【2026年10月最新】源泉徴収票の発行の仕方｜社労士事務所の手順・提出範囲・交付期限と、資料回収をAI社員AIKATAに任せる方法
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01 START HERE 源泉徴収票の発行は、年末調整で税額を確定してから様式に出力し、全員へ交付します
源泉徴収票の発行は、年末調整で1年分の税額を確定し、所定の様式に出力して、本人へ交付するところまでが一続きの業務です。ソフトから印刷するだけの作業に見えますが、前の工程である給与・賞与の確定と年末調整の精度が、そのまま帳票の正しさになります。税務署や市区町村への提出は、金額や条件によって対象が分かれるため、「誰に」「何を」「いつまでに」を分けて管理する必要があります。
社労士事務所にとって難しいのは、用紙の書き方よりも、顧問先ごとに違う資料の届き方と締め日を、年末の短い期間にまとめて処理することです。給与計算を受けている顧問先では、毎月の支給データが源泉徴収票の元になります。一方で、年末調整の税務判断や税務書類の作成は、顧問先自身または税理士が担う領域として整理しておく必要があります。
この記事は、社労士事務所の所長・管理者・職員の方に向けた実務整理です。発行の手順、交付と提出の対象、令和9年から変わる提出方法、記載項目の見方、発行しないときの扱いを、国税庁の案内で確かめられる内容を中心に説明します。後半では、今の給与ソフトを使ったまま、資料回収や集計の前工程をAI社員AIKATAに任せる方法まで紹介します。
菅澤
以下の制度情報は2026年10月確認時点で、国税庁の公開情報に基づいています。最初に確認する公式の入口は、国税庁「F1-1 給与所得の源泉徴収票（同合計表）」と、タックスアンサーNo.7411「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等です。顧問先ごとの具体的な適用は、該当年分の公式案内で確認してください。
02 PRACTICAL GUIDE 源泉徴収票の発行の仕方と、事務所が押さえる実務の型
2-1. 源泉徴収票とは何か（年末調整・確定申告・支払調書との違い）
山崎
源泉徴収票は、給与を支払った人が、その年に支払った給与の総額と、源泉徴収した所得税額を記載して作る書類です。法定調書の一つで、給与を受け取った本人にとっては、確定申告、転職先での手続き、収入の証明などに使う書類になります。会社が毎月の給与から引いている「源泉徴収」という仕組みは概算の税額の徴収で、1年が終わった時点で年末調整により過不足を精算し、その結果が源泉徴収票の税額欄に反映されます。
年末調整は、会社が従業員の代わりに1年分の所得税を計算し直して精算する手続きです。確定申告は、本人が自分で税額を確定して申告する手続きで、会社員でも副収入や医療費控除などがあれば必要になることがあります。両者は別の手続きですが、年末調整の結果を示す源泉徴収票は、確定申告の際にも資料として使われます。
似た書類として、給与支払報告書と支払調書があります。給与支払報告書は、市区町村へ提出する書類で、住民税の課税の基になります。支払調書は、個人事業主やフリーランスなどへ報酬を支払った場合に作る書類で、給与として支払った人の源泉徴収票とは区別します。業務委託契約の個人に報酬として支払っているのに、用紙が似ているからと源泉徴収票を作ってしまう誤りは、顧問先で時々起きます。
| 書類 | 誰が・何のために作るか | 渡す・出す相手 |
|---|---|---|
| 給与所得の源泉徴収票 | 給与の支払者が、年間の支払額と源泉徴収した税額を示すために作ります | 本人へ交付。条件に当てはまる分は税務署へ提出 |
| 給与支払報告書 | 給与の支払者が、住民税の課税に使う給与の情報を報告するために作ります | 市区町村へ提出 |
| 支払調書（報酬、料金、契約金及び賞金） | 報酬として支払った相手について、支払の事実を税務署へ報告するために作ります | 税務署へ提出（提出範囲あり） |
| 退職所得の源泉徴収票 | 退職手当等を支払った場合に、その支払額と税額を示すために作ります | 本人へ交付。条件により税務署・市区町村へ提出 |
📚 用語解説
法定調書：税務署に提出することが法律で定められている書類の総称です。給与所得の源泉徴収票や支払調書が含まれます。給与の支払者が作成するもので、受給者に渡す分と税務署に出す分で、用途と扱いが分かれます。
源泉徴収票には、給与所得のほかに、退職金を支払った場合の「退職所得の源泉徴収票」や、年金を支払う側が作る「公的年金等の源泉徴収票」もあります。社労士事務所が顧問先の給与計算で主に扱うのは給与所得の源泉徴収票ですが、退職者の退職金については、退職金の税金と住民税の扱いとあわせて、どの書類に当たるかを確認します。
2-2. 発行はだれが行うのか（支払者の義務と、事務所の立ち位置）
菅澤
源泉徴収票を作成し交付する義務は、給与を支払う側にあります。所得税法に基づく義務で、国税庁の案内では、給与等の支払者が、給与等を支払ったすべての受給者について作成し交付するとされています。つまり、発行の主体は顧問先の会社です。社労士事務所が給与計算を受託している場合でも、会社の義務を事務所が代わりに負うのではなく、作業のどこまでを事務所が担うかを契約で決めます。
実務では、給与計算ソフトが年末調整の結果から源泉徴収票を出力する機能を持っていることが多く、顧問先の担当者が自分で出力する場合と、事務所が出力データを渡す場合があります。どちらの運用でも、「誰が最終確認をして、誰が本人に渡すのか」を顧問先ごとに決めておかないと、年が明けてから交付されていない人が見つかります。
