【2026年10月最新】重要事項説明書の記載事項とは？賃貸管理会社が押さえる宅建業法35条と管理受託契約の項目、書類の下準備をAIに任せる方法

重要事項説明書の記載事項は、賃貸管理会社の場合、二つの書面に分けて考える必要があります。一つは、入居希望者に対して賃貸借契約の前に説明する、宅地建物取引業法（宅建業法）第35条の重要事項説明書です。もう一つは、オーナーと管理受託契約を結ぶ前に説明する、賃貸住宅管理業法第13条の書面です。同じ「重要事項説明書」と呼ばれても、説明の相手も、記載する項目も、説明を行う人の位置づけも違います。

この違いを曖昧にしたまま書式を使い回すと、「物件の設備は書いてあるのに、管理報酬に含まれない費用が書いていない」「オーナー向けの書面に入居者向けの項目が混ざっている」といった抜けや混在が起きます。繁忙期に契約が集中する1〜3月は、特にその確認が後回しになりがちです。

この記事では、賃貸管理会社（賃貸仲介を兼ねる会社を含みます）の実務に合わせて、二つの重要事項説明書の記載事項、説明が不要になるケース、電子化と保管、書面を作る前後のチェックの型を整理します。そのうえで、書類の下準備と記載事項の入力・照合という事務を、今の管理システムのままAI社員AIKATAに任せる方法を解説します。制度の内容は2026年10月時点で公式情報を確認した範囲に基づきます。

01 OVERVIEW 重要事項説明書とは？賃貸管理会社が扱う二つの書面 宅建業法の書面と、賃貸住宅管理業法の書面を分けて整理します

1-1. 重要事項説明書は「契約前に説明するための書面」

重要事項説明書は、契約を結ぶかどうかを相手が判断するための材料です。契約書は当事者の合意の内容を定める書面ですが、重要事項説明書は、その合意の前に、物件の状況や契約の条件で相手が知っておくべき事項を整理して伝える役割を持ちます。

宅建業法では、宅地建物取引業者が宅地や建物の売買・交換・貸借の媒介などを行うとき、契約が成立する前に、取引の相手方に対して重要事項を記載した書面を交付して説明することが求められます。契約前に物件や取引条件を説明する法定書面であり、宅地建物取引士による説明が義務付けられています。賃貸の仲介を行う会社は、入居希望者に対してこの説明を行います。

一方、賃貸住宅管理業法では、賃貸住宅管理業者が管理受託契約を結ぼうとするとき、契約を締結するまでに、賃貸人（オーナー）に対して、契約の内容と履行に関する事項を記載した書面を交付して説明することが定められています。条文では、専門的な知識と経験があると認められる者として国土交通省令で定める者は、この説明の対象から除かれます。

出典：e-Gov法令検索「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律」第13条（2026年10月30日確認）。

1-2. 二つの書面の違い：相手・根拠・説明する人

比べる点	宅建業法35条の書面	賃貸住宅管理業法13条の書面
説明の相手	賃貸借の借主になろうとする人（入居希望者）	管理受託契約の委託者であるオーナー
根拠となる法律	宅地建物取引業法	賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律
主な内容	物件の状況・法令上の制限・取引条件など	管理業務の内容・報酬・再委託・報告・契約期間・更新と解除など
説明する人	宅地建物取引士が説明し、書面に記名します	法律では宅建士に限定されておらず、会社が定めます。書式には説明をする者の欄があります
契約書との関係	契約成立後に、37条書面（契約書面）を遅滞なく交付します。賃貸借契約書が37条書面を兼ねる場合もあります	管理受託契約の成立後にも、別に書面を交付します

実務で混乱しやすいのは、入居者向けの説明と、オーナー向けの説明で、同じ「重説」という言葉を使うことです。社内の会話では「重説の準備」と言っただけで、どちらの書面か分からない場面があります。書式のファイル名や台帳にも、「35条（入居者）」「13条（オーナー）」のように、どちらの書面かを明記しておくと、担当者の取り違えを減らせます。

説明する人についても注意が必要です。宅建業法の書面は、宅地建物取引士が説明し、宅地建物取引士証を提示して、書面に記名します。賃貸住宅管理業法の書面は、法律の条文上は説明者が宅建士に限定されていません。ただし、書式の例には説明をする者の氏名や連絡先を記載する欄があり、誰が説明したかを記録として残す運用になっています。社内で説明者を誰にするかは、会社が決めて記録します。

1-3. 37条書面との違いも押さえる

宅建業法37条の書面（一般に契約書面と呼ばれます）は、契約が成立した後に、遅滞なく交付する書面です。契約の当事者や物件、賃料などの契約の内容を記載します。35条書面は、契約が成立する前に説明する書面なので、交付のタイミングが異なります。

