【2026年10月最新】健康診断の義務を社労士事務所が整理｜対象者・費用・事後措置と事務作業を任せる方法

健康診断は、対象となる労働者を使用する事業主の義務です。小規模な顧問先だから不要になるわけではありません。社労士事務所が確認すべき範囲は、受診対象者の判定、健診の種類と時期、費用・賃金の扱い、結果の記録と通知、医師の意見聴取、必要な就業上の措置、結果報告までです。「受診しました」という連絡だけで案件を完了にすると、その後の義務を取りこぼします。

所長や職員の方が難しさを感じるのは、法律の説明だけではありません。顧問先ごとに入社日、勤務形態、健診機関、資料の到着日が違い、給与計算や入退社手続きと同時に確認が必要になります。本記事では、先生方が判断する箇所と、その前に必要な情報をそろえる作業を切り分けます。後半では、給与・勤怠・資料回収の定型事務をAI社員AIKATAに任せる方法まで整理します。

この記事でわかること

01 LEGAL DUTIES 健康診断の義務は誰にある？対象者と種類を最初に整理します 顧問先の規模だけで判断せず、働き方・業務内容・実施時期を確認します。

1-1. 事業主の実施義務と従業員の受診義務、罰則を混同しません

健康診断は、健康状態を把握し、その労働者が安全に業務を続けられるようにするためのものです。労働安全衛生法第66条は事業者に健康診断の実施を求め、同条第5項は労働者側にも受診義務を定めています。労働基準法の労働条件と、労働安全衛生法の安全衛生管理を関係づけながら、顧問先の働く環境全体を確認することが大切です。

労働安全衛生法上の実施義務に違反すれば罰則の対象になり得ます。また、健康状態に応じた配慮が不足した場合には、安全配慮義務との関係も問題になります。罰則を案内して受診を迫るだけでは、顧問先の実務は進みません。誰が対象者名簿を確定し、誰が医療機関へ予約し、誰が結果を管理するのかまで決めます。

安全衛生は危険物を扱う職場だけの課題ではありません。事務職の顧問先でも、長時間労働、勤務時間帯、作業環境と健康状態の関係を把握します。暑熱環境を含む現場がある顧問先については、職場の熱中症対策と事務所が確認する措置も合わせて整理すると、健診と日常の予防策をつなげられます。

出典：e-Gov法令検索「労働安全衛生法」第66条・第120条等（2026年10月確認）。

1-2. 常時使用する労働者を判定するには、雇用期間と所定労働時間をそろえます

雇入時・定期の一般健康診断では、「常時使用する労働者」が基本の対象です。短時間労働者は、期間の定めがないか、有期契約でも契約期間・更新見込み・継続使用の実態が1年以上であるかを確認し、さらに通常の労働者の週所定労働時間に対して4分の3以上かを確認します。両方の条件を確認するのであり、週の時間だけ、あるいは勤続期間だけで結論を出しません。

雇用期間の条件を満たし、労働時間がおおむね2分の1以上で4分の3未満の方には、健診の実施が望ましいとされています。義務対象と任意に対象を広げる制度は、顧問先の一覧表で区別します。健康保険の加入者名簿だけをそのまま健診対象者名簿に使うことも避けます。加入要件と健診の要件は同じではなく、保険に入っているかどうかだけでは判定できないためです。

事務所が受け取る資料	確認する内容	不明なときの処理
労働条件通知書・雇用契約書	契約期間、更新の予定、週の所定労働時間	最新の契約内容を顧問先へ確認します
通常の労働者の勤務条件	同じ事業場・同種業務で比較する所定労働時間	比較対象の職種と勤務制度を確認します
入退社・契約更新の記録	受診期間中の入社、契約更新、勤務時間の変更	前年度名簿との差分を残します
業務内容・シフト	深夜業や有害業務の有無、配置変更	一般健診の基準だけで対象外にせず別途確認します

事務所の運用例としては、「対象」「対象外」「要確認」「顧問先の任意実施」の状態を設けます。対象外には必ず理由を残し、勤務時間や契約が変わった場合の見直し担当者も記載します。毎年同じ表を複製するだけでは、新たに条件を満たした方が前年の判定のまま残ります。名簿の更新を給与処理時の入退社・契約変更の確認と接続すると、健診期だけの一斉確認に頼らずに済みます。

出典：厚生労働省「短時間労働者を含む健康診断等の留意事項」（2026年10月確認）。

1-3. 一般健康診断の種類と実施タイミングを、顧問先の年間予定に落とします

種類	対象と時期の基本	事務所の確認ポイント
雇入時の健康診断	常時使用する労働者を雇い入れる際	採用選考との区別、既存結果の代替条件、項目不足を確認します
定期健康診断	常時使用する労働者に1年以内ごとに1回	前回受診日と今回予定日、未受診者の振替日を確認します
特定業務従事者の健康診断	対象業務への配置替えの際及び6か月以内ごとに1回	深夜業等への従事状況と医師による項目の判断を確認します
海外派遣労働者の健康診断	6か月以上の海外派遣の際と、帰国後に国内業務へ就かせる際	派遣期間、帰国予定、必要な追加検査を健診機関と確認します
給食従業員の検便	事業に附属する食堂・炊事場の給食業務への雇入れ・配置替えの際	担当業務を確認し、一般の飲食業務へ機械的に広げません

定期健診を「年度内に一度」とだけ管理すると、前年の春から翌年の冬まで空くような予定になりかねません。法令上の基本は1年以内ごとに1回です。顧問先の恒例行事としての実施月に加えて、個人ごとの前回受診日と未受診時の振替予定を確認します。雇入時健診の結果がある方は、実施済みの項目と定期健診の省略要件を確認し、事務所の判断だけで丸ごと受診不要にしません。