税務の部分には注意が必要です。国税庁は、税務書類の作成を税理士業務として説明しており、社労士資格だけで年末調整の税務判断や税務書類の作成を受託できるわけではありません。事務所の関与は、契約で定めた範囲の給与計算、資料の整理、データの受け渡しにとどめ、税務判断が必要な場面は顧問先または税理士に戻す、という線引きが前提になります。出典：国税庁「税理士法違反行為」の案内。
2-3. 発行の流れ：年末調整で税額を確定し、様式に出力し、交付する
山崎
この流れのうち、事務所の負担が集中するのは一つ目の「確定」までの資料集めです。年末調整の控除資料や申告書は、保険料控除の資料確認や住宅ローン控除の資料確認のように、複数の経路で届きます。届いた資料がどの人のどの控除に対応するのかを整理してから、税務担当者に渡す、という順に進めると、後工程の差戻しを減らせます。
📚 用語解説
年調年税額：年末調整で計算し直した、その人のその年の所得税額（復興特別所得税を含む）です。毎月の給与から実際に源泉徴収した税額の合計と比べて、多ければ還付、少なければ徴収になります。還付の扱いは、年末調整の還付金と支給時期で確認できます。
2-4. 源泉徴収票はいつ渡すのか（年末調整後・退職時・依頼時）
菅澤
一つ目は、毎年の年末調整が終わったあとです。国税庁の案内では、給与所得の源泉徴収票は、すべての受給者に対し、その年の翌年の1月31日までに交付するとされています。二つ目は、年の途中で従業員が退職したときです。この場合は、退職の日以後1か月以内に交付することが求められています。三つ目は、従業員から発行や再発行の依頼があったときで、依頼に応じて速やかに対応する体制が必要です。
1月31日が土日にあたる年の扱いなど、期限の細かい取扱いは年ごとに国税庁の案内で確認します。事務所の内部締切は、法定の期限をそのまま資料回収日にするのではなく、顧問先の確認、税務担当者の処理、配布の準備に必要な工程から逆算して決めます。出典：国税庁タックスアンサーNo.7411。
退職者の分は、年末調整の通常の処理と分けて管理します。退職日から1か月というのは、退職の翌年の1月を待たずに期限が来るという意味だからです。退職手続きのチェックリストに「源泉徴収票の交付」を入れておくと、退職後に連絡が取りにくくなってから慌てることを防げます。
| 場面 | 交付の目安 | 事務所が確認すること |
|---|---|---|
| 年末調整の終了後 | 翌年の1月31日まで | 全員分の交付、パート・アルバイトを含む漏れの有無 |
| 年の途中の退職 | 退職の日以後1か月以内 | 最終給与の確定時期、退職者の連絡先、郵送か電子交付か |
| 本人からの発行・再発行の依頼 | 依頼に応じて速やかに | 対象年分、確定版の特定、再交付か訂正かの区別 |
2-5. 提出先は三つ：本人・税務署・市区町村を分けて管理する
山崎
従業員本人への交付は、提出範囲に関係なく、給与を支払ったすべての人が対象です。入社手続きの書類と同じように、交付のチェック欄を従業員ごとに作っておくと、漏れを防げます。正社員、契約社員、パート、アルバイトのほか、居住者である外国人従業員も含まれます。税務署への提出は、全員分ではなく、金額などの条件に当てはまる人に限られていました。市区町村への給与支払報告書は、翌年の1月1日現在で給与の支払を受けているすべての受給者について、1月1日現在の住所地の市区町村へ、翌年の1月31日までに提出します。
年の途中で退職した人の給与支払報告書は、退職時の住所地の市区町村へ提出します。提出先が「翌年1月1日現在の住所地」と「退職時の住所地」に分かれる点は、顧問先の担当者が迷いやすい部分です。事務所の管理表やガイド資料には、在籍者と退職者を分けて、提出先の住所の基準日を明記しておきます。
「本人への交付」「税務署への提出」「市区町村への提出」を、一つのチェックにまとめないでください。令和9年からは税務署への提出の扱いが変わるため、完了を分けておくと、制度が変わった年にも管理表の形をほぼ変えずに使えます。
2-6. 税務署への提出範囲（令和8年12月31日以前の提出分）
菅澤
国税庁の案内では、令和8年12月31日以前に税務署に提出すべき給与所得の源泉徴収票の提出範囲は、次のとおりです。出典：国税庁タックスアンサーNo.7411（令和8年4月1日現在法令等）。
| 区分 | 提出の対象（その年中の支払金額） |
|---|---|
| 年末調整をしたもの：法人の役員 | 150万円を超えるもの（その年中に役員だった人を含みます） |
| 年末調整をしたもの：弁護士・司法書士・税理士等 | 250万円を超えるもの |
| 年末調整をしたもの：上記以外 | 500万円を超えるもの |
| 年末調整をしなかったもの：扶養控除等申告書を提出した年の途中の退職者など | 250万円を超えるもの（法人の役員は50万円を超えるもの） |
| 年末調整をしなかったもの：主たる給与が2,000万円を超える人 | 年末調整をしなかったものとして提出の対象 |
| 年末調整をしなかったもの：扶養控除等申告書を提出しなかった人（乙欄・丙欄の適用者） | 50万円を超えるもの |
この表は、顧問先の従業員の構成から見て、どの人が税務署提出の対象になるかを事務所が確認するための整理です。役員の基準が低いことや、乙欄適用者の基準が50万円超であることなど、人によって基準が違うため、「年収500万円超だけ出せばよい」という覚え方は避けます。提出は、支払の確定した年の翌年の1月31日までに、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」とともに行います。
