【2026年11月最新】従業員名簿のテンプレートと法定記載事項｜社労士事務所が顧問先に渡す前の確認点と、更新・回収をAI社員AIKATAに任せる方法

01 ANSWER FIRST 従業員名簿の書式に決まりはありません。決まっているのは「載せる項目」「備える場所」「保存の期間」です

従業員名簿（法律上の名称は労働者名簿）は、労働基準法第107条により、事業場ごとに備えて、労働者ごとに所定の事項を記入することが義務づけられている帳簿です。書式や保存の方法は自由で、紙でも、WordやExcelでも、システムでも構いません。法律が求めているのは、記載事項が過不足なく入っていることと、必要なときに確認できる状態で保存されていることです。

顧問先から「無料のテンプレートはありませんか」と聞かれることは、社労士事務所では珍しくありません。厚生労働省や都道府県労働局が様式を公開しており、Microsoftなども従業員名簿のExcelテンプレートを配っています。ただし、テンプレートは項目を示すだけで、顧問先の人が入れ替わるたびに更新する仕組みまでは用意しません。

事務所に求められるのは、テンプレートを渡すことよりも、顧問先の名簿が「いま正しい状態か」を確かめる仕組みです。入社・退職・住所変更・業務の変更が起きるたびに、名簿、賃金台帳、社会保険の届出がつながって更新されているかが、調査のときに問われます。

この記事では、所長・管理者・職員の方に向けて、法定の記載事項と保存期間、代表的な無料テンプレートの特徴、長所と限界、紙・アプリ・システムといった管理方法の違いを整理します。後半では、更新確認と資料回収といった事務作業をAI社員AIKATAに任せ、先生方が判断と最終確認に集中する分担を説明します。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」第107条・第109条（2026年11月確認）。

02 OFFICE PRACTICE 従業員名簿とは何か。記載事項・保存・テンプレート・管理方法を、事務所の確認順に整理します

2-1. 従業員名簿とは何か。法定三帳簿の一つとして確認します

労働者名簿は、従業員を一人でも雇用する会社に作成義務があります。規模の大小や、業種、正社員かパートかといった雇用形態によって、作るか作らないかが変わるものではありません。日々雇い入れられる者（1か月を超えて引き続き使用される者を除く）には、労働者名簿の調製義務は適用されません（労働基準法施行規則第56条）。事務所は、顧問先に日雇いの労働者がいる場合、名簿の対象にするかどうかを確認します。

法定三帳簿のうち、賃金台帳（第108条）は賃金の支払いの記録、出勤簿などの労働時間の記録は、労働時間の適正な把握のための記録です。名簿は、そうした記録の元になる「誰が、いつから、どの事業場で働いているか」を示す帳簿です。三つの帳簿は、同じ従業員番号や氏名で突合できるようにしておくと、調査の際に説明が楽になります。

社内の連絡網や座席表、緊急連絡先の一覧は、法定の名簿とは別です。法定の名簿に載せる情報と、社内の便宜のために集める情報を混在させると、閲覧権限や保存の期間の考え方が複雑になります。事務所は、顧問先がどちらの目的の名簿を作っているのかを、最初に整理します。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」第107条・第108条（2026年11月確認）。

2-2. 法定の記載事項を、省略できる項目も含めて確認します

労働基準法施行規則第53条が定める主な記載事項は、氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れの年月日、退職の年月日とその事由（解雇の場合は理由を含む）、死亡の年月日とその原因です。これらを労働者ごとに記入します。常時30人未満の労働者を使用する事業では、従事する業務の種類の記入は不要とされています。

独自の項目を足しても問題ありません。所属、連絡先、緊急連絡先、資格などを足している顧問先もあります。ただし、独自の項目を増やすほど、個人情報としての管理の負担が増えます。法定の項目と、任意の項目を、名簿の中で区別しておくと、閲覧を許す範囲を整理しやすくなります。

記載事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければなりません。住所や氏名が変わったとき、配置転換で従事する業務が変わったとき、退職や死亡があったときが典型です。名簿を年に一度まとめて更新する運用では、変更があってから訂正までの期間が長くなり、「遅滞なく」とはいえなくなります。

