【2026年10月最新】介護請求ソフトの選び方｜国保連請求の仕組みと比較の観点、ソフトを入れても残る実績の突き合わせ・返戻対応をAIに任せる方法
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「国保連への請求は、いまのソフトのままで大丈夫なのか」「請求ソフトを替えれば、月初の忙しさは軽くなるのか」——介護事業所の管理者や事務担当の方から、よく聞かれるお悩みです。
結論から言うと、介護請求ソフトは、実績から請求データを作り、国保連へ送る形に整える道具として有効です。ただし、ソフトを替えても、サービス提供実績と提供票の突き合わせ、返戻や過誤の原因探し、紙の記録の打ち直しといった「請求データになる前の作業」は、人の手に残ります。ソフトは計算と帳票の形にするところまでは得意ですが、実績を集めて確かめる作業までは、自動では片づかないからです。
この記事では、介護請求ソフトの基本、国保連請求の流れ、ソフトの種類と選び方、導入でつまずきやすい点を整理します。そのうえで、ソフトを入れても残る事務を、AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）に任せる道と、事業所に残る判断との線引きも解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 WHAT IS BILLING SOFT 介護請求ソフトとは？国保連請求の基本的な流れ 仕組みを先に整理しておくと、選び方が見えてくる
📚 用語解説
国保連（国民健康保険団体連合会）：介護報酬の請求を受け付ける団体。介護保険のサービスを提供した事業所は、利用者の自己負担分を除いた給付費を、原則として毎月、国保連へ請求する。請求の方法や期限は、お住まいの地域の国保連や公式の案内で確認する。
📚 用語解説
提供票：居宅サービスで、ケアマネジャー（居宅介護支援事業所）が作る月ごとのサービスの予定表のうち、サービス事業所に渡されるもの（利用者向けには、別にサービス利用票が交付される）。サービス事業所は提供票をもとにサービスを提供し、実績と照らして請求する（居宅介護支援事業所は、自らが作るケアプランをもとに給付管理票を作成して提出する）。予定と実績がずれると、請求の誤りや返戻につながりやすい。
📚 用語解説
返戻・過誤：返戻は、請求の内容に不備があるとして、国保連から請求が戻されること。過誤は、すでに支払われた請求を取り下げて、あらためて請求し直す手続き。どちらも、原因の確認と再請求の手間がかかる。
介護請求ソフトは、事業所が提供したサービスの実績から、介護報酬の請求データを作り、利用者への請求書も作るためのソフトです。単位数や加算の計算、利用者ごとの負担割合や公費の扱いを、ソフトが引き受けます。
1-1. 国保連請求の基本的な流れ
なお、この流れは、訪問・通所などのサービス事業所を想定しています。居宅介護支援事業所は、提供票の突き合わせではなく、給付管理票の作成・提出と居宅介護支援費の請求が中心になります。
ソフトが担うのは、真ん中の「入力・加算の確認」と「請求データを作る」の部分が中心です。その前の「実績を集めて突き合わせる」と、その後の「返戻の原因を探す」は、ソフトを入れても、人の仕事として残りやすい工程です。
1-2. 請求ソフトが扱う主な帳票とデータ
| 区分 | 内容 | 作る目的 |
|---|---|---|
| 給付費の請求データ | サービスごとの単位数や加算を計算した請求の明細 | 国保連へ介護報酬を請求する |
| 利用者への請求書・領収書 | 利用者の自己負担分（負担割合に応じた額）の請求書 | 利用者へ自己負担分を請求する |
| 口座振替のデータ | 自己負担分を口座から引き落とすためのデータ | 集金の手間を減らす |
| 実績の集計表 | 利用者ごと・サービスごとの提供回数や時間の一覧 | 請求前の確認に使う |
代表菅澤
AI鬼管理山崎
02 TYPES OF SOFT 介護請求ソフトの種類と、それぞれの向き不向き 請求専用・記録一体型・伝送ソフトで、守備範囲が違う
📚 用語解説
伝送ソフト：作った請求データを、国保連へ電子的に送るためのソフト。国民健康保険中央会が提供するものと、民間の事業者が提供するものがある。
📚 用語解説
ケアプランデータ連携：居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間で、ケアプランの予定などをデータでやり取りする仕組み。紙やFAXで届いていた提供票の情報を、データで取り込める。利用の条件は、公式の案内で確認する。
| 種類 | 特徴 | 向いている事業所 | 見落としやすい点 |
|---|---|---|---|
| 請求専用ソフト | 請求データと請求書の作成に絞った構成 | 記録は別の方法で行っていて、請求だけ整えたい事業所 | 記録からの転記が別に必要で、二度手間が残りやすい |