なお、弁護士などに対する支払が「給与等」として支払われている場合の提出範囲が、この表の取扱いです。報酬として支払っている場合は、源泉徴収票ではなく「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を提出します。非居住者に国内の人的役務の対価として給与を支払った場合は、別の支払調書の扱いになり、年間の支払金額が50万円以下の場合は提出が不要とされています。
2-7. 令和9年から変わる税務署への提出（みなし提出の特例）
山崎
国税庁の案内では、令和9年1月1日以後に提出すべき給与所得の源泉徴収票については、市区町村に給与支払報告書を提出した場合には、税務署に提出したものとみなされます。そのため、税務署提出用の給与所得の源泉徴収票を作成して提出する必要がなくなります。また、令和9年1月1日以後の給与支払報告書の提出範囲は、同一人（その年の中途で退職した受給者に限ります）に対して、その年中の給与等の支払金額が30万円以下の場合を除くすべての給与等とされています。出典：国税庁「源泉徴収票のみなし提出の特例」。
一方で、受給者への源泉徴収票の交付は、みなし提出の特例により市区町村に給与支払報告書を提出した場合であっても、すべての受給者に対して引き続き必要です。「税務署への提出が不要になる」という説明を、「源泉徴収票の作成そのものが不要になる」と読み替えないよう、顧問先にも説明しておく必要があります。
eLTAXで源泉徴収票と給与支払報告書を同時に電子的に提出する一元化の機能については、令和8年9月で終了したと国税庁等から案内されています。これまでこの方法で提出していた顧問先は、今期の提出方法を税務担当者や自治体の案内で確認する必要があります。事務所は、顧問先ごとに「これまでの提出方法」と「今期の提出方法」を並べた一覧を作っておくと、切替えの漏れを防げます。
📚 用語解説
みなし提出：市区町村に給与支払報告書を提出すれば、税務署に源泉徴収票を提出したものとして扱われる特例です。令和9年1月1日以後に提出すべき分から適用され、本人への交付義務は残ります。
2-8. 源泉徴収票の記載項目と見方（支払金額から源泉徴収税額まで）
菅澤
確認の中心になるのは、主要な記載項目である金額に関する四つの欄です。「支払金額」はその年に支払った給与・賞与の総額で、非課税の通勤手当は含みません。「給与所得控除後の金額」は、支払金額から給与所得控除を引いた金額で、税法上の給与所得にあたります。「所得控除の額の合計額」は、社会保険料控除、生命保険料控除、配偶者控除、基礎控除などの合計です。「源泉徴収税額」は、年末調整で過不足を精算したあとの、その年に納めるべき所得税の総額です。
源泉徴収税額が0円になるのは、年収が低く税額が生じなかった場合や、住宅ローン控除によって税額が全額控除された場合などです。0円という数字だけを見て記載ミスと判断せず、控除の内訳と照らして確認します。そのほか、本人情報（氏名・住所）、扶養親族の欄、社会保険料等の金額、住宅借入金等特別控除の欄、摘要欄、支払者の情報などがあり、それぞれ照合する元資料が違います。
| 欄 | 内容 | 事務所が照合する元資料 |
|---|---|---|
| 支払金額 | その年に支払った給与・賞与の総額（非課税の通勤手当は含みません） | 月次の支給データ、賞与・追加支給の記録 |
| 給与所得控除後の金額 | 支払金額から給与所得控除を引いた金額 | 年末調整の計算結果 |
| 所得控除の額の合計額 | 社会保険料控除、生命保険料控除、配偶者控除、基礎控除などの合計 | 申告書、控除証明資料、社会保険料の集計 |
| 源泉徴収税額 | 年末調整の精算後の、その年に納めるべき所得税の総額 | 税務担当者が確定した年調年税額、毎月の源泉徴収の累計 |
| 摘要など | 記載要領に従って、特記すべき事項を記載する欄 | 税務担当者の記載指示、前職分の資料 |
欄の意味は、本人にも説明できるようにしておくと問い合わせが減ります。顧問先の従業員から「この数字は何か」と聞かれたとき、事務所が税務判断をする必要はありませんが、帳票の欄の名称と、どの資料から来た数字かを示せる状態にしておくと、顧問先の担当者の負担を軽くできます。
📚 用語解説
給与所得控除：会社員などの給与収入から差し引ける、必要経費に相当する控除です。収入に応じて額が決まり、令和8年分の年末調整では、最低保障額の引上げが改正点として案内されています。
2-9. 令和8年分で変わった点（基礎控除・給与所得控除・特定親族特別控除）
山崎
国税庁の「令和8年分年末調整のしかた」では、令和8年分の年末調整における主な改正点として、基礎控除の引上げ、給与所得控除の最低保障額の引上げ、扶養親族等の所得要件の改正、年齢23歳未満の扶養親族を有する場合の生命保険料控除の特例の創設が挙げられています。基礎控除は、合計所得金額が2,500万円以下の場合に、合計所得金額に応じて最大104万円が控除されると案内されています。出典：国税庁「令和8年分 年末調整のしかた」。
特定親族特別控除は、生計を一にする年齢19歳以上23歳未満の親族で、合計所得金額が62万円超123万円以下の人（特定親族）を有する場合に受けられる控除で、特定親族1人につき63万円を限度に控除されます。この控除を受けるには、給与所得者から「特定親族特別控除申告書」の提出を受ける必要があります。新しい様式の源泉徴収票には、これに対応する欄があるため、申告書の回収漏れが帳票の記載漏れにつながります。
給与所得控除の最低保障額の引上げなど、金額に関わる改正は、年ごとに国税庁の最新の案内で確認します。この記事では、控除額の細かな数字よりも、改正された項目の洗い出しと、どの顧問先の従業員に影響するかの確認を重視しています。扶養親族等の所得要件が変わったことで、新たに扶養親族を有することになった人は、「異動申告書」を提出することになる場合があります。
