【2026年10月最新】就労証明書とは？保育園申請時の書き方・記入事項・標準様式を社労士事務所向けに整理し、発行依頼への対応をAIに任せる方法
aikanri-admin
「従業員から、保育園の申請に使う就労証明書を書いてほしいと頼まれた」「顧問先の人事担当者が、就労証明書の書き方でいつも迷っている」——年末から春にかけて、顧問先から寄せられる相談です。
結論から言うと、就労証明書は、従業員が働いている事実を、勤務先が証明する書類です。主な使い道は、市区町村への認可保育所等の入所申請で、様式は国の標準的な様式に統一される流れになっています。書くのは勤務先ですが、記載内容が市区町村の利用調整（入所の可否や順位）に直結するため、正確さが求められます。
この記事では、社労士事務所の所長・職員の方に向けて、就労証明書とは何か、必要になる場面、項目ごとの書き方、事務所が顧問先に助言すべき確認事項を整理します。後半では、依頼が重なる時期の発行依頼の受付、勤怠・契約情報の突き合わせ、下書きの作成を、弊社（株式会社GENAI）が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」に任せる方法も説明します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 OVERVIEW 就労証明書とは：働いている事実を勤務先が証明する書類 2024年4月入所分から様式が全国で標準化された
就労証明書は、従業員が実際に働いていることを、勤務先が証明する書類です。「勤務証明書」「就労証明」「在籍証明書」などの呼び方もあります。主な提出先は、保育所等の入所申請を受け付ける市区町村です。
📚 用語解説
就労証明書：従業員が、その勤務先で働いている事実（雇用形態、勤務時間、勤務日数、産前産後休業・育児休業の取得状況など）を、勤務先が証明する書類。保育所等の利用申請では、保護者が「保育を必要とする事由」に当たることを示す根拠になる。
1-1. 2024年4月入所分より就労証明書の様式が全国統一
従来、就労証明書は市区町村ごとに様式が異なり、複数の自治体に従業員がいる企業にとっては、書き分けが負担でした。こうした事業者の負担を減らすため、国は就労証明書の標準的な様式を示しています。こども家庭庁の事務連絡「就労証明書の標準的な様式について（周知）」（令和5年5月29日付）により、令和6年4月入所分（2024年4月入所分）の就労証明書から、標準的な様式が示されました。
ただし、「標準的な様式」は、市区町村が利用調整のために必要な項目を追加することが認められています。たとえば、東京都江戸川区のように、国の標準様式を基にしながら、区の書式を指定し、他の書式で提出すると再提出になるとしている自治体もあります。従業員がどの市区町村に提出するのかは、必ず確認が必要です。
標準的な様式が示されていても、提出先の市区町村が独自の追加項目や記入例を案内している場合があります。年度ごとに様式や記入要領が更新されることもあるため、提出先の市区町村の最新の案内を、従業員に確認してもらってください。
1-2. 就労証明書を書くのは誰か：勤務先の人事・労務担当者
就労証明書は、原則として、勤務先の人事・労務担当者が作成します。雇用形態にかかわらず、パート・アルバイト・契約社員・派遣社員も、勤務先（派遣の場合は派遣元）に作成を依頼できます。個人事業主など、本人しか書けない場合は、本人が記入します。
1-3. マイナポータルの作成コーナーで電子的に作成する方法
内閣府のマイナポータル上には「就労証明書作成コーナー」が用意されており、様式の入手やキーボードでの入力ができます。利用方法や提出の可否は自治体により異なるため、提出先の案内で確認してください。電子的に作成すると、手書きの読みにくさや転記ミスを減らせます。
AI鬼管理山崎
02 WHEN 就労証明書が必要になるとき：保育園の申請・転職・ビザの申請 場面ごとに、求められる記載の正確さが違う
2-1. 保育園への入園申請
最も多いのが、認可保育所、認定こども園、地域型保育事業などの入所申請です。保育所等を利用するには、保護者が「保育を必要とする事由」（就労、妊娠・出産、疾病、介護など）に当たる必要があり、就労の場合には、就労証明書が根拠になります。
就労の事由で保育を必要とする基準は、月48時間以上64時間以下の範囲で、市区町村が下限を定める形とされています。就労証明書の勤務時間・勤務日数の欄が、この基準を満たすかの判断材料になるため、正確に記載する必要があります。
2-2. 転職時（転職先の要請）
転職先から、前職での勤務内容や在籍期間を確認するために、就労証明書や在籍証明書の提出を求められることがあります。この場合は、履歴書の職務内容や経験、役職との照合に使われることがあります。また、認可保育所を利用中に転職した場合は、新しい勤務先での就労証明書を、改めて提出する必要があります。
2-3. 外国人労働者のビザ（在留資格）申請・更新
