると、基礎年金番号が分からない場合は、本人確認を行ったうえでマイナンバーを記入すれば、厚生年金保険の資格取得の手続きができます。番号の確認に時間がかかっても、資格取得届の5日以内の期限を意識して進めてください。

代表菅澤 代表菅澤
「番号が分かるまで待ちます」と顧問先が手続きを止めてしまうのが一番まずい。5日の期限は待ってくれません。マイナンバーで進められることを、事務所から先に伝えておくべきです。

03 年金手帳や基礎年金番号通知書をなくしたときの再発行(再交付) 再発行できるのは「年金手帳」ではなく「基礎年金番号通知書」

紛失した従業員から「年金手帳を再発行してほしい」と相談されることがありますが、年金手帳そのものの再発行はできなくなりました。令和4年4月以降は、年金手帳の紛失等により再発行を希望する人には、基礎年金番号通知書が発行されます。

3-1. 申請手続き

日本年金機構の案内では、基礎年金番号通知書や年金手帳を紛失またはき損したとき、個人番号または基礎年金番号を記載した再交付の申請書を提出して、基礎年金番号通知書の再交付を申請します。

3-2. 必要な書類と申請先

✔️申請書:個人番号または基礎年金番号を記載した再交付申請書
✔️本人確認書類:マイナンバーが確認できる書類と身元確認書類(運転免許証やパスポートなど)、またはマイナンバーカードの写し。郵送の場合は両面のコピーなどを添付する
✔️申請先:年金事務所(窓口または郵送)

3-3. 申請から手元に届くまでの期間と受け取り方法

通知書は、原則として日本年金機構に登録されている住所へ郵送されます。窓口で受け取る場合は、本人確認書類を年金事務所に持参します。届くまでの期間は、時期や申請方法で変わるため、最新の目安は年金事務所に確認するよう案内してください。

⚠️ 「年金手帳は二度と手に入らない」点は誤解されやすい

紛失した人が再交付を受けられるのは基礎年金番号通知書で、年金手帳は再び発行されません。顧問先の担当者が「手帳を再発行してもらってください」と従業員に伝えてしまう場面があります。説明の言葉を統一しておくと、行き違いが減ります。

3-4. 複数の年金手帳がある場合・20歳で通知書が届かない場合

年金手帳が複数冊ある場合は、日本年金機構の案内では、青色の年金手帳があれば、そこに記載された番号が基礎年金番号になります。すべて青色以外の場合は、基礎年金番号通知書の番号を確認します。

また、20歳になったときは、国民年金の加入に伴う通知書が届く時期ですが、届かない場合は確認が必要です。従業員本人が加入記録を持っているか分からないときは、年金事務所に問い合わせる運用になります。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
再交付の相談は、窓口が年金事務所で、本人が動く手続きです。事務所が代わりに申請するのではなく、案内を整える役割だと整理しておくと、境界線が明確です。
AI社員AIKATA|社労士事務所の所長・職員の皆さまへ 給与計算・勤怠集計から、入退社・算定基礎届・年度更新の書類の下準備まで 月30万円の定額で、業務まかせ放題。社労士事務所向けの無料相談はこちら

04 入社・転職時の実務と、年金手続きの変更点 基礎年金番号通知書・年金手帳を提出する場面と、会社の対応

4-1. 基礎年金番号通知書(年金手帳)を提出する場面

✔️就職したとき(社会保険への加入手続き):事業主が被保険者資格取得届を提出する際、番号の確認のため本人から基礎年金番号通知書または年金手帳の提示等を求める
✔️転職したとき:前の勤務先から退職後に基礎年金番号が分かる書類を受け取り、新しい勤務先に提示する
✔️各種年金手続きをするとき:住所や氏名の変更、年金の請求などで基礎年金番号が必要になる

日本年金機構の公式ページによると、被保険者資格取得届の事務は、従業員が雇用されたときに、基礎年金番号通知書(年金手帳)またはマイナンバーカード(提示のみ)を事業所の事務担当者に提出する流れが示されています。資格取得届の全体の流れは社会保険の加入手続きとはで整理しています。

4-2. マイナンバーがあれば、年金手帳(基礎年金番号通知書)は不要か

日本年金機構の案内では、資格取得届には、氏名・生年月日・性別・住所とあわせて、マイナンバーまたは基礎年金番号を記載します。番号が未記入の場合は、資格取得届は返戻されます。基礎年金番号が分からなくても、本人確認のうえマイナンバーを記入すれば手続きできるため、手帳そのものがなくても入社手続きは進められます。

