【2026年11月最新】賃金台帳の保存期間は何年？原則5年と経過措置の3年・起算日・電子保存を社労士事務所向けに整理

01 ANSWER FIRST 賃金台帳の保存期間は、労働基準法で原則5年、当分の間は3年とされています

賃金台帳の保存期間は、労働基準法第109条により、原則として5年です。ただし、同法の附則（経過措置）により、当分の間は3年とされています。この保存期間は、2020年4月の改正で、従来の3年から5年に延長されたものです。賃金請求権の時効が、従来の2年から5年（当分の間は3年）に延長されたことが背景にあります。

社労士事務所には、「賃金台帳は何年保存すればよいか」「3年で捨ててよいか」「源泉徴収簿を兼ねている場合はどうか」「電子データでの保存で足りるか」という相談が届きます。起算日の数え方や、法定三帳簿ごとの保存期間の違い、電子保存の要件を取り違えると、保存期間を満たしていない状態に気づかないままになります。

本記事では、所長・管理者・職員の方に向けて、賃金台帳の保存期間と起算日、法定三帳簿の保存期間、記載事項、電子データでの保存、違反時の罰則とリスク、廃棄の手順、他の書類との整合性を整理します。後半では、顧問先ごとの台帳の保存状況の確認や、更新の事務作業を、AI社員AIKATAに任せる分担を説明します。条文は、e-Gov法令検索で確かめられる範囲を、出典を添えて書いています。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」第108条・第109条・附則第143条（2026年11月確認）。

02 OFFICE PRACTICE 保存期間・起算日・記載事項・電子保存・罰則を、事務所の確認順に整理します

2-1. 賃金台帳とは：賃金や労働時間が記載された書類です

賃金台帳は、会社が労働者に賃金を支払った事実を、各人別に記録する書類です。作成と保存は、企業の義務です。労働基準監督署の調査では、最初に提出を求められる書類の一つで、未払い残業代などの確認の根拠にもなります。

賃金台帳と給与明細は、別の書類です。給与明細は、労働者に交付して、その月の支給と控除の内容を知らせるものです。賃金台帳は、会社が、法令に基づいて、事業場に備え付けて保存する帳簿です。内容は重なる部分が多いものの、記載すべき項目や、保存の義務、提出の相手が異なります。給与ソフトから出力する給与明細のデータを、賃金台帳として使うことはできますが、法定の項目を満たしているかを、確認する必要があります。

2-2. 賃金台帳の記載事項と書き方：記入例の考え方です

賃金台帳の記載事項は、労働基準法施行規則に定められています。主な項目は、氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数、基本給や手当などの賃金の種類ごとの額、控除した項目と額です。日雇労働者を除き、これらを、賃金を支払うごとに、遅滞なく記入します。

記入例の考え方は、給与計算の結果を、そのまま転記するのではなく、必須項目がそろっているかを確認することです。たとえば、時間外労働の時間数が空欄の月がないか、手当の種類が明細と一致しているか、控除の内訳が記載されているかを、確認します。管理職など、時間外の割増賃金の対象でない労働者についても、労働時間の把握の観点から、記載する運用が望ましい場合があります。

記載事項は、書き方の様式が決まっているわけではありません。社内の給与システムが出力する様式で、法定の項目を満たしていれば、足ります。顧問先から、台帳の様式の相談を受けたときは、項目の一覧と、実際の出力を、照らし合わせます。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」第54条（賃金台帳の記載事項）（2026年11月確認）。

2-3. 賃金台帳の保存期間は原則5年：法改正と経過措置の3年です

労働基準法第109条は、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類を、5年間保存しなければならないと定めています。この5年は、2020年4月の改正で、従来の3年から延長されました。賃金請求権の時効が、従来の2年から5年（当分の間は3年）に延長されたことにあわせた改正です。

