【2026年11月最新】マイナンバーは外国人にどう影響する？付番の対象・在留カードとの関係・雇用時の確認と届出を社労士事務所向けに整理

01 ANSWER FIRST 外国人にもマイナンバーは付きます。住民票がある外国人は日本人と同じ12桁で、雇用時は本人確認と在留資格の確認が別に必要です

日本に住民票がある外国人には、日本人と同じ12桁のマイナンバー（個人番号）が付番されます。中長期在留者や特別永住者など、住民票に記載される外国人住民が対象です。番号は国外へ転出しても変わらず、再び日本で住民登録をすれば、同じ番号を使い続けます。

顧問先が外国人を雇うときは、マイナンバーの取得と在留資格の確認という2つの作業を、別々に行います。マイナンバーは、社会保障と税の手続きで番号を記載するために本人確認をして受け取るものです。在留資格は、その人が日本で働けるかを確認し、ハローワークへ届け出るためのものです。どちらも在留カードに関わるため混ざりやすいものの、根拠も目的も違います。

本記事では、所長・管理者・職員の方に向けて、付番の対象、在留カードとの関係、事業者が行う本人確認、2026年6月に始まった特定在留カード、外国人雇用状況の届出、顧問先に説明する順番を整理します。後半では、AI社員AIKATAが書類の回収や台帳の更新などの事務作業を引き受け、先生方が判断と提出を担う分担を説明します。制度の内容は、国税庁・厚生労働省・出入国在留管理庁と自治体の公表資料で確認した範囲で書いています。

出典：埼玉県「外国人の生活ガイド 第1章 在留管理制度・住民基本台帳制度・マイナンバー制度」（2026年10月確認）。

02 OFFICE PRACTICE 付番の対象・在留カードとの関係・本人確認・届出を、事務所の確認順に整理します

2-1. 付番の対象は、住民票がある外国人住民です

埼玉県の外国人向け生活ガイドは、マイナンバーを「日本人住民と同様に、住民票のある外国人住民にも付番されます」と案内しています。つまり、国籍ではなく、住民票に記載されているかどうかが基準です。中長期在留者、永住者、特別永住者などは、住民票に記載されるため、付番の対象です。

来日して住所を定めた人は、新たに住み始めた日から14日以内に、市区町村へ転入の届出をします。在留カードを受け取った後に住民登録を行い、住民票の住所へ「個人番号通知書」が郵送されます。通知書は、2020年5月25日より後に住民登録をした人に届く扱いです。住民票の住所と実際の居住地が違うと受け取れないため、顧問先の外国人従業員が引っ越した場合は、住民票の届出が済んでいるかを確認します。

事務所の実務では、新しく採用する外国人が「まだ住民登録をしていない」「マイナンバーが届いていない」という状況に当たることがあります。このとき、事業主が番号を急かすのではなく、住民票の登録の状況と、通知書の到着を、本人に確認します。番号がまだない段階で、社会保険や雇用保険の手続きの期限が迫る場合の進め方は、管轄の窓口の案内で確認します。

出典：埼玉県「外国人の生活ガイド」（2026年10月確認）。

2-2. 在留カード・住民票・通知書・マイナンバーカードの関係です

書類	何を証明するか	事業者の確認で使う場面
在留カード	在留資格・在留期間など、日本に在留する資格です。マイナンバーは記載されていません。	就労できるかの確認と、写真付きの身元確認です。
住民票の写し（個人番号入り）	住所と、住民票に記載された個人番号です。	番号確認に使えます。
個人番号通知書	住民登録後に届く、番号の通知です。	番号確認の書類としては使えません。マイナンバーカードなどで確認します。
マイナンバーカード	番号と顔写真の両方を示すカードです。	番号確認と身元確認を1枚で満たします。
特定在留カード	在留カードにマイナンバーカードの機能を持たせたカードです。	2026年6月14日から利用できます（任意）。