ただし、マイナンバーの取扱いには安全管理の義務があります。収集時の本人確認や保管のルールは、顧問先ごとに整える必要があります。雇用保険の被保険者番号との違いは雇用保険被保険者番号とはで整理しています。

📚 用語解説

資格取得届の番号欄:厚生年金保険の被保険者資格取得届には、マイナンバーまたは基礎年金番号を記入する。番号が未記入のまま提出すると返戻される。外国籍の従業員で、マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合は、ローマ字氏名届も提出する。

4-3. 基礎年金番号通知書(年金手帳)を会社に預けるのは義務か

従業員から「年金手帳を会社に預けなければならないのか」と聞かれることがあります。資格取得届に必要なのは、基礎年金番号またはマイナンバーの確認です。日本年金機構の案内でも、本人あての通知書は原則本人が保管するもので、事業主が原本を預かり続ける必要があるとは示されていません。事務所としては、顧問先に「確認したら返却する」運用を勧めるのが安全です。

4-4. 会社が年金手帳を返してくれない場合の対応

以前は年金手帳が事業所あてに送付されていたため、退職時に会社が返却しないというトラブルが起こりました。現在も、従業員から相談を受けた場合は、まず顧問先の担当者に返却の依頼をするのが基本です。それでも返却されない場合は、基礎年金番号の確認方法と再交付の手続きで対応できます。年金手帳の原本がなくても、年金の記録は失われません。

4-5. 年金手続きに関する変更点(届書の簡素化・様式の更新)

✔️入社時に会社へ年金手帳の提出が不要になる場面:マイナンバーで確認できる場合など、手帳の提出を前提としない運用が広がっています
✔️届書の記載の簡素化:マイナンバーを記入することで、住所などの記載が不要になる届出があります。対象の届出は様式ごとに異なるため、最新の様式の案内で確認します
✔️届書作成プログラムや様式の更新:様式が改定されると、事務所のソフトやフォーマットも更新する必要があります

電子申請での提出はe-Govの電子申請の記事も参考にしてください。

4-6. 変更届が不要になる届出と、住所の記入不要の範囲

マイナンバーと基礎年金番号の連携により、被保険者の住所・氏名の変更届が不要になった場面があります。また、厚生年金の資格取得届にマイナンバーを記入すれば、住所は記入不要になります。ただし、対象になる届出と条件は様式ごとに異なり、外国籍の従業員など例外もあるため、最新の様式の案内を日本年金機構の公式ページで確認してから顧問先に伝えてください。

📚 用語解説

ローマ字氏名届:外国籍などで、年金記録上の氏名がカタカナの従業員について、ローマ字氏名を届け出るもの。マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合などに必要になる。要件は日本年金機構の最新の案内で確認する。

4-7. 発行済みの年金手帳の差し替えと、高齢者・異動時の社保手続き

発行済みの年金手帳を、基礎年金番号通知書に差し替える必要はありません。手元の手帳は引き続き使えるため、顧問先への案内は「持っている人はそのまま保管、ない人は番号を確認」で十分です。社内の異動(事業所の変更)や、高齢者の社保手続き(60歳以降の再雇用、70歳到達など)でも、基礎年金番号の確認が必要な場面があります。手続きごとの要件は、年金事務所の最新の案内に従います。

4-8. よくあるミスと防止策、対処方法

✔️番号の未記入で返戻される:マイナンバーまたは基礎年金番号のどちらかを必ず記入する。提出前に未記入のチェックを入れる
✔️入社日と届出期限の取り違え:資格取得日から5日以内。顧問先から入社の連絡が遅れるときは、連絡の期限を事前に取り決めておく
✔️「年金手帳を再発行してもらって」という誤案内:再交付されるのは基礎年金番号通知書。言い方を統一する
✔️通知書の紛失・未達:あて先不明で事業所に届いた通知書は、事業主を通じて本人に交付する

このように、社会保険事務は小さなミスの防止策を積み重ねる仕事です。年間の業務カレンダーに入社・退職の手続きを載せ、番号確認の担当と期限を決めておくと、実務の抜けを減らせます。社会保険・労働保険の実務を体系的に整理するときは、手続きガイドの形で顧問先に配布できる資料を作っておくと、疑問への対応方法が揃います。