海外派遣では、通常の定期健診と異なる追加検査が必要になる場合があります。医師が必要と認める項目には、腹部画像検査、尿酸、B型肝炎ウイルス抗体、派遣前の血液型、帰国後の糞便塗抹検査等があります。事務所は項目を独断で選ばず、派遣の前後という目的を医療機関へ伝え、必要項目を確認する役割を明確にします。

出典：群馬労働局「健康診断を実施しましょう」一般健康診断の種類・時期（2026年10月確認）。

1-4. 深夜業を含む特定業務と、特殊健康診断・じん肺・歯科健診を分けます

特定業務従事者の健診は、深夜業、著しい暑熱・寒冷、強い騒音、重量物の取扱い、放射線や有害物に関係する業務等が確認の出発点になります。とくに介護、物流、宿泊、飲食などの顧問先では、夜勤の有無を確認します。行政資料では、常態として午後10時から翌午前5時の深夜業を週1回以上又は月4回以上行う業務が示されています。一時的な残業の記録だけで判断せず、通常の勤務実態を先生方が確認します。

短時間労働者でも特定業務に従事する場合は、雇用期間について6か月以上の予定・実績を確認する場面があります。一般健診の1年という基準だけを当てはめて除外しません。また、有害業務については個別の規則に基づく特殊健康診断の対象判定が必要です。「週の時間が短いので一律に健診不要」という扱いにせず、作業内容、取扱物質、配置日を専門家へ確認します。

出典：大阪労働局「健康診断」深夜業・特定業務・歯科健康診断（2026年10月確認）。

出典：長崎労働局「健康管理」短時間労働者の対象要件（2026年10月確認）。

特殊健康診断には、有機溶剤、鉛、四アルキル鉛、特定化学物質、高気圧、電離放射線、除染等、石綿など、業務や物質に対応する区分があります。じん肺健康診断は粉じん作業歴と管理区分の確認が重要です。歯科医師による健康診断は、歯やその支持組織に有害なガス・蒸気・粉じんを発散する場所等での業務が対象で、通常の虫歯検診と同じ意味ではありません。

実施間隔をすべて半年と決めてしまうと誤りになります。例えば四アルキル鉛の健診や、じん肺の管理区分による健診には別の間隔があります。顧問先の業務一覧を受け取り、該当規則と健診機関の確認に基づいて予定を作ります。過去の有害業務への従事歴が確認対象になる場合もあるので、現在の部署だけを見て名簿から削除しない運用が必要です。

一般健康診断以外の対応を確認するときは、顧問先から業務の名称だけでなく、作業場所、取扱物質、作業工程、配置の履歴を確認します。じん肺健診では、現在の粉じん作業の有無だけでなく、過去の従事歴や判定済みの管理区分が実施時期の確認に関わります。既存の健診結果と配置履歴が別々に保管されている場合は、顧問先の健康情報担当者と記録の所在を確認します。「以前の担当者しか知らない」という状態を解消してから、医療機関へ必要事項を伝えます。

1-5. 派遣・出向・役員・休業者・外国人労働者の確認を名簿に残します

派遣労働者の一般健康診断は派遣元、特殊健康診断は派遣先が実施するという役割分担があります。顧問先が派遣元なのか派遣先なのかを確認し、相手側に連絡しただけで完了とせず、実施状況と必要な結果の受け渡しを確認します。出向については、出向契約や雇用関係、指揮命令の実態を確認して実施体制を整理し、派遣と同じ表に機械的に当てはめません。

役員は肩書だけで判断せず、労働者としての実態があるかを先生方が確認します。休職・育児休業などで通常の健診日程に乗らない方は、名簿から消すのではなく、休業状況と復職予定を確認する欄を設けます。受診の可否や適切な時期は個別に確認し、復職時の確認漏れを防ぎます。従業員の家族への任意の健診補助は、従業員本人への法定対応と別に管理します。

外国人労働者も、該当する健康診断の対象を国籍だけで除外することはありません。事務所が顧問先に提案するのは、理解できる言語での案内、医療機関への相談方法、結果提出先の明確化です。在留資格の統計や雇用区分の呼称を対象判定の代わりにはしません。問診票の医学的な回答を事務所が推測して埋めることも避け、本人と医療機関が確認できる体制につなげます。

出典：京都労働局「事業主の方へ」派遣労働者の健康診断（2026年10月確認）。

出典：厚生労働省「外国人労働者の安全衛生対策」健康診断（2026年10月確認）。

02 OFFICE WORKFLOW 健康診断の実施手順と、受診後に事務所が確認すること 書類をそろえる順番、結果の扱い、給与への反映、行政への報告を具体化します。

2-1. 雇入時健康診断は採用選考と分け、内定通知・入社案内で準備します

雇入時の健康診断は、入社後の健康管理や適正配置につなげるためのものです。厚生労働省は、合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断について、就職差別につながるおそれがある事項として示しています。事務所では、応募者の選考書類と入社後の健康管理資料を分けるよう顧問先へ案内します。「全応募者は診断書を提出」とする定型文を、そのまま使い回しません。

雇入れの際には、医師による健康診断を受けてから3か月を経過しない方が結果を証明する書面を提出した場合、相当する検査項目を省略できる取扱いがあります。これは「診断書が一枚あればすべて省略できる」という意味ではありません。受診日、検査項目、本人を特定できる情報を確認し、不足項目を医療機関へ照会します。過去の健診結果で代替した理由と、追加受診が必要だった項目を残しておくと、別の職員も経緯を説明できます。

