【2026年11月最新】司法書士事務所のシステムの選び方｜種類と5つの比較軸、システムを替えずに戸籍の一覧化・決済の書類確認をAIに任せる方法

「登記システムを入れ替えたいが、過去の案件データの移し替えが心配」「申請書づくりは楽になったのに、決済前の書類確認と戸籍の読み込みは相変わらず補助者の手作業」「相続登記と住所変更登記の義務化で、案件が増えて回らない」。司法書士事務所の所長先生や事務長の方から、こうしたご相談をいただくことがあります。事務の仕組みを探し始めるのは、たいていこのような場面です。

結論から言うと、司法書士事務所のシステムは「申請書の作成」「案件・顧客の管理」「オンライン申請との連携」「事務所の規模に合う形（パッケージかクラウドか）」「費用と移行の手間」の5点で選ぶのが基本です。ただし、システムは申請書や案件のデータを扱いやすくする道具です。戸籍の読み込み、決済前の書類の確認と連絡、預り金の精算といった、システムの前後にある事務は、多くの事務所で補助者の手に残ります。

この記事では、司法書士事務所で使われるシステムの種類と主な機能、選び方、導入の進め方、導入後も残りやすい作業を整理します。そのうえで後半では、いまの登記システムを入れ替えなくても、戸籍の一覧化や書類の確認、役員任期の管理、見積・請求といった事務そのものをAIに任せる方法を、司法書士法の線引きや個人情報の扱いとあわせて説明します。

なお、各システムの機能や料金は更新されることがあります。この記事では公式サイトなどで確かめられる範囲に絞って書き、確かめられない所は「公式サイトで要確認」としています。

01 WHAT IS IT 司法書士事務所のシステムとは？種類と主な機能 申請書の作成から案件管理まで、事務所の仕事を支える仕組み

司法書士事務所で使われるシステムは、大きく分けると、申請書の作成に強いもの、案件・顧客の管理まで含めた総合型のもの、特定の分野（たとえば相続）に強みを持つものの3つに整理されます。比較サイトでも、「司法くん」は不動産登記・商業登記の申請書作成や案件・顧客の管理に対応する総合型、「権（GON）」は法務局への申請に特化したもの、「サムポローニア」は相続登記に強みがあるもの、といった紹介がされています。どれが良い悪いではなく、事務所の取り扱う案件の中心がどこにあるかで、合うものが変わります。

1-1. 主な機能の種類

機能のまとまり	できること	事務所の事務で減る作業
申請書の作成	不動産登記・商業登記などの申請書を、入力内容から作る。登録免許税の計算を補助する製品もある	申請書の書式への手入力、税額の手計算
案件・顧客の管理	案件ごとの進み具合、依頼者の情報、期日を一覧で扱う	案件の一覧表の手更新、進み具合の確認
オンライン申請との連携	作成した申請書を、オンライン申請の仕組みにつなぐ。連携の方法は製品ごとに違う	申請データの再入力
書類・帳票の作成	委任状、見積書、請求書、報告書などの雛形から書類を作る	雛形への手入力
相続関係の整理	相続人の関係図や法定相続情報の整理を補助する。製品によって範囲が違う	相続関係説明図の手作成

たとえば、日本司法書士会連合会のサイトでは、会員向けに登記・供託オンライン申請システムや、申請用総合ソフトを使った申請の手順が案内されています。システムを選ぶときは、こうしたオンライン申請の仕組みと、どこまでつながるかも確かめておくと、申請の前後の手作業が見えてきます。最新の機能と料金は、各社の公式サイトで確かめてください。

1-2. 事務所の規模で変わる選び方

比較サイトの整理を見ると、個人事務所から数名規模の事務所では、まずパッケージソフトやクラウド型から始める考え方が紹介されています。一方で、独自の要件がある事務所や、大量の案件を扱う事務所では、カスタムの開発も検討対象に挙がります。事務所の将来の規模や、中心にしたい分野を見据えて選ぶことが勧められています。

02 WHY IT MATTERS 登記システムを検討する4つのきっかけ 義務化・案件の増加・人手・データの散らばりが引き金になる

システムの検討を始めるきっかけは、事務所ごとに違います。よく聞く4つの場面を整理します。

2-1. きっかけ①：義務化で案件の幅が広がった

相続登記は令和6年に義務化され、令和8年4月からは住所・氏名の変更登記も義務になりました。扱う案件の種類と数が広がると、案件ごとの進み具合を紙や表計算で管理するのが難しくなります。

