【2026年11月最新】離職証明書の書き方｜社労士事務所の記入例・必要書類・電子申請とAIによる下準備

01 FIRST ANSWER 離職証明書の書き方は、対象者・期間・根拠資料の確認から始めます

離職証明書の書き方で最初に押さえるのは、離職日を基準に区切る「被保険者期間算定対象期間」と、給与締め日を基準に区切る「賃金支払対象期間」を分けることです。雇用保険被保険者離職証明書は、顧問先の退職者について離職票の交付につなげるための書類です。社労士事務所では、勤怠・賃金・離職理由の根拠をそろえ、本人確認を経て、先生方が書類作成と提出を行います。

提出期限は、原則として被保険者でなくなった事実のあった日の翌日から起算して10日以内です。通常の退職では離職日の翌々日から数えます。「給与が確定するまで待つ」「本人が再就職予定だから不要と決める」といった判断を先にすると、後から確認し直すことになります。受任時に作成要否と提出予定日を決め、未確定の情報は確定情報と分けて管理します。

出典：厚生労働省「手続き一覧表」（2026年11月確認）。

この記事でわかること

以下の記入例は、事務所内で確認手順を共有するための架空の日付例です。実在する事務所や顧問先の事例ではありません。制度上の期限や記入要領は公式資料に基づき、事務所内の受付票・確認表については運用提案として説明します。AI社員AIKATAの提供範囲は、社労士事務所向けページに掲載された内容に限って紹介します。

02 PRACTICAL GUIDE 離職証明書の記載項目・記入例・添付書類を、事務所の処理順に確認します 離職理由と賃金の根拠を別々にそろえ、提出後まで管理します

2-1. 離職証明書・離職票・退職証明書は役割が異なります

書類	誰が用意・交付するか	事務所が確認する用途
離職証明書	事業主側が用意し、受任した社労士が法定書類の作成・提出を担います	管轄ハローワークに賃金や離職理由を示すためです
離職票－1・離職票－2	ハローワークの処理を経て交付されます	退職者が雇用保険の受給手続に使用します
退職証明書	請求を受けた使用者が交付します	本人が請求した在職・退職に関する事項を証明します

紙の離職証明書は、事業主控、安定所提出用、離職票－2の3枚を複写して作成する方式です。事業主控がそのまま離職票－1になるわけではありません。返却された控と、退職者に渡す離職票－1・離職票－2を分けて扱い、必要な書類を取り違えないようにします。

退職証明書については、労働基準法第22条に基づき、請求があれば遅滞なく交付する必要があります。使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職事由などのうち、本人が請求しない事項を記載しない点が重要です。独自のテンプレート・雛形を使う場合も、すべての項目を自動で埋める設定にせず、請求事項を選択する運用にします。

出典：厚生労働省「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」（2021年4月版・2026年11月確認）。

出典：栃木労働局「退職時の証明（第22条）」（2026年11月確認）。

2-2. 作成が必要なケースと不要なケースを、年齢と本人の希望から分けます

雇用保険の被保険者が離職した場合は、資格喪失届に離職証明書を添えるのが基本です。離職票の交付を希望しない場合は添付を省略できますが、離職日に59歳以上の被保険者は、希望しない場合でもこの省略の対象になりません。これは雇用保険法施行規則第7条第3項で確認できる扱いです。

顧問先から「転職先が決まっています」と報告があっても、それだけで不要処理にしません。本人の交付希望を確認し、確認日と回答を受付票に残します。当初は不要としていても、後に交付の請求を受けた場合は対応が必要です。資料をすべて処分したり、退職者情報を追えなくしたりしないようにします。

パート・アルバイト・契約社員でも、雇用保険の被保険者であれば同じ確認を行います。短期間で退職した人も、前職の期間などを通算して受給資格の確認に使われる可能性があります。「この顧問先での在籍が短いから給付を受けられない」と事務所が決めて書類を省かないことが大切です。死亡による資格喪失は通常の離職による手続きと区別し、離職証明書ではなく死亡の事実に基づく資格喪失の処理を確認します。

出典：厚生労働省法令等データベース「雇用保険法施行規則」第7条（2026年11月確認）。

出典：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」Q14（2026年11月確認）。

加入記録自体に疑問がある案件では、離職証明書だけを先に進めず、雇用保険の加入条件を確認する手順も参照し、取得届や過去の確認通知との整合を確かめます。本人の名称や契約区分と、雇用保険上の扱いは別々に確認する必要があります。

2-3. 提出期限と提出先を、退職日の確定時に登録します

離職証明書と資格喪失届の提出先は、原則として顧問先の事業所の所在地を管轄するハローワークです。退職者が受給手続を行う際の住所地のハローワークとは役割が異なります。複数拠点を持つ顧問先では、名称だけでなく適用事業所番号を使って対象の事業所を特定します。

通常の退職に係る提出期限は退職日の翌々日から10日以内です。事務所の管理表には「退職日」「法定の起算日」「法定期限」「顧問先への資料依頼日」「事務所内の確認予定日」を別々に登録します。内部の確認予定日を法定期限と同じ日にすると、不足資料が判明した時点で調整の余地がなくなります。

