【2026年11月最新】追客とは？賃貸管理会社・賃貸仲介の意味・手順・方法・頻度とシナリオ例と、追客の記録・整理の事務をAIに任せる方法

「問い合わせには返信したのに、その後の連絡が止まっているお客様が何人もいる」「担当者によって、追客の頻度も内容もばらばら」「誰にいつ連絡すべきか、表を見ても分からない」——賃貸管理会社（賃貸仲介を兼ねる会社を含む）の社長・管理担当の方なら、繁忙期ほど痛感する悩みです。

結論から言うと、追客（ついきゃく）とは、問い合わせや内見などで接点のあるお客様のうち、まだ契約に至っていない方に、継続して連絡を取り、検討を支える営業活動のことです。「追いかける」という字面から、しつこい連絡を想像されがちですが、実務の中心はお客様の検討状況に合わせて、必要な情報を届け、次の行動をすり合わせることです。成果を分けるのは、連絡の回数より、記録と予定の管理が続くかどうかです。

この記事では、賃貸管理会社・賃貸仲介の実務目線で、追客の意味、集客・接客との違い、追客の手順、電話・メール・LINEの使い分け、状況別の伝え方、頻度と止める判断、成果の見方、信頼を損なわないための注意点までを整理します。そのうえで、追客の「記録・予定の整理・連絡文の下書き」といった事務を、いまの管理システム・ポータルのまま Claude Code／Codex で自動化する方法を、AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）の仕組みとあわせて解説します。

01 WHAT IS TSUIKYAKU 追客とは？読み方・意味と、集客・接客・契約後フォローとの違い 接点のある見込み顧客の検討を支える営業活動

1-1. 追客（ついきゃく）の読み方と意味、「追客中」とは

追客は「ついきゃく」と読みます。不動産業では、反響（問い合わせ）や内見などで接点を持ったお客様のうち、まだ申込み・契約に至っていない方へ、継続して連絡する活動を指します。社内で「あのお客様は追客中です」と言うときは、検討状況の確認や、次の連絡の予定が決まっている状態を意味します。

1-2. 集客・接客・契約後フォローとの違い

活動	対象	賃貸管理会社・賃貸仲介での例
集客	まだ接点のない人	ポータルへの物件掲載、自社ホームページ、チラシ
接客	問い合わせ・来店したお客様	電話・メールでの初回対応、来店時のヒアリング、内見の案内
追客	接点があり、まだ契約していないお客様	内見後の連絡、希望条件に合う空室が出たときの連絡、返答の確認
契約後のフォロー	契約済みの入居者・オーナー	入居後の連絡、更新の案内、クレーム対応

賃貸管理会社では、ポータルから入る反響への初回対応が「接客」にあたり、その後の連絡が「追客」です。反響の取り方や初回対応の流れは、別の記事（不動産の反響営業とは？反響獲得から初回対応・追客までの実践ガイド）で詳しく解説しています。

1-3. 不動産営業で追客が必要になる理由

管理会社の目線で言えば、追客は空室期間を短くし、オーナーの収益を守るための地道な活動です。ただし、その土台は「誰にいつ連絡するか」の記録と一覧であり、ここが整っていないと、気合で頑張る担当者に偏ってしまいます。

02 STEPS 賃貸管理会社の追客の手順（流れ）——5つの手順と、目的・顧客リストの整理 検討状況の確認から記録まで、担当者が替わっても続く型にする

2-1. 追客の目的を明確にし、顧客リストを整理する

追客の目的は、お客様の状況によって変わります。たとえば、内見のあとなら「迷っている点の確認」、希望に合う物件がない場合は「優先する条件のすり合わせ」、入居時期が先の場合は「再開する時期の確認」です。目的を決めてから、顧客リストを検討状況別に整理しておくと、連絡の内容も決めやすくなります。

顧客リストの区分	状況の例	追客の目的
今すぐ検討中	内見済み・入居希望日が近い	迷う点の確認、申込みの意思の確認
条件が合わず待機中	希望の物件が空いていない	条件のすり合わせ、空室が出たときの連絡
時期が先の検討	入居希望が数か月先	再開時期の確認、時期に近づいたときの情報提供
休眠（長く連絡が途絶えた）	返信がない・時期が過ぎた	状況の変化の確認、連絡してよいかの確認

2-2. 追客を進める5つの手順

5つのうち、実務で最も抜けやすいのが⑤の記録です。連絡の直後に記録しないと、翌週には「何を話したか」が曖昧になり、次の連絡が的外れになります。記録は、追客の土台です。