年末調整の資料が届いてから改正点に気づくと、再提出の依頼が増えます。申告書の依頼を出す前に、令和8年分の改正点を顧問先へ周知し、特定親族特別控除申告書や異動申告書の提出が必要な従業員がいないかを確認しておきます。
2-10. 発行で間違えやすい点（マイナンバー・住所欄・全員交付・押印）
菅澤
最も注意したいのはマイナンバーです。国税庁の案内では、税務署に提出する源泉徴収票には受給者のマイナンバーまたは法人番号を記載する必要がありますが、受給者に交付する源泉徴収票には、マイナンバーおよび法人番号を記載しません。給与計算ソフトから出力する際は、出力の区分が本人交付用になっているか、番号が出力されていないかを確認します。
住所欄は、源泉徴収票では原則として作成日現在の住所を記載します。一方、給与支払報告書では翌年1月1日現在の住所を記載します。複写式の様式を使う場合の扱いなど、細かな点は国税庁の記載方法の案内で確認します。転居した従業員がいる場合は、どの時点の住所を使うのかを帳票ごとに分けて管理します。
交付の対象は、雇用形態や金額にかかわらず、給与を支払ったすべての人です。扶養の範囲内で働くパートや学生アルバイトも、親の扶養の確認や本人の勤労学生控除の申告などで源泉徴収票を使うことがあります。業務委託契約の個人事業主に報酬として支払った場合は、源泉徴収票ではなく支払調書の扱いです。押印については、法令上、源泉徴収票への押印義務は定められていないと一般に整理されており、社内の運用として押印を続けることは差し支えありません。
2-11. 源泉徴収票が必要になる場面（転職・確定申告・ローン審査・失業給付）
山崎
転職したときは、年の途中で入社した新しい勤務先で年末調整を行うため、前の勤務先の源泉徴収票を提出します。確定申告が必要な場合や、医療費控除などで還付を受ける場合も、源泉徴収票を添付または参照して申告します。住宅ローンの審査や賃貸契約の際には、収入を証明する書類として求められることがあります。失業給付の手続きで、給与の額を示す資料が必要になる場面もあります。
交付が遅れると、本人はこれらの手続きを進められなくなります。確定申告による還付を受けられない、住宅ローンの本審査が進まない、保育園の入園申請に間に合わない、といった影響が出る可能性があるため、遅延は労使間のトラブルにつながりやすくなります。顧問先から「期限に少し遅れても大丈夫か」と聞かれたときは、本人側の影響と、後述する不交付の扱いを合わせて説明します。
2-12. 発行しないとどうなるか（罰則と不交付の届出）
菅澤
源泉徴収票の交付は、所得税法に定められた支払者の義務です。交付期限までに交付しなかった場合や、偽りの記載をして交付した場合は、所得税法上の罰則の対象になります。事務作業の遅れとして扱われるものではないため、退職者への交付漏れのように見落としやすい部分は、退職手続きのチェックリストに組み込むことが有効です。
会社が交付に応じない場合、従業員は税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出できます。届出が出されると、税務署から会社に事実確認の連絡や、交付を求める行政指導が入る場合があります。この届出は、まだ交付されていない源泉徴収票について出すもので、いったん交付した源泉徴収票の再発行は対象外とされています。
倒産や合併などで前の勤務先が対応できない場合や、勤務先が発行しない場合に、本人がどう動くかは状況によって手続が変わります。顧問先の従業員からそうした相談を受けたときは、所轄の税務署に相談する案内になるのが一般的です。事務所の側では、自分の顧問先がそうした相談を受けないよう、期限管理の仕組みを整えることが重要です。
2-13. 紛失・再発行・保存期間：依頼が来たときの備え
山崎
従業員から「源泉徴収票をなくした」と依頼されたときは、会社は再発行に対応します。再発行の依頼は、確定申告の時期や転職、ローン審査の時期に集中します。再発行にかかる時間を把握しておくと、依頼を受けた際に本人へ「いつまでに渡せるか」を伝えられます。事務所が給与計算を受託している場合は、再発行の依頼を顧問先から受けた際の作業の流れ（誰が出力し、誰が確認するか）を決めておきます。
元データになる源泉徴収簿や年末調整関係の書類の保存期間も、あらかじめ確認しておきます。年末調整関係の書類は、一般に一定期間の保存が求められており、起算日や期間は国税庁の案内で確認する必要があります。保存期間を過ぎたデータを消す運用にしていると、古い年分の再発行依頼に対応できなくなります。年分ごとに確定版を保管し、事務所と顧問先のどちらが原本を持つかを決めておくと安心です。
再発行と、内容を訂正する依頼は別のものです。確定済みの版を再び渡す依頼なのか、記載内容を変える依頼なのかを、受付の時点で区別します。内容を変える場合は、根拠となる資料と、税務担当者の確認が必要です。詳しい整理は、源泉徴収票の再発行の実務と、様式の確認の仕方をまとめた源泉徴収票テンプレートの選び方も参照してください。
📚 用語解説
源泉徴収簿：給与の支払者が、従業員ごとに毎月の給与額、徴収した税額、年末調整の計算結果を記録する帳簿です。源泉徴収票の元データになるため、確定版の記録として保管します。
2-14. 電子交付の要件と、書面を求められたときの扱い
山崎
国税庁の案内では、あらかじめ支払を受ける方の承諾を得るなど一定の要件のもとで、書面による交付に代えて、源泉徴収票に記載すべき事項を電磁的方法により提供できます。ただし、電磁的方法により提供した場合でも、受給者から請求があるときは、書面により交付しなければなりません。詳しい条件は、国税庁の電子交付に関するQ&Aで確認します。