契約前の説明で伝えた内容と、契約後の書面や賃貸借契約書の内容に食い違いがあると、入居後のトラブルにつながります。たとえば、重要事項説明書では敷金の精算の条件を説明していたのに、契約書では別の表現になっている、という状況です。書面ごとに作っても、同じ物件・同じ契約の情報は一つの元データから出す運用が、食い違いを防ぎます。

37条書面の詳細は、37条書面・35条書面の特徴と役割の記事で整理しています。

02 TAKKEN LAW ART.35 宅建業法35条：賃貸の重要事項説明書の記載事項 物件に関する事項・取引条件・その他に分けて確認します

2-1. 記載事項は大きく三つ：物件に関する事項・取引条件・その他

宅建業法35条の重要事項説明書は、記載事項を大きく「取引する宅地・建物に関する事項」「取引条件に関する事項」「その他の重要事項」に分けて整理できます。具体的な項目は条文や国土交通省の案内で確認できるため、書式を作る際は、必ず最新の内容に照らして点検します。

取引する建物に関する事項には、物件の所在や構造などの基本情報、登記された権利の内容、都市計画法や建築基準法などによる法令上の制限があります。賃貸では、台所・浴室・便所などの設備の整備状況、電気・ガス・水道・排水といったライフラインの整備状況も、入居後の暮らしに直結する説明事項です。

取引条件に関する事項には、契約期間と更新に関する事項、定期建物賃貸借である場合はその旨、契約の解除に関する事項、損害賠償額の予定や違約金、敷金などの精算に関する事項があります。その他の重要事項として、災害の危険に関わる情報や、管理の委託先に関する事項も、説明の対象になります。

2-2. 売買との違い：賃貸で記載しない項目・賃貸で特に注意する項目

項目	売買	賃貸
手付金等の保全措置	説明の対象になります	賃貸では原則として対象外です
ローンのあっせん	説明の対象になります	賃貸では原則として対象外です
契約不適合責任の履行に関する措置	説明の対象になります	賃貸では原則として対象外です
台所・浴室・便所などの設備の整備状況	該当しません（建物の貸借のみの項目です）	建物の賃貸で整備状況の説明が求められます
契約期間・更新・定期借家である旨	該当しません	賃貸で説明する中心的な事項です
敷金など終了時に精算する金銭	該当しません	賃貸で説明する中心的な事項です

売買と賃貸の書式を共用している会社では、項目ごとの「該当なし」の扱いを決めておきます。不要な項目を空欄のままにするのか、「該当なし」と明記するのか、あるいは書式を賃貸専用に分けるのかによって、書面の見やすさと誤りの起こりやすさが変わります。

賃貸の仲介と管理を行う会社では、貸主から預かった物件資料の中に、重要事項説明書に記載すべき情報の元データが散らばっています。登記の情報、設備の一覧、管理の委託先、ライフラインの状況、災害に関する情報などです。どの資料から、どの項目を転記するかを一覧にしておくと、担当者によって書き方が変わることを防げます。

2-3. 記載事項チェックリスト：物件の基本情報から契約条件まで

区分	確認する内容	主な元資料
物件の基本情報	所在・建物の構造・部屋番号・面積、登記された権利の内容	登記情報、物件台帳
法令上の制限	都市計画法・建築基準法などによる制限、用途や利用の制限	自治体の案内、調査の記録
設備・インフラ	台所・浴室・便所などの整備状況、電気・ガス・水道・排水の状況	設備一覧、現地の確認記録
契約条件	契約期間・更新・定期借家か否か、解除、違約金、敷金の精算	賃貸借契約書案、募集条件
災害・その他	ハザードマップ上の所在の説明、管理の委託先など	自治体のハザードマップ、管理委託契約

チェックリストは、書面を作る人と、確認する人を分けて使うと効果があります。作成者が自分で見直すだけでは、同じ思い込みで同じ箇所を見落とします。特に1〜3月は、同じ物件でも入居者が入れ替わるため、前回の書面を流用して、更新の条件や設備の状況が現在の内容と違っている、という事故が起こり得ます。

重要事項説明書を作成する際の、元データの鮮度にも注意します。設備の交換やリフォームが行われた後に、物件台帳が更新されていなければ、書面の記載が実際の状況と食い違います。物件の台帳をいつ誰が更新するかのルールが、書面の正確さの土台です。

出典：国土交通省「ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について」（2026年10月30日確認）。

出典：e-Gov法令検索「宅地建物取引業法」第35条（2026年10月30日確認）。

03 MANAGEMENT LAW ART.13 賃貸住宅管理業法13条：管理受託契約の重要事項説明の記載事項 オーナーに説明する11の事項と、迷いやすい論点を整理します

3-1. 登録する管理業者は、契約前に重要事項説明が必要

賃貸住宅管理業法は、賃貸住宅の管理業務を行う管理業者に登録制度を設け、管理受託契約を結ぶ前の重要事項説明を義務づけています。説明は、契約を締結するまでに行います。契約の当日に書面を渡してその場で説明する運用ではなく、オーナーが内容を検討できる時間を考えた段取りが必要です。