たとえば架空の案件で退職日が11月18日なら、資格喪失日は11月19日、期限を数える起点は11月20日です。休日等による期限の扱いも含めて実際のカレンダーと提出先の案内で最終確認します。顧問先の締め日が月末であっても、退職の届出期限が次の給与支給日まで延びるわけではありません。

出典：厚生労働省「被保険者に関する手続一覧」（2026年11月確認）。

2-4. ①〜⑥の基本情報は、番号と原資料を照合して記入します

離職証明書の作成時には、次の記載項目一覧を使い、項目別に原資料と確認者を対応づけます。左側の賃金支払状況等と右側の離職理由欄では、必要な根拠が異なります。表は事務所内で確認の順番を共有するための早見表で、提出様式そのものの代わりにはなりません。

欄・記載項目	主に照合する情報	事務所内での確認の要点
①被保険者番号・②事業所番号	取得時の通知、適用事業所の記録	本人と顧問先の組合せを確認します
③氏名・④離職年月日	本人情報、退職日を示す資料	最終出勤日との取り違えを確認します
⑤事業所情報・⑥住所または居所	事業所の登録情報、本人の連絡先	変更の有無を確認します
⑦離職理由欄	退職届、契約書、通知書等	具体的事情と選択した理由を照合します
⑧・⑨被保険者期間と基礎日数	資格取得日、日別勤怠、給与規程	離職日を基準に期間を区切ります
⑩・⑪賃金支払対象期間と基礎日数	締め日、勤怠、有給・休業の記録	⑧・⑨からそのまま転記しません
⑫賃金額	賃金台帳、給与明細、手当の内訳	A・B欄の区分と対象期間を確認します
⑬備考・⑭賃金に関する特記事項	未計算・未払・休業等の資料、特別の賃金の記録	通常の集計に表れない事情を確認します
⑮内容の確認・⑯離職者本人の判断	本人が確認した記載内容と回答	確認した版と提出版を対応づけます

①被保険者番号は雇用保険被保険者証や資格取得等確認通知書、②事業所番号は顧問先の適用事業所の記録と照合します。給与ソフトの社員番号を被保険者番号の代わりに使わないこと、同じ会社の別事業所の番号を流用しないことを受付時の確認項目にします。

③離職者氏名、④離職年月日、⑤事業所の名称・所在地・電話番号、⑥離職者の住所または居所は、それぞれの根拠資料を確認します。退職届だけで電話番号や住所まで確定せず、退職後の連絡先・送付先について本人が申し出た変更も確認します。氏名変更があるときは、過去の登録情報との対応が追えるようにしておきます。

入力担当と確認担当が同じ一覧を眺めるだけでは、元データの誤りを見つけられません。確認担当は取得時の通知書、退職日の合意が分かる資料、最新の連絡先を参照し、入力結果がそれぞれと一致するかを見ます。電子申請でデータが取り込まれていても、古い情報が残っていないかの点検は必要です。

番号の所在が分からない場合の確認経路は、雇用保険被保険者番号の確認方法で整理しています。過去の顧問先から移管した記録を使う場合も、受け取った一覧と正式な通知の一致を確認してから転記します。

出典：厚生労働省「離職証明書についての注意」記載方法（2021年4月版・2026年11月確認）。

2-5. ⑧・⑨と⑩・⑪の期間を区別する記入例

一般被保険者の⑧欄は離職日の翌日を基準にさかのぼり、⑨欄にはその区切りに対応する賃金支払基礎日数を記入します。一方、⑩欄は直前の賃金締切日の翌日から離職日までを最上段とし、その後は締切日を基準にさかのぼります。⑪欄は⑩欄の期間に対応する基礎日数です。

次の表は、離職日が11月18日、給与締め日が毎月20日という架空の条件で、期間の違いを説明したものです。顧問先固有の給与ルール、取得日、休業などを加味する前の例であり、そのまま申請へ転用する表ではありません。

確認する欄	最上段の期間例	その前の期間例
⑧ 被保険者期間算定対象期間	10月19日〜11月18日（離職日）	9月19日〜10月18日
⑩ 賃金支払対象期間	10月21日〜11月18日（離職日）	9月21日〜10月20日
⑨・⑪の基礎日数	それぞれの期間内の日数を別々に集計します	給与支給月の出勤日数をそのまま流用しません

この例で⑧と⑩が異なるのは誤りではありません。退職者の給与データが月別集計しか残っていないと、10月19日・20日の扱いを切り分けられなくなります。事務所が日別の勤怠資料を回収しておく理由は、まさにこのような境界の違いを確かめるためです。

一般被保険者については原則、離職前2年間で被保険者期間が通算12か月となるところまで確認します。基礎日数11日以上の月だけで必要な月数に満たない場合には、賃金支払の基礎となった時間数80時間以上の月の扱いも確認します。日数だけで対象月から外さず、必要な時間数を備考等に記録するための資料をそろえます。

賃金日額の算定に関係する⑩〜⑫欄は、完全な賃金月と基礎日数等を確認します。「直近6行を埋めればよい」「退職月を必ず1か月に数える」と決めつけません。一般被保険者の基本手当の受給資格、特定受給資格者・特定理由離職者の扱い、記載を省略できる範囲は同一の話ではないため、案件の区分に応じて先生方が確認します。

