【2026年10月最新】運送業の人手不足を事務から減らす｜ドライバー不足の背景と対策の整理、日報・運賃請求・傭車費照合・拘束時間集計をAIに任せる方法
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「ドライバーが集まらない。事務員も足りない。このまま荷主の依頼を受け続けて、会社は回るのか」——運送会社の社長から、よく聞かれるお悩みです。
結論から言うと、運送業の人手不足は、ドライバーの確保だけでは片づきません。ドライバーを確保するほど、運転日報・運賃計算・請求・傭車費の照合・拘束時間の集計といった事務も増え、少人数の事務員に集中します。ドライバーの採用に力を入れる会社ほど、事務の側で人手不足が表に出やすい、というのが実情です。
この記事では、運送業の人手不足の背景と、よくある対策の限界を整理します。そのうえで、ドライバーの採用とは別に、事務の負担を減らす道として、AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）に事務を任せる方法と、運行管理者や配車の判断との線引きも解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 BACKGROUND 運送業の人手不足は、なぜ起きているのか 背景を整理すると、打ち手の違いが見えてくる
📚 用語解説
2024年問題：2024年4月から、トラックドライバーにも時間外労働の上限の規制が適用されたことで、運べる量や収益への影響が心配された一連の問題の呼び名。運送業界では、荷主との条件の見直しや、運行の効率化が課題になった。詳しい決まりは、厚生労働省や国土交通省の公式の案内で確認する。
📚 用語解説
改善基準告示：トラックドライバーなど自動車運転者の、拘束時間や休息期間などの基準を定めたもの。運送会社は、運転者ごとの拘束時間などを把握し、基準に沿って管理する必要がある。内容は改正されることがあるため、最新の内容は公式の案内で確認する。
📚 用語解説
傭車（ようしゃ）：自社のトラックやドライバーだけでは運びきれないときに、他の運送会社へ運送を依頼すること。依頼先（傭車先）からは、運行の実績に応じた請求書が届き、自社の記録と照らして支払う。
📚 用語解説
デジタコ（デジタルタコグラフ）：走行距離や速度、運転時間などを電子的に記録する車載の機器。記録したデータから、運転者ごとの拘束時間や休憩の状況を集計できる。機種やソフトによって、書き出せるデータの形は異なる。
運送業の人手不足は、いくつかの理由が重なって起きています。代表的なものを整理します。
1-1. 運送会社で「事務の人手不足」が表に出やすい理由
運送会社の事務は、運行の数だけ増えます。運賃の決め方は荷主ごとに距離制・時間制・個建てと違い、待機料や附帯作業料、燃料サーチャージの扱いも契約ごとに異なります。傭車先からの請求の照合に加え、拘束時間の管理、運送契約の書面化や実運送体制管理簿の作成など、残す記録も増えています。
それでも、事務員を増やす優先順位は、ドライバーの確保より後になりがちです。結果として、運行管理者や配車担当が事務を兼ね、その方が休むだけで月末の請求が止まる形から抜け出しにくくなります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
02 COMMON MEASURES 人手不足への、よくある対策と限界 採用・待遇・システム・外注、それぞれが解くもの・解かないもの
| 対策 | 解けること | 解けないこと（残ること） |
|---|---|---|
| ドライバーの採用強化 | 運べる量の確保、現場の人手の増加 | 運行が増えた分の日報・請求・照合は、事務に集中する |
| 待遇・働き方の改善 | 定着率の向上、応募の増加 | 改善のための原資の確保と、勤務時間の管理の手間が増える |
| 配車・運行管理システムの導入 | 配車の効率化、運行実績の見える化 | 紙の日報やFAXの依頼をシステムに入れる作業、傭車先の請求書との照合は人の手に残る |
| 事務代行・外注 | 請求書の作成などの一部を手放せる | 件数に応じて費用が増える形が多く、書類の受け渡しの手間は社内に残る |
