【2026年11月最新】源泉徴収簿の書き方｜毎月の記入から年末調整の計算まで、社労士事務所が顧問先分をAIで自動化する方法

「顧問先の年末調整を、源泉徴収簿で確認しながら進めているけれど、毎月の記入が追いつかない」——年末が近づくと、顧問先ごとに源泉徴収簿の記入状況がばらばらで、集計と照合に時間を取られる社労士事務所は少なくありません。

結論から言うと、源泉徴収簿は従業員1人につき1枚、毎月の給与・賞与を記入し、年末に年末調整の計算まで行う帳簿です。法令上の作成義務はなく、税務署に提出する必要もありませんが、年末調整の根拠として使った場合は7年間の保存が必要になります（出典: 国税庁「A2-2 給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿の作成」ほか）。

この記事では、源泉徴収簿の役割と書き方を、国税庁の様式にそって「毎月の記入」と「年末調整の計算」に分けて整理します。後半では、顧問先が増えるほど重くなる記入・集計・照合の作業を、AI社員AIKATAに任せる方法を、社労士法の線引きとあわせて解説します。

01 BASICS 源泉徴収簿とは？役割と、源泉徴収票・賃金台帳との違い 似た名前の3つの書類を、目的・義務・保存期間で見分ける

源泉徴収簿は、最終的に「給与所得の源泉徴収票」を作るための元になる帳簿です。毎月の給与から天引きした所得税を1年分たどれるようにしておき、年末調整のときに「1年間で本来納めるべき税額」と「すでに毎月納めた税額」を比べて、差額を精算します。

1-1. 源泉徴収簿・源泉徴収票・賃金台帳の違い

	源泉徴収簿	源泉徴収票	賃金台帳
役割	年末調整の計算過程を残す帳簿（事業者の内部資料）	1年分の給与と源泉徴収税額を証明する書類	賃金の支払状況を記録する帳簿
根拠	法令上の作成義務はない（様式も自由）	所得税法にもとづく法定調書	労働基準法にもとづく法定三帳簿の1つ
提出・交付	税務署への提出は不要	本人へ交付（要件により税務署へも提出）	労働基準監督署の調査時などに提示
保存	年末調整の根拠にした場合は7年間	（別途、法定の保存・提出ルールあり）	労働基準法で定める期間（原則5年、当分の間は3年）

名前が似ているため、顧問先から「源泉徴収簿を税務署に出すのですか」「賃金台帳があるから源泉徴収簿は要りませんか」と聞かれることがあります。簿は事業者の内部の帳簿、票は本人と税務署に出す証明書、台帳は労働基準法の帳簿——この3つの切り分けを、まず顧問先に説明できるようにしておくことが出発点です。源泉徴収票の交付期限や提出基準は、源泉徴収票の書き方・交付期限の記事で整理しています。

1-2. 賃金台帳との違いを、記載項目で確認する

賃金台帳には、労働基準法の定めにより氏名・性別・賃金計算期間・労働日数・労働時間数・時間外／休日／深夜の労働時間数・賃金の種類ごとの額・控除の種類と額などを記載する必要があります。一方、源泉徴収簿は、年末調整の計算に必要な項目（総支給額、社会保険料等の控除額、控除後の給与等の金額、算出された税額、扶養親族等の数など）が中心で、労働時間の記載欄はありません。

給与計算ソフトを使っている顧問先なら、賃金台帳と源泉徴収簿は同じ給与データから出力されることがほとんどです。ただし、賃金台帳の保存は労働基準法、源泉徴収簿の保存は国税の取扱いと、根拠が別なので、保存期間の説明も分けて伝える必要があります。

1-3. 源泉徴収簿の意義・法的根拠・作成義務者

意義は、年末調整の計算過程を1人ずつ残し、源泉徴収票の元データにすることです。法的根拠という点では、源泉徴収簿そのものを作れと定める条文はなく、年末調整を行う義務（給与の支払者が行う源泉徴収と年末調整）の中で、国税庁が様式を示している位置づけです。作成義務者と呼べるのは、給与の支払者である顧問先で、事務所が給与計算を受託している場合は、その作業を代わって行う立場になります。作成時期は、給与や賞与を支払うたびの記入と、年末調整の時期の計算です。

なお、源泉徴収簿を残す必要性は、年末調整の根拠書類として税務署から確認を受けたときに、計算過程を説明できる点にあります。保存義務（根拠にした場合は7年）と保管期間の管理は、顧問先ごとに差が出やすい部分です。