2-2. きっかけ②：案件の情報が散らばっている

依頼者の情報、必要書類の一覧、期日、預り金の記録が、紙のファイル、表計算、システムの別々の場所にある、という事務所は少なくありません。案件の状況を知るために、補助者に口頭で聞くことが日常になっていると、その人が休んだ日に状況が分からなくなります。

2-3. きっかけ③：いまのシステムが古くなってきた

長く使っているシステムのサポートや、法改正への対応、パソコンの買い替えなどが、入れ替えの引き金になることがあります。入れ替えを考えるときは、過去の案件データをどう移すかが、大きな検討項目になります。

2-4. きっかけ④：補助者の採用と教育が追いつかない

登記の種類ごとの手順、戸籍の読み方、登記情報の見方を覚えてもらうには時間がかかります。決済が月末や年度末に集中すると、経験のある補助者に確認が偏り、人を増やすだけではこの偏りが解けません。

03 HOW TO CHOOSE 司法書士向けシステムの選び方：5つの比較軸 申請書・案件管理・オンライン申請・規模・費用と移行

比較軸	確かめること	確かめ方
①取り扱う登記の種類に合うか	不動産登記・商業登記・相続など、事務所の中心の案件に対応しているか。製品ごとに得意な範囲が違う	公式サイトの対応範囲を見て、事務所の案件の内訳（件数の多い順）と照らす
②案件・顧客の管理まで扱えるか	案件の進み具合、期日、依頼者の情報を、一覧で見られるか	デモで、実際の案件の流れ（受任から完了まで）を再現してもらう
③オンライン申請とつながるか	登記・供託オンライン申請システムとの連携の方法は何か。申請用総合ソフトとの関係	提供会社に、事務所のいまの申請の手順を伝えて確かめる
④事務所の規模と働き方に合うか	パッケージかクラウドか。何名で、どこから使うか。補助者が迷わず操作できるか	補助者に実際に触ってもらい、迷う所を聞く
⑤費用と移行の手間が続くか	初期費用、月額や保守の費用、ユーザー数に応じた料金、過去の案件データの移し方	見積と契約書で費用の内訳を確かめ、データの移行の範囲と手間を確認する

3-1. デモで確かめたい場面

比較表の機能の数よりも、デモで「事務所の一番面倒な場面」を再現してもらうほうが、判断の材料になります。次のような場面を、事前に用意しておきます。

3-2. 他の製品との違いを、悪く言わずに整理する

比較をするときは、「向かない場面」を事実で整理するのが公平です。たとえば、申請書の作成に特化した製品は、案件や顧客の管理の範囲が限られる場合があります。総合型の製品は、機能が多い分、操作を覚える時間がかかる場合があります。クラウド型は、通信環境に左右され、パッケージ型は、パソコンの買い替え時に移行の作業が要る場合があります。どれも優劣ではなく、事務所の規模と案件の内訳に合うかどうかの違いです。製品の仕様と料金は、各社の公式サイトで確かめてください。

04 HOW TO INTRODUCE 導入の進め方と、よくある失敗 決済や申請を止めずに、小さく確かめながら進める

4-1. よくある失敗と避け方

05 WHAT REMAINS 登記システムを入れても、手作業が残る場所 システムは入っていても、事務は補助者の手で残っていることが多い

司法書士事務所の事務は、登記の種類ごとに集める書類と確認の順番が違います。不動産の決済では、不動産会社や金融機関、売主様と買主様の書類が期日に向けて少しずつ届きます。相続登記では、何通もの戸籍を読んで、相続人を確かめます。会社の登記では、役員の任期や決算期を確かめて、変更の時期を見ます。申請書の作成はシステムが助けてくれても、その前後には人の手が残ります。製品ごとの機能の範囲や料金は、各社の公式サイトで確かめてください。

5-1. 現場でよく残る6つの作業

5-2. システムを入れ替えれば、解決するのか

新しい登記システムに入れ替えれば、申請書づくりの入力は楽になるかもしれません。ただ、過去の案件データの移し替え、補助者への操作の教育、オンライン申請の手順の確認と、入れ替えの負担は小さくありません。そして入れ替えた後も、戸籍の読み込みや不足書類の連絡、預り金の精算といった周りの事務は、人の作業として残ります。

システムにはそれぞれ得意なことがあり、どれが良い悪いという話ではありません。「いま使っているシステムのまま、手作業の部分だけをどうするか」という視点を持つと、選べる道が広がります。同じテーマを、司法書士事務所のAI活用の面から整理した記事は、司法書士事務所のAI活用の進め方と、決済・戸籍の事務を任せる方法にもまとめています。