どの対策も、一つで万能ではありません。大事なのは、「現場の人手」と「事務の人手」を、分けて考えることです。ドライバーの採用は、人にしかできない領域です。一方、事務の定型作業は、人でなくても進められる部分が大きい領域です。
2-1. 運送会社の事務に、いつも残る4つの作業
| 作業 | 現場で起きること |
|---|---|
| 日報の集計と運賃計算 | 紙の運転日報を一枚ずつ見て、荷主ごとの運賃表で手計算する。月末は請求書づくりで残業が続く |
| 待機料・附帯作業料の請求 | 日報に書かれた待ち時間や積み込みの手伝いが請求に反映されず、取れるはずの料金を取りこぼす |
| 傭車費の照合 | 傭車先ごとに書式の違う請求書を、自社の配車記録と一件ずつ突き合わせる |
| 拘束時間の集計 | デジタコのデータを月ごとに拾い出し、上限に近い運転者を手作業で探す |
2-2. 対策を考える順番：まず「人にしかできない仕事」と「任せられる仕事」を分ける
人手不足の対策を考えるときは、会社の仕事を、人にしかできない仕事と、手順が決まっていて任せられる仕事に、先に分けてみてください。分けずに「人を増やす」と考えると、採用と教育の負担だけが膨らみます。
この分け方をしておくと、ドライバーの採用に使う時間とお金を確保しながら、事務の負担も軽くする、という両立の道が見えてきます。事務員の方の仕事も、手計算から、荷主への対応や入金の管理といった、人にしかできない部分に移っていきます。
荷主ごとの締め日や運賃表、傭車先との取り決めが、ひとりの事務員の頭の中にだけある会社では、その方が休むと、月末の請求が止まります。人手不足の会社ほど、この「一人に集中した状態」が、経営の大きなリスクになります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
03 WHERE IT HURTS 人手不足が事務に出る、3つの場面 月末の請求・年末の繁忙期・担当者の交代
3-1. 月末締めの請求
月末締めに、紙の運転日報を一枚ずつ見て運賃を計算し、荷主ごとの請求書を作り終えるまで帰れない。運行の件数が多いほど、この負担は膨らみます。荷主ごとに締め日が違えば、月の中でも請求の山が何度も来ます。
3-2. 年末などの繁忙期
荷物が増える時期は、運行の件数も日報の枚数も増えます。ドライバーは忙しく、日報の提出が遅れたり、書き漏れが増えたりします。その確認と催促に、事務員の時間が取られます。現場が忙しいほど、事務の確認の手間も増えるのが、運送会社の事務の特徴です。
3-3. 事務員が休む・辞めるとき
荷主ごとの運賃の条件や、傭車先との取り決めが、担当者の経験に頼っている会社では、その方が休むと、請求も支払いも止まります。新しく人を採っても、覚えることが多く、引き継ぎの資料も残っていないことがあります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
04 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで事務作業を「自動化」する——運賃計算と請求書作成 効率化ではなく自動化。いまのソフトのまま、ひと続きの流れをAIが進める
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。質問に答えるだけのAIと違い、コードを書き、ファイルやコマンドを操作して、データの照合や文書の作成といった作業そのものを実行する。画面を操作する場合は、そのための仕組みを組み合わせて使う。日本語の指示で業務の流れを組み立てられるが、設計と検証は専門家が行うのが安全。
4-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎日の作業を自動で回す」は別物
ChatGPTのような対話型のAIに、運転者への確認の文面を考えてもらうのは効率化です。人が作業の主体で、AIは文章を考える手間を減らしてくれます。ただ、日報を集める、運賃表に当てて計算する、ソフトに入れる、という作業は人の手に残ります。
これに対し、業務の流れ全体をあらかじめ設計し、決まったきっかけで動かすのが自動化です。設計にはClaude Code／Codexを使い、画面の操作が必要な場合は、そのための仕組みを併用します。「日報が出そろったら、運賃表に当てて運賃を計算し、付け漏れを洗い出し、運転者への確認文を作り、いまの請求ソフトに入れ、請求書をそろえる」という一連の流れを、あらかじめ設計しておきます。あとは決まったきっかけで、集計や入力といった作業は人が手を動かさなくても進み、確認と承認は人が行います。
