【2026年10月最新】年末調整の対象者を社労士事務所でどう整理する？対象外・途中入退社・書類回収とAI活用の実務

01 START HERE 年末調整の対象者は、在籍・申告書・例外条件を組み合わせて整理します 社労士事務所が顧問先の情報を集めるための実務ガイドです

年末調整の対象者は、原則として扶養控除等申告書を提出し、年末まで勤務している給与所得者です。正社員だけでなく、パート・アルバイト・役員も要件に該当すれば含まれます。ただし、給与額による対象外、兼業先での扱い、途中退職でも対象になる例外があります。「年末にいる人の名簿」をそのまま対象者一覧にするだけでは足りません。

社労士事務所では、対象者を調べる仕事と、対象者が確定するまで資料を追い続ける仕事が重なります。顧問先から送られた名簿、給与ソフトの登録、入退社の連絡、前職の源泉徴収票が別々に届くと、同じ職員が何度も一覧を更新します。まず判断材料をそろえる手順を決め、そのうえで回収・照合・入力の事務作業を分けることが必要です。

本記事では令和8年分の国税庁資料を基に、先生方が顧問先や税理士と連携する際の確認点を説明します。税務代理、税務書類の作成、個別の税務相談を、社労士資格だけで受託できるという説明ではありません。事務所は給与・勤怠等の基礎情報を整理し、税務判断は顧問先自身または適法に受任する税理士等が担う体制を前提にします。

制度の確認時点は2026年10月26日です。対象者の基本は国税庁「年末調整の対象となる人」、当年の様式と処理手順は国税庁「令和8年分年末調整のしかた」を参照しています。以降の管理表・確認の順序は、これらの制度説明を踏まえた事務所向けの運用提案です。

02 PRACTICAL GUIDE 対象者・対象外・必要書類を、顧問先ごとの確認作業に落とし込みます 名簿の確認から税務担当者への引継ぎまで、迷いやすい場面を順番に整理します

2-1. 年末調整とは何か：源泉徴収の過不足を精算する仕組みです

年末調整は、毎月の給与や賞与から源泉徴収した所得税・復興特別所得税と、年間の給与や控除に基づく年税額を比較し、差額を精算する手続きです。源泉徴収は支給の都度行われますが、年間の給与総額や年末の家族状況、申告された控除は、その時点では確定していません。そのため、毎月の徴収額を足しただけで年間の税額が一致するとは限りません。

年末調整をすると必ず還付になるわけではありません。源泉徴収済みの税額が年調年税額を上回れば還付、下回れば追加徴収です。年の途中で扶養親族等の状況が変わった場合や、給与・賞与が変動した場合は差額が生じることがあります。事務所は「昨年は還付だった」という感覚ではなく、当年の給与集計と申告情報を税務担当者へ渡します。

一方、確定申告は本人が各種所得などをまとめて申告する手続きです。年末調整を受けた後に確定申告する人もいれば、年末調整を受けずに確定申告で精算する人もいます。この二つを「どちらか一方を本人が自由に選ぶもの」と説明すると、対象者の除外を誤ります。給与支払者には、要件を満たす人について年末調整を行う義務があります。

事務所から顧問先への案内では、対象者確認、書類回収、税務判断、計算結果の反映を分けて示します。顧問先が年末調整の必要性を理解していない場合も、誰がどこまで対応する契約かを確認して着手します。給与計算の委託契約があることだけで、税務手続まで事務所が引き受けた扱いにしないことが大切です。

2-2. 通年勤務・パート・アルバイト・役員の対象判定です

一年を通じて勤務している人と、年の途中で就職して年末まで勤務している人は、基本的な対象者の範囲に入ります。そのうえで、扶養控除等申告書の提出、主たる給与かどうか、給与額や災害減免等の除外条件を確認します。契約社員、パート、アルバイトという名称や勤務時間の長短は、それだけで対象者を決める基準ではありません。

役員や社長の役員報酬も給与として扱われるため、役職名だけで対象外とはなりません。役員情報が一般の従業員名簿とは別に管理される顧問先では、給与ソフトの登録件数と名簿の人数が合わないことがあります。事務所は役員分も含めて支払対象者を確認し、税務担当者が判断できる年間支給情報を用意します。

扶養している家族がいない人も、扶養控除等申告書の提出確認は必要です。「扶養家族なし」と「申告書不要」は同じではありません。独身の従業員、学生アルバイト、家族の扶養に入っているパートについても、勤務先への申告書提出状況を確認します。少額の給与だからという理由だけで、回収対象から外さない運用にします。

対象者一覧には顧問先IDと従業員IDを設け、氏名だけで照合しないことを勧めます。同姓同名、改姓、役員から従業員への変更があっても、一人分の情報として追えるためです。前年度の対象者を複写する際には、当年の入退社、役員異動、主従の変更を必ず反映します。前年の判断を今年の結論として固定してはいけません。

確認する場面	集める情報	事務所の整理の仕方
通年勤務の従業員です。	在籍、給与支給、扶養控除等申告書です。	名簿と給与登録を照合し、除外条件を別欄で確認します。
パート・アルバイトです。	主たる勤務先、兼業、申告書の提出先です。	雇用名称だけで対象外にせず、主従を記録します。
役員・社長です。	役員報酬、年間給与、申告書です。	一般の名簿から漏れていないかを確認します。
青色事業専従者です。	給与支払と申告書、対象者の条件です。	国税庁の対象範囲に照らし、顧問先の税務担当者へ確認します。

対象範囲の制度上の根拠は国税庁「年末調整の対象となる人」です（令和8年分・2026年10月確認）。この表は事務所の資料整理用であり、記載した資料がそろえば一律に適用を確定するという意味ではありません。

