【2026年10月最新】算定基礎届の書き方｜社労士事務所の記入例・例外処理とAI社員AIKATAによる下準備

算定基礎届の書き方は、対象者を確定し、4月・5月・6月に支払った報酬と支払基礎日数を整理して、対象月の総計・平均額・必要な修正平均額・備考欄へ落とし込む、という順番で考えると整理できます。社労士事務所では、記入そのものよりも、顧問先ごとの給与の締め日、手当の扱い、休業や月額変更の情報をそろえる工程が重要です。届書の見本だけを配っても、元になる情報がそろわなければ正しく作成できません。

本記事は、社労士事務所の所長・管理者・職員の方が、顧問先の算定基礎届を確認するための実務ガイドです。令和8年度の提出期間は7月1日から7月10日で、この記事の確認時点では既に終了しています。未提出が見つかった場合は速やかに対応し、提出済みの事務所では決定通知と給与への反映を点検してください。次年度の準備にも使える作業の型を示しますが、次年度の様式・案内は公表後に改めて確認します。

出典：日本年金機構「算定基礎届の記入・提出ガイドブック（令和8年度）」（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

01 PREPARATION 算定基礎届の対象者・提出期限と、社労士事務所の事前準備 届書を開く前に、顧問先ごとの人・月・資料をそろえます

1-1. 算定基礎届と月額変更届の違いを先に整理します

算定基礎届は、原則として7月1日現在の被保険者および70歳以上被用者について、4月・5月・6月に支払った報酬を届け出るものです。決定した標準報酬月額は、原則として9月から翌年8月まで適用されます。途中に随時改定等があれば、その後の決定内容を確認する必要があります。「算定で決めたから一年間変更がない」と固定して扱わないことが大切です。

月額変更届は、昇給や降給等による固定的賃金の変動をきっかけとして、報酬の変動、支払基礎日数等の要件を満たす場合の随時改定に用います。残業代が増えて等級差が出たことだけで月額変更の対象と決めることはできません。算定のチェック中に大きな差が見つかったときは、固定的賃金の変更通知、変更が反映された支払月、変動後の給与資料を別に確認します。

確認軸	算定基礎届・定時決定	月額変更届・随時改定
作業の入口	毎年の対象者確認から始めます	固定的賃金の変動等を確認します
報酬の確認期間	原則として4月・5月・6月の支払分です	変動後の継続した3カ月を確認します
事務所で残す情報	対象月、除外理由、備考、資料の版です	変動の理由・月、日数、等級差等です
競合したとき	7月・8月・9月改定の該当者を別管理します	該当した随時改定の標準報酬月額が優先されます

出典：日本年金機構「定時決定（算定基礎届）」（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

1-2. 対象になる人・ならない人は、在籍名簿と資格情報を突き合わせます

日本年金機構から届く用紙や受け取った被保険者データは、一定時点の登録情報に基づきます。その後の資格取得・喪失、氏名変更、休業等が、事務所の手元の資料と一致するか確認します。社会保険に加入している契約社員、パート、アルバイトも確認対象です。育児休業・介護休業中、病気やケガで休職中という事情だけで、対象一覧から消さないようにします。

区分	原則的な扱い	事務所が確認する根拠
7月1日現在の被保険者・70歳以上被用者	届出対象です	資格情報、在籍情報、年齢・被用者区分を照合します
6月1日以降の資格取得者	算定基礎届の提出は不要です	入社日だけでなく資格取得日を確認します
6月30日以前の退職者	提出対象から外します	退職日と資格喪失の届出内容を照合します
7月改定の月額変更届を提出する人	月額変更の対象として扱います	月額変更届そのものの提出漏れを確認します
8月・9月の随時改定予定を申し出る人	所定の方法で算定の届出を省略できます	非該当となった場合に算定基礎届を速やかに提出します

紙の届書では、7月改定者や8月・9月の随時改定予定者について、報酬月額欄を空欄にし、備考欄の「3.月額変更予定」に印を付ける取扱いが示されています。電子媒体申請・電子申請では、その人を除いてデータを作成します。届出方法ごとの違いを作業手順に明記し、「提出不要」という言葉だけで処理しないようにしてください。

また、7月以降に退職予定の人は、予定があることだけで対象から除外しません。対象外にした人の記録も事務所内の確認表に残し、対象外理由と確認資料を追える状態にします。母数が変わったときに、単なる入力漏れか、正当な除外かを区別できることが重要です。加入区分自体に疑問がある場合は、社会保険の加入条件を事務所で確認する際の整理も併せて参照してください。

1-3. 資料回収は「給与データが届いた」で完了にしません

準備物は、算定基礎届の用紙・被保険者データ、対象となる給与の賃金台帳、出勤簿や勤怠記録、従前の標準報酬月額が分かる決定通知です。それに加えて、昇給・降給の通知、通勤定期代の支給期間、社宅や食事の提供条件、休業・復職の情報など、顧問先ごとの例外資料を集めます。すべてを一律に毎回送り直してもらうのではなく、通常資料と変更があったときの資料を分けると整理できます。

顧問先との役割分担では、勤怠の確定、手当変更や入退社の事実確認、休業期間の連絡を顧問先に依頼し、その事実に基づく届出要否や算定方法の判断、届書の作成・提出を事務所が担います。回答待ちの項目は担当職員の受信箱だけに置かず、未回収・確認中・確認済みの状態と次の対応を一覧にします。引継ぎ時に「メールを探せば分かる」という状態を避けるためです。

この流れは事務所の管理手順の例です。内部締切や担当の割り振りは法定期限とは別に設けます。顧問先の給与が修正されたときには、旧版をそのまま使っていないか確認し、回収資料の更新が算定の下準備に伝わるようにします。資料を受け取った時点と、資料の内容を確認した時点を別に記録すると、どこで処理が止まっているかが分かります。

顧問先から対応依頼を受けるときは、届書の正式名称も確認します。日本年金機構の様式は「健康保険・厚生年金保険 被保険者報酬月額算定基礎届／厚生年金保険 70歳以上被用者算定基礎届」です。月額変更に使う被保険者報酬月額変更届とは別の届書であるため、送られてきた封筒や電子データの題名だけを見ず、対象手続きと年度を確認します。届書が未着でも対象者の調査や資料回収は進められます。用紙がない場合は公式の様式掲載ページを確認してください。