出典：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」Q15（期間・11日・80時間の取扱い）（2026年11月確認）。

2-6. 正社員・パートの基礎日数は、雇用形態でなく賃金制度で判断します

完全月給制では原則として暦日数を基礎に考えます。一方、欠勤による給与控除がある制度では、何を控除の基準としているかを賃金規程と給与明細で確認します。「正社員だから暦日数」「パートだから実出勤のみ」と一括判定すると、実際の支給方法とのずれが生まれます。

日給制・時給制では、出勤簿だけでなく有給休暇の記録や休業手当の対象日を照合します。半日勤務や短時間勤務の日を時間数の割合で単純に小数の日数へ置き換えず、公式記載要領に沿って日数と時間数を別に確認します。勤怠システムに表示される「出勤日数」の定義が、離職証明書で必要な日数と一致するとは限りません。

確認表には「実出勤」「有給休暇」「休業手当の対象」「無給欠勤」「集計期間」の列を持たせると、差異の理由を説明しやすくなります。これは事務所内の作業表の提案です。法定の賃金台帳をAIの独自判断で作り替えるという意味ではなく、既存の法定資料と照合する補助資料として扱います。

出典：厚生労働省「離職証明書についての注意」⑨・⑪欄（2021年4月版・2026年11月確認）。

2-7. ⑫賃金額・⑬備考・⑭特記事項を一つの合計で済ませない

⑫欄は、賃金の主たる部分が月・週など一定期間で決められている場合には、その期間の賃金をA欄に記載します。主たる部分が日数・時間・出来高等で決められている場合には、その部分をB欄に、月単位で支払う手当等をA欄に分ける扱いがあります。基本給だけで区分せず、顧問先の支給項目を確認します。

税や社会保険料等の控除後の振込額を転記するのではありません。対象期間に対応する賃金を確かめ、時間外手当、定額の手当、複数月分の通勤手当、さかのぼって支給された賃金差額などを整理します。通勤手当をまとめて支払っている場合には対象月への配分が必要になるため、支払月の給与総額だけを取り込む仕組みでは確認が不足します。

⑬備考には、未払賃金や休業等の事情、必要となる時間数などを記入します。⑭賃金に関する特記事項では、毎月の賃金以外に3か月以内の期間ごとに支払われる特別の賃金がある場合に、支給日・名称・支給額を確認します。名称が「賞与」「特別手当」だから一律に含める、または除くという判断をせず、支給の周期と性質を確認することが必要です。

顧問先への問い合わせは「この手当を含めてよいですか」だけで終えず、対象期間、支給条件、算定方法、今回の支給額が確定しているかを聞きます。確認担当が判断できる資料をそろえることと、その資料に基づいて法定書類にどう記載するかを決定することを分けると、差戻しの原因を追いやすくなります。

出典：厚生労働省「離職証明書についての注意」⑫〜⑭欄（2021年4月版・2026年11月確認）。

2-8. ⑦離職理由は、自己都合・解雇・契約満了の経緯を確認します

⑦欄は、事業主側が把握している離職理由を記載する欄です。該当する区分の選択に加え、具体的事情記載欄で、いつ、どのような経緯で雇用関係が終了したのかを説明します。最終的な離職理由の判定はハローワークが行うため、事務所が「会社都合にしておけばよい」「本人の希望どおりに分類する」と結果を先取りしてはいけません。

自己都合退職では、本人の申出と把握できる事情を確認します。解雇では、通知日、解雇日、通知内容と根拠資料を確認します。契約期間満了では、今回の契約期間だけでなく、更新回数、更新・延長の合意や明示、本人の更新希望など、様式上求められる事項を追います。事務所の受付票も、この違いに応じて質問を変える設計にします。

定年による退職と、定年後の再雇用契約の満了も混同しやすいところです。就業規則の定年条項だけを見て決めず、実際にどの契約が終了したのか、継続雇用の希望があったのかを確かめます。退職勧奨や希望退職の募集、倒産・事業所廃止等が関係する場合も、本人の申出書だけで説明を完結させません。

事情の種類	事務所がそろえる情報	確認資料の例
本人の申出による退職	申出日、退職希望日、把握している具体的な事情	退職願・退職届、必要な経緯資料
解雇・退職勧奨	働きかけた側、通知の内容、合意の有無	解雇通知書、退職勧奨の記録、関連規程
契約期間満了	期間、更新履歴、更新の合意、本人の希望	雇用契約書、労働条件通知書、更新通知
定年・再雇用満了	制度上の年齢や期限、終了した契約、継続雇用の希望	就業規則、再雇用規程、個別の契約書
倒産・事業所の廃止	事業の状態と離職に至る経緯	破産等の手続資料、解散議事録等

記載例を作る際は、他の案件の文章を氏名だけ替えて使わず、「契約の終了日」「更新について確認した事実」「誰のどの申出か」を案件ごとに組み立てます。たとえば契約満了の補助メモなら「契約終期に終了予定。更新希望の回答を確認中」と未確認の状態を残し、回答がないまま「更新を希望しなかった」と書き換えないことが重要です。