記載事項	更新が必要になる場面	事務所が確認する元資料
氏名・性別・生年月日	改姓、本人確認の訂正があったときです。	住民票や本人からの届出、社会保険の資格情報です。
住所	転居があったときです。	本人の届出、通勤手当の変更届、社会保険の変更届です。
履歴	入社前の経歴の確認、社内の異動があったときです。	履歴書、辞令、人事異動の記録です。
従事する業務の種類	配置転換、職務内容の変更があったときです。	辞令、労働条件通知書です。
雇入れの年月日	入社したときです。	雇用契約書、労働条件通知書、資格取得届です。
退職の年月日と事由	退職・解雇があったときです。	退職届、退職証明書、資格喪失届です。
死亡の年月日と原因	従業員が亡くなったときです。	遺族からの連絡、死亡に関する届出です。

退職の事由は、自己都合、契約期間の満了、定年、解雇などを区別して記入します。解雇の場合は、解雇の理由も記入する必要があります。退職届の受理から名簿への記入までの流れは、退職届の書き方と受け取り方の記事も参考にしてください。事由の分類が曖昧なまま名簿に書くと、離職票や社会保険の喪失届と食い違う原因になります。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」第53条（2026年11月確認）。

2-3. 備える単位と保存期間を確認します

労働者名簿は、事業場ごとに備えるものです。複数の店舗や支店がある顧問先では、本社で人事データを一括して持っていても、事業場の単位で名簿を出せるようにしておきます。監督署の調査は事業場ごとに行われるので、その場で出せることが重要です。

保存の期間は、労働基準法第109条で、労働者の死亡、退職又は解雇の日から起算します。法律上の期間は5年ですが、附則の経過措置により、当分の間は3年とされています。事務所は、顧問先の保管規程が、この起算日の考え方に合っているかを確認します。在職中の従業員の名簿は、期間の問題ではなく、常に最新の内容を保ちます。

賃金台帳も同じ考え方で保存します。賃金台帳は最後の記入をした日から起算します。名簿と賃金台帳の保存の起算日が違う点を、顧問先の担当者は混同しがちです。事務所は、帳簿ごとの保存の起算日を一覧にして渡すと、整理が進みます。

電子データで保存することも認められています。ただし、電子データで保存する場合は、必要なときに見読できる形で出力でき、改ざんや消失を防ぐ管理ができていることが前提です。データが特定の担当者のパソコンだけにあり、担当者が退職するとアクセスできなくなる状態は避けます。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」第109条、附則第143条（2026年11月確認）。

2-4. おすすめのテンプレート一覧。公的機関と民間の無料様式を比べます

代表的な無料のテンプレートは三つの系統に分けられます。一つ目は、厚生労働省が公開する様式第19号です。労働基準法施行規則に添付された様式で、法定の項目が過不足なく入っています。1枚に1人分を記入する形式なので、従業員が少ない会社に向いており、PDFを印刷して手書きするか、この様式を参考に表計算ソフトで作り直して使います。

二つ目は、各都道府県労働局が公開する様式集です。東京労働局など、労働局の様式集に労働者名簿が掲載されており、WordやExcelなどの編集しやすい形式が用意されている場合があります。公開されている形式は更新されることがあるため、ダウンロードの時点で、各労働局の最新のページを確認します。

三つ目は、Microsoftなどの民間事業者が配布するExcelテンプレートです。必須項目に加えて、所属や連絡先といった、日常の管理に使う項目があらかじめ入っているものがあります。リスト形式で複数の従業員を一覧にでき、検索がしやすい長所がありますが、配布されている内容が法定の項目と一致しているかは、事務所が項目表と照らして確認します。

テンプレートの系統	特徴	向く顧問先	事務所が確認する点
厚生労働省の様式第19号	法定項目が過不足なく入った公的な様式です。1枚に1人分を記入します。	従業員が少なく、紙でも運用できる顧問先です。	電子化する場合の項目の転記漏れ、1人1ファイルの管理の手間です。
労働局の様式集	編集しやすい形式が用意されていることがあります。	自社でExcelやWordに直して使いたい顧問先です。	最新のページか、30人未満の欄の省略の扱いが合っているかです。
民間事業者のExcelテンプレート	一覧形式で、連絡先などの任意項目が最初から入っていることがあります。	従業員を一覧で見たい顧問先です。	法定項目の抜けがないか、任意項目の個人情報の管理です。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」様式第19号（2026年11月確認）。

