【2026年11月最新】タイムカードの保管期間は5年？当分の間3年？起算日・対象者・罰則と、顧問先の勤怠記録の管理を社労士事務所がAIで自動化する方法
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「顧問先から、退職した人のタイムカードはいつまで取っておけばいいのかと聞かれた」「保管期間は5年と書いてある解説と、3年と書いてある解説があって、どちらを案内すべきか迷う」——タイムカードの保管期間は、社労士事務所の所長・職員の方が顧問先から繰り返し受ける質問のひとつです。
結論から言うと、タイムカードの保管期間は、労働基準法第109条で「5年」と定められています。ただし、同法第143条の経過措置により、当分の間は「3年」とされています（2020年4月の改正施行、出典：厚生労働省「労働基準法の一部を改正する法律について」ほか）。顧問先への案内は、この二重構造を踏まえて書くのが安全です。また、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は、税務上の保存期間（7年）との関係を確認する必要があります。
この記事では、保管期間・起算日・対象者・罰則・保管方法・廃棄の実務を、社労士事務所が顧問先に説明できる粒度で整理します。後半では、顧問先ごとにバラバラな勤怠記録の回収・保管期限の管理を、AIで自動化する方法を、弊社の業務代行サービス「AI社員AIKATA」（運営: 株式会社GENAI）の仕組みとともに解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 BASICS タイムカードとは？法定三帳簿との関係と、保管が義務づけられている理由 出勤・退勤の記録は、労働基準法上どう位置づけられているのか
タイムカードは、従業員の出勤・退勤の時刻を記録するための書類です。紙の打刻用カードだけでなく、ICカードやスマートフォンの打刻アプリ、勤怠管理システムに残るデータも、始業・終業時刻を客観的に記録したものとして同じ扱いになります。紙・電子といった形態は問いません。
1-1. 法定三帳簿のうち「出勤簿」に当たる
労働基準法は、事業場に備えるべき帳簿として「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つを求めています。これを実務では法定三帳簿と呼びます。タイムカードは、このうち出勤簿の役割を果たす書類です。労働時間を賃金台帳に記入するための元データでもあるため、単なる打刻記録ではなく、賃金計算の根拠資料として扱われます。
📚 用語解説
法定三帳簿：労働基準法に基づき、事業場ごとに作成・保管が求められる3種類の帳簿。労働者名簿（第107条）、賃金台帳（第108条）、出勤簿（労働時間などの記録）を指す。三帳簿という呼び方は実務上の通称で、条文に「三帳簿」という言葉があるわけではない。出勤簿は条文上の名称ではなく、タイムカードなど労働時間の記録に関する書類の総称として使われる。
代表菅澤
1-2. なぜ「記録と保管」が義務なのか
保管が義務づけられている理由は、大きく3つに整理できます。
つまり保管は「守れば安心」というだけの義務ではなく、会社が自分を守るための資料でもあります。顧問先に説明するときは、罰則の話よりも先に、この「紛争のときに会社を守る」側面を伝えると納得してもらいやすくなります。
AI鬼管理山崎
02 RETENTION PERIOD タイムカードの保管期間は5年？3年？——2020年改正と経過措置 解説によって「5年」「3年」とばらつく理由を、条文の構造で整理する
2-1. 改正前は3年、2020年4月から5年（当分の間は3年）
労働基準法第109条は、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類を保存するよう定めています。タイムカードは、この「労働関係に関する重要な書類」に当たります。
2020年4月1日施行の改正労働基準法により、この保存期間は従来の3年から5年に延長されました。賃金の請求権の消滅時効が2年から5年に延びたことに合わせた改正です。ただし、改正法の付則（第143条）で、当分の間は保存期間を3年とする経過措置が置かれています。
| 時期 | 法律上の保存期間 | ポイント |
|---|---|---|
| 2020年3月31日まで | 3年 | 賃金請求権の時効も2年 |
| 2020年4月1日以降（本則） | 5年 | 労働基準法第109条の本則 |
| 2020年4月1日以降（当分の間） | 3年 | 第143条の経過措置。賃金請求権の時効も当分の間は3年 |
📚 用語解説