特定受給資格者・特定理由離職者に該当するかによって、受給資格の確認などの扱いが異なります。ただし、給付の開始日や給付日数をこの記事の一般例だけで確約することはできません。顧問先への説明も、事業主側の届出とハローワークの判断を分け、先生方が案件ごとの事実を踏まえて行います。

出典：厚生労働省「離職証明書についての注意」離職理由の判定と確認資料（2021年4月版・2026年11月確認）。

2-9. 添付書類は、記載した全期間と離職理由を裏づけます

賃金支払状況を確認する資料として、賃金台帳、給与明細、出勤簿・タイムカード、労働者名簿等を整理します。必要なのは「直近の資料一式」ではなく、離職証明書へ記載した期間を確認できる資料です。期間をさかのぼったり続紙を使ったりする場合は、その分の根拠も追加でそろえます。

離職理由に関する資料は、賃金資料とは別に確認します。自己都合なら退職願等、解雇なら通知書、定年なら就業規則、契約期間満了なら契約書や更新通知など、記載した理由と対応する資料が必要です。休職期間満了では休職の始期・終期や規程、所定労働時間の変更では変更前後の労働条件が分かる資料を確認します。

添付や提示を省略できる扱いが適用される案件でも、事実確認まで省略してよいという意味ではありません。事務所が適用条件を確認し、照合の根拠を保管します。個別の提出先による案内や案件に応じた追加資料もあるため、すべての退職者に同じファイルだけを添付する運用にはしません。

出典：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」Q16（必要書類）（2026年11月確認）。

2-10. 休業手当・育児介護の時短勤務は、通常月と分けて点検します

休業手当の支払期間がある退職者については、⑩欄のどの期間に対応するかを確認し、⑬備考に休業日数や休業手当の額等を記載する扱いを確認します。連続した休業の間に所定休日が入る場合と、賃金月の全期間が休業となる場合では、記載の仕方が異なります。「全休業」の表示だけで必要な賃金情報まで落とさないようにします。

一日の一部を休業する時間休業も、単に通常の出勤日へまとめず、実労働に対する賃金、休業手当、休業時間を分けて資料化します。休業手当の支給率だけを見て離職証明書の記載を決めると、実労働分と合わせた扱いを誤る可能性があります。先生方が公式の休業手当の記載例に照らして判断できるよう、日別の明細を添えます。

育児・介護等で時短勤務していた退職者については、短縮前の給与を勝手に現在の賃金欄へ入れ直しません。実際の賃金支払状況と、短縮措置の開始日・終了日を整理します。そのうえで賃金日額の特例に該当するか、別の証明書が必要かを確認します。現行の雇用保険法施行規則第14条の4は、特定受給資格者に加え、特定理由離職者として受給資格の決定を受けることとなる場合にも言及しています。古い解説の対象区分だけで判断しないことが必要です。

特例の確認で使う書類は、現行の「雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書・所定労働時間短縮開始時賃金証明書」等の公式案内で確認します。旧資料の「短縮措置等適用時賃金証明書」という表現だけで保存済みの様式を選ばず、提出時点の様式と必要な証明期間を確かめます。疾病や出産等による長い無給期間がある場合も、さかのぼる範囲の特別な取扱いを含め、通常の退職案件から分けて確認します。

出典：厚生労働省「離職証明書についての注意」休業・無給期間の記載（2021年4月版・2026年11月確認）。

出典：厚生労働省法令等データベース「雇用保険法施行規則」第14条の4（2026年11月確認）。

2-11. 高年齢被保険者・短期雇用特例被保険者・続紙の扱い

高年齢被保険者として離職した場合は、原則として離職前1年間の期間について、被保険者期間が6か月以上となるところまで⑧・⑨欄をさかのぼる取扱いです。「65歳以上だから直近6か月を無条件に転記する」という意味ではありません。基礎日数等を確認し、どの期間を被保険者期間として数えるのかを確かめます。

短期雇用特例被保険者は、単に短い期間で辞めた人を指す言葉ではありません。季節的な雇用等に関わる雇用保険上の区分であり、資格取得時の記録と今回の状況を確認します。⑧欄ではB欄を使い、離職日の属する暦月から被保険者となった日の属する暦月までさかのぼる扱いがあります。一般被保険者の応当日による区切りを、そのまま当てはめないようにします。

基礎日数の少ない月や確認対象が長い案件では、1枚の離職証明書に記載しきれないことがあります。必要な期間を省略するのでなく、続紙を用意して本人・事業所・離職日との対応を明確にします。電子申請でも続紙等の入力・添付方法を確認し、本紙と続紙の順番、期間の重複や抜けがないかを確認します。

事務所の案件一覧に「続紙あり」「高年齢」「短期雇用特例」「無給期間あり」といった確認用の印を付けると、通常案件と同じ感覚で承認することを防げます。印を付けること自体は法令上の義務ではなく、確認経路を明確にする運用上の工夫です。必要な根拠資料の範囲は、その案件を担当する先生方が確定します。

出典：厚生労働省「離職証明書についての注意」被保険者の区分・続紙の例（2021年4月版・2026年11月確認）。

出典：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」Q15（2026年11月確認）。

2-12. ⑮・⑯の本人確認と署名・押印は、最新の様式で確認します

⑮欄は、離職証明書の内容のうち⑦離職理由以外について、⑯欄は事業主が記載した離職理由について、本人に確認を求める位置づけです。厚生労働省の記載要領では氏名の記載等を案内しています。古い説明にある「署名・押印が必ず両方必要」という表現を、そのまま現在の全手続に当てはめないでください。