出典：厚生労働省「公正な採用選考の基本」（2026年10月確認）。

出典：e-Gov法令検索「労働安全衛生規則」第43条（2026年10月確認）。

2-2. 法定の検査項目と人間ドックの違い、2027年の変更を確認します

2026年10月時点の雇入時健診では、既往歴・業務歴、自覚症状・他覚症状、身体計測や視力・聴力、胸部エックス線、血圧、貧血、肝機能、血中脂質、血糖、尿、心電図などの法定項目を確認します。定期健診では一部の項目について医師が法定の基準に従って省略を判断する場合がありますが、雇入時健診にその省略基準をそのまま適用しません。事務所が年齢だけを見て検査の省略を確定しないことが重要です。

人間ドックや任意のがん検診は、法定健診とは目的や項目の構成が異なります。項目数が多いから法定要件をすべて満たす、と判断するのも不適切です。顧問先から「人間ドックを受けたので定期健診の代わりにしたい」と相談されたら、必要項目、受診時期、結果の提出方法を照合します。法定部分と本人希望の追加検査を分ければ、費用負担や情報取得の範囲も説明しやすくなります。

主な検査項目の見方として、血圧、血糖、脂質、肝機能、BMI等の値を、職員が独自の表に当てはめて就業可否を判定してはいけません。事務所が事務処理上確認するのは、必要項目の結果があるか、医師による所見が記載されているか、意見聴取につなぐべき未処理事項が残っていないかです。検査値の意味や本人への医学的説明は医療職に確認します。

出典：厚生労働省「職場のあんぜんサイト：定期健康診断」（2026年10月確認）。

出典：山梨労働局「定期健康診断等の診断項目の取扱いの変更（令和9年4月から適用）」（2026年10月確認）。

2-3. 対象者リストから予約・案内・受診確認までを6ステップで進めます

事務所の管理は、受診対象者のリストアップ、実施時期・方法・医療機関の決定、個人への日程通知、受診状況と結果の受領確認、記録・通知・事後措置、行政報告の要否確認という順番にすると整理できます。顧問先が医療機関へ直接依頼する範囲と、事務所が支援する範囲を契約や業務分担表で明らかにします。予約代行や医療機関との連絡が契約に含まれると決めつけず、窓口を先に確定します。

段階	顧問先へ確認する情報	完了の証拠
対象者を確定	最新名簿、契約・シフト変更、特別な健診区分	確認者と確定日を残した対象一覧
実施方法を決定	個別受診、巡回健診、受診先の選択、予約枠	医療機関と確認した案内内容
日程を通知	本人への到達方法、変更時の連絡先	案内済みと未連絡の区分
受診を確認	実際の受診日、キャンセル、振替予定	予約済みから受診済みへの更新
結果と事後措置を確認	結果受領、本人通知、医師の意見、措置	それぞれの完了日と次の担当
報告を確認	報告対象、集計、先生方の承認、提出結果	受付や補正の状況を含む記録

受診先は、必要な項目に対応できる医療機関であることを確認します。従業員が別の医師による相当する健診を受け、結果を証明する書面を提出する方法も法令上用意されています。そのため「指定先以外は一切認めない」という案内にせず、代替受診の条件と結果の提出先を明示します。顧問先ごとの予約ルールを事務所の担当者が記憶だけで管理せず、確認表に残します。

前日の飲食、飲水、服薬、当日の服装、持参物については、受診先の最新の注意事項を案内します。例えば検査コースや実施時間によって準備内容が異なることがあるため、事務所が一律の食事制限や服薬中止を指示しません。医療機関の案内への導線と問い合わせ先を示し、個別の不安は本人から医療機関へ相談してもらいます。案内文を簡略化するときも、医学的な注意事項を自己判断で削らないようにします。

受診結果の受領では、「書類が届いたか」と「必要な情報がそろったか」を別々に判定します。事務所用の判定表には、受領元と受領日、対象者の識別、受診日、該当する健診区分、項目の不足、確認先を記録します。これは医学的な判定表ではなく、受領した資料を次の担当へ渡せるかを確認するための表です。次のように、書類が届いた後にも複数の状態があることを明らかにします。

受診結果の状態	事務所が次に確認すること
本人から受診済みと連絡があっただけ	結果を誰がいつ受領するかを顧問先へ確認します
結果は届いたが受診日や本人の識別が不明	健診機関等の適切な窓口へ確認し、別人や別年度の結果との取り違えを防ぎます
必要な項目に空欄がある	医師による省略か、未実施か、記載漏れかを確認します
必要情報がそろっている	本人通知・保存・医師の意見聴取等の次工程へ渡します

健康診断という法定義務を果たすには、顧問先の企業側の担当者が何を実施し、事務所が何を確認するかを具体的に決める必要があります。資料が不足したときに複数の職員が同じ依頼を出さないよう、問い合わせの窓口を決めます。判定を保留した事項は、保留の理由と次の確認日を残し、資料受領の担当と先生方の確認の間で止まらないようにします。

2-4. 健康診断の費用負担と受診時間の賃金は、別々に判断します

法定の健康診断は事業者に実施義務があるため、その費用も事業者が負担すべきものとされています。会社から医療機関へ支払う方法か、本人が立て替えて精算する方法かを顧問先と決め、領収書や受診の確認方法を整理します。法定健診そのものの費用を、本人が別の医療機関を選んだという理由だけで当然に全額本人負担と扱うことは避けます。

一方、一般健康診断の受診時間に対する賃金は、厚生労働省の説明では労使間の協議により定める事項であり、支払うことが望ましいとされています。特殊健康診断の受診に要する時間は労働時間に当たり、賃金の支払が必要です。一般健診と特殊健診を同じ勤怠区分にしてしまうと、給与処理の条件を誤ることがあります。顧問先の規程と実際の勤務指示を確認して登録します。