在留カードは、在留資格や在留期間を示す書類で、マイナンバーを示す書類ではありません。事業者が番号を受け取る場面で、在留カードだけを見せられても、番号確認はできません。番号確認には、マイナンバーカード、住民票の写し（個人番号入り）、通知カードなどの書類を使います。

顧問先に向けては、「在留カードは身元と在留資格の確認」「番号を確認する書類は別に用意してもらう」と、分けて伝えます。外国人従業員に書類を依頼するときも、同じ言い方にそろえると、本人が迷いません。本人が日本語の説明を読み取りにくい場合に備え、事務所が、やさしい日本語で書いた案内文を用意しておくと便利です。

2-3. 外国人のマイナンバーも12桁で、国外へ出ても変わりません

外国人に付番される番号は、日本人と同じ12桁です。行政サービスの利用も、日本人と同じ枠組みで受けられます。自治体の案内では、一度付番された人は原則として同じマイナンバーを使い、国外へ転出しても番号は変わらないとされています。

再び来日して、日本で住民登録をした場合も、以前の番号を使うのが基本です。転職、帰国、再来日が重なる外国人従業員を担当するときは、前に付いていた番号があるかを、本人に聞きます。番号を取り違えると、社会保険や税の手続きで本人の記録に結びつけられません。

番号が変わらないという性質は、顧問先の台帳の作り方にも関わります。従業員が退職して帰国し、数年後に再び雇用される場合、前の番号をそのまま使えるため、台帳に過去の番号を残す期間と、廃棄のルールを事前に決めておきます。

出典：北九州市「外国人住民のマイナンバー」案内（2026年10月確認）。

2-4. 事業者が番号を受け取るときは、「番号確認」と「身元確認」の両方が必要です

国税庁の資料は、源泉徴収義務者や法定調書の提出義務者が、従業員や報酬の支払先から番号の提供を受けるときは、「番号確認」と「身元確認」を行うと案内しています。書類の例は、マイナンバーカード（番号確認と身元確認を1枚で満たす）と、通知カードに運転免許証やパスポートなどを組み合わせる方法です。

通知カードは2020年5月25日に廃止されました。ただし、通知カードに記載された氏名・住所などが住民票の内容と一致している場合に限り、引き続き番号確認の書類として使えます。写真表示のない身分証明書で身元確認をする場合は、2種類以上の書類が必要です。

外国人従業員の場合、身元確認には、写真付きの在留カードなどが使えるのが一般的な扱いです。番号確認には、マイナンバーカードや、個人番号入りの住民票の写しなどを使います。書類の組み合わせの細かい取扱いは、国税庁と個人情報保護委員会の最新の案内で確認します。

出典：国税庁「源泉徴収事務・法定調書作成事務におけるマイナンバー制度の概要」（令和8年版）（2026年10月確認）。

外国人従業員が出せる書類	番号確認	身元確認
マイナンバーカード	○	○
特定在留カード（マイナンバーカード機能付き）	○（マイナンバーカードとみなされます）	○
在留カード（番号の記載なし）	×	○（写真付きの身分証明書として）
個人番号入りの住民票の写し	○	単独では不足する場合があるため、別の書類を組み合わせます
通知カード（住民票の内容と一致する場合）	○	別の身分証明書と組み合わせます

2-5. 番号を出してもらえないとき、まだ届いていないときの進め方です

従業員が番号を出さない、あるいは通知書がまだ届いていないという場面があります。事業者は、社会保障や税の手続きの書類を作る法令上の理由があるときに、番号の提供を求められます。求めても得られない場合は、提供を求めた経過を記録しておく扱いが、国税庁や個人情報保護委員会の案内で示されています。

番号が届かない理由として多いのが、住民票の住所と実際の居住地の違い、住民登録の遅れ、通知書の受け取り漏れです。本人に、住民票のある市区町村の窓口へ相談するよう案内します。事務所は、住民票の登録の状況を聞き取り、顧問先へ期限と進め方を報告します。