4-2. 運賃計算と請求書作成を、ひと続きの流れで
4-3. これまでの事務 vs AIに任せた後
| これまで事務員の方がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 紙の日報・デジタコ・ETC明細を集め、荷主ごとに運行を分ける | 紙の日報はスキャンした写しから、デジタコ・ETC明細はデータから自動で拾い、荷主ごと・運行ごとに分ける |
| 日報を一枚ずつ見て、荷主ごとの運賃表で運賃を手で計算する | 運賃表に当てて計算し、付け漏れを洗い出す |
| 書き漏れを運転者に聞き、戻ってくるのを待って日報を直す | 確認文を作り、返事を読み取って運賃を直す（送る前に承認） |
| 傭車先ごとに書式の違う請求書を、自社の配車記録と一件ずつ突き合わせる | 請求書をデータ化し、運行実績と照合して、金額違い・二重請求だけを渡す |
| デジタコのデータを出し、運転者ごとに拘束時間を手で集計する | 運転者ごとの拘束時間を自動で集計し、上限に近い運転者を一覧にする |
| 荷主ごとに請求書と明細を作り、締め日に合わせて送る | 荷主ごとの請求書と明細を、承認待ちの状態でそろえる |
ポイントは、いまお使いの配車・請求のソフトやデジタコの解析ソフトをそのまま使い続けられることです。運転者が日報を書く手順も、荷主へ請求書を送る形も変わりません。手作業の「受け取り・計算・入力・照合・下書き」の部分が、AIの仕事に置き換わります。
4-4. 運行管理者の業務・貨物自動車運送事業法との線引きを、先に決めておく
点呼や乗務割の作成、運転者への指導・監督は、貨物自動車運送事業法と輸送安全規則に基づき、運行管理者などが行う業務と定められています（詳しい決まりは、国土交通省の公式の案内でご確認ください）。AIが作る拘束時間の集計は、運行管理者が判断するための材料です。点呼の記録や運転者台帳の内容を確定させるのも、御社で行います。
このほか、配車の決定、荷主との運賃の交渉、傭車先への支払いの承認も、御社が行います。荷主ごとの運賃や取引量、運転者の勤務時間や免許の情報といった外に出せない情報を扱うため、秘密保持契約（NDA）を結び、ソフトへのアクセスも、任せる業務に必要な範囲に絞ります。荷主との契約で、事務の再委託や情報の扱いが制限されていないかも、導入前に確かめておきます。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
05 MORE EXAMPLES 運賃請求以外にも、AIが引き受けられる運送会社の事務 傭車費の照合・拘束時間の集計・受注の入力・入金の確認
5-1. 傭車費の支払い照合
傭車先から届く請求書をデータ化し、自社の運行実績と照合します。金額違いや二重請求の疑いがある所をAIが洗い出し、当社の人が確かめてから、支払い一覧としてお渡しします。支払いの承認と振込は、御社で行います。
5-2. 拘束時間の集計
デジタコのデータから、運転者ごとの拘束時間を集計し、上限に近い運転者を一覧にします。運行管理者は、集計作業の代わりに、乗務割の見直しに時間を使えます。乗務割の作成と点呼は、引き続き運行管理者が行います。
5-3. 運送依頼の入力と、入金の確認
FAXやメールで届く運送依頼をデータにして受注一覧を作り、配車担当へ共有します。入金の消込と、未入金の荷主の一覧化、督促メールの下書きも行います。配車の決定と、荷主との運賃の交渉は、御社で行います。
| 区分 | AIKATAが引き受ける作業 | 御社に残る業務 |
|---|---|---|
| 日報・運賃・請求 | 運転日報・作業報告のデータ化、荷主別の運賃計算と請求書作成、待機料・附帯作業料の請求漏れ確認、ETC明細の荷主別の振り分け | 運賃の決め方の取り決め、請求書の送付の承認 |
| 傭車・支払い | 傭車先の請求書と運行実績の照合、支払い一覧の作成、燃料カード明細の車両別の集計、実運送体制管理簿の記入の下準備 | 支払いの承認と振込、管理簿の確定 |
| 労務・車両の事務 | デジタコのデータからの拘束時間の集計、上限に近い運転者の洗い出し、乗務手当など給与用の集計、車検・免許・保険の期限一覧の更新 | 乗務割の作成、点呼、運転者への指導 |