出典：厚生労働省「健康診断を受けている間の賃金はどうなるのでしょうか？」（2026年10月確認）。

顧問先への確認票では、受診費用、受診中の時間、移動時間、交通費、本人希望のオプションを別の欄にします。会社がどこまで補助するか、実施時間が勤務と重なるときの打刻方法、時間外になった場合の確認方法を整理します。金額の相場を一律に設定するのではなく、法定項目を満たす見積内容と顧問先の規程を照合することが事務所の役割です。

再検査・精密検査・治療費や任意の人間ドックの追加部分については、法定健診そのものとは区別して、顧問先の制度や適用される給付の有無を確認します。「すべて会社負担」「すべて本人負担」といった一律の案内では、個別の制度を取りこぼします。医師の意見聴取が必要な案件について、再検査の費用精算が決まらないことを理由に、その確認まで止めないようにします。

給与・精算の確認欄	記録しておく内容
健診区分	一般健康診断か特殊健康診断か、任意検査かを分けます
勤怠区分	顧問先が決めた受診時間の扱いを給与計算の条件へ反映します
費用の支払経路	直接払いか立替精算か、必要な証憑は何かを記録します
変更・例外	休日受診や別機関受診などの扱いを、確認者とともに残します

2-5. 福利厚生費の処理と給与課税の確認は、税務判断につなげます

顧問先からは、「健康診断を福利厚生費で処理できるか」「役員の人間ドックも同じか」という質問が出ることがあります。社労士事務所では、対象者の範囲、社内規程、検査の目的、費用の負担方法を整理します。国税庁の人間ドックの費用負担に関する公表事例では、一定の条件のもとで給与等として課税する必要がないとする取扱いが示されていますが、特定の役員等だけを対象とする場合などは同じ結論とは限りません。

この論点は、一般の健診費用の負担義務と税務上の処理を切り分けることが重要です。事務所が税務判断まで一律に引き受けるのではなく、制度資料と証憑をそろえて顧問税理士へ確認します。給与計算を受託している場合は、課税・非課税の確認結果を受領してから処理条件へ反映し、医療情報を給与担当者へ不必要に渡さずに精算できる資料構成にします。

出典：国税庁「人間ドックの費用負担」（掲載の法令基準日も要確認）（2026年10月確認）。

2-6. 未受診・受診拒否は理由を確認し、受診できる方法を提示します

従業員が受診していない場合、顧問先には理由の確認と受診機会の調整を促します。予約を忘れた、勤務の交替ができない、遠方にいる、結果の取扱いに不安があるなど、事情によって必要な対応は違います。未受診者の一覧には病歴を細かく書き込まず、連絡状況、再案内、振替予定、個別相談の要否を必要な範囲で記録します。受診しない本人にも義務があることと、事業主の実施義務が消えるわけではないことを合わせて説明します。

指定医療機関を避けたい事情がある方には、相当する健診を別の医師で受け、結果を提出する方法を案内します。どうしても受診を拒否する場合の業務命令や懲戒は、事実確認、合理的な受診機会の提供、就業規則、処分の相当性等を先生方が検討する事項です。「未受診なら直ちに処分」といった文面を自動送信することは適切ではありません。

労務上の対応記録は、相手の発言、案内した内容、受診できる代替手段、回答期限を分けて残します。顧問先の上司が健康情報を用いて本人を責める運用にならないよう、ハラスメント相談と職場対応の整理も参照し、受診勧奨と不適切な言動を混同しない説明にします。

出典：高知県「労務改善Q&A」健康診断を受けない社員への対応（2026年10月確認）。

未受診者を放置しないためには、単に一覧に名前を残すだけでは足りません。誰が次に連絡するか、いつ回答状況を確認するか、顧問先の責任者へいつ戻すかを決めます。結果が届いていない方と、まだ受診していない方も区別します。前者には結果の所在を確認し、後者には受診機会の確保が必要です。この違いを確認することで、本人へ不要な再受診案内を送り、顧問先を混乱させることも避けられます。

2-7. 結果の通知・健康診断個人票・保存期間は、受診直後から管理します

一般健康診断の結果については、健康診断個人票を作成し、5年間保存することが必要です。また、事業者は結果を遅滞なく本人へ通知します。事務所が顧問先の運用を確認するときは、健診機関から本人へ結果が届く方法か、顧問先が受領して通知する方法かを把握します。「本人が持っているから会社は確認しない」「会社が保管しているから本人には知らせない」という処理を避けます。

特殊健康診断等の保存期間は同一ではありません。厚生労働省の資料には、じん肺、電離放射線、一部の特定化学物質、石綿等について、一般健診より長い保存期間が示されています。事務所では健診区分と根拠規則ごとに保存期間を確認し、一般健診用の削除ルールを全資料へ適用しないようにします。年度が替わった、委託が終わったという理由だけで、保存が必要な記録を消さないことが大切です。

出典：東京労働局「健康診断・事後措置の確認項目」（2026年10月確認）。

出典：厚生労働省「健康情報の取扱い」保存が必要な書類と保存期限（2026年10月確認）。

電子データで保存する場合も、対象者・健診区分・受診日を識別でき、必要な記録を取り出せることを確認します。検査結果のファイルを受け取ったメールボックスだけに置くと、担当者の退職やメール削除で所在が分からなくなります。顧問先での原本管理場所、事務所が保持する資料の範囲、保管責任者を決め、事務所の進捗表には保管先への参照情報を残します。