提出時期と適用期間も分けて管理します。提出の予定を登録する欄と、決定した標準報酬月額をいつから使うかの欄を別にすると、7月の申請後に必要な給与反映の作業を残せます。期限内の提出を目指す事務所の作成手順には、回収状況の確認日、例外案件の判断日、最終確認日を置きます。これらは事務所の内部管理日であり、法定期限を変更するものではありません。正確な資料が不足している案件は、何が未確定かを明示して管理者に共有してください。

02 HOW TO WRITE 算定基礎届の書き方と記入例：日数・報酬・平均・備考をつなぎます 欄を埋める順番と、計算の根拠を確認する順番をそろえます

2-1. 4月・5月・6月は勤務月ではなく給与支払月でそろえます

算定基礎届に記入するのは、4月・5月・6月に実際に支払った報酬です。当月締め翌月払いの顧問先では、給与データの名称が勤務月を表すか支払月を表すかで、選択するデータが変わります。対象のデータを開いてから迷うのではなく、顧問先ごとに「4月支払分がどの給与ファイルに対応するか」を確認表に固定します。翌々月払い等がある場合も同じ考え方です。

月給制で欠勤控除がない場合でも、支払基礎日数は単純に支払月の暦日数を入れればよいわけではありません。給与計算期間に対応する日数を確認します。たとえば月末締め翌月払いなら、4月支払分は3月の計算期間に対応します。基本給は当月、残業代は翌月という顧問先もあるため、支払われた報酬と日数の根拠をそれぞれ整理することが必要です。

読み込み対象を誤ったまま集計すると、合計も平均も計算上は一致してしまいます。検算では足し算だけを見ず、抽出したファイルの支払日と原資料の給与支払日が一致するかを先に確認します。給与データの選択条件は保存データと一緒に残し、翌年度には同じ条件を無条件に使うのではなく、締め日や支払日が変わっていないかを見直します。

出典：日本年金機構「算定基礎届の記入・提出ガイドブック（令和8年度）」支払基礎日数の算出（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

2-2. 支払基礎日数は、月給・日給・時給と欠勤控除の規程から確認します

一般の被保険者は、支払基礎日数が17日以上の月を算定の対象とします。17日未満の月は平均の計算から除外しますが、その月の事実や報酬を事務所の元資料から削除するという意味ではありません。届書の各欄に記載する内容と、総計・平均に採用する月を区別し、対象外とした理由を確認できるようにします。

日給者・時給者では、有給休暇を勤怠システムが出勤日数に含めるか、別の列で表示するかを確認します。有給休暇日数を二重に加算したり、逆に全く加算しなかったりすると判定が変わります。欠勤控除も、勤怠の欠勤と給与上の控除の対象月が合っているかを確認してください。職員の目視だけに頼らず、どの項目から日数を作ったかを説明できる状態にします。

2-3. 短時間就労者と短時間労働者の判定表・記入例

区分	平均の対象にする月	対象月がない場合
一般の被保険者	17日以上の月を使います	3カ月とも17日未満なら従前の標準報酬月額によります
短時間就労者（パートタイマー等）	17日以上の月があればその月だけです。全月17日未満なら15日以上17日未満の月を使います	3カ月とも15日未満なら従前の標準報酬月額によります
特定適用事業所等の短時間労働者	11日以上の月を使います	3カ月とも11日未満なら従前の標準報酬月額によります

以下は対象月の選び方を確認するための独自の仮例です。金額は使わず、4月・5月・6月の各月の報酬合計をA・B・Cと表します。実際の届書には確定した金額を記入します。また、途中入社や低額の休職給等の特別な事情がないことを前提にしているため、そのような事情がある人は第3章の判断を加えます。

仮例	4月／5月／6月の支払基礎日数	対象月と平均額の考え方
一般・すべて基準を満たす	20日／22日／21日	全月が対象です。総計A＋B＋Cを3で割ります
一般・1カ月だけ17日未満	18日／14日／19日	4月と6月です。総計A＋Cを2で割ります
短時間就労者・17日以上の月がある	16日／18日／15日	5月だけです。報酬Bが平均の基礎になります
短時間就労者・すべて17日未満	16日／14日／15日	4月と6月です。総計A＋Cを2で割ります
短時間労働者・11日未満の月がある	12日／9日／14日	4月と6月です。総計A＋Cを2で割ります

短時間就労者の例では、17日以上の月があるのに、15日や16日の月も足してしまわないことが重要です。短時間労働者に一般の17日基準を当てはめる誤りも避けます。確認者は平均額の計算式を見るだけでなく、どの区分を選んだか、どの月が計算対象になっているかを先に読みます。

対象期間の途中で一般被保険者と短時間労働者の区分が変わる場合は、月ごとの区分と日数を確認し、備考欄に変更の時期が伝わる情報を記載します。各月で区分が混在している人を、7月時点の区分で一括再計算しないようにします。加入要件自体の見直しと、その年度の算定対象期間における区分の確認は、別の確認事項として扱ってください。

出典：日本年金機構「定時決定（算定基礎届）」短時間就労者・短時間労働者の取扱い（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

2-4. 通貨と現物の報酬を分け、通勤手当・賞与も確認します

報酬の範囲は、基本給に加えて、労働の対償として継続的に支払われる各種手当等を確認します。役職手当、住宅手当、家族手当、通勤手当、残業代等は、名称を見ただけで除外しないでください。顧問先独自の手当がある場合は、支給条件と実態を確認し、事務所の手当対応表に報酬への算入・除外の理由を記録します。

確認する支給内容	整理の方向	事務所で見る資料
基本給・各種手当・残業代	報酬となる支給を通貨の額へ集計します	賃金台帳と給与規程、手当の新設・変更通知です
通勤定期券・食事・住宅等	現物給与としての評価・本人負担を確認します	支給期間、利用条件、対象時点の公的な価額表です
年4回以上支給される賞与等	報酬として扱う取扱いを確認します	賞与の規程、支給実績、対象期間の記録です
年3回以下の賞与	標準賞与額の対象として区別します	賞与支払届との重複・漏れを確認します
出張旅費等の実費弁償、臨時の見舞金等	報酬に当たるか、支給実態に基づき区別します	精算書、支給理由、継続性の有無です

