【2026年10月最新】在籍証明書のテンプレートと書き方｜必須項目・用途別の注意点を社労士事務所向けに整理し、発行の事務作業をAIに任せる方法

01 ANSWER FIRST 在籍証明書は「法律で決まった様式がない書類」です。テンプレートは、提出先と目的を確かめてから使います

在籍証明書は、従業員が現在その会社に在籍していることを、会社が証明する書類です。法律で定められた統一様式はなく、会社が自由な様式で作る場合と、提出先（銀行・自治体・不動産会社など）が指定する用紙に会社が記入する場合があります。テンプレートを使うこと自体は問題ありませんが、提出先の指定があるときは、その指定が優先されます。

現職の従業員への在籍証明書に、法律上の発行義務はありません。一方、退職した人が請求する退職証明書は、労働基準法第22条で会社に交付が義務づけられています。この違いは、顧問先の人事担当者から「出さなくてよいですか」と聞かれたときの答えの出発点になります。

社労士事務所には、顧問先から「在籍証明書のひな形をください」「保育園用の就労証明書はどう書くのですか」「パートにも出すのですか」といった質問が、年間を通じて届きます。件数は多くなくても、住宅ローンや入園申込みの期限が迫っている従業員を抱える顧問先からは、急ぎの依頼になりがちです。

本記事では、所長・管理者・職員の方に向けて、在籍証明書の意味、似た書類との違い、必須項目と用途別の追加項目、テンプレートの記載例、顧問先への発行ルールの整え方を整理します。後半では、発行の依頼受付から台帳との照合までの事務作業を、AI社員AIKATAに任せる分担を説明します。書類に書く内容の最終判断と、独占業務に当たる書類の作成は、引き続き先生方が担います。

02 OFFICE PRACTICE 在籍証明書の意味・違い・必須項目・テンプレート・発行ルールを、事務所の確認順に整理します

2-1. 在籍証明書の定義と概要、どんな名前で呼ばれるかを押さえます

従業員本人が「働いています」と申告するだけでは、金融機関や不動産会社、自治体にとっては客観的な裏付けになりません。そこで、会社名・所在地・代表者名・証明日・会社印を入れた書面で、雇用の事実を第三者に示します。証明の対象は、正社員に限りません。契約社員、派遣社員、パート・アルバイトでも、雇用関係があれば発行の対象になります。派遣社員の場合は、雇用主である派遣元が発行する点に注意します。

証明する内容は、基本的には「現在の在籍」です。必要に応じて、入社年月日、所属部署、役職、職務内容、雇用形態、勤務時間、給与の額などを加えます。何を加えるかは、提出先が何を確認したいかで決まります。この「提出先ごとの確認したいこと」が、在籍証明書の実務で最も重要な視点です。

社労士事務所の立場では、書類そのものを書く場面は多くありません。実際には、顧問先の人事担当者が作成し、事務所は「この書き方で問題ないか」「この項目は入れてよいか」と相談を受けます。そのため、事務所の職員が書類の構造と判断の勘所を共通言語として持っておくことが大切です。

2-2. 在職証明書・退職証明書・就労証明書・労働条件通知書との違いです

書類名	証明する内容・時点	対象者	法的な位置づけ
在籍証明書	現在在籍していること	現職の従業員	法律上の発行義務はなく、様式も自由です。
在職証明書	在職している（していた）事実。会社によっては在籍証明書と同じ意味で使います。	現職または元従業員	名称の使い方は会社ごとに異なります。
退職証明書	過去に在籍していた期間・業務・賃金・退職の事由など、請求された事項	退職した人	労働基準法第22条で、請求があれば交付する義務があります。
就労証明書	勤務の実態（勤務日数・時間・雇用形態など）。保育園などの利用調整で使います。	保育を必要とする保護者	自治体が様式を指定します。国の標準的な様式があります。
労働条件通知書	雇い入れ時の労働条件	入社する人	労働基準法で明示が義務づけられています。
離職票	離職した事実と離職理由（失業給付の手続き用）	雇用保険の被保険者だった退職者	会社がハローワークへ手続きをして交付されます。