2-3. 扶養控除等申告書と主たる給与・従たる給与を確認します

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、主たる給与の支払者への提出状況を確認する重要な資料です。通常の扶養控除等申告書を同時に複数の勤務先へ提出して、双方で年末調整する運用にはしません。主たる給与については甲欄、従たる給与については乙欄という区分を、申告状況と照合します。

ダブルワークをしている人については、「副業あり」という一つのチェックだけでは不十分です。顧問先が主たる給与の支払者なのか、従たる給与の支払者なのかで扱いが異なります。本人の申告と提出書類を確認し、収入が多い勤務先を事務所が自動的に主たる勤務先と決めないようにします。

なお、一定の条件では「従たる給与についての扶養控除等申告書」という別の申告書があります。書類名に「扶養控除」が含まれているだけで、通常の申告書と同じ処理にしないでください。従たる給与は原則として年末調整できません。この区別が必要な場合は、書類の正式名称と適用条件を税務担当者に渡します。

事務所の確認表では「提出済み」の一列を、当年分の提出有無、提出先、異動の有無、確認日へ分けます。本人が兼業を始めた後も給与ソフトの区分が以前のままになっている場合は、過去の徴収をどう扱うかを含めて税務担当者へ引き継ぎます。事務所の職員が年末だけ区分を書き換えて、過去の不一致を隠してしまわないようにします。

出典：国税庁「2か所以上から給与をもらっている人の源泉徴収」（令和8年4月1日現在法令等）。

2-4. 11月・12月の中途入社は、前職の源泉徴収票から整理します

年末近くに入社した人も、条件を満たせば対象になります。社内の書類回収を締め切った後に入社したという事情だけで、年末調整の対象外にする扱いは避けます。事務所は通常の一斉回収とは別に、入社連絡を受けた時点で追加確認を始める経路を用意します。入社担当と給与担当の間で連絡が止まらないことが重要です。

前職で扶養控除等申告書を提出して受け取った当年の給与は、原則として転職先での年末調整に含めます。確認するのは給与の金額だけではありません。源泉徴収税額と社会保険料の額も、前職の源泉徴収票などで確認します。給与明細の手取り額や、本人の記憶による概算をそのまま転記して代用する運用にはしません。

前職が複数ある場合は、源泉徴収票の枚数だけで完了と判断しないことが大切です。ある票にさらに前の勤務先分が合算されている場合は、同じ給与を二重に足さないよう記載内容を確認します。支払者、対象年分、乙欄の表示、摘要の情報を整理し、合算対象かどうかは税務担当者が判断できるようにします。

前職の源泉徴収票等で必要な金額を確認できないときは、年末調整を行えず、本人の確定申告で精算することになります。事務所では「対象外」とだけ記録せず、「前職分が確認できないため処理保留」と「確定申告の案内済み」を区別します。後から資料が届いたとき、何をどこまで処理したのか追えるためです。

12月入社でも、入社先の初回給与が翌年1月支給で当年に支払うべき給与がない場合は、単に12月末在籍という理由で当年の年末調整を進めません。入社日、給与の締め日、支給日、前職分を一緒に確認します。中途就職した人の所得控除を、在籍月数だけで機械的に月割りする処理も避けます。

出典：国税庁「中途就職者の年末調整」、国税庁「年末調整の対象となる給与」（令和8年分・2026年10月確認）。

2-5. 年の途中で退職する人は、例外条件を一つずつ確認します

通常の中途退職者は、退職した勤務先での年末調整の対象にならないことがありますが、途中退職の全員が対象外というわけではありません。死亡退職、著しい心身の障害による退職、12月に支給されるべき給与等を受けた後の退職など、国税庁が示す例外を確認します。海外転勤等で非居住者になる場合も、年の途中での調整を考える場面です。

著しい心身の障害による退職は、退職後に再就職して給与を受け取る見込みがある人を除く条件があります。「病気で退職」という連絡だけで条件を満たしたと決めないことが必要です。事務所が集めるのは判断に必要な事実であり、必要以上の病歴を広く共有することではありません。確認の窓口と情報の閲覧範囲も限定します。

12月の給与を受け取った後に退職する場合は、「12月勤務分」という呼び名ではなく、12月に支給されるべき給与等の支払いを受けたかを確認します。顧問先によって翌月払いと当月払いが混在するためです。退職日だけを見て対象者のフラグを切り替えず、最後の給与・賞与の支給予定と実績を合わせて確認します。

パートタイマー等の途中退職についても、当年の給与総額と、退職後に他の勤務先から給与を受ける見込みに関する条件があります。国税庁No.2665の令和8年分の説明では、給与総額136万円以下という基準が示されています。ただし、年の途中の処理は改正の適用時期にも注意が必要です。過年度の表や当年末向けの表を、処理日を見ずに流用しないでください。

令和8年度税制改正Q&Aでは、令和8年11月30日以前に最後の給与を支払った場合の年末調整に、改正後の控除等を適用しない扱いが示されています。死亡退職や海外転勤を含む期中処理では、最後の給与支払日、年末調整を行った時点、適用した年分の根拠を残し、改正後の適用を受けるための確定申告等の案内を税務担当者と確認します。

年の中途で確認する例外	追加で必要になる事実	記録する注意点
死亡による退職です。	退職の時点と給与の確定状況です。	通常の年末回収と切り離して必要な手続きを確認します。
著しい心身の障害による退職です。	退職事情と、その後の給与を受ける見込みです。	職員の推測で結論を入れず確認者を残します。
12月支給の給与等を受けた後の退職です。	支給されるべき日と支払いの実績です。	勤務月と支給月を取り違えないようにします。
パートタイマー等の退職です。	当年給与総額、再就職先の給与見込みです。	年分と改正の適用時期を公式資料で確認します。
海外転勤等で非居住者になります。	生活の本拠、出国予定、給与支払いです。	非居住者となる時の処理を税務担当者へ確認します。