オーナーの承諾を得れば、書面の交付に代えて、電磁的方法で提供することもできます。この場合は、書面を交付したものとみなされます。電子化を行う場合は、承諾を得た記録と、提供した内容の保存の方法を決めておきます。

また、法律では、管理業務に関する専門的な知識と経験があると認められる者として国土交通省令で定める者が相手方である場合は、この説明の対象から除かれます。相手方がこれに当たるかどうかは、条文と国土交通省の案内で確認し、判断に迷うときは、一律に省略せず、説明を行う運用が安全です。

3-2. 説明すべき事項のラインナップ（11項目）

番号	説明する事項	実務での確認の観点
1	管理業者の商号・名称、登録年月日、登録番号	登録内容が最新か
2	管理業務の対象となる賃貸住宅	物件の特定に誤りがないか
3	管理業務の内容及び実施方法	実際に行う業務と書面が一致しているか
4	報酬の額、支払の時期及び方法	料金の仕組みを正確に伝えているか
5	報酬に含まれない管理業務の費用で、管理業者が通常必要とするもの	別途の費用がもれなく書かれているか
6	管理業務の一部の再委託に関する事項	外部業者への委託の範囲が明確か
7	責任及び免責に関する事項	免責の範囲が明確に説明されているか
8	委託者への報告に関する事項	報告の頻度・方法・内容が書かれているか
9	契約期間に関する事項	始期・終期・更新の考え方が正確か
10	入居者への管理業務内容の周知に関する事項	周知の方法と時期が決まっているか
11	契約の更新及び解除に関する事項	更新の方法と解除の条件が明確か

上の11項目は、国土交通省の「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方」に示される書式の項目に沿って整理したものです。書式の細かい項目は、改訂されることがあるため、書面を作る前に最新の書式で確認します。

項目ごとに「誰が最終の確認を行うか」を決めておくと、書面の品質が安定します。たとえば、報酬・費用に関する項目は経理や管理の責任者、再委託に関する項目は実際の業務の担当者、責任及び免責に関する項目は経営者や管理者が確認する、といった分担です。

3-3. 迷いやすい論点：業務管理者の氏名・相殺送金・報酬に含まれない費用・報告

業務管理者の氏名は記載するのか。国土交通省の解釈・運用の考え方に示される書式では、第一面に、管理業者の登録情報とあわせて、業務管理者の氏名や連絡先などを記載する欄があります。書式を使う場合は、営業所ごとの業務管理者を確認して、最新の情報を記載します。

家賃等から管理報酬を相殺して送金する場合はどうするか。管理業者が賃借人から受領した家賃等から管理報酬を相殺して、残りをオーナーに送金する場合は、その旨を説明して書面に記載します。送金の時期と方法とあわせて、オーナーが入金の内訳を理解できる書き方にします。

報酬に含まれない費用の書き方。管理報酬に含まれていない管理業務の費用で、管理業者が通常必要とするものは、書面に記載します。共用部の水道光熱費、定期点検の費用、小規模な修繕の費用、空室管理の費用などが例として挙げられています。実際の契約で、どの費用をオーナーの負担とするのかを、具体的に書きます。

委託者への報告。管理業務の実施状況を定期的に報告する旨と、委託者が必要と認めるときに報告を求められる旨を、書面に記載します。報告の頻度や方法（書面・電子メール・システムの画面など）を、実際に行う運用に合わせて書きます。

これらの論点は、LIFULL HOME'S BUSINESSの解説記事でも、重要事項説明書の書式に沿って取り上げられています。公式の条文と書式を確認することが前提です。

出典：LIFULL HOME'S BUSINESS「管理業務の重要事項説明の記載事項」（2026年10月30日確認）。

04 PROCESS 説明が不要になるケースと、説明の進め方・電子化・保管 ルールの例外と、説明の記録の残し方を確認します

4-1. 重要事項説明書が不要になるケース

宅建業法の重要事項説明の義務は、宅地建物取引業者に課されます。したがって、宅地建物取引業者が関与しない、当事者同士の直接の取引（当事者間取引）には、この義務は生じません。不動産取引であっても、誰が取引に関わるかで義務の有無が変わる点に注意します。また、宅建業法の「宅地」「建物」の取引に当たらない契約（動産の賃貸など）は、そもそも宅建業法の対象外です。駐車場などの土地の貸借は、用途地域内の土地かどうかなど個別に確認が必要で、一律に対象外とは言えません。