重要なのは、労働条件通知書や離職票では代用できない点です。労働条件通知書は入社時の約束事を示す書類で、「今も在籍している」ことまでは証明しません。離職票は、辞めたことを前提とした書類で、在籍の証明とは性質が正反対です。提出先から在籍の証明を求められているのに、手元の別の書類で済ませようとしても、受理されない場合がほとんどです。

依頼の名前が「在職証明書」でも「勤務証明書」でも、まず確認すべきは、現職の人の分なのか、退職した人の分なのかです。退職した人からの依頼で、転職先や国民健康保険の手続きに使う場合は、退職証明書の問題になり、義務の有無が変わります。この見分けが、顧問先の担当者にとって最初のつまずきになります。

出典：厚生労働省「確かめよう労働条件」退職時の証明に関するQ&A（2026年10月確認）。

2-3. 発行義務はあるのか。現職の従業員への発行の考え方です

現職の従業員への在籍証明書には、法律上の発行義務はありません。ただし、住宅ローンの審査、賃貸契約、保育園の入園申込みなど、従業員の生活の基盤に関わる手続きで必要になることが多く、正当な理由なく断ると従業員との信頼関係を損ねるおそれがあります。顧問先には、就業規則や社内の手続き規程で「依頼を受けたら、目的を確認のうえ、原則として発行する」という方針を明文化しておくことを案内するとよいでしょう。

退職した人への退職証明書は、扱いが異なります。労働基準法第22条により、労働者が請求した場合は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由について、遅滞なく証明書を交付しなければなりません。証明書には、労働者が請求していない事項を記入してはならない、という決まりもあります。解雇の場合の理由の証明については別の定めがあるため、個別の事案は先生方の判断に上げます。

請求権には時効があり、厚生労働省の案内では、退職の時から2年とされています。顧問先が「退職してだいぶたつ人から証明書を求められた」という相談を持ち込んだときは、時効の考え方も含めて、事務所で整理して答えられる状態にしておきます。

2-4. 在籍証明書が必要になる場面を、用途別に整理します

用途	提出先	提出先が確認したいこと（一般的な例）	記載で注意する点
住宅ローン・クレジットカードの審査	金融機関・カード会社	勤務先・勤続年数・雇用形態、場合により収入	提出先の指定様式の有無を先に確認します。収入の記載は、提出先が求める場合に限ります。
賃貸物件・公営住宅の入居契約	不動産会社・管理会社・自治体	勤務先・雇用形態・勤続年数	必要以上の個人情報を入れません。
保育園・学童保育の利用申込み	市区町村	勤務日数・勤務時間・雇用形態など（就労証明書）	自治体が指定する就労証明書の様式を使います。
外国籍従業員のビザ申請・更新（在留手続き）	出入国在留管理局への提出書類	勤務先・職務内容・雇用条件	必要書類は、出入国在留管理庁の案内で確認します。
転職活動・就職活動、副業先の取引先からの要求	転職先・副業先・取引先	在籍の事実や期間	退職者の場合は、退職証明書の扱いになります。
扶養家族の認定・変更手続き	健康保険組合・協会けんぽなど	就業の事実	提出先の指定の有無を確認します。

この表は、用途ごとの一般的な傾向をまとめたものです。実際に何を求められるかは、提出先の案内で確認します。銀行の審査で、在籍だけでよい場合もあれば、収入の記載を求められる場合もあります。事務所としては、「用途を聞く→提出先の様式の有無を確認する→入れる項目を決める」の順に、顧問先へ案内する型を持っておきます。

2-5. 在籍証明書の必須項目と、書き方の基本です

最低限入れる項目は、次のとおりです。①従業員の氏名（必要に応じて生年月日・住所）、②入社年月日、③所属部署・役職・職務内容、④証明書の発行日、⑤会社の名称・所在地・代表者名、会社印です。これに、「上記の者は、当社に在籍していることを証明します」という証明文を添えます。