06 LIMITS OF MANUAL WORK 司法書士事務所の事務が、手作業では回らなくなる瞬間 月末・年度末の決済、相続の相談、役員変更が重なる

司法書士事務所の事務は、扱う案件の種類と数で増えます。月末や年度末には不動産の決済が集まり、株主総会の後には役員変更の相談が集まります。相続登記や住所変更登記の義務化で相談が増えると、そこに戸籍の整理が加わります。それぞれの案件で、集める書類も確認の順番も違うため、全体を見て回せる補助者に、確認が集中します。

6-1. 決済の直前まで、書類の確認が続く

不動産会社や金融機関から書類が少しずつ届き、そろったかの確認が、決済の前日までかかります。不足書類の連絡と、届いた書類の確認を、複数の案件で並行して進めるため、補助者の手が埋まってしまいます。

6-2. 担当の補助者が休むと、状況が分からなくなる

案件ごとの進み具合と、不足している書類は、担当の補助者の頭の中や手元のメモにあることが多く、その人が休むと、案件の状況が分からなくなります。人を増やしても、登記の種類ごとの手順を覚えるまでは、確認の手間が増えるだけになりがちです。

6-3. よくある4つの悩み

これらは、補助者の努力が足りないから起きるのではありません。形の違う書類が次々に届き、確認の手間が人の手を超えているからです。そして、システムを入れ替えなくても、この作業そのものを任せる道があります。次の章で、その中身を説明します。

07 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで事務作業を「自動化」する——戸籍の一覧化を相続人の確定の手前まで 効率化ではなく自動化。いまの登記システムのまま、ひと続きの流れをAIが進める

7-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎回の作業を自動で回す」は別物

ChatGPTのような対話型のAIに、依頼者への案内文を考えてもらうのは効率化です。人が作業の主体で、AIは文章を考える手間を減らしてくれます。ただ、書類を集める、画面を開く、貼り付ける、という作業は人の手に残ります。

AI社員AIKATAが、Claude Code／Codexで業務の流れを組み立て、必要に応じて画面操作やデータ連携の仕組みを足し、決まったきっかけで動く仕組み（スケジュール実行など）と組み合わせて作るのが自動化です。「届いた戸籍を受け取り、記載をデータにし、出生から死亡までの期間のつながりと抜けを一覧にし、案件の表へ記録して、先生に渡す手前までそろえる」という一連の流れを、あらかじめ設計しておきます。あとは決まったきっかけで、データ化や照合といった作業は人が手を動かさなくても進み、確認と承認は人が行います。人の仕事は、出来上がったものを確認して承認することです。

7-2. 相続の戸籍の整理を、ひと続きの流れで

たとえば相続登記の戸籍の整理は、一通ずつ読んで打ち込む所だけを自動にするのではなく、次の流れ全体をAIが進めます。この流れは、相続の案件ごとに回します。なお、登記システムや案件管理の表への画面操作での自動化ができるかは、製品の仕様と利用条件によります。できない場合は取り込みなど別の方法を、導入前に一緒に決めます。AIが整理した結果は、すべて当社の人が元の戸籍と照らして確かめてから、先生にお渡しします。

7-3. これまでの事務 vs AIに任せた後

これまで先生・補助者がやっていた作業	AIに任せた後
届いた戸籍を一通ずつ読み、出生から死亡までのつながりを手で確かめる	戸籍の記載をAIがデータにし、期間のつながりと抜けを一覧にする
固定資産評価証明書の内容を、案件の表に手で写す	内容をAIがデータにして、案件の表へ記録する
決済日程と届いた書類を見ながら、不足を確かめて連絡する	案件ごとの必要書類の一覧をAIが管理し、不足の連絡の下書きまで用意する
顧問先の役員の任期を台帳で見て、満了を案内する	登記情報と定款から任期をAIが一覧にし、満了前に案内を下書きする
登録免許税や実費を含めた見積・請求を、案件ごとに作る	実費と報酬を分けた見積書・請求書の作成と、預り金の集計までそろう
入金を確かめて消し込み、精算の漏れを探す	入金の確認と消込をAIが進め、漏れのある案件を一覧にする

ポイントは、いまお使いの登記システムや案件管理の表をそのまま使い続けられることです（画面操作の可否は仕様と利用条件によります）。システムの入れ替えとは違い、補助者が新しい操作を覚える必要もありません。手作業の「受け取り・入力・照合・チェック・下書き」の部分が、AIの仕事に置き換わります。