番号が確認できるまでの間も、雇用保険や社会保険の資格取得の期限が進みます。番号の記載が必要な書類の扱いは、管轄のハローワークや年金事務所の案内で確認し、記載できない場合の取扱いを事前に確認します。顧問先の担当者には、本人の事情を責めず、確認の段取りだけを伝えるようにお願いします。

2-6. 特定在留カードは、2026年6月14日から利用できる任意のカードです

自治体の案内では、令和8年（2026年）6月14日から、在留カードとマイナンバーカードを一体化した特定在留カードが使えるようになりました。出入国在留管理庁のQ&Aは、マイナンバーカードの取得が任意であるため、特定在留カードの取得も義務ではないと説明しています。希望しない場合は、新しい様式の在留カードが交付されます。

有効期間は、在留期間のある中長期在留者の場合、引き続き在留期限までです。在留期間が無期限の永住者や特別永住者などは、交付の日後の10回目（18歳未満は5回目）の誕生日までとされています。顧問先の外国人従業員が特定在留カードを持つ場合、事業者は、マイナンバーカードと同じ扱いで、番号確認と身元確認を1枚で行えます。

一方で、すべての外国人従業員が切り替えるわけではありません。従来の在留カードと、別のマイナンバーカードを2枚持つ人も、引き続きいます。事務所は「どちらの形でも確認できる」状態にしておきます。制度の最新の取扱いは、出入国在留管理庁の案内で、運用開始後の更新を確認してください。

出典：出入国在留管理庁「特定在留カード等に関するQ&A」（2026年10月確認）。

出典：長野市「特定在留カード等のご案内」（2026年10月確認）。

2-7. 外国人雇用状況の届出は、事業主の義務です

厚生労働省のリーフレットは、外国人労働者（特別永住者を除く）を雇用する場合、氏名、在留資格などをハローワークへ届け出る必要があると案内しています。ハローワーク窓口の届出のほか、ハローワークインターネットサービスからも届け出られます。届け出る事項は、氏名、在留資格、在留期限、生年月日、性別、国籍などで、在留カードなどで確認します。

雇用保険の被保険者である外国人の場合は、雇用保険被保険者資格の取得届・喪失届の備考欄に、在留資格、在留期限、国籍などを記載して届け出られます。期限は、取得届・喪失届と同じで、雇入れは翌月10日まで、離職は翌日から起算して10日以内です。

雇用保険の被保険者ではない外国人の場合は、届出様式に氏名、在留資格、在留期限、生年月日、性別、国籍などを記載して届け出ます。期限は、雇入れ、離職ともに翌月末日までです（例：10月1日の雇入れなら、11月30日まで）。通常外国人と判断できるのに在留資格を確認しなかった場合は、指導・勧告に加え、罰則（罰金）の対象とされています。

出典：厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に！」リーフレット（様式・確認書類の最新の取扱いはハローワークで確認してください）（2026年10月確認）。

区分	届出の方法	期限
雇用保険の被保険者（雇入れ）	資格取得届の備考欄に在留資格などを記載します。	雇い入れた月の翌月10日まで。
雇用保険の被保険者（離職）	資格喪失届の備考欄に記載します。	離職日の翌日から10日以内。
被保険者でない外国人（雇入れ・離職）	届出様式に氏名・在留資格・在留期限などを記載します。	翌月末日まで。

2-8. 在留資格の確認と、留学生のアルバイトの注意点です

厚生労働省は、外国人を採用するにあたり、あらかじめ在留資格上、就労が認められる人であるかを確認し、不法就労にあたる外国人を雇い入れないようにお願いしています。在留カードの在留資格と在留期限、就労制限の有無を確認し、読み取りアプリなどの活用も案内されています。