項目	書き方の要点	間違えやすい点
氏名・生年月日・住所	住民票や社内の台帳の表記に合わせます。	旧姓・通称との混在、住所の旧表記に注意します。
入社年月日	雇用契約上の入社日を書きます。	試用期間の開始日と、本採用日を取り違えないようにします。
所属部署・役職・職務内容	現在の所属と役職を書きます。	異動直後は、発令日と書類の日付の整合を確認します。
証明日（発行日）	実際に発行する日付を書きます。	提出先に「発行から○か月以内」の指定がある場合があります。
会社情報（会社名・所在地・代表者名・会社印）	登記上の名称と所在地を書きます。	代表者の交代後の旧名義、旧住所の使用に注意します。

証明書の内容は、社内の台帳（労働者名簿、雇用契約書、賃金台帳）と食い違わないことが前提です。入社日や雇用形態が台帳と違うと、後から提出先に説明を求められたときに、会社が困ります。顧問先が証明書を作るときは、必ず台帳と見比べてから発行する、というルールを事務所から案内しておくと、誤記が減ります。

注意したいのは、「実態と違う内容を書かない」という大原則です。住宅ローンの審査や保育園の利用調整では、虚偽の記載は重大なトラブルになります。従業員から「勤続年数を少し長く書いてほしい」「給与を多めに書いてほしい」といった依頼があった場合に、顧問先が断れるよう、事務所から根拠を添えて助言できる状態にしておきます。

2-6. 用途に応じて足す項目と、足さない項目を決めます

用途に応じて足す項目の例は、雇用形態（正社員・契約社員・パートなど）、雇用期間の定めの有無、勤務時間・勤務日数、給与の額（年収・月収）、試用期間の有無などです。住宅ローンでは雇用形態と勤続年数が重視され、収入の証明は源泉徴収票や給与明細で別に求められることも多いため、在籍証明書に収入まで書くかどうかは、提出先の指定で決めます。

一方、足さないほうがよい項目もあります。家族構成、病歴、休職の理由、評価や懲戒の情報などです。証明の目的に関係がなく、本人も提出したくない内容を、会社が善意で書き込んでしまうと、個人情報の取扱いの問題になります。休職中の従業員の場合も、「在籍している」という事実だけを書き、休職の事実を書くかどうかは、本人の意向と提出先の求めを確認して決めます。

2-7. 保育園・学童の就労証明書は、自治体の様式を使います

子供を保育園に入園させる従業員からの依頼では、就労証明書は、在籍の事実に加えて、勤務日数・勤務時間・雇用形態・就労の期間など、保育の必要性を判断する材料を記載する書類です。こども家庭庁は、標準的な様式をWebサイトで公開しており、市区町村に原則としてこの様式を使うよう呼びかけています。ただし、これは要請であり、自治体ごとに独自の項目を加えた様式を使っている場合もあります。従業員が持ち込んだ自治体の用紙があれば、それに沿って記入します。

記入は、保護者本人ではなく、勤務先の事業者が行います。事業者名、所在地、代表者名、担当者名と連絡先、会社印を記載し、自治体からの確認の連絡を受ける担当者を明記します。様式は、PDFではなくExcel形式での提出が推奨されており、国の案内ではマイナポータルのサービスを使った作成も案内されています。使える方法は自治体によって異なるため、従業員の自治体の案内を確認します。

就労証明書の時期は、毎年、入園申込みの時期に集中します。同じ時期に、複数の従業員から依頼が重なる顧問先では、受付から発行までの手順を決めておかないと、担当者の時間が取られます。事務所が「依頼書のひな形」と「発行手順の1枚資料」を用意しておくと、顧問先の負担が軽くなります。

出典：こども家庭庁「就労証明書」に関する情報（2026年10月確認）。

2-8. 在籍証明書の記入例（テンプレートの基本形）です

記載欄	記載例（基本形）
タイトル	在籍証明書
宛名	（提出先が指定する場合に記載。指定がなければ「提出先各位」など）
従業員の氏名・生年月日	氏名：○○ ○○　生年月日：○年○月○日
入社年月日	○年○月○日
所属部署・役職	○○部　○○（役職）
雇用形態	正社員（またはパート・契約社員など）
証明文	上記の者は、当社に在籍していることを証明します。
発行日	○年○月○日
会社名・所在地・代表者名	○○株式会社　○○県○○市○○　代表取締役 ○○ ○○　（会社印）