🔍 番号が分からないと連絡が来る
→
🔑 ねんきんネット・マイナポータルを案内
→
📝 分からなければマイナンバーで記入
→
📤 期限内に資格取得届を提出
→
📁 通知書の再交付は本人が年金事務所へ
📧 入社者の連絡を受ける
→
🔑 番号の確認方法を案内
→
📝 マイナンバーまたは基礎年金番号を記入
→
📤 5日以内に資格取得届を提出
→
📄 通知書は本人へ・控えを保管
代表菅澤 代表菅澤
入社手続きの現場では「手帳があるかないか」より「番号が確実に取れたか」が重要です。確認の型を事務所で決めておけば、担当者によるばらつきも抑えられます。

05 番号確認の小さな作業が、事務所の時間を静かに削る 制度を理解しても、なぜ入社手続きの負荷は減らないのか

年金手帳の廃止後の制度は、整理すれば難しくありません。それでも事務所の負荷が減らないのは、一件ごとの小さな確認と連絡が、顧問先の数だけ積み重なるからです。

✔️顧問先ごとに違う入社書類の集め方:番号の確認方法を案内する文面、本人への連絡手段、書類の持ち方が顧問先ごとに異なる
✔️「手帳がない」への同じ回答の繰り返し:入社のたびに同じ質問に答える。回答が担当者によってぶれる
✔️5日の期限との競争:番号の確認に時間がかかると、資格取得届の期限が迫る
✔️ソフトへの転記と確認の二度手間:回収した番号を届書作成プログラムや給与ソフトに入力し、別の職員が見直す
✔️職員の採用難と属人化:ベテラン職員の「この顧問先はこう聞く」という経験が、辞めると失われる

これらは制度の知識を増やしても解決しません。情報を集める・確認する・文面を作る・期限を管理する、という定型の事務作業を人が毎回やっていることが根本の原因です。

代表菅澤 代表菅澤
小さな確認作業ほど、記録に残らず、誰かの頭の中で回っています。だから忙しい時期に最初に破綻します。
AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
ソフトを替えなくても、作業そのものを別の担い手に任せる道があります。次の章で、具体的な仕組みを説明しますね。

06 【核心】入社時の番号確認・書類依頼をAIで自動化する——提出の手前まで 「AIに聞く」効率化ではなく、作業そのものを渡す自動化へ

📚 用語解説

Claude Code/Codex:Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のファイル操作・データ集計・文書作成などの作業そのものを実行できる。日本語の指示だけで業務の仕組みを構築できるため、事務所のバックオフィス業務の自動化にも使われている。

6-1. 「AIに聞く」と「AIが毎回の作業を自動で回す」は別物

Claude Code/Codexに「年金手帳がない場合の確認方法を教えて」と聞くのは効率化です。調べ物は速くなりますが、顧問先への連絡や回収は人間のままです。

本当に効果が出るのは自動化です。「入社の連絡を受けたら、番号の確認に必要な情報の不足を洗い出し、顧問先ごとの定型の案内文を作って依頼し、回収した情報を届書の形式に整え、5日の期限をリスト化して、先生方が確認できる状態にする」という流れを最初に一度設計しておけば、以降は入社の連絡のたびに仕組みが回ります。

📅 顧問先から入社の連絡(トリガー)
→
🤖 AIが番号・書類の不足を洗い出し、案内文を作成
→
📧 顧問先へ依頼し、回収した情報を整理
→
⚠️ 番号の未記入・期限をAIがチェック
→
👤 職員・先生が内容を確認し、承認
→
✅ 届書の作成・提出は先生方が行う

6-2. 社労士法との線引きを必ず入れる

最も重要なのが、社労士法上の業務の切り分けです。資格取得届などの届書の作成や、年金事務所への提出手続きの代行は、社会保険労務士である先生方の専権業務(1号・2号業務)であり、AIや事務代行サービスが行うことはできません。

⚠️ AIが担うのは「提出の手前」まで

AIが担当できるのは、顧問先への資料回収と一次対応、情報の整理、案内文の下書き、期限のリスト化といった、届書の作成・提出手続きそのものより前の事務作業です。届書の作成、内容の最終確認と承認、行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行います。