外国人労働者が在留資格の申請や更新を行う際に、雇用契約が実際に存在し、特定の職務に従事していることを示す書類として、就労に関する証明書を求められることがあります。この場合の記載事項は、保育園の申請用と異なるため、提出先（出入国在留管理庁の窓口など）が求める形式を確認します。
| 場面 | 提出先 | 主な記載内容 | 事務所の確認ポイント |
|---|---|---|---|
| 保育所等の入所・継続申請 | 市区町村の保育担当窓口 | 勤務時間・日数、雇用形態、産休・育休の期間、復職予定日 | 提出先の指定様式と、有効期限（証明日から3か月以内など）を確認 |
| 転職時の在籍確認 | 転職先 | 在籍期間、職務内容、役職 | 本人の同意の範囲で記載し、不要な個人情報は書かない |
| 在留資格の申請・更新 | 出入国在留管理庁など | 雇用契約の内容、職務、報酬 | 提出先が求める書式と記載項目を事前に確認 |
代表菅澤
03 HOW TO WRITE 就労証明書の記入事項・書き方：項目別のポイントと、保育園の申請時の作り方 標準的な様式の流れに沿って、確認する書類とあわせて整理する
標準的な様式は、おおむね次の3つの塊で構成されています。ここでは、各社の記入要領に共通する考え方を、事務所の確認の順に整理します。実際の項目名・番号は、提出先の最新の様式と記入要領で確認してください。
📚 用語解説
標準的な様式：国（こども家庭庁）が、市区町村や事業者の負担を減らすために示している就労証明書のひな形。市区町村は、利用調整に必要な項目を追加できる。
📚 用語解説
利用調整：保育所等の入所希望者が受け入れ枠を上回るときに、市区町村が保護者の就労状況などを点数化して、入所の可否や順位を決める仕組み。就労証明書の記載内容がその根拠になる。
3-1. 勤務先事業者に関する事項
事業所名、所在地、電話番号、業種などを記入します。業種は、日本標準産業分類に沿った選択肢から選ぶ形式が一般的です。本社と勤務地が異なる従業員の場合は、実際に勤務する事業所の情報を記入するのか、本社の情報を記入するのかを、様式の指示で確認します。
3-2. 就労者に関する事項
就労者（従業員）の氏名、住所、雇用形態などを記入します。氏名は、保育所の利用を申請する保護者本人のものです。氏名や住所は、本人が持参する書類（身分証明書や住民票）と一致するかを確認します。
3-3. 勤労状態等に関する事項
いちばん重要で、間違いやすいのが、この部分です。主な項目は次のとおりです。
AI鬼管理山崎
3-4. 保育園の申請時の就労証明書の作り方：手順
3-5. 産前産後休業・育児休業の記載の注意
産前産後休業や育児休業を取得している（または取得予定の）従業員の場合、休業の期間と復職の年月日の記載が必要です。育児休業の期間は、延長や取得の分割で変わることがあるため、記載の時点で確定している日付と、予定の日付を、様式の指示に従って区別します。育休の期間の考え方は、育児休業の期間の記事で、産前産後休業の保険料免除の手続きは、産前産後休業取得者申出書の記事で整理しています。
就労証明書の休業期間は、事務所や顧問先が手続きに使った申出書・承認の記録の日付と一致させます。日付がずれると、市区町村から確認の連絡が来て、手戻りになります。
3-6. 有効期限と虚偽記載のリスク
就労証明書には、自治体によって有効期限が設けられている場合があります。たとえば、申込み時点で証明日から3か月以内のものに限るとしている自治体があります。また、虚偽の記載や、偽造・改ざんを行った場合は、刑法の罪に問われる可能性がある、と案内している自治体もあります。事実と異なる記載をしないよう、顧問先の担当者に伝えます。
04 OFFICE PRACTICE 社労士事務所が顧問先に助言する、就労証明書の発行体制 依頼が重なる時期の混乱を、顧問先の仕組みで防ぐ
4-1. 依頼の受付から交付までの社内ルールを決める
就労証明書の発行依頼は、従業員が不定期に持ち込むため、ルールが決まっていない顧問先では、担当者によって対応がばらつきます。事務所は、次のような社内ルールの整備を助言できます。
4-2. 就業規則・労働条件通知書との整合
就労証明書の雇用形態や所定労働時間は、就業規則や労働条件通知書の記載と一致しているのが前提です。契約書の時間と実態が大きくずれている場合は、就労証明書の問題というより、契約の見直しが必要な場面です。事務所は、就労証明書の依頼をきっかけに、契約内容と実態のずれを発見し、顧問先に整理を助言できます。
4-3. 個人情報の取扱い
就労証明書には、従業員の氏名・住所・勤務状況・休業の状況といった個人情報が含まれます。依頼の記録、作成途中のデータ、交付の控えの保管場所と閲覧できる担当者を限定し、保存期間を決めておきます。メールで送る場合は、宛先の誤りやファイルの添付ミスに注意します。
あわせて読みたい：同じテーマの記事
代表菅澤
05 THE LIMIT 就労証明書の発行依頼だけではない——事務所の手作業の限界 ルールを覚えて手順を整えても、繁忙期の負荷が減らない理由