このひな形は、提出先の指定がない場合の基本形です。実務では、用途に応じて、雇用期間の定め、勤務時間、勤務日数、給与の額などを足します。足す際は、前の項で整理したとおり、提出先が求める項目に限ります。事務所の職員が顧問先からひな形の相談を受けたときは、この基本形に、用途別の追加項目を一覧にして渡す形が使いやすいです。

会社印は、代表者印や角印を使うのが一般的ですが、提出先がどの印を求めるかは異なります。電子印鑑やPDFでの交付が認められるかどうかも、提出先ごとに違います。従業員が提出先に「PDFでよいか」と確認を取ってから、会社が発行形式を決める流れにすると、やり直しが減ります。

2-9. 発行の依頼を受けてから交付までの流れと、日数の目安の伝え方です

発行の流れは、依頼の受付、用途と提出先の確認、台帳との照合、記載項目の決定、作成と押印、交付、記録の順です。このうち、顧問先が省略しがちなのは、用途の確認と記録です。用途を確認しないまま、一般的な形で発行すると、提出先から「この項目が足りない」と差し戻されます。記録がないと、同じ従業員から再度依頼を受けたときに、前回の内容と整合しているかが分かりません。

発行にかかる日数は、会社の体制によって異なります。印鑑の管理者が出張中、代表者の押印が必要、担当者が繁忙期、といった事情で数日かかる場合があります。従業員には、依頼を受けた時点で「何営業日で渡せるか」を伝えておくと、提出期限に間に合わないトラブルを避けられます。

2-10. 発行するときの注意点を、4つに絞って整理します

個人情報の扱いは、とくに重要です。在籍証明書は、本人の依頼で、本人が指定した提出先に出す書類ですが、会社が勝手に内容を広げたり、本人の同意のない相手に渡したりしてはいけません。顧問先には、「証明書の提出先と用途を、依頼書に残す」運用を案内します。

従業員が自分で証明書を作って会社印だけ押してほしい、という依頼も時々あります。会社が内容を確認して責任を持てる形なら問題になりにくい一方、台帳と食い違った内容が書かれていた場合は、会社が責任を問われかねません。会社が作成する、または作成された内容を会社が必ず確認してから押印する、という運用が安全です。

2-11. パート・アルバイト・休職中・派遣の従業員への発行です

パート・アルバイトには、雇用形態と勤務日数・勤務時間を正確に書きます。保育園の就労証明書では、勤務日数と時間が保育の必要性の判断に直結するため、実際のシフトと契約内容を照らして記入します。契約上は週20時間でも、実態の勤務時間が違えば、後から修正が必要になることがあります。

休職中の従業員は、雇用関係が続いている限り、在籍証明書を発行できます。ただし、休職の事実を書くかどうか、書くとしてどう書くかは、提出先の求めと本人の意向を確認して決めます。保育園の利用調整では、休職や育児休業の扱いが、様式に項目として用意されている場合があります。

派遣社員は、雇用契約の相手である派遣元が証明書を発行します。派遣先の顧問先から相談が来たときは、「発行するのは派遣元」という整理から案内します。また、請負や業務委託で働く人は、雇用関係がないため、在籍証明書ではなく、別の形の証明（就業の事実の証明など）が求められる場合があります。これは書類の名称だけでは判断しにくいため、提出先の案内を確認します。

2-12. 顧問先の発行ルールを、事務所で型にして渡します

事務所が顧問先へ渡す資料は、3点で足ります。1つ目は、依頼書のひな形です。依頼者の氏名、用途、提出先、希望日、受取方法を書く欄を用意します。2つ目は、証明書の基本形と、用途別の追加項目の一覧です。3つ目は、発行の記録台帳です。発行日、対象者、用途、提出先、記載項目、発行者を残します。