6-3. Claude Code/Codexに任せられる事務作業

これまで職員がやっていた作業AIに任せた後
入社のたびに、番号の確認方法を顧問先へ案内顧問先ごとの定型の案内文をAIが作成し、依頼を整理
メール・LINE・紙で届く入社者情報を様式に写す形式の違う情報を読み込み、整った一覧に自動整形
番号の未記入・矛盾を目視で確認未記入・矛盾をAIが一覧にして提示
5日の期限を顧問先ごとに表で管理入社日から期限を自動計算し、近い順に通知
番号が分からない従業員への対応を個別に調べる登録済みの案内(ねんきんネット・マイナポータルなど)を状況別に提示

ポイントは、届書の作成・提出と最終判断は先生方のまま、その手前の「集める・整える・洗い出す」部分だけをAIに渡すことです。事務所が使っている給与ソフトや届書作成の方法を変える必要はありません。

代表菅澤 代表菅澤
番号確認は「ルールが明確」「毎回同じ手順」「期限を過ぎたときの影響が大きい」という、自動化と相性の良い条件が揃っています。小さな作業だからこそ、仕組みに任せる価値が大きいのです。
AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
「AIに任せて社労士法の問題にならないか」と心配される先生もいますが、届書と提出は先生方が握ったまま、その手前だけを渡す設計です。業務範囲を侵すものではありません。
AI社員AIKATA|社労士事務所の所長・職員の皆さまへ 給与計算・勤怠集計から、入退社・算定基礎届・年度更新の書類の下準備まで 月30万円の定額で、業務まかせ放題。社労士事務所向けの無料相談はこちら

07 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけ

年金手帳・基礎年金番号の確認と入社手続きを含む事務所の事務作業を楽にする方法は、大きく4つの選択肢があります。先に結論を言うと、4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。

選択肢よくある期待実際に行き詰まる所判定
①職員を増やす人手が増えれば期限に間に合う採用難・教育コスト・閑散期にも残る人件費。辞めれば顧問先ごとのルールごと失われる✕
②従来型の外注・BPO事務を外に出せば事務所は楽になる外注先への説明と手直しが事務所に残り、顧問先ごとの細かい運用に対応しきれない✕
③事務所でAIを自作するClaude Code/Codexで自分たちでも作れる顧問先ルールの言語化、検証の型、作った人しか直せない第二の属人化という3つの壁✕
④AI社員AIKATAに任せる作業そのものを預けて、先生方は判断に集中したい事務所に残るのは最終確認・承認と1号・2号業務のみ◎

7-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由

✔️繁忙期に間に合わない:採用して戦力になるまでに時間がかかり、算定基礎・年度更新・年末調整の山には間に合わない
✔️閑散期に人件費が残る:繁忙期のために増員すると、年金手帳・基礎年金番号の確認と入社手続きの依頼が少ない時期にも固定費がかかる
✔️属人化が増える:顧問先ごとの運用が、担当した職員の頭の中に残る
✔️外注先への説明と手直しが事務所に残る:顧問先ごとの情報の持ち方を説明し、仕上がりを直す手間が、結局事務所の負担になる

7-2. 「③自作」の壁

Claude Code/Codexは非エンジニアでも扱えるツールですが、期限と正確性が問われる業務に使うには、3つの壁があります。

✔️顧問先ごとのルールの言語化:「この顧問先は入社者情報をLINEで送る」「この顧問先は番号の確認を人事担当が行う」といった条件を、すべて正確に書き出す必要がある
✔️検証の型:過去の届出とAIの出力を突き合わせる、わざと欠けたデータを入れて挙動を確かめるといったテストの手順を知らないまま本番に入ってしまいがち
✔️第二の属人化:仕組みを作った担当者しか内容を直せず、その人が異動・退職すると仕組みごと止まる
代表菅澤 代表菅澤
増員・外注・自作は、どれも「人か仕組みを事務所が抱え続ける道」です。繁忙期が来るたびに、同じ悩みが形を変えて戻ってきます。

08 「AI社員AIKATA」とは——事務所の定型事務作業を丸ごと代行 届書の作成・提出と最終判断は先生方のまま、その手前の作業を預ける仕組み

3つの壁を事務所自身で越えなくても、事務作業そのものを丸ごと預ける道があります。それが弊社(株式会社GENAI)が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」です。