02 RULES 作成義務・作成する人・提出先・保存期間 「作らなくてもよい」と「作ったら守る」を分けて理解する

2-1. 作成義務はないが、年末調整の根拠にするなら実質必須

源泉徴収簿には、法令による作成義務がありません。ただし、年末調整は毎月の給与・賞与と源泉徴収税額の積み上げから計算する手続きなので、何らかの形で「1年分の記録」を残さなければ計算ができません。国税庁の様式は、その記録を無理なく残せるように作られており、実務では国税庁の様式、またはそれに相当する給与ソフトの出力を使うのが一般的です。

2-2. 作成する時期：毎月の記入と、年末の計算

作成の時期は2つに分かれます。毎月の給与・賞与を支払うたびの記入と、年末調整のときの計算です。年末にまとめて1年分を埋めようとすると、記入ミスや転記漏れが増えるため、毎月の記入を後回しにしない運用が基本になります。

03 PREPARATION 記入の前に揃えておくもの 従業員の基本情報・最新の税額表・控除関係の書類

3-1. 従業員の基本情報

源泉徴収簿の最上部には、所属・職名・住所・氏名・整理番号を記入します。整理番号は、確定申告をした従業員に税務署が付ける番号で、記入がなくても問題ありませんが、あとで確認するときの目安になります。

もう1つ重要なのが、甲欄・乙欄の区分です。「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出している従業員は甲欄、提出していない従業員は乙欄の税額表を使います。年の途中で入社した従業員や、他社でも給与を受けている従業員は、この区分が顧問先の事情で変わるため、記入前に必ず確認します。

3-2. 最新の源泉徴収税額表

毎月の税額は、国税庁が公開する「給与所得の源泉徴収税額表（月額表）」で求めます。社会保険料等を差し引いた後の給与等の金額と、扶養親族等の数から、甲欄の該当する税額を読み取ります。税額表は年ごと（令和8年分など）に公開されるため、その年の分を使っているかを確認します。数字そのものは、記事に転記せず、必ず国税庁の最新ページで確認してください。

3-3. 控除関係の書類

年末調整の段階では、従業員から提出された申告書の内容を源泉徴収簿へ転記します。主な書類は次のとおりです。

様式や記入欄は年によって改正されます。たとえば令和6年分の源泉徴収簿は、定額減税の計算に対応した様式でした。事務所が顧問先に案内するときは、その年分の国税庁の様式と記入の手引きを前提にすると、古い様式の使い回しによる誤りを防げます。

3-4. フォーマットの選び方と、申告書用紙の配布・収集

フォーマットは、国税庁の様式（毎年分のPDF）を使うのが基本です。これに加えて、国税庁が公開している年末調整計算用のExcelシートを使う顧問先もあります。ただし、手入力が前提になるため、数式やマクロの不具合には注意が必要です。

従業員への申告書用紙の配布と収集は、紙で行うと年末に作業が集中します。年末調整のペーパーレス化（電子化）を進める顧問先では、従業員が画面から申告し、事業者が内容を確認してデータで受け取れるため、転記が減ります。こうしたクラウドツールを使う場合でも、源泉徴収簿に相当する計算の根拠は残す必要があります。また、毎年の税制改正（控除の見直しなど）で様式や欄が変わるため、その年分の国税庁の資料で確認します。

04 MONTHLY ENTRY 源泉徴収簿の書き方①：毎月の給与・賞与の記入 国税庁の様式にそって、支給のたびに積み上げる

国税庁の源泉徴収簿は、毎月記入する欄と年末調整で使う欄に分かれています。まず、毎月の記入から順に見ていきます。

以上が源泉徴収簿の基本的な作成手順（作成方法）です。賞与情報は、給与と同じ考え方で記入しますが、支給の頻度が少ないぶん、記入漏れが起きやすい点に注意してください。対象者の基本情報、扶養家族の有無、毎月の「給与欄」と「賞与欄」の金額は、いずれも後で「年末調整欄」へ転記する元データになります。また、毎月の給与・手当等及び賞与等の欄は、年末調整で使用する数字の土台です。年末に慌てないよう、計画的に毎月記入しておくことが大切です。

4-1. 表面と裏面の使い分け

国税庁の様式では、表面の左側に「給料・手当等」の月別の欄があり、裏面には支給金額の内訳（基本給や各種手当など）を記入するようになっています。実務では、先に裏面の内訳を埋めておき、表面には総支給金額などを写す流れにすると、計算の突き合わせが楽になり、記入ミスも減ります。