記録台帳は、再発行や問合せがあったときに、前回の内容を確認するために使います。同じ従業員が半年後に再度依頼してきたとき、入社日や役職が前回と合っているか、給与額を書いた場合はいつの時点のものかを、台帳で確認できます。事務所が顧問先ごとにこの台帳を持てば、ほかの手続きとの整合を点検する材料にもなります。

発行の担当者を、特定の人に限らないことも大切です。担当者が休むと発行が止まる、という状態は、従業員の生活に影響するためです。事務所が型を渡し、顧問先の中で複数の人が同じ手順で発行できる状態にしておくと、担当者の異動や休暇にも耐えられます。

2-13. 法定帳簿との整合と、事務所が先生方の判断に上げる場面です

在籍証明書に書く入社日・雇用形態・職務内容は、労働者名簿や雇用契約書の記録と一致していることが前提です。顧問先の台帳が更新されていない、雇用形態の変更が記録に反映されていない、といった状態では、証明書の内容が実態と食い違います。事務所が給与計算や社会保険の手続きで保持している情報と見比べると、食い違いの早期発見につながります。

先生方の判断に上げる場面は、主に3つです。1つ目は、解雇に関わる退職の事由の記載など、法的な判断が必要な場合。2つ目は、従業員と会社の見解が食い違っている場合。3つ目は、提出先から標準外の項目（たとえば将来の見込みや保証的な文言）を求められた場合です。こうした場面を、職員が「先生に確認する」と切り分けられるよう、事務所内の判断基準を決めておきます。

労務管理業務のミス防止の観点では、身上変更（結婚による改姓、住所や氏名の変更など）があった後に、従業員情報を一元管理している台帳が更新されているかが要点になります。更新漏れがあると、証明書に旧姓や旧住所が載るミスにつながります。顧問先へは、ワード形式の社員情報管理シートや労働者名簿のひな形を使い、身上変更の連絡を受けたら台帳を直す手順を、1枚のガイドとして渡すと実行しやすくなります。

法定帳簿書類の作成や、行政機関への提出手続きは、社会保険労務士の独占業務です。在籍証明書の発行自体は会社が行う書類ですが、その元になる台帳の整備や届出に関わる部分は、先生方の業務と隣り合っています。この線引きを意識して、事務作業と専門業務を分けておくことが、後半の章の前提になります。

03 BOTTLENECK 在籍証明書の発行支援を、職員の手作業だけで回す限界です

3-1. 件数は少なくても、顧問先ごとに「聞き取りと照合」が発生します

在籍証明書や就労証明書の依頼は、顧問先ごとに、メール、電話、チャットなど、入り口が違います。依頼の内容も、「ひな形がほしい」「この書き方でよいか見てほしい」「自治体の様式に記入してほしい」と幅があります。職員は、依頼を受けるたびに、用途の確認、台帳との照合、提出先の指定様式の確認を行います。

入園申込みの時期、年度替わり、ローンを組みたい従業員が増える時期には、依頼が一斉に届きます。同じ時期に、算定基礎届、年度更新、年末調整といった本業の繁忙期が重なると、証明書の対応が後回しになり、顧問先から督促が来ます。

台帳との照合は、給与ソフトや勤怠システム、顧問先から預かった契約書の記録を見比べる作業で、ソフトごとの画面操作と転記が必要です。ひな形を渡しても、顧問先の台帳が最新かどうかを確かめ、食い違いを洗い出す作業は事務所に残ります。つまり、課題は知識の不足ではなく、受付・聞き取り・照合・記録という事務作業の量です。

3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

証明書の内容の最終判断、解雇に関わる記載の検討、顧問先への助言、行政機関への提出手続きは、先生方が担います。一方で、依頼の受付と一次対応、用途と提出先の聞き取り、台帳と給与ソフトの突合、記録台帳の更新、不足情報の洗い出しは、手順を決められる事務作業です。

AI社員AIKATAは、今の給与ソフト・勤怠システムを使って、職員がパソコンで行う事務作業を、AIと人の二重体制で受託します。顧問先にソフトの乗り換えを求める前に、依頼の受付から台帳との照合までのどこを任せられるかを整理する道があります。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが事務作業を回し、先生方が判断と承認を担います