出典：国税庁「年末調整の対象となる人」、国税庁「令和8年度税制改正Q&A」Q1-1・Q1-3（令和8年分）。数値だけを対象者名簿の固定条件にせず、期中処理か年末処理かを区別します。

2-6. 対象外となる人を、理由付きで一覧にします

給与額による除外では、一年間に支払うべきことが確定した給与の総額が2,000万円を超える人が年末調整の対象外です。給与所得控除後の所得金額や銀行に振り込まれた手取り額で判定するものではありません。役員報酬と賞与の集計範囲も確認し、年末の追加支給が確定した場合には判定を見直します。

災害減免法の規定によって、当年の給与に係る源泉所得税等の徴収猶予や還付を受けた人も対象外です。被災したという事実だけで機械的に除外するのではなく、実際にどの制度の適用を受けたかが確認点です。顧問先からの連絡を税務担当者につなぎ、制度の名称と確認結果を記録します。

そのほか、通常の扶養控除等申告書を年末調整までに提出していない人、従たる給与の支払いを受ける人、途中退職で例外に該当しない人などを整理します。非居住者や、継続して同一の雇用主に雇用されない日雇労働者等の丙欄適用者も、一般の年末調整対象者と混在させない確認が必要です。日払いという支払方法だけで日雇労働者の扱いにしないよう、実際の雇用と税額表の区分を確認します。

対象外であっても、給与支払の記録や源泉徴収票の交付まで不要になるわけではありません。また、対象外の全員に納税を伴う確定申告義務があると一括して断定することも避けます。本人の所得や源泉徴収の状況によって、義務となる申告と還付を受けるための申告は異なります。案内文は税務担当者の確認を受け、個別相談の窓口を明示します。

給与額・災害減免に関する出典は国税庁「年末調整の対象となる人」、その他の対象区分は国税庁「令和8年分年末調整のしかた」です（令和8年分）。

2-7. 休業中・有給取得中・外国人の方は、在籍と居住区分を分けます

年末に有給休暇を取得している人、育児・介護休業中の人、傷病で休業している人は、出勤状況だけで対象外にしません。雇用上の在籍が続いているか、当年に対象となる給与があるか、申告書を提出しているかを確認します。休業開始前に給与が支払われているのに、直近の給与がないため名簿から消えているケースを防ぐ必要があります。

一年を通じて給与の支払いがない人については、精算する給与や源泉徴収税額がない場合があります。休業給付等と給与の情報は区別して整理し、受給したものをすべて給与総額へ合算するような処理はしません。何が給与に該当するか不明なときには、支給者と支給名目が分かる資料を税務担当者へ渡します。

外国籍であること自体は、年末調整の対象外とする理由ではありません。所得税法上の居住者か非居住者かを確認する必要があります。居住者とは、国内に住所を有する人、または引き続き一年以上国内に居所を有する人です。住所は生活の本拠を客観的な事実から判定するため、国籍や在留カードの有無だけで結論を出しません。

海外転勤者については、年初から非居住者である場合と、年の途中で非居住者となる場合を分けます。出国日、赴任予定、家族の生活状況、給与の支払関係などを整理し、税務判断を担当する人へ確認します。書類回収の連絡は、休業者や海外赴任者が社内メールを見られるかまで顧問先に確認しておくと、後から一斉督促を繰り返さずに済みます。

居住区分の出典：国税庁「居住者と非居住者の区分」（令和8年4月1日現在法令等）。対象者の在籍・給与の確認は国税庁No.2665・2668を基に整理しています。

2-8. 必要書類の書き方より先に、誰から何を集めるかを決めます

必要書類は、対象者の確認に使うものと、各種控除の申告・確認に使うものを分けます。扶養控除等申告書は提出状況と異動を確認します。基礎控除、配偶者控除等、特定親族特別控除、所得金額調整控除に関する申告書は、当年の様式を用い、本人・家族の所得見積り等を確認する資料として扱います。

保険料控除申告書では、生命保険料、地震保険料、社会保険料、小規模企業共済等掛金など、申告する項目に対応した証明を確認します。給与から差し引いた社会保険料と本人が直接支払った保険料を混同すると、二重計上や漏れにつながります。保険会社等が交付する証明の対象年分、区分、申告内容との対応が分かる状態に整理します。

住宅借入金等特別控除については、初年度の確定申告と、その後の年末調整の扱いを区別します。年末残高等証明書を使う方式と調書方式で確認資料が異なることがあるため、過去に送った回収案内を全員へそのまま再送しません。税務担当者が確認した必要書類を、対象者別に案内することが大切です。

書式の確認では、氏名、対象年分、本人の見積額、配偶者・親族の情報、該当欄の記入、証明資料の対応を順に追います。空欄が「該当なし」なのか「分からないので未記入」なのかも区別します。職員が空欄を推測で補うのではなく、本人へ確認する事項を具体化し、税額や控除の適用判断を求める質問は税務担当者へ回します。

書類・資料	確認する役割	差戻し時の伝え方
扶養控除等（異動）申告書です。	主たる勤務先、当年の扶養等の情報を確認します。	対象年分と、未記入・異動のある欄を指定します。
基礎控除等の各申告書です。	本人・配偶者・親族の所得見積りなどを整理します。	給与収入と所得のどちらを尋ねているか明確にします。
保険料控除申告書と証明です。	申告する保険料の区分、年分、証明を対応させます。	不足している証明の種類と該当契約を示します。
住宅借入金等特別控除の資料です。	初年度か、その後か、適用方式と必要資料を確認します。	一律の添付指示をせず、該当する方式を確認します。
前職の源泉徴収票です。	前職の給与・税額・社会保険料を確認します。	不足する勤務先と対象年分を特定します。

様式・記載例の確認先は国税庁「令和8年分年末調整のしかた」です（令和8年分）。保険料の確認を詳しく整理するときは年末調整の保険料控除と書類の確認、住宅関係の資料を整理するときは住宅ローン控除の年末調整対応も参照してください。

