【2026年11月最新】訪問介護の人手不足にどう向き合う？介護事業所が現場を支える採用・定着と事務の任せ方
aikanri-admin
訪問介護の人手不足に向き合うには、ヘルパーの採用・定着を進めることと、今いる職員が抱える事務を減らすことを同時に考える必要があります。管理者が欠勤の代行と月初の請求を兼ね、サービス提供責任者が新人の同行と記録の打ち直しを抱えたままでは、採用できても育てる時間が残りません。まず御社の不足を「訪問を担う人」「指導・調整を担う人」「入力・集計を担う作業」に分けることが出発点です。
AI社員AIKATAは、介護サービスの提供を代わりに行うサービスではありません。介護事業所の実績集計、国保連請求データの作成、記録のデータ化、加算書類の下準備などを、AIと人の二重体制で引き受ける業務代行です。現場の介護と専門的な判断は御社に残し、事務職員や管理者が毎月繰り返している作業を任せることで、現場を支える時間を取り戻す道を作ります。
この記事は、訪問介護事業所の社長、管理者、サービス提供責任者、事務の担当の方に向けた実務解説です。人員基準の充足、ケアの判断、職員の労働条件と、事務代行で手放せる作業を混同せずに整理します。採用だけで解決を待つのではなく、次の月初に管理者が何を抱えずに済むかまで具体化していきます。
代表菅澤
山崎
01 WORKFORCE 訪問介護の人手不足を、人数・時間・役割から読み解く 全国の統計を背景に、御社で止まっている仕事を特定します。
1-1. 不足感と採用率・離職率は、違う問題を示しています
山崎
介護労働安定センターが2026年7月29日に公表した令和7年度介護労働実態調査では、訪問介護員について不足と回答した事業所の割合は82.9％でした。この不足には「大いに不足」「不足」「やや不足」が含まれます。一方、訪問介護員の採用率は14.5％、離職率は11.6％です。不足を感じる事業所が多いことと、在籍者に対して採用・離職がどの程度あったかは、分けて把握する必要があります。
有効求人倍率は、求人と求職の関係を見る別の指標です。訪問介護の人員の過不足や、御社の求人に何人応募するかをそのまま表す数値ではありません。比較するときは職業分類、集計年度、地域をそろえます。採用計画では、全国の倍率を根拠に人数を機械的に減らしたり増やしたりせず、募集を始めてから連絡・面接・入職に至った御社の実績を合わせて見ます。
同調査には、採用経路、前職、賃金、働きがい、働きやすさも載っています。これらを読む際も、介護職員と訪問介護員の合計なのか、訪問介護員だけなのかを確認します。全国平均を小規模事業所の将来予測としてそのまま使わず、御社の訪問地域、職員構成、勤務可能時間に合わせて計画の前提を記録してください。
📚 用語解説
人手不足感：事業所が人員の過不足をどう評価しているかという調査上の回答です。欠員の人数、採用できる確率、法令上の人員基準を満たすかという判断とは異なります。
| 確認する項目 | 示していること | 御社で合わせて見る記録 |
|---|---|---|
| 訪問介護員の不足感82.9％ | 令和7年度調査で不足と答えた事業所の割合です | 受けられなかった依頼の曜日・時間帯・理由を確認します |
| 訪問介護員の採用率14.5％ | 調査の算定方法による在籍者に対する採用の割合です | 応募から入職までの件数と経路を確認します |
| 訪問介護員の離職率11.6％ | 調査の算定方法による在籍者に対する離職の割合です | 退職理由と、面談時点で出ていた困りごとを確認します |
| 自社の勤務可能時間 | 人数だけでは見えない配置可能な時間です | 資格・担当エリア・同行が必要な期間を合わせて確認します |
出典：介護労働安定センター「令和7年度介護労働実態調査」結果の概要・採用離職と過不足状況（2026年11月確認）。
1-2. 高齢化・一人訪問・地域差を、御社の勤務表で確かめます
代表菅澤
厚生労働省は、訪問介護には小規模事業所が多く、ヘルパーの高齢化や、原則一人で利用者宅へ訪問するサービス形態などから、人材確保の課題が大きいと説明しています。御社では、年齢だけで職員の役割を決めるのではなく、本人の希望、体調、経験、移動手段、得意な業務を聞き取り、将来の勤務の見通しを共有します。経験のある職員の知識を、同行や指導にも残せるかが重要です。
都市部では渋滞や駐車、集合住宅内の移動などを、地域によっては長い移動距離や公共交通の条件を確認します。訪問件数を増やすことだけを目標にせず、移動・記録・休憩・急な変更への対応を含めて予定が実行可能かを点検してください。地図上の距離だけで組んだ予定と、実際に必要だった時間が違う場合は、その理由を次の配置に反映します。
直行直帰は、事業所へ戻る動きを減らす一方、困りごとを相談する機会が自然には生まれにくい働き方でもあります。相談先、連絡がつかない場合の次の連絡先、訪問後の共有方法を決めておきます。一人訪問の不安を本人の慣れだけに任せず、困ったときに事業所が応答できる体制として設計することが、管理者の仕事になります。
出典：厚生労働省「訪問介護の提供体制の確保」（2026年11月確認）。
1-3. 報酬・稼働・処遇をつなぎ、管理者の兼務を見えるようにします
山崎
訪問介護の経営では、実際に提供できるサービスと、その提供を支える体制を合わせて考えます。依頼があっても必要な時間帯に職員を配置できなければ、受け入れを調整する必要があります。受けられなかった依頼を、人数不足、資格・経験、地域、時間帯、その他の理由に分けておくと、募集する条件と教育する内容を具体化できます。単に「忙しかった」で終えると、翌月も同じ場所で止まってしまいます。