自分が所有する物件を自ら貸す場合も、原則として、宅建業法上の説明義務は生じません。ただし、実務では、入居者が条件を理解できるよう、重要事項説明書に準じた説明を行う運用が見られます。賃貸管理会社が自社の所有物件を貸す場合の扱いも、会社の方針として決めておきます。

反対に、管理受託契約の重要事項説明は、賃貸住宅管理業の登録を受けた管理業者が、オーナーと管理受託契約を結ぶ場面で問題になります。仲介の取引で説明が要らない場面でも、管理の契約では説明が必要になる場合があります。取引ごとに、どちらの法律の説明が必要かを確認します。

4-2. 説明の進め方：事前送付・当日の説明・質問への対応

説明の当日に、初めて書面を見せる運用では、相手が内容を検討する時間がありません。可能な範囲で、事前に書面を送付し、疑問点を集めておくと、当日の説明が落ち着いて進められます。IT重説（オンラインでの重要事項説明）でも、事前の書類の送付が必要です。

説明の際は、書面の項目を読み上げるだけでなく、相手が判断に迷いそうな点（更新の条件、解約の予告期間、敷金の精算など）を、具体的な場面を交えて説明すると、後からの行き違いを減らせます。質問を受けた内容と、その回答は、記録に残します。

説明を行った日時、説明者、同席者、使用した書面の版、質問と回答を、台帳に記録しておくと、後日、説明の内容を確認する必要が生じた場合に役立ちます。説明の記録を、書面と同じ契約の情報にひも付けて保管します。

出典：国土交通省「ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について」（2026年10月30日確認）。

4-3. 電子化・IT重説と保管のポイント

宅建業法の書面については、国土交通省が、IT重説の実施方法や、重要事項説明書・契約書面の電子化についての案内を公表しています。相手方の承諾を得るなど、要件を満たしたうえで、書面の交付に代えて電磁的方法で提供することが認められています。説明の相手方に、機器の準備や事前の送付の状況を確認し、説明中に映像や音声が途切れたときは、中断して再開の手順を決める運用が示されています。

保管については、契約関連書類の保管で多い悩みは、過去の書面を探すのに時間がかかることです。いざというときにすぐ確認できる保管体制が土台になります。紙の書面は、契約書と一体で長期保管し、契約期間中や契約の終了後の一定期間も、すぐ取り出せる状態にします。電子契約で締結する場合や、IT重説の書面を電子保管する場合は、改ざんされていないこと（真正性）、いつでも確認できること（見読性）、長期に保存できること（保存性）を確保し、アクセスできる人の制限とバックアップも決めます。

保管の期間や、税務上の扱いは、書面の種類ごとに異なります。会社の規程として、どの書面を、どこで、いつまで保管するかを定めてください。税務に関する判断は、顧問の税理士などの専門家に確認します。契約管理の仕組みについては、不動産の契約管理システムの選び方も参考にしてください。

05 LEGAL CHECK 重要事項説明書のミスを防ぐ：作成・確認・説明の型 実務で起きやすい抜けと、確認の分担を整理します

5-1. よくある記載ミスと、起きる原因

これらのミスは、担当者の注意不足だけが原因ではありません。物件の台帳、設備の一覧、契約条件、オーナーとの取り決めが、別々のファイルや担当者の頭の中にあり、書面を作るたびに集め直す運用だと、どこかで食い違いが起きます。

とくに、繁忙期は、同じ担当者が、複数の物件の書面を短時間で次々に作ります。確認のための時間が削られ、チェックリストを見ずに進める場面が増えます。確認の項目を、システムやルールとして仕組みに入れておかなければ、忙しさに応じてミスが増えるのは避けにくい状況です。

5-2. リーガルチェックの分担：作る人・確かめる人・説明する人

役割	主な作業	注意すること
作成する人	元資料から項目を入力し、書面を作ります	前回の書面を流用していないかを確認します
確かめる人	元資料と見比べて照合し、抜けを洗い出します	作成者とは別の人が、チェックリストで確認します
説明する人	宅建士または会社が定めた説明者が、書面を使って説明します	35条の書面は宅建士が説明し、記名します
承認する人	業務管理者や責任者が、最終の内容を確認します	承認の前に、確認した資料を残します

リーガルチェックという言葉は、弁護士が行う法的な点検を指す場合がありますが、日々の書面の確認は、会社の担当者による運用上の点検として行います。法令の解釈に迷う論点、たとえば、特約の有効性や、説明の省略が認められるかどうかの判断は、弁護士や行政の窓口などの専門家に相談します。

書面の点検の結果は、チェックリストの形で記録しておくと、後日の説明にも役立ちます。誰が、いつ、どの資料と照合したのかが残っていれば、書面の内容を確認するときに、元の資料から探し直す必要がありません。