| 記録一体型ソフト | 現場の記録から、実績・請求までつながる | 現場がタブレットなどで記録できる事業所 | 現場の職員全員が操作を覚える必要がある。過去データの移し替えも要る |
| 伝送ソフト | 請求データを国保連へ送ることに特化 | すでに請求データを作る仕組みがある事業所 | データを作る工程は別に必要 |
2-1. 事業所のサービス種別で、重視する点が変わる
訪問介護、通所介護、居宅介護支援、施設系など、サービスの種類によって、請求の計算や加算の考え方が異なります。複数のサービスを併設している事業所では、すべてのサービスを一つのソフトで扱えるかを確かめておくと、導入後の手戻りが減ります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
03 HOW TO CHOOSE 介護請求ソフトの選び方と、導入の流れ 機能の多さより、事業所の流れに合うかを見る
3-1. 選ぶときの5つの観点
| 観点 | 確かめること | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 対応するサービス種別 | 自事業所のすべてのサービスに対応しているか | 併設サービスで、別のソフトが必要になることがある |
| 報酬改定への対応 | 改定のたびに、ソフトの更新がどう提供されるか | 更新の時期や費用の扱いは、製品ごとに異なる |
| 記録・提供票との連携 | 記録や、ケアプランデータ連携から取り込めるか | 連携できても、取り込み後の確認は人が行う |
| 現場での使いやすさ | 事務の方や現場の職員が、無理なく操作できる画面か | 操作が難しいと、紙やExcelに戻りやすい |
| サポートと将来の費用 | 問い合わせの窓口、数年先までの費用 | 料金・機能は時点で変わる。必ず公式サイトで確認する |
3-2. 導入の流れ（5ステップ）
代表菅澤
AI鬼管理山崎
04 WHAT REMAINS ソフトを替えても事務に残る、4つの作業 請求データになる前と、返ってきた後は、人の手に残る
請求ソフトを入れても、事務の作業が「入力先が変わっただけ」で減っていないという声は、少なくありません。ソフトが得意なのは、実績が入った後の計算と帳票づくりだからです。
| 作業 | 現場で起きること |
|---|---|
| 実績の集計と突き合わせ | 月末に各サービスの実績を集め、提供票と一件ずつ見比べる。記録の抜けや時間のずれを探すのに時間がかかる |
| 返戻・過誤の原因探し | 請求が戻るたびに、提供票と実績、被保険者の情報を見比べて原因を探し、再請求する |
| 紙の記録の打ち直し | 現場の職員が紙に書いた記録やバイタルを、事務所でソフトへ入力し直す |
| 加算の書類づくり | 処遇改善加算の計画書や実績報告に要る賃金の集計と、様式への転記が管理者に集中する |
実績の確認が月末にまとまると、請求の期限までの間に、突き合わせ・入力・点検が重なります。ソフトが整っていても、確認する人の手が足りなければ、請求は遅れ、返戻のリスクも高まります。ソフトの導入と同時に、「実績を、誰が、いつまでに確かめるか」を決めておくことが欠かせません。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
ソフトの選び方を、記録の側から整理した記事もあります。あわせて、介護ソフトの選び方の記事や、介護記録アプリの記事もご覧ください。
05 COMMON PITFALLS 請求ソフト導入でよくあるつまずきと、見落とされる「確認の担い手」 つまずきの多くは、機能ではなく運用で起きる
最後の「確認の担い手」は、機能の比較表には出てこないため、最も見落とされやすい点です。請求ソフトの導入で、請求の計算は整っても、その前後の確認の作業が、特定の事務担当の方に集中する形は変わりません。
5-1. 人手不足の事業所で、請求が止まる場面
管理者や生活相談員が、現場と事務を兼ねている事業所では、その方が休むだけで請求が遅れる形になりがちです。事務の担当者を採用しても、サービスごとの加算や返戻の読み方を覚えるまでに時間がかかります。人手不足の全体像は、介護の人手不足の記事でも整理しています。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
06 LIMITS OF MANUAL WORK ソフトを入れても限界がある、手作業の3つの場面 月初の請求・報酬改定・担当者の交代
6-1. 月初の請求と、加算の書類が重なる時期
月初の国保連請求と、処遇改善加算の計画書・実績報告の準備が重なる時期は、実績の確認、賃金の集計、様式への転記が同時に発生します。ソフトが整っていても、確認する人の手が足りなければ、請求も書類も遅れます。
6-2. 報酬改定で、確認することが増えたとき