処遇改善を検討するときは、賃金の方針と、それを継続できる事業運営をセットで扱います。報酬改定や加算の取扱いを確認する作業、賃金を集計する作業、配分を決める判断はそれぞれ別です。制度の名称だけで収益を見込まず、御社の提供実績と要件の確認を踏まえて管理者が判断します。この記事では、裏付けのない増収額や、加算を取れば採用が成功するという約束は置きません。
サービス提供責任者の確保も、ヘルパーの人数だけでは捉えられない課題です。訪問介護計画、連絡調整、職員への指示・指導などの責務と、紙の記録の入力や実績集計が一人に集まっていないか確認します。専門性を要する仕事に時間を使うために、単純な事務まで抱える設計を見直す必要があります。訪問介護計画の作成をAIに置き換えるという意味ではありません。
出典：厚生労働省掲載「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第24条・第28条（2026年11月確認）。
1-4. 移動・記録・待機を、無かった時間にしないことが前提です
代表菅澤
厚生労働省の通知では、業務に必要な移動を事業者が命じ、自由利用が保障されていない場合の移動時間は労働時間に該当するとされています。業務上必要な報告書の作成、指示による待機や研修も、それぞれの条件のもとで労働時間になります。「訪問している時間だけ」を勤務実績として扱わず、移動、記録、研修などの実態を把握する運用を確認してください。
キャンセルが出た場合も、一律に勤務が無かったことにはできません。予定されていた勤務、代替業務の検討、休業の事情などによって取扱いを判断します。個別の賃金や休業の判断は御社と必要に応じた専門家で確認し、事務の集計側では、元の予定と変更の理由が分かる資料を残します。記録を消して帳尻を合わせる運用は避けてください。
勤務時間の集計と、人員基準を満たすかという判断も別です。管理者は最新の基準と指定権者の案内に沿って確認し、必要な資格者と相談します。勤務形態一覧表が作成できたことだけで、適法な配置まで確認できたと扱わないでください。AI社員AIKATAが勤怠データを集計する場合も、人員基準の判断は管理者に残ります。
出典：厚生労働省「訪問介護労働者の法定労働条件の確保について」労働時間・休業の取扱い（2026年11月確認）。
02 RECRUIT AND RETAIN 採用・定着の対策を、訪問介護事業所の運営に落とし込む 募集文だけでなく、説明・同行・相談・評価までをつなげます。
2-1. 常勤・登録・サービス提供責任者の募集を分けて準備します
山崎
求人を出す前に、どの曜日、どの時間帯、どの地域で、何を担える職員が必要かを書き出します。常勤のヘルパー、登録型の勤務をするヘルパー、サービス提供責任者を一つの曖昧な募集文にまとめると、面接で初めて条件の違いが分かることになります。募集する職種・雇用形態と、御社が実際に用意できる勤務を合わせることが先です。
常勤の募集では、勤務時間、担当範囲、研修と評価の仕組み、現場とその他業務の分担を説明します。登録型の勤務では、希望する曜日や時間と依頼が合うときの仕事の決め方、訪問間の移動、キャンセル時の扱い、連絡方法を整理します。希望した時間に必ず勤務を割り当てられると約束せず、御社の実態に沿って説明してください。
サービス提供責任者の募集では、現場訪問の有無だけでなく、計画・会議・指導・調整と事務の分担を示します。必要資格や任用要件は最新の基準で確認し、過去の経験年数だけで任用できると決めないことが大切です。無資格者や未経験者の採用を検討する場合も、資格の有無と経験の有無を分け、従事できる業務と教育の順序を確認します。
| 募集する役割 | 原稿を作る前に用意する資料 | 入職前に説明する運用 |
|---|---|---|
| 常勤ヘルパー | 実際の勤務の流れ、担当範囲、評価の考え方です | 訪問・移動・記録・研修の扱いと相談体制を説明します |
| 登録型のヘルパー | 募集する曜日と時間帯、訪問地域、連絡方法です | 希望と依頼の合わせ方、予定変更やキャンセル時の扱いを説明します |
| サービス提供責任者 | 計画・指導・連絡調整・事務の役割分担です | 管理者との分担、後任育成、現場応援の運用を説明します |
2-2. 一日の勤務例は、架空の好条件ではなく実態から作ります
代表菅澤
管理者が用意する勤務例には、訪問の前後の申し送り、移動、介護の提供、記録、休憩、相談・報告を入れます。忙しい日だけでなく予定変更がある日も確認し、職員が自分で判断してよい範囲と管理者へ相談する場面を示します。訪問件数や時間を記事の例から借りず、御社の実際の記録を個人が特定されない形にして作成してください。
求人の言葉と運用が一致しているかも点検します。「直行直帰」と書きながら毎回事務所で転記する必要がある、「研修がある」と書きながら教える担当が決まっていない、というずれを残さないことが重要です。職員に仕事内容の説明を見てもらうと、管理者が見落としていた準備や連絡の負担を把握できます。写真や動画を使う場合は、利用者宅の様子や記録などが写り込まないよう確認します。
募集時の条件には、業務・就業場所の変更の範囲、有期労働契約の更新基準など、厚生労働省の案内に沿って必要事項を明示します。説明する条件が途中で変わった場合は、変更内容を明確にします。募集を終えた媒体の情報を残さないこと、媒体ごとに担当エリアや職種名が食い違わないことも、事業所側の確認項目です。
出典：厚生労働省「職業安定法施行規則改正・労働条件明示等」（2026年11月確認）。
2-3. 紹介・公的窓口・求人媒体を、応募後の対応までつなぎます
山崎