5-3. 保管と更新：書式の改訂・契約の更新時に見直す

書式は、法令の改正や国土交通省の案内の更新に応じて見直します。年に一度、決まった時期（たとえば、繁忙期が終わった4月）に、使用している書式が最新かを点検する運用を決めておくと、更新漏れを防げます。

契約が更新される場合や、管理受託契約の内容が変わる場合は、変更後の内容を確認し、必要に応じて、重要事項の説明をやり直すかどうかを判断します。変更の内容が、オーナーや入居者の判断に影響するものであれば、あらためて説明を行います。この判断は、会社が行います。

06 WORKLOAD 重要事項説明書を作る事務の限界：繁忙期・物件ごとの違い・二重入力 書面の知識があっても、毎回の作成と照合に人手がかかります

6-1. 物件・オーナーごとに違う条件を、毎回集めて入力する負担

重要事項説明書は、項目の数が多く、しかも項目ごとに元の資料が違います。物件の基本情報は物件台帳、設備の状況は設備一覧、契約条件は募集条件や賃貸借契約書案、報酬や費用は管理受託契約の案、といった具合です。担当者は、書面を一つ作るたびに、これらを集めて入力し、元の資料と見比べます。

物件やオーナーごとに条件が違うことが、この作業を難しくします。管理報酬の定め方や、報酬に含まれない費用の範囲、報告の頻度は、オーナーごとに違うことがあります。特約が入る場合は、特約の内容を、書面の該当する項目に反映します。ベテランの担当者は、どの特約をどの項目に書くかを経験で判断しますが、新しい担当者には同じ精度で行えません。

1〜3月の繁忙期は、新規の賃貸借契約の説明と、更新、解約の手続きが重なり、管理受託契約の新規の案件も入ります。書面の作成と照合に使える時間が減る一方で、説明の期日は動かせません。人員の増強を急いでも、書面の読み方を教える時間が足りず、閑散期に人件費が残るという悩みも生まれます。

6-2. 管理システム・ポータル・書類の二重入力と属人化

賃貸管理システム、募集情報を載せるポータルサイト、書類を作成するための書式ファイル、保管のためのフォルダーと、物件の情報は複数の場所に存在します。契約が決まった後に、同じ物件名・契約期間・賃料・設備の情報を、それぞれに入力する運用になっていないでしょうか。連携の機能があっても、連携の対象外の項目は、手で入力することになります。

二重入力が増えると、システム間で情報が食い違います。賃貸管理システムでは設備の情報が更新されているのに、重要事項説明書の書式には古い情報が残っている、といった状況です。どれが正しい情報かを決めていないと、誤りに気づいたときに、修正する先が分かりません。

また、書面の作成が特定の担当者に集中していると、その担当者が休んだときに、業務が止まります。採用が難しい事務員を、さらに教育して補充することも、簡単ではありません。システムを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。次の章で、その仕組みを説明します。

07 AUTOMATE THE WORK AIで書類の下準備と記載事項の照合を自動化する 宅建士の説明と会社の判断は残し、繰り返す事務を仕組みで回します

7-1. 「AIに聞いて早くする」と「毎回の作業を自動で回す」の違い

Claude Code/CodexなどのAIツールの使い方は、二つに分けられます。一つは、担当者が必要な資料を集め、AIに質問したり、文面を作ってもらったりして、結果を自分で入力する使い方です。担当者の作業は早くなりますが、資料集めと入力、照合は担当者の仕事のままです。これが「効率化」です。

もう一つは、物件の情報や契約条件が届いたことを起点に、元の資料から必要な項目を取り出し、重要事項説明書の書式へ入力し、元の資料と照合して、確認が必要な点を一覧にして、承認待ちまで進める使い方です。毎月・毎日の作業をAIが自動で回します。これが「自動化」です。AIツールを使えば自動的にできるわけではなく、物件・オーナーごとの入力ルール、例外の扱い、品質確認を整えた運用が必要です。

AI社員AIKATA（運営は株式会社GENAI）は、事務員がパソコンで行っている業務を、AIと人の二重体制で受託する業務代行（BPO）サービスです。今の管理システムやポータルをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。重要事項説明書の下準備も、物件情報の入力・更新、契約書類の下準備として、受託の対象に含まれます。

これまで事務員がやっていた作業	AIに任せた後の事務処理	会社に残る確認・判断
物件台帳や契約条件から、記載事項を書式へ転記します	物件・取引ごとのルールに沿って入力を進めます	特約や例外の最終確認と承認です
書面を元の資料と見比べて確認します	照合の結果と、確認が必要な箇所を整理します	食い違いの原因の判断です
前回の書面との変更点を探します	変更が生じた項目の一覧を作ります	変更が説明に影響するかの判断です
書類を取りまとめ、保管の場所へ整理します	書類の下準備と、保管の整理を進めます	説明の実施と、説明の記録の確認です
問い合わせへの一次対応をします	一次対応の事務を処理します	個別の条件の約束や、交渉の判断です