数か月分の通勤定期代をまとめて支払っている場合は、その支給期間に対応する1カ月当たりの額を整理します。給与データに一括支給額が含まれている状態で、さらに月割額を加算すると二重になります。元の支給額、支給月、対象月数、算定に用いる月割額を一組で持ち、どの調整を行ったかが分かるようにします。現物の定期券についても、その月に渡した券の購入額だけで機械的に判定しません。

食事や住宅等の現物給与は、公式の価額と本人の負担額を確認して評価します。市場の家賃や購入費を、そのまま届書に転記できるとは限りません。対象時点に適用される価額・算出方法を使うため、後日訂正するときも、現在公開されている表を過去の対象月に無条件で当てはめないようにします。顧問先の所在地や提供条件の情報とともに、参照した公式資料の時点を控えます。

社会保険適用促進手当については、通常の手当と異なる算定除外の取扱いがあるため、支給名目だけで全額を除外しません。対象者、上限、対象期間等の条件を公式資料で確認し、他の手当と区分して検討します。また、傷病手当金等の保険給付と、顧問先が支払う休業手当・休職給は別のものです。顧問先から同じ「休業中のお金」として報告されても、その支払主体と根拠を確認してください。

出典：日本年金機構「厚生年金保険の保険料」報酬・賞与の範囲（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

出典：日本年金機構「算定基礎届の記入・提出ガイドブック（令和8年度）」報酬・現物給与の取扱い（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

2-5. 欄番号ごとの書き方は、従前・日数・総計・平均・備考の順で点検します

現在の公式様式を開き、用紙やソフトの各欄を対応させます。前年の印刷物を複製して使うと、様式や説明の更新を見落とすことがあります。欄番号だけで操作を覚えるのではなく、項目名と意味をセットで確認してください。以下は日本年金機構の様式・記入例を読むための要点です。組合独自の様式やソフト画面では配置が異なるため、同じ場所にあるという理由で入力しないようにします。

欄・項目	書き方の要点	確認時の注意
①〜④ 被保険者情報・適用年月	整理番号、氏名、生年月日、適用年月を確認します	元の登録情報の誤りは、必要な訂正手続きも確認します
⑤ 従前の標準報酬月額	届出時点の決定内容を健康保険・厚生年金別に確認します	給与額や今回計算した平均額を入れる欄ではありません
⑥ 従前改定月	現在の標準報酬月額が適用された年月を確認します	前年の定時決定後に月額変更等がないか調べます
⑦ 昇（降）給・⑧ 遡及支払額	該当の有無、月、遡及支払の額を確認します	固定的賃金の変動と過去分の精算を区別します
⑨ 給与支払月・⑩ 給与計算の基礎日数	支払月に対応する日数を記載します	勤務月表示と支払月表示を混同しないでください
⑪ 通貨・⑫ 現物・⑬ 合計	通貨と現物を区分し、その合計を月ごとに確認します	手取り額や課税支給額だけを転記しないでください
⑭ 総計・⑮ 平均額	対象となる月の合計と、対象月数で割った額を確認します	対象外の月を含めて常に3で割らないようにします
⑯ 修正平均額	遡及支払、途中入社等の事情に応じて算出します	修正理由と採用月の根拠を一緒に残します
⑰ 個人番号（基礎年金番号）・⑱ 備考	70歳以上被用者や各備考区分の記載を確認します	不要な個人番号を作業一覧へ広げないようにします

「通貨によるものの額」「現物によるものの額」「合計」は月ごとの報酬を示し、「総計」と「平均額」は算定に使う月を選んだうえで確認します。平均額に端数がある場合の処理も公式記入要領に従います。今回の説明用のA・B・Cを実際の金額へ置き換えるときは、ソフトの丸め方と届書の記入要領が一致するかを確認してください。

備考欄には、70歳以上被用者、二以上勤務、月額変更予定、途中入社、病休・育休・休職等、短時間労働者、パート、年間平均、その他といった区分があります。該当する欄を選んだだけで説明が完結するとは限りません。休業期間、区分変更の月、資格取得と給与計算期間の関係など、平均額を理解するために必要な事情が伝わる記載になっているかを確認します。

届書に氏名が印字されていない対象者を追加した場合は、追加後の件数だけでなく、その人の給与・勤怠データが読み込まれているかも確認します。逆に対象者から除外するときは、個人情報全体を消すのではなく、今回の算定データの対象範囲を調整します。登録と削除の目的を分けることで、他の手続きに必要な情報を失わずに作業できます。

出典：日本年金機構「算定基礎届」届書様式・記入例（2026年10月22日更新）（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

2-6. 修正平均額は「なぜ修正したか」を説明できるようにします

さかのぼった昇給差額を対象期間に支払った場合は、遡及支払額を確認し、その差額を除いた計算を行います。過去の給与の遅配分を受けた場合も、通常の支払額と分けて検討します。元資料にある支払事実を消して帳尻を合わせるのではなく、実際に支払った額と、算定のために調整する額を区別します。

仮に対象月の報酬がA・B・Cで、その中に算定上控除する遡及差額Dが含まれる場合、対象月がすべて採用される前提では、調整後の平均の考え方は「（A＋B＋C－D）÷3」です。ただし、日数不足や途中入社による月の除外も重なる場合は、この式をそのまま使いません。まず採用月を決め、その月の報酬と差額の対応を確認してから計算します。Dをどの月から除いたかが分かる明細を残してください。

昇給差額がある人では、算定の修正平均額と、随時改定の対象かどうかの判定を別々に行います。片方の欄を修正しただけで他方の手続きまで完了したとは考えません。事務所内の確認者は、顧問先から受け取った昇給通知と給与への反映を見比べ、担当職員が採用した月・差額・届出区分を確認します。

出典：日本年金機構「保険者決定」遡及支払・遅配・途中入社の取扱い（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

2-7. 事例付きで確認：通貨・現物別の報酬額から総計額へ転記します

ここでは、月給者について、3ヶ月とも日数条件を満たし、遡及支払や途中入社がないという仮の条件で作成方法を確認します。ある支払月の通貨支給のうち、算出対象となる給与・手当の合計をa、公式の評価方法で求めた現物支給額をbとすると、⑪通貨欄はa、⑫現物欄はb、⑬合計欄はa＋bです。現物の定期券が給与データの参考欄にも載っているときは、aに含めてからbにも入れていないか確認します。