ただし、労働基準法の附則には、当分の間、この保存期間を3年とする経過措置が置かれています。そのため、当分の間は、3年の保存でも、法令の違反にはなりません。経過措置がいつまで続くかは、法令の改正の動向によるため、最新の条文と厚生労働省の公表資料で確認します。

実務では、5年の保存を勧める案内が増えています。賃金請求権の時効が、当分の間3年ですが、将来、5年になることを見据えた運用や、後日の紛争への備えとして、5年間の保存を選ぶ会社もあります。顧問先には、法令上の最低ラインと、事務所が勧める保存の期間を、分けて案内します。

区分	本則	経過措置（当分の間）	実務の案内
賃金台帳の保存期間	5年	3年	最低ラインは3年。5年での保存を勧める案内も多い。
賃金請求権の時効	5年	3年	時効と保存期間をあわせて管理する。

2-4. 賃金台帳の保存期間の起算日：最後の記入日から数えます

賃金台帳の保存期間の起算日は、労働基準法施行規則に定められています。賃金台帳については、最後の記入をした日が起算日になります。賃金台帳は、賃金を支払うたびに記入するため、最後の記入日が、台帳を使い終えた日です。

たとえば、1冊の台帳に、1年分を記入している場合は、最後の月の記入をした日から数えます。年度ごとに台帳を分けて作成している場合は、その年度の最後の月が基準になります。退職した労働者の賃金台帳も、最後の賃金を支払った日が起点です。

電子データで管理している場合でも、考え方は同じです。月次のデータをまとめて、年度ごとに保存している場合は、その年度の最後の記入をした日から、保存期間を数えます。保存期間の満了日を、台帳に記録しておくと、廃棄の判断が楽になります。

2-5. 法定三帳簿の保存期間：労働者名簿・出勤簿と、源泉徴収簿を兼ねる場合です

労働者名簿は、労働基準法第107条に基づいて作成し、労働者の退職、解雇、または死亡の日から、5年間（経過措置で当分の間3年）保存します。賃金台帳と起算日が異なる点に注意します。賃金台帳は、最後の記入日などで、労働者名簿は、退職などの日で、数えます。

出勤簿（労働時間の記録）は、タイムカードや勤怠システムの記録など、労働時間を確認できる記録が該当します。保存期間は、その記録の完結の日から、5年間（経過措置で当分の間3年）です。1日の出退勤の記録は、勤務した日の翌日から数えるという整理もありますが、運用は、厚生労働省の公表資料で確認します。

賃金台帳と源泉徴収簿を兼ねる様式を使う場合は、保存期間が長くなる可能性があります。源泉徴収簿は、所得税法などに基づく国税関係の書類で、7年間の保存が必要とされる場合があります。台帳を兼ねる様式の場合は、長い期間に合わせて保存します。国税の保存の要件は、国税庁の案内や、顧問の税理士に確認します。

出典：国税庁（源泉徴収簿などの保存の案内）（2026年11月確認）。

書類	根拠	保存期間（本則）	起算日の考え方
賃金台帳	労働基準法第108条・第109条	5年（経過措置で当分の間3年）	最後の記入をした日
労働者名簿	労働基準法第107条・第109条	5年（経過措置で当分の間3年）	退職・解雇・死亡の日
出勤簿など労働時間の記録	労働基準法第109条	5年（経過措置で当分の間3年）	記録の完結の日
源泉徴収簿を兼ねる台帳	国税関係の定め	7年とされる場合がある	国税庁の案内で確認

2-6. 賃金台帳を保存していなかった場合の罰則とリスクです

賃金台帳の作成や保存の義務に違反した場合は、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が定められています。実際には、労働基準監督署の調査で、まず是正の勧告や指導が行われることが一般的です。勧告に従って、台帳を作成して保存するなど、是正することが求められます。

罰則以外にも、リスクがあります。第一に、社会的信用の低下です。法令違反が明らかになると、取引先や従業員からの信頼に影響します。第二に、助成金の手続きや雇用保険の申請の遅れです。賃金台帳は、各種の手続きの根拠資料として求められるため、保存していないと、申請が滞ることがあります。