経過措置（当分の間）：法律の改正で急に負担が増えないよう、一定期間は従来のルールを残す仕組み。「当分の間」は期限を決めない書き方で、見直しの時期は法律の検討規定にゆだねられている。タイムカードの保管期間では、本則は5年、当分の間は3年という二重の構造になっている。
代表菅澤
2-2. 実務では「5年保管」を勧めるのが安全な理由
法律上は当分の間3年で足りるとしても、事務所として顧問先に勧めるのは5年保管が現実的です。理由は次の3点です。
なお、「5年」と「3年」のどちらを採るかは顧問先の経営判断であり、事務所としては「法律上は当分の間3年だが、5年の保管を推奨する」と説明したうえで、顧問先の保管ルールとして選んでもらうのが正確です。
保管期間は、顧問先の就業規則や文書管理規程にも明記しておくと運用が安定します。担当者が変わっても、規程を見れば「いつまで保管して、いつ廃棄するか」が分かる状態にしておくことが重要です。
AI鬼管理山崎
03 START DATE タイムカードの保管期間の起算日——直接雇用と派遣社員の違い 「いつから数えるか」を間違えると、早すぎる廃棄につながる
📚 用語解説
起算日：保管期間を数え始める日のこと。「記録した日」ではなく、書類の種類ごとに定められた日（退職日、最後の記入をした日、完結の日など）から数える。起算日を誤ると、保管期間が満了する前に廃棄してしまうおそれがある。
3-1. 直接雇用の場合の起算日
保管期間の数え始め（起算日）は、書類の種類によって異なります。労働基準法施行規則では、労働者名簿は「労働者の死亡、退職または解雇の日」、賃金台帳は「最後の記入をした日」、その他の労働関係の重要な書類は「その完結の日」と整理されています。
タイムカードは、労働時間の記録に関する書類として、その記録が完結した日を起算日と考えるのが基本です。実務では、タイムカードに記録された月の賃金の支払日を起算日とする運用が広く行われています。起算日の扱いに迷う顧問先には、「記録の最後の日付ではなく、賃金の支払いが終わった日から数える」と説明すると、早すぎる廃棄を避けられます。
| 書類 | 起算日（労働基準法施行規則の整理） | 実務での目安 |
|---|---|---|
| 労働者名簿 | 労働者の死亡・退職・解雇の日 | 退職日 |
| 賃金台帳 | 最後の記入をした日 | 最後の賃金を支払った日 |
| タイムカード等 | 記録の完結の日 | 該当月の賃金の支払日 |
代表菅澤
3-2. 派遣社員の場合の起算日と注意点
派遣社員の場合は、派遣元と派遣先で、それぞれ別の記録義務があります。派遣先のタイムカードで管理している派遣社員の勤怠も、派遣元の賃金台帳の根拠になるため、派遣先が記録を残さないと、派遣元が賃金の根拠を示せなくなる場面があります。
派遣先管理台帳の保存期間と起算日は、労働者派遣法とその施行規則で別に定められています。顧問先が派遣社員を受け入れている場合は、労働基準法の保管期間をそのまま当てはめず、厚生労働省の資料や所轄の労働局で保存期間と起算日を確認してください。
AI鬼管理山崎
04 TARGET タイムカードの保管対象者——退職者・パート・派遣社員・管理監督者 「誰の分を」保管するのか。例外の考え方も含めて整理
保管の対象は、退職者を含め、その事業場で働くすべての労働者です。雇用形態による区別はありません。
4-1. 雇用形態別の整理
| 対象 | 保管の要否 | 補足 |
|---|---|---|
| 正社員・契約社員 | 必要 | 退職後も、起算日から保管期間が終わるまで保管 |
| パート・アルバイト | 必要 | 週の労働時間が短くても対象。シフトが変わる人ほど記録が重要 |
| 退職者 | 必要 | 退職した時点で保管義務がなくなるわけではない。起算日は賃金の支払日などから数える |
| 派遣社員 | 派遣元・派遣先それぞれに必要 | 派遣先で管理している勤怠も、派遣元の記録の根拠になる |
| 管理監督者・裁量労働制の人 | 原則として保管を勧める | 労働時間の記録が不要になる場面はあるが、健康確保のための把握義務は残る |
代表菅澤
4-2. 管理監督者・裁量労働制の従業員は例外か
管理監督者には、労働時間・休憩・休日に関する規定が適用されません。裁量労働制の従業員は、実労働時間ではなく、あらかじめ定めた時間を働いたものとみなします。このため「タイムカードを保管しなくてよいのでは」と考える顧問先がありますが、実務上はおすすめできません。
例外的に記録が不要になる場面はあっても、その分の記録だけ別扱いにする管理の手間と、保管しなかった場合のリスクを比べると、全員分を同じルールで保管する方が合理的です。
AI鬼管理山崎
05 PRACTICE 賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねる場合の7年と、罰則・保管方法・廃棄の実務 期間の例外、違反した場合の扱い、紙と電子の保管、廃棄の記録まで
