【2026年10月最新】年末調整にマイナンバー（個人番号）は必要？書類別の記載ルールと管理の注意点を社労士事務所向けに整理し、年末調整の事務作業をAIに任せる方法
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「年末調整の申告書に、マイナンバーを書いてもらう必要があるのか」「前年と同じなのに、また書かせるのか」「従業員が番号を出したがらない」——年末調整の時期になると、社労士事務所の職員の方には、顧問先の人事担当者からマイナンバーに関する相談が一斉に届きます。
結論から言うと、年末調整では、扶養控除等（異動）申告書など一部の書類にマイナンバー（個人番号）を記載する必要がありますが、すべての書類に必要なわけではありません。また、一定の条件のもとで記載を省略できる場合や、従業員が番号の提出を拒否した場合の対応も、あらかじめ整理しておく必要があります。
この記事では、年末調整でマイナンバーが必要な書類と不要な書類、毎年の記載の考え方、番号確認と身元確認、安全管理措置、保存と廃棄のルールを実務目線で整理します。後半では、年末調整の事務作業を、AIで自動化する方法を、弊社の業務代行サービス「AI社員AIKATA」（運営: 株式会社GENAI）の考え方とともに解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 BASICS 年末調整にマイナンバーは必要？個人番号を書く書類と書かない書類 番号が必要な書類と、不要な書類を分けて整理する
1-1. 年末調整にマイナンバーが必要な理由
マイナンバー（個人番号）は、社会保障・税・災害対策の手続きで使う番号です。会社は、従業員の源泉徴収や社会保険の事務のために、従業員とその扶養親族の個人番号を取得し、法令で定められた書類に記載して提出します。年末調整でも、扶養控除などの適用を受けるための申告書に、個人番号を記載することが求められています。
📚 用語解説
マイナンバー（個人番号）：住民票のあるすべての人に付けられる12桁の番号。社会保障・税・災害対策の分野の手続きでのみ使える。会社が従業員の番号を扱うときは、利用目的を明示し、法令で定められた範囲でのみ取得・利用・保管する必要がある（番号法による）。
1-2. 個人番号の記入が必要な書類
1-3. 個人番号を記載しない書類
個人番号の記載が必要な書類と不要な書類を混同すると、不要な書類にまで番号を集めてしまい、管理の負担と漏えいのリスクだけが増えます。番号を集めるのは、法令で定められた書類のためだけに限ります。顧問先の人事担当者にも、この線引きを先に伝えておきます。
1-4. 年末調整にマイナンバーは必須か、必要ないのか
「年末調整でマイナンバーは必要ない」という情報を目にすることがありますが、これは正確ではありません。扶養控除等申告書や配偶者控除等申告書など、番号の記載が求められる書類がある以上、会社は従業員に番号の提供を求める必要があります。一方で、従業員が番号を提供しないことへの罰則は定められておらず、後述のとおり、提供を拒否された場合でも年末調整自体は行えます。
AI鬼管理山崎
02 EVERY YEAR 扶養控除等申告書の個人番号は毎年書く？省略の方法と提出に必要な書類 前年と同じでも原則として毎年記載。条件を満たせば省略できる
2-1. 年末調整においてマイナンバーは毎年必要なのか
扶養控除等申告書は毎年提出する書類で、個人番号は前年と同じでも、原則として省略できません。従業員にとっては毎年同じ番号を書く手間ですが、制度上は毎年の記載が必要です。
2-2. 相違ない旨を記載して省略する方法
一定の条件を満たす場合に限り、個人番号の記載を省略できます。具体的には、会社にすでに提供済みの個人番号と相違ない場合に、申告書の個人番号の欄に「個人番号については、給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載することで、番号そのものの記載を省略できます。
| 場面 | 個人番号の扱い |
|---|---|
| 初めて提出する年 | 従業員・控除対象配偶者・扶養親族の番号を記載する |
| 前年と番号が変わらない | 「提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載して、番号の記載を省略できる |
| 扶養親族が新しく増えた | 新しく増えた扶養親族の番号は記載して提供する |
| 番号が変更された（再付番など） | 新しい番号を記載して提供する |
2-3. 勤務先が帳簿を備えている場合の取り扱い
会社が、従業員から提供を受けた個人番号を、帳簿などで管理している場合は、その帳簿の情報を使って申告書の番号の欄を確認する取り扱いが認められています。ただし、この方法を使うには、番号の管理を適切に行っていることが前提です。顧問先がこの取り扱いを採用しているかどうかは、顧問先ごとに確認が必要です。詳細は国税庁の案内で最新のものを確認してください。