2-8. 医師の意見聴取と就業上の措置は、再検査の案内だけでは終わりません

健診結果に異常の所見がある労働者については、健康を保持するために必要な措置について医師等の意見を聴く必要があります。原則として健診が行われた日から3か月以内という期限を確認します。結果が事務所へ届いた日から起算する運用にしないよう、受診日と結果受領日を別々に記録します。健診機関からの結果到着が遅れる場合は、顧問先と早めに状況を確認します。

医師が就業上の配慮を検討するには、結果だけでなく、勤務時間、深夜業の回数、作業内容、身体的な負荷等の情報も重要です。事務所は顧問先が必要な情報を整理できるように支援し、就業可否を職員やAIが独断で決めないようにします。医師の意見を勘案し、必要に応じて顧問先が就業場所の変更、作業の転換、労働時間の短縮、深夜業の回数の減少等を行います。

小規模な顧問先で産業医がいないことを理由に、意見聴取を省くことはできません。地域産業保健センター等の支援窓口の利用条件を確認し、医師への相談につなぐ体制を整えます。再検査・精密検査の受診勧奨と、医師・保健師による保健指導の案内も整理します。保健指導については努力義務としての位置づけを含め、法定の事後措置と同じ欄に混ぜず管理します。

出典：厚生労働省「健康診断の結果に基づく事後措置等」（2026年10月確認）。

出典：埼玉産業保健総合支援センター「地域産業保健センター」（2026年10月確認）。

事務所の確認表では、意見聴取の依頼中、医師の回答待ち、顧問先の措置検討中、措置実施済みを分けると、どこで止まっているかを見つけられます。健康情報をすべて共有する代わりに、作業管理者には「必要な勤務上の配慮」を必要な範囲で伝える運用を検討します。本人の意向も踏まえた調整の経緯を残し、給与や勤怠の条件変更があれば、事務所内の担当へ確定事項を渡します。

2-9. 定期健康診断結果報告は、事業場単位の要否と電子申請を確認します

定期健康診断結果は、常時50人以上の労働者を使用する事業場では、遅滞なく所轄労働基準監督署長へ報告する必要があります。一方、特殊健康診断や有害業務に係る歯科健康診断については、規模にかかわらず報告が必要です。雇入時の一般健康診断については、定期健診と同じ結果報告の対象ではありません。実施義務の有無と報告義務の有無を、必ず分けて回答します。

2025年1月1日から、定期健康診断結果報告等の対象手続は電子申請が原則義務化されています。対象手続の一覧と例外の取扱いは、厚生労働省の最新案内で確認します。すべての特殊健診手続が同じ時点で同じ扱いになったと一括りにせず、実際に提出する手続名を確認することが必要です。

出典：厚生労働省「健康診断結果報告の提出の仕方」（2026年10月確認）。

出典：厚生労働省「労働安全衛生関係の一部の手続の電子申請」（2026年10月確認）。

提出前には、事業場情報、受診者数、所見に関する集計、実施期間、医師等の情報を公式様式や入力画面に沿って確認します。項目別の有所見数を単純に足した人数と、所見のある労働者の実人数は同じとは限りません。集計元と集計方法を明示し、先生方が確認できる形で下準備します。本人ごとの検査値を無関係な集計表へ増殖させる必要はありません。

電子申請の送信ボタンを押した時点で完了とせず、受付、補正依頼、処理結果まで確認し、顧問先へ必要な連絡を行います。提出の代行と法定帳簿書類の作成は先生方が担います。周辺事務を外部へ委託する場合も、誰が法定書類を作成し、誰が申請を承認・送信するかという分担を曖昧にしません。

2-10. 健康情報の取り扱いとストレスチェックは、通常の人事資料と分けます

健康診断の結果は取扱いに配慮が必要な個人情報です。事務所は顧問先と、利用目的、取り扱う担当者、閲覧権限、保存場所、受け渡し方法を整理します。健康情報を外部へ渡す際には、第三者提供に当たるか、適法な委託として扱うか、法令上の例外に該当するかを確認し、必要な同意や委託先の管理を行います。NDAがあるという理由だけで、すべての情報を自由に共有してよいわけではありません。

進捗確認に必要な情報と、医療職が確認する診断名・検査値等を分けることが基本です。所長が全体の処理状況を見る画面では、対象者数、未受診、結果待ち、意見聴取待ち等が分かればよい場面があります。診断結果の全内容を一般の連絡チャットへ貼り付けず、業務上必要な範囲に限って確認できる運用にします。書類の下準備を自動化する際も同じ考え方で扱います。

出典：厚生労働省「健康診断結果に基づき事業者が講ずべき措置に関する指針」（2026年10月確認）。

ストレスチェックは、一般の健康診断とは別の制度として管理します。厚生労働省の案内では、2028年4月1日から50人未満の事業場にも実施義務が広がることが示されています。健康診断を実施すればストレスチェックも済むわけではなく、結果の取扱いも同じではありません。事務所では対象制度、実施体制、情報の流れを分けて顧問先へ案内し、今後の準備項目として予定に加えます。

出典：厚生労働省「50人未満の事業場にもストレスチェックが義務になります」（2026年10月確認）。

03 MANUAL LIMITS 健康診断の確認が、給与・入退社の繁忙期と重なると手作業が詰まります 事務所の負担は、制度を理解することだけではありません。

3-1. 顧問先ごとの締め日・手当・資料の出し方が、確認の往復を増やします

健康診断の相談は、単独の案件として完結しないことがあります。受診時間の扱いが勤怠集計に入り、勤務上の配慮がシフト変更につながり、入社時の資料不足がほかの入社準備と重なります。事務所では、給与の締め日と支給日を守りながら、顧問先へ不足資料を確認し、確定した条件をソフトへ入力する必要があります。