「社会保険料等の控除額」には、健康保険・厚生年金保険・雇用保険の保険料の合計額を記入します。「社会保険料等控除後の給与等の金額」は、総支給金額からこの控除額を引いた金額です。この金額と扶養親族等の数が、税額表を引く出発点になります。

4-2. 記入でよく起きる誤り

05 YEAR-END ADJUSTMENT 源泉徴収簿の書き方②：年末調整の計算 1年分の集計から、年調年税額と過不足の精算まで

年末調整の計算は、源泉徴収簿の右側にある「年末調整」の欄で行います。各欄には番号が振られており、番号の順に金額を求めていけば、最後の年調年税額まで到達できるようになっています。

5-1. 給与・賞与の合計と、給与所得控除後の給与等の金額

最初に、給料・手当等の欄と賞与等の欄の合計を、年末調整の欄に転記します。その合計額から、国税庁の「給与所得控除後の給与等の金額の表」を使って、給与所得控除後の給与等の金額を求めます。ここでは計算式を暗記するのではなく、その年分の表を使って求めるのが正確です。

5-2. 扶養控除等の申告と、各種控除の転記

次に、扶養控除等申告書の内容を「扶養控除の申告」の欄に転記し、配偶者控除、扶養控除、基礎控除、障害者控除などの合計額を求めます。続いて、保険料控除申告書をもとに、社会保険料控除（給与・賞与から天引きした社会保険料等は全額）、小規模企業共済等掛金控除、生命保険料控除、地震保険料控除を転記します。該当しない控除の欄は、空欄のままで構いません。

扶養控除の申告欄には、配偶者の有無や扶養親族情報（人数や区分）を記入します。年末調整を簡単に進めるコツは、申告書を受け取った時点で、源泉徴収簿へ転記できる形に整理しておくことです。源泉徴収簿を活用した年末調整の手順は、番号の順に進めるだけで、最終の欄にたどり着けます。

5-3. 算出所得税額から、年調年税額まで

給与所得控除後の給与等の金額から、控除額の合計を引くと、課税の対象となる金額が求まります。これに税率をかけて算出所得税額を求め、住宅借入金等特別控除（住宅ローン控除）の証明書が提出されている場合は、その額を差し引きます。最後に、復興特別所得税を加えるため102.1%をかけた金額が、年調年税額です。ここで求める本年度の税額と、毎月の記入で積み上げた税額の合計を比べるのが、次の過不足の精算です。法令違反を防ぐためのガイドブック（法定三帳簿の管理など）を顧問先に案内する場合も、賃金台帳との役割の違いを先に説明しておくと混乱が減ります。

5-4. 過不足の精算と、前年から繰り越した過不足税額

年調年税額と、毎月の給与・賞与から源泉徴収した税額の合計を比べ、多ければ還付、少なければ徴収します。年内最後の給与で精算するのが原則です。精算しきれずに翌年へ繰り越した過不足がある場合は、前年の年末調整から繰り越された金額として、当年の源泉徴収簿の該当欄に記入し、当年の精算に含めます。繰越の取扱いは条件があるため、該当する従業員がいる顧問先では、国税庁の記入の手引きで取扱いを確認してください。

06 MANAGEMENT 保管・管理のポイントと、給与ソフトの出力で済ませる場合 紙でも電子でも、7年間「出せる」状態にする

給与計算ソフトや年末調整ソフトを使っている顧問先では、ソフトが年末調整の計算まで行い、源泉徴収簿に相当する帳票を出力できることがあります。その場合でも、計算の根拠が後から確認できる形で、7年間残っているかは、事務所として確認しておきたい点です。

運用	よくある状況	事務所が確認したい点
国税庁の様式を紙で記入	小規模な顧問先で、担当者が手で記入している	毎月の記入が遅れていないか、7年間の保管場所が決まっているか
国税庁のExcel等で計算	年末調整計算シートなどで集計している	手入力が多いため、転記ミスの確認方法が決まっているか
給与ソフトで出力	給与・賞与のデータから年末調整まで計算している	出力した帳票が根拠として保存されているか、ソフトの更新が年ごとに反映されているか
作っていない	委託先に任せきりで、根拠書類が顧問先に残っていない	年末調整の根拠をどこに残すかを、委託先も含めて決めているか

どの運用でも、共通して必要なのは「毎月の数字が正しく積み上がっていること」と「年末の計算が追えること」です。ソフトを使っていても、入力するデータが誤っていれば、出力される帳票も誤っています。入力前のチェックを誰が行うかが、顧問先ごとに決まっているかが分かれ目になります。