事務所の実務で確認したいのは、顧問先が従業員から承諾をどう取っているか、承諾の記録をどこに残しているか、書面を希望された場合の窓口は誰か、という運用です。給与明細のWeb配信を使っている顧問先でも、源泉徴収票を同じ方法で渡してよいかは、承諾の範囲で判断が変わります。退職後に使えなくなる社内アカウントだけを配布先にしていると、交付したつもりでも本人が受け取れないため、退職者の分は特に注意します。
2-15. 源泉徴収票がもらえないとき・手元にないときの対処方法
菅澤
そもそも源泉徴収票が発行されないケースは、本来の発行義務の対象にならない場合に限られます。請負や業務委託で仕事をした個人は、給与所得ではなく報酬を受け取っているため、源泉徴収票は作成されません。給与所得があれば、所得税法で発行が規定されているため、本来は必ずもらえる書類です。「もらえない」という相談を受けたら、まず契約の形（雇用か、請負・業務委託か）を確認します。
勤務していた会社が倒産した、吸収合併で前職場がなくなったなど、交付元が不在になる事情もあります。この場合は、元の勤務先の後継の会社や管理している担当者がいるかを確認し、それでも入手できないときは所轄の税務署に相談する案内になります。在籍している会社が発行してくれない場合は、前に述べた不交付の届出の手続が使えます。
受け取る時期は、立場によって目安が違います。正社員は年末調整終了後の12月から翌年1月にかけて、公務員も同じ時期に勤務先の官公庁から交付されるのが一般的です。アルバイトも、給与を支払った事業者から年末調整の終了後に渡されます。退職者は、退職後1ヶ月以内に交付を受けるのが原則です。
源泉徴収票が必要になる場面を、改めて整理します。転職先での年末調整、確定申告、住宅ローンの審査のほか、収入証明として提出を求められる場面があります。ハローワークで失業給付の手続きをする際に、前職の給与額を示す資料が求められることもあります。顧問先の従業員が手続きで困らないよう、退職者への交付を早めに済ませる運用が有効です。
2-16. 発行時期と作成方法を正しく理解し、スムーズに確実な交付へつなげる
山崎
発行時期は、年末調整終了後（翌年1月31日まで）、従業員が退職したとき（退職後1ヶ月以内）、そして本人から依頼を受けたときの三つです。作成方法は、年末調整で税額を確定し、所定の様式に出力するという順序で、給与計算ソフトを使う方法のほか、国税庁の入力用PDFや手書きの様式でも作成できます。発行義務は給与の支払者にあり、従業員本人に渡す分は全員が対象です。
源泉徴収票の交付時期を正しく把握しておけば、年末の繁忙期でもスムーズに処理を進められます。年末調整業務の流れを事前に共有し、令和7年度税制改正で変わった所得要件拡大の影響を受ける従業員がいないかを確認しておくと、後からの差戻しが減ります。発行の仕方を理解し、確実な処理を毎年同じ手順で繰り返せる状態にすることが、事務所の負担を減らす第一歩です。
なお、押印とコンビニ発行についての誤解も、問い合わせの多い項目です。源泉徴収票の書面は会社が交付するものであり、住民票のようにコンビニのマルチコピー機で本人が出力することはできません。従業員本人へ周知しておくと、問い合わせが減ります。
03 MANUAL WORK 手順がわかっても、事務所の手作業は残ります
3-1. 顧問先ごとに違う締め日・手当・資料の届き方
菅澤
源泉徴収票の発行手順は決まっていますが、その入口にある給与データと控除資料は、顧問先ごとに状態が違います。締め日が月末の会社と20日の会社、賞与や追加支給の有無、手当の名称と課税区分の考え方、勤怠の修正が遅れて届く会社など、一つの表に合わせる前に、どのルールで処理するかを職員が思い出す工程が必ず発生します。
年末調整の資料は、メール、共有フォルダー、顧問先のシステムなど、複数の経路で届きます。届いた資料が「受領した」状態なのか「内容が確定した」状態なのかを区別して管理しないと、年明けに確認待ちの人がまとめて見つかります。職員の記憶で「この顧問先は最後に確認が必要」と覚える運用は、休暇や担当交代のたびに破綻します。
所長が見直すべきなのは、帳票の出力にかかる時間だけではありません。資料が届いてから職員が着手するまで、差異を見つけてから顧問先の回答が返るまで、確認済みの結果が承認者に渡るまでを分けて考えると、待ち時間の原因が見えてきます。待ち時間の原因が分からないまま様式やソフトを増やしても、繁忙期には確認待ちが積み上がるだけです。
3-2. 繁忙期の集中、属人化、転記と確認の二度手間
山崎
年末は、年末調整と源泉徴収票の準備に、通常の給与計算や入退社の対応が重なります。算定基礎届や年度更新の時期にも同じ構図があり、職員を別の工程に回すと、その職員が覚えていた顧問先ごとの事情を引き継ぐ手間が生まれます。採用や教育に時間をかけても、定型処理の量が増えれば、確認待ちが別の担当者に移るだけになりがちです。
給与ソフトへの転記と、転記した値を元資料に戻って確認する二度手間も見逃せません。ソフトの機能に問題があるという話ではなく、ソフトに渡す前の資料整理と、処理結果の確認を誰が行うかという運用の課題です。すでに使っているソフトを生かしながら、その前後の作業を受け渡せる形にすることが、現実的な出発点になります。
ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。AI社員AIKATAは、職員がパソコンで行っている事務作業を、AIと人の二重体制で受託する業務代行サービスです。次の章では、AIに質問して作業を速くする「効率化」と、AIが毎月の作業を回す「自動化」の違いから説明します。