留学生のアルバイトも、届出の対象になります。届出にあたっては、資格外活動の許可を得ているかも確認します。資格外活動許可書などで、許可の有無、期限、許可された活動の内容を確かめます。許可の範囲を超えて働かせてしまうと、事業主が不法就労にあたる雇用をしたことになりかねません。

短期のアルバイトで、雇用保険の被保険者にならない場合でも、届出は必要です。届出期限前に離職した場合は、雇入れと離職の届出をまとめて行うことができます。同じ外国人を期限内に何度か雇い入れた場合も、複数回をまとめて届け出られます。顧問先が短期の採用を繰り返す場合は、この点を整理しておくと、届出の手間が減ります。

2-9. 社会保険・労働関係の法令は、国籍を問わず適用されます

厚生労働省のリーフレットは、労働基準法や健康保険法などの労働関係法令と社会保険関係法令が、国籍を問わず外国人にも日本人と等しく適用されると説明しています。労働条件の面で、国籍による差別をすることも禁じられています。

この点は、番号の取扱いにも通じます。社会保険の加入、雇用保険の加入、源泉徴収などの手続きは、外国人従業員も日本人従業員と同じ基準で行います。外国人だからと、番号の収集や書類の扱いを特別に厳しくしたり、緩めたりしないことが大切です。

顧問先から「外国人は社会保険の対象ですか」と聞かれたときは、条件を満たせば対象になると答えます。具体的な加入条件や手続きの流れは、関連記事（本記事の末尾で紹介します）で整理しています。

2-10. 中長期滞在する外国人が気をつける点：在留資格の審査では、納税や社会保険料の状況が見られることがあります

在留期間の更新や永住許可などの審査では、納税や社会保険料の納付など、公的な義務を果たしているかが、考慮される要素の一つとされています。社会保障と税の番号であるマイナンバーが整備されると、所得や納付の記録が確認しやすくなるため、従業員の納付状況が、審査で見られる場面が増える可能性があります。

そのため、事業主が行う源泉徴収や、社会保険料の控除と納付を、正確に行うことは、従業員本人の在留の手続きを支えることにもつながります。保険料の未加入や、納付の遅れが残っていると、本人が更新の審査で不利益を受けるおそれがあります。具体的な審査基準は、出入国在留管理庁の案内で確認する必要があり、事務所が断定的に助言する場面ではありません。

顧問先には、「在留資格の判断は出入国在留管理庁が行う」「事業主ができるのは、社会保険と税の手続きを正確に行うこと」と整理して伝えます。在留資格の個別相談は、行政書士など、専門の資格者へつなぐ判断も、事務所の役割です。

2-11. 日本人でも番号が付かない人がいます

マイナンバーは、住民票を持つ人に付番される仕組みです。そのため、外国人でも、住民票がなければ付番されません。反対に、日本人であっても、住民票に記録がない場合などは、付番の対象にならないことがあります。長期間海外に住んでいる人や、住所が定まらない人が、典型的な例として挙げられます。

顧問先が、日本人従業員の番号を確認する場面でも、同じ考え方が当てはまります。国籍で判断せず、住民票に基づいて番号が付いているかを、書類で確認します。日本国籍の取得や離脱があった場合も、番号が変わらないとされる点は、あわせて押さえておきます。

例外的な事情がある従業員の番号の取扱いは、市区町村や管轄の窓口の案内で確認します。事務所としては、「付番されていない可能性」を念頭に置き、番号の記載を急がせずに、期限のある手続きの進め方を、窓口で確認する運用にそろえます。

2-12. 取得・利用・保管・廃棄の4つの場面で、安全管理を整えます

国税庁の資料は、取得の場面では、法令で定められた事務を処理するために必要がある場合に限り、従業員等へ番号の提供を求められると案内しています。利用・提供の場面では、社会保障と税の手続き書類に番号を記載して、行政機関等へ提出する場合に限られます。