6-1. 個人情報としての管理

源泉徴収簿には、氏名・住所に加え、扶養親族の情報や保険料控除の金額など、従業員の家族構成や家計に関わる情報が記載されます。紙で保管する場合は施錠できる場所に、電子で保管する場合はアクセス権限を限定した場所に置き、保存期間が過ぎたら復元できない形で処分します。顧問先の担当者が複数いる場合は、誰が閲覧できるかも決めておきます。

07 THE LIMITS 顧問先が増えるほど、記入と照合が人手の限界に近づく 毎月の転記・年末の集計・申告書の突き合わせが重なる

ここまでの内容は、ルールを知っていれば1人分の源泉徴収簿は書けるものばかりです。しかし事務所の現場では、「書き方」より「顧問先の数×従業員の数だけ繰り返す作業量」が負担になります。

顧問先が10社、各社平均20人の従業員がいるだけで、年末調整の対象は200人です。毎月の給与の記入を12回、年末の集計と控除の転記を加えると、1年で数千回の転記と確認が発生します。これは知識の問題ではなく、作業量そのものの問題です。ソフトを替えても、元データの回収・点検・突き合わせは事務所に残ります。

08 AUTOMATE THE WORK 【核心】源泉徴収簿の記入・集計・照合をAIで自動化する 「AIに聞いて早くする」ではなく「AIが毎月の作業を回す」

8-1. 「効率化」と「自動化」の違い

ChatGPTなどに「この控除の計算方法を教えて」と聞くのは効率化です。調べる時間は短くなりますが、作業の主体は職員のままで、記入の件数は減りません。

Claude Code／Codexで作るのは自動化です。毎月、顧問先から届く給与データを自動で取り込み、源泉徴収簿の形に整理し、前月との差や税額表との不一致を検出して、承認待ちの状態まで用意しておく。この一連の流れを一度設計すれば、あとは決まった日に走り続けます。

8-2. これまで職員がやっていた作業 vs AIに任せた後

これまで職員がやっていた作業	AIに任せた後
顧問先ごとに給与データを受け取り、源泉徴収簿へ転記	受け取ったデータを自動で整理し、記入済みの状態にする
税額表を引いて、算出された税額が合っているかを目視で確認	税額表との照合を自動で行い、不一致だけを職員に知らせる
甲欄・乙欄、扶養親族等の数の変更を、顧問先に確認して反映	申告書・入退社の情報から変更を検出し、確認が要る箇所を一覧にする
年末に1年分を集計し、控除額を申告書から転記	回収した申告書の内容を整理し、年末調整の欄に入る金額を下準備する
顧問先ごとに保管状況を確認し、7年分の資料を探す	保管場所・年度ごとに整理し、必要なときにすぐ出せる状態にする

AIが担うのは、データの回収・整理・転記・照合・帳票の下準備です。数字が合わないときや、顧問先ごとの個別事情の判断が必要なときは、AIが「確認が必要な箇所」として一覧にし、事務所の判断に回します。

8-3. 社労士法との線引き

源泉徴収簿の記入や年末調整の計算は、給与計算に付随する事務作業です。一方で、社労士法の独占業務である行政機関への提出手続きの代行（1号業務）や、帳簿書類の作成（2号業務）は、先生方が行う仕事です。また、税務署への提出可否や記載内容についての税務上の判断は、税理士の業務に関わる可能性があります。

09 BUILD OR DELEGATE 増員・外注・自作では、年末調整期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけ

ここまでの作業量を前にして、事務所が取りうる選択肢は4つあります。結論から言うと、4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やす	人手が増えれば、年末の山を越えられる	繁忙期のためだけに採用しても間に合わず、閑散期には人件費が残る。教えられる職員が限られ、属人化も進む	❌
②従来型の外注・BPO	事務所の手を離せる	顧問先ごとのルールを外注先に説明し、上がってきた成果物の手直しが事務所に残る	❌
③事務所でAIを自作する	ツールを使えば自動化できる	顧問先ごとのルールを言語化し、検証する型を作る必要があり、作った人しか直せない第二の属人化が生まれる	❌
④AI社員AIKATAに任せる	記入・集計・照合を丸ごと預けられる	（該当なし）	✅

9-1. 増員・外注で片づかない理由

9-2. 「自作」の壁

10 WHAT IS AIKATA AI社員AIKATAとは——事務所の事務作業を丸ごと受託するサービス 増員・外注・自作のどの壁にも引っかからない、4つめの選択肢

AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、給与計算・勤怠の集計・入退社手続きの書類の下準備・算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備・帳票の作成・顧問先への資料回収や一次対応など、職員がパソコンで行っている事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行サービスです。