電子申請では、本人が内容を確認したことを証明する確認書を送信することで、本人の電子署名に代える扱いがあります。電子化したから本人確認そのものを省けるわけではありません。事業主側の電子署名の方法と、離職者本人の確認の方法も分けて確認します。電子申請の御案内と使用する手続の説明に沿って書類を準備します。

やむを得ない理由で本人の確認や氏名記載を得られない場合には、その事情を記載する等の扱いを確認します。連絡が取れないことと、本人が離職理由に異議を述べていることは別です。返答がない状態を「異議なし」と入力したり、事務所側が本人の署名を作ったりしてはいけません。どの資料をいつ送付し、どの回答を受けたかを案件の履歴に残します。

本人に確認した後で賃金や離職理由を修正した場合には、変更前の確認記録をそのまま最終版に付け替えません。修正した項目と理由を明確にし、再確認の必要性や提出方法を先生方が判断します。入力、本人確認、提出という三つの時点で版がずれることを防ぐ仕組みが重要です。

出典：厚生労働省「離職証明書についての注意」⑮・⑯欄（2021年4月版・2026年11月確認）。

出典：厚生労働省「雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付あり）電子申請の御案内」電子署名の省略（2026年11月確認）。

2-13. 紙の入手・直接提出・郵送・電子申請の流れを整理します

紙で作成する場合は、管轄ハローワークで離職証明書の専用用紙の入手方法を確認します。インターネット上の記入例PDFを印刷したものが、提出用の複写用紙の代わりになるとは限りません。郵送で用紙を請求する場合や提出する場合には、必要な同封物、返信用封筒、送付先などを提出先の案内で確かめます。

電子申請では、e-Gov等で対象の資格喪失届・離職証明書の手続を選び、必要な申請情報と添付書類を準備します。使用する認証方法や電子署名の省略条件、社労士が提出を代行する際の書類は、対象手続の案内に従います。ログインできたことだけで提出権限や必要書類がそろったと判断しないようにします。

提出前には、本人と事業所の特定、離職日、賃金の対象期間、離職理由、添付ファイル、本人確認の根拠を確認します。提出後は受付番号、到達・処理の状況、補正依頼、公文書の取得を確認し、交付物の保存と受渡しまでを管理します。補正があれば、原因と修正内容を残して再提出し、最初の送信をもって完了にはしません。

事務所内で電子申請の役割分担を整える際には、e-Gov電子申請の基本と事務所での使い方も確認してください。入力の下準備と、先生方による法定書類の作成・申請・最終確認は、同じ画面を使っていても担当範囲を明確にします。

出典：厚生労働省「電子申請の御案内」（2026年11月確認）。

2-14. 未計算賃金・訂正・提出遅延を、放置しない管理にします

最終給与の計算が終わっていない場合、推測した賃金を確定値として入力しません。厚生労働省の記載要領は、賃金計算が未処理であることを理由に届出期限を超過しないよう注意を促し、事情を記載して届け出、後日適正な賃金計算に基づく記載を行う取扱いを示しています。提出先に確認し、未計算として扱う範囲と後日の報告方法を決めます。

たとえばハローワーク大阪西では、最終月の賃金や基礎日数に未計算部分がある場合に、確定後の報告を案内しています。この報告経路を全国のハローワークに共通する方法と解釈せず、管轄の案内を確認してください。事務所内では、当初の届出と後日の報告を別の未完了作業として残すと、給与確定後の連絡漏れを防ぎやすくなります。

提出後に誤りが判明した場合は、元の通知や申請の内容、正しい事実を示す資料を確認し、管轄へ訂正等の手続を相談します。ローカルのExcelだけを書き換えて終わりにすると、行政側の記録と事務所の控が一致しなくなります。どの公文書が訂正後の版か、退職者へ渡し直すものがあるかまで確認します。

未提出や虚偽の届出には雇用保険法上の罰則規定があります。遅延を見つけた際は、日付を過去へ戻して取り繕うのでなく、事実と不足資料を整理し、速やかな提出に向けて管轄へ確認します。罰則の有無だけでなく、退職者の受給手続を止めないこと、顧問先に現在の進捗を説明できることを重視します。

出典：ハローワーク大阪西「最終月の未計算賃金について」（2026年11月確認）。

出典：東京ハローワーク「被保険者に関するQ&A」Q20（訂正・取消）（2026年11月確認）。

出典：e-Gov法令検索「雇用保険法」第7条・第83条（2026年11月確認）。

2-15. 離職票の交付と、並行する退職手続き・交付書類まで管理します

事業主を経由して離職票を交付する場合には、離職票－1・離職票－2の受領と本人への受渡しを確認します。一方、条件を満たす場合は、本人のマイナポータルに離職票を直接送付する仕組みがあります。すべての案件で事務所から紙を送る前提にせず、今回の交付経路を確認して案内します。