同じ確認を4月・5月・6月ごとに行い、日数条件等で採用した月の⑬合計を足したものが⑭総計額になります。その額を採用月数で割って⑮平均額を確認します。一般的な決定方法はこの平均額を所定の区分に当てはめるものですが、⑤の従前欄には今回の結果を入れません。通知や画面で「標準報酬額」と表示されていても、従前の標準報酬月額なのか、計算中の報酬月額なのか、対象と時点を確認してから転記してください。

顧問先の給与明細に「交通費」とだけ記載されている場合は、通勤手当か、出張等の実費弁償かを確認します。まとめ払いの定期代等は、支給対象期間との対応も必要です。たとえば通勤定期券を支給し、別に出張旅費を精算している顧問先では、同じ交通費の分類でも扱いを分けます。項目名を統一することより、算入・除外の理由を正しく説明できることが重要です。

この仮例をパートタイムの勤務者へそのまま横展開しないでください。まず短時間就労者か短時間労働者かを確認して、対象月の決定方法を切り替えます。備考欄に必要な特記事項があるときは、該当区分と補足説明を確認します。確認者が別の職員でも、元資料から通貨・現物、採用月、総計、平均までたどれる形が、事務所で使える記入例です。

出典：日本年金機構「算定基礎届」公式様式・記入例（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

03 EXCEPTIONS AND FILING 途中入社・休業等の例外処理と、提出・訂正・給与反映まで 事務所の確認を、届書の作成画面だけで終わらせません

3-1. 途中入社・退職予定・70歳以上は、それぞれの判定を分けます

給与計算期間の途中に資格取得し、1カ月分の報酬が支給されなかった月は、その月を除いて算定します。支払基礎日数が17日以上あっても、途中入社によって満額でない月の取扱いは別に確認します。一方、月の途中の入社という見た目でも、給与の計算期間との関係で1カ月分の給与が支払われている場合は、その事実を確認しなければなりません。月初か月途中かだけで機械的に判定しないことが重要です。

事務所の確認表には、資格取得日、給与締め日、支払日、初回の計算対象期間、満額支給かどうかをまとめます。4月または5月の途中入社では、除外する月と残る月を確認し、必要な修正平均額と備考につなげます。6月1日以降の資格取得者は、当年度の算定基礎届の提出不要者として管理します。この区別をしないと、届出自体が不要な人の計算に時間を使う一方、必要な人の月を除外し忘れることがあります。

70歳以上被用者については、一般の被保険者と同じ届書を用いますが、該当区分や個人番号・基礎年金番号等の記載事項を確認します。算定期間の途中で70歳になった場合は、健康保険と70歳以上被用者の算定基礎月が異なることがあります。年齢だけを理由に全件から除外せず、公式の記入例に照らして、対象月と備考欄を確認してください。二以上の事業所に勤務する人も、提出先と取扱いを通常の一事業所勤務者と分けて確認します。

退職者と退職予定者も別管理です。顧問先から退職予定の連絡が来ていても、7月1日時点の資格・在籍状況に基づく対象判定を優先します。給与ソフトに将来の退職日が登録されているために抽出対象から落ちていないか、除外された人の一覧を確認してください。人員の増減とソフトの抽出結果を照合する作業は、計算結果の確認と同じくらい重要です。

出典：日本年金機構「保険者決定」給与計算期間途中の資格取得（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

出典：日本年金機構「算定基礎届の記入・提出ガイドブック（令和8年度）」70歳以上被用者の記入例・Q&A（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

3-2. 休職・産休・育休・介護休業は、報酬の内容を確認します

産前産後休業、育児休業、介護休業、病気やケガによる休職中であっても、資格が続いている人を一律に算定の対象外にはしません。産休・育休による保険料免除の手続きと、算定基礎届の提出は別に管理します。免除があるから届書も不要だという誤解を防ぐため、対象者一覧に休業区分と免除関係の状況を分けて記録すると確認しやすくなります。

報酬をまったく受けていない月がある場合は、採用できる他の月があるかを確認します。3カ月とも報酬がない場合や、一般の被保険者で3カ月とも支払基礎日数が17日未満の場合等は、従前の標準報酬月額による保険者決定の取扱いを確認します。報酬がない月を含めて機械的に3で割り、平均額を低くする処理はしません。

また、低額の休職給を受けた月がある場合は、単に日数基準を満たすから算入するとは限りません。日本年金機構は、該当月が2カ月以下の場合はその月を除き、3カ月とも該当する場合は従前の標準報酬月額による取扱いを示しています。欠勤控除された通常の給与なのか、低額の休職給なのかを、規程と実際の支給内容から区別します。判断が必要な事情は先生方へ回し、資料回収担当の推測だけで完了させないようにします。

傷病手当金、出産手当金、育児休業に関する給付等は、顧問先から支払う給与と混ぜて集計しないようにします。顧問先から提出された一覧に給付額が記載されていても、給与の報酬に含めるものかを確認してください。傷病手当金の資料整理については、傷病手当金申請を扱う事務所の確認ポイントも、休職関係の情報をそろえる際に役立ちます。

出典：日本年金機構「保険者決定」無報酬・低額の休職給等の取扱い（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

3-3. 一時帰休は7月1日時点の解消状況、年間平均は申立要件を確認します

一時帰休による休業手当等が支給されている人は、7月1日時点で一時帰休が解消しているかを確認します。解消している場合は、通常の報酬が支払われた月を使う取扱いとなり、4月・5月・6月のすべてで休業手当等が支給された場合は従前の額によります。解消していない場合は、休業手当等が支給された月も含む平均額により決定する取扱いです。随時改定に該当する場合には月額変更届も確認します。

回収する情報は、休業を実施した期間、休業手当の支払月、通常の給与に戻った状況、7月1日時点の状態です。「最近は通常勤務です」という回答だけでは判定日が分かりません。顧問先の回答を日付と支払月に整理し、備考欄と修正平均額の根拠をそろえます。休業手当と通常給与が混在する月も、元の明細から内容を確認してください。

年間平均による定時決定は、4月・5月・6月の平均から求める標準報酬月額と、前年7月から当年6月の年間平均から求める標準報酬月額に2等級以上の差が生じ、その差が業務の性質上例年発生すると見込まれる場合の取扱いです。春に残業が多かったことだけで自動的に採用できるわけではありません。採用月の日数条件、年間の給与、業務の季節性、被保険者の同意等を確認して進めます。