ここで増えるのは、判断そのものよりも、判断に必要な資料を探す時間です。メールでは受診済みと聞いていても、管理表は予約済みのまま、給与担当には時間の扱いが伝わっていない、といった分断が起こり得ます。担当者が覚えているから処理できる状態では、休みや担当変更のたびに、同じ質問を顧問先へ繰り返すことになります。

所長が確認するときは、「どの担当が忙しいか」だけでなく、「同じ情報を何度入力しているか」「未確定の条件を誰が持っているか」を見ます。受診状況と給与計算を同じデータに無制限に混ぜるのではなく、業務ごとに必要な確定情報を渡すことが重要です。この整理ができれば、専門判断の前後にある定型作業の量が見えてきます。

3-2. 採用難と属人化の中で、転記と二重確認を人手で増やし続ける限界があります

算定基礎届、労働保険の年度更新、年末調整の時期は、定例の給与計算に追加の資料回収が重なります。健康診断の案内や受診時間の問い合わせが加わると、職員は作業を切り替えながら対応することになります。人を増やしても、顧問先ごとのルールを教える作業と、仕上がりを確認する作業は事務所に残ります。

同じ担当者が資料回収、入力、例外確認を抱える場合は、本人の机の上だけで進捗が分かる状態になりやすくなります。二重チェックを増やしても、確認者に渡す一覧が手作業なら、その一覧を作る工程で滞ります。ソフトの機能の良し悪しとは別に、事務所がデータを受け取り、条件を照合し、承認できる状態にする工程が負荷になっているのです。

健康診断の相談と年度更新が重なる事務所では、労働保険の年度更新で必要な資料と確認の流れも見ながら、年間の資料回収を棚卸しします。必要なのは、仕事をさらに細かく職員へ割り振ることだけではありません。ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。次章では、その対象を給与・勤怠・書類の下準備に分けて考えます。

04 AUTOMATION AIに聞いて早くする効率化と、毎月の事務作業を回す自動化の違い 先生方の判断を残し、承認に必要な材料がそろうところまでを設計します。

4-1. 質問への回答を得るだけでは、資料回収と入力は終わりません

AIに制度の説明案や確認項目を聞き、職員が内容を確認して使う方法は、調べ物や文章作成の効率化です。これに対して自動化は、決めた条件に沿って、毎月の資料回収、データの整理、入力、照合、確認待ちへの引渡しを一つの工程として動かすことです。毎回人が同じ質問を入力し、結果をコピーする運用とは、担当する範囲が違います。

Claude Code/CodexなどのAIツールを業務に組み込む場合も、名前を導入するだけで作業が終わるわけではありません。どの資料を参照するか、顧問先のどのルールを適用するか、資料が不足したときはどう止めるか、人が何を確認するかを決める必要があります。特に健康情報や法定書類を扱う業務では、AIに任せる事務処理と、医師や先生方が担う判断を先に分けます。

健康診断の検査値から就業可否を判断することや、医師の意見をAIで代替することは、ここでいう自動化の対象ではありません。この記事で取り上げるのは、健診に関する相談と同時に事務所へ積み上がる給与・勤怠・資料回収の仕事です。医療判断まで自動化できるという説明や、健康診断専用の機能があるという約束にはつなげません。

4-2. 今のソフトで、勤怠回収から承認待ちまでをつなぎます

AI社員AIKATAは、いま事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含む事務作業を受託します。顧問先の締め日、支給日、手当等の個別ルールを登録し、AIの処理結果を人が品質チェックしたうえで、事務所が最終確認・承認する形です。以下は給与・勤怠の定型事務を対象とした流れであり、健康診断の医学的評価や法定書類の提出を委託する図ではありません。

これまで職員がやっていた作業	AIに任せた後	事務所が担うこと
顧問先へ資料を依頼し到着を確認する	AI社員AIKATAが資料回収や一次対応を受託します	必要資料と業務範囲を確認します
締め日・支給日・手当を見ながら集計する	AI社員AIKATAが登録した個別ルールに沿って処理します	ルールの確定や変更内容を確認します
給与ソフトへ入力して計算結果を確認する	AI社員AIKATAが既存ソフトを使い、人が品質チェックします	計算済みデータの最終確認と承認を行います
入退社・算定基礎・年度更新の資料をそろえる	AI社員AIKATAが書類の下準備を受託します	法定帳簿書類の作成と提出手続きの代行を行います

例えば顧問先が健診受診時間の取扱いを変更した場合、事務所は顧問先の決定内容を確認し、給与処理へ反映すべき条件を確定します。未確定の勤怠区分をAIが法的に判断して決める運用にはしません。資料の不足や例外があれば、その扱いを確認してから処理する範囲を相談します。具体的に任せる対象は、無料相談で業務の棚卸しをしながら整理します。

4-3. 社労士法の1号・2号業務と、最終確認・承認は先生方が行います

AI社員AIKATAは、行政機関への提出手続きの代行や、法令に基づく帳簿書類の作成という社労士法上の1号・2号業務を引き受けません。これらの業務と最終確認・承認は先生方が行います。AIが担うのは、その前の給与計算、勤怠集計、資料回収の一次対応、書類の下準備等の事務作業です。

健康診断に当てはめると、医師の所見を得ること、顧問先が必要な就業上の措置を決めること、先生方が受託する法定書類の作成・提出代行は、それぞれ責任主体を分けます。「事務所は承認だけ」という説明は、AI社員AIKATAに任せた定型事務の日々の確認を指すものであり、独占業務や医療判断まで承認ボタンだけで他者へ渡せるという意味ではありません。