5-1. 賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は7年
中小企業では、賃金台帳と源泉徴収簿を1つの様式にまとめて使っているケースが少なくありません。この場合、源泉徴収簿としての税務上の保存期間（7年）が重なるため、同じ書類を7年間保管する必要が出てきます。複数の解説媒体も、「賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は7年」と案内しています。
ここで注意したいのは、7年の対象は「賃金台帳（源泉徴収簿を兼ねるもの）」であり、タイムカードそのものではないという点です。ただし、賃金台帳の根拠となるタイムカードを同じ期間手元に残しておく会社も多く、顧問先の文書管理の方針として「賃金関係の書類は7年で揃える」と決めてしまう方が、書類ごとに期間を分けるより管理が楽になるケースもあります。
源泉徴収簿などの保存期間は、所得税法とその施行規則に定められています。顧問先の様式が源泉徴収簿を兼ねているかどうかで結論が変わるため、案内する前に様式を確認し、税の保存期間は税理士・国税庁の資料で確かめてください。
代表菅澤
5-2. 保管しなかった場合の罰則と、裁判・調査でのリスク
労働基準法第109条に違反して書類を保存しなかった場合は、第120条により30万円以下の罰金の対象になります。実際には、労働基準監督署の調査でまず是正勧告が行われるのが通常ですが、罰金以外のリスクの方が大きい点を顧問先に伝える必要があります。
AI鬼管理山崎
5-3. 紙と電子の保管方法・保管のメリット
保管の方法に決まった形式はありません。紙のまま保管しても、スキャンして電子データで保管しても構いません。ただし、必要なときに、すぐ閲覧・印刷できる状態で保管しておく必要があります。
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| 紙で保管 | タイムカードの枚数が少ない小規模な顧問先 | 年度ごとにファイルを分ける。湿気・紛失・火災への備えが必要 |
| スキャンして電子保管 | 紙のタイムカードが大量にある顧問先 | 読み取り品質を確認する。原本を廃棄する場合は、顧問先の規程と整合させる |
| 勤怠システムのデータ | 打刻がすでに電子化されている顧問先 | システムの解約後にデータが取り出せなくなる事態に注意。解約前に必ず書き出しておく |
正しく整理して保管するメリットは、リスク回避だけではありません。労働基準監督署の調査にすぐ対応できる、助成金の申請書類をすぐ揃えられる、退職者の問い合わせに速やかに回答できるといった実務上の利点もあります。
5-4. 保管期間が過ぎたら——個人情報の適切な処分と廃棄の記録
保管期間が過ぎたタイムカードは、いつまでも置いておくのではなく、適切に廃棄します。タイムカードには氏名や勤務実績が含まれる個人情報なので、一般のごみとして出さず、シュレッダー、溶解処理、専門業者への委託などで処分します。電子データの場合は、完全に消去し、バックアップにも残らないように管理します。
代表菅澤
06 THE LIMIT 制度は単純でも、顧問先が増えるほど保管期限の管理は重くなる タイムカードの保管ルールを知っていても、繁忙期の手作業は軽くならない
ここまでの内容は、一度理解すれば顧問先に説明できます。しかし、事務所を実際に回していると、問題は「制度を知っているか」ではなく、その制度に沿った管理を顧問先の数だけ回し続けることにあると分かります。
これらは「保管期間は何年か」という知識を増やしても解決しません。勤怠記録を集める・整理する・期限を管理する、という定型の事務作業そのものを、人が毎回やっていることが根本の原因です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
07 AUTOMATE WITH AI 【核心】勤怠記録の回収・整理・期限管理をAIで自動化する 「AIに聞く」効率化ではなく、作業そのものを渡す自動化へ
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のデータ集計・ファイル操作・文書作成などの作業そのものを実行できる。日本語の指示だけで業務の仕組みを構築できるため、事務所のバックオフィス業務の自動化にも使われている。
7-1. 「AIに聞く」と「AIが毎月の作業を自動で回す」は別物
Claude Code／Codexに「タイムカードの保管期間を教えて」と聞くのは効率化です。調べ物が速くなるだけで、回収や整理の作業は人間が行います。