採用経路は、職員からの紹介、ハローワークや福祉人材センターへの相談、求人媒体、地域や研修の場との接点などに分けて管理します。令和7年度介護労働実態調査でも紹介や公的窓口は扱われていますが、全国の傾向だけで御社の採用経路の優劣を決めることはできません。応募者が希望する勤務枠と御社の不足する枠が合っているかを確認する必要があります。
紹介を依頼する場合は、職員が知人に渡せる仕事内容の説明と、問い合わせ先を用意します。紹介者に採否の判断や条件の交渉まで背負わせず、正式な説明は事業所が行います。紹介した職員と入職した職員の双方が話しにくくならないよう、入職後の相談は別に受けられる形にしてください。元職員や地域のつながりからの問い合わせでも同じ条件を明確に説明します。
応募からは、連絡、仕事内容の説明、見学、選考、入職前確認、受け入れへと担当をつなげます。管理者が訪問に出ている間の連絡の受け方を決め、返答が止まった応募を把握できるようにします。説明の速さを競うよりも、誰が何を伝え、次に何をするかを曖昧にしないことが実務の要点です。面接と採否の判断は御社が行います。
📚 用語解説
リファラル採用：職員などの紹介をきっかけに採用へつなげる方法です。紹介だけで条件確認や選考を省くものではなく、仕事内容の説明と入職後の支援を事業所が担います。
2-4. 処遇改善・休みやすさ・同行研修を、継続できる形にします
代表菅澤
賃金の見直しは重要な論点です。ただし、処遇改善加算や特定事業所加算の名称を並べるだけでは、取得や継続ができるとは限りません。管理者は対象のサービスと要件、体制、研修や記録の整備、提出先の最新の案内を確認します。配分をどう決めるかという判断と、その判断に必要な賃金集計・様式転記を分けることで、管理者の確認を必要な箇所へ集中させられます。
休暇を取りやすくするには、休む際に誰が何を引き継ぐかを具体化します。希望を聞くだけでなく、利用者様に関する必要な情報、変更の連絡、緊急時の対応、事務の締めをどうつなぐかまで決めます。家庭の事情や体調による勤務変更を相談できることも、働き続けるための運営条件です。特定の職員だけに代行と残業が集まっていないかも確認してください。
育成では、同行した回数だけで独り立ちを決めず、記録、連絡、必要な介護、判断に迷う場面を確認します。訪問経験が浅い職員には、担当の指導者と振り返りの場を用意します。資格取得や役割の拡大を支える場合も、受講の機会と、その間の勤務調整を合わせて考えます。評価は訪問件数だけに寄せず、記録の質、連絡、事故予防、後輩への支援など、御社が大切にする行動を説明できるようにします。
キャリアは管理職になる道だけに限定せず、現場の専門性を高める働き方や、本人が希望する勤務の形も話し合います。サービス提供責任者や管理者の後任候補についても、一人にだけ知識を集めないようにします。研修・面談を計画しても、月初の請求が終わらないため毎回延期する状態では機能しません。定着施策を続けるために、事務の持ち方も同時に見直します。
2-5. ハラスメント、応援体制、外国人材も管理責任を明確にします
山崎
ハラスメントや困難な訪問への対応を、ヘルパー個人の我慢に任せないでください。相談先、起きたことの記録、管理者が介入する方法、担当変更などを検討する手順を定めます。職員間の関係や指導の言葉遣いについても相談できる場を作り、面談で聞いたことを放置せず、改善する担当と次の確認を決めます。事実関係の確認と支援の判断は、事業所として行います。
同じ法人内や地域で応援を考える場合は、誰が雇用し指揮するか、必要資格、情報の共有範囲、勤務の重複、事故時の連絡を確認します。スポットワークも、短い期間で働くという理由だけで、訪問介護の資格や体制の確認を省けるわけではありません。無資格の補助作業と、資格等の要件がある訪問介護の業務を混ぜないでください。個別の契約形態や人員配置の扱いは、関係する窓口に確認します。
拠点の統合や共同化を考える場合には、事務の集約だけでなく、利用者様へのサービス継続、職員の移動、管理者の担当範囲、指定に関する手続を検討します。事業所をまとめれば自動的に人手不足が解消するとはいえません。現場の担当関係を変える判断と、実績や記録の処理を共通化する作業は区別して進める必要があります。
外国人介護人材の訪問系サービスへの従事も、条件を確認して進めるテーマです。厚生労働省は、対象となる技能実習生・特定技能外国人について、研修、同行による訓練、意向を確認したキャリアアップ計画、ハラスメント防止、ICTの活用等による環境整備などを示しています。資格・経験や在留資格に応じた要件、必要な説明・書類を公式案内で確認し、採用できればすぐ単独訪問へ配置できると考えないことが重要です。
出典：厚生労働省「外国人介護人材の訪問系サービスへの従事について」（2026年11月確認）。
2-6. ICTと支援制度は、事業所で残る作業まで確認します
代表菅澤
ICT化を進めるときは、記録の受け取りから請求までの流れを先に書き出します。紙、タブレット、メール、提供票、介護ソフトがそれぞれどこで使われ、同じ内容を何回入力しているかを確認します。そのうえで、現在のソフトの公式資料で入力・出力、端末、権限などを確かめ、実際の作業に合わせて検証します。特定の製品について、確認していない機能や連携をあるものとして計画しないでください。
進め方は、課題の棚卸し、作業の順序と責任者の整理、現在の道具でできる範囲の確認、試行、職員への共有、見直しです。訪問先の通信状況、端末の置き忘れ、紙で届く提供票、訂正が必要な記録なども試行に含めます。通常の一件だけで動くことを確かめても、月初に例外が重なったときの確認量は分かりません。