04 AUTOMATION AIに聞く効率化から、毎月の事務作業を任せる自動化へ
4-1. Claude Code/Codexに質問するだけでは、毎月の処理は回りません
山崎
AIに「源泉徴収票の確認項目を整理してください」と質問して、説明のたたき台を得るのは効率化です。職員がその回答を読み、実際のファイルを開き、顧問先に連絡し、結果を入力する工程は残ります。Claude Code/Codexというツール名を覚えることが目的ではなく、事務所がどこまでの操作と確認を仕組みに任せるのかを決めることが目的です。
自動化では、処理を始める条件、受け取る資料、顧問先のルール、確認が必要な差異、停止する条件、承認する人をつなげます。ここで示すのは業務設計の考え方で、Claude Code/Codexを導入するだけで税務や給与の処理が完成するという意味ではありません。定型の前工程を動かす仕組みの構築と運用を、誰が担うかまで決める必要があります。
AI社員AIKATAは仕組みの構築と運用を担い、事務所にAIの知識を求めません。事務所は、任せる業務と最終確認の範囲を整理します。税務判断や法定業務を除外したうえで、資料回収や給与計算などのどの工程から始められるかを、無料相談で確認できます。
📚 用語解説
効率化と自動化：効率化は職員が行う作業を速くすること、自動化は条件と確認の流れを決めて定型の処理を仕組みで進めることです。どちらも、専門家が担う判断や承認の範囲を曖昧にしないことが前提です。
4-2. 今の給与ソフトのまま、勤怠の回収から承認待ちまでつなげる
菅澤
AI社員AIKATAは、特定の給与ソフトや勤怠システムに限定せず、事務所が使っている環境の画面操作を含めて自動化します。次の図は、受託範囲を確認したうえでの、給与計算の前工程の流れです。源泉徴収票の税務書類の作成・提出を自動で受託する流れではありません。給与データと資料がそろえば、顧問先または税理士への引渡しも整理しやすくなります。
| これまで職員がやっていた作業 | AI社員AIKATAに任せた後 | 事務所に残す役割 |
|---|---|---|
| 顧問先から勤怠・資料を集める | 資料回収や一次対応を、受託範囲に整理して進めます | 受け渡しルールと依頼範囲を確認します |
| 顧問先別の手当や締め日を確認する | 個別ルールを仕組みに登録して処理します | ルールの確定・変更内容を確認します |
| 給与ソフトへ入力・計算する | 今のソフトを使い、画面操作も含めて自動化します | 計算済みの結果を最終確認します |
| 結果を開き直して確認する | AIの処理結果を人が品質チェックします | 仕上がりを承認します |
| 法定業務と前工程を一続きに扱う | 受託する事務作業と独占業務を区分します | 先生方が申請書・帳簿書類の作成と提出を担います |
事務所の承認を軽くするには、何を確認すればよいかが分かる状態が必要です。無料相談に持ち込む業務メモには、今のソフト名、資料が届く経路、顧問先別の締め日、職員が確認している箇所を書き出しておきます。源泉徴収票との接点は、毎月の給与データがそろい、税務担当者に渡せる材料が整理されることです。
4-3. 1号・2号業務と最終確認・承認は先生方が行う
山崎
社労士法上の1号・2号業務に当たる申請書等の作成、行政機関への提出手続きの代行、帳簿書類の作成は、先生方が行います。AI社員AIKATAは独占業務を引き受けません。担うのは、その前の給与計算、勤怠集計、書類の下準備、資料回収の一次対応などの事務作業です。最終確認と承認も事務所に残します。制度の根拠は厚生労働省掲載「社会保険労務士法」第2条で確認できます。
サービス説明にある帳票の作成は、独占業務に当たる法定帳簿書類まで代行するという意味ではありません。作業を委ねる際は、内部の集計資料と法定帳簿書類を区別してください。また、源泉徴収票は税務の担当区分も確認する書類です。社労士法の線引きを守るだけで、税理士法上の業務までできるようになるわけではありません。
本記事でAI社員AIKATAに任せる対象として説明するのは、勤怠集計、給与計算、資料回収、整理などの事務作業です。源泉徴収票の税務判断・税務書類の作成や提出をAI社員AIKATAが受託するという意味ではありません。社労士法上の独占業務も先生方が行います。
05 FOUR CHOICES 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づきません
5-1. 自分たちで作るか、作業と運用を任せるかを決める
菅澤
4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここでは「給与資料の回収・集計・入力を、事務所が人や仕組みを抱え続けずに手放す」という目的で比べます。職員を増やす、従来型の外注を使う、自分たちでAIを作るという選択では、その人や仕組みを事務所が運用する課題が残ります。
以下の判定は、この目的に対する本記事の整理です。特定の会社やソフトの品質、対応範囲を評価するものではありません。AI社員AIKATAは事務作業の受託に加え、仕組みの構築と運用を担うため、事務所が取り組みたい「作業そのものを任せる」という方向につながります。専門判断と承認の責任を手放すことを勧める比較ではありません。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 手作業を分担できる | 採用・教育、顧問先ルールの引継ぎを事務所が続ける | ✕ |