これに対し、自動化は、「毎月の給与計算の時期に、顧問先ごとの勤怠データを回収し、集計し、保管期限の一覧を更新し、不足や不整合を洗い出す」という一連の流れを最初に一度設計しておき、以降は決まったタイミングで仕組みが勝手に走る状態を指します。人の仕事は、仕上がったものを確認することだけになります。
代表菅澤
7-2. 今のソフトのまま、AIが回す流れ
ここで重要なのは、顧問先に勤怠システムの乗り換えをお願いしないことです。いま事務所と顧問先が使っているソフト（紙のタイムカードの写真、勤怠システムの出力データ、エクセルなど）をそのまま使い、AIが回収・集計・入力・チェックを回します。
AI鬼管理山崎
7-3. 社労士法との線引きを必ず守る
行政機関への提出手続きの代行や、帳簿書類の作成（社労士法の1号・2号業務）は、社会保険労務士である先生方の専権業務です。AIが担当できるのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応など、その手前にある事務作業です。最終確認・承認と、行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行います。
7-4. これまで職員がやっていた作業と、AIに任せた後
| これまで職員がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 顧問先ごとに勤怠データの提出を依頼・催促 | 依頼文の作成と回収状況の確認を自動で実施 |
| 紙・PDF・エクセルなど形式の違う勤怠を手で集計 | 形式ごとに読み取り、同じ形に整えて集計 |
| 打刻と給与計算の突合を目視でチェック | 不整合のある従業員だけを自動で抽出して提示 |
| 顧問先別の保管期限をエクセルで手管理 | 期限一覧を自動更新し、廃棄時期が近い記録を通知 |
| 給与ソフトへ転記してダブルチェック | 入力まで自動で行い、人は承認だけ行う |
ポイントは、最終提出と承認は事務所が行い、その手前の「集める・整える・照合する」部分だけをAIに渡すことです。
代表菅澤
08 BUILD OR OUTSOURCE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけ
勤怠記録の回収や給与計算といった繁忙期の事務作業を楽にする選択肢は、大きく4つあります。このうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 繁忙期の人手不足が解消する | 採用難、教育に時間がかかる、閑散期に人件費が残る、顧問先ごとのルールが個人の頭の中に溜まる | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 作業を外に出せる | 外注先への説明と手直しが事務所に残る、顧問先ごとの細かいルールの説明が毎回必要、繁忙期は依頼が間に合わない | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | 低コストで自動化できる | 顧問先ルールの言語化、検証の型、作った人しか直せない第二の属人化 | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放せる | 事務所に残るのは最終確認・承認と1号・2号業務のみ | ◎ |
8-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由
代表菅澤
8-2. 「③自作」の3つの壁
結局、増員・外注・自作のどれも、人か仕組みを事務所が抱え続ける道です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
09 WHAT IS AIKATA 「AI社員AIKATA」とは——事務所の定型事務作業を丸ごと代行 提出手続き・最終確認は先生方のまま、その手前の作業を預ける仕組み
3つの壁を事務所自身で越えなくても、作業そのものを丸ごと預ける道があります。それが、弊社（株式会社GENAI）が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」です。
📚 用語解説
AI社員AIKATA：株式会社GENAIが運営する業務代行サービス。社労士事務所などのバックオフィス業務のうち、パソコン上で行う定型的な事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する。特定の給与ソフト・勤怠システムに縛られず、事務所が使っている既存の環境をそのまま使って自動化する点が特徴。