厚生労働省の「訪問介護の提供体制の確保」では、経験の浅いヘルパーへの同行や常勤化、経営改善などに関する支援が紹介されています。ただし、事業所ごとの利用可否、申請期間、対象経費、必要書類は実施する自治体の案内で確認します。国の紹介ページがあることと、御社が今その募集に申請できることは別です。採択を前提に採用や設備の契約を決めないようにします。
改善を続ける際は、応募から面接へ進んだ件数、入職後の勤務継続、希望休の調整、記録の遅れ、月初に持ち越した未確認の実績を見ます。数字を取るために新たな手入力を大量に増やすのではなく、既存の勤務表や実績一覧から確認できる項目を選びます。結果は職員と共有し、現場に無理をさせて見かけの処理速度だけを上げていないかも確かめてください。
記録と請求をつなぐ道具の整理は、訪問介護ソフトを使う事業所の運用の整理でも扱っています。ソフトの選択を考える前に、御社の仕事の受け渡しがどこで止まるかを確認することが大切です。
03 OFFICE BOTTLENECK 月初の請求と記録の打ち直しが、現場を支える時間を奪います 手作業の限界を、介護事業所の毎月の流れで確認します。
3-1. 提供票・実績・記録の確認を、管理者が抱えていませんか
山崎
訪問介護の事務は、月末に実績が締まってから月初の請求準備へ集中します。ヘルパーが書いた記録、ケアマネジャーから届く提供票、予定変更の連絡を集め、利用者様ごとに照らしてから介護ソフトへ入力します。事務職員がいなければ、管理者やサービス提供責任者がその作業を兼ねることになります。現場の欠勤対応と重なると、資料を集める段階から遅れが積み重なります。
困るのは、単純な入力件数だけではありません。紙の文字が読み切れない、予定と実績が違う、変更の連絡が別の担当者の手元にある、といった確認が発生します。答えを持つ職員が訪問中であれば、事務は途中の状態で残ります。後から返事が届いたとき、どの記録のどこを直すのかが分からなければ、同じ確認をやり直すことになります。
管理者はまず、受け取った資料、未受領の資料、確認中の事項、確定済みの内容を分けて把握します。電話や口頭だけで修正を終わらせず、元の記録と確認結果がつながるようにすることが重要です。毎月同じ場所で返事待ちになるなら、担当者の努力だけに求めず、受け渡しの時点と確認の分担を変更する必要があります。
📚 用語解説
実績と提供票の突き合わせ：予定されていたサービスと、実際に提供されたサービスの記録を照合する作業です。違いを見つけたら元の記録や関係者に確認し、予定へ機械的に合わせて実績を書き換えることはしません。
3-2. 加算・勤怠・運営指導の準備が重なると、属人化が表面化します
代表菅澤
月初の請求だけでなく、処遇改善加算の計画書や実績報告に必要な賃金集計、勤務形態一覧表、研修・委員会の記録、運営指導に向けた不足書類の確認も事務です。別々の帳票であっても、同じ職員名や勤務実績を何度も参照することがあります。担当者が自分の表を追加するほど、どれが確定した情報なのかが分かりにくくなります。
属人化の点検では、担当者が不在のときに資料の所在が分かるか、集計条件を説明できるか、前月の修正理由を追えるかを確認します。マニュアルがあるだけで安心せず、実際の画面でどこを見て判断しているかを確かめます。手順書に書かれていない利用者様ごとの扱いや、取引先との受け渡しのルールが、仕事を止める原因になることがあります。
扱う情報には、利用者様の心身の状態や介護記録、ご家族の連絡先、職員の勤怠や賃金が含まれます。忙しいからという理由で、全員が使う個人アカウントや管理されていない場所へ集めるのではなく、業務に必要な権限、受け渡し、保管の方法を決めます。事務を減らす際にも、情報の管理を曖昧にしないことが前提です。
記録の作成と事務所での入力を切り分ける考え方は、介護記録システムと記録業務の整理も参考になります。現場の職員が書く中身と、その内容を写し集計する仕事を分けると、任せられる範囲が明確になります。
ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。今の記録・提供票・介護ソフトを前提に、受け取りから請求準備まで誰が進めるのかを変える考え方です。
04 AUTOMATION AIが毎月の事務を進め、御社は判断と承認に集中します 効率化と自動化の違いを、請求・記録・確認の流れで示します。
4-1. AIに聞いて早くすることと、仕事の流れを任せることは違います
山崎
AIに文面や集計方法を聞き、担当者がその答えを使うのは効率化です。担当者が毎回資料を選び、内容を入力し、答えを別の画面へ貼り付けるなら、作業を始める人も終える人も変わりません。一方、自動化では、毎月・毎日の決まった事務を、受け取りから整理、入力、照合、確認待ちまでの流れとして進めます。
Claude Code/CodexなどのAIツールを使うこと自体が目的ではありません。何を根拠として処理するのか、違いが出たら止めるのか、誰の承認を得るのかまでを決めることが要点です。ツールを契約しただけで介護事務が完了するわけではなく、御社のルールと業務の分担を反映した運用が必要です。
AI社員AIKATAは、今使っている介護ソフトを維持し、受託した事務をAIと人で進めます。AIが処理した結果は人が品質チェックし、最終確認・承認は御社が行います。専門的な判断までAIが決める設計にはせず、違いや確認事項を管理者へ戻します。事業所が承認する対象を、元の資料と照らして把握できるようにすることが重要です。
📚 用語解説
効率化と自動化：効率化は、人が進める仕事の時間や手間を減らすことです。ここでいう自動化は、受託した定型事務をひと続きに処理し、人の品質確認と事業所の承認へ渡す運用を指します。介護判断の自動化ではありません。
4-2. 請求データの準備までをつなぎ、伝送は事業所に残します
代表菅澤