事務所の下準備では、通常算定と年間平均の比較資料を作り、どの期間の給与を使ったかを明示します。前年の賃金ファイルから年間給与額を読み込む場合は、締め月表示か支払月表示かを再確認します。年間報酬の平均で算定することの申立書、例年の状況・標準報酬月額の比較・被保険者の同意書等を、公式様式でそろえてください。比較結果だけを見て、同意や根拠資料の確認を飛ばさないようにします。

出典：日本年金機構「保険者決定」年間平均・一時帰休の取扱い（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

3-4. 保存データ・印刷・PDF出力は、確認した版と提出する版を一致させます

算定データの作成画面では、対象年度、顧問先、対象月、被保険者の区分、日数、通貨・現物、備考等を確認します。勤怠や賃金ファイルからデータを取り込む場合は、社員番号等の対応が正しいか、同じ人が二重に読み込まれていないかを確認します。給与ソフトと手続きソフトで管理番号が異なると、氏名が似ている別人の情報を結び付ける危険があるため、番号の対応表を使います。

保存データは、確認中と承認済みを識別できるファイル名・保存場所で管理します。保存した後に被保険者の追加や報酬の変更があった場合は、今回の変更を反映したデータを再度保存し、対象件数と合計を確認します。古い保存データを読み込んだまま電子申請へ進まないよう、承認者が確認した版と、申請担当者が使う版を一致させます。これは特定ソフトの操作説明ではなく、事務所内で決める共通の確認手順です。

印刷も用途で分けます。様式ごと印刷する提出用の届書と、シートを印刷する内部確認用の一覧は同じものではありません。紙の届書やPDF出力では、改ページ、氏名欄、備考欄、余白、対象者の抜けを確認します。Excelの印刷範囲が一部だけになっていないか、表示されている範囲だけを保存していないかも点検してください。印刷ボタンや保存ボタンの名称・位置は、使用中のソフトの公式マニュアルで確認します。

電子申請のエラーが発生した場合も、提出用データだけ直して元の個人情報や算定データを放置しないことが重要です。氏名、整理番号、提出先、日付、必須項目等のどこに原因があるかを分け、修正箇所と再作成の必要性を確認します。既に登録した人を新規として追加し直すと重複の原因になるため、変更と新規作成を区別します。形式チェックを通過した後に、人数や内容が意図した状態かを改めて確認します。

3-5. 提出先・添付書類・電子申請義務化を顧問先ごとに確認します

日本年金機構への提出先は、事務センターまたは管轄の年金事務所です。提出方法には電子申請、電子媒体、郵送、窓口持参があります。健康保険組合に加入する顧問先は、組合に必要な届出・様式・提出方法も確認してください。顧問先の所在地や加入先が変わった場合には、前年の提出先をそのまま使わないようにします。

日本年金機構へ提出する算定基礎届総括表は廃止されています。一方、電子媒体申請に使う「電子媒体届書総括票」は引き続き必要です。似た名前の書類を一緒に扱わないでください。健康保険組合で総括表やこれに相当する情報を求められる場合は、その組合の案内に従います。古い記事や前年以前のチェックリストに総括表・総括表附表が残っていても、現在の提出先の要件と照合する必要があります。

電子申請義務化は、すべての顧問先に一律で適用されるという意味ではありません。特定の法人の事業所が対象手続きを行う場合の義務であり、算定基礎届も対象手続きに含まれます。事務所では、顧問先が義務化対象かを確認する項目を設け、公式の対象範囲と照合してください。対象外の顧問先についても、電子申請を用いる場合には、認証方法、提出代行関係の書類、申請担当者の権限を事前に整えます。

申請ソフトのマスター設定では、事業所整理記号・番号、所在地、提出先、申請者情報、提出代行関係の登録等を点検します。電子証明書やGビズID等は、利用する手続きと方式に合う方法を公式案内で確認します。添付書類の有無、形式、容量、入力文字の制約も、その方式の案内に従ってください。認証情報そのものを確認表やメール本文へ書き出す必要はありません。

送信後は、受付、審査中、返戻・補正、決定通知の受取といった進捗を確認します。送信ボタンを押しただけで完了にせず、照会が残っていないかまで確認してください。事務所の電子申請体制全体を点検する場合は、e-Gov電子申請の準備と運用の確認ポイントも参照できます。

出典：日本年金機構「定時決定（算定基礎届）」提出先・提出方法・総括表の留意事項（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

出典：日本年金機構「電子申請の義務化」（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

3-6. 間違えたときの訂正方法は、提出前・審査中・決定後で分けます

提出前に誤りが見つかった場合は、元資料を確認して算定データを修正し、提出用データを作り直します。紙の訂正方法は使用する様式の記入要領に従い、訂正箇所が多ければ正しい内容で再作成する方法も検討します。訂正理由、確認者、変更後の値を事務所の記録に残し、職員が確認した版が提出時にも使われるようにします。

提出後は、元の申請の受付番号、対象者、誤った項目、正しい内容、根拠資料を整理します。補正の案内が届いていればその内容を確認し、事務所側で誤りを発見した場合には、管轄の年金事務所や健康保険組合に現在の処理状況と訂正方法を確認します。すべての訂正が同じ電子申請メニューで行える、あるいは必ず同じ紙の書式で行う、と一律には決めないでください。

標準報酬月額決定通知書を受け取った後に判明した誤りは、届出の訂正だけでなく、給与計算への反映状況も確認します。顧問先へ既に変更通知を送ったか、給与ソフトを更新したか、本人負担分の控除に影響があるかを整理してください。正しい通知を確認する前に給与データだけを変更してしまうと、届出・通知・給与の間にずれが残ります。訂正の完了条件を事務所内で統一することが大切です。

3-7. 決定通知書と保険料のお知らせ、給与への反映まで確認します

決定通知書では、対象者、標準報酬月額、適用年月を申請内容と照合します。7月・8月・9月の月額変更等がある人は、その決定との前後関係を確認してください。算定基礎届の保存データをそのまま全員へ反映すると、より新しい改定内容を上書きしてしまうおそれがあります。反映前に、現在の個人情報と新標準報酬の一覧を比較し、更新対象・対象外を確認します。

定時決定による標準報酬月額は9月分から適用されますが、どの支払日の給与で控除するかは、顧問先の徴収方法・給与処理の運用を確認します。「9月から」という案内だけでは、給与計算の担当職員と顧問先の理解がずれることがあります。保険料の対象月、給与支払日、控除を反映する給与の回を分けて記録してください。料率や保険料額は、加入先と対象時点の公式表で確認します。