2-5. 無料テンプレートを使う長所を、顧問先に説明します

特に、従業員が数名から十数名の顧問先では、無料のテンプレートで十分な場合が多くあります。事務所が無理に有料のシステムを勧めても、使い切れず、結局は更新されなくなります。顧問先の規模と担当者の習熟度を見て、最初は無料のテンプレートで始め、運用の中で足りない点が見えたら次の手段を検討する、という順序が現実的です。

テンプレートを使う場合も、法定の項目を削らないことが重要です。「うちは使わない項目だから」と消してしまうと、必要になったときに追記する手間が生じます。30人未満の事業の「従事する業務の種類」のように、法令で記入が不要とされている項目を除くのは構いませんが、理由を事務所の確認票に残しておきます。

2-6. 無料テンプレートを使う限界と注意点を、先に伝えます

個人情報の漏えいは、顧問先の信用に直結します。従業員名簿には、生年月日、住所、履歴といった個人情報が集まっています。ファイルの保管場所、閲覧できる人、持ち出しのルール、廃棄の手順を、運用の約束として書面にしておきます。事務所が顧問先から預かる側でもあるため、事務所自身の保管と廃棄のルールも見直す機会になります。

マイナンバーは、番号法で利用できる目的が限られています。従業員名簿の様式にマイナンバーの欄を設けて、社内で広く共有することは避けます。マイナンバーの収集と保管は、社会保険や源泉徴収などの法令で定められた事務に限って行い、名簿とは別の厳格な管理の対象にします。

数百名規模になると、表計算ソフトの限界を感じる顧問先が増えます。同じ人が複数のファイルに入っていて、住所変更を片方にしか反映していない、といった食い違いが典型です。規模が大きくなる前に、更新の窓口を一本化する運用を決めておくよう助言します。

2-7. 紙・アプリ・タレントマネジメントシステムなど、他の管理方法を比べます

紙媒体：ITに不慣れな従業員でも扱いやすく、機器やネットワークの状態に左右されません。一方で、保管場所が必要になり、紛失や劣化のリスクがあります。作業のたびに保管場所へ出向く必要があり、複数の事業場がある場合、事業場ごとの管理になるため、全体の確認に手間がかかります。

従業員名簿のアプリ：クラウドでデータを管理するものが多く、アクセスしやすく、項目ごとに閲覧権限を設定できる製品もあります。権限が分けられると、担当者や役職ごとに必要な情報だけを見せることができます。一方で、導入のための費用と、使い慣れるまでの時間がかかります。

タレントマネジメントシステム：従業員の人事データを活用して、配置や育成に役立てる仕組みです。名簿の機能を含むことが多く、保存するだけでなく活用まで行える点が特徴です。機能が多い分、顧問先に必要のない機能が多いと、費用に見合わない場合があります。

製品の機能や料金は更新されるため、比較するときは各社の公式サイトで最新の内容を確かめます。事務所が特定の製品を推奨する場合は、顧問先の規模、既存の給与ソフトとの連携、閲覧権限の設計、データの持ち出しの方法を、確認票に基づいて説明します。

年に一度の名簿の見直しは、管理方法の選択以前の運用の問題でもあります。入社時に名簿に追記し、退職時に事由と日付を記入し、住所変更の届出を受けたら更新する、という日々の約束が守られていなければ、どの管理方法を選んでも名簿は古くなります。

管理方法	向く場面	起きやすい困りごと	事務所の確認点
紙媒体	従業員が少なく、更新が少ない会社です。	保管場所、紛失、複数の事業場の全体確認です。	保管場所と廃棄のルール、事業場ごとの備えつけです。
表計算ソフトのテンプレート	数名から数十名で、更新担当が決まっている会社です。	権限設定、持ち出し、ファイルの二重化です。	正本のファイルと更新者を一つに決めます。
名簿のアプリ	閲覧権限を分けたい会社です。	導入の手間と、使い慣れるまでの時間です。	費用に見合うか、データを書き出せるかです。
タレントマネジメントシステム	人事データを配置や育成にも使いたい会社です。	機能が多く、使わない機能の費用が残ります。	必要な機能の範囲と、運用する人の確保です。

2-8. 自社の状況に見合った管理方法を選ぶ判断を、事務所が支えます

顧問先に管理方法を勧める際は、費用だけでなく、更新する担当者の時間を加えて比べます。無料のテンプレートでも、更新に毎月数時間を要するなら、時間の費用は小さくありません。逆に、有料の仕組みを導入しても、入力されなければ、効果はありません。「更新が続くか」を基準にすると、判断しやすくなります。