| ②従来型の外注・BPOを使う | 作業の一部を外へ出せる | 指示の整理、確認、手直しの運用が事務所に残る | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | 自分たちのルールで動かせる | 構築・検証・保守の担当を抱え続ける | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 事務作業と仕組みの運用を任せられる | 受託範囲を決め、事務所が最終確認と承認を行う | ◎ |
5-2. 増員・外注に残る負担と、AI自作の第二の属人化
山崎
源泉徴収票の準備を例にすると、増員しても新しい職員に「どの資料が未確定なら止めるか」を教える仕事は残ります。外注では、渡すデータの版をそろえ、税務担当者との分担を説明する役目が残ります。AIを自作する場合も、出力の正否を検証し、訂正時にどの工程へ戻すかを決めなければなりません。
この負担を繁忙期のたびに事務所で繰り返すのか、それとも受託範囲と承認点を決めて任せるのかが分かれ目です。導入前に見るべきなのは、最初に動くデモだけではありません。顧問先のルールが変わったときも、毎月の運用を誰が担うかです。
菅澤
06 AIKATA AI社員AIKATAは、AIと人の二重体制で事務作業を受託します
6-1. 給与計算・勤怠集計・資料回収を、今のソフトで任せる
山崎
AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、顧問先への資料回収や一次対応などを受託する業務代行サービスです。AIが処理した結果を人が品質チェックし、最後は事務所が確認・承認します。AIだけで完結する無確認の運用ではありません。
特定のソフトに限定せず、現在使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要がありません。顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールは、仕組みに登録して処理します。担当者が変わってもルールが残るため、職員が毎回記憶から再現する運用を見直せます。
ただし、ルールの登録によって税務判断や独占業務をAI社員AIKATAへ移すものではありません。何を任せ、どこを先生方または税務担当者が担うかを分けます。
6-2. 繁忙期の処理と、事務所に残す承認
菅澤
AI社員AIKATAは、算定基礎・年度更新・年末調整などの繁忙期にも、人を採用・教育せずに処理量を増やせます。月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。この記事では料金の金額や、導入による削減時間・削減額を示していません。事務所ごとに異なる作業範囲は、無料相談で棚卸しして確認します。
事務所の日々の作業は、原則として計算済み給与データや作成済み帳票の承認です。ここでいう帳票は、独占業務に当たる帳簿書類まで含めた代行の約束ではありません。法定の作成・提出は先生方が行い、源泉徴収票の税務部分は顧問先または税理士が担います。仕組みの構築・運用はAI社員AIKATAが行い、所長が新たにAIの保守担当者を採用する必要はありません。
6-3. データの受け渡しと保管は、事務所の規程に合わせて決める
山崎
AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事のデータの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。ここで確認していない機能や認証規格を前提にする必要はありません。事務所が定めている取扱規程と、現在の受け渡し方法を確認し、どのように運用するかを整理します。
相談前に整理しておきたいのは、給与資料を受領する窓口、処理に必要な情報、社内の閲覧担当、顧問先との約束です。相談用の業務一覧に、個々の従業員の情報を並べる必要はありません。資料の種類と作業の流れが分かれば、どこで時間がかかり、どこに承認が必要かを説明できます。
07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです
事務所が人や仕組みを抱え続けずに前工程を手放す、という目的で比較をまとめます。手作業のままでは実行と確認が職員に残り、ソフトの追加・乗り換えだけでは資料回収や顧問先ルールの整理を誰が行うかが残ります。以下は特定製品の機能比較ではなく、事務所に残る運用負担の比較です。
| 比較する点 | 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 職員の処理時間に集中する | △ 操作する人と前後工程が残る | ◎ 採用・教育せず処理量を増やせる |
| 顧問先ごとのルール | ✕ 担当者の記憶に依存しやすい | △ 設定と更新の運用が残る | ◎ 個別ルールを仕組みに登録する |
| 顧問先への負担 | △ 問い合わせと差戻しが残る | △ 移行時の調整が必要になる | ○ 今のソフトをそのまま使う |
| 職員の採用・教育 | ✕ 作業量に応じた確保が課題 | △ 操作と運用の習得が必要 | ◎ 仕組みの構築・運用を任せられる |
| 社労士法の線引き | ○ 事務所が独占業務を行う | ○ ソフトを変えても先生方が担う | ○ 独占業務は受託せず、先生方が担う |
7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
菅澤
源泉徴収票の発行という課題に戻ると、手順や提出範囲は公式の案内から確認できます。しかし、毎年同じ顧問先に資料を依頼し、給与データを集め、差異を整理する負担は、手順書を読み直すだけでは減りません。AI社員AIKATAを検討する理由は、法定書類の判断を任せることではなく、その前に積み上がる事務作業を任せることです。