✔️給与計算・勤怠の集計・入退社手続きの書類の下準備・算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備・帳票の作成・顧問先への資料回収や一次対応など、職員がパソコンで行っている事務作業をAIと人の二重体制で丸ごと受託
✔️特定のソフトに限定しない。いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がない
✔️顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理。担当者が変わってもルールが残る
✔️AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行う。事務所の日々の作業は原則「計算済みの給与データや作成済み帳票の承認」だけ
✔️社労士法の独占業務(1号・2号業務)は引き受けない。行政機関への提出手続きの代行・帳簿書類の作成は、引き続き先生方が行う
✔️繁忙期(算定基礎・年度更新・年末調整)も、人を採用・教育せずに処理量を増やせる。辞めない・休まない
✔️仕組みの構築・運用はAIKATA側が行う。事務所にAIの知識は不要

📚 用語解説

AI社員AIKATA:株式会社GENAIが運営する業務代行サービス。社労士事務所などのバックオフィス業務のうち、パソコン上で行う定型的な事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する。特定の給与ソフト・勤怠システムに縛られず、事務所が使っている既存の環境をそのまま使って自動化する点が特徴。

入社手続きの書類の下準備は、AIKATAがそのまま受託する業務の一つです。AI社員AIKATAを使う社労士事務所では、入社の連絡を受けた後の資料回収と一次対応、情報の整理をAIが行い、事務所が確認・承認する形で運用しています。

💡 無料相談は60分・オンライン・全国対応

無料相談(60分・オンライン/Google Meet)では、事務所の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを一緒に整理します。契約の義務はありません。利用にあたってはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。料金は、業務量が増えても変わらない月額の定額制です。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
「うちの顧問先ごとのルールは複雑だから無理では」という声をよく聞きますが、そのルールを登録して処理するのがAIKATAの役目です。まずは今の入社手続きの進め方を見せていただくところから始まります。
代表菅澤 代表菅澤
事務所に残していただきたいのは、先生方にしかできない届書の作成・提出と最終判断です。そこに集中できる状態を作ることが、このサービスの目的です。

09 残る道は「作業そのものを任せる」だけ——比較とまとめ 手作業のまま/ソフトの追加・乗り換え/AIKATAに任せるを比べる

手作業のままソフトの追加・乗り換えAI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷✕ 件数に比例して増大△ 一部の入力が軽くなる程度◎ 処理量が増えても事務所側の作業は変わらない
顧問先ごとのルール✕ 担当者の記憶に依存△ 製品仕様の範囲内◎ 仕組みに登録し、担当者が変わっても残る
顧問先への負担○ 変更なし✕ 乗り換えや再設定の依頼が発生◎ 今のソフトのまま、依頼の増加なし
職員の採用・教育✕ 繁忙期ほど必要△ 操作教育が必要◎ 増員・教育なしで処理量を増やせる
社労士法の線引き○ 全て職員が実施○ 問題なし◎ 1号・2号業務は先生方のまま。AIはその手前のみ

9-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

✔️今のソフトのまま:給与ソフト・勤怠システムを変えずに、画面操作を含めて自動化できる
✔️顧問先ごとのルールが残る:締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録し、担当者が変わっても引き継がれる
✔️事務所は承認だけ:日々の作業は、計算済みのデータや作成済み帳票の最終確認・承認に絞られる
✔️繁忙期も人を増やさない・定額:採用・教育なしで処理量を増やせ、業務量が増えても月額の定額で料金は変わらない
✔️AIの知識は不要・社労士法の線引きが明確:構築と運用はAIKATAが行い、1号・2号業務は引き受けない

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。年金手帳・基礎年金番号の確認に限らず、算定基礎届や年度更新、給与計算の下準備まで、同じ仕組みで広げられます。

代表菅澤 代表菅澤
番号確認は、事務所の業務の入口にすぎません。ここで「集める・整える・期限を管理する」を手放せると、先生方は顧問先への提案に時間を使えるようになります。

次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、60分の無料相談で、入社手続きの番号確認や資料回収の資料回収や期限管理、算定基礎届・年度更新の下準備のうち、どの作業から任せられるかを一緒に整理します。
AI社員AIKATAは、今お使いのソフト・やり方を変えずに、事務作業の下準備から人の確認・承認までの流れを整理し、丸ごとお預かりします。

AI鬼管理山崎 AI鬼管理山崎
まずは、いま一番時間がかかっている事務作業を1つ教えてください。どこまで任せられるかを、その場で一緒に整理します。契約の義務はありません。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談(60分・オンライン)でその場で整理します。

NEXT STEP

事務所の定型業務を、
AI社員に任せてみませんか?