出典：厚生労働省「社会保険労務士法」第2条・第27条等（2026年10月確認）。

05 FOUR OPTIONS 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づきません 「事務所が作業を抱え続けるか」という観点で、4つの選択肢を比較します。

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比較するのは、顧問先ごとに異なる定型事務を事務所が抱えずに回すという目的です。採用の管理、委託先への説明、自作した仕組みの保守が残るなら、所長が抱える運営上の仕事は形を変えて続きます。

5-1. 職員を増やす・従来型の外注・AIの自作・AI社員AIKATAを比較します

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やす	忙しい時期の入力を分担できます	採用・教育が繁忙期に間に合わず、閑散期の人件費と引継ぎも残ります	✕
②従来型の外注・BPO	作業を外へ出せます	顧問先ごとの説明、追加資料の確認、手直しの取りまとめを事務所が抱えます	✕
③事務所でAIを自作する	自分たちのルールで動かせます	仕様化、検証、変更への対応、作った人への依存が残ります	✕
④AI社員AIKATAに任せる	既存ソフトのまま定型事務を任せられます	AI社員AIKATAが構築・運用と人による品質チェックを行い、事務所は最終確認・承認を担います	◎

この比較は、特定の会社やソフトの機能・品質を評価するものではなく、事務所に人や仕組みの管理が残るかという業務設計の比較です。健康診断の相談対応を増員で乗り切ろうとしても、新しい職員に顧問先の給与ルール、個人情報の取扱い、書類の所在を教える必要があります。従来型の外注でも、事務所が委託前の整理と差し戻し対応を毎回担当するなら、繁忙期の窓口業務は残ります。

5-2. 自作の壁は、作れるかよりも、毎月確かめて直し続けられるかです

Claude Code/Codexを使って事務所独自の仕組みを作る場合でも、担当者の頭の中にある顧問先ルールを言葉と条件にする必要があります。通常月だけでなく、入退社、休業、手当変更、締め日をまたぐ修正といった場面で、どの結果が正しいかを確かめる基準が必要です。仕組みを作った人だけが直せる状態は、紙やエクセルで起きていた属人化を別の場所へ移したことになります。

健診期の給与処理だけを一時的に軽くしても、翌月の勤怠集計や次の入退社処理で同じ問題が繰り返されるなら、作業を抱える構造は変わりません。作る人を探し、教え、直してもらう管理を所長が続けるのか、定型事務の構築と運用まで任せるのかが選択の軸です。

06 AIKATA AI社員AIKATAは、給与・勤怠・書類の下準備をAIと人の二重体制で受託します ここからは、社労士事務所向けに案内しているサービスの範囲を説明します。

6-1. 今の給与ソフト・勤怠システムと顧問先のルールをそのまま使います

AI社員AIKATAは、職員がパソコンで行っている事務作業をAIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行サービスです。給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを扱います。法令に基づく帳簿書類の作成と提出代行は、引き続き先生方が行います。

AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所がいま使っている給与ソフト・勤怠システムを使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要はありません。締め日、支給日、手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理するので、担当者が変わっても、そのルールが残る形にできます。

健康診断に関連する問い合わせをきっかけに見直す場合も、まずは給与や勤怠、資料回収のどの作業が負担かを整理します。健康診断の医学的判断、産業医業務、法定帳簿書類の作成・提出までを一括して任せるサービスとして説明するものではありません。具体的な対象業務は、先生方が残す判断と合わせて無料相談で確認します。

6-2. AIの結果を人が品質チェックし、先生方が最終確認・承認します

AI社員AIKATAでは、AIの処理結果を人が品質チェックし、最終確認と承認を事務所が行います。日々の定型事務について、事務所が原則として計算済みの給与データや作成済み帳票を承認する形を取ります。専門判断や法定業務までなくなるという意味ではなく、承認材料をそろえるための集計・入力・確認の仕事を任せるという意味です。

仕組みの構築・運用はAI社員AIKATAが担うため、事務所にAIの知識は要りません。算定基礎、年度更新、年末調整の繁忙期にも、人を採用・教育せず処理量を増やせます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わらない仕組みです。金額や削減効果の数字ではなく、どの作業を任せるかという業務範囲を具体的に整理します。

AI社員AIKATAを使う社労士事務所では、顧問先の締め日や手当の条件を仕組みに残し、処理結果の品質チェック後に先生方が承認する形で運用しています。この説明は運用の仕組みを示すもので、特定の事務所の導入実績や削減時間を示すものではありません。個別ルールが多い事務所ほど、どこで先生方の判断が必要になるかを先に明らかにします。

6-3. NDAと事務所の規程に合わせたデータの受け渡しを確認します

AI社員AIKATAではNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。健康診断の相談を扱う事務所では、給与処理に必要な確定情報と、医学的な結果そのものを区別して棚卸しすることが重要です。必要な範囲を超えて結果票を渡すことを前提にせず、任せる作業に必要な資料を確認します。

無料相談は60分、Google Meetを使うオンラインで、全国に対応します。業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを整理する場であり、相談による契約の義務はありません。所長が相談前に準備する資料は、まず日々の作業の流れや使用ソフト、顧問先ごとに異なる条件の概要で十分に整理できます。実データの共有方法は、取扱いのルールと合わせて確認します。

サービスの対象と相談内容は、AI社員AIKATAの社労士事務所向け案内をご確認ください。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけです 健康診断の相談に答える時間を確保するため、毎月の定型事務の持ち方を変えます。