7-4. 司法書士法との線引きを、先に決めておく

AIKATAは、登記・供託の手続の代理も、法務局や裁判所に出す書類の作成も行いません。引き受けるのは、書類の回収、データ化、期日の管理、見積・請求といった事務だけです。本人確認と意思確認、相続人の確定、申請は先生が行います。決済の当日の立会いや書類の受け渡しも、これまでどおり先生が行います。

08 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作・システムの入れ替えでは、事務作業は片づかない 4つの道のうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ

事務の悩みへの対処は、大きく4つあります。4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけで、事務そのものは片づきません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①経験のある補助者を採用する	登記の実務に慣れた補助者がいれば回る	経験者は採用が難しく、戸籍の読み方や決済の段取りを教えるには先生の時間が要る。給与や社会保険料に加えて、辞めたときに案件ごと引き継ぎ直す負担も残る	✕
②登記の事務を外部に委託する	プロに任せれば片づく	登記に関わる書類は扱いに注意が要り、任せられる範囲の線引きが難しくなりがち。件数に応じた料金だと、決済や相続が重なる月ほど費用が増え、委託先とのやり取りも事務所に残る	✕
③RPAや自作で取得・更新を自動化する	自分たちで作れば安く済む	作る時間を決済や相談の合間に確保するのが難しく、取得先の画面が変わるたびに手直しが要る。作った人が辞めると、直せる人がいなくなる	✕
④AI社員AIKATAに任せる	作業そのものを手放したい	いまのシステムのまま（画面操作の可否は仕様と利用条件による）、仕組みの構築と運用をAIKATAが行う。事務所は仕上がりの承認だけ	◎

なお、登記システムの入れ替えも、選択肢の一つです。申請書づくりの入力は楽になるかもしれませんが、過去の案件データの移し替えに手間がかかり、戸籍の読み込みや不足書類の連絡、預り金の精算といった周りの事務は、入れ替えた後も人の手に残ります。

8-1. ①採用・②外注で片づかない理由

8-2. ③自作の壁

09 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAは、司法書士事務所の補助者の事務を丸ごと引き受ける AIと人の二重体制で、決済準備・戸籍・役員任期・見積請求を受託する

AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、司法書士事務所向けのAI社員AIKATAのページにあるとおり、決済の書類準備、戸籍の一覧化、役員任期の管理、登記情報の整理、見積・請求といった補助者の事務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行（BPO）サービスです。

9-1. 引き受ける事務の中身

まとまり	引き受ける業務	事務所に残る判断・作業
決済・案件管理	決済日程と必要書類の一覧管理、不動産会社・金融機関への連絡の下書き、登記情報の取得と内容の一覧化、案件ごとの進み具合の記録	本人確認と登記の申請、決済の立会い（先生）
相続の事務	届いた戸籍の記載内容のデータ化、戸籍の期間のつながりの一覧化、固定資産評価証明書の内容のデータ化、相続人の方への書類案内の下書き	相続人の確定と申請書類の作成（先生）
会社の登記の事務	役員の任期満了の一覧管理、任期満了前の案内の下書き、決算期・任期の台帳の更新	任期の判断と変更登記の申請（先生）
見積・請求	見積書・請求書の作成と送付、預り金・立替実費の集計、入金の確認と消込	報酬と実費の最終確認、精算の承認（事務所）

9-2. 仕組みの特徴

AIKATAを使う司法書士事務所では、届いた戸籍の記載をAIがデータにして期間のつながりを一覧にし、当社が元の戸籍と照らして確かめ、先生は一覧を確認・承認するだけ、という形で運用しています。同じ形で、決済前の書類の確認は不足書類の一覧と連絡の下書きを、役員任期の管理は満了前の案内の下書きを、AIが用意します。

9-3. できないこと・事務所に残ること

相続登記の戸籍や住民票、決済で預かる印鑑証明書、本人確認書類の写しなど、重い個人情報を扱います。当社は秘密保持契約（NDA）を結び、当社が見られる案件とフォルダを限定します。犯罪収益移転防止法に基づく確認記録の保管も含め、データの置き場所と受け渡しの方法を導入前に決めます。不動産の決済では、どの書類を誰からいつ受け取るか、連絡の下書きを誰の名前で送るかも、先生と整理します。

10 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業のまま／システムの追加・入れ替え／AIKATAに任せる の3択