2-9. 申告書が未提出・従業員が協力しない場合の対応です

年末調整の資料を提出しない人がいる場合は、最初に未提出の書類を特定します。扶養控除等申告書がない場合と、保険料控除の証明が一部足りない場合とでは扱いが異なります。一部の控除資料が不足していることを理由に、対象者全体を年末調整から外すような運用にはしません。何が計算でき、何を確認する必要があるかを税務担当者へ伝えます。

社内で決めた回収期限は、作業を円滑に進めるための管理期限です。法令上の要件や年末調整を行う時点と同じものではありません。回収期限を一日過ぎたら全員を自動的に対象外にする、といったルールは設けず、実施日までに間に合う対応を検討します。期限後に入社した人や、証明書の再発行を待つ人の受け付け先も残します。

督促は、顧問先へ「未提出者がいます」とだけ伝えるより、対象者、書類名、不足箇所、本人にしてほしいことをまとめた方が進みます。ただし他の従業員の家族構成や保険の情報を、広い宛先に送らないようにします。事務所の担当者と顧問先の権限ある窓口が確認し、本人への連絡方法を統一します。

本人が確定申告を希望している場合も、それだけで年末調整の義務をなくすことはできません。給与支払者が行うべき処理と、本人が後から行う確定申告を分けて説明します。最終的に通常の扶養控除等申告書が提出されない場合や、前職の必要な金額を確認できない場合は、その事情に応じて処理し、本人へ必要な案内を行います。

事務所は「連絡したから完了」にしないことが大切です。依頼日、回答期限、再案内、回答内容、税務担当者への引継ぎを残します。提出しない理由が制度の誤解であれば一般的な説明を案内し、個別の控除可否が分からないので止まっている場合は税務相談の窓口へつなぎます。未協力という評価で終わらせず、止まっている理由を具体化します。

2-10. 年末調整と確定申告の両方が必要なケースを整理します

医療費控除、雑損控除、確定申告で適用を受ける寄附金控除など、年末調整では扱わない控除があります。住宅ローン控除も最初の年分は確定申告が必要です。これらを利用する予定の人についても、給与の年末調整の要件を満たすなら、年末調整そのものを省略する理由にはなりません。

給与以外の所得がある場合も確認が必要です。国税庁No.1900では、給与を一か所から受け、その全部が源泉徴収の対象となる場合に、給与所得・退職所得以外の所得の合計が20万円を超えるケースなどを示しています。二か所以上の給与がある場合は、年末調整されなかった給与の収入金額と、その他の該当所得を合わせる条件があります。

ここで「副業の売上が20万円を超えたら」という一律の案内に置き換えないようにします。給与収入と事業・雑所得等では、判定に用いる金額の意味が異なります。同族会社の役員が会社から貸付金の利子や賃貸料を受ける場合など、別の条件もあります。個別の申告要否は、税務担当者や税務署へ確認する案内にします。

確定申告で控除を追加する場合も、源泉徴収票を交付していれば事務所側の記録が一切不要になるわけではありません。年末調整で反映済みの項目と未反映の項目が分かるよう、引継ぎメモを残します。所得税の申告が不要となる場合でも、住民税について別途の確認が必要な場合があるため、顧問先から本人へ適切な窓口を案内できるようにします。

出典：国税庁「給与所得者で確定申告が必要な人」、国税庁「令和8年分年末調整のしかた」（令和8年分）。

2-11. 年末調整のスケジュールと期限は、一つの日付にまとめません

年末調整をいつまでに行うかという質問には、作業を分けて答える必要があります。通常はその年最後に給与を支払うときに調整しますが、そのための書類回収日、計算結果を給与へ反映する締め日、源泉所得税等の納付日、源泉徴収票の交付や関係書類の提出日は、それぞれ意味が違います。

事務所では、まず顧問先の年内最後の給与・賞与支給日を確認します。その前に税務担当者が判断する日、計算結果を戻す日、職員が差戻しを受け付ける日を置きます。月末締め翌月払いの顧問先と、月中締め当月払いの顧問先を同じテンプレート日付にすると、必要な給与データが確定する時点と合わなくなります。

源泉所得税等は原則として実際に給与等を支払った月の翌月10日が納付期限です。納期の特例の承認を受けている場合には、対象となる7月から12月分の期限は翌年1月20日です。休日等による期限の扱いもあるため、事務所の管理表では「原則の日付」と「当年の実際の期限」を確認して使います。納期の特例は、顧問先の人数だけを見て自動適用しません。

令和8年分の国税庁の手順では、源泉徴収票の受給者への交付や給与支払報告書の提出について、令和9年2月1日と示されています。前年の1月31日という文字列をそのまま案内に流用しないでください。中途退職者の源泉徴収票については、退職後一か月以内の交付という別の期限もあります。

出典：国税庁「源泉所得税等の納付期限と納期の特例」、国税庁「令和8年分年末調整のしかた」、国税庁「給与所得の源泉徴収票の提出範囲と提出枚数等」（2026年10月確認）。

2-12. 書類回収から年税額の計算・過不足精算までの流れです

実務の流れは、対象者確認、必要書類の配付と回収、内容の点検、年税額の計算、過不足額の精算、関係書類の交付・提出へ進みます。事務所はどの段階を受託し、どの段階を顧問先または税理士が行うかを、初めに決めておきます。業務の流れを説明することと、すべてを社労士事務所が代行することは同じではありません。

給与と徴収税額の集計では、支払うことが確定した当年の給与・賞与、源泉徴収税額、社会保険料などをそろえます。未払いでも当年に支払うことが確定した給与は、当年の対象となる場合があります。逆に前年の未払い給与を当年に支払っただけでは、当年の給与としてもう一度合算しません。支給日と支払確定の情報が重要です。