マイナポータルでの受取には、本人のマイナンバーがハローワークに登録されていること、本人がマイナンバーカードを持ちマイナポータルを利用できること、事業所側が電子申請で離職手続を行うこと等が必要です。本人による雇用保険WEBサービスとの連携も、離職前までに行う必要があります。事務所が電子申請しただけで自動的に全員へ直接送付されると説明しないでください。

事務所が顧問先の退職案件を受ける際には、雇用保険以外の手続きも同時に棚卸しします。健康保険・厚生年金保険の資格喪失、住民税の徴収に関する連絡、源泉徴収票の交付、請求された退職証明書など、それぞれ担当・提出先・期限が違います。税務に関わる対応は顧問先や税理士等との担当範囲も確認し、離職証明書の期限を他の書類に一律適用しません。

退職手続き・交付物	事務所が確認すること	完了確認の例
離職票・資格喪失関係通知	希望・年齢・提出・交付経路	公文書の取得と本人への受渡しを確認します
健康保険・厚生年金保険の資格喪失	加入先、資格喪失日、対象となる届出	管轄の手続案内に沿って結果を確認します
源泉徴収票・住民税関係	顧問先、税理士等との担当と連絡先	発行・届出を担う側から進捗を確認します
退職証明書	本人が請求した事項と交付先	請求内容に沿った証明書の交付を確認します
預かっている本人の書類等	雇用保険被保険者証等の保管の有無	返却担当と受渡しの記録を確認します

退職者から「離職票が届きません」と相談を受けた場合には、受付中なのか、補正待ちなのか、公文書が交付済みなのか、本人への送付段階なのかを順に確認します。受給手続を急ぐ本人には、住所地を管轄するハローワークの相談窓口も案内します。発送したという情報だけでは、本人が受け取って必要な手続を進められる状態かまでは分かりません。

処理を終えるときには、原資料、本人の確認記録、提出した最終版、返却された公文書、受渡しの記録を案件ごとに対応づけます。担当変更後も説明できる状態が完成形です。フォルダの命名だけを整えるのでなく、どれが最終版で、何を根拠にしたのかまで共有しておきます。

出典：マイナポータル使い方「離職票をマイナポータルで受け取る」（2026年11月確認）。

出典：厚生労働省「労働者の皆様へ（基本手当、再就職手当）」離職票が届かない場合（2026年11月確認）。

03 OFFICE BOTTLENECK 離職証明書を理解しても、事務所の手作業は増え続けます

3-1. 顧問先ごとの締め日・手当・資料の置き場所が負担になります

離職証明書の記入方法が分かっていても、顧問先から必要な期間の勤怠が届かなければ作業は進みません。給与締め日や支給日が異なり、手当の名前も、欠勤控除の方式も違います。毎月の給与計算に使ったデータと、退職時に必要となる日付区切りが異なるため、もう一度集計する作業が発生します。

さらに、顧問先からの退職連絡は、算定基礎届、年度更新、年末調整といった繁忙期でも発生します。予定していた定例業務の間に退職案件が入り、未着資料の確認や本人への照会が増えると、最終確認を担う先生方の時間まで準備作業に使われてしまいます。書き方の研修だけでは、この仕事量の問題は解消しません。

所長が把握すべきなのは、申請の件数だけでなく、資料待ちの案件、給与確定待ちの案件、本人確認待ちの案件がどこにあるかです。手作業で一覧を更新するために別の一覧を作ると、管理の手間まで増えます。ルールと処理の流れを整理し、準備事務を継続して回せる体制へ変える必要があります。

3-2. 転記と再確認の二度手間を、職員の経験だけで埋めない

ソフトに入力された値が正しく見えても、その値をどの資料から拾ったかが分からなければ、確認担当は原資料からやり直します。給与担当と手続き担当が別なら、締め日や手当の説明も繰り返しになります。作業を速くするだけでなく、根拠と処理結果がつながった状態で引き渡すことが大切です。

ソフトは情報の保存や処理を支える基盤です。その前にある資料回収、整形、照合、入力を誰が回すかは、別の課題として考える必要があります。ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。AI社員AIKATAは、いま事務所が使っている環境を前提に、こうした準備事務を担うサービスです。

04 AUTOMATION AIで準備事務を自動化し、先生方は判断と承認に集中します

4-1. AIに聞いて早くする効率化と、毎月の作業を回す自動化の違い

Claude Code/Codexに離職証明書の項目を説明してもらうことは、調べ物や下準備を早くする効率化です。一方、顧問先ごとの締め日や手当のルールに従って資料を回収・集計し、入力用のデータを整え、確認対象をまとめる流れを繰り返し動かすことは自動化です。両者では、職員が毎回操作しなければならない範囲が違います。

AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠の集計・入退社手続きの下準備・顧問先への資料回収や一次対応などの事務作業を、AIと人の二重体制で受託します。離職証明書の話題でいえば、その手前にある賃金や勤怠の整理、書類の下準備を任せる考え方です。AIが退職理由を法律上の結論として決めることや、行政機関への提出を引き受けることとは分けます。

上図は給与・勤怠等の準備事務の流れです。離職証明書など法定書類の作成・提出そのものは、この流れの後に先生方が行います。入力という言葉で法定申請書の作成責任まで外部へ渡すことがないよう、受託範囲を具体的な作業単位で分けます。