7-2. 照合と例外を会社へ戻す型：記載事項の入力から承認待ちまで

たとえば、管理受託契約の重要事項説明書の下準備を考えます。契約の案と管理委託の条件から、管理業者の情報、管理業務の対象の物件、報酬の額、報酬に含まれない費用、再委託の範囲、報告の頻度、契約期間、更新と解除の条件を整理し、書式の項目へ入力し、元の資料と照合します。ここまでは、定型の事務作業として整理できます。

一方で、オーナーごとの特約をどう書面に反映するか、費用の負担の範囲をどのように説明するか、報酬の定めをどう調整するかは、会社が判断します。AIは、「特約が標準の記載と異なるため、確認が必要です」のように、理由を添えて一覧にします。会社が確認する内容がはっきりしていれば、資料を一から探す負担が減ります。

説明そのものや、オーナーとの交渉、契約の内容の決定は、AIが行いません。書面の下準備が進んだことと、説明の準備ができたことは別であり、最終の確認と承認は会社が行います。件数が増えても、この線引きを保てることが、自動化の前提です。

7-3. 宅建業法・賃貸住宅管理業法との線引き

35条書面（重要事項説明書）の説明は、宅地建物取引士が行い、宅地建物取引士証を提示して、書面に記名します。賃貸住宅管理業法の業務管理者による管理・監督、オーナー・入居者との交渉や判断、法的な手続きは、会社が行います。AI社員AIKATAが担うのは、その前の事務作業、すなわち物件情報の入力・更新、書類の下準備、入金消込、問い合わせの一次対応、更新・解約の事務処理などです。

書面に宅建士や業務管理者の氏名が入っていることだけで、必要な確認や説明が終わったことにはなりません。担当する有資格者が内容を確認し、法令に沿った業務を行います。システムでもAIでも、この責任の所在は変わりません。

08 BUILD OR DELEGATE 自分たちで作るか、任せるか：重要事項説明書まわりの事務を誰が回すのか 増員・外注・自作で会社に残る負担を確認します

8-1. 増員・外注・自作では、繁忙期の重要事項説明書まわりの事務は片づかない

4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。重要事項説明書の下準備と記載事項の入力・照合を毎日回す負担を会社から手放したい場合の、四つの進め方を並べます。システムの乗り換えは、第10章の比較で扱います。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①事務員を増やす	入力を分担すれば繁忙期を越えられると期待します	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期の人件費と属人化が残ります	✕
②従来型の外注・BPO	作業を外へ出せば社内が空くと期待します	物件・オーナーごとの条件の説明、例外の確認、差戻しの手直しを会社が回し続けます	✕
③社内でAIを自作する	AIツールがあれば自動で処理できると期待します	ルールの言語化、検証、改修が必要で、作った人しか直せない状態が生まれます	✕
④AI社員AIKATAに任せる	今のシステムのまま事務を手放します	AI社員AIKATAが構築・運用し、人が品質チェックします。会社は最終確認と承認を行います	◎

8-2. ①増員と②外注で残る、教育・説明・手直し

増員の計画では、採用できる時期に加えて、単独で処理できるようになるまでの確認の負担が問題になります。新しい社員が入力した内容を既存の担当者が全件やり直す状態では、繁忙期の負荷が一時的に増えることもあります。書類の読み方や入力の癖が個人の記憶だけに残れば、引継ぎのたびに同じ教育が必要です。

従来型の外注でも、作業の手順を会社が詳しく切り出し、変更のたびに説明し直す運用では、担当者は外注先への指示を管理する仕事を続けます。物件ごとの例外が増えると、確認の往復が滞留するため、件数を増やせば処理が進むとは限りません。

8-3. ③自作は、第二の属人化を会社の中につくる

自作では、物件種別やオーナーごとのルールを文章にし、例外を分類し、処理結果の正しさを確かめる必要があります。画面の表示が変わったとき、書類の雛形が変わったときには、仕組みを確認して更新します。最初に一度動いたことだけでは、その後の業務を任せ続ける根拠になりません。

この保守を担当する社員が限られると、従来の「ベテラン事務員しか分からない」に加えて、「自動化を作った人しか直せない」という第二の属人化が生まれます。エラーのときに何が処理済みかも分からなければ、会社は二重処理を避けるために、元の書類から確認し直すことになります。