就労証明書の書き方を理解して、記載ミスを防げるようになっても、事務所の日々の負荷は大きくは変わりません。時間を取られているのは、判断の前後にある事務作業だからです。
これらは、就労証明書の発行依頼の知識を深めても解決しません。集める・転記する・確認するという定型の事務作業を、人が毎回やっていることが根本の原因だからです。顧問先が増えるほど、この作業は足し算ではなく掛け算で膨らみます。
代表菅澤
ここで「ソフトを替えれば楽になる」と考えたくなります。しかし、ソフトを替えれば顧問先ごとの設定のやり直しと、職員への再教育が発生します。入力する主体が人間のままなら、同じ種類のミスと繁忙期の負荷はそのまま残ります。
AI鬼管理山崎
06 AUTOMATE WITH AI 【核心】就労証明書の発行依頼への対応まわりの事務作業をAIで自動化する 「AIに聞く」効率化ではなく、作業そのものを渡す自動化へ
📚 用語解説
Claude Code/Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。ChatGPTのような「質問に答えるAI」と違い、指示を受けてパソコン上のデータ集計・ファイル操作・文書作成などの作業そのものを実行できる。日本語の指示だけで業務の仕組みを組み立てられるため、事務所のバックオフィス業務の自動化にも使われている。
6-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎回の作業を自動で回す」は別物
Claude Code/Codexに就労証明書の発行依頼への対応について質問するのは効率化です。調べ物は速くなりますが、集計も入力も確認も、作業の主体は人間のままです。担当者が変われば、また同じ調べ物から始まります。
一方で本当に効果が出るのは自動化です。顧問先から発行依頼の連絡が届いたら、提出先と期限を整理し、契約・勤怠・休業の記録を集めて突き合わせ、記入内容の下書きを作り、不足情報の確認文案まで整えるという流れを最初に一度設計しておけば、以降は決まったタイミングで仕組みが回り続けます。人の仕事は、仕上がった結果を確認して承認することだけになります。
今お使いの給与ソフト・勤怠システム・申請ソフトは、そのまま使い続けます。AIが画面操作を含めて、データの回収→集計→ソフトへの入力→チェック→承認待ちまでを回し、事務所は最後の承認だけを行う形です。
6-2. 社労士法との線引きを先に決める
ここで最も大切なのが、社労士法上の業務の切り分けです。行政機関への提出手続きの代行や、帳簿書類の作成（1号・2号業務）は、社会保険労務士である先生方の業務です。AIも、AIを使った事務代行サービスも、ここを引き受けることはできません。
AIが担当するのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応といった事務作業です。記録の収集と突き合わせ、下書きの作成、期限の一覧管理は、AIが担える事務作業の範囲です。最終確認と承認は事務所が行い、行政機関への提出と帳簿書類の作成は先生方が行います。この線引きを曖昧にしたまま自動化を進めると、社労士法上のリスクになります。
6-3. 職員の作業とAIに任せた後の違い
| これまで職員がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 依頼の連絡を読んで、提出先と期限を台帳に書き写す | 依頼の内容を読み取り、提出先・期限を一覧に自動で反映 |
| 契約書・勤怠・休業の記録を、探して見比べる | 登録した顧問先ごとのルールに沿って、記録を集めて突き合わせ、食い違いを検知 |
| 様式に、就労時間や休業期間を転記する | 記入内容の下書きを自動で作成（記載の確認と交付は顧問先・事務所が行う） |
| 記録が足りない場合に、顧問先へ確認の連絡を作る | 不足している情報の確認文案を自動で作成 |
| 発行の記録を、台帳に残す | 発行の記録を一覧に自動で整理 |
Claude Code/Codexという名前を出しましたが、事務所の側でこのツールを触る必要はありません。仕組みを組むのも動かすのも、あとで説明するAI社員AIKATA側の仕事です。事務所に必要なのは、顧問先ごとのルールを教えていただくことと、上がってきた結果を承認することだけです。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
07 BUILD OR OUTSOURCE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つの選択肢のうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ
就労証明書の発行依頼への対応に限らず、繁忙期の事務作業を軽くする方法は、大きく4つに整理できます。先に結論を言うと、4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 人が増えれば繁忙期を乗り切れる | 採用と教育に時間がかかり、繁忙期に間に合わない。閑散期は人件費が残り、顧問先ごとのルールが個人の頭に溜まる | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 作業を外に出せば手が空く | 依頼内容の説明と仕上がりの手直しが事務所に残る。顧問先ごとの細かい例外に追従しにくい | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | Claude Code/Codexで自分たちで組める | 顧問先ルールの言語化・検証の型・作った人しか直せない状態という壁があり、本業の合間では止まりやすい | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | 事務所に残るのは最終確認・承認と、1号・2号業務のみ | ◎ |
7-1. 「①増員」「②外注」で片づかない理由
7-2. 「③自作」の3つの壁
Claude Code/Codexは、非エンジニアでも扱えるツールです。ただし、事務所の本番業務に載せるには、ツールの操作とは別の壁があります。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
08 WHAT IS AIKATA 「AI社員AIKATA」とは——事務所の定型事務作業を丸ごと代行 提出手続きと最終確認は先生方のまま、その手前の作業を預ける仕組み
増員・外注・自作のどれも選ばずに、事務作業そのものを預ける道があります。それが、弊社（株式会社GENAI）が運営する業務代行サービス「AI社員AIKATA」です。
📚 用語解説
AI社員AIKATA：株式会社GENAIが運営する業務代行サービス。社労士事務所などのバックオフィス業務のうち、パソコン上で行う定型的な事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する。特定の給与ソフト・勤怠システムに縛られず、事務所が使っている既存の環境をそのまま使って自動化する点が特徴。
8-1. AIKATAが引き受ける事務作業
8-2. 就労証明書の発行依頼への対応まわりで、どう運用されるか
AIKATAを使う社労士事務所では、顧問先ごとの記録の置き場所や確認の型を仕組みに登録し、依頼の連絡を起点に、提出先と期限の整理、契約・勤怠・休業の記録の突き合わせ、記入内容の下書きの作成、不足情報への一次対応の準備まで進め、事務所は仕上がった結果を確認して承認するという形で運用しています。事務所名や顧問先名、数字を示せる段階の話ではなく、仕組みの説明としてお読みください。
8-3. 先生方に残る仕事と、AIKATAが引き受けない仕事
無料相談（60分・オンライン／Google Meet）では、事務所の業務を棚卸しし、どこまで任せられるかを一緒に整理します。契約の義務はありません。ご契約後は、NDAを結んだうえで、給与・人事のデータの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
09 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ——3つの道の比較 手作業のまま／ソフトの追加・乗り換え／AIKATAに任せる
| 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 件数に比例して増える | △ 一部は軽くなるが入力する人は変わらない | ◎ 処理量が増えても事務所側の作業は変わらない |
| 顧問先ごとのルール | ✕ 担当者の記憶に依存する | △ 製品の仕様の範囲内で設定し直しが必要 | ◎ 仕組みに登録され、担当者が変わっても残る |
| 顧問先への負担 | △ 資料の催促が毎回発生する | ✕ 乗り換えの説明と移行作業をお願いすることになる | ◎ 今のソフトのまま。乗り換えを頼まない |
| 職員の採用・教育 | ✕ 繁忙期ほど人が足りなくなる | △ 新しいソフトの操作教育が必要 | ◎ 増員も教育も不要。AIの知識も要らない |
| 社労士法の線引き | ○ 全て職員が行う | ○ 変わらない | ◎ 1号・2号業務は先生方のまま。AIはその手前のみ |
9-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
就労証明書の書き方の知識を整え、手順を整理するところまでは、事務所の力で十分に進められます。しかし、増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続ける道です。作業そのものを手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。