報酬改定のたびに、加算の要件や様式が変わります。設定の見直しと、改定後の最初の請求の確認が重なり、事務の負担は一時的に大きくなります。決まりの読み替えを人が覚えて対応する形では、改定のたびに教える手間と間違いのリスクが増えます。
6-3. 請求を担う職員が休む・辞めるとき
利用者ごとの負担割合や公費の扱い、サービスごとの加算の決まりが、事務担当の方の頭の中にだけある事業所では、その方が休むと、請求が止まります。新しく人を採っても、覚えるまでに時間がかかり、毎月の請求に追いつけないのが実情です。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
07 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで事務作業を「自動化」する——請求前の突き合わせと点検 効率化ではなく自動化。いまのソフトのまま、ひと続きの流れをAIが進める
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。質問に答えるだけのAIと違い、コードを書き、ファイルやコマンドを操作して、データの照合や文書の作成といった作業そのものを実行する。画面を操作する場合は、そのための仕組みを組み合わせて使う。日本語の指示で業務の流れを組み立てられるが、設計と検証は専門家が行うのが安全。
7-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎日の作業を自動で回す」は別物
ChatGPTのような対話型のAIに、確認の連絡文を考えてもらうのは効率化です。人が作業の主体で、AIは文章を考える手間を減らしてくれます。ただ、実績を集める、提供票と照らす、ソフトに入れる、という作業は人の手に残ります。
これに対し、業務の流れ全体をあらかじめ設計し、決まったきっかけで動かすのが自動化です。設計にはClaude Code／Codexを使い、画面の操作が必要な場合は、そのための仕組みを併用します。「実績が出そろったら、提供票と照らし、ずれを洗い出し、確認文を作り、いまの介護ソフトに入れ、請求前に点検する」という一連の流れを、あらかじめ設計しておきます。あとは決まったきっかけで、照合や入力といった作業は人が手を動かさなくても進み、確認と承認は人が行います。
7-2. 請求前の突き合わせと点検を、ひと続きの流れで
7-3. これまでの事務 vs AIに任せた後
| これまで事務担当の方がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 紙の記録・介護ソフト・FAXを見回り、利用者ごとに実績を集める | 紙も写真も自動で拾い、利用者ごとに仕分ける |
| 提供票と記録を一枚ずつ見比べ、抜けやずれを探す | 予定と実績を照らし、違いだけを一覧にする |
| 現場の職員やケアマネジャーに聞き、返事を待って直す | 確認文を作り、返事を読み取って実績を直す（送る前に承認） |
| 確定した実績を、介護ソフトへ利用者ごとに打ち込む | いまの介護ソフトへ、AIが取り込みや画面の操作で入れる |
| 請求データを出して前月と見比べ、返戻になりそうな所を探す | 前月との違い・限度額・返戻になりやすい所を先に点検し、止まった所だけ渡す |
| 返戻が来るたびに、提供票と実績を見比べて原因を探す | 原因の候補をそろえてお知らせする |
ポイントは、いまお使いの介護ソフトをそのまま使い続けられることです。ソフトの乗り換えや、現場の職員が操作を覚え直す必要はありません。手作業の「受け取り・入力・照合・点検・下書き」の部分が、AIの仕事に置き換わります。
7-4. 介護保険法・ケアマネ業務との線引きを、先に決めておく
ケアプランの作成やアセスメント、サービス担当者会議の運営は、介護保険法の決まりのもとで介護支援専門員が行う業務です。介護給付費の請求も、指定を受けた事業所の名前で行います（詳しい決まりは、厚生労働省や自治体、国保連の公式の案内でご確認ください）。AIが担うのは、実績の集計や請求データづくりを補助する事務までで、加算の算定の判断と国保連への伝送は、事業所が行います。
このほか、利用者の状態の見立て、ケアプランの内容、ご家族との相談も、職員の方とケアマネジャーの仕事として残ります。要介護度や病歴、認知症の状態、ご家族の連絡先といった利用者の情報を扱うため、秘密保持契約（NDA）を結び、アクセスする範囲も、任せる業務に必要な分に絞ります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
08 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作・ソフトの入れ替えでは、事務は片づかない 4つのうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ
請求の事務の悩みへの対処は、大きく4つあります。4つのうち3つは、事業所の悩みを別の悩みに置き換えるだけで、事務そのものは片づきません。請求ソフトは、実績が入った後の計算と帳票づくりの土台であり、この選択肢と組み合わせて使うものです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①事務職員を採用して増やす | 人が増えれば、月初の請求が回る | 介護職員の採用が優先され、事務の採用は後回しになりやすい。採れても、加算や返戻の読み方を覚えるまで時間がかかり、辞めればまた教え直し | ✕ |
| ②請求代行の会社に外注する | プロに任せれば片づく | 利用者数やサービスの種類に応じて料金が決まることが多く、事業所や併設サービスが増えるほど費用も増える。実績や提供票を渡す作業は事業所に残り、記録のデータ化や加算の書類までは頼めない場合もある | ✕ |
| ③RPAやAIの仕組みを自分たちで作る | 自分たちで作れば安く済む | 現場と事務を兼ねる職員が作り込む時間を取るのは難しい。報酬改定やソフトの画面が変わるたびに直しが要り、作った職員が異動すると止まる | ✕ |
| ④記録から請求まで一体のソフトに替える | 紙からの打ち直しがなくなる | 現場の職員全員が新しい操作を覚え、過去データの移し替えも必要。替えた後も、提供票とのずれの確認や返戻の対応は人の手に残る | △ |
| ⑤AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | いまのソフトの画面のまま、仕組みの構築と運用をAIKATAが行う。事業所は確認と承認が中心 | ◎ |
8-1. ①増員・②外注で片づかない理由
8-2. ③自作の壁
代表菅澤
AI鬼管理山崎
09 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAは、介護事業所の事務の定型業務を丸ごと引き受ける AIと人の二重体制で、請求・記録・加算書類を受託する
AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、介護事業所の事務職員の方の定型業務を、AIと人の二重体制で引き受ける業務代行（BPO）サービスです。いまお使いの介護ソフトの画面をそのまま使い、仕組みの構築から運用までを当社が行います。
9-1. お任せいただける業務の範囲
| 区分 | AIKATAが引き受ける作業 | 事業所に残る業務 |
|---|---|---|
| 請求業務 | サービス提供実績の集計と照合、国保連への請求データの作成、返戻・過誤の原因の洗い出し、利用者負担の請求書・領収書の作成、口座振替データの作成 | 請求データの最終確認と、国保連への伝送 |
| 記録のデータ化 | 手書きの記録・バイタルのデータ化、提供票の予定と実績の突き合わせ、ケアプランデータ連携の取り込み、ヒヤリハット報告の一覧化・集計 | 記録の中身を書くこと |
| 加算・運営の書類 | 処遇改善加算の計画書・実績報告の下準備と賃金の集計、運営指導に向けた書類の不足チェック、研修・委員会の記録の整理 | 加算を取るかどうか、配分の方法の決定 |
| 連絡・職員の事務 | 居宅介護支援事業所への実績の送付準備、ご家族へのお知らせの下書き、勤務形態一覧表の作成、勤怠データの集計 | 人員基準を満たしているかの判断 |
たとえばAIKATAを使う介護事業所では、国保連請求をお任せいただいたあとに、介護記録のデータ化、処遇改善加算の書類、勤務形態一覧表の作成を追加でご依頼いただく、という形で運用しています。AIの処理結果は当社の人が確かめてからお渡しし、事業所の日々の作業は、作成済みの請求データや入力済みの記録の承認が中心になります。
9-2. AIKATAの5つの特長
9-3. できないこと（先にお伝えしておきます）
利用者の心身の情報は、秘密保持契約(NDA)を結び、介護ソフトへのアクセスをお任せいただく業務に必要な範囲に絞ってお預かりします。介護事業所向けの詳しい内容は、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページでもご覧いただけます。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
10 SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業・ソフトの追加や入れ替え・AIKATAを、月初の負荷で比べる
| 手作業のまま | 請求ソフトの追加や入れ替え | AI社員AIKATA | |
|---|---|---|---|
| 月初の負荷 | ✕ 請求と加算書類が重なり管理者に集中 | △ 移行期間は負担が増え、突き合わせは残る | ◎ 人を増やさず処理量を増やせる |
| 事業所ごとのルール | △ 担当者の頭の中にある | △ 登録はできるが、確認する作業は人 | ◎ 加算や負担割合の決まりを仕組みに残す |