	手作業のまま	システムの追加・入れ替え	AI社員AIKATAに任せる
忙しい時期の負荷	✕ 補助者の残業で埋めることになる	△ 申請書づくりは軽くなるが、前後の事務は残る	◎ 人を増やさず、処理量だけ増やせる
事務所ごとのルール	△ 経験者の頭の中にある	△ 製品の仕様の範囲になる	◎ 手順として仕組みに残る
戸籍・書類確認の速さ	✕ 決済や相続が重なると確認が間に合わない	△ 入力の置き場所は整うが、読み込みは残る	◎ 一覧と不足書類の下書きが毎回そろう
補助者の採用と教育	✕ 採用難と教育のくり返し	△ 新しい操作の教育が増える	◎ 採用も教育も要らない
司法書士法の線引き	○ 事務所ですべて行う	○ 事務所ですべて行う	◎ 申請と判断は先生、事務だけを任せる形で明確

10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・システムの入れ替えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。

次の決済と相続の繁忙期を、補助者を増やさずに越える準備を始めませんか

補助者を増やす、登記システムを入れ替えると決める前に、まず無料相談で、決済の書類準備・戸籍の一覧化・役員任期の管理・見積と請求のうち、どの事務から任せられるかを整理しましょう。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行います。契約の義務はありません。
詳しくは、司法書士事務所向けのAI社員AIKATAのページをご覧ください。

人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの司法書士システム「権」・サムポローニアなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 司法書士事務所のシステムは何を基準に選べばよいですか？

A. 取り扱う登記の種類に合うか、案件・顧客の管理まで扱えるか、オンライン申請とつながるか、事務所の規模と働き方に合うか、費用と過去の案件データの移行の手間が続くか、の5つが基本です。機能の数よりも、事務所の実際の案件の例でデモをしてもらい、時間を取られている作業が減るかを確かめてください。料金や機能は、公式サイトで最新の内容を確かめてください。

Q. 申請書の作成ソフトと、案件管理のシステムは何が違いますか？

A. 申請書の作成ソフトは、入力した内容から登記の申請書を作る道具で、案件管理のシステムは、案件ごとの進み具合、依頼者の情報、期日などを一覧で扱う道具と説明されることが多くあります。製品によっては両方を備えた総合型もあります。どこまでを一つで済ませたいかで、選ぶ範囲が変わります。

Q. 登記システムを入れれば、補助者の事務は減りますか？

A. 申請書づくりの入力など、減る作業はあります。一方で、戸籍の記載をデータにする作業、不動産会社や金融機関への不足書類の連絡、預り金・立替実費の集計のように、システムを入れても人の手に残る作業もあります。検討するときは、システムで解決する作業と、システムの外に残る作業を分けて考えると、期待とのずれが小さくなります。

Q. 司法書士法との関係で問題はありませんか？

A. 当社は、登記・供託の手続の代理も、法務局や裁判所に提出する書類の作成も行いません。お引き受けするのは、書類の回収、データ化、期日の管理、見積・請求といった事務作業です。本人確認と意思確認、相続人の確定、申請は、引き続き先生が行います。整理した一覧や連絡の下書きは、先生が確認・承認する運用のため、判断の責任の所在が曖昧になることはありません。

Q. 今使っている登記システムのままで使えますか？

A. 使えます。AI社員AIKATAは、特定のシステムに限らず、司法書士システム「権」、サムポローニア、申請用総合ソフト、登記情報提供サービスなど、いま事務所でお使いのシステムや案件管理の表のまま進めます。乗り換えは要りません。画面操作で自動化できるかは、システムの仕様と利用条件によります。できない場合は取り込みなど別の方法を、導入前に一緒に確かめて決めます。

Q. 戸籍や印鑑証明書などの個人情報を外部に預けても大丈夫ですか？

A. 相続登記の戸籍や住民票、決済で預かる印鑑証明書、本人確認書類の写しは、重い個人情報です。秘密保持契約（NDA）を結び、当社が見られる案件とフォルダを限定します。犯罪収益移転防止法に基づく確認記録の保管も含め、データの置き場所と受け渡しの方法を導入前に決めます。

Q. 戸籍の読み違いが心配です。どう防ぎますか？

A. AIがデータにした戸籍の記載と期間のつながりは、当社の担当者が元の戸籍と照らし合わせて確認します。そのうえで先生に一覧をお渡しするため、読み違いが確認を通り抜けたまま相続人の確定に使われることを防ぎます。読み切れない字は、印をつけて残し、先生が判断します。相続人の確定と申請書類の作成は、先生が行います。

Q. いつから始めるのがよいですか？

A. 月末・年度末の決済や、株主総会後の役員変更が集中する時期に始めると、案件ごとの手順を整理する時間が取れません。落ち着いた時期に、戸籍の整理のように毎回くり返す業務から始め、事務所のルールが固まってから決済準備や見積・請求に広げる進め方がおすすめです。まず無料相談で、時期と任せる範囲を整理できます。

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