第三に、未払い賃金の請求への対応が難しくなることです。賃金請求権の時効の期間内に、従業員から請求があったとき、台帳がなければ、会社として事実を示せません。賃金台帳は、会社を守る記録でもあります。

2-7. 賃金台帳の保存方法：電子データ・事業所ごと・社内ルールです

賃金台帳の保存の方法に、法律上の明確な様式の決まりはありません。紙でも、電子データでも保存できます。電子データで保存する場合は、労働基準法施行規則に、必要に応じて、画面に表示したり、書面に出力できるようにしておくことなどの要件が定められています。要件の詳細は、条文で確認します。

事業場ごとに、賃金台帳を備え付ける義務があります。本社で一括して管理している会社でも、各事業場の分について、事業場で確認できる状態にしておく必要があります。電子データであれば、権限に応じて、事業場から閲覧できる仕組みにします。

取扱いの社内ルールを整備することも重要です。誰が作成し、誰が確認し、どこに保存し、いつまで保存し、誰が廃棄するのかを、規程にします。担当者が替わっても、ルールが残る形にしておきます。顧問先には、保存場所の一覧と、アクセス権限の整理を、あわせて案内します。

2-8. 賃金台帳を保存する際の注意点：データ消失と必須項目の記載漏れです

データ消失は、電子保存で最も注意する点です。パソコンの故障、誤って削除した場合、給与ソフトの契約の終了、サービスの終了などで、保存期間の途中でデータが失われることがあります。定期的なバックアップ、保存場所の複製、給与ソフトを変更するときのデータの移行を、手順に入れておきます。

必須項目の記載漏れも、保存の以前の問題です。労働時間数や、時間外労働の時間数が記載されていない台帳は、法定の様式を満たしません。月次の給与計算のあとに、必須項目を確認する工程を置き、年に一度、台帳の項目を点検する運用が考えられます。

手書きから電子データへ移行するときの対応も、確認します。紙の台帳を、電子化して保存する場合は、読み取りの品質と、保存の方法を、確認します。紙の原本をいつ廃棄するかは、電子データが法定の要件を満たしていることを確認してから、決めます。

2-9. グループ企業・多拠点展開企業における賃金台帳の一元管理です

拠点ごとにバラバラな管理をしていると、様式や保存の期間が揃わず、保存期間を過ぎた台帳が混在したり、必要な台帳が見つからなかったりします。担当者が替わったときの引き継ぎも難しくなります。

一元管理を実現するポイントは、保存のルールを本社で定め、様式と保存場所をそろえることです。電子データであれば、拠点を横断して検索できる仕組みにします。一元管理をしても、労働基準法が求める、事業場ごとの備え付けの要件は満たす必要があります。各事業場で閲覧できる権限を設定します。

グループ企業で、会社ごとに法人が異なる場合は、法人ごとに、台帳を備え付けます。同じグループでも、賃金を支払う法人が異なれば、台帳も別です。顧問先の組織図と、賃金を支払う法人の対応を、台帳の一覧に記載しておきます。

2-10. 賃金台帳の保存期間満了後の廃棄方法と、保管を継続する場合の注意点です

保存期間が満了した賃金台帳は、廃棄できます。紙の台帳は、シュレッダーや溶解処理など、内容が復元できない方法で廃棄します。電子データは、保存場所から確実に削除し、バックアップにも残っていないことを確認します。賃金台帳には、氏名、賃金額などの個人情報が含まれるため、廃棄のリスクとして、情報の漏えいに注意します。

保存期間を過ぎた台帳を、そのまま保管しておくことは、違法ではありません。法律が求めるのは、最低限の保存期間であり、それ以上の期間を保管しても、問題はありません。ただし、長く保管するほど、個人情報の漏えいのリスクや、管理の負担が増えます。保管を継続する場合は、保管の目的と期間、アクセスの権限を、規程に定めます。