2-4. 年末調整のマイナンバー提出に必要な書類（提出書・確認書・本人確認書）
従業員から個人番号を受け取るときは、実務上、次のような書類を使います。
2-5. マイナンバーの収集方法
代表菅澤
03 TROUBLE 個人番号が分からない・提出を拒否されたときの対応と、よくあるトラブル 従業員は提出を拒否できるのか。住民票や再交付の手順まで
3-1. 自分の個人番号がわからないときはどうする？
従業員が自分の個人番号を分からない場合は、次の方法で確認してもらいます。
従業員が番号を忘れた場合でも、会社が番号を推測したり、住民票コードなど他の情報から調べたりしてはいけません。番号は、必ず本人から提供を受けます。
3-2. 従業員は年末調整の際にマイナンバーの提出を拒否できるか
従業員が個人番号の提供を拒否した場合、会社に番号を強制的に取得させる仕組みはありません。しかし、会社には、書類に番号を記載する法令上の義務があります。実務上は、次のように対応します。
従業員が企業にマイナンバーを提示することは、従業員にとって法令上の罰則つきの義務ではありません。ただし、会社が番号の提供を求めることは、法令で認められています。この微妙な関係を、顧問先の人事担当者にも正しく伝えておきます。
3-3. マイナンバーに起因するよくあるトラブル
従業員のマイナンバーを一覧にして管理する場合は、アクセスできる担当者を限定し、パスワードの設定、持ち出しの制限、ログの記録といった安全管理措置が必要です。顧問先が表計算ソフトで管理している場合は、事務所から見直しを助言します。
AI鬼管理山崎
04 SECURITY 勤務先が個人番号を扱うときの注意点：番号確認・身元確認・安全管理措置・保存と廃棄 取得から廃棄までを、ひとつながりのルールとして整える
4-1. 番号確認と身元確認の両方を行う
従業員から個人番号を受け取るときは、会社は番号確認（その番号が本人のものであることの確認）と身元確認（来た人が本人であることの確認）の両方を行います。マイナンバーカードがあれば、1枚で両方を確認できます。カードがない場合は、番号が記載された書類と、運転免許証などの身元確認書類を組み合わせます。
4-2. 企業が行うべきマイナンバーの安全管理措置
個人情報保護委員会のガイドラインでは、事業者に対して、マイナンバーを守るための安全管理措置を求めています。措置は大きく4つに分かれます。
| 措置の種類 | 内容の例 |
|---|---|
| 組織的安全管理措置 | 取扱いの責任者と担当者を決める。取扱状況の記録を残す。漏えいが起きたときの報告の体制を作る |
| 人的安全管理措置 | 担当者への教育を行う。秘密保持の誓約を結ぶ |
| 物理的安全管理措置 | 番号を扱う区域を決める。書類を施錠できる場所に保管する。機器や書類の持ち出しを制限する |
| 技術的安全管理措置 | アクセス制御を行う。パスワードを設定する。不正アクセスや情報漏えいを防ぐ仕組みを導入する |
📚 用語解説
安全管理措置：マイナンバーを含む個人情報の漏えいや紛失を防ぐための、組織・人・物理・技術の4つの面からの対策。事業者の規模にかかわらず、番号を取り扱うすべての事業者に求められる（個人情報保護委員会のガイドラインによる。中小規模事業者には一部、簡易な対応が認められている）。
4-3. 保存期間を過ぎた個人番号は廃棄する
個人番号は、法令で定められた事務に必要な範囲でしか保管できません。保存期間を過ぎ、事務に必要がなくなった番号は、速やかに廃棄または削除します。扶養控除等申告書の保存期間は、提出期限の属する年の翌年1月10日から7年間とされています（国税庁の案内による。書類ごとの保存期間は最新の案内で確認してください）。
「念のため」と保管を続けているうちに、保存期間を過ぎた番号が会社に溜まっていくことがあります。廃棄の時期を決め、年末調整の準備の時期に、保存期間が過ぎた書類を棚卸しする運用が安全です。
代表菅澤
05 CALENDAR 年末調整の年間業務カレンダーと、番号管理の実務ポイント 11月〜1月の山場を、年間の流れで押さえる
5-1. 年末調整とマイナンバーに関する年間のスケジュール
| 時期 | 主な作業 | マイナンバーに関する確認 |
|---|---|---|
| 10月〜11月 | 申告書の配布・案内 | 番号が必要な書類と不要な書類の案内。前年と相違ない場合の記載方法の周知 |
| 11月〜12月 | 申告書の回収・確認 | 番号の記載漏れ、省略の記載ミス、扶養親族の追加の確認 |
| 12月 | 年末調整の計算・還付・徴収 | 番号を含む書類の安全な保管 |
| 1月 | 源泉徴収票・給与支払報告書の作成・提出 | 税務署・市区町村への提出用への番号の記載。本人交付用は番号を記載しない |
| 翌年以降 | 書類の保存 | 保存期間の経過後、番号を含む書類の廃棄 |
5-2. 事務所が顧問先に確認しておくこと
📚 用語解説