健診の義務を正しく説明できても、資料の取りまとめと給与処理で職員が埋まっていれば、所長の確認待ちは減りません。手作業を続けるか、ソフトを追加・乗り換えするか、AI社員AIKATAに作業を任せるかを、事務所に残る負担で比較します。以下の記号は、この目的に対する業務分担の比較であり、個別のソフトの評価ではありません。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 入力と照合を職員が抱えます	△ 新しい運用を回す仕事が残ります	◎ 採用・教育せずに処理量を増やせます
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の把握と引継ぎに依存します	△ 条件の整理と運用管理を事務所が担います	◎ 個別ルールを仕組みに登録して残します
顧問先への負担	△ 不足確認や再提出の往復が残ります	△ 移行内容に応じて案内・調整が必要です	◎ 今のソフトを使い、乗り換えを頼む必要がありません
職員の採用・教育	✕ 作業量に合わせた人の管理が残ります	△ 操作教育と仕組みの管理が残ります	◎ 構築・運用を任せられます
社労士法の線引き	○ 先生方が法定業務を担います	○ 先生方が法定業務を担います	◎ 独占業務を受託せず、先生方が作成・提出と最終確認を担います

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放すのは定型事務であり、先生方の法的判断、法定帳簿書類の作成・提出代行、最終確認・承認は事務所に残します。顧問先の健康診断に関する相談へ丁寧に向き合うためにも、毎月繰り返している入力と集計から見直します。

08 NEXT STEP 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、任せる業務を具体化します 無料相談で、どの作業から任せられるかを整理します。

健康診断の相談を受けてから、職員がどの資料を探し、誰へ確認し、どこへ入力しているかを書き出してみてください。その横に、毎月の勤怠集計、給与計算、入退社、算定基礎・年度更新の下準備を並べると、同じ資料回収や転記が複数の業務で発生していることが見えてきます。業務の順番と判断する人が分かれば、任せる対象を具体的に話せます。

相談では、どの作業から任せられるか、どこまでが事務作業でどこからが先生方の業務か、使用中のソフトと顧問先ごとの条件をどう整理するかを確認します。健康情報を含む資料は、最初から一式を送るのではなく、データの取扱いと受け渡し方法を相談してから共有する形にします。事務所が抱える仕事の実態を確認し、次の行動を決めるための時間としてお使いください。

次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

AI社員AIKATAの無料相談は、60分・オンライン（Google Meet）です。健康診断の相談と並行して負担になっている定型事務を棚卸しし、その場でどの作業から任せられるかを整理します。全国対応で、相談による契約の義務はありません。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 健康診断の義務は、従業員が50人未満の顧問先にもありますか？

A. あります。定期健康診断の実施と、労働基準監督署への結果報告は別の義務です。一般の定期健診結果報告には常時50人以上という基準がありますが、対象労働者への健診、結果の記録・通知、必要な事後措置まで不要になるわけではありません。特殊健康診断や歯科健康診断の報告要件は別に確認します。

Q. パート・アルバイトは健康保険に入っている人だけを対象にすればよいですか？

A. 健康保険の加入だけでは判定できません。一般健診では雇用期間や更新見込みと、通常の労働者に対する週所定労働時間の割合を確認します。深夜業等の特定業務や有害業務は、該当する健診の要件を別に確認します。契約更新や勤務時間の変更時に、顧問先の対象者一覧を見直す運用にします。

Q. 入社前に受けた人間ドックで雇入時健康診断を省略できますか？

A. 医師による健診を受けてから3か月を経過しない方が結果を証明する書面を提出する場合は、相当する項目について省略できる取扱いがあります。人間ドックという名称だけでは判断せず、受診日と必要項目を照合し、不足項目は医療機関へ確認します。採用選考のための健康診断とは分けて扱います。

Q. 健康診断を受けている時間は、必ず給与を支払いますか？

A. 一般健康診断の受診時間に対する賃金は労使間の協議で定める事項で、支払うことが望ましいと厚生労働省は説明しています。特殊健康診断の受診時間は労働時間に当たり、賃金の支払が必要です。健診区分、顧問先の規程、勤務の指示内容を確認して勤怠と給与へ反映します。

Q. 結果を保存していれば、医師の意見聴取は省けますか？

A. 省けません。異常の所見がある労働者については、必要な措置に関する医師等の意見聴取を確認します。保存、本人への通知、医師の意見聴取、必要な就業上の措置は別々の確認事項です。健診日からの期限を管理し、再検査を案内しただけで事後措置を完了扱いにしないようにします。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 任せる業務の範囲を分ける必要があります。AI社員AIKATAが受託するのは給与計算・勤怠集計・資料回収の一次対応・書類の下準備等です。行政機関への提出手続きの代行と法令に基づく帳簿書類の作成という1号・2号業務は引き受けず、先生方が行います。最終確認・承認も事務所が担い、医学的判断は医師に確認します。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、いま事務所が使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化するサービスです。顧問先に乗り換えを頼む必要はありません。実際の業務の流れと個別ルールを棚卸しし、どの作業を任せるかを相談で整理します。

Q. 健康診断の検査値の判定や、産業医業務もAI社員AIKATAへ任せられますか？

A. 本記事で案内している受託範囲には、医学的な診断や産業医の判断を含めていません。AI社員AIKATAの対象は給与・勤怠・書類の下準備・資料回収等の事務作業です。健康診断に関係する業務でも、医師の判断、顧問先が行う措置、先生方の法定業務を切り分け、具体的な対象範囲を相談で確認します。

Q. AIの知識がない職員でも相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが仕組みの構築・運用を担うため、事務所にAIの知識は要りません。60分のオンライン無料相談で、使用中のソフト、毎月の作業、顧問先ごとに異なる条件を整理し、どの作業から任せられるかを確認します。相談による契約の義務はありません。

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