| 受注・入金 | FAX・メールの運送依頼のデータ化、受注一覧の作成と配車担当への共有、入金消込と未入金の荷主の一覧化、督促メールの下書き | 配車の決定、荷主との運賃の交渉 |
代表菅澤
AI鬼管理山崎
06 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作・システム導入では、事務は片づかない 4つのうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ
事務の人手不足への対処は、大きく4つあります。4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけで、事務そのものは片づきません。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①事務員を採用して増やす | 人が増えれば、月末の請求を分担できる | 荷主ごとの運賃表や締め日、傭車先との取り決めを覚えるまで時間がかかる。ドライバーの採用に費用を回したい時期に、事務の人件費を増やすのも重い判断。覚えた頃に辞められると、また一人に戻る | ✕ |
| ②運送業向けの事務代行に外注する | プロに任せれば片づく | 紙の日報やデジタコのデータ、荷主ごとの運賃の条件を毎月まとめて渡す作業は社内に残る。運行の件数に応じて料金が増える契約だと、荷主や車両を増やすほど外注費もかさむ | ✕ |
| ③日報の集計をRPAやAIで自作する | 自分たちで作れば安く済む | 荷主が増えて運賃の条件が変わるたびに直しが要り、作った人が辞めると誰も手を入れられなくなる。配車や運行管理の合間に作り込む時間を確保するのも簡単ではない | ✕ |
| ④配車・運行管理システムを導入する | 手計算が減る | 過去の運賃表や荷主の情報を移し、操作を覚える期間が要る。紙の日報やFAXの依頼をシステムへ入れる作業、傭車先の請求書との照合は、導入後も人の手に残る | △ |
| ⑤AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | いまのソフトの画面のまま、仕組みの構築と運用をAIKATAが行う。会社は確認と承認が中心 | ◎ |
6-1. ①増員・②外注で片づかない理由
6-2. ③自作の壁
代表菅澤
AI鬼管理山崎
07 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAは、運送会社の事務員の定型業務を丸ごと引き受ける AIと人の二重体制で、日報・運賃・傭車費・拘束時間を受託する
AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、運送会社の事務員の方の定型業務を、AIと人の二重体制で引き受ける業務代行（BPO）サービスです。いまお使いの配車・請求のソフトの画面をそのまま使い、仕組みの構築から運用までを当社が行います。
7-1. AIKATAの5つの特長
7-2. できないこと（先にお伝えしておきます）
引き継ぎは、月末の締めを避けて始め、最初の締めはいつもの請求書と見比べてから荷主へ送る形にすると安心です。運送会社向けの詳しい内容は、運送会社向けのAI社員AIKATAのページでもご覧いただけます。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
08 COMPARISON 手作業・システム導入・AIKATAを、月末の負荷で比べる 残る道は「作業そのものを任せる」だけ
| 手作業のまま | システムの追加や入れ替え | AI社員AIKATA | |
|---|---|---|---|
| 月末・繁忙期の負荷 | ✕ 日報と請求が重なり事務員に集中 | △ 移行期間は負担が増え、入力は残る | ◎ 人を増やさず処理量を増やせる |
| 荷主ごとのルール | △ 担当者の頭の中にある | △ 登録はできるが、入力する作業は人 | ◎ 運賃表・締め日を仕組みに残す |
| 請求漏れの防止 | ✕ 待機料・附帯料の付け漏れが出やすい | △ 入力された範囲しか見られない | ◎ 付け漏れや二重請求をAIが洗い出す |
| 事務員の採用と教育 | ✕ 常に必要 | △ 操作を覚える手間が増える | ◎ 採用・教育の負担が会社に残らない |