4-1. AIに聞く効率化と、毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、在籍証明書の依頼受付・台帳との照合・発行記録の式や確認項目の案を聞くことは効率化です。ただ、職員がその都度質問し、資料を選び、結果を転記する運用では、毎月の作業を起動する人が必要です。制度の説明をAIから得る場合も、法令や公的資料に照らして先生方が内容を確認します。

自動化で目指すのは、毎月発生する資料の回収・集計・入力・チェックを、一連の工程として回すことです。AI社員AIKATAはこの事務作業を受託し、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを登録して処理します。顧問先から届いた発行依頼の内容を、顧問先ごとのルールで整理し、台帳や給与ソフトの記録と突き合わせて、先生方や顧問先の確認待ちの状態まで進める流れを、一連の工程として処理します。仕組みの構築と運用は、事務所が自ら持ち続ける必要がありません。

次の図は、AI社員AIKATAが受託する事務作業と、事務所が保持する業務の分担を示します。個別の判断事項は、事務所が確認したルールを前提にします。法定の申請書や帳簿書類の作成、行政機関への提出手続きを、AI社員AIKATAが代行する図ではありません。

これまで職員が行っていた事務作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
顧問先から届いた依頼のメールやチャットを読み、用途と提出先を聞き取ります。	資料回収や一次対応を受託します。	依頼内容と、証明書の記載項目の最終判断を行います。
台帳・給与ソフト・契約書の記録を見比べ、入社日や雇用形態の食い違いを探します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って、照合の下準備を行います。	食い違いの扱いと、記載内容の最終判断を行います。
発行の記録台帳へ、発行日・用途・提出先などを転記します。	今のソフトや台帳を使い、画面操作を含めて自動化します。	台帳の最終確認・承認を行います。
出来上がった集計を見直します。	AIの処理結果を人が品質チェックします。	業務を受任する事務所として最終確認・承認します。
法定の書類作成や行政機関への手続きを行います。	前段階の資料整理・下準備を担います。	1号・2号業務そのものは先生方が行います。

4-2. 社労士法の線引きは、承認ボタンだけで済ませないことです

社労士法上の1号業務に関わる申請書等の作成・行政機関への提出手続きの代行、2号業務に関わる労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、必要書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応など、その前の事務作業です。

今回のテーマでは、証明書に書く内容の最終判断、解雇に関わる退職の事由の扱い、行政機関への提出書類の作成・提出手続きを、AI社員AIKATAの受託対象と明確に分けます。受託するのは、依頼の一次対応、照合の下準備、記録の更新までで、判断と提出は先生方の業務です。

日々の定型的な受託業務では、事務所の作業は原則として計算済みの給与データや作成済みの帳票の最終確認・承認です。ただし、独占業務の実施、顧問先のルール変更に伴う判断、例外的な法的検討までなくなるという意味ではありません。専門業務を保持しながら、その前の集計や転記を手放す分担です。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」独占業務の説明（2026年10月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、在籍証明書の依頼受付・照合・記録を回す人・仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費と管理が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	工程だけの委託では、例外の説明・受渡し・手直しを事務所が持ち続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人と仕組みが事務所に残ります。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認を担う分担にします。	◎

5-1. 増員と工程単位の外注は、説明する仕事が残ります

増員では、新しい職員に法令と顧問先固有の扱いを覚えてもらう時間が必要です。前任者の表を渡すだけでは、なぜその取扱いを使っているかが伝わりません。顧問先ごとの発行ルールや、台帳の持ち方、提出先ごとの記載の違いは、前任者の頭の中にあることが多く、引き継ぎの資料にも残りにくい部分です。繁忙期に処理を増やすための採用が、新人の確認と教育を担当する熟練職員の仕事を増やす構造になります。