保管の場面では、手続き書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けられます。廃棄の場面では、手続きの事務が不要になり、法令で定められた保存期間を過ぎたら、番号をできるだけ速やかに廃棄または削除します。漏えい、滅失、毀損を防ぐための安全管理措置と、従業員に対する監督も必要です。

外国人従業員が多い顧問先では、言語の違いから、番号の利用目的の説明が十分に伝わらないことがあります。目的、保管場所、閲覧者を、やさしい日本語で書いた案内で伝え、同意の記録を残す運用が望ましいです。事務所が顧問先へ提供する雛形も、この観点で整えておきます。

2-13. 外国人従業員の入社時に、顧問先で確認する順番です

入社が決まったら、まず在留カードで、在留資格、在留期限、就労制限の有無を確認します。資格外活動の許可が必要な人は、許可書も確認します。次に、マイナンバーの番号確認と身元確認を行い、確認した書類の種類と日付を台帳へ記録します。

雇用保険の被保険者になる場合は、資格取得届の備考欄に在留資格などを記載して、翌月10日までに提出します。被保険者にならない場合は、届出様式で、翌月末日までに届け出ます。社会保険の資格取得、源泉徴収の手続きでも、番号を使う書類に、確認済みの番号を記載します。

更新の管理も欠かせません。在留期限が近づく従業員を一覧にし、更新の手続きが済んでいるかを、顧問先の担当者に確認してもらいます。在留期限を過ぎた状態で働き続けることは、不法就労のリスクになるため、期限管理を台帳に組み込みます。

外国人のマイナンバーは、番号そのものよりも、「どの書類で何を確認したか」を分けて記録することが、実務の要点です。番号確認、身元確認、在留資格の確認、届出の4つを、台帳の別の欄で管理することが、顧問先の担当者が替わっても運用が続く工夫になります。

2-14. 顧問先への説明で使える、よくある誤解の整理です

よくある誤解	実際の取扱い
在留カードを見れば、マイナンバーも分かります。	在留カードにマイナンバーは記載されていません。番号は別の書類で確認します。
短期のアルバイトなら、届出は要りません。	雇用保険の被保険者でなくても、外国人雇用状況の届出は必要です。
特定在留カードに、全員が切り替えなければなりません。	取得は任意です。従来の在留カードとマイナンバーカードの2枚持ちも、引き続きいます。
外国人は、社会保険や労働関係法令の対象外です。	国籍を問わず、日本人と等しく適用されます。
帰国すると、マイナンバーは無効になります。	番号は原則変わらず、再来日して住民登録をすれば、同じ番号を使い続けます。

2-15. 年間業務カレンダーと台帳のテンプレートに、外国人従業員の確認を組み込みます

事務所の年間業務カレンダーには、算定基礎届、労働保険の年度更新、年末調整などの時期が並んでいます。外国人従業員がいる顧問先では、そこに「在留期限の一覧の更新」と「番号確認の台帳の点検」を加えます。繁忙期の前に一度、在留期限が近い従業員を洗い出しておけば、更新の手続きの漏れを防げます。

台帳のテンプレートは、事務所で1つにそろえておきます。項目は、氏名、在留資格、在留期限、資格外活動許可の有無、番号確認の書類と確認日、身元確認の書類と確認日、外国人雇用状況の届出の提出日です。表計算のExcelで作る場合は、1つのブックに顧問先ごとのシートを置くより、顧問先の名前の列を持つ1枚の一覧にして、関数で在留期限までの日数を出す形が管理しやすくなります。Excel関数集を作ってまで凝る必要はなく、日付の差を出す関数と、条件付きの色分けがあれば足ります。

労務担当者向けの確認表は、手続きの場面ごとに分けておくと使いやすくなります。たとえば、「入社・退職・異動編」と「妊娠出産・育児・介護編」の2つに分け、入社・退職・異動編には番号確認、在留資格の確認、届出を、妊娠出産・育児・介護編には、休業中の給付や手続きで番号が必要になる場面を載せます。育児や介護の休業に関わる給付の手続きも、国籍を問わず、条件を満たせば日本人と同じ枠組みで進みます。