03 METHODS 電話・メール・LINEなどの追客方法の使い分けと、追客ツールの選び方 手段ごとの得意・不得意を知り、お客様の希望に合わせる

3-1. 手段別の使いどころ：電話・メール・LINE・SMS・郵送

手段	向いている場面	注意点
電話	その場で確認・相談したいとき（内見の日程、迷っている点の確認）	時間帯への配慮が必要。出られないことも多いため、メールなどと併用する
メール	物件の情報や費用を、整理して送りたいとき	返信が遅れやすい。件名と書き出しで、用件が一目で分かるようにする
LINE	希望するお客様との、短いやり取り	希望を確認してから使う。長文や頻繁な送信は避ける
SMS・郵送（DM・ハガキ）	連絡先や希望に応じた補助的な連絡	SMSは、電話番号しか分からない場合の補助。郵送は届くまでに時間がかかる

3-2. 一斉送信メール・ステップメールの使いどころ

一斉送信メールは、同じ内容を複数のお客様に送る方法です。新しい空室情報の案内など、多くの方に関係する情報に向いています。ステップメールは、あらかじめ決めた間隔で順番に送る仕組みで、問い合わせ後の数日間の連絡など、流れが決まっている場面で使えます。

3-3. 追客ツールの選び方：表計算・CRM・追客ツール

選択肢	特徴	向く場面・限界
表計算（エクセル・スプレッドシート）	手軽に始められ、費用がかからない	件数が増えると、更新と共有が追いつかない。担当者ごとの表に分かれやすい
CRM（顧客管理）	顧客情報と対応履歴を、同じ場所で管理できる	入力の手間が残る。使いこなすための設定と教育が必要
追客・配信ツール	メールやSMSの配信、反響の自動取り込みなどを支援する	機能・料金は、各社の公式サイトで要確認。入力の手間は、完全にはなくならない

どのツールを選んでも、入力する人が必要という点は変わりません。次の章以降で触れるとおり、記録の入力や一覧の整理という事務は、仕組みで任せることを検討できます。

04 SCENARIOS 【状況別】賃貸の追客シナリオと伝え方、頻度・期間・止める判断、仕組みの作り方 内見後・希望物件なし・長期検討・休眠まで、管理会社の実務で使える型

4-1. 状況別の追客シナリオと伝え方の例

状況	伝える内容	確認すること
初回の問い合わせ後	質問への回答、空室の状況	入居時期、優先する条件、連絡の希望
内見後	お礼、物件の良かった点の整理	迷う点、他に検討している物件、返答の時期
希望に合う物件がない	近い条件の代替案	優先する条件の順位、譲れない点
長期検討中	再開する時期に合わせた情報	再開の時期、届けてほしい情報
返信がない・検討が止まった	用件を絞った短い連絡	連絡してよいか、希望が変わっていないか
休眠顧客へ再連絡する	空室や条件の変化、連絡する理由	現在の検討状況、連絡の希望

たとえば、内見後の連絡は、次のような型で書くと、お客様が答えやすくなります。

希望に合う物件がない場合は、「ない」と伝えて終わらせず、優先する条件を順位づけして確認します。賃料を優先するのか、駅からの距離を優先するのかで、提案できる物件が変わるためです。長期検討中のお客様には、再開の時期をあらかじめ決めておき、その時期に合わせて情報を届けます。

返信がない・検討が止まった場合は、連絡の前提を見直します。長い文面を送るより、「今も物件をお探しですか」と、答えやすい短い問いかけにするのが効果的です。休眠顧客に再連絡するときは、「空室の条件が変わった」「新しい物件が出た」など、連絡する理由をはっきり示します。休眠顧客の考え方は、別の記事（【不動産会社向け】休眠顧客とは？）も参考にしてください。

4-2. 追客の頻度・期間はどう決める？続ける・待つ・止める判断

4-3. 連絡を断られたとき・検討が終了したときの対応

検討が終了した場合も、お礼の連絡を1回送り、記録を「終了」に変えます。この記録を残しておけば、のちに別の担当者が間違って連絡してしまう事態を防げます。

4-4. 賃貸の顧客への追客のポイントと、購入・売却との違い

取引の種類	追客のポイント
賃貸（入居希望）	入居時期から逆算して、条件・内見の予定を整える。検討期間が短く、空室の状況が変わりやすい
購入	比較する条件と、資金・購入時期の整理を支援する
売却（オーナー・所有者）	査定後の疑問と、売却の予定を確認する