扶養控除等（異動）申告書：従業員が、扶養親族の状況を会社に届け出て、源泉徴収や年末調整で扶養控除などの適用を受けるための書類。毎年、年の最初の給与の支払を受ける日の前日までに提出するのが原則で、従業員本人・控除対象配偶者・扶養親族の個人番号を記載する（国税庁の案内による）。
これらを顧問先ごとに一覧にしておくと、年末調整のたびに同じ確認をする手間が減ります。ただし、顧問先が数十社になると、この一覧の更新自体が大きな作業になります。
5-3. 年末調整以外でもマイナンバーが必要な手続き（入社・異動・妊娠出産・育児・介護）と、番号がなくてもできる各種手続き
マイナンバーが必要になるのは年末調整だけではありません。入社時の雇用保険・健康保険・厚生年金保険の資格取得、異動に伴う届出、妊娠出産・育児（育児休業給付金など）や介護に関する給付の手続きでも、従業員の個人番号を書類に記載します。逆に、従業員が番号を提供しない場合でも、番号の記載がなくても受け付けられる各種手続きは多く、手続きそのものが止まるわけではありません。入社時に番号を確認する運用にしておくと、年末調整の時期にまとめて集める負担が減ります。
なお、マイナンバーカードを紛失した従業員には、再発行（再交付）の手続きを案内します。人事・労務担当者が集計に使う表計算ソフトの関数で、書類の提出状況を管理している顧問先もありますが、番号そのものを表に入力することは避け、提出済みかどうかの管理にとどめます。
AI鬼管理山崎
06 THE LIMIT 年末調整の事務で見える、事務所の手作業の限界 なぜ制度の知識だけでは、繁忙期は楽にならないのか
ここまで見てきたとおり、年末調整は制度としては整理できます。しかし事務所を回していると、問題は「制度を知っているか」ではなく、その前後にある事務作業の積み重ねにあることが分かります。
これらは、年末調整の制度の理解を深めても解決しません。集める・転記する・照合する、という定型の事務作業そのものを、人が毎回やっていることが根本の原因です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
07 AUTOMATE WITH AI 【核心】年末調整の事務作業をAIで自動化する 「AIに聞く」効率化ではなく、作業そのものを渡す自動化へ
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のデータ集計・ファイル操作・文書作成などの作業そのものを実行できる。日本語の指示だけで業務の仕組みを構築できるため、事務所のバックオフィス業務の自動化にも使われている。
7-1. 「AIに聞く」と「AIが毎月の作業を自動で回す」は別物
Claude CodeやCodexに「年末調整の手続きを教えて」と聞くのは効率化です。調べ物が速くなるだけで、入力作業や確認作業そのものは人間がやる必要があります。
一方で本当に効果が出るのは自動化です。「年末調整の時期になったら、顧問先の従業員ごとの申告書の提出状況を確認し、番号の記載漏れや省略の記載ミスを洗い出し、差し戻しが必要な従業員のリストと依頼文案を準備しておく」という一連の流れを最初に一度設計しておけば、以降は決まったタイミングで仕組みが自動で回ります。人の仕事は、仕上がった内容を確認して承認することだけになります。
7-2. 社労士法との線引きを必ず入れる
ここで最も重要なのが、社労士法上の業務の切り分けです。労働・社会保険関係の申請書類の作成や提出代行、帳簿書類の作成（社労士法の1号・2号業務）は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AIやAI活用の事務代行サービスが行うことはできません。税務署や市区町村へ提出する書類など、ほかの法令にかかわる書類についても、最終確認と提出は事務所が行い、AIは下準備に徹します。
AIが担当できるのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・書類の下書き作成・顧問先への資料回収の一次対応など、提出手続きそのものより前の事務作業です。最終的な内容確認・承認と、行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行います。この線引きを曖昧にした仕組みは、社労士法上のリスクになります。
7-3. Claude Code／Codexに任せられる事務作業
| これまで職員がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 申告書の提出状況を、従業員名簿と1枚ずつ突き合わせ | 提出状況を自動で一覧化し、未提出者だけを提示 |
| 番号の記載漏れや省略の記載を目視で確認 | 記載の有無と省略の書き方を自動チェックし、要確認の箇所だけ提示 |
| 差し戻しの依頼文を、顧問先ごとに作成 | 不備の内容に合わせた依頼文案を自動作成 |
| 年末調整の計算結果を、給与ソフトと目視で照合 | 計算結果と前年との差分を自動で抽出し、確認が必要な箇所だけ提示 |