03 BOTTLENECK 外国人従業員の番号確認・在留期限の管理・届出を、職員の手作業だけで回す限界です

3-1. 顧問先の数だけ、書類・期限・台帳が重なります

外国人従業員がいる顧問先では、番号確認と身元確認の書類、在留資格と在留期限、資格外活動の許可、外国人雇用状況の届出、雇用保険と社会保険の手続きが、一人ごとに重なります。顧問先ごとに、書類の集め方や、台帳の持ち方も違います。

在留期限は、従業員ごとにばらばらです。更新の時期を逃すと、不法就労のリスクにつながるため、期限の一覧を作り、定期的に更新する作業が発生します。これを、担当職員の記憶と表計算で管理すると、担当者が替わったときに、確認の観点が抜け落ちます。

算定基礎届や年度更新、年末調整などの繁忙期と、入社・退職の連絡が重なると、番号や在留資格の確認は後回しになりがちです。ソフトを追加しても、書類を集め、台帳に転記し、期限を管理する人が同じなら、事務所の仕事の持ち方は変わりません。

3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

在留資格の個別の判断、番号の取扱いの助言、届出書類の作成と提出、ハローワークや年金事務所とのやり取り、顧問先への助言は、先生方が担います。一方で、書類の回収状況の管理、台帳の更新、在留期限の一覧づくり、不足書類の催促の下書きは、手順と分担を整理できる事務作業です。

AI社員AIKATAは、今の事務所のシステムを使って、職員がパソコンで行う事務作業をAIと人の二重体制で受託します。ソフトの乗り換えを求める前に、外国人従業員の手続きの前工程から、どこを任せられるかを整理する道があります。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが事務作業を回し、先生方が判断と承認を担います

4-1. AIに聞く効率化と、毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、外国人従業員の書類回収・番号と在留期限の台帳整理・届出期限の管理の式や確認項目の案を聞くことは効率化です。ただ、職員がその都度質問し、資料を選び、結果を転記する運用では、毎月の作業を起動する人が必要です。制度の説明をAIから得る場合も、法令や公的資料に照らして先生方が内容を確認します。

自動化で目指すのは、毎月発生する資料の回収・集計・入力・チェックを、一連の工程として回すことです。AI社員AIKATAはこの事務作業を受託し、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを登録して処理します。外国人従業員の書類の提出状況を顧問先ごとに管理し、受け取った書類の内容を台帳へ整理して、在留期限と届出期限の一覧まで作る流れを、一連の工程として処理します。仕組みの構築と運用は、事務所が自ら持ち続ける必要がありません。

次の図は、AI社員AIKATAが受託する事務作業と、事務所が保持する業務の分担を示します。個別の判断事項は、事務所が確認したルールを前提にします。法定の申請書や帳簿書類の作成、行政機関への提出手続きを、AI社員AIKATAが代行する図ではありません。

これまで職員が行っていた事務作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
顧問先へ書類の提出を依頼し、催促します。	資料回収や一次対応を受託します。	必要な資料と照会範囲を確認します。
番号の確認日や在留期限を、台帳へ一件ずつ手で書き写します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って整理・更新します。	番号の取扱いや在留に関する助言と、必要な専門家への案内を行います。
在留期限と届出の期限を表に整理し、案内を一件ずつ準備します。	今のシステムを使い、画面操作を含めて下書きまで進めます。	案内の内容と期限を確認し、承認します。
出来上がった集計を見直します。	AIの処理結果を人が品質チェックします。	業務を受任する事務所として最終確認・承認します。
法定の書類作成や行政機関への手続きを行います。	前段階の資料整理・下準備を担います。	1号・2号業務そのものは先生方が行います。