税額計算では、給与所得控除後の金額、該当する所得控除、税額控除等を当年の制度に従って反映します。所長や職員の方が確認する給与集計の合計と、税務担当者が用いる計算基礎が一致しているかを確かめます。当年の表と前年の表が混ざらないよう、使用するソフトの年分設定、計算資料の名称、処理の版をそろえます。

過不足額が戻ったら、還付・追加徴収の符号や対象者を取り違えていないか確認します。給与明細へ反映する額、振込額、納付に用いる資料の整合も、担当ごとに確認します。還付見込みを本人へ先に案内していた場合でも、途中の試算と承認済みの結果を区別し、確定前の金額をそのまま支給しないことが大切です。

計算の手順は国税庁「令和8年分年末調整のしかた」、給与の範囲は国税庁No.2668に基づきます。還付のタイミングを顧問先と合わせる際は、年末調整の還付金と精算の流れも確認してください。

2-13. 賞与での調整・控除の追加・計算後の訂正を管理します

通常の年末調整は、その年最後の給与支払いの際に行います。年内の給与が後に残っていても、所定の条件で先に支払う賞与の際に調整できる取扱いがありますが、年内の給与見込み等を含めて確認する必要があります。「賞与を支払ったので今年は完了」として、後の給与変更を見落とさないようにします。具体的な適用は税務担当者が国税庁の当年資料で確認します。

訂正が起きやすいのは、前職票の到着、扶養等の異動、家族の所得見積りの変更、控除証明の追加、給与・賞与の差額支給です。変更が届いたら、対象者の判定に影響するのか、控除に影響するのか、精算額に影響するのかを整理して渡します。「書類を一枚追加しました」という連絡だけでは、再確認すべき範囲が伝わりません。

事務所では訂正受付日、変更前の情報、変更後の情報、根拠資料、確認を依頼した相手、反映済みの給与を記録します。計算結果に版番号を設け、旧版は参照用として区別します。修正後のデータを入れたつもりで、顧問先が古い明細を配ってしまうことも防ぐ必要があります。

やり直しが可能な時期・条件なのか、本人の確定申告等で対応するのかは、変更内容と状況によって確認します。遅れて届いた資料を一律に翌年分へ回すことや、すべて確定申告にすればよいと案内することは避けます。職員は資料の事実をそろえ、税務担当者の判断結果に沿って給与側の反映を進めます。

2-14. 法定調書・給与支払報告書は、提出先と受託範囲を確認します

給与所得の源泉徴収票は、受給者本人に交付するものと、税務署への提出に関する取扱いを区別します。給与支払報告書は市区町村への提出に関する書類です。年末調整の対象外となった人も、源泉徴収票の交付等の確認から外さないようにします。対象者名簿だけを提出対象者名簿として使い回さないことが必要です。

令和9年1月1日以後に提出すべき給与所得の源泉徴収票については、市区町村へ給与支払報告書を提出した場合に、税務署へ提出したものとみなされる取扱いがあります。令和8年分の後処理では、従来の「必ず双方へ同じものを提出する」という案内をそのまま流用しません。ただし、本人への源泉徴収票の交付がなくなるわけではありません。

法定調書合計表の扱いや給与以外の支払調書、非居住者に関する調書などは、給与の源泉徴収票とは別に確認します。電子申告・電子提出についても、顧問先の利用環境、提出担当者、提出先、受信結果の保管方法をそろえます。画面上で送信したという連絡だけで完了にせず、受付結果や差戻しを担当者が確認する運用にします。

税務書類の作成や税務代理は、顧問先自身または適法に受任する税理士等が行う領域です。社労士事務所は、契約で決めた資料集計・連絡・給与側の事務を担い、資格上の権限があるかを確認せずに申告・提出まで引き受けないようにします。担当表には「社労士」「税理士」などの名称だけでなく、実際の確認者と連絡先も記載します。

出典：国税庁「給与所得の源泉徴収票の提出範囲と提出枚数等」、国税庁「税理士制度Q&A・税理士法違反行為」問6-1（2026年10月確認）。

2-15. 手続きを忘れた場合と、納付遅れのペナルティを混同しません

年末調整の対象者が手続きをしない場合、必要な控除が反映されず、税額の精算や後日の申告対応が必要になることがあります。一方、給与支払者が源泉所得税等を期限までに納めない問題は、書類の未提出とは別です。「従業員が協力しなかったから顧問先に責任はない」と広く断定する説明は避けます。

納付が遅れた場合には、延滞税や不納付加算税などの問題が生じ得ます。延滞税は納付までの期間等により計算されますが、具体的な割合や例外は公式の当年資料で確認します。事務所が行うべきなのは、延滞の概算を独断で回答することよりも、納付状況の事実を顧問先・税理士・税務署の確認につなぐことです。

悪質な脱税や源泉徴収義務違反等では刑事罰が問題になる場合があり、滞納を放置すれば財産の差押え等の滞納処分につながることもあります。ただし、年末調整の書類を一枚出し忘れたことだけで直ちに罰金や拘禁刑になるという意味ではありません。罰則と行政上の処分を混ぜた強い督促文は使わず、該当事実ごとに権限ある窓口で確認します。

所長は、資料回収の進捗と納付・提出の完了を別の管理項目にします。事務所が受託していない業務についても、誰が確認するのか不明なまま引き継がないことが重要です。納付資金や承認の問題がある場合には、締切直前まで放置せず、顧問先の責任者へ早めに連絡できる体制を整えます。

延滞税の出典：国税庁「延滞税について」（令和8年4月1日現在法令等）。罰則・滞納処分の適用は個別事情によるため、年末調整の未実施と一律に結び付けないことが必要です。