| 保存期間を過ぎた書類の廃棄の確認 | 書類の保存期限を一覧化し、廃棄の時期を自動で通知する下書きを作成 |
ポイントは、行政機関への提出や最終判断はそのまま事務所（先生方）が行い、その手前の「集める・集計する・整える」部分だけをAIに渡すことです。提出先や給与ソフトを変える必要はありません。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
08 BUILD OR OUTSOURCE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけ
年末調整のような事務作業を楽にする方法は、大きく4つの選択肢に整理できます。このうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 人が増えれば、繁忙期も回る | 採用難・教育に時間がかかる。閑散期は人件費が残り、属人化も増える | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 作業を外に出せば、楽になる | 外注先への説明と手直しが事務所に残る。顧問先ごとのルール対応に限界がある | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | 自分たちで作れば、安く済む | 仕様の言語化・検証・作った人しか直せない属人化という壁がある | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | 事務所に残るのは最終確認・承認と1号・2号業務のみ | ◎ |
8-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由
8-2. 「③自作」の壁
Claude CodeやCodexは非エンジニアでも扱えるツールですが、自作した仕組みを安全に本番運用するには3つの壁があります。
代表菅澤
09 WHAT IS AIKATA 「AI社員AIKATA」とは——事務所の定型事務作業を丸ごと代行 提出手続き・最終確認は先生方のまま、その手前の作業を預ける仕組み
この3つの壁を事務所自身で越えなくても、事務作業そのものを丸ごと預ける道があります。それが弊社（株式会社GENAI）が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」です。
📚 用語解説
AI社員AIKATA：株式会社GENAIが運営する業務代行サービス。社労士事務所などのバックオフィス業務のうち、パソコン上で行う定型的な事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する。特定の給与ソフト・勤怠システムに縛られず、事務所が使っている既存の環境をそのまま使って自動化する点が特徴。
無料相談（60分・オンライン／Google Meet）では、事務所の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを一緒に整理します。契約の義務はありません。利用にあたってはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。料金は、業務量が増えても変わらない月額の定額制です。
年末調整でいえば、AIKATAを使う社労士事務所では、申告書の回収状況の確認、記載漏れの洗い出し、差し戻しの依頼文の作成、計算結果の差分確認といった下準備をAIKATAが回し、事務所は仕上がった内容を確認して、承認と必要な提出を行う、という形で運用しています。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
10 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業のまま／ソフトの追加・乗り換え／AIKATAに任せる 比較とまとめ
| 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 件数増に比例して増大 | △ ソフト次第で一部軽減 | ◎ 処理量が増えても事務所側の作業は変わらない |
| 顧問先ごとのルール対応 | ✕ 担当者の記憶に依存 | △ 製品仕様の範囲内 | ◎ 仕組みに登録し、担当者が変わっても残る |
| 顧問先への負担 | ○ 変更なし | ✕ 乗り換えの依頼・周知が必要 | ◎ 今のソフトのまま、顧問先に依頼不要 |
| 職員の採用・教育 | ✕ 繁忙期ほど必要性が高まる | △ ソフト操作の教育が必要 | ◎ 増員・教育なしで処理量を増やせる |
| 社労士法の線引き | ○ 全て職員が実施 | ○ 変更なし | ◎ 1号・2号業務は先生方のまま。AIはその手前のみ |
10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