就労証明書の次は、産前産後休業・育児休業の手続き、社会保険料の免除の申出、退職や転職に伴う各種証明書といった、従業員の人生の節目に伴う事務にも、同じ考え方を広げられます。型がそろっている作業ほど、任せやすい領域です。
代表菅澤
次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか
無料相談（60分・オンライン）では、就労証明書の発行依頼への対応をはじめ、いま職員が時間を取られている作業のうちどれから任せられるかを、その場で整理します。顧問先ごとの依頼の受け方や、記録の集め方・確認の仕方など、事務所の実際のやり方を伺いながら進めます。
人を増やす、ソフトを替えると決める前に、一度、作業そのものを手放す道を確かめてみてください。契約の義務はなく、全国から参加できます。
AI鬼管理山崎
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。
NEXT STEP
事務所の定型業務を、
AI社員に任せてみませんか？
よくある質問
Q. 就労証明書とは何ですか？
A. 従業員が実際に働いている事実を、勤務先が証明する書類です。主に、保育所等の入所申請の際に、保護者が就労により保育を必要とする状況にあることを示す根拠として、市区町村に提出します。
Q. 就労証明書の様式は全国で統一されていますか？
A. 国が標準的な様式を示しており、令和6年4月入所分から使われています。ただし、市区町村が利用調整に必要な項目を追加している場合があるため、提出先の最新の様式と記入要領を確認してください。
Q. 就労証明書は、どのようなときに必要になりますか？
A. 保育園等への入所・継続の申請、転職先からの要請、外国人労働者の在留資格の申請・更新などで必要になります。提出先によって、求められる記載事項や形式が異なります。
Q. 産前産後休業や育児休業を取得している従業員は、どう記載しますか？
A. 休業の開始日・終了日と、復職の年月日を記載します。育休は延長や分割で期間が変わることがあるため、確定している日付と予定の日付を、様式の指示に従って区別します。申出書や承認の記録と日付を一致させます。
Q. 勤務実態と異なる内容を書いてもよいですか？
A. 書いてはいけません。虚偽の記載や、偽造・改ざんを行った場合は、刑法の罪に問われる可能性があると案内している自治体もあります。契約上の時間ではなく、実際の勤務の状況を、記録と突き合わせて記載します。
Q. 就労証明書の発行依頼への対応に関する事務作業をAIに任せても、社労士法上問題ありませんか？
A. 行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成（社労士法の1号・2号業務）は、社会保険労務士の業務であり、AIやAIを使った事務代行サービスが代わりに行うことはできません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応など、提出や作成より前の事務作業です。最終確認と承認、行政機関への提出、帳簿書類の作成は、事務所の先生方が行う設計です。個別のケースで判断に迷う場合は、所属の社会保険労務士会などにも確認してください。
Q. 今使っている給与ソフト・勤怠システムのままで、AIに事務作業を任せられますか？
A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所がいま使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えをお願いする必要はありません。顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールも仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが残ります。
AI社員AIKATAへのお問い合わせ
この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。
- AI業務自動化サービス「AI鬼管理」を運営 — Claude Code を活用し、経営者の業務を「AIエージェントに任せる仕組み」へ転換するパーソナルトレーニングを 伴走構築 で提供。日報・採用・問い合わせ対応・経費精算・議事録・データ集計・営業リスト等の定型業務を、AIに代行させる体制を経営者と一緒に作り込む
- Claude Code 実装ノウハウを 経営者・法人クライアント に直接指導。生成AIを「便利ツール」ではなく 「業務を任せる存在」 として運用する手法を体系化
- 「やらせ切る管理」メソッドの開発者。シンゲキ株式会社（2021年設立・鬼管理専門塾運営）にて累計3,000名以上の学習者を志望校合格に導いた管理メソッドを、AI × 経営者支援 に転用
- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