廃棄の記録も残します。いつ、どの台帳を、誰が、どの方法で廃棄したかを、台帳に記録します。後日、保存期間の満了前に廃棄したのではないかと疑われたときの説明材料になります。

2-11. 賃金台帳と他の労務書類との整合性：出勤簿・労働契約書・就業規則・労働者名簿です

賃金台帳と出勤簿は、労働時間の記載が一致している必要があります。出勤簿の時間と、台帳の時間外労働の時間数が違えば、割増賃金の計算の根拠が揺らぎます。月次で、突き合わせを行う運用を、手順に入れます。

賃金台帳と、労働契約書や就業規則は、賃金の種類や、計算の方法が一致している必要があります。契約書にない手当が台帳に記載されていたり、就業規則と異なる計算が行われていたりすると、トラブルの原因になります。賃金台帳と労働者名簿の氏名、入退社の日付も、一致させます。人事評価の結果が賃金に反映される場合は、評価と賃金の記録の関連を、確認できるようにします。

書類同士の整合性は、一つずつ手作業で確認すると、時間がかかります。顧問先が増えるほど、確認の量が膨らみます。次の章では、この確認と更新の負担を整理します。

2-12. 賃金台帳を安全・適切に保存する：紙媒体の廃棄方法と電子データの削除方法、廃棄時のリスク

紙媒体の賃金台帳を廃棄する方法は、シュレッダーや溶解処理など、内容が復元できない方法を選びます。電子データとして保存していた場合の削除方法は、保存場所とバックアップの双方から消し、復元できない状態を確認します。廃棄時に注意すべきリスクは、個人情報の漏えいと、保存期間の満了前の誤廃棄です。

法改正による経過措置中は3年でもOKとされていますが、廃棄の判断は、満了日の記録を見て行います。法定三帳簿管理のガイドブックのような社内の手順書を整え、保存、閲覧、廃棄の担当を決めておくと、意図せぬ違反を防げます。給与計算がよくわかるガイドを顧問先に配る場合も、保存の項目を入れておくと役立ちます。整合性管理の観点では、台帳と他の労務書類を年に一度点検します。

03 BOTTLENECK 顧問先ごとの賃金台帳の保存状況の確認と更新を、職員の手作業だけで回す限界です

3-1. 顧問先の数だけ、保存期間・起算日・保存場所・整合性の確認が増えます

顧問先が増えると、法定三帳簿の保存期間、起算日、満了日、保存の方法（紙・電子）、保存場所、バックアップの状況が、会社の数だけ異なります。給与ソフトを変更した顧問先では、過去の台帳の移行の状況も、確認する必要があります。

算定基礎届や年度更新、年末調整の繁忙期には、台帳の確認が後回しになりがちです。保存期間の満了日に気づかず、廃棄が遅れたり、反対に、期間内の台帳を誤って廃棄したりする事故が起こり得ます。確認を職員の記憶と個人のメモに頼る運用では、担当が替わったときに、台帳の管理が途切れます。

出勤簿、労働契約書、就業規則、労働者名簿との突き合わせも、顧問先ごとに必要です。資料を回収し、台帳に転記し、食い違いを抽出し、催促する作業は、件数が増えるほど、事務所の負担になります。

3-2. ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります

保存期間の助言、賃金台帳の様式の確認、就業規則との整合の判断、行政の調査への対応は、先生方が担う業務です。一方、顧問先ごとの保存状況の台帳の更新、満了日の管理、資料の回収と催促、突き合わせの下準備は、手順として整理できる事務作業です。

AI社員AIKATAは、今の事務所のシステムをそのまま使い、職員がパソコンで行っている事務作業を、AIと人の二重体制で受託します。ソフトの乗り換えを求める前に、台帳の保存状況の確認と更新のどこから任せられるかを整理する道があります。