2-16. 対象者確認のチェック表と、手戻りを減らす運用です

対象者一覧の最小単位は「顧問先・従業員・対象年分」です。この組合せを固定して、在籍、入退社、申告書、前職、主従、給与、例外条件、判断の状態を持たせます。同じ人が翌年も在籍していても、当年の判断記録を上書きしない形にすると、過去の源泉徴収票について問い合わせが来たときに確認できます。

よくある間違いは、前年度の名簿を無確認で使う、パートを一律に除く、兼業者の主従を推測する、前職票を重複集計する、給与の勤務月と支給月を混同する、休業者を名簿から落とす、回収期限後の提出を一律に拒む、修正前の結果を給与に反映することです。それぞれを入力担当者の注意力に任せず、確認項目と差戻しの手順に落とし込みます。

業務を効率化するポイントは、回収窓口を一本化すること、不足理由を具体的に記録すること、確認者を決めること、変更の履歴を残すこと、給与反映後の完了確認を行うことです。Web化・電子化にも、回収状況を共有しやすい、資料の検索がしやすい、再入力を減らせるという利点があります。ただし、電子化しただけで主従や控除の判断が不要になるわけではありません。

ソフトやシステムを活用する場合も、顧問先ごとの権限、対象年分、入力する項目、訂正の方法を事務所内で共有します。製品にどの機能があるかは公式サイトで確認し、契約プランや利用設定が不明な機能を利用できる前提にしません。本記事は特定の製品の優劣ではなく、現在の環境で誰が何を確認するかに焦点を当てています。

年末調整業務の進捗を把握する際は、回答済みの人数だけを見るのではなく、名簿の全員が「対象確認済み」「対象外確認済み」「資料待ち」「判断待ち」のどこかに入っているかを照合します。年途中の転職者を追加したときも、全体の人数と各状態の人数が一致するかを確認します。これにより、一覧の外に落ちてしまった人を見つけやすくなります。

書類の配布から回収までを手際よく進めるコツは、送った事実と届いた事実を分けて残すことです。配布済みでも休業中の本人が見られないことや、顧問先の窓口で止まっている可能性があります。事務所は配布方法、受領確認、回答予定日を記録し、次のステップへ進めない理由を明らかにします。業務効率化では、一斉送信の回数より、必要な相手へ必要な資料が届き、確認結果へつながることが重要です。

03 BOTTLENECK 対象者を理解していても、事務所の手作業は年末に集中します 確認の前にある回収・転記・更新を切り離すことが、繁忙期への備えになります

3-1. 顧問先ごとの締め日と例外が、確認の往復を増やします

事務所が扱うのは一社分の名簿だけではありません。締め日と支給日、賞与の時期、勤怠の提出方法、手当の条件が顧問先ごとに異なります。年末調整の回収を進めながら、通常の給与計算、入退社、休業の連絡にも対応します。確認表を整えても、その表を更新するために別々のメールやファイルを開き続ける仕事が残ります。

繁忙期には、年末調整だけに人を集中させることも難しくなります。算定基礎届や労働保険の年度更新では別の時期に資料回収が集中し、年間を通じて締切が続きます。採用が間に合わず、経験のある職員に判断と入力が集中すると、その職員の休暇や異動のたびに確認待ちが増えてしまいます。

ソフトへ転記した後に元資料を開いて確認し、修正後に別の一覧も直すという二度手間は、製品を導入した後にも起こり得ます。これは特定のソフトを否定する話ではありません。ソフトの機能を使うための回収・入力・確認を、誰が継続して動かすかという運用の問題です。

3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

所長が最初に見るべきなのは「どのソフトに替えるか」よりも、「確認前のどの作業に職員の時間が使われているか」です。対象者の一覧が止まっている理由が、税務判断ではなく資料の検索や転記であるなら、そこを切り出して受け渡す余地があります。

作業を切り出す際には、顧問先から何を受け取り、どの項目へ反映し、どこで止めて確認を求めるかを決めます。判断が曖昧なまま自動で対象者を確定するのではなく、事務作業を終えた状態で専門家が判断できるようにします。AI社員AIKATAは、今のソフトを使いながら、この確認前の事務作業を任せる選択肢になります。

04 AUTOMATION AIに質問する効率化から、毎月の事務作業を回す自動化へ進めます 回収・集計・入力・チェックをつなぎ、先生方の承認で止めます

4-1. Claude Code/Codexへの質問と、継続する業務の仕組みは違います

AIに年末調整の対象条件を質問したり、顧問先向け案内の下書きを頼んだりする使い方は、個々の作業を早くする効率化です。回答の内容を確認し、必要な箇所を直し、実際の案内や集計に使う人の作業は残ります。AIの説明だけを根拠に税務処理を決めることもできません。

Claude Code/Codexなどを用いる仕組みを事務所で検討する場合は、毎月のデータ受領、顧問先別の処理ルール、出力先、例外を確認する人まで設計する必要があります。ツール名を指定しただけで、給与ソフトや税務手続が無条件に自動化されるわけではありません。必要な権限と検証を整え、確認を要する処理は止める設計が前提です。

自動化の目的は、職員が毎回同じ資料を集め、同じ項目を転記し、同じチェックを繰り返す状態を減らすことです。月次の勤怠・給与の基礎情報がそろえば、年末調整の準備でも資料をさかのぼって探す仕事を減らせます。一方で、控除の適用や対象者の最終判断は、根拠を確認できる担当者に引き継ぎます。

4-2. 今の給与ソフトのまま、承認待ちまでの事務をつなぎます

AI社員AIKATAは、特定の給与ソフトや勤怠システムへの乗り換えを前提にせず、事務所が現在使っている環境で画面操作を含めて事務作業を自動化します。顧問先ごとの締め日、支給日、手当等のルールを仕組みに登録し、AIと人の二重体制で処理します。