事務所の側でも、顧問先ごとに名簿の形式が違うと、確認の作業が増えます。社会保険の資格取得届や雇用保険の資格取得届を作るとき、顧問先の名簿を見て氏名の字体や生年月日を確かめる場面があります。形式が揃っていれば、突合の手間も減ります。事務所として推奨する形式を持っておくと、新規の顧問先への説明も統一できます。

同じ労務分野の記事として、始末書の書き方は懲戒や服務の記録、労働基準法の改正内容は帳簿や保存期間の改正の確認に関連します。帳簿類の見直しは、就業規則や届出書類の見直しとあわせて進めると、顧問先の負担が小さくなります。

2-9. 最新の名簿に更新し続ける仕組みを、確認票で標準化します

顧問先ごとに、名簿の更新の窓口を決めます。窓口は人事の担当者でも、経営者でも構いませんが、一人に決めておくことが重要です。入社・退職・住所変更・業務の変更が起きたとき、その窓口に連絡が集まる仕組みにします。連絡が窓口に届かない仕組みでは、名簿は更新されません。

更新の頻度は、変更が生じたときに「遅滞なく」が原則です。月次の給与計算のタイミングで、名簿と給与の対象者を突合する運用にすると、更新漏れを見つけやすくなります。事務所が毎月受け取る勤怠や給与の資料が、そのまま名簿の突合の機会になります。

年に一度、社会保険の算定基礎届や労働保険の年度更新の前に、名簿の全体を点検する機会を設けます。在籍者の一覧、住所、従事する業務、雇入れの年月日が、社会保険の被保険者の情報と一致しているかを確かめます。繁忙期の前に名簿を整えておくと、届出書類の作成時の照会が減ります。

2-10. Microsoft Officeのテンプレートを使う顧問先と、アップデート可能な仕組みづくり

Microsoft Officeで名簿を管理する顧問先では、ファイルを最新の状態にアップデート可能な仕組みを先に決めます。正本のファイルを一つにし、更新できる人を限り、更新日と更新者を記録します。法人の形態が株式会社であっても、グループ会社を複数持つ会社であっても、事業場ごとに備える原則は変わりません。

会社のデジタル化が進み、名簿を共有フォルダやクラウドで扱うようになった顧問先では、閲覧権限と保存の履歴が残る場所に置くよう助言します。メールに添付したファイルが複数に分かれ、どれが最新か分からなくなる状態は、名簿の信頼を損ないます。

03 BOTTLENECK 顧問先ごとの名簿の確認を、職員の手作業だけで続ける限界です

3-1. 更新の連絡と突合が、毎月の事務を重くします

名簿の更新は、入社や退職の連絡を受けるところから始まります。連絡の手段は、メール、チャット、電話、紙とさまざまで、職員は連絡を拾い、名簿や給与ソフトに入れ、社会保険の届出と照らします。顧問先ごとに形式が違うため、その都度、確認の観点を思い出す必要があります。

繁忙期には、この確認が後回しになります。算定基礎届、労働保険の年度更新、年末調整が重なる時期に、名簿の更新漏れが見つかると、届出書類の作成を止めて顧問先に照会します。照会の返事が遅れると、手続きの期限に影響し、職員の作業時間も増えます。

採用が難しく、担当者の入れ替わりも起こる中で、名簿の確認の観点が個人の記憶に偏ると、属人化します。ソフトへの転記と確認の二度手間も残ります。名簿の様式を整えるだけでは、この負担は軽くなりません。

3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

名簿の記載事項を決める判断、顧問先への助言、届出書類の作成と提出は、先生方の業務です。一方で、顧問先から更新の連絡を集める、名簿や給与ソフトとの突合を行う、給与計算用のデータを整えるといった作業は、手順が決まっていれば繰り返せる事務作業です。

AI社員AIKATAは、事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、これらの事務作業を受託します。次の章で、効率化と自動化の違いから説明します。

04 AUTOMATION AIで事務作業を自動化し、先生方は判断と承認に集中します

4-1. AIに聞く効率化と、AIが毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、名簿の項目案や確認の観点を尋ねれば、調べる時間は短くなります。しかし、職員が資料を選び、AIに貼り付け、結果を転記する運用では、毎月の作業を始める人が必要です。これは効率化で、作業の担当者は変わりません。