無料相談（60分・オンライン／Google Meet）では、事務所の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを一緒に整理します。契約の義務はありません。利用にあたってはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。料金は、業務量が増えても変わらない月額の定額制です。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
10 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ——比較とまとめ 手作業のまま／ソフトの追加・乗り換え／AIKATAに任せる を比べる
| 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 顧問先の増加に比例して増える | △ 入力は楽になるが回収・確認は人が行う | ◎ 処理量が増えても事務所の作業は変わらない |
| 顧問先ごとのルール | ✕ 担当者の記憶に依存 | △ 製品の仕様の範囲内 | ◎ 仕組みに登録され、担当者が変わっても残る |
| 顧問先への負担 | ○ 変更なし | ✕ 操作の習得や移行作業をお願いする | ◎ 今のソフト・やり方のまま |
| 職員の採用・教育 | ✕ 繁忙期ほど人手が必要 | △ ソフトの操作教育が必要 | ◎ 採用・教育なしで処理量を増やせる |
| 社労士法の線引き | ○ 全て事務所が実施 | ○ 全て事務所が実施 | ◎ 1号・2号業務は先生方のまま、AIは手前のみ |
10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。
代表菅澤
次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか
人を増やす・ソフトを替えると決める前に、無料相談で、顧問先の勤怠の回収・集計・期限管理のうち、どの作業から任せられるかをその場で整理できます（60分・オンライン、契約の義務はありません）。
AI社員AIKATAは、今お使いのソフト・やり方を変えずに、事務作業の下準備から人の確認・承認までの流れを整えます。
AI鬼管理山崎
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AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
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よくある質問
Q. タイムカードの保管期間は、結局5年と3年のどちらですか？
A. 労働基準法第109条の本則は5年です。ただし、2020年4月の改正施行に伴い、同法第143条の経過措置で、当分の間は3年とされています。法律上の最低ラインは当分の間3年ですが、本則が5年であることや賃金請求権の時効との整合から、顧問先には5年の保管を勧めるのが安全です。最終的な保管期間は顧問先の規程で定めます。
Q. タイムカードの保管期間は、いつから数えますか？
A. タイムカードは「労働関係に関する重要な書類」に当たり、記録が完結した日から数えるのが基本です。実務では、該当月の賃金の支払日を起算日とする運用が広く行われています。賃金台帳は最後の記入をした日、労働者名簿は退職・死亡・解雇の日が起算日になります。迷う場合は、早すぎる廃棄を避けるため、遅い方の日から数えるのが安全です。
Q. 退職した従業員のタイムカードも保管する必要がありますか？
A. 必要です。保管の対象は退職者を含むすべての労働者で、退職したことで保管義務がなくなるわけではありません。残業代などの請求は退職後に起こることも多いため、起算日から保管期間が終わるまで、在職者と同じ扱いで保管してください。
Q. 賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は、なぜ7年なのですか？
A. 賃金台帳と源泉徴収簿を1つの様式にまとめている場合、源泉徴収簿としての税務上の保存期間が重なるため、同じ書類を7年間保管する必要が出てきます。7年の対象は賃金台帳（源泉徴収簿を兼ねるもの）で、税務の保存期間については税理士・国税庁の資料で確認のうえ案内してください。
Q. 紙のタイムカードをスキャンして電子データで保管してもよいですか？
A. 保管の形式に決まりはなく、紙でも電子データでも構いません。ただし、必要なときにすぐ閲覧・印刷できる状態で保管することが前提です。原本を廃棄する場合は、顧問先の文書管理規程と整合させ、読み取り品質を確認してから進めてください。勤怠システムを使っている場合は、解約前にデータを書き出して保管しておくことが重要です。