AI社員AIKATAは、ヘルパーが書いた記録や提供票、予定変更の連絡を利用者様ごとに整理し、予定と実際の提供を照らします。抜け、時間のずれ、読み切れない手書きなどがあれば、確認が必要な箇所として扱います。記録が無い部分を推測で補ったり、請求を通すために事実を変えたりはしません。実際に何があったかは現場の職員や関係者への確認が必要です。
確認の文面をAIが作る場合も、送る前に事務の担当の方が承認します。返答の内容をもとに実績を整え、現在の介護ソフトへ取り込みや画面操作で入力します。作成した請求データは前月との違いなどを点検し、管理者が判断すべきところを残して渡します。加算の算定を決めること、請求データの最終確認と国保連への伝送は御社の仕事です。
国保連向けの請求データだけでなく、利用者負担の請求書や領収書、口座振替データの作成も業界データで示されている対象です。御社が確認すべき仕上がりを整理することで、資料を集めて作り直す時間から、内容を確かめる時間へ移せます。伝送の操作や請求責任まで外へ移るという説明にはしないことが大切です。
| これまで事務の人が行う作業 | AI社員AIKATAに任せた後 | 御社に残すこと |
|---|---|---|
| 紙・メール・ソフトから実績を集めます | 受託した資料を利用者様ごとに整理します | 必要資料の受け渡し条件を確認します |
| 予定と実績を一件ずつ見比べます | ずれや不足を洗い出して確認へ回します | 事実関係と変更の判断を行います |
| 確定した内容を介護ソフトへ入力します | 今のソフトへ取り込みや画面操作で入力します | 入力結果の最終確認と承認を行います |
| 返戻の原因を資料から探します | 原因の候補を洗い出して知らせます | 対応方針を判断します |
| 国保連への請求データをそろえます | データの作成・チェック・準備を行います | 最終確認と国保連への伝送を行います |
請求データを準備することと送信することの違いは、国保連の伝送システムと事業所の確認作業でも整理しています。承認が必要な箇所を残したうえで、そこに至るまでの事務を任せる形です。
4-3. 記録の入力と加算書類の下準備でも、同じ分担を守ります
山崎
AI社員AIKATAが記録をデータ化する場合、現場の職員が書いた介護記録やバイタルなどを読み取り、介護ソフトへ入力します。読み切れない内容や記録の抜けは確認へ戻します。利用者様の状態を見立てることや、記録の内容を書くことは現場の職員の仕事です。AIが文章として自然に整えられることと、事実として正しいことを混同しないようにします。
処遇改善加算に必要な書類でも、AI社員AIKATAが引き受けるのは賃金の集計、様式への転記、不足の確認などの下準備です。どの加算を取るか、どう配分するか、書類を提出するかは御社が決めて行います。研修・委員会の記録や運営指導に向けた書類の整理も、実施していない内容を作ることではありません。既にある資料を整え、不足を確かめる事務として扱います。
業務の進み方を設計するときは、何をもって確認済みとするかも合わせて決めます。例えば記録なら、対象者、日付、記載内容、転記先の対応関係を確認します。請求なら、確定した実績と作成したデータの対応を確認します。これらは運用を検討する際の観点であり、御社の全件で同じ様式を使うと約束するものではありません。
4-4. 法令上の役割と情報の取扱いを、契約時から分けます
代表菅澤
AI社員AIKATAの介護事業所向けの説明では、次の線引きを定めています。以下の「当社」はAI社員AIKATAの提供側を指します。訪問介護事業所の判断や、介護支援専門員が担う仕事まで、事務代行の範囲へ含めないでください。
ケアプランの作成やアセスメント、サービス担当者会議の運営は、介護保険法の決まりのもとで介護支援専門員が行う業務です。介護給付費の請求も、指定を受けた事業所の名前で行います。当社は実績の集計や請求データづくりを補助する立場で、加算の算定の判断と国保連への伝送は事業所に残ります。この分担は契約で決めておきましょう。
要介護度や病歴、認知症の状態、ご家族の連絡先など、利用者様の心身とご家庭の情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、介護ソフトへのアクセスはお任せいただく業務に必要な範囲に絞ります。紙の記録をどう受け渡し、どこに保管するかも、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。
記録が紙かタブレットか、提供票が居宅介護支援事業所からどの形で届くかは、事業所ごとに違います。導入前に事務職員の方の画面と書類を拝見しながら、記録の写し方と実績の締め方を整理します。切り替えは国保連請求を終えた後の時期にし、最初の月は事業所でも請求データを確かめていただくと安心です。
訪問介護の計画やサービス提供の判断、職員への専門的な指示は、御社の担当者が役割に沿って行います。ケアマネジャーのケアプランと、訪問介護事業所が作成する訪問介護計画も、同じ書類として扱いません。資格者に留保される業務や、事業所が自ら行うべき判断を、AI社員AIKATAが引き受けることはありません。
承認者が不在のときの扱いも、導入前に御社で整理する必要があります。誰でも代理承認できるとするのではなく、判断の権限と必要な知識を確認してください。承認前の情報が確定済みとして使われないように、確認が終わっていない仕事と、完了した仕事を分けることが、毎月の運用を安定させる土台になります。
05 CHOICES 増員・外注・自作では、事務作業は片づかない 事務を手放すという目的で、四つの選択肢を比較します。