09 AIKATA FOR REAL ESTATE AI社員AIKATAが、今のシステムで重要事項説明書まわりの事務を丸ごと受託する AIと人の二重体制で処理し、最終確認と承認は会社が行います

9-1. 業態を問わず、業務単位で任せる範囲を決める

AI社員AIKATA（運営は株式会社GENAI）は、物件情報の入力・更新、募集図面（マイソク）作成の下準備、契約書類の下準備、家賃管理・入金消込、問い合わせメールの一次対応、更新・解約の事務処理などを受託する業務代行（BPO）サービスです。事務員がパソコンで行っている業務を、AIと人の二重体制で丸ごと引き受けます。

賃貸仲介、賃貸管理、売買仲介、分譲など業態を問わず、業務単位で受託の可否を決めます。特定のシステムに限定せず、今の管理システムやポータルサイトをそのまま使い、画面操作を含めて自動化するため、システムの乗り換えは要りません。特定のソフト会社との提携や、あらゆる機能の無条件な利用を意味するものではありません。

9-2. 操作画面から業務を分解し、AIと人で品質を確認する

AI社員AIKATAは、引継ぎの際に事務員の方の操作画面を見ながら業務を分解・整理します。物件種別や取引形態ごとの入力ルールを仕組みに落とし込み、担当者の経験や繁忙度に左右されない処理を進めます。仕組みの構築・運用はAI社員AIKATAが行うため、会社にAIの知識は要りません。

AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認を会社が行います。会社の日々の作業は、原則として入力済みの物件情報や作成済みの書類を確認・承認する形になります。AI社員AIKATAを使う不動産会社では、物件・取引ごとのルールを仕組みに落とし込み、AIの結果を人が品質チェックしてから、会社が最終承認する形で運用しています。

9-3. 繁忙期・個人情報・物理的な工程の扱い

AI社員AIKATAは、繁忙期の1〜3月も、人を採用・教育せずに処理量を増やせる体制です。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。辞めない・休まない・業務が止まらない点も、属人化を避けたい管理会社には要点になります。

個人情報や契約条件については、NDAを結び、入居者・オーナーの情報の受渡しと保管のルールを会社の規程に合わせて決めます。一方、郵送物の受取り、押印、現物の受渡しなど、人が物理的に動く工程は自動化しきれません。宅建士による重要事項説明・契約書面への記名、経営判断や交渉は、会社が行います。

出典：AI社員AIKATA「不動産会社向け業務代行」（2026年10月30日確認）。

10 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 会社が事務の実行と仕組みの維持を手放すという目的で比べます

重要事項説明書の記載事項を整えることは、説明の質と、後からのトラブル防止に役立ちます。そのうえで、管理会社が向き合っている課題が「書面の下準備と照合を回す人が足りない」ことなら、書式を整えるだけでなく、作業を引き受ける体制まで決める必要があります。

次の比較は、手作業のまま続ける方法、システムの追加・乗り換え、AI社員AIKATAに任せる方法を、事務の実行負担という観点で整理したものです。記号は個別製品の性能や法令対応の優劣を採点するものではありません。

比較項目	手作業のまま	システムの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 入力・照合が担当者へ集中します	△ 操作・設定・確認を会社が回します	◎ 採用・教育せずに処理量を増やせます
物件やオーナーごとのルール	✕ 記憶や個別メモに依存します	△ ルールの登録と運用を会社が抱えます	◎ 物件・取引ごとのルールを仕組みに落とし込みます
入居者とオーナーへの対応の速さ	✕ 資料整理と転記が回答前に残ります	△ 操作する人と承認者の進行に左右されます	○ 一次対応や下準備を任せ、会社が判断します
事務員の採用と教育	✕ 業務量に応じて人の確保が必要です	△ 操作教育と運用担当が会社に残ります	◎ 受託事務の構築・運用をAI社員AIKATAが担います
宅建業法の線引き	△ 事務と独占業務を会社が分けます	△ 導入後も会社が役割を設計します	○ 独占業務は受託せず、会社の宅建士が行います

10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続けます。ここで挙げた選択肢のうち、会社が抱え続けずに作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。外注も作業を外へ出す手段ですが、説明と手直しが会社に残る点が違います。ここでいう作業は、受託対象となる日々の事務です。会社は、入居者とオーナーに向き合う判断・交渉、宅建士の専門業務、最終確認と承認に集中します。

11 NEXT ACTION 次の繁忙期を、事務員を増やさずに越える準備を始めませんか 人を増やす・システムを替えると決める前に、任せる業務を整理します

11-1. 無料相談で、どの事務から任せられるかを決める

人を増やす・システムを替えると決める前に、重要事項説明書まわりの事務のどこから任せられるかを確認しませんか。AI社員AIKATAの無料相談は60分、オンラインのGoogle Meetで行います。全国に対応し、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかをその場で整理します。相談による契約の義務はありません。

繰り返している操作、物件やオーナーごとの違い、繁忙期に集中する仕事が分かると、相談を具体的に進められます。受託の可否は業務単位で確認し、会社が承認する内容と、宅建士・管理者が担う仕事を分けます。