これまで職員がやっていた作業	AIに任せた後の準備事務	事務所に残る役割
顧問先へ必要資料を依頼し、届いたものを整理する	AI社員AIKATAが資料回収や一次対応を担います	回収対象と委託範囲を確認します
勤怠を集計して給与データへ反映する	AI社員AIKATAが個別ルールに沿って処理します	ルールに関する判断と最終確認を行います
計算結果や準備資料を手作業で整える	AI社員AIKATAがAIと人の二重体制で品質を確認します	仕上がりを確認し、承認します
離職証明書等を作成して提出する	AI社員AIKATAはその前の下準備を担います	先生方が法定書類の作成・提出を行います

4-2. 社労士法の1号・2号業務と、準備事務を明確に分けます

AI社員AIKATAは、社労士法の独占業務である行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成を引き受けません。離職証明書の完成版を作成すること、離職理由の記載を決定すること、最終確認と承認、申請は先生方が行います。賃金台帳などの法定帳簿も、一般的な集計表や入力用の補助資料と区別します。

そのため、無料相談では「退職手続きを全部」という一言ではなく、どの資料の回収、どの集計、どの入力準備を任せるのかを整理します。法定業務の部分を曖昧にしたまま自動化を進めないことが、事務所の専門性を守りながら準備の負担を減らす前提です。

出典：兵庫県社会保険労務士会「社会保険労務士とは」業務内容（2026年11月確認）。

出典：AI社員AIKATA 社労士事務所向けページ（2026年11月確認）。

05 FOUR OPTIONS 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づきません

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する軸は、専門業務を誰が担うかではなく、準備事務とそれを回す人・仕組みを事務所が抱え続けるかどうかです。次の表の判定は、この目的に対する本記事の評価です。特定の会社やソフトの品質を評価したものではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
① 職員を増やす	担当を増やして退職案件を分担します	採用・教育が必要で、繁忙期までに準備が整うとは限りません	✕
② 従来型の外注・BPO	入力作業を外へ切り出します	顧問先ルールの説明、資料の受渡し、手直しの管理が事務所に残ります	✕
③ 事務所でAIを自作する	自分たちの業務に合わせて動かします	ルールの言語化、検証、保守を事務所が担い続けます	✕
④ AI社員AIKATAに任せる	準備事務と仕組みの構築・運用を任せます	最終確認・承認と法定業務は事務所が担います	◎

5-1. 増員と外注は、説明・教育・手直しの仕事を残します

増員で作業を分けても、離職証明書の二つの期間、顧問先の給与ルール、本人確認の進め方を教える必要があります。繁忙期に合わせた採用が間に合わなければ、教育と実務が重なります。閑散期にも雇用を維持する負担があり、担当者ごとに手順が分かれると新たな属人化を招きます。

従来型の外注で入力範囲を切り出した場合も、どの顧問先のどの資料を送るか、例外をどう説明するか、戻ってきた結果の不足をどう直すかという仕事は残ります。作業を依頼するための準備が毎回必要なら、事務所の負担は依頼前後へ移るだけです。

5-2. AI自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexで集計の仕組みを作っても、顧問先ルールを正確に言語化し、入力資料の変更や例外に合わせて直し、結果を検証する役割が必要です。離職日と締め日の境界、未計算賃金、有給休暇などの扱いを決めないまま動かせば、誤った集計を速く繰り返すだけになりかねません。

自作した職員だけが仕組みを理解していると、その職員の不在時に処理が止まります。説明資料や検証例を整えても、維持する責任は事務所に残ります。準備事務を手放したい所長にとっては、作ることが目的にならないようにする必要があります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAが、いまのソフトのまま事務作業を担います

6-1. 顧問先のルールを残し、AIと人の二重体制で処理します

AI社員AIKATAは、職員がパソコンで行っている事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行サービスです。対象として、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応を案内しています。ただし、法定の帳簿書類の作成・提出手続きの代行は先生方の業務として区別します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所がいま使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを依頼する必要はありません。顧問先ごとの締め日・支給日・手当等の個別ルールは仕組みに登録して処理し、担当者が替わっても残る形にします。

AI社員AIKATAを使う社労士事務所では、AIの処理結果を人が品質チェックし、事務所が計算済みの給与データや作成済み帳票を最終確認・承認するという形で運用しています。これは提供する仕組みの説明であり、特定事務所の削減時間や導入効果を示す実績事例ではありません。離職証明書の法定書類作成・提出が外部へ移るという意味でもありません。

6-2. 繁忙期の処理量、仕組みの運用、データの受渡しを整理します

AI社員AIKATAは仕組みの構築・運用を担うため、事務所にAIの知識は要りません。算定基礎・年度更新・年末調整等の繁忙期にも、人を採用・教育せずに処理量を増やせます。料金は月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事のデータの受渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談にあたっては、現在どこに資料を保管し、誰が受渡しを担当しているかを整理すると、具体的な業務範囲を検討しやすくなります。

離職証明書の準備であれば、毎月の給与計算・勤怠集計と、退職時に追加で回収している資料を並べて説明できます。そこから、どの準備作業を任せられるか、先生方がどこで法定書類を作成し、何を確認して承認するかを整理します。事務所ごとの規程と業務を前提に話を進めることができます。