4-2. 社労士法の線引きは、承認ボタンだけで済ませないことです

社労士法上の1号業務に関わる申請書等の作成・行政機関への提出手続きの代行、2号業務に関わる労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、必要書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応など、その前の事務作業です。

今回のテーマでは、外国人雇用状況の届出や雇用保険・社会保険の資格取得届など行政機関への提出書類の作成・提出手続き、在留資格に関する判断、ハローワークとのやり取りを、AI社員AIKATAの受託対象と明確に分けます。受託するのは、資料の整理と台帳の更新、案内の下書きまでで、判断と提出は先生方の業務です。

日々の定型的な受託業務では、事務所の作業は原則として計算済みの給与データや作成済みの帳票の最終確認・承認です。ただし、独占業務の実施、顧問先のルール変更に伴う判断、例外的な法的検討までなくなるという意味ではありません。専門業務を保持しながら、その前の集計や転記を手放す分担です。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」独占業務の説明（2026年10月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、外国人従業員の書類回収・番号と在留期限の台帳整理・届出期限の管理を回す人・仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費と管理が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	工程だけの委託では、例外の説明・受渡し・手直しを事務所が持ち続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人と仕組みが事務所に残ります。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認を担う分担にします。	◎

5-1. 増員と工程単位の外注は、説明する仕事が残ります

増員では、新しい職員に法令と顧問先固有の扱いを覚えてもらう時間が必要です。前任者の表を渡すだけでは、なぜその取扱いを使っているかが伝わりません。顧問先ごとの書類の集め方や、番号が届いていない従業員への対応は、担当者の頭の中にあることが多く、引き継ぎの資料にも残りにくい部分です。繁忙期に処理を増やすための採用が、新人の確認と教育を担当する熟練職員の仕事を増やす構造になります。

従来型の工程単位の外注では、資料を整える、例外を説明する、返ってきた結果を確認する、手直しを依頼する仕事が事務所に残ります。入力先と集計元が違い、顧問先のルール変更のたびに仕様を伝え直すなら、外へ出した工程の周囲を事務所がつなぐ状態です。委託件数が増えても、この負担がなくなるわけではありません。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使う場合も、顧問先の締め日、手当、勤怠区分、資料の置き方を言語化する必要があります。法的判断が必要な取扱いと、機械的に処理する条件を区別しなければ、誤った前提をそのまま繰り返す仕組みになります。給与計算の担当者が、その検証と改修まで兼務すると別の管理業務を抱えます。

通常のケースだけでなく、契約変更、申請の取消し、資料不足、退職などの場面を想定して検証します。担当者が異動したときに、処理の根拠と直し方を説明できる状態でなければ、表計算の属人化がAIの仕組みの属人化へ移るだけです。事務所の悩みが「入力する人が足りない」から「直せる人がいない」へ変わります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します

6-1. 勤怠集計から給与計算、資料回収までをAIと人で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託範囲から外し、先生方が行います。

外国人従業員の手続きの支援を入口に考えるなら、まず顧問先ごとの書類の回収状況と、台帳・在留期限の一覧の更新の流れを棚卸しします。どの整理を任せ、どの判断と提出を事務所が行うかを明らかにすることで、入退社のたびに発生する確認を、孤立した作業として抱えず、給与計算や社会保険の手続きとのつながりで分担を整理できます。具体的な受託範囲は無料相談で確認します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定しません。いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要がないため、事務所の改善のために、顧問先側の運用を一斉に入れ替えることを前提にしなくて済みます。

6-2. 個別ルールを残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。職員の記憶の中にある取扱いを、その職員が休んだときにも残る形にする考え方です。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。判断の責任と事務処理の担当を混同しません。

日々の受託した定型事務では、事務所の作業は原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、社労士法の独占業務に当たる帳簿書類の作成をAI社員AIKATAへ移す意味ではありません。先生方の法定業務は保持し、そのための基礎資料を整える事務を任せます。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談時には、事務所で定めている保存先や受渡し方法を確認し、委託する資料の範囲を整理します。