自動化は、毎月決まった時期に、顧問先からの資料の回収から、集計、ソフトへの入力、チェック、承認待ちまでが一連の流れとして進むことです。AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。仕組みの構築と運用はAI社員AIKATAが行い、事務所にAIの知識は要りません。

これまで職員が行っていた作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
入社・退職・住所変更の連絡を探して集めます。	顧問先への資料回収や一次対応を受託します。	必要な資料の範囲と、名簿の項目を決めます。
届いた資料を顧問先ごとの形式に直します。	登録した個別ルールに沿って整理します。	例外や法的な判断が必要な取扱いを決定します。
給与ソフトや管理表に転記して突合します。	今のソフトを使い、画面操作を含めて自動化します。	処理済みのデータを最終確認・承認します。
入退社手続きの書類の下準備をします。	書類の下準備や帳票の作成を担います。	届出書類の内容を確認して責任を持ちます。
届出書の作成・提出や帳簿書類を作成します。	前段階の下準備のみを担います。	1号・2号業務は先生方が行います。

4-2. 社労士法との線引きを、最初に決めておきます

社労士法上の1号業務（申請書等の作成と提出手続きの代行）、2号業務（労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成）は、AI社員AIKATAが引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、入退社手続きの書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応といった事務作業です。

労働者名簿は労働基準法に基づく帳簿であり、顧問先が作成して備えるものです。事務所が顧問先に代わって帳簿書類の作成を受任する場合、それは先生方の2号業務にあたります。AI社員AIKATAはその元になる資料の回収や整理、突合のための事務を担い、帳簿の作成や内容の確定は先生方が行います。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」（2026年11月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここでは、回収や突合を回す人と仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかを比べます。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	外注先への説明と手直しが事務所に残り、顧問先ごとの例外を伝え続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人が必要で、作った人しか直せません。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と、仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認に集中します。	◎

5-1. 増員と従来型の外注では、人と説明の負担が残ります

増員は、繁忙期に間に合う時期に採用と教育を終える必要があります。教える側は、名簿の確認の観点や顧問先ごとの例外を説明できる熟練の職員で、その職員の時間が繁忙期にさらに減ります。閑散期には人件費が残り、辞めれば同じ苦労を繰り返します。

従来型の外注やBPOは、工程を切り出して渡す方式です。渡す資料の整理、個別ルールの説明、戻ってきたデータの確認と手直しの依頼が、事務所に残ります。顧問先の契約が変わるたびに仕様を伝え直す必要もあり、外に出した工程の周りを事務所が支える構図になりがちです。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使って事務所でAIを自作する場合、顧問先ごとの締め日、手当、勤怠区分、資料の置き場所を、AIが処理できる言葉で書き出す必要があります。判断が必要な取扱いと、機械的に処理できる条件を区別しないと、誤った前提を毎月繰り返す仕組みになります。

検証の型も必要です。通常のケースだけでなく、退職、取消し、契約変更、資料の不足といった場面で正しく動くかを確かめる手順を作り、法令や顧問先の変更のたびに直して再確認します。担当者が異動すると、仕組みの根拠も直し方も失われ、表計算の属人化がAIの属人化に移るだけです。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトのまま事務作業を丸ごと受託します

6-1. 資料回収から入力・帳票の作成まで、AIと人の二重体制で引き受けます

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを、AIと人の二重体制で丸ごと受託します。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託せず、先生方が行います。

従業員名簿の更新に関しても、入退社の連絡の回収、給与ソフトの登録内容との突合、入退社手続きの書類の下準備といった事務作業の部分を任せられます。名簿の記載事項を決める判断、顧問先への助言、届出書類の内容の確認は、事務所に残る業務です。どこまでを任せられるかは、無料相談で実際の業務を見ながら整理します。

特定のソフトには限定しません。いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要はありません。

6-2. 個別ルールを仕組みに残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールは、仕組みに登録して処理します。職員の記憶に頼らず、担当が変わってもルールが残ります。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。事務所の日々の作業は、原則として、計算済みの給与データや作成済みの帳票の承認です。

NDAを結び、給与・人事のデータは、受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。名簿のように個人情報が集まる資料を扱うため、保管の場所、閲覧できる人、廃棄の手順を、事務所の規程と照らして取り決めます。仕組みの構築・運用はAI社員AIKATAが行うため、事務所にAIの知識は要りません。