保険料のお知らせを作成する場合は、個人通知書、変更前後を示す比較通知書、顧問先全体の合計表等の用途を分けます。本人負担分と事業主負担分を混同せず、対象者が正しいかを確認します。算定の直後に作った見込資料は、その後の月額変更・入退社等で変更される可能性があります。確定した通知と区別して、どの時点の資料かが伝わるタイトル・文言を用います。

定型タイトルや定型文言を新規作成・編集するときは、適用年月、顧問先名、対象者、変更理由、問い合わせ先が古いまま残っていないかを確認します。登録済みの文言を変更した際は、他の帳票にも共通して反映される設定か、今回の通知だけかを公式マニュアルで確認してください。印刷・PDF出力後の確認も必要です。保存や登録の操作だけで、配付する資料の内容まで確認したことにはなりません。

年金事務所の調査や照会がある場合に備え、提出した届書、決定通知、賃金台帳・勤怠等の根拠、例外の判断記録を対応付けます。調査対象の顧問先には、通知で求められた資料を確認してもらい、事務所が持つ資料との不足を整理します。加入漏れや届出誤りが見つかった場合に、事前に直せば遡及が不要になるといった約束はできません。事実と必要な手続きを確認し、先生方が顧問先へ説明します。

出典：日本年金機構「算定基礎届の記入・提出ガイドブック（令和8年度）」決定後の通知・調査の案内（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

3-8. 定時決定以外で社会保険料が変わるタイミングも見落としません

社会保険料の変更を確認するときは、標準報酬月額の変更と、適用する保険料率等の変更を分けます。定時決定以外にも、固定的賃金の変動による随時改定、育児休業等の終了に伴う改定など、別の手続きによって標準報酬月額が変わることがあります。それぞれ要件や届出が異なるため、算定結果の画面だけで管理せず、改定理由と適用月を履歴として確認します。

保険料通知の文言設定でも、「定時決定による変更」と書いたまま別の改定通知に使い回さないようにします。変更前後の額だけでなく、変更理由、適用月、控除を反映する給与のタイミングを確認します。通知の変更方法や出力形式は使用するソフトの公式案内に従いますが、どの内容を顧問先へ伝えるかは事務所が確認する事項です。

算定データと給与計算事務全体をつなぐため、決定通知の受取、給与の個人情報更新、顧問先へのお知らせを同じ案件として管理します。保存データの作成後に改定があれば、読込対象のデータが最新かを確認し、被保険者選択の対象に変更漏れがないかを点検します。処理順序を誤って古い標準報酬月額へ戻すことを防ぐには、作業担当者だけでなく確認者も更新前後の内容を確認できる必要があります。

出典：日本年金機構「厚生年金保険の保険料」標準報酬月額の決定および改定（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

04 OFFICE WORKLOAD 事務所の手作業の限界は、顧問先ごとの違いを毎回拾い直すことです 算定基礎届の書き方を理解しても、毎月の回収・転記・照合は残ります

4-1. 締め日・手当・資料形式の違いが、繁忙期にまとめて現れます

算定基礎届は、春の給与だけを見れば完成する仕事ではありません。毎月の勤怠回収、未確定項目の照会、手当変更の確認、給与計算への反映が積み重なり、その結果を届け出る仕事です。普段は担当職員が個別に吸収している顧問先の違いが、算定や労働保険の年度更新の時期に一度に表面化します。年末調整の時期にも、同じ資料回収や転記の問題が繰り返されます。

たとえば、給与データを確定した後に通勤手当の変更連絡が届くと、元の給与、算定の下準備、確認用の一覧を順に修正します。担当者が「この顧問先は後から変更が来る」と覚えていても、代わりの職員には伝わりません。ソフトに入力する前の整理と、入力後の照合を別々の人が手作業で担うと、修正がどこまで伝わったかをさらに確認する必要が生じます。

職員の採用難や担当者への依存がある事務所では、確認できる人に作業が集中します。所長が全件の細かな転記をやり直していては、顧問先への助言や判断が必要な案件に時間を割けません。必要なのは、専門判断を単純化することではなく、その前にある情報の回収・集計・入力を安定して進め、判断できる材料をそろえることです。

4-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

給与ソフトや手続きソフトは、事務所の業務を支える道具です。機能が用意されていても、顧問先から情報を回収し、例外を整理し、必要なデータを入力する仕事が発生します。機能の有無と、毎月その作業を担う体制は分けて考える必要があります。ソフトを追加することだけで、事務所の作業担当者が不要になるわけではありません。

そこで検討したいのが、ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道です。AI社員AIKATAは、いま事務所が利用している給与ソフト・勤怠システムを使い、職員がパソコンで行っている事務作業をAIと人の二重体制で受託します。算定基礎届の文脈では、顧問先への資料回収や一次対応、給与・勤怠の集計、書類の下準備などが接続する業務です。届書や法定帳簿の作成・申請そのものは、先生方が行います。

05 AUTOMATION AIで事務作業を自動化し、先生方の判断と承認へつなぎます AIに質問する効率化から、毎月の実作業を回す自動化へ進みます

5-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎月の作業を回す」は違います

AIに記入方法を質問し、説明文やチェック項目の案を得る使い方は、職員の作業を早くする効率化です。一方、自動化は、決めた業務の流れに従って、資料の回収、勤怠集計、給与計算用の入力、確認用データの整理といった実作業を進めることです。質問のたびに職員が資料を探して貼り付け、結果を転記する運用では、毎月の作業の主体は職員のままです。

Claude Code/CodexのようなAIツールを使う場合にも、この区別が重要です。制度の説明を出力できることと、事務所ごとの顧問先ルールに沿って継続運用できることは別です。自作するなら、どの資料を使うか、未確定項目をどう止めるか、誰が判断するか、修正後にどこを再計算するかまで、事務所が運用として設計する必要があります。ツール名を導入計画に書くだけでは、算定の下準備は終わりません。

本記事で示す自動化の対象は、あくまで専門判断の前にある事務作業です。対象者の最終判定や保険者算定の適用、届書・法定帳簿の作成と提出を、AIだけで完結させる運用を勧めるものではありません。AI社員AIKATAに任せる場合も、処理結果を人が品質チェックし、最終確認と承認を事務所が行います。