従来型の工程単位の外注では、資料を整える、例外を説明する、返ってきた結果を確認する、手直しを依頼する仕事が事務所に残ります。入力先と集計元が違い、顧問先のルール変更のたびに仕様を伝え直すなら、外へ出した工程の周囲を事務所がつなぐ状態です。委託件数が増えても、この負担がなくなるわけではありません。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使う場合も、顧問先の締め日、手当、勤怠区分、資料の置き方を言語化する必要があります。法的判断が必要な取扱いと、機械的に処理する条件を区別しなければ、誤った前提をそのまま繰り返す仕組みになります。給与計算の担当者が、その検証と改修まで兼務すると別の管理業務を抱えます。

通常のケースだけでなく、契約変更、申請の取消し、資料不足、退職などの場面を想定して検証します。担当者が異動したときに、処理の根拠と直し方を説明できる状態でなければ、表計算の属人化がAIの仕組みの属人化へ移るだけです。事務所の悩みが「入力する人が足りない」から「直せる人がいない」へ変わります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します

6-1. 勤怠集計から給与計算、資料回収までをAIと人で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託範囲から外し、先生方が行います。

在籍証明書の発行支援を入口に考えるなら、まず依頼の受付と、台帳・給与ソフトとの照合につながる前工程を棚卸しします。どの受付と照合を任せ、どの判断と提出を事務所が行うかを明らかにすることで、証明書の対応だけを孤立した作業として抱えず、月次の給与処理や算定基礎、年度更新とのつながりで分担を整理できます。具体的な受託範囲は無料相談で確認します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定しません。いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要がないため、事務所の改善のために、顧問先側の運用を一斉に入れ替えることを前提にしなくて済みます。

6-2. 個別ルールを残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。職員の記憶の中にある取扱いを、その職員が休んだときにも残る形にする考え方です。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。判断の責任と事務処理の担当を混同しません。

日々の受託した定型事務では、事務所の作業は原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、社労士法の独占業務に当たる帳簿書類の作成をAI社員AIKATAへ移す意味ではありません。先生方の法定業務は保持し、そのための基礎資料を整える事務を任せます。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談時には、事務所で定めている保存先や受渡し方法を確認し、委託する資料の範囲を整理します。

6-3. 繁忙期の処理量を増やすために、採用と教育を重ねる必要がありません

AI社員AIKATAは、仕組みの構築と運用を行います。事務所にAIの知識は要りません。繁忙期にも人を採用・教育せずに処理量を増やせるため、事務作業のための増員と教育を繰り返す運営から切り替えられます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンラインで、Google Meetを使い全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長だけで作業の細部を思い出そうとするより、実際に回収・入力・確認をしている職員の方の状況を整理すると、対象業務を具体化しやすくなります。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

在籍証明書の発行支援を正しく運用するには、事務所の専門性が欠かせません。その専門性を資料探しや転記に使い続けないために、ここでは「事務作業を回す負担を手放す」という目的で3つの道を比較します。記号はこの目的に対する整理であり、製品の性能や法的適合性の優劣を表すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の回収・入力・照合が増えます。	△ ソフト間の準備や確認を事務所が担います。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別のメモに残ります。	△ 設定と更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 不足資料の照会が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人の確保を抱えます。	△ 運用する職員の教育が残ります。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放す対象は、委託する集計・入力などの事務作業です。法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 依頼の受付と台帳の照合から、どの作業を任せられるか決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、毎年繰り返す作業を棚卸ししてください。「依頼の聞き取りに時間がかかる」「台帳と給与ソフトの突合を一件ずつ行っている」「繁忙期に証明書の依頼が後回しになる」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

事務所で使うソフト、顧問先ごとの運用ルール、職員が毎月行う作業、先生方の承認の流れを確認すれば、最初に任せる業務と事務所に残す専門業務を話し合えます。相談は60分、Google Meetによるオンラインで全国に対応し、契約の義務はありません。給与・人事データの受け渡しと保管は、NDAと事務所の規程に合わせてルールを決めます。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 在籍証明書に、法律上の発行義務はありますか？

A. 現職の従業員への在籍証明書に、法律上の発行義務はありません。一方、退職した人が請求する退職証明書は、労働基準法第22条により、請求があれば会社が交付する義務があります。義務がなくても、従業員の生活に関わる手続きで必要になるため、実務では原則として速やかに発行する運用が一般的です。