AI社員AIKATA — 社労士事務所の給与計算・手続きの下準備を丸ごと代行

社労士事務所の所長・管理者の方へ

AI社員AIKATA

給与計算・勤怠の集計・入退社手続きや算定基礎・年度更新の下準備・顧問先からの資料回収を、AIと人の二重チェックで丸ごと代行。いまのソフトのまま、事務所は承認するだけです。

よくある質問

Q. 年金手帳はいつから廃止になりましたか?

A. 日本年金機構の案内では、令和4年(2022年)4月1日以降に初めて被保険者資格を取得する人には、年金手帳に代わって基礎年金番号通知書が発行されます。すでに年金手帳を持っている人には通知書は発行されず、年金手帳は引き続き基礎年金番号を確認できる書類として使えます。

Q. 年金手帳がない場合、入社手続きはできませんか?

A. できます。厚生年金保険の資格取得届には、基礎年金番号またはマイナンバーを記入します。日本年金機構の事業主向けの案内によると、基礎年金番号が分からない場合は、本人確認を行ったうえでマイナンバーを記入すれば手続きできます。番号が未記入のまま提出すると返戻されるため、どちらかの番号は必ず確認してください。

Q. 年金手帳を紛失した場合、再発行はできますか?

A. 年金手帳そのものは再発行されなくなりました。紛失した場合は、個人番号または基礎年金番号を記載した再交付申請書と本人確認書類を提出して、基礎年金番号通知書の再交付を申請します。通知書は原則として登録されている住所へ郵送されます。申請の方法や所要期間は、年金事務所で最新の案内を確認してください。

Q. 基礎年金番号が分からないときは、どうやって確認しますか?

A. 基礎年金番号通知書、年金手帳、国民年金保険料の納付書・領収書、ねんきん定期便、年金証書のほか、ねんきんネットやマイナポータルで即時に確認できます。どれもない場合は、ねんきん定期便を用意して専用の番号に電話するか、ねんきんダイヤル・年金事務所に相談して書類の送付や再交付を依頼する方法があります。

Q. 年金手帳(基礎年金番号通知書)を会社に預けるのは義務ですか?

A. 資格取得届に必要なのは、基礎年金番号またはマイナンバーの確認です。通知書は原則として本人あてに送付されるもので、事業主が原本を預かり続ける必要があるとは示されていません。顧問先には、番号を確認したら本人に返却する運用を案内するのが安全です。

Q. 提出手続きや書類の作成を、AIや事務代行サービスに任せても社労士法上問題ありませんか?

A. 行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類・届書の作成(社労士法の1号・2号業務)は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AIが代わりに行うことはできません。AI社員AIKATAが担うのは、顧問先への資料回収や一次対応、情報の整理、期限のリスト化、書類の下準備など、提出手続きより前の事務作業に限られます。最終確認・承認と行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行う設計です。

Q. 今使っている給与ソフト・勤怠システムのままでAIに事務作業を任せられますか?

A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が現在使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを依頼する必要はなく、顧問先ごとの締め日・手当などの個別ルールも仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが引き継がれます。

あわせて読みたい:同じテーマの記事

AIAI社員AIKATA

AI社員AIKATAへのお問い合わせ

この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。

サービスを選択してください

会社名を入力してください
業種を選択してください
お名前を入力してください
※法人・事業用のメールアドレスでお願いします(Gmail等の個人用フリーメールは受付できません)
正しいメールアドレスを入力してください

1つ以上選択してください
1つ以上選択してください
月額コストを選択してください

約1時間のオンライン面談(Google Meet)です

空き枠を取得中...
面談日時を選択してください

予約確定後、Google Calendarの招待メールをお届けします。
しつこい営業は一切ございません。

監修 最終更新日: 2026年10月25日
菅澤孝平
菅澤 孝平 株式会社GENAI 代表取締役
  • AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
  • Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
  • 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社(2021年設立・鬼管理専門塾運営)にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
  • 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
  • メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
  • 明治大学政治経済学部卒
現在は AI鬼管理(Claude Code活用の伴走型パーソナルトレーニング)を主事業とし、経営者と二人三脚で「AIに業務を任せる仕組み」を実装。「実行を強制する環境」を AI で構築する手法を、自社の実運用知見をもとに発信している。