5-2. 今のソフトのまま、回収・集計・入力・チェック・承認待ちへ進めます

AI社員AIKATAは、特定のソフトに限定せず、いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて事務作業を自動化します。顧問先へ新しいソフトへの乗り換えを頼む必要はありません。上の図でいう入力は、給与計算・勤怠集計等の前段の事務作業です。行政機関へ提出する届書や、社労士法上の帳簿書類を作成・提出する工程は、先生方が担います。

工程	これまで職員がやっていた作業	AI社員AIKATAに任せた後
資料回収	顧問先へ連絡し、届いた資料を整理します	資料回収や一次対応を受託する業務として整理します
勤怠・給与の処理	ルールを確認して集計・入力します	登録した顧問先ごとのルールに沿って事務作業を進めます
算定基礎届の前段	給与・勤怠の根拠をそろえ、下準備をします	下準備をAIと人の二重体制で担います
品質確認	入力や集計の結果を確認します	AIの処理結果を人が品質チェックします
最終確認と独占業務	事務所が判断し、作成・提出します	最終確認・承認、届書・法定帳簿の作成と提出は先生方が行います

顧問先ごとの締め日、支給日、手当等のルールを仕組みに登録して処理するため、担当職員の記憶だけを参照する運用から離れられます。たとえば算定の繁忙期だけ給与データを集め直すのではなく、毎月の事務作業から何を任せるかを整理することが出発点になります。個別の対象業務と事務所側の確認事項は、無料相談で棚卸しします。

5-3. 社労士法の1号・2号業務と、下準備の線引きを明確にします

AI社員AIKATAは、社労士法上の独占業務である1号・2号業務を引き受けません。行政機関への提出手続きの代行、申請書等の作成、法令に基づく帳簿書類の作成は先生方が行います。最終確認と承認も事務所が行います。AI社員AIKATAが担うのは、その前の給与計算、勤怠集計、資料回収の一次対応、書類の下準備などの事務作業です。

「下準備」という名前を付ければ線引きが済むわけではありません。実際に誰が内容を判断し、何を作成し、何を提出するかを整理します。算定基礎届の提出対象者・採用月・特例の判断、届書の完成、電子申請、法定帳簿の作成は事務所の業務として切り分けます。AI社員AIKATAが作る確認用資料や帳票と、独占業務に当たる法定書類も区別してください。

先生方に残る専門業務と、職員が毎月繰り返す事務作業を分けることで、委託範囲を具体的にできます。事務所の日々の作業が原則として計算済みデータ等の承認中心になるという説明は、受託する事務作業に関するものです。社労士としての判断、法定書類の作成、提出責任までなくなるという意味ではありません。

出典：e-Gov法令検索「社会保険労務士法」第2条・第27条（2026年10月26日確認）。制度の説明は令和8年度の取扱いを基準としています。

06 FOUR OPTIONS 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 事務所が人と仕組みを抱え続ける前提を見直します

6-1. 4つの選択肢を「事務所に何が残るか」で比較します

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここでは、算定の繁忙期に集計・入力・確認準備が集中し、所長がその運用まで抱えている事務所を前提に比較します。増員すれば採用・教育の仕事が加わり、従来型の外注では説明や手直しの管理が残り、AIの自作では仕組みの保守を事務所が担います。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
職員を増やす	処理できる人数を増やしたい	繁忙期までの採用・教育が必要で、閑散期にも人件費と管理が残ります	✕
従来型の外注・BPO	繁忙期の集計や入力を切り出したい	顧問先ルールの説明、追加情報の受け渡し、手直しの管理が残ります	✕
事務所でAIを自作する	自分たちの業務に合わせたい	ルールの言語化、検証、運用・修正を事務所が担い続けます	✕
AI社員AIKATAに任せる	いまのソフトで事務作業を任せたい	仕組みの構築・運用と事務作業を受託し、先生方が最終確認・独占業務を担います	◎

この判定は、反復する事務作業とその仕組みの運用を事務所から手放すという目的に沿ったものです。特定の会社・ソフト・サービスの性能や品質を判定しているものではありません。専門職としての判断や独占業務を事務所に残すことは、どの比較でも共通の前提です。

6-2. 人を増やす負担と、AIを自作した後の保守負担を見落とせません

①増員では、採用できたとしても、給与規程、顧問先の連絡方法、支払基礎日数や例外処理の見方を教える時間が必要です。繁忙期の直前に教育が重なると、既存職員の確認負荷も増えます。算定時期を越えた後も、配置や育成を管理する必要があります。担当者の人数が増えただけで、顧問先ルールが担当者の頭の中に残れば、属人化の解消にはつながりません。

②従来型の外注では、何を渡し、どの形で戻してもらい、変更が来たらどこへ伝えるかを事務所が管理します。外注先への説明や戻ったデータの手直しが毎回発生する運用では、所長やベテラン職員が調整役として残ります。③自作では、その調整を仕組みに書き込む必要がありますが、作った職員しか修正できない状態になると、別の属人化を抱えることになります。

07 AIKATA AI社員AIKATAは、算定の下準備と毎月の事務作業を丸ごと受託します AIと人の二重体制で処理し、最終確認と承認は事務所が行います

7-1. 給与・勤怠・資料回収から、算定基礎届や年度更新の下準備まで

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応等を、AIと人の二重体制で受託する業務代行サービスです。主体はAI社員AIKATAであり、仕組みの構築・運用もAI社員AIKATAが行います。事務所にAIの知識は必要ありません。

いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま利用し、画面操作を含めて自動化します。特定のソフトに限定されないため、顧問先へ乗り換えを依頼することを前提にしません。顧問先ごとの締め日、支給日、手当等を仕組みに登録して処理し、担当者が変わってもルールが残ります。なお、届書や法定帳簿の作成・提出等の独占業務は受託せず、先生方が行います。

算定基礎届のために必要な下準備を整理すると、普段の給与計算・勤怠集計と重なる作業が見えてきます。顧問先から回収するもの、職員が集計するもの、先生方が判断するものを分けると、任せる範囲を具体的にできます。業務代行を検討する際は、記事に書かれた一般的な流れだけで決めず、事務所の実際の作業を無料相談で棚卸しします。

7-2. 人の品質チェック、事務所の承認、データの受け渡しを整理します

AI社員AIKATAでは、AIの処理結果を人が品質チェックし、最終確認と承認を事務所が行います。受託する日々の事務作業については、事務所の作業は原則として、計算済みの給与データや作成済み帳票の承認が中心になります。算定の適用判断や行政機関へ提出する書類の作成・提出を、AI社員AIKATAに移すわけではありません。