04 AUTOMATION AI社員AIKATAが事務作業を回し、先生方が判断と承認を担います

4-1. AIに聞く効率化と、毎月の作業を回す自動化は違います

Claude Code/CodexなどのAIツールに、賃金台帳の保存状況の確認・満了日の台帳管理・他の書類との突き合わせの下準備の式や確認項目の案を聞くことは効率化です。ただ、職員がその都度質問し、資料を選び、結果を転記する運用では、毎月の作業を起動する人が必要です。制度の説明をAIから得る場合も、法令や公的資料に照らして先生方が内容を確認します。

自動化で目指すのは、毎月発生する資料の回収・集計・入力・チェックを、一連の工程として回すことです。AI社員AIKATAはこの事務作業を受託し、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを登録して処理します。顧問先ごとの保存期間、起算日、満了日、保存場所、バックアップの状況を台帳で管理し、満了日が近づいたときや、書類の食い違いが見つかったときに、確認用の一覧と案内の下書きを整える流れを、一連の工程として処理します。仕組みの構築と運用は、事務所が自ら持ち続ける必要がありません。

次の図は、AI社員AIKATAが受託する事務作業と、事務所が保持する業務の分担を示します。個別の判断事項は、事務所が確認したルールを前提にします。法定の申請書や帳簿書類の作成、行政機関への提出手続きを、AI社員AIKATAが代行する図ではありません。

これまで職員が行っていた事務作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残す役割
顧問先ごとの保存期間と満了日を、表で確認します。	登録した顧問先ごとのルールに沿って、確認の下準備を行います。	保存期間の判断と助言を行います。
台帳と出勤簿・名簿の食い違いを、目で突き合わせます。	今のソフトを使い、画面操作を含めて集計・入力・突き合わせの下準備を進めます。	食い違いの内容を確認し、対応を決めます。
保存状況の資料を回収し、不足を催促します。	資料の回収や一次対応、案内の下書きまで受託します。	案内の内容を確認し、送付を承認します。
出来上がった集計を見直します。	AIの処理結果を人が品質チェックします。	業務を受任する事務所として最終確認・承認します。
法定の書類作成や行政機関への手続きを行います。	前段階の資料整理・下準備を担います。	1号・2号業務そのものは先生方が行います。

4-2. 社労士法の線引きは、承認ボタンだけで済ませないことです

社労士法上の1号業務に関わる申請書等の作成・行政機関への提出手続きの代行、2号業務に関わる労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算、勤怠集計、必要書類の下準備、顧問先への資料回収や一次対応など、その前の事務作業です。

今回のテーマでは、賃金台帳そのものの作成、労働基準監督署への対応、保存期間の判断は、先生方の業務として、AI社員AIKATAの受託対象と明確に分けます。受託するのは、台帳の整理、満了日の管理の下準備、資料の回収と一次対応、突き合わせの下準備までです。

日々の定型的な受託業務では、事務所の作業は原則として計算済みの給与データや作成済みの帳票の最終確認・承認です。ただし、独占業務の実施、顧問先のルール変更に伴う判断、例外的な法的検討までなくなるという意味ではありません。専門業務を保持しながら、その前の集計や転記を手放す分担です。

出典：全国社会保険労務士会連合会「社労士についてのよくある質問」独占業務の説明（2026年11月確認）。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較する目的は、賃金台帳の保存状況の確認・満了日の管理・書類の突き合わせを回す人・仕組みの管理まで、事務所が抱え続けずに済むかどうかです。特定の会社やソフトの品質を評価する比較ではありません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	担当者が増えれば処理できます。	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期にも人件費と管理が残ります。	✕
②従来型の外注・BPOを使います。	入力工程を外へ出せます。	工程だけの委託では、例外の説明・受渡し・手直しを事務所が持ち続けます。	✕
③事務所でAIを自作します。	繰り返す作業を自動化できます。	ルールの言語化・検証・改修を行う人と仕組みが事務所に残ります。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます。	事務所は専門業務と最終確認・承認を担う分担にします。	◎