年末調整は、制度を理解すれば対応できる手続きです。しかし事務所の本当の課題は、確認・転記・照合・期限の管理が顧問先の数だけ積み重なる、その事務作業の総量にあります。増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業そのものを手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけだと、弊社は考えています。
代表菅澤
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次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか
年末調整のような、顧問先ごとに積み重なる事務作業を、人を増やす・ソフトを替えると決める前に、一度棚卸ししてみませんか。無料相談では、どの作業から任せられるかを、事務所の実業務を見ながらその場で整理します。
AI社員AIKATAは、今お使いのソフト・やり方を変えずに、事務作業の下準備から人の確認・承認までの流れを整理し、丸ごとお預かりします。
AI鬼管理山崎
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
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よくある質問
Q. 年末調整でマイナンバー（個人番号）は必ず必要ですか？
A. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書など、法令で個人番号の記載が求められている書類があり、会社は従業員やその扶養親族の個人番号を求めて、書類に記載することが必要です。一方で、生命保険料控除申告書などには個人番号を記載しません。どの書類に必要かは国税庁の案内で確認してください。
Q. 扶養控除等申告書の個人番号は、毎年書く必要がありますか？
A. 原則として毎年の記載が必要です。ただし、会社に提供済みの個人番号と相違ない場合は、申告書の個人番号の欄に「個人番号については、給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載することで、記載を省略できます。会社が従業員の個人番号を帳簿に備えている場合の取り扱いも、国税庁の案内で確認してください。
Q. 従業員がマイナンバーの提出を拒否した場合はどうなりますか？
A. 従業員が個人番号の提出を拒否しても、年末調整そのものを行うことは可能です。会社は、番号の提供を求めた経緯を記録し、書類は番号の記載がない状態でも提出します。法令で定められた義務であることを丁寧に説明したうえで、記録を残すことが実務上の対応です。具体的な取り扱いは国税庁の案内で確認してください。
Q. 従業員が自分のマイナンバーを分からないときはどうしますか？
A. マイナンバーカードの券面やマイナポータルで確認できます。カードがない場合は、個人番号の記載がある住民票の写しを取得する方法があります。カードを紛失した場合は、再交付の手続きが必要です。会社側は、番号を教えてもらうときに、番号確認と身元確認の両方を行います。
Q. 集めたマイナンバーはいつまで保管し、いつ廃棄しますか？
A. マイナンバーは、法令で定められた事務に必要な期間だけ保管でき、事務に必要がなくなり、書類の保存期間が過ぎたら、速やかに廃棄または削除します。扶養控除等申告書の保存期間は、提出期限の属する年の翌年1月10日から7年間とされています。廃棄の記録を残すことも、安全管理措置の一つです。
Q. 年末調整の事務作業をAIに任せても、社労士法上問題ありませんか？
A. 労働・社会保険関係の申請書類の作成や提出代行、帳簿書類の作成（社労士法の1号・2号業務）は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AIが代わりに行うことはできません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応など、提出手続きより前の事務作業に限られます。最終確認・承認と行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行う設計です。
Q. 今使っている給与ソフト・勤怠システムのままでAIに事務作業を任せられますか？
A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が現在使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを依頼する必要はなく、顧問先ごとの締め日・手当などの個別ルールも仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが引き継がれます。
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- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