給与・人事のデータは、NDAを結び、受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。どの資料をどう渡し、どのように保管するかを、事務所の運用と合わせて整理することが必要です。特定の保存期間、利用環境、認証方式等をこの記事だけで一律に約束することはせず、実際の取り決めを確認してください。

繁忙期の算定基礎、年度更新、年末調整でも、人を採用・教育せずに処理量を増やせます。辞めない・休まないAIの体制に、人の品質チェックを組み合わせます。料金は月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。具体的な料金額や導入実績の社数、削減時間等はここでは示さず、事務所の業務をどこまで任せられるかを先に整理します。

08 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです 先生方の判断と独占業務を残し、反復する事務作業を手放します

算定基礎届の書き方を学ぶだけでは、毎年の資料回収と転記は減りません。手作業のまま頑張る、ソフトを追加・乗り換えする、作業をAI社員AIKATAに任せるという三つの道を、事務所に残る負荷で比べます。以下の記号は、反復事務を手放すという目的に対する整理です。ソフトの性能や法令適合性に優劣を付ける評価ではありません。

比較項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 職員の処理時間に依存します	△ 移行・運用を事務所が担います	◎ 採用・教育をせず処理量を増やせます
顧問先ごとのルール	✕ 担当者が覚えて適用します	△ 登録・移行・維持を事務所が担います	◎ 個別ルールを仕組みに登録して処理します
顧問先への負担	△ 資料回収と追加照会が続きます	△ 変更内容の説明や協力が必要です	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません
職員の採用・教育	✕ 処理量に応じた体制づくりが必要です	△ 新しい運用の教育が残ります	◎ 繁忙期も人を採用・教育せずに対応できます
社労士法の線引き	○ 事務所が作成・提出を担います	○ 事務所が作成・提出を担います	◎ 下準備を受託し、独占業務と最終承認は先生方が担います

8-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

算定の資料回収に手が取られている事務所なら、顧問先への一次対応や給与・勤怠の集計から、どの作業を任せるかを整理します。毎月同じ形式に整える作業、ソフトへの入力、職員が仕上がりを確認する前の下準備を具体的に挙げてください。専門判断を外へ渡すのではなく、その判断に必要な材料をそろえる事務作業を任せることが検討の軸です。

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放すのは、受託対象として整理した反復事務と、その仕組みの構築・運用です。先生方の専門判断、法定書類の作成・提出、最終確認と承認は事務所に残します。

次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

AI社員AIKATAの無料相談は、60分・オンライン（Google Meet）で、全国から利用できます。算定基礎届の資料回収、勤怠集計、給与計算、書類の下準備を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。人を増やす・ソフトを替えると決める前に、事務所に残す専門業務と、最初に任せる事務作業をその場で具体化してください。相談による契約の義務はありません。

先生方が行う届書・法定帳簿の作成、行政機関への提出、最終確認と承認は引き続き事務所が担います。以下の「承認だけ」という説明は、AI社員AIKATAに委託する前段の事務作業についてのものです。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 算定基礎届は、4月分・5月分・6月分の勤務実績で書けばよいですか？

A. 基準は4月・5月・6月に支払った報酬です。翌月払いの顧問先では勤務月と支払月がずれます。事務所は支払日と給与計算期間を対応させ、日数の根拠も確認してください。給与ソフトの月表示だけでデータを選ばないことが大切です。

Q. 支払基礎日数が17日未満なら、すべての人でその月を除外しますか？

A. 一般の被保険者は17日以上の月を使いますが、短時間就労者には全月17日未満の場合の15日以上17日未満の月による取扱いがあり、特定適用事業所等の短時間労働者は11日以上が基準です。まず区分を確定し、本文の判定表と公式資料を確認してください。

Q. 6月に入社した人や、7月以降に退職予定の人はどう扱いますか？

A. 6月1日以降の資格取得者は当年度の算定基礎届の提出が不要です。7月以降の退職予定者は、予定があることだけで除外せず、7月1日時点の資格等から判断します。入社日・退職予定日だけでなく、資格取得・喪失の記録と照合してください。

Q. 産休・育休中で保険料が免除されていても提出しますか？

A. 保険料免除と算定基礎届の提出は別に確認します。休業中でも資格が継続している人は原則として対象となり、報酬や支払基礎日数、休業の事情から算定方法を確認します。全期間無報酬の場合等は、従前の標準報酬月額による取扱いを公式資料で確認します。

Q. 通勤手当・残業代・賞与は報酬に含めますか？

A. 通勤手当や残業代は原則として報酬に含めます。年3回以下の賞与は標準賞与額の対象として区別し、年4回以上支給される賞与等は報酬としての取扱いを確認します。定期代のまとめ払い、現物給与、遡及支払があれば、その内容も整理してください。

Q. 算定基礎届総括表は現在も必ず提出しますか？

A. 日本年金機構へ提出する算定基礎届総括表は廃止されています。ただし、電子媒体申請の電子媒体届書総括票とは別です。健康保険組合の様式や添付は組合の案内を確認してください。名前が似ている書類を一括して不要と扱わないことが大切です。

Q. 算定基礎届を間違えて提出した場合、同じ申請を送り直せばよいですか？

A. まず受付番号、誤った項目、正しい内容と根拠を整理し、審査状況や提出先の案内に応じて訂正します。補正指示がある場合はその内容を確認し、自己発見した誤りは管轄の年金事務所等へ対応方法を確認してください。決定後は給与への反映や顧問先への通知も点検します。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないか、どこで線引きしますか？

A. AI社員AIKATAは1号・2号業務を引き受けず、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備等を担います。届書や法定帳簿の作成、行政機関への提出手続きの代行、最終確認と承認は先生方が行います。業務の名前だけでなく実態から委託範囲を整理してください。

Q. 今のソフトのままで使えるか、顧問先にも変更を頼む必要がありますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま利用し、画面操作を含めて事務作業を自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要はありません。無料相談では、事務所の作業を棚卸しして任せる範囲を整理します。

Q. AIの知識がなくても、算定の下準備から相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を担うため、事務所にAIの知識は必要ありません。無料相談は60分・Google Meetによるオンラインで、全国対応です。どの作業から任せられるかを整理する場であり、契約の義務はありません。

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