| 突き合わせ・点検の速さ | ✕ 月末にまとめて確認 | △ 入力が遅れれば請求も遅れる | ◎ 届いた順に処理し、違いだけを知らせる |
| 事務職員の採用と教育 | ✕ 常に必要 | △ 操作を覚える手間が増える | ◎ 採用・教育の負担が事業所に残らない |
| 線引き | ○ 事業所が全て行う | ○ 事業所が全て行う | ◎ 算定の判断と伝送は事業所に残し、事務だけ担う |
10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
増員・外注・自作・ソフトの入れ替えは、どれも事業所が人か仕組みを抱え続ける道です。請求ソフトは、そのうえで計算と帳票を整える土台になります。作業そのものを手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
次の月初の請求を、人を増やさずに越える準備を始めませんか
人を増やす・ソフトを入れ替えると決める前に、まず無料相談で、実績の集計と突き合わせ・請求データの作成・返戻の原因探し・記録のデータ化のうち、どの事務から任せられるかを整理しましょう。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理をその場で行います。契約の義務はありません。
詳しくは、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページをご覧ください。
AI鬼管理山崎
人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いのカイポケ・ほのぼのNEXTなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
介護事業所の事務作業を、
AI社員に任せてみませんか？
よくある質問
Q. 介護請求ソフトと、介護記録ソフトは何が違いますか？
A. 請求ソフトは、サービスの実績から介護報酬の請求データや利用者への請求書を作るためのソフトです。記録ソフトは、現場での提供内容やバイタルなどを記録するためのソフトで、記録から請求までつながる一体型の製品もあります。製品ごとの機能や料金は、各社の公式サイトでご確認ください。
Q. 請求ソフトを入れれば、実績の突き合わせはなくなりますか？
A. 請求ソフトは、実績が入った後の計算と帳票づくりを得意とします。提供票と実績の突き合わせや、記録の抜け・ずれの確認、紙の記録の打ち直しは、ソフトを入れても人の手に残りやすい作業です。この「請求データになる前の作業」を任せる方法として、AI社員AIKATAがあります。
Q. 介護保険法との関係で問題はありませんか？
A. 当社がお引き受けするのは、実績の集計・請求データの作成とチェック・記録のデータ化・書類の下準備など、事業所の事務作業です。ケアプランの作成やアセスメントはケアマネジャー、介護サービスの提供と記録の内容は事業所の職員の方が行います。請求データの最終確認と国保連への送信も事業所で行っていただく運用のため、事業所としての責任の所在が曖昧になることはありません。
Q. 介護ソフトは何に対応していますか？今のソフトのままで使えますか？
A. 特定のソフトに限定していません。カイポケ・ほのぼのNEXT・ワイズマンシステムSPなど、いま事業所がお使いのソフトをそのまま使います。当社が画面操作を含めて自動化するため、ソフトの乗り換えや、職員の方が操作を覚え直す必要はありません。画面操作で自動化できるかは、ソフトの仕様と利用条件を、導入前に一緒に確かめます。
Q. 訪問と通所など、複数のサービスをまとめて任せられますか？
A. 任せられます。訪問介護・通所介護・居宅介護支援など、サービスごとに違う加算や請求のルールを仕組みに登録し、それを参照して処理します。サービスや事業所が増えても、料金は定額のままです。
Q. 利用者様の情報を預けて大丈夫ですか？
A. 秘密保持契約（NDA）を結び、介護ソフトへのアクセスは、お任せいただく業務に必要な範囲に絞ります。紙の記録をどう受け渡し、どこに保管するかも、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。お預かりするデータの取扱範囲は、契約書で明文化します。
Q. 介護事業所でAIを使うと、どの業務が楽になりますか？
A. 月ごとに同じ流れで進む事務が向いています。実績と提供票の突き合わせ、国保連への請求データの作成、返戻の原因の洗い出し、紙の記録やバイタルのデータ化、処遇改善加算に使う賃金の集計などです。利用者様の状態の見立てやケアプランの作成、ご家族との相談は、職員の方とケアマネジャーの仕事として残ります。
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- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