4-5. 追客を管理・共有する仕組みをつくる（営業責任者向け）

4-6. 追客の成果は、連絡件数ではなく「次の行動」まで見る

追客の成果を、連絡の件数だけで測ると、連絡が増えるだけで、お客様との関係は変わらないことがあります。成果は、接続（連絡がつながった）・返信・来店／内見・成約の段階に分けて見ます。

段階	見るもの	止まっているときの見直し
接続	連絡がつながった割合	連絡する手段・時間帯を見直す
返信	返信があった割合	文面の長さ・用件の分かりやすさを見直す
来店／内見	次の約束につながった割合	提案する物件・日程の出し方を見直す
成約	契約に至った割合	迷っている点への対応を見直す

4-7. 追客で信頼を損なわないための注意点

4-8. 追客メール・LINEに取り入れたい8つの工夫

4-9. 追客メールのテンプレート（賃貸・購入・売却）

お客様	テンプレートの骨子	書き換える所
賃貸を検討しているお客様	問い合わせのお礼→空室の状況→内見の候補日を2つ提示→返答の時期の確認	入居希望時期、内見予定の日程、優先条件
購入希望者	お礼→比較条件の整理（予算・エリア・間取り）→資料の送付→次の相談日の提案	資金計画の進み具合、比較している物件
売却希望者	お礼→査定後の疑問の確認→売却の予定の確認→次の面談の提案	売却の時期、査定額への疑問点

4-10. 追客の改善事例の見方と、追客中に受ける「周辺の質問」への備え

追客改善事例は、他社の例を読むとき、どの工程の作成負担を減らしたのかを見ます。たとえば、提案メールの作成を減らした例、顧客のマイページや顧客ログ（対応履歴）を業務に取り入れた例など、工程ごとに分けて自社に当てはめます。そのまま真似するのではなく、自社の入力・予定管理のどこで止まっているかを先に見つけるのが、不動産業界の追客の重要性を、成果につなげる近道です。

追客を続けていると、賃貸のお客様や、売買も扱うお客様から、周辺の質問を受けることがあります。内容によっては、宅地建物取引士や専門家の確認が要るため、答えてよい範囲を、会社であらかじめ決めておきます。

よく受ける周辺の質問	答え方の線引き
売買契約書の内容（手付金・手付解除の定めなど）	契約当事者に関わる内容のため、宅建士が説明する。担当者は、一般的な流れの案内に留める
建築基準法の改正の影響	建物の仕様や工事に関わるため、国土交通省の公表資料を示し、専門家の確認を案内する
土地の敷地面積・最低敷地面積などの制限、限度を下回る場合の取扱い	自治体ごとに異なる。各自治体の公表資料を確認するよう案内し、断定しない
大規模修繕の予定、賃貸住宅の修繕共済	オーナーの判断に関わる内容。管理会社として把握している範囲で答え、判断はオーナーに委ねる
瑕疵担保責任（契約不適合責任）の履行に関する措置、売主視点の対応	売買の個別事情により変わる。担当者が断定せず、宅建士・専門家に確認する
新築不動産の購入に必要な建築確認書、国有地の払下げ、工務店の選び方、住宅価格への影響	賃貸管理の範囲を超える場合は、無理に答えず、専門の窓口を案内する
不動産契約に縁起のよい日（カレンダー）を選びたい	契約の日取りは、お客様の希望として尊重し、日程の調整を案内する

こうした質問に毎回、担当者が調べて答えていると、本来の追客の時間が減ってしまいます。質問と、確認先（宅建士・専門家・公式の公表資料）を一覧にしておくと、答える速さと正確さが両立します。必見の知識を増やすより、確認先を決めておくことが、実務では役に立ちます。

ここまでの内容を実際に回すと、記録の入力、予定の整理、連絡文の下書きという事務が、件数に比例して増えます。次の章以降で、この事務をどう手放すかを解説します。

05 MANUAL LIMIT 追客で膨らむ、管理会社の手作業の限界 毎月・毎日の地味な作業の積み重ねが、一番重い

5-1. 追客は、判断よりも「その前の事務」が時間を食う

ポータル・自社ホームページ・電話・LINEから入るお客様の連絡先、希望条件、前回の連絡内容、次回の予定。この情報が担当者ごとの表やメモに散らばると、次に誰へ連絡すべきかを探すだけで時間が過ぎてしまいます。繁忙期（1〜3月）には、新しい反響の対応が優先され、追客の連絡が後回しになり、そのまま途切れてしまうお客様も出てきます。