出典：AI社員AIKATA 社労士事務所向けページ（2026年11月確認）。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

離職証明書の正確さを維持しながら、準備事務を事務所の外へ渡すという目的で比較します。ソフトを追加・乗り換える選択は、それ自体で資料回収や照合を担う人まで変えるものではありません。次の表は特定の製品間の優劣ではなく、事務所が持ち続ける仕事の違いを示しています。

比較する点	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 職員の作業時間で吸収します	△ 入力・確認する人が必要です	◎ 採用・教育せず処理量を増やせます
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶とメモに依存します	△ ルールの整理と運用管理が残ります	◎ 個別ルールを仕組みに登録します
顧問先への負担	△ 資料依頼を職員が続けます	△ 変更範囲に応じた説明が必要です	◎ ソフトの乗り換えを頼まずに進めます
職員の採用・教育	✕ 作業量に合わせた対応が必要です	△ 操作と手順を覚える仕事が残ります	◎ 仕組みの構築・運用を任せられます
社労士法の線引き	○ 先生方が法定業務を行います	○ 使用する道具が変わっても法定業務は残ります	◎ 準備事務と先生方の法定業務を明確に分けます

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。準備事務と、そのための仕組みの運用を一緒に手放すという本記事の目的では、作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。先生方の法定業務と最終確認を残したまま、資料回収や集計の負担を渡すことができます。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めましょう

8-1. 離職証明書の下準備から、任せられる作業を整理します

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの無料相談で、いまの事務所の仕事を棚卸ししませんか。離職証明書の作成前に行う資料回収・集計と、先生方が担う法定書類作成・提出・最終確認を分け、どの作業から任せられるかをその場で整理します。

無料相談は60分、Google Meetを使ったオンラインで、全国に対応しています。契約の義務はありません。現在使っているソフト、顧問先ごとの締め日や手当の違い、資料が届いてから承認するまでの流れを説明できる範囲で整理しておくと、相談を具体的に進められます。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

ここでいう「承認だけ」は、委託対象の給与計算・集計等の日々の事務作業に関する説明です。離職証明書を含む法定書類の作成・提出と、最終確認・承認は引き続き先生方が行います。

9. 離職証明書の書き方とAI活用のよくある質問

Q. 離職証明書と離職票は同じ書類ですか？

A. 役割が異なります。離職証明書は事業主側が賃金支払状況や離職理由を記載し、ハローワークに提出する書類です。離職票－1・離職票－2はハローワークの処理を経て交付され、退職者が受給手続に使います。事務所では、提出した控と本人へ渡す交付物を分けて管理します。

Q. 本人が離職票を希望しなければ、離職証明書は不要ですか？

A. 希望しない場合は省略できる扱いがありますが、離職日に59歳以上の被保険者は省略の対象になりません。再就職予定だけで事務所が不要と決めず、本人の希望と年齢を確認します。また、当初希望しなかった人から後に請求があった場合にも対応します。

Q. ⑧欄と⑩欄の期間が異なっていてもよいですか？

A. はい。一般被保険者等の⑧欄は離職日の翌日を基準にさかのぼり、⑩欄は給与の締め日を基準に区切ります。離職日と締め日が一致しなければ期間が異なることがあります。⑨・⑪欄の日数も、それぞれの期間に合わせて集計します。

Q. パート・アルバイトも同じ書き方ですか？

A. 雇用形態の名称だけで様式を変えるわけではありません。基礎日数や賃金欄は、時給・日給・月給などの賃金制度と、実際の賃金支払状況に応じて確認します。実出勤だけでなく有給休暇等も照合し、日数が少ない場合には時間数の扱いも確認します。

Q. 最後の給与が未確定なら、計算が終わるまで提出を待ってよいですか？

A. 給与の未確定を理由に届出期限を超えないようにします。未計算の事情を記載した届出と、確定後の報告の扱いを管轄ハローワークに確認してください。事務所内では、未計算の範囲・確定予定・報告担当を記録し、当初の申請だけで完了にしない運用が必要です。

Q. 電子申請なら、本人による確認は不要ですか？

A. 不要ではありません。本人が内容を確認したことを証明する確認書の送信により、本人の電子署名に代える扱いがあります。どの内容を本人が確認したのかを記録し、やむを得ず確認を得られない場合は事情に応じた取扱いを確認します。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 委託する業務を明確に分けます。AI社員AIKATAが担うのは給与計算・勤怠集計・資料回収・書類の下準備などの事務作業です。1号・2号業務に当たる法定書類の作成や提出手続きの代行、帳簿書類の作成は引き受けません。これらと最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、いま事務所で使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先に乗り換えを頼む必要はありません。具体的にどの作業から任せるかは、無料相談で業務を棚卸しして整理します。

Q. 給与や人事のデータはどのように扱いますか？

A. AI社員AIKATAはNDAを結び、受渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談では、いまの資料の受取方法、保管場所、担当者を整理して伝えると、業務範囲の確認を進めやすくなります。

Q. 無料相談では何を整理できますか？

A. 60分のオンライン相談で業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。離職証明書の準備であれば、資料回収・勤怠集計・給与データの準備と、先生方の法定業務を分け、最初に任せる作業を具体化できます。Google Meetを使用し、全国対応で、契約の義務はありません。

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