| 線引き | ○ 会社が全て行う | ○ 会社が全て行う | ◎ 運行管理・配車の判断は会社に残し、事務だけ担う |
8-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
ドライバーの採用は、人にしかできない領域です。だからこそ、事務の定型作業は手放して、社長と運行管理者の時間を、採用と運行の質に使う。そのための道が、AIKATAに任せることです。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
次の月末と繁忙期を、人を増やさずに越える準備を始めませんか
人を増やす・システムを入れ替えると決める前に、まず無料相談で、運賃計算と請求書作成・傭車費の照合・拘束時間の集計・運送依頼の入力のうち、どの事務から任せられるかを整理しましょう。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理をその場で行います。契約の義務はありません。
詳しくは、運送会社向けのAI社員AIKATAのページをご覧ください。
AI鬼管理山崎
人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いのLYNA 自動配車クラウド・Loogiaなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
運送会社の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
よくある質問
Q. 運送業の人手不足は、事務の自動化で解決しますか？
A. ドライバーの確保は、人にしかできない領域で、事務の自動化では解決しません。一方、運転日報のデータ化、運賃計算、請求書の作成、傭車費の照合、拘束時間の集計といった事務の定型作業は、AIが進められる部分が大きく、事務員の方の負担を減らせます。ドライバーの採用と事務の負担軽減は、分けて考えるのがおすすめです。
Q. 貨物自動車運送事業法との関係で問題はありませんか？
A. 当社がお引き受けするのは、運転日報のデータ化・運賃計算・請求書の作成・拘束時間の集計など、運行管理者の業務にあたらない事務作業です。点呼の実施、乗務割の作成、運転者への指導・監督といった運行管理者の業務と、配車の最終判断は、引き続き御社で行っていただきます。当社が作る集計表は、運行管理者の方が確認するための材料としてお使いいただく形です。
Q. デジタコや配車システムは何に対応していますか？
A. 特定の機器やソフトに限定していません。トラックメイトPro5・TUMIX配車計画・MOVO Vistaなど、いま御社がお使いの環境をそのまま使います。デジタコの解析ソフトから書き出せるデータも、そのまま集計に使います。画面操作で自動化できるかは、ソフトの仕様と利用条件を、導入前に御社と一緒に確かめます。
Q. 荷主ごとに運賃の決め方が違っても対応できますか？
A. 対応できます。距離制・時間制・個建て、待機料や附帯作業料の加算、燃料サーチャージの有無など、荷主ごとの契約の条件を仕組みへ登録してから計算します。条件に当てはまらない運行はAIが洗い出して当社が確認します。運賃の決め方は、荷主ごとに導入前に確認します。
Q. 荷主の取引情報や運転者のデータを預けて大丈夫ですか？
A. 秘密保持契約（NDA）を結び、配車システムや請求ソフトへのアクセスは、お任せいただく業務の範囲に絞ります。荷主との契約で、事務の再委託や情報の扱いが制限されていないかも、導入前に確かめます。お預かりするデータの取扱範囲は、契約書で明文化します。
Q. 運送会社でAIを使うと、どの業務が楽になりますか？
A. 運行ごとに同じ手順をくり返す事務ほど、AIに向いています。運転日報のデータ化と運賃の計算、荷主別の請求書の作成、待機料・附帯作業料の請求漏れの確認、傭車先の請求書と運行実績の照合、デジタコのデータからの拘束時間の集計などです。配車の判断や点呼、荷主との運賃の交渉は、御社の仕事として残ります。
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- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