Q. タイムカードの保管や勤怠記録の回収をAIに任せても、社労士法上問題ありませんか？
A. 行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成（社労士法の1号・2号業務）は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AIが代わりに行うことはできません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応など、提出や作成より前の事務作業に限られます。最終確認・承認と行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行う設計です。
Q. 顧問先ごとに勤怠の形式が違いますが、今使っているソフトのままAIに任せられますか？
A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が現在使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを依頼する必要はなく、顧問先ごとの締め日・手当などの個別ルールも仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが引き継がれます。
5-5. 法的な位置付けの整理——全雇用形態・全従業員が対象で、一部対象外の扱いも基本は保管
ここまでの内容を、顧問先に説明するための土台として整理します。タイムカードは出勤時刻・退勤時刻を示す打刻情報であり、法的な位置付けは「労働時間を示す書類」です。労働基準法改正後（2020年4月以降）の変更点は保管期間の延長であって、書類の位置付けそのものは変わっていません。保管の対象は、正社員だけでなくパートタイム・アルバイトを含む全雇用形態、つまり全従業員です。管理監督者など一部対象外とされる場面があっても、結果的には保管しておく方が安全であり、基本的な考え方は「例外を作らず全員分を保管する」ことです。様々な事情から運用が複雑になる顧問先ほど、全員同じルールにする方が管理は楽になります。
AI鬼管理山崎
5-6. 「7年保存」の書類との仕分け・整理術と、期間内の保管ルール
保管期間が書類ごとに違うと、実務では仕分けが必要になります。賃金台帳（源泉徴収簿を兼ねるもの）のように7年保存が必要な書類と、5年（当分の間3年）で足りる書類を混ぜて保管すると、うっかり早く廃棄してしまうリスクがあります。整理術としては、書類の種類ではなく「保管期限の年」で箱やフォルダを分け、期間内は動かさず、期限が来たら年ごとにまとめて廃棄する方法が管理しやすいです。
5-7. 出勤簿・勤怠管理表をエクセルやワードで作る場合と、労働時間管理の基本ルール
タイムカードの機械がない小規模な顧問先では、出勤簿や勤怠管理表をエクセル・ワードで作って運用している例もあります。この場合も、保管期間の考え方は同じです。社労士解説として押さえたい労働時間管理の基本ルールは、始業・終業時刻を日ごとに記録すること、時間外労働や休日労働の時間を月ごとに集計できる形にしておくこと、そして改ざんや後からの書き換えが分かる形で保管することです。時間外労働の管理が曖昧なまま運用すると、労基法違反（割増賃金の未払いなど）を指摘されるおそれがあります。
代表菅澤
5-8. 保管違反・保管期間違反のリスクを経営に活用し、社会的信用を守る
保管違反や保管期間違反は、罰則だけでなく、裁判で賃金未払いが争われたときに客観的な打刻情報を示せず不利になる点や、社会的信用・社会的信頼の失墜につながる点が問題です。裏返せば、タイムカードを適切に整理しておくことは、助成金の申請時に役立つだけでなく、採用や取引先からの評価にも有効に働きます。保管を単なる義務ではなく、経営に活用できる資産として顧問先に提案すると、受け入れられやすくなります。
5-9. ベストな保管方法と処分方法——電子化がオススメな理由と原本保管の考え方
ベストな管理方法は、顧問先の規模によって変わります。紙のタイムカードが大量にある顧問先では、効率的に検索でき、場所も取らない電子化がオススメです。一方で、スキャンして電子化した後に紙の原本保管を続けるのか、原本を処分するのかは、顧問先の規程で決めておきます。処分方法はシュレッダー・溶解・専門業者への委託などから選び、廃棄の記録を残します。徹底解説の記事が多く出回っていますが、顧問先に必要なのは、規程に落とし込まれた実行できるルールです。
代表菅澤
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- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