5-1. 増員と工程単位の外注は、説明する仕事が残ります

増員では、新しい職員に法令と顧問先固有の扱いを覚えてもらう時間が必要です。前任者の表を渡すだけでは、なぜその取扱いを使っているかが伝わりません。顧問先ごとの保存場所の違い、給与ソフト変更時のデータ移行、拠点ごとの運用の例外は、担当者の頭の中にあることが多く、引き継ぎの資料にも残りにくい部分です。繁忙期に処理を増やすための採用が、新人の確認と教育を担当する熟練職員の仕事を増やす構造になります。

従来型の工程単位の外注では、資料を整える、例外を説明する、返ってきた結果を確認する、手直しを依頼する仕事が事務所に残ります。入力先と集計元が違い、顧問先のルール変更のたびに仕様を伝え直すなら、外へ出した工程の周囲を事務所がつなぐ状態です。委託件数が増えても、この負担がなくなるわけではありません。

5-2. AIの自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生みます

Claude Code/Codexなどを使う場合も、顧問先の締め日、手当、勤怠区分、資料の置き方を言語化する必要があります。法的判断が必要な取扱いと、機械的に処理する条件を区別しなければ、誤った前提をそのまま繰り返す仕組みになります。給与計算の担当者が、その検証と改修まで兼務すると別の管理業務を抱えます。

通常のケースだけでなく、契約変更、申請の取消し、資料不足、退職などの場面を想定して検証します。担当者が異動したときに、処理の根拠と直し方を説明できる状態でなければ、表計算の属人化がAIの仕組みの属人化へ移るだけです。事務所の悩みが「入力する人が足りない」から「直せる人がいない」へ変わります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します

6-1. 勤怠集計から給与計算、資料回収までをAIと人で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。法定の申請書や帳簿書類の作成・提出代行は受託範囲から外し、先生方が行います。

賃金台帳の保存管理を入口に考えるなら、まず顧問先ごとの保存期間・満了日・保存場所の台帳と、書類同士の突き合わせの流れを棚卸しします。どの整理と記録の更新を任せ、どの判断と提出を事務所が行うかを明らかにすることで、満了日ごとの確認を、一人の職員の注意力に頼らず、他の月次作業とつなげて分担を整理できます。具体的な受託範囲は無料相談で確認します。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定しません。いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要がないため、事務所の改善のために、顧問先側の運用を一斉に入れ替えることを前提にしなくて済みます。

6-2. 個別ルールを残し、人が品質チェックしてから事務所へ戻します

AI社員AIKATAは、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。職員の記憶の中にある取扱いを、その職員が休んだときにも残る形にする考え方です。AIの処理結果は人が品質チェックし、最終確認と承認は事務所が行います。判断の責任と事務処理の担当を混同しません。

日々の受託した定型事務では、事務所の作業は原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、社労士法の独占業務に当たる帳簿書類の作成をAI社員AIKATAへ移す意味ではありません。先生方の法定業務は保持し、そのための基礎資料を整える事務を任せます。

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。相談時には、事務所で定めている保存先や受渡し方法を確認し、委託する資料の範囲を整理します。

6-3. 繁忙期の処理量を増やすために、採用と教育を重ねる必要がありません

AI社員AIKATAは、仕組みの構築と運用を行います。事務所にAIの知識は要りません。繁忙期にも人を採用・教育せずに処理量を増やせるため、事務作業のための増員と教育を繰り返す運営から切り替えられます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。

無料相談は60分のオンラインで、Google Meetを使い全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はありません。所長だけで作業の細部を思い出そうとするより、実際に回収・入力・確認をしている職員の方の状況を整理すると、対象業務を具体化しやすくなります。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです