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。この結論は、本記事で比較した選択肢と、前工程の運用を手放すという目的についてのものです。先生方が担う専門判断・法定業務・最終承認までなくなるという意味ではありません。
菅澤
08 FREE CONSULTATION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか
8-1. 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、任せる作業を整理します
菅澤
AI社員AIKATAの無料相談では、どの作業から任せられるかを、その場で業務の棚卸しを通じて整理します。年末調整から源泉徴収票の交付までの流れで困っている事務所なら、資料の受領、給与データの集計、顧問先ルールの確認、税務担当者への引渡しまでを書き出しておくと、相談の焦点が定まります。何を任せるかと、どの判断を残すかを一緒に確認してください。
無料相談は60分、Google Meetでのオンライン実施で、全国対応です。契約の義務はありません。人を増やす・ソフトを替えると決める前に、いまの給与ソフトと顧問先の運用を使いながら、職員のパソコン作業をどこまで任せられるか確認しましょう。仕組みの構築・運用を事務所だけで抱え込む必要はありません。
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
事務所の定型業務を、
AI社員に任せてみませんか？
※この相談で整理する事務作業の受託範囲には、社労士法上の独占業務や税理士業務は含めません。法定の作成・提出と専門判断は、それぞれの適法な担当者が行います。
よくある質問
Q. 源泉徴収票の発行は、どの順番で進めればよいですか。
山崎
A. 年末調整で税額を確定し、所定の様式に出力して、本人へ交付する順に進めます。提出範囲に当たる分は税務署へ、給与支払報告書は市区町村へ提出します。三つの完了を別々に管理すると、漏れを見つけやすくなります。
Q. 源泉徴収票は誰に、いつまでに渡す必要がありますか。
山崎
A. 給与を支払ったすべての人に、原則として翌年の1月31日までに交付します。年の途中で退職した人には、退職の日以後1か月以内の交付が必要です。パートやアルバイト、居住者である外国人従業員も対象です。年ごとの細かな期限の取扱いは国税庁の案内で確認してください。
Q. 税務署へ提出するのは全員分ですか。
山崎
A. 令和8年12月31日以前の提出分は、年末調整をしたかどうかと支払金額で対象が決まり、全員分ではありません。令和9年1月1日以後は、市区町村へ給与支払報告書を提出すれば税務署に提出したものとみなされます。ただし、本人への交付はすべての受給者について引き続き必要です。
Q. 本人に渡す源泉徴収票にマイナンバーは載せますか。
山崎
A. 受給者に交付する源泉徴収票には、マイナンバーおよび法人番号を記載しません。税務署に提出する分には記載が必要です。給与計算ソフトから出力するときは、出力区分が本人交付用になっているかを確認してください。
Q. 源泉徴収票を発行しないと、どうなりますか。
山崎
A. 交付は所得税法に定められた支払者の義務で、怠ると罰則の対象になります。従業員が税務署に不交付の届出書を提出した場合は、税務署から事実確認や交付を求める行政指導が入る場合があります。退職者への交付漏れは見落としやすいため、退職手続きのチェックリストに入れて管理してください。
Q. 社労士事務所が源泉徴収票の作成を引き受けても問題ありませんか。
山崎
A. 社労士資格だけで、税務書類の作成や税務判断を受託できるわけではありません。税務の部分は顧問先自身または税理士など、適法な権限を持つ担当者が行います。事務所は契約の範囲を確認し、給与データの整理や資料回収と、税務業務を明確に分けてください。
Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか。
山崎
A. 任せる業務の範囲を区分することが前提です。AI社員AIKATAは給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収などの事務作業を担い、1号・2号業務に当たる申請書や帳簿書類の作成、提出手続きの代行は引き受けません。先生方が法定業務、最終確認、承認を行います。税務業務の担当区分も別に確認します。
Q. 今のソフトのままで使えますか。
山崎
A. AI社員AIKATAは特定ソフトに限定せず、現在の給与ソフト・勤怠システムを使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先に乗り換えを頼む必要はありません。使っている環境と実際の作業を無料相談で確認し、どこから任せるかを整理します。
Q. 無料相談では何が決まりますか。
山崎
A. 60分のオンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行います。契約の義務はなく、全国対応です。NDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールは事務所の規程に合わせて決めます。
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山崎
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- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