10-1. AIKATAに任せた場合の流れ

仕組みの構築・運用はAIKATAが行うため、事務所にAIの知識は不要です。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行います。契約の義務はなく、全国対応です。NDAを結び、給与・人事のデータの受け渡しと保管のルールは、事務所の規程に合わせて決めます。料金は月額の定額制で、業務量が増えても料金は変わりません。

11 COMPARISON & CONCLUSION 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業・ソフトの追加・乗り換え・AIKATA、3つを並べて比較する

	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	❌ 従業員数に比例して作業が増える	△ 計算は楽になるが、回収と点検は残る	✅ 処理量に応じて柔軟に対応
顧問先ごとのルール	△ 担当者の頭の中に残る	△ 設定の範囲でしか吸収できない	✅ 仕組みに登録され、担当者が変わっても残る
顧問先への負担	✅ ソフト変更なし	❌ 乗り換えの依頼と移行作業が必要	✅ いまのソフトのまま変更不要
職員の採用・教育	❌ 繁忙期に人手が必要	△ 操作研修が必要	✅ 事務所にAIの知識は不要
社労士法の線引き	✅ 全部事務所が行うので明確	✅ 明確	✅ 1号・2号業務は事務所に残し、事務作業のみ受託

11-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けることになります。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。源泉徴収簿の記入と照合で仕組みを作れば、同じ考え方を、年末調整の申告書の確認、源泉徴収票や給与支払報告書の作成、算定基礎届の下準備といった、ほかの年次業務にも広げていけます。

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よくある質問

Q. 源泉徴収簿は税務署に提出する必要がありますか？

A. 提出する必要はありません。源泉徴収簿は事業者が年末調整の計算過程を残すための内部の帳簿で、税務署にも従業員本人にも提出しません。本人に渡すのは源泉徴収票です。

Q. 源泉徴収簿は作成が義務ですか？保存期間は？

A. 法令による作成義務はなく、様式も決まったものはありません。ただし、年末調整の根拠として使った書類は7年間の保存が必要です（国税庁の案内にもとづく取扱い。最新の取扱いは国税庁のページで確認してください）。個人情報が含まれるため、保存期間が過ぎたら適切に処分します。

Q. 源泉徴収簿と源泉徴収票の違いは何ですか？

A. 源泉徴収簿は事業者の内部の帳簿で、毎月の給与・賞与と税額を記録し、年末調整の計算に使います。源泉徴収票は、1年分の給与と源泉徴収税額を証明する法定調書で、従業員へ交付し、要件によっては税務署にも提出します。源泉徴収簿をもとに、源泉徴収票を作成する流れです。

Q. 源泉徴収簿と賃金台帳の違いは何ですか？

A. 賃金台帳は労働基準法で作成が求められる帳簿（法定三帳簿の1つ）で、労働時間や賃金の種類ごとの額なども記載します。源泉徴収簿は年末調整の計算に必要な項目が中心で、労働時間の欄はありません。目的も根拠も別の書類のため、片方があってももう片方の代わりにはなりません。

Q. 甲欄・乙欄とは何ですか？

A. 給与所得の源泉徴収税額表で使い分ける区分です。扶養控除等申告書を提出している従業員の主たる給与は甲欄、提出していない従業員（副業先の給与など）は乙欄で税額を求めます。区分を取り違えると毎月の税額が最初からずれるため、記入前に確認が必要です。

Q. 年調年税額はどう求めますか？

A. 給与所得控除後の給与等の金額から各種控除の合計を引いて課税の対象となる金額を求め、税率をかけて算出所得税額を求めます。住宅借入金等特別控除があれば差し引き、復興特別所得税を加えるため102.1%をかけた金額が年調年税額です。毎年の税額表・控除額はその年分の国税庁の資料で確認してください。

Q. 源泉徴収簿の記入や照合を、社労士法上AIに任せて問題ありませんか？

A. 源泉徴収簿の記入や年末調整の計算は給与計算に付随する事務作業であり、AIが担うのはデータの回収・整理・転記・照合・帳票の下準備です。社労士法の独占業務である行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成（1号・2号業務）、最終確認と承認は、先生方が行います。税務上の判断が必要な場面は、顧問税理士と連携します。

Q. 今使っている給与ソフトのままでも、AI社員AIKATAは使えますか？

A. はい。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要はありません。無料相談（60分・オンライン）で、どこまで任せられるかを整理します。

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