賃金台帳の保存状況の確認と、満了日の台帳づくりを正しく運用するには、事務所の専門性が欠かせません。その専門性を資料探しや転記に使い続けないために、ここでは「事務作業を回す負担を手放す」という目的で3つの道を比較します。記号はこの目的に対する整理であり、製品の性能や法的適合性の優劣を表すものではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の回収・入力・照合が増えます。	△ ソフト間の準備や確認を事務所が担います。	◎ 採用・教育をせずに受託事務の処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶と個別のメモに残ります。	△ 設定と更新を事務所が管理します。	◎ 個別ルールを登録し、担当者が変わっても残ります。
顧問先への負担	△ 不足資料の照会が繰り返されます。	△ 新しい操作や受渡しの調整が必要です。	◎ 顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 処理を増やす人の確保を抱えます。	△ 運用する職員の教育が残ります。	◎ 構築・運用を任せ、AIの知識は不要です。
社労士法の線引き	○ 先生方が専門業務を行います。	○ 先生方が専門業務を行います。	◎ 前段階の事務を受託し、1号・2号業務は先生方が行います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放す対象は、委託する集計・入力などの事務作業です。法的判断、独占業務、最終確認・承認は先生方が担います。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 賃金台帳の保存状況の確認と更新から、どの作業を任せられるか決めます

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの社労士事務所向け無料相談で、毎月繰り返す作業を棚卸ししてください。「顧問先ごとの保存期間と満了日の管理が追いつかない」「書類の突き合わせが手作業になっている」「繁忙期に台帳の確認が後回しになる」といった工程から、どの作業を任せられるかを具体的に整理します。

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よくある質問

Q. 賃金台帳の保存期間は、何年ですか？

A. 労働基準法第109条により、原則5年です。ただし、同法の附則の経過措置により、当分の間は3年とされています。最新の条文と、厚生労働省の公表資料で確認します。

Q. 賃金台帳の保存期間は、いつから数えますか？

A. 賃金台帳については、最後の記入をした日から数えます。労働者名簿は、退職・解雇・死亡の日から数えます。

Q. 賃金台帳、労働者名簿、出勤簿の保存期間は同じですか？

A. いずれも、労働基準法第109条で、原則5年（経過措置で当分の間3年）です。ただし、起算日が異なる点に注意します。賃金台帳と源泉徴収簿を兼ねる様式の場合は、国税関係の定めで、長い期間の保存が必要になることがあります。

Q. 賃金台帳は、電子データで保存してもよいですか？

A. 保存できます。労働基準法施行規則に定められた要件（必要に応じて画面表示や書面への出力ができることなど）を満たす必要があります。データ消失に備えて、バックアップも取ります。

Q. 賃金台帳を保存していなかった場合、罰則はありますか？

A. 労働基準法第120条に、30万円以下の罰金が定められています。実際には、労働基準監督署の是正の勧告や指導が先に行われることが一般的です。助成金や雇用保険の手続きの遅れなど、実務上のリスクもあります。

Q. 保存期間を過ぎた賃金台帳は、廃棄しなければなりませんか？

A. 廃棄の義務はありません。保存期間を過ぎた台帳を保管し続けても、違法ではありません。ただし、個人情報の管理のリスクが続くため、保管の目的と期間、アクセスの権限を、規程に定めます。

Q. 賃金台帳と給与明細は、同じものですか？

A. 別の書類です。給与明細は、労働者に交付して、その月の支給・控除の内容を知らせるものです。賃金台帳は、法令に基づいて、事業場ごとに備え付けて保存する帳簿です。給与ソフトの出力を台帳として使う場合は、法定の項目を満たしているかを確認します。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の線引きが前提です。AI社員AIKATAは、給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備などを担い、1号・2号業務である申請書等や法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は引き受けません。最終確認・承認は先生方が行います。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、今の給与ソフト・勤怠システムを使って画面操作を含めて自動化します。顧問先へソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの資料回収・集計・入力から任せられるかは、無料相談で実際の業務を確認して整理します。

Q. 事務所にAIの知識がなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を行うため、事務所にAIの知識は要りません。無料相談は60分のオンラインで全国に対応します。業務の棚卸しと受託範囲を整理し、契約の義務はありません。

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