Q. 在籍証明書と在職証明書は、同じものですか？

A. 会社によって使い方が異なりますが、実務上の役割はほぼ同じです。厳密には、在籍証明書は現在の在籍を、在職証明書は在職の期間などを示すものと区別する説明もあります。依頼を受けたら名前だけで判断せず、用途と提出先を確認します。

Q. 保育園の申込みには、在籍証明書を出せばよいですか？

A. 通常は、市区町村が指定する就労証明書を使います。こども家庭庁が標準的な様式を示しており、自治体には原則としてこの様式を使うよう呼びかけられていますが、自治体独自の項目を加えた様式を使う場合もあります。従業員の自治体の案内を確認します。

Q. 給与の額は、在籍証明書に書くべきですか？

A. 提出先が求める場合に限って書きます。住宅ローンなどでは、収入の確認を源泉徴収票や給与明細で別に求めることも多くあります。個人情報を必要以上に載せないよう、提出先の指定を確認してから決めます。

Q. 電子印鑑やPDFデータでの交付は可能ですか？

A. 提出先によって異なります。会社が交付形式を決める前に、従業員から提出先へ「PDFや電子印鑑でよいか」を確認してもらう流れにすると、やり直しが減ります。

Q. 従業員が自分で作成した在籍証明書でも有効ですか？

A. 会社が内容を確認せず、従業員本人が作った書面に会社印だけを押す形は避けます。提出先によっては有効と扱われない場合があり、台帳と食い違った内容が書かれていれば会社が責任を問われかねません。会社が作成するか、作成された内容を台帳と照合してから押印する運用が安全です。

Q. パートや休職中の従業員にも発行できますか？

A. 雇用関係が続いていれば、雇用形態や休職の有無にかかわらず発行できます。パートは雇用形態と勤務日数・時間を正確に書き、休職の記載の有無は、本人の意向と提出先の求めを確認して決めます。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は引き受けません。最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、今の給与ソフト・勤怠システムを使って画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの資料回収・集計・入力から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで全国に対応します。業務の棚卸しと受託範囲を整理し、契約の義務はありません。

あわせて読みたい：同じテーマの記事

AIAI社員AIKATA

AI社員AIKATAへのお問い合わせ

この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。

ご希望のサービス

お問い合わせ対象のサービス*必須 AI社員AIKATA（業務の丸ごと代行）

サービスを選択してください

---

お客様情報

会社名・屋号*必須

会社名を入力してください

業種*必須 選択してください IT・ソフトウェア 製造業 建設・不動産 小売・EC 飲食・宿泊 医療・介護 教育・研修 士業・コンサル 人材・BPO その他

業種を選択してください

お名前*必須

お名前を入力してください

メールアドレス*必須

※法人・事業用のメールアドレスでお願いします（Gmail等の個人用フリーメールは受付できません）

正しいメールアドレスを入力してください

電話番号任意

---

現在の課題について

現在感じている課題*必須

人手不足で業務が回らない 社長・経営者が現場を離れられない 定型業務に時間を取られている AIを導入したいが何から始めればいいかわからない 外注・人件費コストが高い 業務フローが属人化している 社員のITリテラシーにばらつきがある

1つ以上選択してください

効率化・自動化したい業務*必須

営業・顧客対応（CRM・メール等） 経理・請求書・入金管理 採用・人事・労務管理 マーケティング・SNS・広告運用 カスタマーサポート・問い合わせ対応 資料作成・レポート・議事録 データ入力・集計・分析 社内の情報共有・ナレッジ管理

1つ以上選択してください

上記業務に現在かけている月額コスト*必須 選択してください まだかけていない（これから検討） 〜10万円 10〜30万円 30〜50万円 50〜100万円 100万円以上 その他（自由入力）

月額コストを選択してください

その他、ご相談内容任意

---

面談日時の選択

ご希望の日時*必須

約1時間のオンライン面談（Google Meet）です

空き枠を取得中...

面談日時を選択してください

この内容で面談を予約する

予約確定後、Google Calendarの招待メールをお届けします。
しつこい営業は一切ございません。