6-3. 繁忙期の処理量を増やすために、採用と教育を重ねる必要がありません

AI社員AIKATAは、仕組みの構築と運用を行います。事務所にAIの知識は要りません。繁忙期にも人を採用・教育せずに処理量を増やせるため、事務作業のための増員と教育を繰り返す運営から切り替えられます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンラインで、Google Meetを使い全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長だけで作業の細部を思い出そうとするより、実際に回収・入力・確認をしている職員の方の状況を整理すると、対象業務を具体化しやすくなります。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

外国人従業員の番号確認と在留期限の台帳の更新を正しく運用するには、事務所の専門性が欠かせません。その専門性を資料探しや転記に使い続けないために、ここでは「事務作業を回す負担を手放す」という目的で3つの道を比較します。記号はこの目的に対する整理であり、製品の性能や法的適合性の優劣を表すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の回収・入力・照合が増えます。	△ ソフト間の準備や確認を事務所が担います。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別のメモに残ります。	△ 設定と更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 不足資料の照会が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人の確保を抱えます。	△ 運用する職員の教育が残ります。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放す対象は、委託する集計・入力などの事務作業です。法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 外国人従業員の書類回収と台帳の更新から、どの作業を任せられるか決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、毎月繰り返す作業を棚卸ししてください。「外国人従業員の書類の催促に時間がかかる」「在留期限を表計算で管理している」「届出の期限の管理が属人的」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

事務所で使うシステム、顧問先ごとの締め日、職員が毎月行う作業、先生方の承認の流れを確認すれば、最初に任せる業務と事務所に残す専門業務を話し合えます。相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応し、契約の義務はありません。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせてルールを決めます。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 外国人にもマイナンバーは付番されますか？

A. 住民票がある外国人住民には、日本人と同じ12桁の番号が付番されます。中長期在留者や特別永住者などが該当し、短期滞在など住民票がない人は対象外です。

Q. 在留カードにマイナンバーは書かれていますか？

A. 書かれていません。在留カードは在留資格や在留期間を示す書類で、番号確認には使えません。番号確認には、マイナンバーカードや個人番号入りの住民票の写しなどを使い、在留カードは身元確認と在留資格の確認に使います。

Q. 外国人従業員のマイナンバーを受け取るとき、日本人と手順は違いますか？

A. 本人確認の考え方は同じで、「番号確認」と「身元確認」の両方を行います。違うのは、在留資格の確認と、外国人雇用状況の届出が加わる点です。書類の組み合わせの細かい取扱いは、国税庁と個人情報保護委員会の最新の案内で確認します。

Q. 特定在留カードとは何ですか？取得は必須ですか？

A. 在留カードにマイナンバーカードの機能を持たせたカードで、2026年6月14日から利用できます。取得は任意で、従来の在留カードとマイナンバーカードを2枚持つこともできます。

Q. 外国人雇用状況の届出の期限はいつですか？

A. 雇用保険の被保険者である外国人は、資格取得届・喪失届と同じ期限で、雇入れは翌月10日まで、離職は翌日から10日以内です。被保険者でない外国人は、雇入れ・離職ともに翌月末日までです。

Q. 帰国したら、マイナンバーは変わりますか？

A. 自治体の案内では、一度付番された人は原則として同じ番号を使い続け、国外へ転出しても変わりません。再来日して住民登録をした場合も、以前の番号を使うのが基本です。

Q. 留学生のアルバイトを採用するときの注意点は何ですか？

A. 留学生のアルバイトも外国人雇用状況の届出の対象です。資格外活動の許可を得ているかを、資格外活動許可書などで確認し、許可された範囲で働いてもらいます。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は引き受けません。最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、今の給与ソフト・勤怠システムを使って画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの資料回収・集計・入力から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで全国に対応します。業務の棚卸しと受託範囲を整理し、契約の義務はありません。

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