下の図は、給与計算と年末調整の下準備をつなぐ業務の考え方です。勤怠の回収・集計、給与ソフトへの入力、処理結果の確認を進め、先生方の最終確認と承認へ渡します。資料が不足している箇所や個別の税務判断まで、AI社員AIKATAが独自に決めるという意味ではありません。

作業	これまで職員がやっていたこと	AIに任せた後の役割
勤怠や給与資料の整理です。	届いたファイルを探し、集計へ転記します。	AI社員AIKATAが回収・集計等の事務を担います。
顧問先ごとの入力です。	締め日や手当の違いを担当者が覚えて処理します。	登録した個別ルールに沿ってAI社員AIKATAが処理します。
処理結果の確認です。	入力した職員が資料を開き直して確認します。	AI社員AIKATAの人による品質チェック後に事務所が承認します。
年末調整に向けた準備です。	給与・勤怠・回収資料を各所から集め直します。	受託範囲の事務を任せ、専門的な判断に使う資料を整えます。
資格業務と税務判断です。	先生方や顧問先・税理士が担当します。	担当する権限と最終責任の区分を維持します。

4-3. 社労士法の1号・2号業務と、税務の線引きを守ります

AI社員AIKATAは、行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成という社労士法の独占業務を引き受けません。1号・2号業務に当たる提出手続き・帳簿書類の作成と、その最終確認・承認は先生方が行います。AIが担うのは、その前にある勤怠集計、給与計算、書類の下準備、資料回収の一次対応等の事務作業です。

サービスの説明にある帳票の作成は、独占業務に当たる法定の帳簿書類を無資格で作成するという意味ではありません。内部集計や確認用の資料などの受託範囲を整理し、社労士法上の業務は事務所側に残します。算定基礎届や年度更新も、下準備を任せることと、提出の代理まで任せることを分けます。

さらに年末調整では税理士法の確認も必要です。税務相談、税務書類の作成、税務代理を、AIや一般の事務代行が代わって行えるとは説明しません。顧問先自身または適法に受任した税理士等が税務を担当し、社労士事務所とAI社員AIKATAは、それぞれ認められた範囲の事務作業を担います。責任者の承認を得れば資格要件が消えるというものでもありません。

05 FOUR CHOICES 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づきません 事務所が人や仕組みを抱え続ける負担まで比較します

5-1. 四つの選択肢を、作業を手放せるかで比較します

四つのうち三つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較するのは、年末調整に向けた回収・転記などの定型事務を、構築・運用ごと手放すという目的です。税務判断や先生方の資格業務までなくす比較ではありません。

職員を増やせば、採用と教育が必要です。従来型の外注へ工程だけを渡せば、仕様の説明や戻ってきた内容の確認・手直しが残ります。事務所でAIを自作すれば、作った後の修正と保守も事務所が担います。いずれも、繁忙期に行う資料回収そのものとは別に、所長や経験者の仕事を増やすことになります。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	処理する手を増やせます。	採用・教育の時間と、閑散期にも残る人件費を抱えます。	✕
②従来型の外注・BPOへ工程を渡します。	一部の入力を外へ出せます。	顧問先ごとの説明・差戻し・手直しの管理が残ります。	✕
③事務所でAIを自作します。	個別の作業を自動化できます。	ルールの言語化、検証、保守を作った人が抱えます。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	定型事務を仕組みの構築・運用ごと任せます。	事務所は受託範囲の確認・承認と資格業務を担います。	◎

判定は上記の目的に対する本記事の比較です。特定の企業やソフトの品質を評価するものではありません。採用や外注を行ったという事実だけでは、事務所に残る運用負荷まで自動的に消えるわけではないことを示しています。

5-2. 説明・教育・保守が残ると、第二の属人化が生まれます

年末調整の準備だけをその場で乗り切っても、次には入退社の集中や算定・年度更新が来ます。繁忙期ごとに新しい担当者や処理表を追加する運用では、引継ぎの対象が増え続けます。AI社員AIKATAに任せる選択では、日々の事務作業と、その仕組みの構築・運用を一緒に切り出すことを考えます。

06 AIKATA AI社員AIKATAは、今のソフトで行う事務作業をAIと人の二重体制で担います 顧問先ごとのルールを残し、事務所の確認と承認へつなぎます

6-1. 回収・勤怠集計・給与計算を、構築と運用ごと任せます

AI社員AIKATAは、職員の方がパソコンで行う事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行サービスです。給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、顧問先への資料回収や一次対応等を扱います。

年末調整の準備で考えるなら、年内の給与・勤怠の情報をそろえ、資料回収の事務を進めることが入口になります。年末調整の税務判断や申告をAI社員AIKATAが引き受けるということではありません。事務所が持つ給与の基礎情報と、税務担当者へ渡す資料を整理する仕事から、受託可能な範囲を確認します。

事務所が現在使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先に新しいソフトへの乗り換えを頼む必要はありません。個別の締め日、支給日、手当等のルールを仕組みに登録するため、担当者が変わってもルールが残ります。これは、先生方の判断を省くためではなく、同じルールを毎回説明し直す事務を減らすための運用です。

6-2. 人による品質チェックの後に、事務所が最終承認します

AI社員AIKATAでは、AIが処理した結果を人が品質チェックし、最後は事務所が確認・承認します。日々の受託した定型事務については、原則として計算済みの給与データや作成済みの確認用帳票を承認する形です。社労士法の1号・2号業務は先生方に残り、税務も権限ある担当が行う前提です。

AI社員AIKATAを使う社労士事務所では、顧問先ごとのルールを登録した仕組みで事務作業を進め、人が品質を確認した結果を先生方へ渡すという形で運用しています。ここで説明しているのは運用の仕組みであり、特定の事務所の導入実績や削減時間を示すものではありません。