6-3. 繁忙期も、人を増やさずに処理量を増やせます

AI社員AIKATAは、辞めない・休まない体制で、繁忙期にも処理量を増やせます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンライン（Google Meet）で、全国に対応しています。業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行い、契約の義務はありません。入退社の連絡の回収のように、毎月繰り返す作業から、任せる範囲を具体的に決められます。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

名簿の更新確認を含む事務作業を、事務所がどう持つかを3つの道で比べます。記号は「事務作業を回す負担を手放せるか」という目的に対する整理で、製品の性能や法的適合性の優劣を示すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 回収・突合・入力が職員に集中します。	△ 移行と設定の確認が事務所に残ります。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶とメモに残ります。	△ 設定の更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 資料の催促が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人を確保し続けます。	△ 新しいソフトの教育が必要です。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

名簿の更新確認から、給与計算、算定基礎、年度更新の下準備まで、事務所の仕事は回収・突合・入力・確認の繰り返しでつながっています。受託する事務作業と、先生方が行う専門業務を分けることで、月次の仕事の持ち方が変わります。

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。手放すのは回収・突合・入力などの事務作業で、法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 入退社の連絡の回収から、どの作業を任せられるかを決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、毎月繰り返す作業を棚卸ししてください。「入退社の連絡が顧問先ごとにばらばらに届く」「名簿と給与の対象者の突合を手作業で行っている」「繁忙期に確認待ちがたまる」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応し、契約の義務はありません。事務所で使っているソフト、顧問先ごとの締め日、職員が毎月行う作業、先生方の承認の流れを確認し、最初に任せる業務と事務所に残す専門業務を話し合えます。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせてルールを決めます。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

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よくある質問

Q. 従業員名簿と労働者名簿は同じものですか？

A. 法律上の名称は労働者名簿で、一般に従業員名簿と呼ばれます。労働基準法第107条により、事業場ごとに備える帳簿です。社内の連絡網や座席表は、法定の名簿とは目的が違います。

Q. 従業員名簿に必ず載せる項目は何ですか？

A. 労働基準法施行規則第53条で、氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れの年月日、退職の年月日と事由、死亡の年月日と原因が定められています。常時30人未満の労働者を使用する事業では、従事する業務の種類の記入は不要です。

Q. 名簿の書式に決まりはありますか？

A. 書式の決まりはありません。紙、WordやExcel、システムのどれでも構いません。厚生労働省の様式第19号は、法定項目が揃った参考様式として使えます。必要なときにすぐ確認できる状態で保管することが重要です。

Q. 名簿の保存期間はどれくらいですか？

A. 労働者の死亡、退職又は解雇の日から起算して保存します。労働基準法の定めは5年ですが、経過措置により当分の間は3年です。賃金台帳は最後の記入をした日から起算するなど、帳簿ごとに起算日が違う点に注意してください。

Q. 無料のテンプレートを使うときの注意点は何ですか？

A. 法定項目の抜けがないか、個人情報の持ち出しや閲覧の管理ができるか、更新する担当者が決まっているかを確認します。ファイルでは項目ごとの権限設定が難しいため、閲覧できる人とファイルの保管場所を書面で決めておきます。

Q. マイナンバーを従業員名簿に記載してよいですか？

A. マイナンバーは番号法で利用できる目的が限られているため、従業員名簿の様式に欄を設けて社内で広く共有する運用は避けます。社会保険や源泉徴収など、法令で定められた事務に限って、別の厳格な管理のもとで扱います。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や帳簿書類の作成、提出手続きの代行は引き受けません。名簿の内容の確定と最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの作業から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

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現在感じている課題*必須

人手不足で業務が回らない 社長・経営者が現場を離れられない 定型業務に時間を取られている AIを導入したいが何から始めればいいかわからない 外注・人件費コストが高い 業務フローが属人化している 社員のITリテラシーにばらつきがある

1つ以上選択してください

効率化・自動化したい業務*必須

営業・顧客対応（CRM・メール等） 経理・請求書・入金管理 採用・人事・労務管理 マーケティング・SNS・広告運用 カスタマーサポート・問い合わせ対応 資料作成・レポート・議事録 データ入力・集計・分析 社内の情報共有・ナレッジ管理

1つ以上選択してください

上記業務に現在かけている月額コスト*必須 選択してください まだかけていない（これから検討） 〜10万円 10〜30万円 30〜50万円 50〜100万円 100万円以上 その他（自由入力）

月額コストを選択してください

その他、ご相談内容任意

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