5-1. 四つのうち三つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです
山崎
四つのうち三つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。事務職員を増やす方法は採用・教育・引き継ぎを、従来型の外注は説明や手直しを、社内の自作は保守と検証を、引き続き御社が抱えることになります。事務作業そのものを手放すという観点で、増員、従来型の外注、自作、AI社員AIKATAへの委託を比べます。
下の判定は、特定の外注会社やソフトの品質を評価したものではありません。また、介護の人員基準や実際の訪問を担う職員の採用を否定するものでもありません。比較の目的は、月初の実績集計や入力を、管理者が作業者や仕組みの管理まで含めて抱え続けるかどうかを明確にすることです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①事務の人を増やします | 管理者の入力を減らしたいと考えます | 募集・教育・不在時の引き継ぎを御社が続けます | ✕ |
| ②従来型の外注・BPOを使います | 請求など一部を外へ出したいと考えます | 対象外の作業、資料の説明、手直しの分担が御社に残ります | ✕ |
| ③社内でAIを自作します | 自動処理の仕組みを持ちたいと考えます | ルール整理・検証・画面変更への対応を社内で抱えます | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せます | 事務の流れごと任せたいと考えます | 受託範囲の構築と運用を任せ、御社は判断・承認を担います | ◎ |
5-2. 採用・説明・保守という新たな仕事を増やさないために
代表菅澤
事務職員を増やす場合、月初に間に合う時期に採用できるとは限りません。採用できても、サービスごとの請求ルールや返戻の読み方を覚える時間が必要です。業務が落ち着いた時期も人件費が残り、経験者一人に仕事を集めれば新しい属人化になります。現場職員の採用と並行して、事務職員の教育を管理者が担い続ける負荷も考える必要があります。
従来型の外注では、契約範囲に含まれない記録の整理や加算書類、職員の勤怠が社内に残ることがあります。提供票と実績が合わない理由を社内で探し、外注先へ説明し、修正後の内容を確認するという往復が増えれば、管理者の仕事の形が変わっただけです。何を完成した状態で受け取るのか、手前の資料整理を誰が行うのかまで明確にしないと、作業は手放せません。
社内でClaude Code/Codexを使って仕組みを作る場合も、業務のルールを言葉にし、正常な入力だけでなく例外を検証し、変更時に修正する担当が必要です。作った職員しか仕組みを直せなければ、手作業の属人化が技術の属人化へ移るだけになります。運用が止まったとき、元資料と処理結果を照合して戻す仕事も含めて、会社が保守を持ち続けることになります。
代表菅澤
06 AIKATA AI社員AIKATAが、介護事業所の定型事務を丸ごと引き受けます 今の介護ソフトのまま、AIと人の二重体制で運用します。
6-1. 国保連請求から記録・加算書類・職員の事務まで
山崎
AI社員AIKATAは、介護事業所向けに、国保連請求、実績の集計、介護記録のデータ化、利用料の請求書作成、加算書類の下準備を引き受ける業務代行サービスです。実績と提供票の照合、請求データ作成、返戻・過誤の原因の洗い出しなど、事務職員が毎月行う仕事を対象にしています。受託範囲は、御社の実際の作業を確認して整理します。
記録のデータ化では、手書きの介護記録やバイタル、ヒヤリハット報告の一覧化・集計、ケアプランデータ連携で届く予定の取り込みなどを扱います。連絡・職員の事務では、居宅介護支援事業所へ送る実績の準備、ご家族へのお知らせの下書き、勤務形態一覧表、勤怠データの集計が対象です。介護の中身を決めたり、ご家族との相談を代わりに判断したりするものではありません。
例えば、国保連請求を任せた後に、介護記録のデータ化、処遇改善加算の書類の下準備、勤務形態一覧表の作成も整理するという広げ方があります。これは受託範囲の考え方の説明です。特定の会社の実績や削減時間を示すものではなく、御社でどこから任せるかは業務の棚卸しで決めます。
具体的な対象業務と相談の案内は、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページにまとめています。この記事で見つかった月初の負担と照らして、御社で任せたい事務を確認してください。
6-2. 乗り換えずに、事業所ごとのルールを運用へ残します
代表菅澤
AI社員AIKATAは、特定の介護ソフトに限定しません。業界向けの案内には、カイポケ、ほのぼのNEXT、ワイズマンシステムSPなど、現在使っているソフトを維持する考え方を示しています。ソフトの機能の優劣や提供会社との提携を意味するものではなく、AI社員AIKATAが画面操作を含めた事務を引き受けるという説明です。御社が使う契約や権限、対象業務は導入前に確認します。
引き継ぎでは、AI社員AIKATAが事務職員の操作画面を見ながら業務を分解・整理します。どの資料を受け取るのか、どの欄を見比べるのか、利用者様ごとに扱いが違うのかを確認し、事業所のルールを仕組みに落とし込みます。担当者の記憶だけに残っていた判断の前提を、毎回参照できる形へ整えることが重要です。
運用の構築と継続はAI社員AIKATAが担うため、御社がAIの知識を習得して仕組みを作る必要はありません。日々の受託事務について、御社の作業は原則として仕上がりの確認と承認になります。ただし、現場の記録作成、確認事項への回答、加算の算定や人員基準の判断、国保連への伝送など、事業所に残す役割は別です。