算定基礎・年度更新・年末調整などの繁忙期にも、事務所が新たな職員を採用・教育せずに処理量を増やせます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。仕組みの構築と運用はAI社員AIKATAが行うため、事務所側にAIの専門知識は必要ありません。

6-3. NDAとデータの受け渡し・保管ルールを決めます

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事のデータについて、受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。事務所からは、現在どこに資料を保存し、誰が受け取り、誰が確認しているかを整理して伝えると、任せる業務の範囲を考えやすくなります。

無料相談は全国対応で、60分のオンライン相談です。Google Meetで業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。相談では、年末調整の対象者一覧を作る前にどの資料回収が止まっているか、毎月の給与計算のどこに入力・確認が集中しているかを、具体的に取り上げます。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」ことです 専門的な判断を守りながら、事務所が回し続ける定型作業を手放します

年末調整の対象者を正しく整理するには、条件の知識だけでなく、判断に必要な資料が集まる状態が必要です。職員が手作業を続ける方法、ソフトを追加・乗り換える方法、AI社員AIKATAに事務を任せる方法を、事務所に残る仕事という観点で比較します。

比べる項目	手作業のままです。	ソフトを追加・乗り換えます。	AI社員AIKATAに任せます。
繁忙期の負荷です。	✕ 回収と入力を職員が続けます。	△ 運用する人の作業は残ります。	◎ 採用・教育せず処理量を増やせます。
顧問先ごとのルールです。	✕ 担当者の記憶へ依存しがちです。	△ 設定と保守を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残します。
顧問先への負担です。	△ 資料の確認・再提出の連絡を続けます。	△ 変更する範囲に応じた説明が必要です。	◎ ソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育です。	✕ 担当者の確保と引継ぎが必要です。	△ 操作と運用の教育を抱えます。	◎ 受託する事務の構築・運用を任せます。
社労士法の線引きです。	○ 先生方が資格業務を行います。	○ 先生方が資格業務を行います。	◎ 下準備を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

記号は、定型事務を運用ごと任せるという目的への適合を示します。先生方の資格業務や税務担当者の判断をなくすことは、どの選択肢でも目的にしません。ソフトの機能を否定する比較ではなく、機能を使って日々の作業を進める体制の比較です。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。ここで目指す、構築・運用を含めて定型事務の作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。最終確認・承認と先生方の資格業務を守りながら、回収・集計・入力を事務所の職員が抱え続ける状態を変えます。

08 NEXT STEP 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、任せる仕事を整理します 年末調整に向けた資料回収を入口に、毎月の業務を棚卸しします

次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの無料相談で、いまの仕事を棚卸ししてください。年末調整の準備に必要な給与・勤怠の集計、顧問先への資料回収、日々の入力・確認のうち、どの作業から任せられるか、その場で範囲を整理します。

相談は60分、Google Meetでのオンライン対応です。全国の社労士事務所に対応し、契約の義務はありません。先生方の1号・2号業務と、顧問先・税理士等が担う税務判断を残したうえで、受託できる事務作業を確認します。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

9. よくある質問

Q. 年末調整の対象者は、正社員だけですか？

A. 正社員だけではありません。パート・アルバイト・契約社員・役員も、申告書の提出や勤務状況等の条件を満たせば対象になります。事務所は雇用区分だけで除外せず、主たる給与かどうか、給与額、途中退職等の例外条件を確認します。

Q. 11月や12月に入社した人も対象ですか？

A. 入社時期が遅いことだけで対象外にはしません。年末までの勤務、申告書、当年の給与支給と前職の源泉徴収票等を確認します。前職分の必要な金額を確認できない場合や、入社先の当年給与がない場合などは、状況を整理して税務担当者へ確認します。

Q. 年の途中で退職した人は全員対象外ですか？

A. 全員ではありません。死亡退職、著しい心身の障害による退職、12月支給の給与等を受けた後の退職、条件を満たすパートタイマー等の退職などの例外があります。給与総額や再就職後の給与の見込み、最後の支給日、当年の改正の適用時期を確認します。

Q. 本人が確定申告すると言えば、年末調整を省略できますか？

A. 本人の希望だけで省略する扱いにはしません。年末調整の対象者かどうかと、本人が確定申告するかどうかは別に確認します。医療費控除などのために、年末調整と確定申告の両方を行う場合もあります。

Q. 書類の社内回収期限を過ぎたら対象外にしてよいですか？

A. 回収期限を過ぎたという理由だけで一律に除外しません。扶養控除等申告書の未提出なのか、控除資料の一部不足なのかを分け、実施日までの対応を確認します。事務所は不足書類・理由・次の連絡先を記録し、税務担当者の判断につなぎます。

Q. 休業中や年末に有給取得中の人は対象ですか？

A. 出勤していないことだけでは対象外になりません。在籍、当年の給与、申告書等の条件を確認します。一年を通じて給与がない場合などは、精算すべき給与や税額があるかを別途確認します。休業者の連絡手段も顧問先と合わせておきます。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、資料回収、書類の下準備等の受託する事務作業です。行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成という1号・2号業務は先生方が行います。AIの結果は人が品質チェックし、事務所が最終確認・承認します。年末調整の税務業務についても、顧問先自身または適法に受任する税理士等の担当領域を明確にします。

Q. 今の給与ソフト・勤怠システムのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が今使っている給与ソフト・勤怠システムで、画面操作を含めて事務作業を自動化します。顧問先へ乗り換えを頼む必要はありません。無料相談で業務を棚卸しし、どこから任せられるかを整理します。

Q. 事務所にAIの知識や自作の担当者が必要ですか？

A. AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの専門知識は必要ありません。顧問先ごとの締め日・支給日・手当等のルールを登録して処理し、事務所は受託した定型事務の結果を確認・承認します。

Q. 給与や家族の情報はどのように受け渡しますか？

A. AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。無料相談ではまず業務の流れを棚卸しし、受託範囲と必要な情報を整理します。

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