事務員を増やす・外注する・AIを自作する・管理システムを替える——どの道を選んでも、入力・書類づくり・入金の照合・問い合わせの一次対応か、それを回す人と仕組みが会社に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの管理システム・ポータルサイトはそのまま、物件や取引ごとのルールも登録して処理し、会社に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

12 FAQ 重要事項説明書の記載事項でよくある質問 制度の要点、既存システム、法令、受託の範囲を確認します

Q. 重要事項説明書の記載事項は、賃貸と売買でどう違いますか？

A. 賃貸では、手付金等の保全措置、ローンのあっせん、契約不適合責任の履行に関する措置など、売買に特有の項目が原則として対象外になります。反対に、台所・浴室・便所などの設備の整備状況、契約期間と更新、定期借家である旨、敷金など終了時に精算する金銭の扱いは、賃貸で中心になる項目です。書式は最新の条文と国土交通省の案内で確認してください。

Q. 宅建業法の重要事項説明書と、賃貸住宅管理業法の重要事項説明書は同じものですか？

A. 別の書面です。宅建業法35条の書面は、賃貸借の入居希望者に対して、宅建士が説明し記名します。賃貸住宅管理業法13条の書面は、管理受託契約を結ぶオーナーに対して、契約の締結までに交付して説明します。相手も根拠となる法律も記載する項目も違うため、書式を分けて管理します。

Q. 管理受託契約の重要事項説明では、どんな事項を説明しますか？

A. 国土交通省の解釈・運用の考え方に示される書式では、管理業者の登録情報、管理業務の対象の賃貸住宅、管理業務の内容と実施方法、報酬の額と支払の時期・方法、報酬に含まれない費用、再委託、責任と免責、委託者への報告、契約期間、入居者への周知、契約の更新と解除などを説明します。最新の書式を確認して使ってください。

Q. 管理受託契約の重要事項説明書に、業務管理者の氏名は記載しますか？

A. 国土交通省の解釈・運用の考え方に示される書式では、管理業者の登録情報とあわせて、業務管理者に関する記載欄が設けられています。書式を使う場合は、営業所ごとの業務管理者の最新の情報を確認して記載します。

Q. 重要事項説明書が不要になるのは、どんな場合ですか？

A. 宅建業法の重要事項説明は、宅地建物取引業者に課される義務のため、宅建業者が関与しない当事者間の取引には生じません。不動産の取引に当たらない契約や、自ら所有する物件を貸す場合も、原則として宅建業法上の説明義務は生じません。管理受託契約では、相手方が省令で定める専門的な知識と経験のある者に当たる場合に、説明の対象から除かれます。判断に迷うときは、省略せず説明を行う運用が安全です。

Q. 重要事項説明書の保管はどうすればよいですか？

A. 紙の場合は契約書と一体で保管し、すぐ取り出せる状態にします。電子で保管する場合は、改ざんを防ぎ（真正性）、いつでも確認でき（見読性）、長期に保存できる（保存性）ように、アクセス制限とバックアップも決めます。保管の期間や税務上の扱いは書面の種類によって異なるため、会社の規程として定め、税務は税理士などの専門家に確認してください。

Q. 宅建業法上、AIに任せて問題ありませんか？

A. AIに任せる事務と、宅建士が行う業務を分ける必要があります。AI社員AIKATAは重要事項説明や35条・37条書面への記名などの独占業務を引き受けません。書類の下準備などの事務を受託し、会社の宅建士が必要な確認と業務を行います。会社の交渉・判断、業務管理者の管理・監督も残ります。

Q. 今の管理システムのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のシステムに限定せず、今の管理システムやポータルを使い、画面操作を含めて事務を自動化します。乗り換えは不要です。受託できる範囲は実際の業務単位で決めるため、無料相談で普段の作業と使用するシステムを整理します。

Q. マニュアルがなく、AIにも詳しくありません。相談できますか？

A. はい。AI社員AIKATAは事務員の方の操作画面を見ながら業務を分解・整理します。マニュアルがなくてもよく、仕組みの構築・運用はAI社員AIKATAが行います。会社にAIの知識は不要です。

Q. 入居者やオーナーの個人情報はどう扱いますか？

A. AI社員AIKATAはNDAを結び、個人情報や契約条件の受渡し・保管のルールを会社の規程に合わせて決めます。会社側も共有範囲や担当者を整理します。委託をしても、会社に必要な安全管理や委託先の監督がなくなるわけではありません。

Q. 無料相談では何を整理でき、契約は必要ですか？

A. 60分のオンライン相談で、業務を棚卸しし、どの業務からどこまで任せられるかを整理します。Google Meetを使い、全国に対応します。相談による契約の義務はありません。

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