5-2. 繁忙期に集中する、物件・オーナーごとに違う条件

ここで発想を変えます。システムを替えなくても、作業そのものを任せる道があるということです。次の章で、その考え方を整理します。

06 AI AUTOMATION 追客の事務作業を、AIで自動化する 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎月の作業を回す」は、まったく別のもの

6-1. 「効率化」と「自動化」の違い

	AIに聞いて早くする（効率化）	AIが毎日・毎月の作業を回す（自動化）
動かす人	担当者が、都度AIに質問・依頼する	決めた手順のとおりに、AIが自動で作業する
担当者の負担	AIへの依頼と、結果の貼り付けが毎回残る	承認の確認だけが残る
繁忙期の効果	担当者の手が回らなければ変わらない	件数が増えても、同じ手順で処理できる
例	追客メールの言い回しをAIに添削してもらう	届いた反響の履歴入力・次回の連絡予定の整理・連絡文の下書き・物件情報の入力と更新を、決めた手順どおりに自動で進める

6-2. いまのシステムはそのまま、AIが受け取りから承認待ちまでを回す

弊社のAI社員AIKATAでは、Claude Code／Codex を使い、会社がすでに使っている管理システム・ポータルサイト・書類のひな型を、そのまま使い続けたまま、画面の操作を含めて自動化します。システムの乗り換えや、新しいソフトの導入は要りません。

追客に引きつけて言えば、AIが担うのは、判断の前の事務です。たとえば次のような作業が対象になります。

6-3. 事務員がやっていた作業 vs AIに任せた後

作業	これまで（事務員の手作業）	AIに任せた後
反響・履歴の入力	通知を見ながら表に手で転記する	AIが取り込んで同じ書式で入力。担当者は確認
追客の対象の抽出	担当者が表を見て、連絡する人を探す	AIが予定日と状況から一覧を作成。担当者は承認だけ
連絡文の作成	過去の文面を探して、書き直す	AIが状況に合わせて下書きを作成
物件情報の入力・更新	管理システムとポータルに、それぞれ入力	AIが画面操作で入力し、食い違いを照合
追客の成果の集計	月末に手作業で数える	AIが毎月同じ書式で集計。担当者は読むだけ

6-4. 法令との線引き（AIが担う範囲／会社・専門家が担う範囲）

なお、現地訪問、郵送物の受け取り、押印、現物の受け渡しなど、人が物理的に動く工程は、自動化しきれません。AIKATAは、画面の中で完結する事務作業が主な対象です。

07 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけ

追客の事務を片づけようとするとき、管理会社が取れる道は大きく4つあります。4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①事務員を増やす	人を増やせば、確認と連絡が回る	採用・教育が繁忙期に間に合わない。閑散期に人件費が残る。担当者ごとのやり方が増え、属人化が進む	✕
②従来型の外注・BPO	外に出せば、会社の手間が減る	物件・オーナーごとの運用を外注先に説明し、納品物の手直しをする作業が会社に残る。繁忙期の増量に追従しにくい	✕
③社内でAIを自作する	自社で作れば、安く自由に使える	物件・オーナーごとのルールを言語化できない。検証の型がない。作った人しか直せず、第二の属人化が生まれる	✕
④AI社員AIKATAに任せる	作業そのものを手放したい	現地訪問や郵送・押印など、人が動く工程は自動化しきれない（その部分は会社が担当）	◎

7-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由

7-2. 「③自作」の壁

08 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAとは？賃貸管理会社の事務作業を丸ごと受託する 業務代行（BPO）としての受託の範囲と、会社の役割

AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、事務員の方がパソコンで行っている業務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行（BPO）サービスです。不動産会社向けには、専用のご案内ページを用意しています。

8-1. 受託できる業務の例

8-2. いまのシステムのまま、画面操作を含めて自動化

AIKATAは、特定のシステムに限定しません。会社がいま使っている管理システム・ポータルサイトをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。システムの乗り換えは要りません。物件種別や取引形態ごとの入力ルールを仕組みに落とし込むため、担当者の経験や繁忙度で精度が落ちません。

8-3. 会社の作業は「承認」だけ

AIの処理結果は、人が品質チェックしたうえで会社に渡されます。最終確認と承認は会社が行います。会社の日々の作業は、原則として「入力済みの物件情報や、作成済みの書類の承認」だけです。