📚 用語解説
BPO（業務代行）：業務の実行を外部へ委託することです。AI社員AIKATAでは、対象となる事務をAIと人の二重体制で担います。御社の管理責任や資格者の判断を外へ移すこととは異なります。
6-3. 定額と情報管理、物理的に残る作業を確認します
山崎
AI社員AIKATAの料金は月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。月初の国保連請求や、処遇改善加算の計画書・実績報告が重なる時期も、御社が事務の人を採用・教育して処理量を増やす形にせず、受託した事務を任せられます。料金の具体額はこの記事には掲載せず、対象業務とともに業界ページで確認できるようにしています。
情報の取扱いは、秘密保持契約を結び、御社の規程に合わせて受け渡しと保管のルールを決めます。介護ソフトへのアクセスは必要な範囲に絞ります。利用者様の心身の状態や介護記録を扱うため、単にデータを渡せばよいという進め方にはしません。何を渡し、どこに保管し、誰が確認するかを先に整理することが必要です。
郵送物の受け取り、押印、紙の原本など現物の受け渡しは、人が物理的に行う工程として残ります。また、AI社員AIKATAが記録を入力しても、実際の介護を行った職員の事実確認は必要です。任せられる事務を広げる際も、御社が必ず行う判断や動作を曖昧にしないことが、無理なく続く運用につながります。
07 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけです 事務を抱え続ける状態から、仕上がりを承認する運用へ移します。
ここまでの比較は、現場の採用や教育を不要にするためのものではありません。訪問を担う人と専門的な判断を守るために、管理者が繰り返す事務をどう手放すかという比較です。手作業を続けるか、ソフトを追加・変更して自社で運用するか、AI社員AIKATAへ受託範囲の実行を任せるかで、会社に残る負担が変わります。
次の表の記号は、事務作業を手放すという目的に照らした整理です。特定のソフトの評価ではありません。法令の線引きの行でも、他の方法が違法という意味ではなく、役割分担を誰が整理し運用するかを比較しています。お客様への対応の速さは御社の判断・承認にも左右されるため、応答時間の保証を示すものではありません。
| 比較項目 | 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せます |
|---|---|---|---|
| 忙しい時期の負荷 | ✕ 入力と確認が職員に集中します | △ 導入後も運用担当を確保します | ◎ 受託した事務の処理を任せます |
| 会社ごとのルール | △ 担当者の記憶や引き継ぎに頼ります | △ 設定と運用を社内で管理します | ◎ 御社のルールを仕組みに落とし込みます |
| お客様への対応の速さ | △ 資料を作る時間と回答時間が競合します | ○ 情報整理を支える道具として使います | ◎ 受託事務を任せ、御社が対応する時間を確保します |
| 事務の人の採用と教育 | ✕ 不足時の確保と教育を続けます | △ 操作と運用の教育が残ります | ◎ 構築・運用をAIKATAが担います |
| 法令の線引き | △ 御社が分担を整理し続けます | △ ソフトとは別に御社が分担を定めます | ◎ 資格者業務・御社の判断を残して受託範囲を決めます |
7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
代表菅澤
御社が確認したいのは「AIを使ったか」ではなく、「管理者が月初に転記を抱えなくなったか」「現場の職員が不明点を伝えやすくなったか」「承認が必要な事項を把握できるか」です。任せる前に残っていた未確認の実績や、繰り返していた入力を整理すると、導入後にも同じ仕事の流れを見直せます。根拠のない削減時間を先に置く必要はありません。
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAIKATAに任せることだけです。これは本記事で比較した事務の持ち方についての結論です。現場の人員確保、介護の提供、資格者の業務、事業所としての判断を守りながら、入力・集計・書類づくりを毎月抱える状態から抜け出すことを目指します。
代表菅澤
08 NEXT ACTION 次の忙しい時期を、人を増やさずに越える準備を始めませんか 無料相談で、御社がどの事務から任せられるかを整理します。
8-1. 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、月初の仕事を見直します
山崎
人を増やす・ソフトを替えると決める前に、管理者が抱えている月初の事務を棚卸ししてください。AI社員AIKATAの無料相談は60分、Google Meetでのオンライン実施です。全国に対応し、契約の義務はありません。実績の集計、記録入力、請求データの準備、加算書類の下準備のうち、どの業務から任せられるかと、御社に残る判断・承認をその場で整理します。
相談に向けては、使っている介護ソフト、記録が紙かタブレットか、提供票が届く形、月初に止まりやすい作業を整理すると、話を具体化できます。利用者様の個人情報をむやみに送るのではなく、資料の受け渡しは御社の規程に合わせて決めます。事務職員の操作画面を見ながら業務を分解するため、完成した手順書が無いことを理由に先送りする必要はありません。
人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いのカイポケ・ほのぼのNEXTなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
介護事業所の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
9. 訪問介護の人手不足と事務代行のよくある質問
Q. 訪問介護の人手不足は、採用だけで解決できますか？
山崎
A. 採用は必要ですが、現場の受け入れ、同行、相談体制、処遇、勤務の調整も合わせて整える必要があります。管理者が記録の転記や請求準備を抱えている場合は、採用した人を支える時間も不足します。AI社員AIKATAは介護職員の代わりではなく、その時間を圧迫する定型事務を引き受けます。
Q. 法令上、AIに介護事業所の仕事を任せて問題ありませんか？
山崎
A. AI社員AIKATAが引き受けるのは実績集計、請求データ作成とチェック、記録のデータ化、書類の下準備などです。ケアプランの作成やアセスメントは介護支援専門員、介護サービスの提供と記録の内容は御社の職員が担います。加算の算定判断、請求データの最終確認と国保連への伝送は御社に残し、分担を契約で定めます。
Q. 今の介護ソフトのままで使えますか？
山崎
A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、現在の介護ソフトを使い、画面操作を含めて受託事務を自動化します。ソフトの乗り換えを前提としません。御社のソフト、権限、資料の受け取り方を確認して対象業務を整理します。ソフト会社との提携を意味するものではありません。
Q. 処遇改善加算を取得すれば定着の問題も解決しますか？
山崎
A. 加算は処遇を考えるうえで重要な論点ですが、休みやすさ、同行研修、相談、人間関係、評価も合わせて見直します。取得する加算と配分の判断は御社が行います。AI社員AIKATAは賃金集計や様式への転記などの下準備を担い、管理者が判断する時間を支えます。
Q. 小規模な訪問介護事業所では、何から整理すればよいですか？
山崎
A. まず、受けられなかった依頼の理由と、月初に管理者が抱えた事務を分けて書き出します。現場の人員が足りない問題と、実績や記録の入力が集中する問題を混同しないことが大切です。無料相談では、実績集計や記録のデータ化など、どの事務から任せられるかを整理できます。
Q. 人手不足はいつまで続くと考えればよいですか？
山崎
A. 解消する時期を断定することはできません。厚生労働省の第9期介護保険事業計画に基づく推計では、2040年度の介護職員必要数は約272万人で、2022年度の約215万人との差が約57万人です。訪問介護だけで57万人不足するという数値ではありません。御社では採用の見込みだけに依存せず、育成と事務負担の見直しを継続することが重要です。
Q. サービス提供責任者の仕事もすべて任せられますか？
山崎
A. 任せられません。計画の作成や専門的な指導、サービスに関する判断など、御社の担当者が担う役割は残します。AI社員AIKATAが対象にするのは、その周辺の実績集計、記録入力、書類整理などの事務です。サービス提供責任者の資格や配置の要件をAIで代替するものではありません。
Q. 移動や記録の時間も勤怠として確認する必要がありますか？
山崎
A. 業務のために命じられ自由利用が保障されない移動や、業務上必要な報告書作成などは、厚生労働省の通知に示された条件のもとで労働時間に該当します。訪問時間だけで集計を完了させず、実態を確認します。具体的な労務判断は御社と必要に応じた専門家が行い、AI社員AIKATAは勤怠データの集計を担います。
Q. 紙の記録が多く、マニュアルがなくても相談できますか？
山崎
A. 相談できます。AI社員AIKATAが事務職員の操作画面と書類を見ながら、記録の写し方、実績の締め方、確認の分担を整理します。読めない手書きや記録の不足を推測で補わず、現場への確認に戻します。原本の受け渡しなど、人が物理的に行う工程もあわせて確認します。
Q. 訪問と通所を併設している場合や、忙しい月も任せられますか？
山崎
A. 訪問介護・通所介護・居宅介護支援など、サービスごとに異なるルールを整理して事務を受託します。月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。月初の国保連請求や加算の書類が重なる時期にどの業務を任せるかは、御社の現状を確認して整理します。
Q. 求人倍率が高いとき、募集を止めてAIに任せればよいですか？
山崎
A. そうではありません。有効求人倍率は採用市場を把握する指標で、御社に必要な訪問職員の数を決めるものではありません。現場の人員確保と教育は引き続き必要です。AI社員AIKATAに任せるのは定型事務であり、訪問介護の提供や人員配置の判断を置き換えることはできません。
出典：厚生労働省「介護人材確保に向けた取組について」第9期計画に基づく必要数（2026年11月確認）。
本記事の制度・調査の確認時点は2026年11月です。統計の公表時点と対象年度を分けて記載しています。個別の人員配置や加算の判断は御社が公式資料と指定権者の案内で確認し、必要に応じて資格者へ相談してください。AI社員AIKATAの担当範囲は、介護事業所向けの業界データに記載された事務と、本記事で示した役割分担に基づきます。
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代表菅澤
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- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