8-4. 繁忙期も人を増やさずに処理量を増やせる

料金は、月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。仕組みの構築・運用はAIKATAが行うため、会社にAIの知識は要りません。引き継ぎは、事務員の方の操作画面を見ながら、AIKATAが業務を分解・整理します（マニュアルが無くてもかまいません）。

8-5. 守ること・できないこと

AIKATAを使う不動産会社では、事務員の方が行っていた照合や書類の下準備を、AIKATAの仕組みで処理し、会社の担当者が承認する、という形で運用しています。

09 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ——手作業・システム追加・AIKATAの比較 追客の毎月の事務を、どう片づけるか

	手作業のまま	システムの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 件数に比例して増える	△ 入力の一部は減るが、運用の手間が残る	◎ 人を増やさず処理量を増やせる
物件・オーナーごとのルール	△ 担当者の経験に依存	△ 製品の仕様の範囲内	◎ 仕組みに落とし込み、残る
入居者・オーナーへの対応の速さ	✕ 繁忙期に遅れる	○ 一部は自動化	◎ 一次対応・下準備が早い
事務員の採用と教育	✕ 採用難・教育が必要	△ 新しい操作の教育が必要	◎ 採用・教育が不要
宅建業法の線引き	○ 会社が管理	○ 会社が管理	◎ 宅建士・会社の業務と、AIの業務が明確に分かれる

9-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。

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よくある質問

Q. 追客とは、どういう意味ですか？

A. 追客（ついきゃく）とは、問い合わせや内見などで接点のあるお客様のうち、まだ契約に至っていない方に、継続して連絡を取り、検討を支える営業活動のことです。しつこく追いかけることではなく、お客様の検討状況に合わせて、必要な情報を届け、次の行動をすり合わせることが中心です。

Q. 追客と集客・接客は、どう違いますか？

A. 集客は、まだ接点のない人に知ってもらい、問い合わせをもらうまでの活動です。接客は、問い合わせや来店のときに直接対応する活動です。追客は、その後、契約が決まるまでの間に、連絡を続けて検討を支える活動を指します。賃貸管理会社では、ポータルの反響対応が集客と接客、返信後の連絡が追客にあたります。

Q. 追客の頻度は、どのくらいが適切ですか？

A. 決まった回数はありません。次回の約束（内見日や返答の期限）、入居希望時期、届ける情報があるかどうかで決めます。連絡の希望（手段・時間帯・頻度）をお客様に確認し、記録しておくことが前提です。届ける情報がないのに連絡だけ続けると、信頼を損なう原因になります。

Q. 返信がないお客様には、いつまで連絡すればよいですか？

A. 待つ条件と、社内で見直す時点を、あらかじめ決めておきます。たとえば、入居希望時期が先のお客様は時期に合わせて再開し、時期が過ぎたお客様は連絡の前提（希望が変わっていないか）を確かめる、という形です。お客様から断りや配信停止の希望があった場合は、その時点で連絡を止めます。

Q. 追客のメールやLINEを一斉に送ってもよいですか？

A. 広告・宣伝にあたるメールには、特定電子メール法のルールがあります。原則として、事前の同意を得た相手に送ること、配信停止の方法を示すことなどが必要です。ルールの詳細は、総務省・消費者庁の公表資料で確認してください。相手の希望に合わない一斉送信は、信頼を損なう原因にもなります。

Q. 宅建業法上、追客の事務作業をAIに任せて問題ありませんか？

A. 重要事項説明と、35条書面・37条書面への記名は、宅地建物取引士が行います。オーナー・入居者との交渉や最終的な判断、法的な手続きも、AIには任せず、会社や専門家が行います。一方、反響の取り込みと履歴の入力、追客の予定と連絡先の一覧づくり、連絡文の下書き、物件情報の入力・更新、募集図面の下準備といった事務作業は、AIに任せることができます。AI社員AIKATAは、宅建士の独占業務は引き受けず、AIの処理結果を人が品質チェックし、最終確認と承認は会社が行う体制です。

Q. 今使っている管理システムのまま、AI社員AIKATAを使えますか？

A. 使えます。AI社員AIKATAは特定のシステムに限定せず、会社が今使っている管理システム・ポータルサイトを、そのまま使い、画面操作を含めて自動化します。システムの乗り換えは要りません。無料相談（60分・オンライン・Google Meet）で、御社の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。

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